Оформляем изменение личных данных сотрудника
В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. О последовательности действий кадровой службы работодателя при внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, расскажем в нашей статье.
Несмотря на то что законодательством предусмотрена обязанность работодателя вносить изменения только в трудовую книжку и личную карточку Т-2 работника, а также заменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, на практике перечень документов, требующих внесения изменений, гораздо шире. Рассмотрим их.
Заявление работника о внесении изменений в учетные документы
Работнику, чьи персональные данные изменились, следует подать заявление о внесении коррективов в документы, их содержащие.
Приказ о внесении изменений в учетные документы
Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию приказа об изменении персональных данных сотрудника, но, чтобы донести информацию до всех заинтересованных лиц (кадровой службы и бухгалтерии), данный приказ, с нашей точки зрения, необходим.
С 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете только унифицированные формы первичных документов. Таким образом, с указанной даты каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных учетных документов, к таковым относится и приказ об изменении персональных данных. При утверждении формы приказа следует соблюдать требования законодательства о бухгалтерском учете1.
Дата составления приказа должна соответствовать дате подачи заявления работником с предоставлением копий документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.). С приказом необходимо ознакомить работника под подпись (см. рис. 2).
Внесение изменений в трудовой договор работника
Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника прямо законодательством не урегулирован.
Некоторые работодатели предпочитают вносить изменения путем оформления дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника, но в соответствии со статьей 72 Трудового кодекса cоглашение оформляется в случае изменения определенных сторонами условий трудового договора. При изменении сведений о работнике условия трудового договора остаются неизменными. Таким образом, изменения персональных сведений (поправки) рекомендуем вносить непосредственно в текст трудового договора (как на экземпляре работника, так и на экземпляре работодателя), заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.
Изменение данных в трудовой книжке работника
Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производится на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
При изменении работником фамилии, имени, отчества нельзя забывать и о внесении изменений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Законодательством не установлен порядок внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек. По нашему мнению, в этой ситуации имеет смысл применять правила исправления фамилии, имени, отчества в трудовой книжке работника.
Изменение данных в личной карточке работника
В личную карточку работника вносятся соответствующие изменения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений.
Изменившиеся данные следует зачеркнуть одной чертой и сверху указать новые, сделать ссылку на подтверждающие документы в разделе «Х. Дополнительные сведения», заверить изменения печатью, подписью работодателя или специально уполномоченного им лица. Копии подтверждающих документов желательно хранить в личном деле работника (если получено письменное согласие работника о передаче копий этих документов).
Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования
Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде РФ в течение всей жизни застрахованного лица и не изменяется, при изменении персональных данных застрахованного лица новые данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.
Для передачи измененных персональных данных работника в Пенсионный фонд РФ работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1.
Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости из ПФР.
Далее, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.
В данном случае речь идет о замене свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, полиса обязательного медицинского страхования и банковского лицевого счета работника.
ИНН
При изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений.
Полис обязательного медицинского страхования
С 1 мая 2011 года действует новый порядок выдачи полисов ОМС, в соответствии с которым оформление и переоформление обязательного медицинского страхования работников перестало быть обязанностью работодателей. Для замены полиса ОМС работник должен самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию в течение одного месяца со дня изменения персональных данных.
Банковская карта
В случае перечисления заработной платы на банковскую карту внесение изменений в банковский лицевой счет осуществляется также по заявлению работника при личном обращении в банк.
Источник: журнал «Актуальная бухгалтерия», ноябрь.
Работник не сообщил об изменении персональных данных
Защита персональных данных: новая порция изменений
Делопроизводство и архив
№ 10 / 2022
Права и обязанности
С 1 сентября 2022 г. в 3 раза сократили срок
ответа на обращения граждан об обработке их персональных данных, а также на выполнение ряда других действий организацией. Уточнили состав сведений, который в обязательном порядке должен быть указан в поручении при передаче персональных данных третьим лицам. Принципиально изменились правила трансграничной передачи данных. В утечке собранных персональных данных оператор теперь должен сам оперативно сознаваться госорганам. При этом обсуждается введение крупных штрафов за такие «оплошности».
Изменили правила сбора биометрических данных населения и их передачи в государственную информационную систему. Усложнили доступ к данным о владельцах недвижимости в ЕГРН.
Александр Бычков
директор юридического департамента ООО «Пимпэй Касса»
Персональные данные потребителей – изменения в законе
Делопроизводство и архив
№ 08 / 2022
Права и обязанности
С 1 сентября 2022 г. вступают в силу изменения,
призванные повысить защиту персональных данных, собираемых у потребителей. К чему надо успеть подготовиться организациям, которые собирают такие данные? На какие вопросы потребителя и за сколько дней надо отвечать? Как увеличили штраф за нарушения? Обратите внимание: дополнительную настройку порядка работы с персональными данными сейчас сделали не в законе о персональных данных, а в законе о защите прав потребителей.
И уже прорабатывается новая порция изменений.
Александр Бычков
директор юридического департамента ООО «Пимпэй Касса»
Об автоматической обработке персданных работников теперь надо уведомлять Роскомнадзор
Делопроизводство и архив
№ 10 / 2022
Права и обязанности
Если раньше организация обрабатывала персональные
данные своих работников только в целях осуществления трудовых отношений, то уведомлять Роскомнадзор об этом не требовалось. С 1 сентября 2022 г. это нужно делать всем работодателям, которые обрабатывают такие данные автоматически. С этим нововведением и поможем вам разобраться. Отсутствие специальной кадровой программы, но присутствие персональных данных работников, например, в бухгалтерской программе «1С:» считается их автоматической обработкой? До какого срока важно успеть уведомить Роскомнадзор? В какой форме это делать? Ну и конечно, какая ответственность грозит нарушителям? Уведомлять надо также о неправомерной или случайной передаче персональных данных, а также об их трансграничной передаче.
.. и даже если вы просто выписываете пропуска на свою территорию, используя автоматизацию.
Марина Дячук
ведущий юрист компании «Лексфорт», UBL Group
Кирилл Залюбовский
юрист ООО «Инс-ТРЕЙД»
Организация работы с персональными данными службой делопроизводства
Делопроизводство и архив
№ 06 / 2021
Современное делопроизводство
Изменения Закона о персональных данных
– это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив).
Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Кого могут назначить ответственным за обработку персональных данных?
Делопроизводство и архив
№ 10 / 2019
Права и обязанности
Каковы обязанности лица, назначенного
ответственным за организацию обработки персональных данных? На кого чаще всего возлагают такую обязанность? Могут ли ее возложить на руководителя службы документационного обеспечения управления или ее рядового сотрудника? Кроме ответов на эти вопросы в статье вы найдете образец приказа о назначении ответственного.
Алевтина Калитовская
старший юрисконсульт ООО «Профиль»
Об автоматической обработке персданных работников теперь надо уведомлять Роскомнадзор
Делопроизводство и архив
№ 10 / 2022
Права и обязанности
Если раньше организация обрабатывала персональные
данные своих работников только в целях осуществления трудовых отношений, то уведомлять Роскомнадзор об этом не требовалось. С 1 сентября 2022 г. это нужно делать всем работодателям, которые обрабатывают такие данные автоматически. С этим нововведением и поможем вам разобраться. Отсутствие специальной кадровой программы, но присутствие персональных данных работников, например, в бухгалтерской программе «1С:» считается их автоматической обработкой? До какого срока важно успеть уведомить Роскомнадзор? В какой форме это делать? Ну и конечно, какая ответственность грозит нарушителям? Уведомлять надо также о неправомерной или случайной передаче персональных данных, а также об их трансграничной передаче.
.. и даже если вы просто выписываете пропуска на свою территорию, используя автоматизацию.
Марина Дячук
ведущий юрист компании «Лексфорт», UBL Group
Кирилл Залюбовский
юрист ООО «Инс-ТРЕЙД»
Как оформить согласие на обработку персональных данных
Делопроизводство и архив
№ 05 / 2021
Оформление документов
Что изменилось с 1 марта 2021 г. В какой форме
может быть оформлено согласие на обработку персональных данных: отдельный документ; включение в анкету, заявление, договор; подписание на сайте путем нажатия кнопки и введения полученного пароля. В каких случаях и какой форме необходимо получать согласие на распространение персданных. Приводим образцы согласий работников, в т.ч. для ситуации, когда данные передаются сторонней организации при аутсорсинге бухгалтерского и кадрового учета. Показываем, что стоит включить в согласие, если оно оформляется на этапе проведения собеседований с кандидатами.
Александр Бычков
директор юридического департамента ООО «Пимпэй Касса»
Защита персональных данных: новая порция изменений
Делопроизводство и архив
№ 10 / 2022
Права и обязанности
С 1 сентября 2022 г. в 3 раза сократили срок
ответа на обращения граждан об обработке их персональных данных, а также на выполнение ряда других действий организацией. Уточнили состав сведений, который в обязательном порядке должен быть указан в поручении при передаче персональных данных третьим лицам. Принципиально изменились правила трансграничной передачи данных. В утечке собранных персональных данных оператор теперь должен сам оперативно сознаваться госорганам. При этом обсуждается введение крупных штрафов за такие «оплошности». Изменили правила сбора биометрических данных населения и их передачи в государственную информационную систему.
Усложнили доступ к данным о владельцах недвижимости в ЕГРН.
Александр Бычков
директор юридического департамента ООО «Пимпэй Касса»
Изменить личные данные — справка mail.com
{заголовок}{текст}
{заголовок}{текст}
Измените личные данные в почтовом приложении mail.com для Android, такие как имя, описание учетной записи или подпись в конце вашего электронного письма.
Как изменить имя, которое может отображаться при отправке электронной почты- Коснитесь символа меню в строке меню.
Отображается навигация по меню.
- Коснитесь символа шестеренки.
- Коснитесь своего адреса электронной почты.
Откроется экран настроек учетной записи.
- В разделе «Личные данные» нажмите «Ваше имя».
- Измените свое имя по желанию.
- Коснитесь символа меню в строке меню.
Отображается навигация по меню.
- Коснитесь символа шестеренки.
- Коснитесь своего адреса электронной почты.
Откроется экран настроек учетной записи.
- В разделе «Личные данные» нажмите «Описание учетной записи».
- Измените описание своей учетной записи по желанию.
- Коснитесь символа меню в строке меню.
Отображается навигация по меню.
- Коснитесь символа шестеренки.
- Коснитесь своего адреса электронной почты.
Откроется экран настроек учетной записи.
- В разделе «Личные данные» нажмите «Подпись».
- Создайте подпись, например. «Это сообщение было отправлено с моего мобильного телефона Android с помощью WEB.DE Mail». или ваш личный/деловой контакт данные.
Спасибо за отзыв! Спасибо за отзыв!
Как мне изменить свои личные данные? – My DAAD
Личное финансирование
Как изменить свои личные данные?
Вы уже подали заявку в разделе Личное финансирование и хотели бы внести изменения в свои личные данные? Здесь вы можете узнать, как изменить свой адрес или банковскую информацию на портале DAAD.
- Требования
- Процедура
- Пункт меню Изменить личные данные
- Форма для изменения личных данных
- Редактирование банковских реквизитов
- Отправка формы 900 97
- Шаг 1: Загрузите форму и заполните необходимую информацию
- Шаг 2: Загрузите форму
- Шаг 3: Проверьте форму
- Вы можете перейти к следующему шагу или вернуться к предыдущему шагу с помощью кнопок Перейти к следующему шагу или Вернуться к предыдущему шагу .
Текущий активный шаг будет выделен (шаг 1 на скриншоте ниже). - Нажмите на синюю надпись Нажмите здесь , чтобы загрузить форму заявки в формате PDF.
- Скачать форму изменить персональных данных и заполнить ее.
- Сохраните его на локальном устройстве перед загрузкой на шаге 2.
- Закончив редактирование формы, нажмите Продолжить , чтобы перейти к последнему шагу.
- После редактирования и загрузки формы изменения личных данных у вас есть возможность загрузить и сохранить последнюю версию формы.
- Как только вы нажмете на Отправьте документы , вы получите подтверждение того, что ваша форма изменения личных данных успешно отправлена.
- Как только на портале будет сгенерировано дополнительное подтверждающее сообщение, уведомление будет отправлено на вашу учетную запись электронной почты.
- Начать на вкладке Личное финансирование .
Требования
Вы уже должны были подать хотя бы одно заявление на получение личного финансирование через портал.
Процедура
Пункт меню Изменить личные данные
Откройте вкладку Личное финансирование , нажав Изменить личные данные .
© ДААД
Форма для изменения личных данных
© ДААД
Если во время проверки документа на шаге 3 возникнут какие-либо ошибки, вы получите уведомления. Вы можете исправить записи и загрузить обновленную версию формы на шаге 2.
© ДААД
© ДААД
Редактирование банковских реквизитов
У вас есть возможность ввести и изменить свои банковские реквизиты SEPA в форме изменить личные данные .
Чтобы изменить свои банковские реквизиты, введите имя Владелец счета и IBAN .
© ДААД
Отправка формы
© ДААД
© ДААД
