Как отправить коммерческое предложение по электронной почте: Коммерческое предложение: как разработать структуру, написать и оформить

Как написать электронное письмо с деловым предложением (с примером) • BUOM

12 марта 2021 г.

Основные выводы:

• Включите портрет покупателя, анализ потребностей, цели, сроки, объем предложения и стоимость.

• Убедитесь, что ваша электронная почта профессиональна и легко читаема, включая всю информацию, запрошенную получателем.

• Включите любые необходимые следующие шаги или призыв к действию, требующий определенного действия от вашей аудитории.

 

Электронное письмо с деловым предложением — это убедительный торговый документ, рассылаемый клиентам для привлечения клиентов. Научиться писать эффективное коммерческое предложение необходимо для роста вашей компании. Электронные письма с бизнес-предложениями могут принимать разные формы и могут быть отправлены новым или существующим клиентам для поддержки роста доходов. В этой статье мы объясним, как написать успешное электронное письмо с деловым предложением.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Что такое электронное письмо с деловым предложением?

Электронное письмо с бизнес-предложением — это письмо, отправленное на ранних и средних этапах воронки продаж. Этот тип предложения наиболее распространен в деловых сделках.

Коммерческое предложение может быть отправлено после того, как потенциальный клиент согласился ознакомиться с условиями сделки купли-продажи. Это называется запрошенным деловым предложением. Запрашиваемые электронные письма с коммерческими предложениями могут быть отдельными торговыми документами или использоваться для выполнения запросов на участие в торгах, исследованиях или предложениях по грантам.

Электронное письмо с деловым предложением также может быть первой точкой контакта с покупателем. В этих случаях это нежелательное деловое предложение.

В любом случае, электронное письмо с деловым предложением должно быть эффективным, если оно будет способствовать развитию вашего бизнеса. Успешное предложение имеет сильное введение с четким заявлением о цели, кратко излагает то, что предлагается, соответствует формату предложения по электронной почте и требует подтверждения обеими сторонами.

Как написать черновик электронного письма с коммерческим предложением

Рассматривайте свое электронное письмо с бизнес-предложением как рекламное предложение. Что вам нужно включить в этот черновик, чтобы совершить продажу? Во-первых, оно должно быть убедительным. Во-вторых, электронное письмо с деловым предложением также должно быть точным описанием того, что предлагается.

Создайте черновик электронного письма с коммерческим предложением, выполнив следующие действия:

1. Завершите образ покупателя.

2. Провести анализ потребностей.

3. Сосредоточьтесь на своих целях и сроках.

4. Обозначьте объем предложения.

5. Включите цифры затрат.

1. Заполните образ покупателя

Личность покупателя — это документ, который включает в себя такие вещи, как демографическая информация о покупателе, его ценности и мотивирующие факторы. Подумайте, для кого именно вы пишете коммерческое предложение. Определение личности покупателя поможет вам определить несколько важных элементов, таких как тон, ожидаемый уровень формальности и содержание продаж.

Один из способов создать образ покупателя — взять интервью у существующих клиентов. Например, вы можете отправить клиентам опрос по электронной почте. В опросе вы можете собрать личную демографическую информацию, которая расскажет вам больше о том, кто из вашей клиентской базы принимает решения о покупке с точки зрения возраста, пола и рода занятий.

Вы можете узнать, что нацелились на директоров по маркетингу, когда люди, которые решают купить у вас, на самом деле являются исполнительными директорами.

Сегодня многие ресурсы получают целевую информацию о пользователях из популярных социальных сетей. Как бы вы ни решили исследовать своих клиентов, используйте собранную информацию для составления обобщенного описания покупателя. Это личность вашего покупателя.

Это описание следует учитывать во всех ваших торговых сообщениях с этой аудиторией и другими идентичными аудиториями, иногда называемыми похожими аудиториями.

2. Проведите анализ потребностей

Изучите любую информацию, относящуюся к конкретному клиенту, на которого вы ориентируетесь в своем предложении. Это называется анализом потребностей. В идеале во время анализа потребностей у вас есть возможность посидеть с потенциальным клиентом и задать ему вопросы.

Одним из примеров вопроса анализа потребностей может быть: «Если бы вы могли взмахнуть волшебной палочкой и решить одну проблему в своем бизнесе, что бы это было?» Другой пример вопроса может быть таким: «Представьте, что мы решили проблему, о которой вы упоминали ранее. Сколько времени, денег и других ресурсов это сэкономит вашему бизнесу?» Цель задавания этих вопросов — получить информацию, которая может помочь в создании вашего предложения. Если вы отправляете незапрошенное предложение или выполняете запрос на предложение, вы можете иметь доступ только к ограниченному объему информации.

Затем ваше исследование по анализу потребностей должно включать общение с другими людьми в вашей сети, которые могут рассказать вам о потребностях вашего потенциального клиента, если это уместно. Вы также можете провести время в Интернете, чтобы узнать больше о компании, чтобы вы могли предвидеть их проблемы и предложить решение.

3. Сосредоточьтесь на своих целях и сроках

Ваше электронное письмо с деловым предложением должно начинаться с объективного заявления. В более формальном контексте это будет исполнительное резюме. Электронное письмо с предложением уникально, потому что оно не требует краткого изложения, но вам все равно нужно четко указать свою цель в верхней части электронного письма.

Чтобы узнать цель вашего предложения, ответьте на следующие вопросы:

• Что нужно клиенту?

• Какую проблему клиента решает это предложение?

• Насколько ваше решение является правильным ответом на вопрос клиента?

Пример: «Целью Bizzy Commercial Floor Care при отправке этого предложения является снижение стоимости ночных услуг по уборке компании Family Grocer Company на 15 % с использованием только рабочей силы по прямому найму».

Это объективное утверждение решает две проблемы для компании Family Grocer. Во-первых, это снижает затраты клиента на уход за полом, а во-вторых, обеспечивает соблюдение стандартов качества за счет отказа от передачи обязанностей по уборке на аутсорсинг.

Хорошее объективное заявление создаст интригу в верхней части электронного письма, что очень важно, особенно для незапрошенных предложений, когда у вас мало или совсем нет отношений с потенциальным клиентом.

Вы также должны подумать о графике проекта. В случае с Bizzy Commercial Floor Care им может потребоваться 30 дней, чтобы нанять рабочую силу для ведения бизнеса Family Grocer Company, а срок действия соглашения может составлять шесть месяцев, один год или помесячно. Это все пункты, которые следует рассмотреть и включить в процесс рассылки бизнес-предложений по электронной почте на раннем этапе.

4. Опишите объем предложения

Определив цель и общий график, масштаб позволяет вам вдаваться в подробности того, как будет выполняться проект.

«Объем» — это общий термин, используемый для описания кто, что, где, когда, как и почему предложения:

• Кто: Кто будет работать над проектом? Сюда входят заинтересованные стороны, менеджеры по работе с клиентами и рабочая сила. Кто будет основным контактным лицом для клиента? Кто будет поставлять товар или услугу?

• Что: Что будет доставлено? Сколько будет стоить проект? Каковы условия оплаты? Какие обязанности потребуются от клиента? Какие обязанности вы возьмете на себя?

• Где: Где будет проходить проект?

• Когда: Когда продукты или услуги будут доставлены? Это повторяющаяся по расписанию или это разовая доставка? Когда клиент может связаться со службой поддержки в случае возникновения проблемы?

• Как: Как сообщается о проблемах? Как будет реализован проект? Если повторяется, то сколько раз? Как вы будете обеспечивать соответствие стандартам клиента?

• Почему: Почему клиент должен работать с вами? Почему вы выбрали этот продукт или услугу в качестве решения проблем клиента?

5. Включите цифры затрат

Чтобы предложение было эффективным, клиент должен иметь возможность подтвердить и согласиться со стоимостью.

Используйте информацию, которую вы уже собрали, чтобы предложить цену в своем предложении. Если бы у вас была возможность провести анализ потребностей во время разговора с клиентом, вы могли бы уже знать желаемую стоимость клиента. Тем не менее, оценив трудозатраты и другие деловые расходы, вы можете определить цену, выгодную как вам, так и клиенту.

Пример электронного письма с коммерческим предложением

Используйте этот пример электронного письма с коммерческим предложением, чтобы создать свое собственное:

Приветствую вас, мистер Пол,

Меня зовут Остин Шик, и я Менеджер по развитию бизнеса с Bizzy Commercial Floor Care. Отправляя это предложение по электронной почте, я поставил перед собой цель снизить стоимость ночных услуг по уборке в компании Family Grocer Company на 15 %, используя только прямой наемный труд. Мы можем сделать это в течение 60 дней с момента принятия предложения.

Вот как будет реализован переход:

Во-первых, Bizzy Commercial Floor Care наймет рабочую силу для работы во всех 36 магазинах Джорджии в течение 30 дней.

В течение 60 дней мы предоставим услуги по ночной уборке, включая мытье и полировку полов, чистку от пыли и полировку оборудования. Мы будем делать это в ночное время, семь дней в неделю, а Family Grocer Company будет иметь доступ к линии обслуживания клиентов, по которой они смогут позвонить в любое время, если возникнут проблемы. Я буду вашим основным контактным лицом на протяжении всего этого процесса.

Мы в Bizzy Commercial Floor Care считаем, что это решит проблемы, которые вы обсуждали на нашей встрече. Во-первых, вы сказали, что заботитесь о соблюдении стандартов качества, но также хотите снизить затраты. Мы предлагаем наши услуги за 300 долларов в день и будем продолжать оказывать услуги на постоянной основе.

Спасибо за уделенное время. Я свяжусь с вами в течение одного рабочего дня, если не получу известие от вас раньше,

Остин Шик
Менеджер по развитию бизнеса
555-123-3214

Поставщикам

• Акции
• Регулярные каталоги
• Свежие новости
• Ваш способ дарить любовь
• Яркие истории
• Расцветайте с каждым днем
• Восхищайте любимых!
• Встречай весну блинами
• Календарь скидок

• Магазины
• Карта О’КЕЙ
• Наши марки
• Собственное производство
• Подарочная карта
• Рецепты

• О компании
• История
• Пресс-центр
• Руководство
• Раскрытие информации
• Контакты

Москва

Колл-центр: 8-495-970-00-08

• Ru  
• En

Этот сайт использует куки, чтобы улучшить ваш опыт.

Узнайте больше о Политике в отношении обработки персональных данных здесь

Как писать электронные письма с предложениями клиентам

Запросы предложений (RFQ) традиционно публиковались в печатных СМИ или рассылались официальным письмом организациям для подачи запрошенных предложений. Весь этот процесс занял очень много времени, но благодаря службам электронной почты время обработки запроса и получения котировок значительно сократилось. Хотя акт запроса котировок и ответ на запрос котировок упоминаются как «написание электронных писем с котировками», требования и соображения совершенно разные.

Электронное письмо с запросом ценового предложения или спецификаций от организации довольно прямолинейно и может быть легко выполнено с использованием имеющихся у вас знаний о хороших навыках написания электронных писем и этикете. Простой запрос предложения по электронной почте:

• Представляет запрашивающую организацию
• Четко указывает необходимые товары, услуги или расценки
• Предоставляет некоторую информацию/справочную информацию о потребности/запросе
• Предоставляет любую другую соответствующую информацию или устанавливает сроки для обратной связи
• Заканчивается типичными любезностями по электронной почте

Написание электронного письма с предложением в ответ на запрос предложения от клиента является гораздо более технической задачей! Джеффри Джеймс в своей статье «The Tricky Business of Giving Price Quotes» сослался на гуру продаж, Майкла Педрона с сайта www. salesbuzz.com, и точно определил проблемы, связанные с реагированием на электронные письма с расценками. Электронное письмо клиента с запросом предложения может быть просто «исследованием», клиент может просить другие предприятия или поставщиков услуг представить предложения и сравнить цены, запрашивающий может или не может быть ключевым лицом, принимающим решение! Со всеми этими переменными и неопределенностями простой ответ на этот запрос, как и на любое другое электронное письмо, и просто отправка запрошенной информации были бы невыгодны для вашего бизнеса.

Г-н Джеймс предлагает сделать все возможное, чтобы позвонить или отправить электронное письмо запрашивающей стороне, прежде чем ответить с вашим предложением, чтобы задать уточняющие/уточняющие вопросы, чтобы гарантировать, что вы ответите с предложением, которое точно соответствует их потребностям и представляет вашу организацию как лучше всего подходит для работы.

Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании электронного письма с предложением клиенту, запросившему предложение:

Уточните требования клиента и ответьте на них

Прежде чем отправить электронное письмо с предложением любому клиенту, внимательно изучите запрос предложения и свяжитесь с клиентом для получения любых необходимых разъяснений. Потратьте время, чтобы изложить все требования клиента и определить ваш продукт/решение, которое отвечает их потребностям.

Худшая ошибка, которую вы можете совершить, отвечая на запрос предложения, — это предоставить предложение, которое не соответствует цели клиента. Клиенты часто предоставляют некоторую информацию/предысторию того, что им нужно и почему. Ваша способность полностью понять их желания и определить продукт/решение, которые наилучшим образом удовлетворяют их потребности, свидетельствует о вашем опыте и компетентности в предоставлении требуемой услуги.

Никогда не бывает достаточно просто отправить клиенту ваш прайс-лист. Ваш полный прайс-лист должен быть прикреплен к электронному письму, но определите лучшие варианты для указанных потребностей / требований клиентов и подробно изложите их в своем ответе по электронной почте.

Пример электронной почты для написания электронных писем с предложениями клиентам

Например, ваша организация является фирмой по разработке программного обеспечения, которая создает индивидуальные решения для организаций. Владелец школы отправил вам электронное письмо с запросом коммерческого предложения на разработку веб-сайта. В своем электронном письме она заявляет, что ей нужен веб-сайт, который люди могут посещать, чтобы получить информацию о ее школе, а родители могут использовать для завершения регистрации своих детей / подопечных, проверки отчетов / успеваемости своих подопечных и осуществления платежей.

Ответ на обычное электронное письмо, подобное приведенному ниже, не показывает понимания ее потребностей и упускает возможность связаться и произвести впечатление на клиента:

Образец плохого ответа

Добрый день (имя),

Благодарим вас за интерес к нашим решениям в Bespoke Solutions Inc.

С уважением

Лучший ответ, демонстрирующий понимание ее потребностей:

Sample of Good Response

Добрый день (имя),

Благодарим вас за интерес, проявленный к нашим решениям в Bespoke Solutions Inc. решения для поддержки целей организации. Мы предлагаем широкий спектр решений для разработки веб-сайтов. Пожалуйста, найдите прилагаемый наш полный прайс-лист.

Наше понимание ваших потребностей, основанное на вашем запросе котировок, заключается в том, что вам нужно комплексное решение для управления школой с функциями электронной коммерции, а также внешней и внутренней поддержкой, чтобы вы могли управлять всем процессом взаимодействия с клиентами и поддержки в Интернете.

Наши цены на разработку таких решений включают:

– Базовый сайт – (Цена и описание компонентов)

– Базовый сайт плюс электронная коммерция- (Цена и описание компонентов)

– Система управления школой – (Цена и компоненты)

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам за любой дополнительной информацией/разъяснениями.

С уважением

Аннали Смит

Bespoke Solutions Inc.

Убедитесь, что все предпочтения и запросы учтены

Обратите внимание на условия и предпочтения в отношении услуг, указанные в запросе цен клиента, и на то, как такие запросы могут повлиять на ваши цены. Примеры некоторых предпочтений, на которые следует обратить внимание, включают:

Ограничения по времени : Каково ваше типичное время выполнения работ при доставке, установке или выполнении ваших решений? Какова ваша стандартная операционная процедура, когда клиент запрашивает более короткие сроки?

Праздничные/выходные дни: Вы работаете в выходные и праздничные дни? Взимаете ли вы дополнительную плату за доставку/работу в выходные и праздничные дни?

Дополнительные функции : Как видно из приведенного выше примера, если ваш продукт/услугу можно настроить или добавить функции, четко фиксируйте различные цены для каждой функции.

Сделайте свой ответ конкретным для клиента

Не поддавайтесь искушению сократить путь редактирования старых электронных писем или копирования содержимого для отправки клиентам. При написании электронного письма с предложением персонализируйте содержание для конкретного клиента. Используйте возможность продемонстрировать свой опыт в своей области или понимание бизнеса или отрасли клиента. Рассмотрите все альтернативы и варианты, которые могут помочь клиенту достичь своих целей, изложенных в его запросе предложения, и продемонстрируйте свои знания, рекомендуя решения или варианты, не отраженные в исходном запросе.

Используя этот консультативный подход и демонстрируя свое понимание потребностей и бизнеса клиента, вы отличаетесь от своих конкурентов.

Заключение

Будьте профессиональны и активны при написании электронных писем с предложениями клиентам. Ваша способность представить свое предложение таким образом, который демонстрирует ваше понимание потребностей ваших клиентов и компетентность вашей организации в предоставлении услуг, выделит вас на фоне конкурентов независимо от фактической цены ваших товаров/услуг по сравнению с ценами ваших конкурентов, потому что в конечном счете, умные люди и организации ищут качество и ценность, а не только низкие цены.

A/B Test Your Way, как написать профессиональное деловое предложение в 2022 году

Деловое предложение, предложение по продаже, предложение или просто предложение — это жизненно важный документ, необходимый для успешного завершения коммерческой сделки. В этом документе указан прайс-лист, который вы, как продавец, предлагаете своему потенциальному покупателю.

Деловая цитата служит контрактом и обычно имеет более формальный тон.

Окончательная цена нового документа с котировками может включать дополнительные сведения о затратах, такие как налоги, трудозатраты, общие затраты на сырье и другие факторы.

Коммерческое предложение также включает:

• Срок действия
• Ожидаемая продолжительность завершения обслуживания
• Доставка товара

Котировку обычно путают с предложением или оценкой . Хотя эти три документа могут использоваться для одних и тех же целей, они все же различаются по нескольким аспектам. Мы говорим об этих различиях здесь.

Что такое цитата?

Ценовое предложение, предложение по обслуживанию, предложение по продаже или любой другой тип предложения — это соглашение между потребителем и предприятием, предоставляющим услуги, о предоставлении услуги по заранее установленной цене и в течение определенного периода времени. Предложение предназначено для удовлетворения потребностей как клиентов, так и владельцев бизнеса, предоставляющих необходимые услуги.

Цитата показывает разбивку многочисленных затрат, которые объединяются вместе, чтобы получить окончательную общую стоимость работы. После того, как предложение было согласовано между поставщиком услуг и потребителем, оно не может быть изменено, если обе стороны не договорятся об этом в письменной форме.

Оценки услуг по уходу за газонами, озеленению, ОВКВ, уборке и генеральным подрядам отличаются от котировок на товары. Сравнивать услуги часто сложнее, чем сравнивать продукты, потому что общие затраты у разных компаний разные.

Деловая цитата часто является первым впечатлением клиентов о вашей компании; поэтому котировка является важным шагом на пути к заключению контракта. Вот почему составление профессиональной цитаты, объясняющей ценность того, за что вы берете плату, имеет решающее значение для получения большего количества (и более крупных) рабочих мест.

Насколько важна цитата в бизнесе?

Поскольку цены на товары часто фиксированы, вы можете задаться вопросом, зачем вообще нужны деловые котировки. Ну, с фиксированными ценами предприятия обычно создают счет для доставки информации.

Однако в тех случаях, когда цены варьируются или зависят от определенных условий, расценки на услуги формируются до подтверждения заказа. По сути, котировки служат той же, но не той же цели, что и счет-фактура.

Рассылаемые перед счетом коммерческие предложения формируют первую точку делового контакта с клиентом. Хорошо подготовленное предложение может помочь превратить потенциального клиента в реального покупателя.

В этом смысле деловые предложения должны соответствовать определенным стандартам, поскольку они вносят существенный вклад в будущие отношения с клиентом.

В чем разница между предложением и счетом?

Коммерческое предложение — это документ, отправляемый потенциальному покупателю до выполнения работы. Документ информирует их о цене, которую они заплатят за выбранные товары и предоставленные услуги.

Счет-фактура — это финансовый документ, в котором требуется оплата после завершения работы или достижения заранее определенного этапа выполнения.

В счете-фактуре также указаны даты завершения набора услуг или продукта, а также точная сумма, которую ваш клиент должен за каждую позицию, и общая сумма, которую вы должны заплатить за все позиции.

Как составить правильное предложение?

На конкурентном рынке 2022 года как малые предприятия, так и крупные компании нацелены на одну и ту же аудиторию, что делает конкуренцию более жесткой.

«Пришло время прекратить ручной ввод данных, чтобы вы могли сосредоточиться на сокращении своей квоты».

ПандаДок

Сегодня некогда размышлять о вещах; вместо этого в тот момент, когда представляется возможность, вы реагируете.

Сразу после получения запроса на коммерческое предложение начните составлять его в соответствии с рекомендациями вашего бренда и требованиями вашего клиента.

Лучшее начало составления коммерческого предложения — изучение требований заказчика.

Чтобы завоевать их расположение, всегда используйте запрос клиента для получения более подробной информации и принимайте во внимание их требования.

Вы также можете положиться на свои предыдущие успешные цитаты для вдохновения.

Как написать предложение для бизнеса, которое привлекает клиентов?

Цель коммерческого предложения — побудить ваших клиентов выбрать именно ваше предложение среди других и заключить сделку.

1) Выберите профессиональный шаблон сметы

Одним из первых этапов установления доверительных отношений с вашими клиентами является создание профессионального макета и дизайна предложения. Ваши клиенты заметят, что вы управляете профессиональной фирмой, если вы используете цифровой, легко воспроизводимый шаблон.

В верхней части страницы шаблон предложения должен содержать название и/или логотип вашей компании, которые должны быть выровнены по левому краю.

Было бы полезно, если бы вы также поместили термин «цитата» вверху страницы, чтобы сразу было понятно, о чем статья.

Профессиональный совет:

Использование профессионального шаблона коммерческого предложения PandaDoc может помочь продемонстрировать потенциальным клиентам, что вы управляете современной и профессиональной компанией, которая ценит обслуживание клиентов. Шаблоны предложений PandaDoc отлично подходят как для малого бизнеса, так и для владельцев крупного бизнеса.

Вы можете скачать шаблоны PandaDoc в форматах Microsoft Word, Excel или PDF.

2) Введите номер предложения

Номер предложения — это уникальный порядковый номер, который вы присваиваете каждому из предложений, отправляемых клиентам, аналогично номеру счета.

Номера предложений упрощают отслеживание и систематизацию предложений в CRM.

Номер вашего коммерческого предложения должен быть на видном месте в верхней части сметы для облегчения идентификации.

Вот еще несколько вещей, о которых вам следует знать:

• Котировки могут быть буквенно-цифровыми, что означает, что они могут содержать как буквы, так и цифры (без специальных символов или символов).
• В зависимости от того, как вы структурируете свои котировки, они обычно состоят из 3-5 чисел.
• При желании добавьте имя или инициалы клиента.

3) Добавить информацию о клиенте

Информация о клиенте является обязательной для каждого коммерческого предложения. Заполните коммерческое предложение данными вашего клиента, чтобы упростить последующие действия.

Эта часть вашего предложения содержит такую ​​информацию, как имя и адрес.

Вы также можете указать их номер телефона или адрес электронной почты.

4) Добавить описание продукта или услуги

В качестве позиций перечислите продукты и/или услуги, которые вы предлагаете. Включите описание предметов и их количество, номера продуктов, цены за единицу и общие цены (если применимо).

Вы также можете классифицировать продукты и услуги в зависимости от стадии проекта.

Возможно, вы захотите разделить цены на рабочую силу и материалы и условия оплаты.

Вы можете структурировать свою разбивку затрат с помощью шаблона предложения, адаптированного к вашей отрасли.

PandaDoc предлагает множество образцов предложений в различных форматах, что позволяет вам выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Чтобы найти лучший формат предложения, просмотрите нашу галерею шаблонов.

5) Добавьте свой бизнес и контактную информацию

Сделайте вашу контактную информацию четкой, точной и легко находящейся в вашем предложении. Если у вашего клиента возникнут какие-либо вопросы, он сможет быстро получить вашу контактную информацию.

Эта информация должна включать ваши:

• Название компании и логотип
• Адрес
• Номер телефона
• Адрес электронной почты
• Номер факса, если применимо

Смотрите также

10 лучших программных инструментов котирования для быстрого и легкого закрытия сделок

6) Укажите дату выпуска

День, когда вы отправили предложение клиенту, является датой выпуска. Это очень важно, так как это докажет, когда цитата была отправлена.

Также следует указать крайний срок действия предложения. Цены поставщиков, сезонный спрос и доступность персонала со временем меняются, как и ваши цены.

Убедитесь, что у предложения есть дата истечения срока действия, чтобы гарантировать точную и выгодную цену.

В среднем занимает от 14 до 30 дней, причем 30 дней являются наиболее типичными временными рамками.

7) Уточните условия вашего предложения

Здесь вы указываете свои обязанности и обязанности вашего клиента. Без условий предложение является неполным.

Отказ от ответственности за точную смету поможет вам избежать разногласий с клиентами и с самого начала формирует ожидания.

Ниже приведены примеры условий котировок:

Срок платежа

Это может содержать такие вещи, как депозит, который должен быть оплачен заранее, различные способы оплаты, которые вы принимаете (чек или кредитная карта), период времени, который вы ожидаете получить.

Смотрите также

Как написать эффективную политику конфиденциальности для защиты вашего бизнеса

Затраты на дополнительные работы

Если проект требует дополнительной работы, вы можете обезопасить свою компанию от невыплаты, указав дополнительную плату за работу в своих условиях.

Подрядчик может, например, взимать плату за одни результаты, но не за другие.

Например, у них будет фиксированная цена за работу, необходимую для установки кухонных шкафов, но не за доставку шкафов из магазина (что вместо этого может сделать домовладелец).

Непредвиденные изменения в проекте

Это особенно важно для фирм, которые работают на открытом воздухе и полагаются на благоприятную погоду для выполнения своих задач.

Чтобы найти промежуточный итог, сложите все расходы. Затем, если применимо, добавьте налог, чтобы получить общую сумму.

8) Включить примечания и/или дополнительную информацию

После добавления необходимой информации сделайте дополнительные комментарии, например:

• Любое потенциальное снижение цены (например, если вы применяете сезонную скидку или скидку по рекомендации)
• Раздел для подписей
• Номер заказа на поставку (от клиента)
• Скидка (если есть)
• Записка с благодарностью за сотрудничество

Хорошее эмпирическое правило — отправить предложение как можно скорее или как только клиент свяжется с вами, чтобы запросить его — в идеале, в течение 24 часов после первоначального контакта.

Кроме того, перед отправкой предложения всегда проверяйте, все ли в порядке.

Это включает в себя исправление любых ценовых ошибок или опечаток, чтобы ваши котировки отражали ваш профессионализм.

Как запросить предложение?

Если небольшой фирме необходимо нанять субподрядчика или специалиста для работы, не связанной с его компетенцией, они могут получить предложение. Они могут отправить «письмо с запросом котировок» одному или нескольким поставщикам, которые ответят с оценками цен.

Письмо с запросом цены должно быть точным и кратким и включать дату, к которой вам нужна цена.

Укажите количество товаров, которые вы хотите заказать. Укажите услуги, которые вас интересуют, когда речь заходит об услугах.

Образец запроса коммерческого предложения

Тема: Запрос коммерческого предложения

Уважаемый [Имя],

Меня зовут [Имя], я менеджер [название вашей компании]. Я пишу, чтобы запросить расценки на следующие услуги:

[Поместите список услуг здесь]

Пожалуйста, подтвердите наличие и пришлите нам подробное описание услуг и их стоимость. Жду ответа до 12 февраля.

Спасибо за ваше время. С нетерпением жду Вашего ответа.

Пожалуйста, не стесняйтесь звонить или писать нам по электронной почте для дальнейших разъяснений.

С уважением,

[Имя]

[Название]

Как отклонить предложение?

Получили ценовое предложение, которое вам не нравится? Возможно, цена была слишком высока, или вы решили работать с другой фирмой?

Все в порядке, но, поскольку компания приложила усилия для составления предложения, вам необходимо сообщить им о своем решении.

Поблагодарите их за предложение и объясните, почему вы не можете принять их предложение.

Пример отклонения предложения

Уважаемый [Имя]

Большое спасибо за подробную смету на [название товара или услуги], которую я получил [дата].

Я очень очень сожалею, что мы не сможем разместить у вас заказ, так как в настоящее время [укажите здесь причину]. Для этого текущего заказа мы приняли решение сотрудничать с другими поставщиками.

Если нам потребуется расценки на какие-либо другие товары/услуги, которые вы предлагаете в будущем, мы, конечно же, свяжемся с вами.

С уважением,

[Имя ]

[Название]

Контрольные точки перед тем, как вы нажмете кнопку отправки вашего предложения

Лучшее предложение поможет конверсиям превратиться в счета.

Чтобы обеспечить успех в бизнесе, перед отправкой коммерческого предложения необходимо пройти несколько важных контрольных точек.

Перепроверьте расчет

Основной целью любого коммерческого предложения является предоставление точной и актуальной информации о ценах. Перепроверьте все свои цифры, прежде чем отправить предложение потенциальному клиенту.

Неправильный расчет может не только ввести покупателя в заблуждение, но и показаться непрофессиональным.

Следите за форматированием

Правильное форматирование гарантирует, что ваша цитата будет правильно оформлена с точки зрения внешнего вида. Выбирайте четкие шрифты, выделяйте заголовки и ключевые слова и выбирайте спокойные цвета (при необходимости).

Это сделает вашу деловую цитату легко читаемой и презентабельной.

Перекрестная проверка орфографии и грамматики

Ваша цитата должна быть точной. Сложный язык или крошечная орфографическая или грамматическая ошибка могут запутать клиента и произвести неправильное впечатление, уменьшая ваши шансы на закрытие сделки.

Во избежание ошибок и недочетов просмотрите окончательное коммерческое предложение перед его отправкой.

Примечания для ясности

Если определенная информация в положениях и условиях или в вашей структуре ценообразования немного сложна, вы можете включить заявление об отказе от ответственности и/или добавить небольшие примечания для ясности.

Эти примечания должны содержать дополнительную информацию, которая поможет вашему потенциальному клиенту принять решение.

Дополнительные детали

Коммерческое предложение обычно представляет собой краткий документ. Однако вы можете указать некоторую дополнительную информацию, например, о других предлагаемых вами услугах, скидках, сроках, которые вы обычно тратите на выполнение задач, и т. д.

Эти необязательные сведения могут стать отправной точкой для того, чтобы убедить потенциального клиента выбрать именно вас.

Сделайте профессиональное предложение, чтобы получить больше рабочих мест

Написание привлекательных коммерческих предложений, казалось бы, небольшой частью бизнес-процесса, имеет важное значение для поиска и удержания потенциальных клиентов.

Чтобы выиграть сделку, необходимо создать точные и лаконичные предложения, отвечающие требованиям клиентов и соответствующие профессиональному макету.

Таким образом, автоматизация и инвестиции в хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета могут быть хорошей идеей для вашей компании и репутации на рынке.

Программное обеспечение

PandaDoc может быть хорошим выбором, поскольку оно предоставляет библиотеку из более чем 750 шаблонов предложений, разработанных, чтобы помочь вам профессионально и эффективно создавать свои предложения и производить неизгладимое впечатление на ваших клиентов.