Создание доступных презентаций MS PowerPoint
Введение
Хороший дизайн слайдов PowerPoint учитывает различные способы использования слайдов людьми. Контент должен быть доступен тем, кто просматривает презентацию вживую, тем, кто просматривает печатные версии слайдов, и тем, кто получает доступ к контенту в электронном виде. Приемы, представленные в этом руководстве, помогут вам в создании доступных презентаций PowerPoint независимо от того, как ваши пользователи получают доступ к вашим слайдам.
Выбор шаблонов дизайна
Выберите дизайн для презентации, обеспечивающий хороший цветовой контраст. Подробнее о контрасте мы поговорим позже в этом руководстве, а пока имейте в виду, что не все шаблоны, доступные в MS PowerPoint, обеспечивают адекватный контраст.
Например, один из шаблонов дизайна при анализе с помощью анализатора цветового контраста не соответствует требованиям WCAG 2.0 на уровне AA, что является требованием, принятым в большинстве колледжей и университетов.
Выбор макетов слайдов
Одна из самых важных вещей, которую вы можете сделать для создания более удобных слайдов, — это выбрать шаблон, который подходит вашему содержанию, а не начинать с пустого слайда и добавлять текстовые поля к слайду. Почему это важно? Простой способ предоставить содержимое презентации PowerPoint в более доступном формате — экспортировать текстовое содержимое из представления структуры. Когда слайды создаются путем создания пустого слайда и добавления текстовых полей, содержимое не отображается в представлении «Структура» и, следовательно, не будет экспортировано.
Чтобы изменить макет слайда, выберите этот слайд, а затем на ленте Главная выберите Макет и найдите макет, который лучше всего соответствует вашему содержимому.
Используйте уникальный заголовок для каждого слайда
Заголовки позволяют пользователю программы чтения с экрана легко перемещаться по презентации слайдов. Важно, чтобы каждый слайд имел уникальный заголовок.
Если похожий контент продолжается более чем на одном слайде, вы можете добавить «продолжение» после заголовка или, если у вас есть более одного слайда с похожим контентом, добавить номера к заголовку.
В случае, если вы создаете слайд таким образом, что предпочитаете, чтобы заголовок не был виден, вы можете дать слайду заголовок, а затем скрыть заголовок. Это позволит пользователю программы чтения с экрана получить доступ к заголовку, но он не будет отображаться визуально.
Для этого на ленте «Главная» выберите «Упорядочить» > «Панель выбора» .
Затем нажмите кнопку переключения скрыть/показать справа от заголовка.
Обратите внимание, что заголовок исчезает со слайда, но остается в виде схемы.
Выбор шрифтов и их размеров
Семейства шрифтов
Выбирайте четкие и легко читаемые шрифты. Некоторым людям может быть легче читать шрифты без засечек, но простой шрифт с засечками, такой как Times New Roman, также считается подходящим для использования.
Избегайте чрезмерно декоративных или светлых шрифтов.
Размер шрифта
Как правило, рекомендуется, чтобы текст на слайде был размером не менее 28 пунктов. В идеале рассмотрите возможность использования 44-кегльного заголовка и 36-кегльного шрифта для контента. Создание слайдов с такими крупными размерами шрифта повышает доступность для тех, кто просматривает презентацию слайдов в режиме реального времени, а также приводит к более удобным раздаточным материалам, если вы решите создавать раздаточные материалы с несколькими слайдами на странице.
Обеспечение доступа к изображениям с помощью замещающего текста
Простые изображения
Программа чтения с экрана не может распознать содержимое изображения. Замещающий текст позволяет сделать содержимое изображения доступным для незрячих, читающих ваш документ. Чтобы добавить альтернативный текст, щелкните правой кнопкой мыши изображение и выберите «Формат изображения» в контекстном меню.
Справа от документа должно появиться диалоговое окно Формат изображения .
Выберите макет и свойства и выберите Alt Text .
Введите описание изображения в поле Описание. Нет необходимости вводить «изображение» или «изображение». Просто опишите, что изображено на картинке.
Сложные изображения
Некоторые изображения, такие как графики, диаграммы или информативные иллюстрации, требуют довольно длинных объяснений, чтобы сделать их доступными. Предоставьте адекватный альтернативный текст, чтобы полностью описать изображение.
При добавлении замещающего текста к диаграммам и графикам, созданным в MS PowerPoint, не забудьте добавить замещающий текст ко всей диаграмме или графику. Для этого щелкните правой кнопкой мыши внешнюю границу изображения, выберите область диаграммы формата (или объект форматирования для других видов искусства) и добавьте замещающий текст, как для простого изображения.
Создание осмысленных гиперссылок
При добавлении гиперссылок на слайд PowerPoint особенно важно продумать назначение гиперссылок.
Если вашей основной целью является использование слайдов для презентации, является ли целью гиперссылки открытие веб-сайта во время презентации? Будет ли у всех доступ к PowerPoint в электронном виде? Или у некоторых людей PowerPoint будет только в печатном виде?
Предположим, вы делитесь предлагаемыми ресурсами со своей аудиторией, и у некоторых людей будут печатные и некоторые электронные версии вашего раздаточного материала. В этом случае вам нужно будет включить осмысленный текст для ссылок, а также указать фактический URL-адрес для тех, кто получает его в печатном виде.
Образец содержимого слайда: Предлагаемые ресурсы
Доступ к набору материалов по психическому здоровью:
Доступно по адресу: https://exploreaccess.org/access-to-mental-health/
Инвалидность как разнообразие инструментов:
Доступно по адресу: https://exploreaccess .org/disability-as-diversity-postsecondary/
Чтобы добавить к тексту гиперссылку, выделите текст, щелкните текст правой кнопкой мыши и выберите Гиперссылка в контекстном меню.
Когда появится диалоговое окно, убедитесь, что текст, который вы хотите включить в гиперссылку, правильный, и добавьте URL-адрес ниже.
Использование цвета и обеспечение хорошего контраста
Цвет и доступность пересекаются двумя способами:
- Цвет сам по себе не должен использоваться для передачи значения.
- Важно обеспечить хороший контраст между элементами переднего плана и фона.
Избегайте использования только цвета для передачи смысла
Символы с цветовой кодировкой иногда используются в диаграммах, графиках или других иллюстрациях. Возьмем, к примеру, карты ниже. Карта слева может сопровождаться ключом, который сообщает, что представляют собой эти цветные маркеры. Без дополнительной информации тот, кто не различает цвета, не сможет расшифровать значение. На карте справа представлена еще одна альтернатива. Использование как цвета, так и символа на маркерах и в ключе делает эту версию более доступной.
На следующей карте показано, как карта слева вверху будет выглядеть для человека с протанопией, разновидностью дальтонизма. Как видите, имея доступ только к цвету, было бы сложно расшифровать значение символов, поскольку цвета очень похожи.
Обеспечение хорошей контрастности
В Руководстве по доступности веб-контента 2.0 (WCAG 2.0) Консорциума World Wide Web содержатся рекомендации по минимальному уровню контрастности, который считается отвечающим стандартам доступности. Основываясь на этих рекомендациях, контрастность должна быть 4,5 к 1 или выше. Эти цифры очень мало значат без способа измерения контраста. Есть несколько отличных онлайн-инструментов, которые можно использовать для анализа цветового контраста. Во-первых, вам нужно определить цветовой код RGB для проверяемых цветов.
Давайте проверим цвета по умолчанию в одной из тем дизайна в PowerPoint. Выделите цвет текста, который хотите проверить.
Когда появится диалоговое окно стиля шрифта, выберите стрелку вниз справа от кнопки цвета шрифта.
Затем выберите More Colors . Выберите пользовательскую вкладку, и вы увидите цветовые коды RGB для выделенного вами текста. Вы захотите записать эти числа.
Далее вам нужно найти анализатор цветового контраста. В Интернете есть несколько вариантов, но не все принимают коды RGB. Тот, который делает это Тестер цветового контраста Джо Долсона. Его можно найти по адресу: https://www.joedolson.com/tools/color-contrast.php
Выберите вкладку RGB и введите коды.
При выборе Сравнить цвета тестер контрастности сообщит вам, достаточен ли контраст для соответствия требуемому стандарту.
В этом случае недостаточен контраст между белым фоном и светло-зеленым текстом.
Прочие соображения
Таблицы данных
Чтобы создать доступную таблицу в MS Word, она должна быть простой таблицей с одинаковым количеством ячеек в каждой строке и столбце. То есть важно избегать слияния ячеек.
Чтобы создать таблицу, выберите «Вставка» > «Таблица» и выберите количество столбцов и строк.
Затем поместите курсор в верхнюю строку таблицы и на вкладке «Дизайн» убедитесь, что выбрано поле «Строка заголовка».
Видео и аудио
Если вы встраиваете аудио или видео в презентацию слайдов, обязательно используйте видео с субтитрами или предоставьте расшифровку аудио.
Анимация
Используйте анимацию экономно и следите за тем, чтобы не использовать мигающие объекты.
Использование средства проверки читаемости
Средство проверки читаемости, встроенное в PowerPoint, выявит определенные проблемы с доступностью:
- Изображения без замещающего текста.
- Отсутствующие или избыточные заголовки.
- Таблицы без установленного поля заголовка.
- Таблицы с объединенными ячейками или с пустыми ячейками.
- Требуется проверка порядка чтения.
Однако важно не полагаться исключительно на средство проверки читаемости, поскольку оно не может определить все ошибки читаемости.
Например, требуется ручная проверка того, обеспечивает ли замещающий текст точное описание или достаточен ли цветовой контраст.
Чтобы использовать средство проверки доступности , выберите Файл > Проверить наличие проблем > Проверить доступность .
Проверка порядка чтения содержимого слайда
Средство проверки читаемости может дать вам указание проверить порядок чтения слайда, чтобы убедиться, что он будет читаться так, как задумано. Чтобы проверить порядок чтения, вернитесь к панели выбора. На ленте Главная выберите Упорядочить > Панель выбора .
Справа от слайда появится панель выбора. Порядок обратный: первый элемент находится внизу, а последний вверху. Если есть элементы не по порядку, перетащите их в правильное положение.
Проверка представления структуры
Используйте представление структуры в качестве окончательной проверки, чтобы убедиться, что текст из ваших слайдов отображается в структуре.
На ленте «Вид» выберите Контурный вид .
Преобразование в PDF
Чтобы преобразовать презентацию PowerPoint в доступный PDF, важно сначала начать с доступной презентации PowerPoint, выполнив шаги, описанные в этом руководстве. Для сохранения в формате PDF со специальными возможностями требуется MS PowerPoint 2011 или 2013 для Windows или MS PowerPoint 2016 для Mac. Если вы используете более ранние версии, вам потребуется установить Pro-версию Adobe Acrobat, чтобы сохранить в виде доступного PDF-файла. (Эти инструкции предполагают наличие одной из самых последних версий.)
Выберите Файл > Сохранить как Adobe PDF . (Не печатать в PDF, поскольку специальные возможности не будут переданы.)
Затем выберите кнопку Параметры в нижней части диалогового окна. Когда появится следующее диалоговое окно, убедитесь, что установлен флажок «Включить доступность и перекомпоновку с тегами Adobe PDF».
Вы можете скачать это руководство в формате PDF ниже:
Специальные возможности Microsoft PowerPoint (PDF)
Дополнительные ресурсы
- Explore Access: создание презентаций со специальными возможностями
- Шпаргалки Национального центра по проблемам инвалидов и доступа к образованию (NCDAE)
- Microsoft Office: создание специальных возможностей PowerPoint
Ресурсы семинара
Если вы посещали семинар Мелани Торнтон по этой теме, ниже приведены некоторые ресурсы, которые обычно упоминаются.
- Практическая презентация (PPT)
- Деятельность (PPT)
- Учебник по специальным возможностям MS PowerPoint от MS Office
- Видео, демонстрирующее использование MS PowerPoint с JAWS (YouTube)
Как зациклить презентацию Powerpoint
Нужно создать презентацию PowerPoint без помощи рук, которая будет непрерывно зацикливаться? Вот как.
Когда вы пытаетесь создать увлекательную презентацию, вы не хотите увязнуть в PowerPoint. Он должен плавно двигаться вместе с вами, с эффективными переходами между слайдами, рассчитанными на соответствие.
Однако тайминги не обязательно работают, если вы не участвуете в презентации PowerPoint. Например, если вы используете его для отображения изображений или видео на витрине магазина, вам нужно, чтобы слайды PowerPoint непрерывно повторялись.
Если вы хотите зациклить презентацию PowerPoint, вот что вам нужно сделать.
Как зацикливать слайды PowerPoint
Чтобы создать бесконечную презентацию PowerPoint, вам сначала понадобится презентация с несколькими слайдами.
Для начала откройте его в PowerPoint, затем перейдите на вкладку Слайд-шоу на ленточной панели.
Оттуда нажмите Настроить слайд-шоу , чтобы начать изменять время показа PowerPoint.
Это откроет Настройка Показать окно, в котором вы можете изменить настройки PowerPoint, включая тип презентации и автоматическое продолжение слайдов.
В группе Показать параметры установите флажок рядом с параметром Цикл непрерывно до Esc , затем нажмите OK для сохранения.
Этот параметр гарантирует, что презентация PowerPoint остановится только при нажатии клавиши Esc на клавиатуре. После того, как будет достигнут последний слайд, он вернется к первому слайду и начнет сначала.
Единственная проблема с этой настройкой заключается в том, что она по-прежнему требует ввода пользователем. Презентация вернется к началу, но не будет автоматически продвигать каждый слайд — вам нужно будет установить время перехода между слайдами рядом, чтобы получить действительно презентацию PowerPoint без помощи рук.
Настройка времени перехода между слайдами PowerPoint
Вместо того, чтобы щелкать мышью для каждого нового слайда, вы можете настроить автоматический переход слайдов PowerPoint. Это означает, что ваши слайды рассчитаны по времени и не требуют никакого взаимодействия с пользователем, когда презентация активна.
Чтобы сделать это, вам нужно вернуться, чтобы нажать Слайд-шоу > Настроить слайд-шоу на ленточной панели. В окне Настройка показа нажмите Используя тайминги, если есть в разделе Дополнительные слайды .
Нажмите OK , чтобы сохранить и закрыть окно. Теперь вам нужно установить время для ваших слайдов. Для этого щелкните вкладку Transitions на ленточной панели.
Под Тайминг на вкладке Переходы , вы сможете установить продолжительность показа ваших слайдов до появления следующего слайда.
Установите флажок После , затем установите время в поле рядом с ним. Не обращайте внимания на флажок On Mouse Click , так как настройки Set Up Show переопределяют этот параметр, но не стесняйтесь снимать этот флажок, если хотите.
Этот параметр будет применяться только к выбранному слайду. Вы можете установить индивидуальное время для каждого слайда или нажать Кнопка «Применить ко всем» . Это применит одинаковое время к каждому из ваших слайдов.
Теперь вы можете проверить свою презентацию PowerPoint, нажав Слайд-шоу > С начала на ленточной панели или нажав клавишу F5 на клавиатуре.
Если вы применили правильные настройки, презентация PowerPoint начнется с самого начала, и каждый слайд будет отображаться в течение установленного времени. Когда презентация заканчивается, она возвращается к началу без ввода данных пользователем.
Вы можете закончить презентацию как обычно, нажав клавишу Esc на клавиатуре.
Использование типов презентации PowerPoint
Даже если ваша презентация PowerPoint настроена на автоматический цикл, вы все равно можете пропустить слайд, нажав его, а также просмотреть элементы управления.
Чтобы стать настоящим киосковым дисплеем с громкой связью, вам нужно изменить тип шоу. Это не позволит пользователям пропускать слайды или просматривать элементы управления слайдами. Для этого нажмите Слайд-шоу > Настроить слайд-шоу на ленточной панели.
В окне Настройка шоу
Нажмите OK , чтобы сохранить, как только вы закончите, затем запустите презентацию, нажав Слайд-шоу > С начала или нажав клавишу F5 .
