Как можно сделать проект: Создание нового проекта

Создание нового проекта

Вы всегда можете создать новый проект на основе шаблона или другого проекта. Но если необходимо начать с нуля, вы можете создать пустой файл проекта.

Щелкните Файл > Создать > Новый проект.

При этом вы получите чистое полотно для работы. Если вы не уверены, с чего начать, читайте дальше.

Настройка нового проекта

Установка даты начала и даты окончания проекта

1. Щелкните Проект > Сведения о проекте.

2. Перейдите в поле Планирование от и выберите дату начала проекта или дату окончания проекта.

3. Добавьте дату в поле Дата начала или Дата окончания.

Совет по управлению проектами.    Чтобы выяснить крайний срок начала проекта, можно запланировать проект с даты окончания. После запуска проекта нужно изменить этот параметр и планировать работу с даты начала, чтобы видеть изменения, ставящие под угрозу срок сдачи проекта.

Как только вы получите общую картину, Project поможет вам разобраться с деталями календарного плана.

К началу страницы

Указание имени или названия и других свойств файла

Сохраните проект, чтобы присвоить ему имя или название. Вы можете изменить имя и другие свойства файла в любое время.

1. Щелкните Файл > Сведения.

2. В правой части экрана выберите пункт Сведения о проекте, а затем — Дополнительные свойства.

3. На вкладке Сводка введите имя в поле Название.

4. Добавьте в файл проекта любые дополнительные сведения, которые посчитаете нужными.

Примечание: Чтобы вернуться к представлению проекта, нажмите кнопку «Назад» .

К началу страницы

Добавление задач

Большинство проектов зарождаются в виде списка задач в Excel, Word или даже простых записей на бумаге. Чтобы начать планирование этих задач и управление ими, вам необходимо внести их в файл проекта.

• Добавление задач вручную.    Это означает, что их нужно ввести в Project.

• Вырезание и вставка.    Project запоминает структуру задач, созданную для задач в Word, Outlook или PowerPoint, и создает их суммарные задачи и подзадачи при их вставке в Project (только в Project 2013 и более поздних версиях).

• Импорт данных из Excel.    Если список задач в Excel содержал длительности, смету, сроки и другие данные о проекте, вы также можете внести их в проект.

• Синхронизация с SharePoint.     Вы можете работать с Project в SharePoint. После того как вы запланировать эти задачи, участники группы смогут увидеть расписание и обновить свою работу в SharePoint, а вы увидите изменения в Project. И наоборот.

Добавив задачи, вы можете приступить к работе над ними.

К началу страницы

Отображение суммарной задачи проекта

Суммарная задача проекта содержит все другие задачи и отображается в верхней части списка задач. В Project суммарные задачи скрыты по умолчанию. Чтобы включить их отображение, перейдите в представление «Диаграмма Ганта» и на вкладке Формат установите флажок Суммарная задача проекта.

К началу страницы

Дальнейшие действия

При создании нового проекта в Project Web App доступны следующие параметры:

• Enterprise Project.     Этот параметр создает проект, чтобы его можно было редактировать в Project Web App.

• SharePoint список задач.    При этом проект создается как сайт проекта. Используйте список задач на сайте проекта, чтобы перечислять задачи проекта. При создании списка задач на этом сайте проекта эти задачи будут просматриваться в центре Project в Project Web App.

В вашей организации может быть несколько разных шаблонов для создания новых проектов, поэтому вам следует выбрать шаблон, который лучше всего имеет смысл для создаемого проекта.

Создание корпоративного проекта

Чтобы создать корпоративный проект:

1. На панели быстрого запуска выберите пункт Проекты.

2. На вкладке Проекты нажмите кнопку Новые ивыберите Enterprise Project илишаблон корпоративного проекта, который будет интересна вашей организации.

3. На странице введите нужные сведения в поля Имя,Описание иДата начала,а затем выберите Готово.

4. Заполните как можно больше сведений на страницах, созданных для проекта. После ввода данных на вкладке Задача или Project в группе Project нажмите кнопку

   Сохранить. Каждая страница проекта будет указана на быстром запуске под его именем, пока проект открыт. Для перемещения между страницами можно щелкнуть ссылки быстрого запуска или нажать кнопки Предыдущее и Далее на вкладке Project в группе Страница.

Если проект или предложение связаны с процессом с несколькими этапами, вы можете нажать кнопку Отправить, чтобы приработать к его началу, как только добавите на страницы сведений о проекте как можно больше информации.

При создании проекта или предложения он виден только владельцу проекта. Чтобы сделать его видимым для участников группы, которые назначены задачам проекта, необходимо опубликовать проект. Дополнительные сведения о публикации проекта см. в публикации проекта.

Создание проекта SharePoint задач

Чтобы создать проект списка SharePoint задач:

1. На панели быстрого запуска выберите пункт Проекты.

2. На вкладке Проекты нажмите кнопку Новые ивыберите SharePoint список задач

   илиSharePoint шаблон проекта списка задач, который зависит от вашей организации.

3. На странице Создание проекта введите имя нового проекта и нажмите кнопку Готово.

   Примечание: Если вы уже начали работу над планом проекта, используя список задач в Microsoft SharePoint Foundation 2013, вы можете нажать кнопку Импорт с сайтов SharePoint, чтобы добавить этот список в качестве проекта в центре Project. Дополнительные сведения см. в SharePoint списка задач Project Web App.

4. После создания сайта проекта нажмите кнопку Изменить в сером поле в левой части веб-части сводки Project сводки.

5. На странице «Задачи» можно добавить задачи проекта, включая дату выполнения и сведения о назначении.

   Совет: Дополнительные сведения о создании задач на сайте проекта см. в дополнительных сведениях о добавлении задач в проект.

После создания этого списка задач он будет Project Web App в центре Project задач. Изменения, внося в список задач на сайте проекта, отражаются в центре Project в Project Web App.

Вопросы по рабочим группам и проектам

Компания работает с различными проектами. Как привязать все сообщения, задачи, файлы к определенному проекту, чтобы в дальнейшем выбрать проект и посмотреть о нем всю информацию?

Если вам необходимо реализовать какой-то проект, вы можете создать группу, пригласить в нее только тех сотрудников, которые имеют отношение к нему, поставить им задачи и загрузить необходимые файлы. Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть какие действия, какие задачи были выполнены в той или иной группе.

В Битрикс24 есть группы и проекты. Основное отличие группы от проекта – в проекте можно задать сроки реализации проекта, сроки задач в проекте не могут выходить за рамки сроков проекта.

Поэтому если вам нужны конкретные сроки в проекте, то при создании группы вы можете выбрать тип группы — Проект. Если сроки не важны, то это может быть обычная рабочая Группа.

Чем отличается группа от проекта?

Проект – это частный случай группы. Основное отличие проекта от группы – это связь сроков проекта и сроков задач. Сроки задачи проекта нельзя ставить и изменять вне сроков проекта.

Подробнее об отличии группы от проекта можно прочитать в нашей статье.

Кто может создавать группы и проекты?

Каждый сотрудник может создавать группу или проект и приглашать в нее участников. Количество групп и проектов в Битрикс24 неограниченно на всех тарифах.

Подробнее о создании группы или проекта можно прочитать в нашей статье.

Как посмотреть все группы (проекты), которые есть на портале?

Все группы на портале может посмотреть сотрудник с правами администратора. Для этого нужно активировать режим администратора.

Как архивировать группу (проект)?

Для этого зайдите в группу и выберите раздел О группе. Кликните на вкладку Действия и выберите в нем пункт Редактировать группу (проект). В открывшемся окне кликните на Расширенные настройки и отметьте Тип группы (проекта): Архивный.

Архивные группы и проекты не отображаются в общем списке групп. Найти их можно по фильтру Архивные, либо с помощью поискового запроса.

Вернуть архивную группу (проект) в работу можно аналогичным способом – снять галочку с типа группы Архивная.

Как удалить группу?

Для удаления группы нажмите на раздел О группе, кликните на пункт Действия > Удалить группу.

После клика откроется форма подтверждения удаления группы.

Если к группе (проекту) привязаны какие-то задачи, то нужно сначала открепить или удалить задачи, а потом уже можно будет удалить саму группу (проект).

Как удалить группу (проект), которая принадлежит уволенному сотруднику?

Удалить такую группу может администратор портала. Для этого нужно активировать режим администратора и далее в разделе О группе, меню Действия, выбрать пункт Удалить группу.

Как удалить участника из группы?

Перейдите в меню О группе > Участники группы. Наведите на сотрудника и нажмите крестик.

Можно ли запретить участникам группы (проекта) видеть друг друга?

Если вам необходимо разделить видимость сотрудников именно по группам, есть функция Экстранет (внешние пользователи). Экстранет-пользователи доступны на всех тарифах и входят в общее количество бизнес-пользователей, согласно тарифному плану Битрикс24. Этот инструмент позволяет работать с внешними сотрудниками, приглашать их в группы (проекты) и вести всю работу именно в рамках группы. При этом внутренние и внешние сотрудники будут видеть друг друга, только если являются участниками одной экстранет-группы (проекта).

При этом если у вас несколько экстранет-групп (проектов), то между собой участники не видят друг друга.

Как пригласить экстранет-пользователя в группу (проект)?

Пользователей можно пригласить как непосредственно при создании рабочей группы (проекта), так в любой момент после создания рабочей группы (проекта) на закладке О группе страницы уже существующей группы или проекта (меню Действия > Пригласить в группу).

Подробно этот вопрос рассмотрен в статье Работа с внешними пользователями в Экстранете.

Выбираем тему проекта. Проектная деятельность школьников

Многие учителя не знают, на какую тему можно сделать проект с ребятами. Попробуем понять, какие условия необходимо учитывать, чтобы создать интересную и полезную работу.

Прежде чем рассуждать, на какую тему можно сделать проект по биологии, отметим, что проектная технология дает возможность современному педагогу использовать индивидуализацию учебной деятельности во время учебных занятий. Выделим основные преимущества этой методики:

• рост уверенности школьников в знаниях и практических навыках;
• приоритет самостоятельной деятельности школьников;
• развитие разносторонних навыков у подрастающего поколения

Особенности метода

Проектно-исследовательская деятельность – это отличный способ выражения школьниками их идей, творческих возможностей и способностей.

Актуальность

На какую тему можно сделать проект в средней школе? К примеру, на уроках труда девочки создают интересные картины из бисера. Это вполне может стать одним из направлений исследовательской деятельности.

В настоящее время по ФГОС нового поколения к выпускникам каждой ступени обучения предъявляются определенные требования. К примеру, обязательным элементом любой учебной дисциплины является защита исследования либо проекта. На какую тему можно сделать проект по технологии для девочки? При подборе материала важно учитывать возрастные особенности, интересы ребенка. Например, ученице 3-4 класса будет интересна работа «Жизнь маленькой пуговки». В ходе проекта будущая хозяйка не только узнает о технологиях изготовления пуговиц, их предназначении, но и проследит историю «жизни» одной пуговицы.

Важные аспекты

Для того чтобы материал был актуальным интересным, нужно изначально продумать, на какую тему можно сделать проект.

Ребенок с интересом занимается той деятельностью, которая выбрана им, а не навязана педагогом.

В современной педагогике проектное обучение применяется для выполнения социального заказа. Благодаря такому подходу можно формировать гармонически развитую, творческую личность ребенка, который легко адаптируется в обществе.

Особенности проектной методики

Такой подход к процессу воспитания и обучения способствует повышению мотивации школьников. Рассуждая над тем, на какую тему можно сделать проект, ребенок получает навыки работы с научно-популярной литературой. Педагог при подборе материала, ориентируется на развитие универсальных учебных навыков и умений, совершенствование компетентностей в конкретной предметной области знаний.

Благодаря применению проектной технологии учитель достигает необходимого уровня успешности и индивидуализации учебного процесса на уроках без потерь психического, физического, нравственного здоровья школьника. При этом создается личностно-развивающая здоровьесберегающая среда.

Проекты по математике

Поговорим о том, на какую тему можно сделать проект. 6 класс идеально подходит для формирования следующих навыков и умений:

• выдвижения идеи;
• проблематизации;
• формулировки задач и выдвижение целей;
• постановки гипотез;
• подбора материала;
• самоанализа и рефлексии

Ребята могут не только проводить исследование, но и выстраивать устный доклад о проведенной ими работе, применяя компьютерные презентации или готовые предметы наглядности.

Проекты по естественным дисциплинам

Продолжим разговор о том, на какую тему можно сделать проект. 5 класс характеризуется появлением у ребят нескольких новых интересных учебных предметов. К примеру, в рамках уроков природоведению педагог предлагает своим воспитанникам проект «Выращивание кристаллов соли в домашних условиях». Прежде чем юный исследователь будет переходить к самостоятельной деятельности, наставник рассказывает ему об алгоритме проведения проекта, его составных элементах. Кроме того, учитель знакомит своего подопечного с правилами оформления готового материала.

Пример проекта старшеклассника

Тема работы «Получение парфюмерных вытяжек в химической лаборатории».

Сколько существует человек, он стремится разгадать тайны природы, постичь ее секреты и научиться применять их в своей жизни. Духи – некая магическая субстанция, способная возвысить человека над обыденностью. Еще в древние времена египтяне прославляли своих богов окуриванием, изготавливали благовонные мази и ароматные масла, как дополнение к женскому туалету. Такие исторические личности, как Наполеон и Жозефина были поклонниками ароматов. 18 век был отмечен бумом парфюмерной промышленности. Что же такое духи? Можно ли приготовить их в школьной лаборатории? Как это сделать? Ответы на эти вопросы лежат в основе работы.

Цель работы: получить спиртовые вытяжки (духи) из натуральных компонентов методом экстракции.

Задачи работы: познакомиться с литературой по данному вопросу, рассмотреть классификацию духов, рассмотреть методики получения душистых веществ, получить различные композиционные вытяжки в школьной лаборатории, проанализировать результаты, сделать выводы по работе, дать рекомендации.

Гипотеза эксперимента: можно получить парфюмерные композиции в школьной лаборатории, имея в наличии необходимые химические реактивы.

Методика эксперимента. Приготовление растительного сырья (сбор, сушка).

1. На рычажных весах отвешиваем приготовленное природное сырье определенной массы.
2. В колбу насыпаем взвешенное природное сырье, добавляем 96 % этиловый спирт.
3. Закрываем колбу пробкой, ставим в темное место (чтобы избежать прямого попадания солнечных лучей).
4. Полученные путем экстракции вытяжки помещаем во флаконы, оформляем коллекцию.

Выводы по работе.

1. Гипотеза, поставленная в работе, подтвердилась. Имея в наличии необходимые химические реактивы, можно в школьной лаборатории получить душистые вытяжки, и даже приготовить собственные духи.
2. Используя растительное сырье, заготовленное впрок, удалось путем экстракции получить несколько вытяжек.
3. Эксперимент продолжался в течение 2 лет, удалось определить стойкость аромата, его изменения с течением времени, сделать выводы.
4. Результаты проведенной работы представлены в коллекции.

Рекомендации.

1. Современные духи – продукт смешения множества композиций, каждая из которых содержит душистые вещества и природного, и синтетического происхождения.
2. Для создания композиций нужен не только многолетний опыт, но и способность к творчеству, талант художника.
3. При создании собственного аромата важно выбрать ведущий запах, на который можно накладывать другие.

Заключение

Исследования, которые проводят школьники, способствуют совершенствованию их коммуникативных навыков. На какую тему можно сделать проект? 4 класс — время творческих открытий и стремлений, поэтому для детей этого возраста педагоги стараются подбирать творческие и необычные работы. Они должны завершаться готовым продуктом, чтобы дети осознавали значимость и важность своей деятельности. К примеру, на уроках технологии, девочки могут сшить лоскутное одеяло для куклы. К проектным материалам старшеклассников предъявляют более высокие требования. Создаваемый ими проект должен быть не только актуальным и востребованным, но и реалистичным по содержанию. Новые образовательные стандарты ставят перед школьными учителями новые задачи. Проектная методика помогает педагогам успешно справляться с ними.

Губернаторский проект «СОдействие»

Губернаторский проект «СОдействие» –

Государственная программа Самарской области

«Поддержка инициатив населения муниципальных образований в Самарской области» на 2017 — 2025 годы

 

О ГУБЕРНАТОРСКОМ ПРОЕКТЕ «СОДЕЙСТВИЕ»

Все мы хотим жить лучше. Все мы мечтаем, чтобы наш двор, наша улица, наши родные деревни, поселки, города стали чище и краше. Но кто-то об этом только мечтает и ждет, а кто-то действует. Для тех, кто действует, запущен Губернаторский проект «СОдействие».

Если у Вас есть идеи по улучшению условий жизни, если вы готовы собственными силами участвовать в реализации своих идей, то государство окажет СОдействие в воплощении ваших желаний.

Документы к проекту «СОдействие»: нормативно-правовые акты, формы и образцы документов

КАК МОЖНО ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ В ГУБЕРНАТОРСКОМ ПРОЕКТЕ «СОДЕЙСТВИЕ»?

ПО КАКИМ НАПРАВЛЕНИЯМ МОЖНО ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ В ГУБЕРНАТОРСКОМ ПРОЕКТЕ «СОДЕЙСТВИЕ»?

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

ЧТО ОЗНАЧАЕТ «ОБЩЕСТВЕННЫЙ ПРОЕКТ»?

Общественный проект – это предложения граждан по развитию социальной инфраструктуры с преимущественным привлечением средств областного бюджета.

КТО МОЖЕТ ПРЕДЛОЖИТЬ ИДЕЮ ОБЩЕСТВЕННОГО ПРОЕКТА?

С ЧЕГО НАЧАТЬ И КАК РЕАЛИЗОВАТЬ ПРОЕКТ?

Заявка на участие в конкурсном отборе общественных проектов

КАКОЙ ДОКУМЕНТ ЯВЛЯЕТСЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЕМ ОБСУЖДЕНИЯ ПРОЕКТА?

КАКАЯ СУММА СОФИНАНСИРОВАНИЯ ИЗ ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА ПРЕДУСМОТРЕНА В ОДНОМ ФИНАНСОВОМ ГОДУ?

ДО КАКОГО ЧИСЛА ПРИНИМАЮТСЯ ЗАЯВКИ НА КОНКУРС?

ЧТО ОЗНАЧАЕТ «СХОД ГРАЖДАН»?

Сход граждан – это форма коллегиального решения вопросов местного значения в поселении при участии более половины обладающих избирательным правом жителей.

ЧТО ОЗНАЧАЕТ «МЕСТНЫЙ РЕФЕРЕНДУМ»?

Местный референдум – это форма прямого волеизъявления граждан по наиболее важным вопросам местного значения в целях принятия решений путем проведения тайного голосования.

КТО МОЖЕТ ПОДАТЬ ЗАЯВКУ НА ПОЛУЧЕНИЕ СУБСИДИИ?

Поселения Самарской области.

ВАЖНО!

КАК ПОЛУЧИТЬ СУБСИДИЮ?

 

КОГДА МОЖНО ПОДАТЬ ЗАЯВКУ НА ПОЛУЧЕНИЕ СУБСИДИИ?

В течение 20 рабочих дней со дня опубликования решения о введении самообложения граждан, принятого на сходе граждан или местном референдуме.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ПРЕДОСТАВИТЬ ДЛЯ УЧАСТИЯ В ОТБОРЕ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СУБСИДИИ?

КАКИМ ОБРАЗОМ БУДЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СУБСИДИЙ?

В КАКИЕ СРОКИ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ РЕАЛИЗАЦИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА СХОДАХ ГРАЖДАН И МЕСТНЫХ РЕФЕРЕНДУМАХ?

 

e-mail: projectsodeistvie@yandex. ru

 

путь от идеи до реализации

Сформулируйте свою идею в одном предложении или у вас нет идеи! Авторы проектов и участники хакатона «Чего хочет Пермь», гражданские активисты, представители НКО собрались 18 марта в учебном центре «Room 404», чтобы обсудить проблемы реализации проектов на митапе «Социальный проект: от идеи к воплощению».

Денис Галицкий, пермский правозащитник с большим опытом создания и реализации социальных проектов, организовал дискуссию вокруг ключевых вопросов проектирования: идея, аудитория, продвижение, реализация. Вот основные тезисы дискуссии.

1. Вам необходимо четкое представление об идее проекта. Важно, чтобы вы могли описать свой проект в одном предложении, и все было понятно.

2. Выберите довольно узкую нишу, работайте в ней. Сегодня это основной принцип в бизнесе, но и для социальных проектов это важно. Широкий охват не подходит, нужно сужать: не экология вообще, а отдельно взятая территория, отдельный аспект, конкретная проблема.

Это поможет не только в понимании целей и задач проекта, это поможет объяснить необходимость проекта аудитории.

3. Идея должна быть воодушевляющей. Это важно для аудитории. Нужна эмоция, чтобы люди отреагировали, заметили проект. Это важно для вовлечения. Волонтеров можно привлекать деньгами и административным путем, а можно рассказать им об идее проекта, и они сами захотят помочь.

При этом нужно помнить, что эмоции могут быть разными, нужно выбрать подходящую и конструктивную.

4. Аудитория проекта должна быть узкой и осязаемой. Это должны быть люди, объединенные одной или несколькими характеристиками. Вам важно знать особенности этих людей, их характеристики, мотивацию.

Представляя аудиторию, легче планировать мероприятия, писать тексты. Пусть, например, это будут любители желтых носков. Может быть, их в регионе будет всего тысяча, но это ваша аудитория, о проблемах которой вам известно.

5. Действуйте неординарно. Вам нужно быть медийным лицом. Медиа играют большую роль. Они помогают продвижению проекта, формируют репутацию. Известным проектам, активистам, организациям больше доверяют – такова жизнь. Как достигнуть известности?

Есть разные способы: можно стать экспертом в своей сфере, стать заметным после акций и проектов, организовывать что-то необычное, не такое, как у всех. Вот пример небольшого эксперимента: анализы крови в разных лабораториях дали разные результаты.

6. Делайте то, что вам нравится. Так легче добиться успеха. В этом случае вы сможете приложить больше усилий, импровизировать и творчески решать проблемы. Ваш проект будет частью вашей жизни – и это хорошо для проекта.

7. Нужно создавать бэкграунд проекта. Собирайте цифры, факты, исследования, свидетельства, вырезки из газет, фотографируйте, снимайте видео – всякая информация может быть полезна. Вы не знаете сейчас, где она пригодится, но в нужный момент это случится!

Пример использования накопленного бэкграунда: деревья возле пермской городской администрации ежегодно высаживают в теплое время года, а зимой при уборке снега их срезают бульдозеры.

На митапе опытом поделились авторы проектов-победителей хакатона «Чего хочет Пермь». Надежда Баглей и Елена Плешкова рассказали о текущей работе над проктом «Природа Перми».

Михаил Гарбузенко – о работе над порталом maperm.ru. Аудитория, подготовленная Денисом Галицким, сразу же вступила в активное обсуждение проектов, их целей, технологий. Времени, отведенного для митапа, не хватило, чтобы обсудить все вопросы. Общение перевели в онлайн.

6 шагов к надежному плану проекта

Раннее утро понедельника. Ваши руководители приглашают вас на совещание, чтобы обсудить некоторые ключевые инициативы, которые они надеются реализовать в этом квартале. Вам поручено составить удобный план проекта, который ваша команда сможет выполнить по этим инициативам. Они хотят получить его к концу недели. Но с чего начать?

Не паникуйте! Вам не нужно знать все основы управления проектами, чтобы выполнить успешный план проекта. Следуйте этим шести шагам, чтобы создать план управления проектом и уверенно руководить своей командой.

Подождите! У вас есть место, чтобы начать свой план? Начните бесплатную пробную версию Wrike, чтобы создать план проекта и поделиться им.

Шаг 1. Выявление и встреча с заинтересованными сторонами

Заинтересованное лицо — это любое лицо, на которого влияют результаты вашего плана проекта. Это включает ваших клиентов и конечных пользователей. Убедитесь, что вы определили всех заинтересованных лиц и учитывали их интересы при создании плана проекта.

Встретьтесь со спонсорами проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы обсудить их потребности и ожидания от проекта, а также установить базовый план, бюджет и сроки. Затем создайте документ Заявление о содержании, чтобы завершить и записать детали содержания проекта, собрать всех на одной странице и снизить вероятность дорогостоящего недопонимания. Вот шаблон Заявления о содержании, чтобы вы могли начать. Контроль затрат, в частности, имеет решающее значение и на этом этапе процесса.

Совет: Не ограничивайтесь заявленными потребностями заинтересованных сторон, чтобы определить лежащие в их основе желаемые выгоды.Эти преимущества являются целями вашего проекта.

Шаг 2: Установите цели и расставьте приоритеты

Когда у вас есть список потребностей заинтересованных сторон, определите их приоритетность и установите конкретные цели проекта. В них должны быть изложены цели проекта или показатели и преимущества, которых вы надеетесь достичь. Запишите свои цели и потребности заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют, в плане проекта, чтобы он был четко изложен и им было легко поделиться.

Подсказка: «Но все важно!» Если у вас возникли проблемы с расстановкой приоритетов, начните ранжировать цели по срочности и важности или ознакомьтесь с этими полезными советами по принятию решений.

Шаг 3: определение результатов

Определите результаты и этапы планирования проекта, необходимые для достижения целей проекта. Каковы конкретные результаты, которые вы ожидаете получить?

Затем оцените сроки выполнения каждого результата в плане проекта. (Вы можете окончательно определить эти даты, когда сядете за составление графика проекта на следующем шаге.)

Совет: Установите четкие вехи для важных сроков и результатов. Вы сможете отслеживать свой прогресс, как только начнется работа, чтобы гарантировать своевременное выполнение задач и удовлетворение заинтересованных сторон.

Шаг 4. Создайте расписание проекта

Посмотрите на каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для достижения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за выполнение.

Затем определите все зависимости. Вам нужно выполнить определенные задачи, прежде чем можно будет приступить к другим? Введите результаты, зависимости и вехи в диаграмму Ганта или выберите один из множества доступных онлайн-шаблонов и приложений. Убедитесь, что вы также понимаете, как написать отчет об управлении проектом для сводного обзора текущего состояния проекта.

Чего ты ждешь? Попробуйте диаграмму Ганта Wrike и ознакомьтесь с нашим бесплатным шаблоном расписания проекта.

Совет: Вовлеките свою команду в процесс планирования. У людей, выполняющих работу, есть важная информация о том, как выполняются задачи, сколько времени они занимают и кто лучше всего подходит для их решения. Воспользуйтесь их знаниями! Вам нужно, чтобы они согласились с графиком проекта и установили ожидания для бесперебойной работы.

Шаг 5. Выявление проблем и выполнение оценки рисков

Ни один проект не может быть безрисковым. Скрещивание пальцев и надежда на лучшее не принесут вам никакой пользы. Есть ли какие-либо проблемы, о которых вы знаете заранее, которые повлияют на процесс планирования проекта, например, предстоящий отпуск ключевого члена команды? Какие непредвиденные обстоятельства могли вызвать икоту? (Вспомните международные праздники, запасные части или пик сезона. )

При разработке плана проекта вы должны знать, как управлять рисками в проекте, и учитывать шаги, которые вы должны предпринять, чтобы предотвратить возникновение определенных рисков или ограничить их негативное воздействие.Проведите оценку рисков и разработайте стратегию управления рисками, чтобы убедиться, что вы готовы.

Совет: По возможности решайте задачи с высокой степенью риска на ранней стадии проекта. Или создайте небольшой «буфер времени» вокруг задачи, чтобы помочь вашему проекту не сбиться с пути в случае задержки.

Шаг 6. Представление плана проекта заинтересованным сторонам

Важно, чтобы вы понимали, как эффективно представить проект. Объясните, как ваш план соответствует ожиданиям заинтересованных сторон, и представьте свои решения любых конфликтов.Убедитесь, что ваша презентация не односторонняя. Вместо этого проведите открытое обсуждение с заинтересованными сторонами.

Далее необходимо определить роли: кому какие отчеты нужны и как часто? Какие решения должны быть утверждены и кем?

Сделайте свой план проекта ясным и доступным для всех заинтересованных сторон, чтобы им не приходилось гоняться за вами за простыми обновлениями. Размещение всех данных плана проекта в одном месте, подобно инструменту для совместной работы, позволяет легко отслеживать ход выполнения, обмениваться обновлениями и вносить изменения, не заполняя календарь совещаниями.

Говорите четко. Убедитесь, что заинтересованные стороны точно знают, что от них ожидается и какие действия они должны предпринять. То, что это очевидно для вас, не означает, что это очевидно для них!

Не надеетесь на открытую дискуссию с заинтересованными сторонами? Вот несколько стратегий, чтобы вооружиться против сложных заинтересованных сторон, чтобы процесс планирования проекта продвигался вперед.

Совет: Если ваш план или график не соответствуют первоначальным ожиданиям заинтересованных сторон, сообщите об этом сейчас, чтобы избежать неприятных сюрпризов или напряженных разговоров в будущем.

Вместо того, чтобы говорить заинтересованным сторонам, что их ожидания или запросы нереалистичны, сообщите им, что требуется для их реализации, в том числе сколько времени, денег или рабочей силы. Пусть они решают, стоит ли выделять дополнительные ресурсы.

После создания плана проекта

Поздравляем, вы выполнили план проекта! Следующий шаг: запланируйте встречу по запуску проекта.

Теперь начинается настоящая работа. Задание правильного тона на стартовом совещании может решить успех вашего проекта или разрушить его.Следуйте нашему 10-шаговому контрольному списку начала проекта, чтобы оптимизировать процессы управления проектами и начать с правильной ноги. И если у вас есть какие-либо дополнительные советы о том, как управлять проектом от начала до конца, сообщите нам об этом в комментариях ниже!

Готовы построить свой план проекта? Вот быстрый трехэтапный процесс создания шаблона рабочего плана проекта в Wrike.

Дополнительная литература по составлению плана проекта

 

Как написать план проекта за 6 шагов

Планы проекта часто рассматриваются как нечто хорошее в теории, но не на практике. Почему? Вероятно, это во многом связано с тем, как они создаются — без полезной подготовки и последующей деятельности заинтересованных сторон от них можно быстро отказаться.

Это подробное руководство, состоящее из шести шагов, поможет вам составить план проекта и даст рекомендации по программному обеспечению для управления проектами, которые упростят каждый этап процесса.

Что такое план проекта?

Ваш план проекта — это официальный документ, в котором излагаются цели и задачи всего проекта, конкретные задачи и то, как выглядит успех.

Помимо определения цели вашего проекта, он должен включать другие материалы и результаты, относящиеся к проекту, такие как:

• Временные графики и диаграммы Ганта для ключевых этапов иметь несколько членов команды, работающих над разными или одновременными задачами (в этом случае вам также может понадобиться планировщик проекта)
• Ресурсы, необходимые для завершения проекта, такие как инструменты управления проектами, денежные средства, фрилансеры и многое другое.

Короче говоря, ваш план проекта служит центральным узлом для определения, организации, определения приоритетов и распределения действий и ресурсов на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта.

Почему важны планы проекта?

Более чем в половине всех проектов происходит так называемое расползание масштаба. Именно здесь команда в конечном итоге делает больше работы, чем планировалось изначально. Многого из этого можно избежать, если учесть неожиданные задержки или изменения обстоятельств в плане проекта.План проекта также позволяет легко определить, когда возникли проблемы, чтобы вы могли лучше подготовиться к будущим проектам.

Если вы посмотрите на цифры, относящиеся к управлению проектами, легко понять, где план управления проектами может оказать положительное влияние — 50% проектов не завершаются вовремя, а 45% проектов выходят за рамки бюджета. План проекта может помочь сократить преднамеренное перерасходование средств и поздний оборот за счет раннего выявления этих проблем.

План проекта может помочь сократить перерасход средств и несвоевременное выполнение работ путем раннего выявления этих проблем.

Попробуйте планы проектов monday.com

Присоединяйтесь к 125 000+ команд, использующих monday.com . Тем не менее, мы рекомендуем вам использовать следующие шесть вопросов в качестве трамплина для его создания.

1. Стоит ли начинать с резюме?

Резюме приводится в начале плана проекта и должно обобщать ключевые моменты плана проекта .В нем следует еще раз указать цель плана проекта, выделить основные пункты плана и описать любые результаты, выводы или рекомендации по проекту.

Несмотря на то, что это начало вашего плана проекта, вы напишете его последним , , так как вы будете выделять основные моменты из остальной части вашего плана.

Он должен быть не длиннее страницы, предлагая краткий обзор:

• Цели и задачи проекта
• Выбранная вами методология/структура проекта
• Окончательные результаты и критерии приемлемости
• Основные риски и контрмеры
• Краткое изложение основных этапов
• Обзор графика проекта и рисков, связанных с графиком
• Оценка ресурсов и расходов

Этот моментальный снимок вашего проекта упрощает работу с ключевыми заинтересованными сторонами, которые не принимают активного участия в механике проекта понять это. Для менеджеров проектов сводка служит быстрым напоминанием о ключевой цели проекта, объеме, ожиданиях и ограничениях. Поскольку треть проектов не достигают своих первоначальных целей, важно, чтобы руководители проектов регулярно пересматривали план проекта, чтобы не сбиться с пути.

2. Каков масштаб проекта?

Мало что может быть хуже, чем начинать проект только для того, чтобы он раздулся. Определяя объем проекта, вы устанавливаете границы для дат начала и окончания проекта, а также ожидания в отношении результатов и того, кто утверждает запросы — и что заслуживает одобрения — на протяжении всего проекта.

Это также включает описание потенциальных рисков, связанных с выполнением этих ожиданий, и предоставление контрмер для снижения этих рисков. Очень важно точно определить, кто несет ответственность за отслеживание этих рисков.

Этот шаг поможет вам предотвратить расползание области действия или то, как требования проекта имеют тенденцию увеличиваться в течение жизненного цикла проекта. Организации жалуются, что половина всех их проектов сталкивается с расползанием содержания, но только 27% организаций каждый раз прилагают усилия для создания документа определения содержания.

3. Как вы будете структурировать свой проект?

Существует несколько структур, которые вы можете использовать для управления своим проектом, и это повлияет на организацию вашего рабочего процесса и на то, как создаются и распределяются результаты.

Например, если вы используете структуру водопада, вы будете планировать все заранее, последовательно прорабатывая каждый этап разработки, а специализированные владельцы задач будут выполнять свою работу в определенное время.

Помните, что создание слишком большого количества зависимостей в структуре вашего проекта может негативно сказаться на успехе, поэтому постарайтесь разработать способы автономной работы команд для своевременного достижения результатов.Также полезно учитывать, сколько утверждающих требуется для поддержания порядка, а также для предотвращения узких мест.

Прежде всего, важно установить время для обмена знаниями в команде, чтобы ваши проекты могли быть более успешными. Запишите структуры коммуникации, которые вы будете использовать для поощрения сотрудничества.

4. Какие ресурсы у вас есть?

Определите ресурсы, которые у вас есть для этого проекта:

• Команда
• Время
• Бюджет
• Технология
• Физические ресурсы

В противном случае вам нужно быть точным, когда вы будете оценивать то, что вам нужно, чтобы быть точным вы печете торт с неправильными ингредиентами.Руководить этим может менеджер ресурсов или менеджер проекта.

Например, когда в команде есть нужные высококвалифицированные люди, шансы на успех проектов повышаются на 30%. Тем не менее, треть людей не верят, что их команды обладают всеми необходимыми навыками для проекта — верный путь к провалу.

Количество членов команды также важно — если соотношение работы и доступных людей не соответствует норме, пострадают эффективность и качество. Если вы хотите эффективно распределять свои ресурсы, чтобы оправдать ожидания, вам нужно реалистично относиться к ограничениям ресурсов.

Это может, например, означать корректировку сроков, если у вас не хватает персонала, или увеличение бюджета, если вам нужно больше специализированного оборудования.

5. Как выглядит ваша временная шкала?

Организации, которые вводят временные рамки в планы проектов, имеют 52% больше шансов на успех. Несмотря на это, 80% проектов не всегда устанавливают базовые графики. Вероятно, поэтому 43% организаций говорят, что редко или никогда не завершают успешные проекты вовремя.

В этом смысле целесообразно добавить в план проекта раздел расписания проекта. Эта часть вашего плана должна установить ожидания относительно того, когда вы будете выполнять работу и как вы будете придерживаться графика или календаря проекта.

Расписание вашего проекта будет немного отличаться в зависимости от того, какую структуру вы выберете.

Задачи, для которых у вас есть статус «Незавершенное выполнение» (WIP), зависят от возможностей вашей команды. В этом разделе вы должны установить максимальное количество незавершенных работ, которые вы можете иметь в каждом столбце в каждый момент времени.

6. Как вы будете управлять изменениями?

Организации ставят контроль над изменениями в число трех главных задач своих проектов. Если вы не укрепите план управления изменениями, ваша команда не будет знать, что делать, когда произойдут незапланированные изменения. В плане управления динамическими изменениями будут указаны шаги, которым необходимо следовать, и лицо, к которому следует обратиться в случае возникновения непредвиденных изменений.

Ключевой частью этого является наличие инструмента управления изменениями. monday.com Work OS обладает достаточной гибкостью, чтобы помочь вам управлять всеми этапами жизненного цикла проекта — от планирования и мониторинга до отчетности и управления ресурсами. Давайте взглянем на несколько наших шаблонов, которые помогут вам начать работу — у нас их более 200!

Начало работы

5 шаблонов планирования проекта, которые помогут вам написать хороший план проекта

Шаблоны monday.com могут быть спасительными, когда дело доходит до визуализации каждого раздела вашего плана проекта, и они облегчают начало работы. Попробуйте эти 5 шаблонов плана проекта, чтобы начать процесс планирования проекта.

1. Структурируйте свой проект

Ищете шаблон общего плана проекта? Эта панель обзора проекта особенно полезна, если вы используете структуру Waterfall.

Используя этот наглядный шаблон от monday.com, вы можете структурировать свои подпроекты по установленным периодам времени и назначать ответственных сотрудников для каждого этапа.

Расставьте приоритеты для каждого проекта и добавьте временную шкалу, чтобы показать, когда ожидаются результаты.

2. Планируйте свои ресурсы

С помощью этого простого в использовании шаблона от monday. com управлять ресурсами очень просто.

Используйте эту информационную панель для организации всех ресурсов проекта — от технологических инструментов до специалистов.

Вы можете распределять ресурсы между отдельными лицами и устанавливать временные рамки, чтобы ваши сотрудники знали, за какие ресурсы они несут ответственность на каком этапе. Добавление местоположения позволяет командам легко узнать, куда передавать ресурсы при переходе от одного этапа к другому, и они могут проверить это в нашем мобильном приложении.

3. Рассчитайте бюджет проекта

Планировать бюджет намного проще, когда вы можете видеть все свои расходы в одном месте.

Вот почему этот шаблон управления стоимостью проекта с понедельника.com невероятно удобен.

Добавьте каждый подпроект и спланируйте предполагаемые затраты, распределив суммы по каждому отделу. Вы можете использовать этот документ для оценки необходимого бюджета и записи утвержденного бюджета проекта. Затем вы можете использовать наши информационные панели или отчеты, чтобы увидеть информацию в другом, более красочном виде.

4. Набросайте график проекта

Спланируйте свои графики с помощью этого шаблона временной шкалы проекта.

Хотя эта панель управления не совсем подходит, если вы работаете с канбан-фреймворком, она идеально подходит для тех, кто работает в фреймворках Waterfall или Scrum.

Для проектов Waterfall добавьте вехи, прикрепите временную шкалу и выделите определенное количество рабочих дней для выполнения задач для каждой вехи.

Отметьте руководителя группы для каждого этапа, чтобы руководители проектов знали, за какие этапы они отвечают.

Во время выполнения проекта команды могут использовать строку состояния для отслеживания хода выполнения. Они также могут добавлять обновления к каждой вехе, нажимая на каждый элемент, что поощряет сотрудничество между командами.

Для проектов Scrum вы можете организовать информационную панель по спринтам, добавляя конкретные задачи по мере их решения.

5. Выясните потенциальные риски проекта

Визуализируйте все масштабы проекта и запланируйте риски в этом шаблоне реестра программных рисков.

Нет ничего лучше, чем яркая система цветового кодирования, чтобы подчеркнуть, какие предметы являются серьезно рискованным бизнесом. Используйте строки состояния с цветовой кодировкой, чтобы проиллюстрировать статус риска, вероятность риска и влияние риска на объем и график вашего проекта.

Вы даже можете классифицировать риски, добавить ответственного за риск и предложить стратегии смягчения последствий.Таким образом, другие члены команды проекта знают, что делать, если эти риски начнут перерастать в настоящие сбои.

Оптимизируйте свой план управления проектами с помощью правильного инструмента

Планы проектов являются неотъемлемой частью успеха вашей команды.

Несмотря на то, что они ориентированы на детали и сложны, их создание и управление не должны вызывать затруднений. Используйте готовые шаблоны планирования monday.com, которые помогут вам разбить каждый раздел плана на части и отслеживать все в режиме реального времени.

Начало работы

Как создать проект?

В Timely ваша работа регистрируется в проектах, а ваши проекты связаны с вашими клиентами. Посмотрите это видео, чтобы узнать, как создать новый проект, настроить бюджет проекта, назначить пользователей и добавить теги.

Выберите Projects на левой панели навигации в Timely, чтобы получить доступ к странице «Проекты». Отсюда вы также можете редактировать, архивировать или удалять существующие проекты, просто щелкнув три точки ( … ) на закрепленном проекте или по имени проекта из . Вкладка Все проекты .

Создать новый проект

Чтобы создать новый проект, нажмите кнопку + Новый проект в правом верхнем углу.

Это приведет вас на страницу, где вы можете ввести все детали для вашего нового проекта:

Объяснение деталей проекта

Вот разбивка того, о чем вся информация поля Детали проекта :

Название проекта

Имя проекта описывает тип отслеживаемой работы.Нет необходимости включать клиента, так как проекты всегда организованы под клиентом. Некоторые из наших клиентов имеют очень конкретные названия проектов (например, Front End Website Design Phase 2 ), в то время как другие имеют более общее название (например, один и тот же проект может называться Website ). Что бы вы ни выбрали, помните, что позже вы сможете указать свои записи тегами.

Цвет проекта

Использование цвета помогает визуально разделить проекты при просмотре времени входа на вкладку «Часы».Выберите один из цветов, выбранных нашими дизайнерами, или создайте свой собственный с помощью специальной палитры цветов!

Используйте определитель шестнадцатеричного кода , чтобы найти идеальный цвет! 🎨

Клиент

Ваши часы оплачиваются клиентом. Выберите один из существующих клиентов в раскрывающемся меню или начните вводить текст, чтобы создать новый клиент. Если часы будут использоваться для отслеживания внутренней работы, рекомендуется присвоить проекту имя своей компании:

После того, как вы ввели сведения о проекте, вы готовы ввести остальные настройки проекта.

Настройки проекта

Вот все дополнительные функции, которые делают проекты в Timely таким полезным инструментом.

Назначить пользователей

Выберите пользователей, которым вы хотите предоставить доступ к проекту.

Все оплачиваемые проекты имеют почасовую оплату. Если ваш проект подлежит оплате, выберите вариант + Почасовая ставка . Выбор отдельных ставок автоматически присвоит проекту ставку пользователя по умолчанию . При необходимости вы можете редактировать индивидуальные почасовые ставки.При выборе Одинаковая ставка для всех будет назначена указанная вами почасовая ставка для всех участников проекта.

Примечание: Изменение почасовой ставки имеет обратную силу. Все часы, ранее зарегистрированные в этом проекте, также будут изменены.

Назначение типа бюджета

Вы можете выбрать бюджет времени или денег. В то время как бюджет времени суммирует все часы, затраченные на проект, чтобы показать прогресс, бюджет денег также рассчитывает почасовую ставку , умноженную на зарегистрированных часов на пользователя, чтобы создать зарегистрированные деньги для проекта.

Если вариант бюджета не выбран, проект будет автоматически создан как без бюджета.

Установить регулярный бюджет 

Для всех пользователей, кроме тех, кто использует план Starter, вы также увидите вкладку Interval , которая позволяет установить недельный или месячный бюджет. Подробнее о том, как работают регулярные бюджеты , читайте здесь.

Добавить списки тегов

Теги можно использовать в качестве подпроектов, подзадач или просто для отслеживания этапов проекта.В этом разделе можно указать теги, доступные для проекта и необходимые*. Узнайте больше о том, как использовать списки тегов.

Примечание: Обязательные теги доступны на всех планах, кроме Starter.

Теперь вы готовы создать запись и записать свое время!

8 шагов для создания временной шкалы управления проектом

Ни один проектный план или устав не будет полным без временной шкалы управления проектом. Временные шкалы управления проектами обеспечивают простой визуальный обзор проекта от начала до конца и способствуют повышению эффективности работы команд.Какими бы простыми ни казались временные рамки, когда вы видите их на бумаге, разбивка проекта на эффективные временные рамки может показаться непосильной задачей, особенно для начинающих менеджеров проектов. Итак, если это ваш первый опыт создания временной шкалы управления проектами или даже 563-й, используйте эти восемь обязательных шагов, чтобы усовершенствовать свою следующую временную шкалу.

1. Напишите описание содержания проекта.

Определение масштаба проекта — это еще одна часть процесса управления проектом, которую необходимо выполнить, прежде чем вы сможете создать график проекта.В заявлении о содержании проекта излагаются результаты, которые вы планируете получить к концу проекта.

В качестве быстрого примера предположим, что вы и ваши друзья хотите посадить сад. Описание масштаба может выглядеть примерно так: мы создадим огород площадью 100 кв. футов, на котором будут выращиваться помидоры, перец, капуста, картофель, горох, стручковая фасоль и кукуруза.

2. Создайте структурную декомпозицию работ (СДР)

Чтобы создать структурную декомпозицию работ (СДР), начните с определения содержания и разбейте результат или результаты на более мелкие части.Вы еще не переходите к задачам, а только к более мелким результатам. Другое название этого раздела — базовый план объема, а каждый промежуточный результат называется рабочим пакетом.

Продолжая наш пример с садом, можно сказать, что ваша СДР должна производить:

• 10 кв. футов помидоров
• 10 кв. футов перца
• 15 кв. футов капусты
• 20 кв. футов картофеля
• 0 9 5 м2 гороха
• 10 м2 стручковой фасоли
• 20 м2 кукурузы

3.Разбейте каждый рабочий пакет на задачи

Теперь вы можете составить список дел для каждого рабочего пакета. Подумайте о разрыве между вашим исходным уровнем и вашей целью. Что должно произойти, чтобы добраться из начальной точки в желаемую конечную точку? Обратите внимание на задачи, похожие в разных рабочих пакетах. Этот процесс поможет вам определить зависимости на следующем шаге.

Теперь составьте список задач для двух рабочих пакетов мини-сада и упорядочите их в таблице:

4. Определите зависимости проекта

Зависимости — это задачи, которые нельзя запустить, пока другая задача не будет завершена.Например, вы не можете сажать помидоры до тех пор, пока земля не будет обработана. В этом сценарии определение зависимостей для временной шкалы управления проектом будет относительно простым, но для более сложных процессов сопоставление зависимостей может вызвать у вас несколько седых волос.

Создание блок-схемы или диаграммы полезно для визуализации и идентификации этих зависимостей. Возможно, вам будет полезно использовать дорожки для плавания или цветовое кодирование, чтобы обозначить, какая команда или отдельный человек возьмет на себя ответственность за каждую задачу. Здесь работа по посадке помидоров и зеленой фасоли разделена на две команды по цветам:

 

5. Определите общее время, необходимое для каждой задачи

Вернитесь к списку задач или диаграмме зависимостей и подумайте, сколько времени это займет. взять для выполнения каждой задачи. Предположим, что ответственная сторона усердно работает над задачей без перерывов. Если вы не можете точно оценить необходимое время, поработайте над этим разделом с экспертом, который может дать вам некоторые рекомендации.

В приведенном ниже примере есть дорожка, чтобы показать, что все задачи по покупке будут выполняться вместе.

 

Чтобы найти зависимости и определить, сколько времени займет ваш проект, рассмотрите метод критического пути .

Узнайте, как

6. Определите доступность ресурсов

Чаще всего вашим ограничивающим ресурсом будет доступность членов вашей команды или сотрудников. На этом этапе вам нужно подумать, когда они смогут потратить время на выполнение поставленной задачи.Даже если выполнение задания может занять всего один день самоотверженной работы, вам может потребоваться увеличить количество выделенного времени до нескольких дней или даже недель, если одновременно выполняется много других проектов.

В примере с садом от начала до конца потребуется всего четыре часа, но, учитывая все остальное, вашей команде потребуется два выходных, чтобы сделать это. Поэтому, когда вы создаете временную шкалу проекта, вы резервируете несколько дней для каждой задачи.

7. Определите важные вехи

Вехи проекта позволяют отслеживать ход выполнения ваших проектов от начала до конца.Таким образом, если вы отстаете, вы будете знать задолго до своего окончательного срока и сможете скорректировать свои планы или ожидания, чтобы не сбиться с цели.

8. Составьте график управления проектами.

Это самое интересное! Пришло время создать временную шкалу вашего проекта. Выстраивайте задачи от начала до конца, корректируйте их продолжительность в соответствии с отведенным временем, а затем добавляйте контрольные точки, чтобы довести дело до конца. Вуаля! У вас есть готовый график управления проектом. Разве это не красиво?

Советы для профессионалов

Вот несколько советов, которые помогут оптимизировать процесс создания графиков управления проектами:

• Прежде всего, установите дату начала и окончания проекта и настройте ярлыки.
• Затем решите, используете ли вы линейную или блочную временную шкалу. Используйте структуру, которая лучше всего подходит для вашего проекта. Базовые линейные временные шкалы помогают определить ключевые вехи, а блочные временные шкалы упрощают визуализацию команд и хода выполнения конкретных задач.
• Определите метки вашего проекта на основе временной шкалы. Метки могут быть в секундах, часах, днях, неделях или даже годах.
• Сложите несколько временных шкал так, чтобы метки отображались только на нижней временной шкале.
• Выделите цветом разные временные шкалы или ряды, чтобы организовать проект и держать всех на одной странице.
• Изменить интервалы, но только с полным приращением.

Если вы решите создать временную шкалу управления проектами в Lucidchart (см. наши шаблоны ниже), просмотрите это руководство, чтобы получить дополнительные советы.

Шаблоны временной шкалы управления проектами

Используйте эти шаблоны временной шкалы управления проектами, чтобы начать работу!

Уточняйте сроки и следите за выполнением проектов с помощью нашего создателя графика .

Узнайте, как

Как создать карту планирования проекта — блог SmartDraw

Когда вы впервые начинаете проект, вы можете потратить некоторое время на мозговой штурм. основные задачи, которые будут составлять вашу работу.Это, естественно, натолкнет вас на размышления о более мелкие подзадачи. Когда вы начинаете, вы можете не знать, что хотите назначить кто или сколько времени может занять каждая задача. Первым шагом должна быть просто попытка чтобы получить представление о масштабах проекта, записав все необходимое.

Вот где действительно помогает ментальная карта планирования проекта.

Начните с открытия интеллект-карты SmartDraw, которая находится в категории интеллект-карт.

Этот инструмент позволяет быстро составить план с помощью интерактивной схемы.

Вы сможете создавать иерархию задач и добавлять примечания и ссылки как вы думаете о них. После того, как вы доработаете свою интеллект-карту, вы можете преобразовать ее на диаграмму Ганта или диаграмму проекта или назначать задачи другим людям на вашем команда, использующая интеграцию с Trello.

Давайте приступим к составлению плана проекта.

Шаг 1. Определите свои приоритеты высокого уровня

Начните с определения всех основных проектов или видов деятельности, которые вам необходимо выполнить в течение заданного периода времени.Для этого примера мы составим недельный план.

Может быть сложно оценить длину сложных категорий задач как это. Особенно, если они зависят от других людей, выполняющих их части. Гораздо проще точно оценить длину более мелкие и простые подзадачи, которые включают основные категории деятельности.

Шаг 2. Разбейте сложные задачи на более простые

Просто расширьте карту планирования, включив в нее все подзадачи для каждой категории.

Обратите внимание, как легко это читать. Это понятно любому, без спец. обучения любого рода, как задачи вытекают наружу из центра планировочная карта. Что еще более важно, создать эту диаграмму так же просто, как открытие шаблона и добавление элементов одним щелчком мыши. При желании вы можете использовать сочетания клавиш, которые упрощают процесс. Полегче. Для создания такой диаграммы с помощью SmartDraw не требуется никаких чертежей. и все форматирование выполняется за вас автоматически, так что вы можете сосредоточиться на вашем контенте — не беспокоясь о форматировании.

Шаг 3. Преобразование интеллект-карты планирования в схему проекта

С помощью SmartDraw вы можете автоматически преобразовать карту разума в диаграмму проекта с помощью одиночный щелчок мыши. Вы также можете переключаться между представлениями карты разума и диаграммы проекта для удобного редактирования.

Когда вы переключаетесь между представлениями, вы заметите, что SmartDraw взял вашу карту ума и создал диаграмму проекта. Обратите внимание, что задачам из ментальной карты присваиваются числовые значения в первом столбце, а подзадачи во втором столбце имеют отступ для каждой основной категории для удобства чтения.Опять же, это делается для вас автоматически.

Вы можете начать с простого плана мозгового штурма и закончить полной диаграммой проекта:

Просто введите имена людей, назначенных для задач, добавьте даты завершения и ваши карта планирования теперь стала полностью функционирующим планом проекта.

SmartDraw упрощает построение диаграмм

Создать проект в RoboHelp

Компонент проекта	Описание
Тема	Основной элемент структуры вашего контента в RoboHelp. Тема может содержать текст, мультимедиа, например изображения и видео, навигационные ссылки и многое другое. Когда вы планируете тему, убедитесь, что ее легко использовать и использовать повторно. Не создавайте очень длинные или очень короткие темы. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Содержание», чтобы работать с темами. Дополнительные сведения см. в разделе Работа с темами и папками.
Папка и подпапка	Компоненты, помогающие организовать содержимое вашего проекта.Вы можете создавать папки и подпапки для организации тем и ресурсов, таких как изображения, видео и таблицы стилей. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Содержание», чтобы создать, переименовать или удалить папки и подпапки. Дополнительную информацию см. в разделе Работа с темами и папками.
Изображения и мультимедиа	Графика, аудио, видео, анимация и другие аудиовизуальные ресурсы, которые можно добавить в тему для улучшения содержания. В открытой теме вы можете найти значки «Вставить изображение» и «Вставить мультимедиа» на панели инструментов в верхней части области разработки.Дополнительные сведения см. в разделе Работа с изображениями и мультимедийным содержимым.
Содержание (TOC)	TOC помогает представить иерархическую структуру содержимого в справочной системе. Во время разработки вы можете просматривать оглавление и выбирать папки или темы для просмотра и редактирования. В опубликованных выходных данных конечные пользователи могут использовать оглавление для быстрого просмотра объема и охвата содержимого в справочной системе. Оглавление также позволяет конечному пользователю быстро перейти к выбранной теме. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Оглавление» для работы с оглавлением. Дополнительные сведения см. в разделе Создание оглавления и управление им.
Индекс	Позволяет конечному пользователю перемещаться по справочной системе, используя указанные вами ключевые слова или фразы. Эти ключевые слова или фразы должны быть связаны с определенными темами. Индекс может включать несколько уровней ключевых слов и перекрестные ссылки на другие ключевые слова. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Индекс», чтобы работать с индексами.Дополнительные сведения см. в статье Создание индекса и управление им.
Глоссарий	Отображает список определений терминов или фраз в справочной системе. Вы можете фильтровать термины глоссария с помощью условий, ссылаться на файл глоссария, внешний по отношению к проекту, и поддерживать несколько файлов глоссария в справочной системе. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Глоссарий», чтобы работать с глоссариями. Дополнительные сведения см. в разделе Создание глоссария и управление им.
Теги состояния	Позволяет определять подмножества содержимого и создавать несколько справочных систем из одного проекта. Теги условий помогают вам управлять своим контентом для различных нужд, таких как разные целевые аудитории и форматы доставки. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Теги условий», чтобы работать с тегами условий. Дополнительные сведения см. в статье Что такое условное содержание.
Переменные	Позволяет хранить текст или фразу, которые можно обновлять в одном месте, но использовать во многих местах проекта.Переменные помогают быстро выполнять глобальные обновления и обеспечивать согласованность. Хорошим вариантом использования переменных является хранение такой информации, как названия продуктов и даты выпуска. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Переменные», чтобы работать с переменными. Дополнительные сведения см. в статье Создание и использование переменных для упрощения обновлений.
Фрагменты	Позволяет создавать повторно используемый контент и управлять им. Глобальные фрагменты помогают идентифицировать контент и заменять его в нескольких темах за один шаг, что экономит время и способствует эффективному изменению контента. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Фрагменты», чтобы работать с фрагментами. Дополнительную информацию см. в разделе Единый источник с фрагментами.
Главные страницы	Предоставление шаблонов для макета темы и помощь в управлении стилем содержимого. Вы можете применить эталонную страницу к теме во время ее создания или к существующей теме и увидеть, как эталонная страница применяется к теме в режиме предварительного просмотра. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Мастер-страницы», чтобы работать с мастер-страницами.Дополнительные сведения см. в разделе Работа с эталонными страницами.
Просмотр последовательностей	Последовательность просмотра — это линейный список файлов, который помогает вам логически перейти к следующей соответствующей теме. Вы можете добавлять, редактировать и удалять последовательности просмотра. В последовательности просмотра вы можете перетаскивать темы с панели «Содержание» и оглавления, изменять последовательность тем и удалять темы. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Просмотреть последовательности», чтобы работать с последовательностями просмотра.Дополнительные сведения см. в разделе Создание последовательностей просмотра и управление ими.
Отчеты	Вы можете создавать различные отчеты, используя значок «Отчеты» на панели инструментов «Автор». Затем вы можете просматривать и публиковать отчеты о неработающих ссылках, неиспользуемых файлах, отсутствующих темах и многом другом. На панели инструментов «Автор» щелкните значок «Отчеты», чтобы работать с отчетами. Дополнительные сведения см. в разделе Создание отчетов.
Предустановки вывода	Позволяет определить предпочтительный формат вывода и макет содержимого. Вы также можете назначить для вывода параметры, связанные с поиском, такие как «Включить автозамену в поле поиска», «Показать определения из глоссария» и другие. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Предустановки вывода», чтобы работать с предустановками вывода. Дополнительные сведения см. в разделе Генерация выходных данных.
Шкуры	Позволяет определить внешний вид вашего вывода HTML. Точно так же, как шаблон веб-сайта имеет уникальный внешний вид, скин RoboHelp может добавить уникальный внешний вид вашему результату.Вы можете добавить логотип, выбрать цвет рамок и заголовков и многое другое, чтобы результат выглядел хорошо. Вы можете предварительно просмотреть результат в скине по вашему выбору. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Обложки», чтобы работать со обложками. Дополнительные сведения см. в разделе Работа со скинами.
Этикетки	Позволяет редактировать и удалять ярлыки для конкретных языков, а также отменять или повторять изменения. Вы также можете экспортировать языковые ярлыки в формате XML для локализации и импортировать переведенную копию для определенного языка. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Ярлыки», чтобы работать с ярлыками.
Переменные наборы	Набор переменных позволяет настраивать переменные (добавляются с помощью значка «Переменные» на панели инструментов «Автор») для определенного вывода путем переопределения значений переменных. Во вновь созданном наборе переменных перечислены все переменные проекта. Из этого списка вы можете переопределить значения переменных, которые хотите настроить для определенного вывода.Вы можете создавать различные наборы переменных, чтобы настроить переменные для разных выходных данных. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Наборы переменных», чтобы работать с наборами переменных.
Выражения условий	Выражение условия управляет включением помеченного исходного содержимого или его исключением из вывода. В зависимости от тегов условия, используемых в выражении, соответствующий исходный контент включается в вывод. Вы можете определить различные комбинации тегов в выражении, используя операторы ИЛИ, И и НЕ, чтобы настроить включение или исключение контента в вывод.Выражения условий не публикуются вместе с исходным содержимым и не отображаются в выходных данных. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Выражения условий», чтобы работать с выражениями условий. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка выражений условий и фильтров динамического содержимого.
Фильтры динамического содержимого	Фильтр динамического содержимого управляет отображением содержимого на выходе. Добавьте фильтр динамического содержимого, а затем настройте его, добавив теги условий.Фильтры публикуются вместе с помеченным исходным контентом. Из опубликованных фильтров, отображаемых в выходных данных, ваши конечные пользователи могут выбрать определенные фильтры для просмотра выборочного содержимого и скрытия остального содержимого. Динамические фильтры контента облегчают быстрый поиск и использование определенной информации вместо того, чтобы просматривать весь опубликованный контент. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Фильтры динамического содержимого», чтобы работать с фильтрами динамического содержимого. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка выражений условий и фильтров динамического содержимого.
Стоп-слова	Стоп-слова добавляют общие (второстепенные) слова, такие как «a» или «the», в файл стоп-листа. Во время поиска RoboHelp игнорирует слова, перечисленные в файле стоп-листа, чтобы отображать оптимальные и релевантные результаты поиска. Вы можете добавлять, редактировать и удалять стоп-слова для разных языков. RoboHelp создает файл стоп-листа для каждого языка, например английский (США).stp. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Стоп-слова», чтобы работать со стоп-словами.
Синонимы	Вы можете определить несколько синонимов для слова, чтобы учесть варианты поисковых терминов. Например, вы можете определить термины «курсор», «указатель» и «мышь» как синонимы. Если поисковый запрос «мышь», RoboHelp возвращает все темы, содержащие слово «курсор», с выделенным этим термином. Вы можете добавлять, редактировать и удалять синонимы для разных языков. RoboHelp создает файл синонимов для каждого языка, например английского (США).син. На панели инструментов «Вывод» щелкните значок «Синонимы», чтобы работать с синонимами.
Таблицы стилей	Сохраняет стили, определенные для управления внешним видом вашего контента. Вместо локального форматирования содержимого создайте стили для разных элементов содержимого (например, для разных уровней заголовков) и примените таблицу стилей на уровне проекта или темы. Чтобы применить таблицу стилей, предоставленную RoboHelp, к открытой теме, перейдите на панель «Свойства» > вкладку «Тема» > «Таблицы стилей».

Как создать временную шкалу проекта за 7 простых шагов • Asana

Управление проектом? Просмотр работы на временной шкале — вместо электронной таблицы или неупорядоченного списка дел — является одним из преимуществ управления проектами. Временная шкала может показать вам, как все части вашего плана сочетаются друг с другом. Итак, почему вы еще не сделали один? Без правильной технологии создание временной шкалы проекта может быть грязным и ручным.

Больше не беспокойтесь. Вот пошаговый пример создания графика проекта — независимо от вашей должности, отрасли или отдела.Выполните эти шаги и узнайте, как построить график проекта, который поставит вас на место водителя, и создайте свой собственный шаблон графика проекта.

50+ шаблонов Asana для любого типа проекта

1. Создайте краткое описание проекта

Чтобы все участники проекта были согласованы с планом, каждый проект должен начинаться с краткого описания проекта. Он служит дорожной картой и позволяет объяснить цель, цели, этапы и видение всего проекта. Вот несколько вопросов, на которые нужно ответить в своем брифе:

• Каковы ваши цели в отношении проекта, как внутренние, так и внешние?

• Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны являются частью проекта? Каковы их роли?

• Каковы сроки реализации проекта?

• Каковы основные вехи проекта?

Прочтите: Что такое контрольная диаграмма и почему она полезна

Давайте применим этот шаг на практике. Вы несете ответственность за планирование ужина в честь клиентов в этом году. Ваша личная цель — сделать мероприятие максимально организованным, продуктивным и эффективным. Вы уверены, что можете это сделать, и понимаете, что все начинается с составления целостного брифинга для вашего мероприятия. Ваши ответы на четыре вопроса, перечисленных выше:

Каковы ваши цели в отношении проекта, как внутренние, так и внешние?

Внутренняя цель — спланировать значимое клиентское мероприятие на сумму менее 15 000 долларов.Внешней целью является достижение уровня RSVP 50% и уровня посещаемости 80%.

Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны являются частью проекта?

Внутренние заинтересованные стороны — это комитет по планированию мероприятия (Джон, Сэм, Тара, Линда), вице-президент по работе с клиентами и команда по маркетингу. Внешне к заинтересованным сторонам относятся все текущие клиенты и определенные поставщики (кейтеринговая компания, место проведения мероприятия и т. д.).

Каковы сроки реализации проекта?

Планирование проекта начинается 15 января, а само мероприятие состоится 30 августа.

Какие задачи следует считать вехами в проекте?

Публикация страницы регистрации, обеспечение безопасности места проведения и подписание контрактов с некоторыми поставщиками.

После того, как у вас будет краткое описание проекта и цели, вы будете готовы работать в обратном направлении и выяснить все шаги, которые вам нужно предпринять, чтобы добраться туда, и вы можете приступить к созданию графика проекта.

Попробуйте временную шкалу с Asana бесплатно

2. Составьте список дел

Чтобы иметь успешную временную шкалу проекта, вам необходимо создать список всего, что должно произойти в процессе планирования проекта, вплоть до ваш окончательный результат, будь то отчет или событие.Думайте как о большом, так и о малом с точки зрения шагов. Любые задачи, которые помогут вам завершить проект вовремя и в рамках бюджета, должны быть включены в этот список.

На этом этапе не слишком беспокойтесь о порядке всех ваших шагов или о том, когда вам нужно их выполнить — мы рассмотрим это позже.

Например, разбивка ужина в честь нашего клиента может выглядеть так:

Для более длинных или сложных шагов разбейте их на более мелкие, простые для восприятия подзадачи. Это не только поможет вам определить истинный масштаб шага, но также гарантирует, что вы не забудете ни одной мелкой детали и сделаете его более управляемым.

В нашем примере с мероприятием, чтобы сделать шаг «Выбор общественного питания» менее трудоемким, мы разделили эту часть проекта на удобоваримые части:

3. Оцените, сколько времени займет каждый шаг каждый шаг в вашем проекте, вы будете выделять количество времени, которое потребуется для выполнения каждого. При этом балансируйте между тем, чтобы дать вашей команде достаточно времени для завершения задач и оставаться в рамках общего времени. Как только вы узнаете, сколько времени займет каждая задача, вы сможете правильно спланировать и упорядочить каждую задачу, чтобы создать дорожную карту проекта.

Продолжая наш пример с мероприятием для клиентов, давайте возьмем шаг «Выбор общественного питания» вместе с каждой из его подзадач и оценим, сколько времени займет выполнение отдельных задач.

Выбрать кейтеринг (9 недель)

• Создать список возможных кейтеринговых компаний (1 неделя)

• Получить котировки от каждого кейтерингового агентства (3 недели)

• 10 9000 меню

• Встреча с лучшими игроками (2 недели)

• Выбор кейтеринговой компании (1 неделя)

• Заключение контракта (1 неделя) всего девять недель.Работая в обратном направлении, вы можете определить, когда вам нужно начать этот конкретный шаг, и заполнить временную шкалу проекта фактическими датами.

  4. Наметьте зависимости

  Во время работы над проектом некоторые этапы могут выполняться одновременно, особенно если за каждую из перекрывающихся задач отвечают разные товарищи по команде. Однако другие не могут быть начаты или завершены, пока не будет завершен другой шаг. Другими словами, некоторые шаги зависят от выполнения других в первую очередь.Например, вы не можете заказать еду, пока не выбрали кейтеринг. Это одна из многих причин, почему временная шкала так важна. Визуальное видение каждого шага, того, как шаги перекрываются, и количество времени, которое занимает каждый из них, поможет вам не сбиться с курса.

  Настало время выяснить, кто отвечает за каждый шаг. Назначение ответственных за каждую часть проекта на ранней стадии поможет вам выявить и скорректировать временные или ресурсные конфликты, а также избежать будущих неожиданностей и задержек.На шаге 6 вы узнаете, как поделиться графиком проекта с теми, кто в нем участвует, четко разъяснив обязанности.

  Прочтите: руководство по началу работы с управлением ресурсами

  Одной из задач нашего примера мероприятия является рассылка приглашений. Хотя этот конкретный шаг кажется простым, есть несколько других вещей, которые должны произойти, прежде чем мы сможем даже подумать об отправке приглашений. Приглашения должны быть разработаны, и мы не можем их разработать, пока не будет выбрана тема для нашего мероприятия.Одна задача должна быть выполнена до начала другой. Например:

  Тема мероприятия  (Группа планирования мероприятий) →  Концепции дизайна  (Линда) →  Выбрать дизайн  (Группа планирования мероприятий) →  Создать приглашение  (Линда) →  Отправить приглашения 0 (Тара) 0 (Тара) 0 Стоит потратить время, чтобы наметить каждую зависимость и последовательность (или порядок) каждой задачи. Вы быстро начнете видеть, как головоломка вашего проекта собирается вместе. Также важно решить, кто что будет делать.Кто будет работать над доработкой темы мероприятия? Кто будет разрабатывать приглашения? Не ждите, пока придет время начать задачу, прежде чем поручить ее кому-то — уладьте все заранее, чтобы избежать конфликтов или сбоев.

  Хорошей новостью является то, что процесс приглашения и выбор питания могут происходить одновременно (что будет показано на временной шкале нашего проекта).

  5. Создайте свою временную шкалу

  Вы начинаете представлять, как может выглядеть временная шкала вашего проекта? Хотя нецелесообразно держать этот образ (и все эти задачи и сроки) в голове, вполне реально записать их на бумаге (или на экране).Возможно, первым вашим побуждением будет открыть электронную таблицу Excel или PowerPoint, но подождите. Поскольку ни один из них не предназначен для планирования или управления проектами, вы столкнетесь с некоторыми проблемами, которых можно было бы избежать, выбрав лучший инструмент.

  Вместо этого выберите инструмент управления проектами, предназначенный для построения графиков проектов и управления ими, например Asana. Это не только сэкономит ваше время на построении временной шкалы (поскольку вам не придется пытаться взламывать ячейки слияния и добавлять формулы, чтобы превратить электронную таблицу в временную шкалу проекта), но и позволит вам продолжать управлять своей временной шкалой после запуска проекта.Специализированные инструменты управления проектами позволяют легко изменять временную шкалу в процессе работы и информировать заинтересованных лиц об изменениях и прогрессе.

  С помощью правильного инструмента ваша временная шкала будет привязана к вашей основной работе и всегда будет оставаться актуальной. Это может быть разницей между проектом, работающим по плану, и проектом, который идет наперекосяк.

  Как создать временную шкалу в Asana

  Используйте функцию временной шкалы Asana для создания собственного расписания проекта:

  1. Введите все этапы проекта в виде задач в список

  2. Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи

  3. Добавьте владельца задачи для каждой из них

  4. Нарисуйте зависимости между задачами

  5. Нажмите «Временная шкала», чтобы просмотреть список, переведенный в визуальную временную шкалу.

  Совет:  Если вы уже создали свой план в электронной таблице, вы можете быстро импортировать его в Asana с помощью нашей интеграции импортера CSV и перейти к шагу 4.

  Попробуйте временную шкалу с Asana бесплатно

  Шаблоны временной шкалы проекта для начала работы

  Самый простой способ быстро настроить временную шкалу проекта — начать с шаблона проекта. Ниже приведены несколько шаблонов проектов, созданных Asana, которые вы можете использовать прямо сейчас. Каждый проект начинается как представление списка, но вы можете щелкнуть вкладку «Временная шкала», чтобы преобразовать его в временную шкалу:

  6.Поделитесь этим с заинтересованными сторонами

  Помните, как вы добавили список всех заинтересованных сторон проекта в свое задание в самом начале этого процесса? Теперь, когда вы построили свою временную шкалу, важно поделиться ею со всеми участниками. Мы можем обещать, что они будут в восторге, увидев, насколько ясен ваш план. Чем легче вы сделаете их часть проекта, тем больше славы будет приходить к вам на протяжении всего процесса.

  Когда вы используете инструмент управления проектами для построения временной шкалы, поделиться ею можно быстро и без проблем.Забудьте об электронных письмах и нескольких документах — ваши заинтересованные лица сразу узнают, кто чем занимается и когда.

  Для мероприятия по оценке клиентов мы хотели бы поделиться нашим графиком со всеми, кто участвует во всем проекте, а не только с теми, кто имеет непосредственные обязанности. В любое время кто-то сможет отследить свою часть проекта и его зависимости без необходимости пинговать вас для получения информации.

  7. Управляйте и адаптируйтесь по ходу дела

  Если вы когда-либо работали над каким-либо проектом, вы знаете, что не всегда все идет по плану.Однако, когда вы готовы адаптироваться, изменения кажутся не такими уж сложными. Сроки хороши не только для планирования; они также помогут вам приспособиться к задержкам или изменениям, которые неизбежно произойдут.

  Перемещение задач не должно пугать или нарушать весь проект. Если одна часть проекта задерживается, вы как владелец проекта будете иметь четкое представление о влиянии остальной части проекта. Затем у вас будет возможность соответствующим образом перемещать вещи, чтобы общий проект по-прежнему мог продуктивно продвигаться вперед.

  Как отмечает The Balance Careers, изменениями проекта можно управлять в рамках отдельных шагов, но как только изменение будет окончательным, пришло время обновить временную шкалу. Поскольку сроки быстро устаревают, когда планы меняются, использование инструмента управления проектами, а не электронной почты или электронных таблиц, дает большое преимущество. Как владелец проекта, вы обязаны сообщать всем заинтересованным сторонам, что является единственным источником правды (ваша временная шкала), и следить за тем, чтобы он всегда обновлялся.

  • Немедленно примите меры. Как только изменение будет подтверждено, обновите свою временную шкалу, чтобы отразить его.

  • Уведомить заинтересованные стороны. Любой, на кого повлияло изменение временной шкалы вашего проекта, должен понимать, как это повлияет на них, и иметь возможность визуально видеть изменение на временной шкале проекта.

  • Определить воздействие. Как только ваша временная шкала будет обновлена, вы сможете увидеть, есть ли периоды времени, которые переполнены, и заинтересованные стороны, у которых слишком много задач.Можете ли вы переместить задачу, чтобы обеспечить больше времени? Может ли кто-то другой взять на себя эту ответственность или протянуть руку помощи?

  В завершение нашего примера с мероприятием предположим, что вам удалось выбрать кейтеринг для ужина в честь клиента. Вы собираетесь заключить контракт, когда поступает звонок о том, что кейтеринговая компания дважды забронировала себе место. К сожалению, вы должны найти новую кейтеринговую компанию.

  С помощью временной шкалы можно легко настроить сроки выполнения для любой задачи или любого члена команды, на которых повлияло это изменение.Положительная часть этой задачи заключается в том, что мы уже выполнили несколько первоначальных задач и можем видеть, что это отражено на временной шкале. Хотя это неприятная проблема, она кажется более управляемой, потому что наша временная шкала помогает нам быть организованными и идти по правильному пути.

  Узнайте, как временная шкала помогает визуализировать ваши проекты

  Общие вопросы о временных шкалах проектов

  Знание того, как создать хорошо организованную временную шкалу проекта, — отличный первый шаг к пониманию того, как использовать этот мощный инструмент, но у вас могут возникнуть еще несколько вопросов. .Ты не одинок. Вот ответы на несколько распространенных вопросов о сроках проекта:

  В чем разница между графиком времени и диаграммой Ганта?

  Диаграммы Ганта больше фокусируются на рабочих процессах и зависимостях задач. Они более линейны и не учитывают изменения или несколько вещей, происходящих одновременно. Сроки являются гибкими и легко адаптируются к изменениям в планах проекта. Они позволяют легко обновлять рабочий процесс. Оба служат визуальными инструментами.

  Как можно отслеживать ход выполнения проекта, особенно если вы управляете несколькими проектами?

  Это сложно сделать в электронных таблицах, но проще в инструменте управления проектами.Существует несколько представлений, позволяющих просматривать один проект за раз, или вы можете управлять несколькими проектами через представление в стиле портфолио.

  Другими словами, вы можете визуализировать, когда у вас будет больше времени для работы над конкретными задачами и когда вы полностью загружены, а затем вы можете при необходимости скорректировать, чтобы выровнять рабочую нагрузку вашей команды.

  Уверенно создавайте график следующего проекта

  Недостаточно просто придумать план проекта. Не менее важно определить, как его выполнить.

  No related posts.