Отправка электронного письма в приложении «Почта» на iPhone
В приложении «Почта» можно создавать электронные письма, отправлять их и планировать отправку в любой из Ваших учетных записей электронной почты.
Составление электронного письма
Коснитесь кнопки .
Коснитесь любой области электронного письма и введите сообщение.
Совет. На экранной клавиатуре попробуйте перемещать палец от одной буквы к другой для ввода, поднимая палец только после каждого слова.
Чтобы изменить форматирование, коснитесь кнопки над клавиатурой, затем коснитесь кнопки .
Вы можете изменить стиль шрифта и цвет текста, использовать жирный шрифт или курсив, добавить нумерованный или маркированный список и выполнить другие действия.
Коснитесь , чтобы отправить электронное письмо.
Примечание. Вы можете получать напоминания перед отправкой электронного письма, если Вы забыли добавить вложение или получателя, упомянутые в тексте письма.
Добавление получателей
Коснитесь поля «Кому» и введите имена получателей.
По мере ввода приложение «Почта» будет автоматически предлагать адреса людей из приложения «Контакты», а также адреса электронной почты пользователей, у которых больше одного электронного адреса.
Также можно коснуться кнопки , чтобы открыть приложение «Контакты» и добавить получателей оттуда.
Если Вам необходимо отправить копию другим пользователям, коснитесь поля «Копия/Скрытая копия», затем выполните любое из указанных ниже действий.
Коснитесь поля «Копия», затем введите имена пользователей, которым Вы отправляете копию.
Коснитесь поля «Скрытая копия», затем введите имена пользователей, которых хотите скрыть от других получателей.
Совет. После добавления получателей Вы можете изменить порядок расположения их имен в полях адреса или перетянуть нужные имена из одного адресного поля в другое (например, в поле «Скрытая копия», если Вы решите, что эти имена не должны отображаться).
Использование приложения «Камера» для сканирования адреса электронной почты
С помощью функции «Сканер текста» можно сканировать адреса электронной почты, напечатанные на визитных карточках, плакатах и т. п., в приложении «Почта» на iPhone. Эта функция позволяет быстро перейти к созданию письма и не вводить адрес получателя вручную.
Коснитесь поля «Кому», затем коснитесь «Сканировать e-mail» .
Разместите iPhone так, чтобы адрес электронной почты находился в кадре камеры.
После того как вокруг обнаруженного текста появится желтая рамка, коснитесь «Вставить».
Планирование отправки электронного письма с помощью функции «Отправить позже»
Коснитесь кнопки и удерживайте ее, затем выберите желаемое время отправки электронного письма.
Чтобы отобразить больше вариантов, коснитесь «Отправить позже».
Как автоматически отправлять себе копии писем
Откройте «Настройки» > «Почта» и включите функцию «Всегда копию себе» (под заголовком «Создание сообщения»).
Отправка электронного письма с другой учетной записи
Если у Вас несколько почтовых учетных записей, Вы можете выбрать, с какой из них отправить данное электронное письмо.
В режиме черновика коснитесь поля «Копия/Скрытая копия; От».
Коснитесь поля «От», затем выберите учетную запись.
См. такжеПроверка электронной почтыОтвет на электронные письма и их пересылкаДобавление и удаление учетных записей электронной почты
Почему не отправляются письма по электронной почте и как решить распространенные проблемы
При отправке писем по электронной почте часто возникают проблемы: письмо не отправляется, попадает в спам или получатель его не видит. Такое случается как из-за проблем на стороне отправителя, так и на стороне получателя. В статье расскажем, как эти проблемы решить.
Распространенные проблемы при отправке писем
Сначала поговорим об общих проблемах, которые случаются на всех почтовых ящиках.
Ввели неправильный адрес получателя
Например, отправляете на адрес [email protected] (l — это маленькая L), а письмо ушло на [email protected] (I здесь — большая английская «ай»). Если ошибиться на один символ — письмо уйдет по другому адресу.
Также нельзя использовать запрещенные символы: вопросительные и восклицательные знаки, кавычки, запятые, русские буквы.
Еще одна распространенная ошибка — ввод неправильного адреса почтового сервиса. Например, после @ написали не gmail.com, а gmail.ru.
Адрес отправителя попал в черный список почтового сервиса
Такое бывает в двух случаях: если отправитель рассылает спам или если пользуется забаненным виртуальным хостингом. С первой причиной понятно: сервис фиксирует массовую рассылку сообщений и блокирует адрес отправителя.
Теперь ко второму случаю. Хостинг — это услуга по размещению сайта на сервере. Его можно назвать домом для сайта. Виртуальный хостинг — это многоквартирный дом, то есть. сервер делят на несколько серверов поменьше и размещают на них сайты.
У каждого дома есть адрес, у хостинга это — IP-адрес. Так как ресурсы работают на одном большом сервере — то и IP-адреса у них одинаковые. В этом и проблема: если один из владельцев сайтов рассылает спам — почтовые сервисы блокируют отправку сообщений через этот IP-адрес. Поэтому другие владельцы сайтов также не смогут отправлять письма с помощью этого сервиса.
Эту проблему помогают решить выделенные IP-адреса.
Ящик получателя или отправителя недоступен
Такое бывает, если на серверах ведутся технические работы. Нужно подождать некоторое время и отправить сообщение снова.
В графе «Получатели» указано слишком много адресов
В Gmail можно за раз отправить письмо 500 людям. В Яндекс.Почте — 50 получателей за раз, в Mail — 30, в Rambler — 100.
Если хотите отправлять много писем за раз — пользуйтесь сервисом Sendsay. У него нет лимита на отправку сообщений.
В почте получателя нет свободного места
Это относится к Rambler и Gmail. Если в почте получателя нет свободного места, письма будут возвращаться отправителю.
Если не получается отправить письмо, уточните у получателя, есть ли у него свободное место. Если нет — придется удалять другие сообщения. Для получения писем доступно свободного места:
- в Rambler — 2 ГБ
- в Gmail — 15 ГБ.
Но 15 ГБ в Gmail — это свободное место всего Google аккаунта: диска, почты и фото. Поэтому, если нужно больше места в Гугл аккаунте, можно его докупить. 100 ГБ стоит 2 $ в месяц.
В почтах Яндекс и Mail нет ограничений по свободному месту. При регистрации пользователям дается 10 ГБ, если они заканчиваются — сервис автоматически добавляет 1 ГБ.
А теперь поговорим о проблемах, которые индивидуальны для каждого сервиса.
Почему не отправляется письмо в Gmail
Сообщение помечено как спам
Сообщения с такими метками могут отправляться, но попадут в папку спам. Часто такие сообщения не отправляются, а почтовый ящик отправителя блокируется. Сообщения помечаются как спам по двум причинам:
- плохая репутация IP-адреса
- подозрительный контент письма.
Письмо с пометкой спам в Gmail
О репутации мы уже говорили. Теперь о контенте. Gmail блокирует письма, если ему не нравится их содержание. Например, если в исходящем письме встречаются слова «деньги, заработок, выигрыш, секс» и другие спамные слова. Также нельзя добавлять в письмо ссылки на фишинговые сайты и другие запрещенные ресурсы.
Фишинговые сайты — это ресурсы, которые пытаются получить конфиденциальную информацию пользователя: логины, пароли, данные банковских карт.
Фишинговые сообщения отправлять тоже нельзя. Даже если это пример, который вы хотите показать людям. Система автоматически его заблокирует.
Пример фишингового письма на Mail.ru
Сервер получателя не получает запросы
Такие ошибки случаются, если email получателя введен неверно или на серверах адресата ведутся технические работы. Обычно проблема решается сама: нужно просто подождать. Если через время письмо все равно не отправилось — пишите в поддержку сервиса адресата.
Домен попал в список ненадежных
Если сайт попадает в такой список — почтовые сервисы блокируют исходящие письма через IP-адрес, к которому он привязан. Сайт попадает в список ненадежных по трем причинам:
- рассылка спама
- распространение вирусов
- жалобы пользователей.
Со спамом понятно: рассылаете — попадает в бан. Если пользуетесь виртуальным хостингом и «сосед» рассылает спам — блокируется отправка сообщений со всего IP-адреса.
Если сайт распространяет вирусы — поисковые системы и антивирусы внесут его IP-адрес в черный список. Рассылка писем будет для него заблокирована. Если сайт намеренно распространяет вирусы, это правильно, что рассылку писем для него заблокировали. Но бывает так, что сайт взламывают хакеры и устанавливают вредоносное ПО или коды. Чтобы решить эту проблему, пишите в поддержку Яндекса и Гугла. Не пытайтесь самостоятельно удалить вирусы — можете «сломать» сайт.
Если пользователь пожалуется на нарушения сайта и они будут найдены — домен также попадет в черный список.
Чтобы проверить домен на попадание в черные списки — пользуйтесь сервисом Mxtoolbox. Он бесплатный.
Вот так выглядит проверка домена через Mxtoolbox
Если Gmail не отправит письмо, вам придет сообщение об ошибке. В нем будет написано, почему сообщение не отправлено или покажут код ошибки. Самые распространенные коды — 421, «4.7.0» и 550, «5.7.1.». Они связаны с тем, что домен и IP-адреса отправителя попали в списки заблокированных.
Почему не отправляется электронное письмо в Яндекс.Почте
Письмо похоже на спам
У Яндекса есть собственные критерии, по которым исходящее письмо считается спамом и не отправляется. Спамом считаются однотипные письма с рекламными объявлениями.
Читайте также: «Чек-лист для превращения email-рассылки в увлекательный блог с гарантированным результатом».
Также письма могут попасть в спам, если их отправляется очень много в сутки. Лимит по отправкам — 500 сообщений.
Еще один критерий, по которому письмо может быть заблокировано — подозрительный аккаунт.
Такими считаются аккаунты, к которым не привязан номер телефона или указаны вымышленные имя и фамилия.
Не получается сохранить или отправить письмо, потому что оно большое
Здесь речь не о размере прикрепляемого файла. Если вы попытаетесь отправить файл, который весит больше 25 МБ, он отправится в виде ссылки на Яндекс.Диск.
Мы говорим об ошибке, которая возникает возникает, если вы цитируете сообщения в длинной переписке. В такой переписке много символов и картинок, из-за этого письмо не отправляется и сохраняется в черновиках. Чтобы не возникало такой проблемы — начинайте новые переписки.
Отправка зависла
Такое бывает, если произошел сбой в сети. Например, вы отправляли письмо и в этот момент пропал интернет. В таком случае нужно подождать и повторить отправку.
Почему исходящие письма не отправляются в Mail.ru
Письмо не отправляется из-за мер безопасности
В таком случае на email приходит сообщение с кодом 550 и подписью «message sending for this account is disabled».
Чтобы решить эту проблему, нужно сменить пароль в настройках.
Письмо заблокировано анти-спам фильтром
В таком случае на почту придет сообщение с кодом 550, но подписью «spam message discarded/rejected». Это значит, что письмо было заблокировано автоматическим антиспам-фильтром. Чтобы решить проблему, нужно написать в поддержку через ссылку, которая указана в письме. Если ссылка не работает, заполняйте форму «Мои письма воспринимаются как спам».
Сообщение об ошибке 550 spam message discarded / rejected
Читайте также: «Главные проблемы заголовков в email-рассылках: эгоцентризм, панибратство, кликбейт и другие».
Письмо не отправляется ― ошибка «Отправка писем заблокирована»
Такая ошибка появляется, если с аккаунта рассылали спам. Чтобы решить проблему, нужно сменить пароль от аккаунта и подтвердить номер телефона.
IP отправителя похож на динамический
Mail.ru блокирует любые письма, которые отправляются через динамические IP-адреса.
Дело в том, что через такие адреса злоумышленники рассылают спам и обманывают людей.
Чтобы решить эту проблему, нужно изменить PTR запись в настройках хостинга. PTR запись — это запись в DNS, которая несет информацию об IP-адресе. Самостоятельно ее лучше не менять. Обратитесь в поддержку хостинга, там помогут.
После того, как поменяли RTP, нужно убрать IP-адрес из черного списка Mail.ru. Для этого заполните форму «Удаление IP адреса из черного списка Mail.ru».
Превышен лимит по отправке писем в час
У всех сервисов есть лимит на день, а у mail.ru — на час. В час можно отправлять 500 писем. Если попытаетесь отправить больше — появится эта ошибка.
Бывают и другие, неизвестные проблемы, из-за которых письма не отправляются. Чаще всего проблема решается с помощью очистки истории и куков в браузере. Чтобы очистить браузер, нужно зайти в настройки, в раздел «конфиденциальность и безопасность».
Еще один способ — отправить письмо через другой браузер.
Как очистить историю и куки в Google Chrome
Почему не отправляются письма в рассылке через почтовые клиенты
Теперь поговорим о проблемах с почтовыми клиентами, из-за которых письма не отправляются.
Этот раздел — общая информация для всех почтовых клиентов.
Антивирус блокирует работу клиентов
Чтобы решить проблему, отключите или удалите антивирус.
Неправильные данные учетной записи в клиенте
Такое случается, если вы изменили пароль от ящика в веб-браузере, но не изменили его в клиенте. Чтобы решить эту проблему, нужно ввести новый пароль в настройках учетной записи в клиенте.
Неправильная настройка SMTP
SMTP — это протокол передачи почты. Если номер SMTP порта будет неправильным — письма отправляться не будут. Правильный SMTP порт можно узнать у провайдера. Номер стандартного порта — 465.
Меняем SMTP порт в клиенте Thunderbird
Клиент работает некорректно
Если вы проверили предыдущие пункты и с ними все в порядке — переустанавливайте клиент. Возможно, во время установки произошла ошибка, из-за которой клиент работает некорректно. Если переустановка не помогла — пишите в поддержку программы.
Только для Outlook: программа работает в автономном режиме
Если outlook работает в автономном режиме — вы сможете просматривать входящие сообщения, но отправить ничего не получится.
Чтобы выйти из автономного режима зайдите на вкладку «отправка и получение» и отключите автономный режим.
Выключаем автономный режим в Outlook
Инструменты в помощь
Если отправляете письма на много адресов — проблемы с отправками неизбежны. Чтобы избегать проблем или решать их быстрее — лучше пользоваться сервисами рассылки. На случай трудностей в работает поддержка. Рекомендуем попробовать наш сервис рассылок — Sendsay. Мы даем бесплатный тариф, в котором можно отправлять письма 200 людям за раз. Тариф подходит тем, кто рассылает письма коллегам или хочет протестировать Sendsay.
У сервиса есть встроенный анализатор спам-рейтинга: если письмо попадет в спам, мы сообщим об этом. Также Sendsay анализирует количество отписавшихся от рассылки и собирает статистику по ошибкам. А еще помогает поддерживать репутацию домена, потому что не позволяет «недобросовестному соседу» рассылать письма по плохой базе.
Над статьёй работали:
Присоединяйтесь к нам в соцсетях
Как написать эффективное электронное письмо с примерами (+советы)
В отличие от платформ социальных сетей или чатов, электронная почта универсальна. Это делает электронную почту одним из наиболее предпочтительных инструментов общения для работы. Поскольку все больше и больше организаций адаптируются к гибридному режиму, когда некоторые сотрудники работают в распределенных удаленных офисах, а некоторые сотрудники работают из дома, количество разговоров по электронной почте увеличилось во много раз. В то время как чат и комментарии в программном обеспечении для совместной работы могут быть конкретными и немного неформальными, деловая электронная почта по-прежнему считается формальной и продуманной. Это один из наиболее важных асинхронных способов связи. Получатели могут получить электронное письмо, прочитать его, понять его, а затем ответить на электронное письмо.
Хорошо составленное электронное письмо с четкой структурой дает читателю понимание того, что вы пытаетесь донести, и деталей, которые им нужно сообщить. Хотя написание электронного письма — это искусство, его можно усовершенствовать с практикой.
От: [email protected] &
Какое электронное письмо вы чаще всего открываете и читаете и кого бы вы хотели нанять? Очевидно второй человек, учитывая, что все остальные параметры одинаковы.
Убедитесь, что вы отправляете неличные электронные письма с профессионального адреса электронной почты. Независимо от того, подаете ли вы заявку на новую должность или просто связываетесь со службой поддержки, чтобы получить ответы на свои вопросы, адрес электронной почты, который вы используете, поможет вам завоевать доверие нового получателя.
Настоятельно рекомендуется использовать собственный адрес электронной почты на основе домена при отправке официальных сообщений или отправке электронных писем своим деловым контактам. Однако, если у вас его нет, убедитесь, что ваш адрес электронной почты является профессиональным, с вашим именем или названием вашей компании.
Тема письма — это первое, что кто-либо читает (видит?) в любом электронном письме и часто является одним из факторов, влияющих на то, что получатель открывает и читает электронные письма. Что бы там ни говорилось, большинство читателей «судят» об электронном письме по строке «Тема».
На самом деле, многие получатели решают, открывать письмо или нет, в зависимости от темы — когда они получают электронные письма от незнакомых или незнакомых людей.
Это наиболее точное содержание электронного письма, и большинство деловых отношений начинается с отличных строк темы. Строка темы должна представлять собой небольшую сводку электронного письма, а также может указывать на призыв к действию, который должен содержаться в электронном письме. Короче говоря, ваша тема должна быть в состоянии привлечь внимание получателя, достаточного для того, чтобы щелкнуть письмо и прочитать его.
Примеры:
Тема: Квартальный отчет о доходах | Включает анализ
Тема: Наша встреча @ <событие> | Догоняем!
Тема: Запросите присутствие на <мероприятии>
Начните электронное письмо с позитивной ноты. Предоставьте получателю соответствующее приветствие в зависимости от региона, из которого он прибыл, времени года, когда он получил это электронное письмо, или просто скажите «Добрый день от…».
Когда электронное письмо превращается в ветку электронной почты или разговоры с большим количеством ответов туда и сюда, вы можете отказаться от приветствия.
Примеры:
Спасибо за отличные идеи по <теме обсуждения> на <название мероприятия>
Было приятно познакомиться с вами в <>.
Если вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, представьтесь и укажите предысторию письма. Вы должны указать, откуда вы знаете получателя и почему вы отправляете ему электронное письмо. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем познакомились на мероприятии, или отправляете электронное письмо контакту, представленному другом, обязательно укажите название мероприятия или имя вашего друга, а также сведения о том, откуда вы знаете получателя.
Примеры:
Было здорово обсудить с вами тему <>.
Я пишу вам по электронной почте, чтобы перейти <> вперед.
Обращаюсь к вам по поводу <>.
Это основная часть электронного письма, в которой вы упоминаете основное содержание или цель электронного письма. Убедитесь, что вы пишете основное содержание письма четкими короткими предложениями. Избегайте нежелательного жаргона или слишком технических/отраслевых терминов в самом первом письме, если вы не уверены в знаниях получателя в этих областях. Если вы обращаетесь к нам на основе исследования или если кто-то порекомендовал этот контакт, обязательно упомяните об этом в электронном письме. Это поможет читателю лучше понять контекст письма. Если вам есть что сказать, было бы лучше сообщить главное и важное в первом письме, а остальное оставить на потом.
Слишком длинные электронные письма могут быть пропущены, и вы можете не получить столь необходимый ответ от другого человека.
Каждое электронное письмо по сути является списком задач для кого-то. Он либо ожидает ответа с некоторыми подробностями, либо действия от получателя. В некоторых случаях получателю может потребоваться связать вас с кем-то, кто может действовать по электронной почте.
В любом случае четко упомяните в письме ожидаемое от получателя действие. Это должно быть сразу после основного электронного письма, где вы указываете цель электронного письма.
Примеры:
Ответьте на электронное письмо со следующей информацией.
Можем ли мы встретиться за кофе и обсудить дальше.
Сообщите мне подходящее время и контактные данные, чтобы запланировать звонок по этому поводу.
В дополнение к призыву к действию добавьте заключительные комментарии, чтобы придать своему письму завершающий штрих. Используйте простые предложения, как в примере ниже, но не слишком напористо.
Примеры:
«Ждем вашего положительного ответа, чтобы продолжить».
‘С нетерпением жду совместной работы над этим’.
‘Не стесняйтесь звонить мне по номеру ######, если вам нужна дополнительная информация’.
Не забудьте поставить профессиональную подпись в конце письма. Ваша подпись помогает вам установить вашу подлинность, вашу роль, ваш бренд, а также необходимую контактную информацию.
Когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, используйте подпись электронной почты, в которой указано ваше полное имя, ваша роль и компания или бренд, с которым вы связаны. Кроме того, вы можете указать веб-сайт вашей компании и ссылки на социальные сети. Однако убедитесь, что вы используете простые подписи, когда электронное письмо превращается в длинный разговор, или настройте более простую подпись для ответов/пересылок.
Подпишите электронное письмо словами «С уважением», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Вы можете сохранить 2 или 3 шаблона подписи и включить соответствующие в отправляемые электронные письма.
Примеры:
С уважением ,
Ребекка Томсон,
Менеджер по маркетингу,
Zylker Inc.
С уважением,
Ребекка Томсон
Тел.: +1 234 234 2345
Электронная почта: [email protected]
Веб-сайт: www.zylker.com
Когда вы закончите писать электронное письмо, еще раз прочитайте его с точки зрения получателя и убедитесь, что оно имеет смысл.
При необходимости добавьте прикрепленные файлы. Используйте проверку орфографии/грамматики, чтобы быстро проверить письмо на орфографию/грамматику/фразировку. Вы можете быть удивлены тем, как даже эксперты извлекают выгоду из проверки орфографии и проверки работоспособности в своих электронных письмах. Убедитесь, что вы заметили ошибку из-за часто путаемых слов, которые также могут привести к неловким ошибкам в электронном письме.
Вы можете включить другие соответствующие контакты в электронную почту cc/bcc, чтобы они были в цикле. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого представил другой общий друг, хорошо скопировать этого общего друга в копию электронного письма, поблагодарить его/ее за представление и продолжить электронное письмо.
В общем, не рекомендуется отправлять скрытую копию кому-либо без ведома фактического получателя, если только вы не считаете, что будущие разговоры не имеют для него значения. В некоторых случаях вам может потребоваться добавить адрес электронной почты соответствия в BCC, чтобы архивировать электронные письма отдельно.
Плохо отформатированное электронное письмо не только выставляет отправителя в плохом свете, но и влияет на читабельность электронного письма. Убедитесь, что ваша электронная почта имеет одинаковый шрифт и семейство шрифтов. Используйте «профессиональный» и «читаемый» шрифт для своих электронных писем. Вы можете использовать форматирование «Жирный» или «Подчеркнутый», чтобы выделить части содержимого электронной почты. Большинство почтовых сервисов предоставляют «текстовые редакторы с расширенным форматированием» с несколькими параметрами форматирования. В некоторых случаях использование таблиц в электронных письмах может помочь уменьшить количество нежелательного раздутого контента в электронной почте.
Чтобы убедиться, что вы можете выбрать «предустановки» для семейства и размера шрифта по умолчанию, которые соответствуют вашим настройкам подписи. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут аккуратно отформатированы и представлены получателям.
Если вы «сова» или работаете с людьми из разных часовых поясов, функция планирования в вашей электронной почте позаботится о том, чтобы ваша электронная почта дошла до получателей в нужное время и привлекла их внимание. Хотя люди просыпаются по электронной почте, в основном это делается для того, чтобы проверить, есть ли что-то срочное или слишком важное, что их ждет. Большинство людей отвечают на электронные письма только позже, когда они добираются до своих рабочих столов. Следовательно, планирование электронной почты, чтобы связаться с получателем в часы пиковой работы, повышает вероятность того, что они ответят немедленно.
Выполните небольшую домашнюю работу, чтобы проверить часовой пояс получателя и запланировать отправку электронной почты в нужное время, которое соответствует местоположению и часовому поясу получателя.
Даже после всей тяжелой работы получатель мог прочитать электронное письмо и пропустить его, а иногда даже пропустить ваше электронное письмо.
Поэтому настройте напоминания для электронных писем, чтобы уведомлять вас, когда получатель не отвечает в течение дня или двух после отправки электронного письма.
Настоящее последующее электронное письмо, напоминающее получателю, иногда может творить чудеса. Многие люди, которые пропускают первое электронное письмо или намеренно игнорируют его, часто отвечают на последующее электронное письмо в той же беседе, а не на новое электронное письмо по той же теме. Последующее электронное письмо может быть простым и содержательным.
Пример:
Привет!
У вас была возможность просмотреть мое предыдущее письмо? Пожалуйста, дайте мне знать, если вам потребуется дополнительная информация, чтобы продвигать это вперед.
Общение по электронной почте необходимо для установления контактов и построения отношений. Написание электронного письма может стать легкой задачей, если вы сделаете его простым, содержательным и соблюдаете правила этикета электронной почты.
Как написать электронное письмо | 100% Простота в использовании + Примеры
Хотите знать, как написать электронное письмо? Нужны какие-то указания о том, что куда и почему? Что ж, будь то первое электронное письмо, которое вы когда-либо составляли, или вы просто хотите освежить свою память, здесь вы найдете все, что вам нужно, на тему того, как правильно писать электронное письмо! Чтобы узнать о более продвинутых методах написания электронных писем, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как написать профессиональную электронную статью.
Форматирование и компоненты
Научиться писать базовое электронное письмо очень просто, и каждое электронное письмо, которое вы когда-либо писали, будет иметь один и тот же формат, требующий от вас адресации каждого из следующих компонентов:
- К, СС, ВСС
- Приложения
- Строка темы
- Приветствие
- Кузов
- Подписать
Здесь мы рассмотрим каждый из этих компонентов более подробно, чтобы вы точно знали, что делает электронное письмо отличным.
Spike позволяет писать электронные письма лучше, чем когда-либо
Получите шип бесплатно
К, СС, ВСС
В этих полях, расположенных в верхней части сообщения электронной почты, вы будете размещать адреса электронной почты людей, с которыми хотите связаться. У каждого своя функция:
До | Здесь вы добавляете адрес(а) электронной почты вашего основного контактного лица. |
СС | Используйте это вместе с «Кому» и адресами электронной почты в этом поле, если вы хотите, чтобы кто-то увидел сообщение, но вам не нужен ответ. |
КБК | Используйте это вместе с «Кому», если вы хотите отправить электронное письмо нескольким людям, но вам необходимо сохранить конфиденциальность их адресов электронной почты. |
Узнайте больше:
- В чем разница между CC и BCC в электронной почте? Ваше полное руководство!
Приложения
Функция вложения в вашем электронном письме позволяет вам прикреплять подтверждающие документы, которые можно загрузить или просмотреть в вашем сообщении. Поддерживается большинство форматов, и в большинстве случаев вы можете включать текст, изображения, видео, аудио и GIF-файлы. Однако стоит помнить, что обычно существует ограничение на размер файла, который вы можете отправить.
Строка темы
Строка темы вашего электронного письма очень важна, излагающая намерение вашего электронного письма и то, что оно содержит.
О них часто забывают, но это плохая новость, поскольку они не только помогают получателю понять, что содержится в теле вашего сообщения, но и гарантируют, что ваша электронная почта не попадет в корзину .
Приветствие
Всегда начинайте письмо с приветствия.
Научиться писать введение и приветствие по электронной почте очень важно, так как это позволяет вам быть вежливым и сообщить получателю цель вашего сообщения .
Официальные сообщения электронной почты, такие как заявление о приеме на работу или сообщение о продаже, требуют официального приветствия. При рассмотрении личных электронных писем или сообщений между близкими коллегами обычно можно использовать более непринужденное приветствие.
Корпус
Естественно, тело сообщения является важным элементом при написании электронного письма. Идеальное тело электронного письма должно быть сфокусированным, структурированным, с четкой целью и по существу .
Помните, что в электронном письме не ценятся качества рассказчика, и люди, как правило, теряют внимание и интерес, если вы не делаете свое электронное письмо кратким и по существу.
Всегда указывайте, о чем ваше письмо, в самом начале сообщения и располагайте информацию так, чтобы она была легко доступна при беглом чтении .
Подписать
Правильное завершение письма так же важно, как и его правильное начало, а обеспечение того, чтобы вы использовали правильный тип закрытия для предполагаемого получателя, гарантирует, что они знают, что сообщение готово.
Адаптируйте свое закрытие для каждого сообщения и, если вы не знаете, как подписать, всегда по умолчанию придерживайтесь формальностей.
Отправка и написание электронной почты — что нужно и чего нельзя делать
Есть много вещей, которые можно и нельзя делать при обучении написанию электронной почты:
До | Не |
Пишите краткие строки темы . | Забудьте строку темы — Если вы забудете, ваше электронное письмо либо будет проигнорировано, либо попадет в папку со спамом. |
Check To, CC и BCC — важно использовать правильную функцию в нужное время. Вы можете найти больше информации об этом здесь. | Электронная почта не тому человеку — Непроверка полей «Кому», «Копия» и «СК» — это прямой путь к катастрофе, а отправка электронных писем не тем людям в некоторых случаях может иметь последствия. |
Будьте лаконичны – придерживайтесь сути и убедитесь, что ваши предложения понятны. Используйте параметры форматирования, чтобы внести ясность в свои мысли. | Пишите слишком много — Электронные письма всегда должны быть максимально краткими, а многословные тексты могут оттолкнуть ваших получателей и гарантировать, что ваша информация не попадет в цель. |
Индивидуальный тон – Кому бы вы ни писали, убедитесь, что вы пишете подходящим способом. Не будьте формальными с членами семьи и не будьте небрежными с боссом! | Будь слишком повседневным — Формальности в письме, верите вы в это или нет, по-прежнему чрезвычайно важны в профессиональной среде. По этой причине использование того же тона, что и в приложениях для обмена мгновенными сообщениями, часто может быть плохой идеей. Всегда адаптируйте свой тон к своей цели и старайтесь не быть слишком небрежным при написании профессиональных электронных писем. |
Проверьте, что у вас есть . Не забудьте проверить все функции электронной почты, такие как адреса электронной почты и вложения. | Забудьте о проверке — Если вы не проверяете свои электронные письма перед тем, как нажать кнопку «Отправить», вы подвергаете себя целому миру неприятностей. |
Пишите короткие и точные строки темы, чтобы получатель знал, что в вашем электронном письме.
После того, как вы написали основную часть письма, прочитайте его еще раз и постарайтесь отредактировать как можно больше.
Проверьте текст письма и избавьте себя от головной боли позже.Как написать электронное письмо — основы
При обучении написанию электронного письма после добавления адреса электронной почты получателя в нужное поле вам необходимо сосредоточиться на трех основных областях. Это:
- Строка темы
- Приветствие
- Кузов
- Подписать
Здесь мы приводим несколько примеров того, как вы должны подходить к каждому из этих элементов, чтобы вы могли составить свое электронное письмо.
Как написать строку темы электронного письма — примеры
Ваша строка темы должна быть краткой и точной и включать любую соответствующую информацию, которая необходима получателю для определения цели сообщения. Изучая, как написать строку темы электронного письма, вы можете использовать следующие примеры:
Строка темы | Назначение |
Это мой новый адрес электронной почты | Если вы хотите поделиться своим новым адресом электронной почты со своими контактами. |
Запрос информации | Если вы хотите запросить информацию у контакта или компании. |
Только регистрация | Если вы давно не общались с кем-то и хотите узнать, как у него дела, или получить новости о проекте. |
Введение – Привет Джейн, познакомьтесь с Джоном | Если вы хотите познакомить двух людей, которые раньше не встречались. |
Срочно – подтвердите участие до вторника | Если вам нужен срочный ответ на встречу или мероприятие. |
Как написать электронное письмо Введение — примеры
Ваше приветствие, приветствие или представление должны соответствовать предполагаемому получателю. Во многих случаях ваше введение в электронную почту будет вам знакомо из практики написания писем.
Приветствие | Назначение |
Привет, Джемма, | Просто, дружелюбно и по делу. |
Привет всем, | Просто, дружелюбно и по делу. Полезно для групповых писем. |
Уважаемый г-н Смит, | Более формальный, используется, когда вы уже знаете человека, которому пишете. |
Уважаемый господин/госпожа | Формальная. Используется, когда вы не знаете человека, которому пишете. |
Кого это может касаться | Не используется в электронной почте. Немного архаичен. |
Чаще всего для электронных писем друзьям или семье.
Как написать тело письма — примеры
Тело вашего электронного письма должно содержать всю информацию, которую вы хотите передать, но не должно быть слишком длинным или сложным. Вот несколько советов:
Форматирование электронной почты | Назначение |
Стандартный текст | Обычно самые важные моменты можно донести с помощью стандартных текстов. |
Пункты списка | Простые и ясные маркированные списки помогут получателю быстро понять суть сообщения. |
Жирный | Если вам действительно нужно что-то выделить, может помочь выделение части текста полужирным шрифтом. |
Курсив | Иногда используется курсив, хотя и не часто. Например, они могут быть полезны для указания названий публикаций или отчетов. |
Цвет | Держитесь подальше от цвета. Некоторые почтовые приложения не поддерживают его, и если вы будете злоупотреблять им, ваша электронная почта может быть непонятна. |
Просто помните, чтобы не переборщить. Иногда второе электронное письмо может иметь больше смысла.
Как написать подпись электронной почты или выйти из нее — примеры
Подписать электронную почту очень просто, и вы можете выбрать, как вы это сделаете, в зависимости от того, кому вы пишете.
Вот несколько идей:
Пример | Назначение |
Любовь | Используйте это для друзей или семьи или неофициальных электронных писем людям, которые вам небезразличны. |
Спасибо | Просто, удобно и легко. Используйте это, когда вы знаете кого-то и хотите сказать спасибо. |
С наилучшими пожеланиями | Профессионально и просто. Используйте эту или подобные альтернативы, когда вам нужно написать профессиональное электронное письмо. |
Лучший | Немного менее формальный и полезный, когда вы отправляете много электронных писем на работе. |
С уважением | Похож на два других, но немного холоднее! |
Как написать электронную почту как босс — полные примеры
Здесь мы рассмотрим несколько распространенных примеров написания электронных писем, чтобы помочь вам скомбинировать перечисленные выше элементы и улучшить свою технику работы с электронной почтой.
Как написать электронное письмо другу или члену семьи
При написании электронного письма другу или члену семьи вам не обязательно указывать такую подробную строку темы, как в более профессиональной среде. Что-то вроде «Наверстать упущенное» будет достаточно. Когда вы представитесь, вы сможете вести с ними более разговорный тон. Вы можете использовать неформальное введение, например «Привет, Сэм», когда начинаете с ними разговор.
Поскольку вы разговариваете с близким вам человеком в нерабочей обстановке, вы можете относиться к этому так же, как к разговору в текстовом сообщении. Вы захотите использовать дружелюбный тон, но это не значит, что вы не должны быть краткими и ясными. Не болтайте, так как они, скорее всего, пропустят вашу информацию, если это так. При закрытии сообщения допустимы такие приветствия, как «Люблю», «От кого» и т. д., в зависимости от характера ваших отношений.
Пример
Привет Джейн,
Я просто хотел проверить, получили ли вы мое приглашение на День Благодарения? Пожалуйста, дайте мне знать, если вы приедете, чтобы я знал, сколько индейки готовить!
Любовь,
Марта
Как написать электронное письмо учителю или профессору
Когда вы отправляете электронное письмо учителю или профессору, вам следует использовать гораздо более четкий тон, чем обычно.
В этой обстановке этот человек является академиком, поэтому требуется формальность. Ваше представление должно быть очень формальным. В нашем примере ниже мы используем «Уважаемый» как лучший вариант. Отправляя электронное письмо профессору, будьте очень лаконичны и по возможности используйте маркированные списки, чтобы ясно изложить свою точку зрения. Закрывая письмо, используйте официальное приветствие, например «С наилучшими пожеланиями 9».0846».
Пример
Уважаемый профессор Смит,
К сожалению, из-за болезни я хотел бы попросить продлить срок нашего текущего проекта. Если возможно, я хотел бы продлить до понедельника. Пожалуйста, дайте мне знать, если это работает для вас.
С уважением,
Джон Терри
Как написать электронное письмо для заявления о приеме на работу
При отправке электронного письма с заявлением о приеме на работу потребуются формальности.
Ваша тема должна включать «Заявление — НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ». Во введении используйте формальный вариант, например «Уважаемый». В теле сообщения четко укажите, что ваше резюме и сопроводительное письмо прилагаются (не забудьте их прикрепить!).
Пример
Уважаемый господин/госпожа,
Прилагаю мое вступительное письмо и резюме в заявке на должность помощника по маркетингу, как рекламируется на вашем веб-сайте. Вы найдете всю необходимую информацию в этих документах, однако, если вам потребуется что-то еще, вы можете связаться со мной по мобильному телефону или по электронной почте.
С уважением,
Лоррейн Листер
Как написать электронное письмо с благодарностью после собеседования
Пройти собеседование достаточно сложно, поэтому сделайте что-нибудь, чтобы выделиться среди остальных соискателей и отправьте благодарственное письмо после собеседования.
В теме письма укажите, что вы благодарите интервьюера за уделенное время и внимание. Во введении используйте начало «Дорогое ИМЯ ». В теле поблагодарите их за уделенное время и дайте им знать, что вы готовы встретиться снова, если это необходимо. «С уважением ” — отличное завершение, чтобы использовать его в качестве приветствия.
Пример
Уважаемый Ян,
Спасибо, что дали мне время поговорить с вами и узнать больше о доступной роли. Было очень приятно связаться с вами и обсудить, как я мог бы занять должность младшего специалиста по маркетингу.
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация или если вы хотите организовать еще одну встречу, чтобы обсудить, как мы можем действовать. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшем будущем.
С уважением,
Лоррейн Листер
Как написать электронное письмо для деловых целей
Электронная почта — это язык делового общения, поэтому важно знать, как освоить первоклассные навыки работы с электронной почтой, чтобы продвигаться по карьерной лестнице.
«Привет, команда» или «Привет всем» идеально подходит для отправки группе людей, но для одного человека используйте «Привет ИМЯ» . Четко укажите цель электронного письма, предполагаемый результат (запланированная встреча, просмотренные документы и т. д.), а затем сообщите сроки. При закрытии используйте «Спасибо » или «С наилучшими пожеланиями » .
Пример
Привет команда,
В приложении вы найдете последние данные о продажах за последний квартал. Если у вас есть какие-либо комментарии, пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую.
Лучший,
Эмма Уотсон
Менеджер по продажам
Компания ABC
Как написать электронное письмо – часто задаваемые вопросы
Зачем писать электронное письмо?
Электронная почта — это метод цифрового общения номер один в мире, а его простота и удобство в использовании означают, что он по-прежнему популярен, несмотря на то, что он довольно старый.
Вы можете написать электронное письмо по ряду причин, в том числе для того, чтобы поддерживать связь с друзьями или семьей, подать заявку на работу, пообщаться с коллегами или даже просто запросить информацию.
Кто может написать электронное письмо?
Любой, у кого есть приложение электронной почты и адрес электронной почты, может написать электронное письмо, и оно остается одним из самых популярных способов связи благодаря своей доступности и простоте использования.
Как написать адрес электронной почты?
Ваш адрес электронной почты будет состоять из трех или четырех компонентов. Это: ваше имя (или другой идентификатор), знак @ и домен вашего почтового провайдера. Обычно это домен .com или .net, однако это зависит от вашей почтовой службы.
Куда вводить тему?
Строка темы обычно находится в самом верху сообщения электронной почты, сразу под полями «Кому», «Копия» и «СК», в которые вы вводите адреса электронной почты ваших контактов.
