Как правильно делать рассылку писем по электронной почте: Как сделать email-рассылку в 2023 году, пошаговая инструкция

Как отправлять миллионы email-писем и не попадать в папку «Спам» — Маркетинг на vc.ru

Здравствуйте. Меня зовут Людмила, я маркетолог в компании Altcraft. Сегодня я хочу поговорить с вами о занозе многих маркетологов, называемой «Спам». В статье рассказываю, как правильно делать рассылки правильно и не стать спамером случайно. Приятного чтения.

13 458 просмотров

Ежедневно в мире отправляется 122 миллиарда спам-сообщений по email — это 85% мирового email-трафика. Масштабы впечатляют и огорчают. Никто не любит спам, особенно сервисы рассылок. Поэтому многие системы ведут войну со спамом, однако под их санкции могут попасть и добросовестные компании. Как не допустить такой несправедливости?

Что такое спам

Спам — нежелательная рассылка по электронной почте или по другим источникам: по SMS, в сообщениях соцсетей. Такие рассылки спамеры делают без согласия получателя на большое количество пользователей. Обычно в письмах предлагают товары или услуги сомнительного качества.

Как появился спам

В 40-х годах прошлого века у слова «спам» (spam) не было негативного смысла. SPAM — это название торговой марки для консервов фирмы Hormel Foods Corporation, которая выпускала их для мясного рациона солдат во время Второй мировой войны. После войны продукции осталось много, и её предстояло реализовать до конца срока годности. Так консервы появились в рекламе, которая была везде. Продукт агрессивно навязывали людям.

Когда в сети появились «мусорные» массовые рассылки, их стали обозначать словом «спам». В начале такой метод мог быть эффективным, но сейчас спам-сообщения раздражают, люди перестают их замечать в большом потоке информации. Но рынок спама не теряет обороты.

Спам проник почти во все средства коммуникации. К электронной почте добавился спам:

• на форумах, где в ответах пользователям используют скрытую рекламу;
• в комментариях и личных сообщениях в соцсетях;
• на сайтах отзывов;
• в мессенджерах и SMS.

Автоматизация ускорила рассылку спама и увеличила его в разы. Спам-бот может заменить человека, например, при спаме в соцсетях. Пользователь будет думать, что общается с реальным человеком. Однако боты «не очень умные», сломать их логику можно неожиданным ответом.

Спам-реклама — обычные рекламные письма, которые рассылают по базе контактов.

Пример спам-рекламы

Фейковые сообщения — письма как бы от обычных людей, которые могут рассказывать свою трагическую историю и просить денег, или обещать подарить большую сумму просто так.

Пример спам-сообщения от «живого человека»

Фишинг — письма маскируются под известные бренды. В таком случае в адресе указана фейк-почта, которую конечный пользователь не видит. И понимает, что его обманули после перехода по ссылке. Цель — получить персональные и конфиденциальные данные. Ссылка из такого письма ведёт на поддельный сайт, где пользователь оставляет свои ФИО, пароли, номера банковских карт и другие данные.

Рассылки с вредоносным ПО — письма с вирусами, которые попадают на компьютер пользователя, когда тот переходит по ссылке в письме.

Почему пользователи получают спам

Причина спама на почте — это данные, которые попали не в те руки. Как спамеры получают адреса пользователей:

• Утечка данных — адрес украден из списка контактов взломанного аккаунта.
• Парсинг email-адресов с сайтов.
• Через генератор почты, который перебирает возможные варианты. Некоторые могут оказаться рабочими.
• Купленные базы — их продают недобросовестные компании или отдельные сотрудники.

Какие бывают спамеры

Спамить могут и профессионалы, и случайные люди, например, неопытные маркетологи компаний. Спамеров делят на:

• Профи — это службы рассылок, которые шлют огромное количество писем. Такие команды хорошо знают своё дело, и в штате могут быть даже программисты для более продвинутых решений.
• Собиратели адресов с помощью ПО проверяют и продают базы.
• Неопытные и случайные спамеры — часто маркетологи компаний, которые не понимают, что такое рассылка, и делают её неправильно. Начинающий спамер не вникает в детали рассылки, за что его письма попадают под санкции сервисов.

Чтобы не оказаться в рядах случайных спамеров, к рассылке надо готовиться — знать правовые, технические и другие особенности.

Как избежать попадания писем в спам

Папка спам для вашего письма — это приговор. Почему? Клиент о вас не узнает, последствия могут быть серьёзнее: отключение домена, судебные иски и штрафы.

Чтобы узнать, почему письма попадают в спам, надо оценить много факторов:

• законность рассылки;
• репутацию домена;
• технические настройки рассылки;
• соблюдаются ли регламенты сервиса рассылки.

Разберём каждый пункт.

Законность рассылки

В России любая рассылка должна соответствовать законам:

Федеральный закон «О рекламе» от 13.03.2006 N 38-ФЗ запрещает рассылку без предварительного согласия адресата. Также рассылку нужно прекратить при первой же просьбе адресата.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ — каждая компания, которая собирается делать рассылки, должна подать документы на регистрацию оператора персональных данных.

Когда согласие на рассылку не нужно

Такие случаи в законах тоже прописаны. Необязательно получать согласие пользователя, если рассылка:

• предполагается федеральным законом;
• нужна для реализации международных договоров РФ;
• проводится для научных или статистических целей;
• важна для защиты жизни и здоровья адресата;
• для доставки сообщений почтовой связи;
• делается для научной, журналистской или литературной деятельности, а данные используются согласно федеральному закону.

Как не нарушить закон

Сделать форму подписки с согласием на рассылку и предоставить пользователю следующие документы на сайте:

• «Политика конфиденциальности».
• «Пользовательское соглашение».
• «Политика в отношении обработки персональных данных».

Репутация домена

Репутация источника рассылки зависит от: наличия IP-адреса и домена в чёрных списках, качества базы, наличия аутентификации, непрочитанных писем и процента кликов, жалоб на спам, интенсивности рассылок.

Качество базы

«Плохие» адреса в базе тоже влияют на рассылку, поэтому надо соблюдать гигиену почты: чистить дубли и неактивные адреса.

Какие могут быть проблемы с базой:

Адрес не прошёл валидацию. Пользователь оставил неактивный или неправильный email.

Базу не использовали сразу — тогда контакты устаревают. Такое бывает, когда компания долго собирает базу разными путями, но не делает рассылку сразу.

Например, ждёт определённого количества пользователей.

Ошибки в базе

В списках адресов могут быть те, которые отписывались, но рассылка для них продолжается. Риск получить жалобы на спам от таких контактов повышается, в худшем случае можно получить судебный иск.

Спам-ловушки в базе

Это адреса-роботы, которые проверяет всю входящую почту. DOI (Double Opt-In — подтверждение адреса через переход по ссылке из почты) на таких ящиках не работает. Если на этот адрес приходит рассылка без согласия, то сервис может посчитать её спамом. Спам-ловушки иногда преобразуют из заброшенных адресов пользователей, которые не заходили в аккаунт течение долгого времени, или сервис их заблокировал. Другой вид спам-ловушек — созданные специально. Если в базе много таких адресов, то репутация отправителя ухудшается.

Жалобы на спам

Люди жалуются, даже когда изначально давали согласие. Какие могут быть причины жалоб:

• неудачная, возможно, оскорбительная тема письма;
• ошибка рассылки — пользователь снова получил письмо, хотя отписался;
• изменение тематики рассылки — «я на такое не подписывался»;
• партнёрские предложения в письмах.

Поведение пользователей

Сервисы рассылки считают, как часто пользователи открывают письма, переходят по ссылкам внутри. Чем меньше переходов, тем больше шансов попасть в спам со следующими рассылками.

Оформление рассылок

Сервис может заблокировать рассылку из-за невалидной HTML структуры. Запрещается использовать элементы: JavaScript, VBScript, Frames, IFrames ActiveX, Java-апплеты, подключение с сайтов через CSS или Meta Refresh и другие. Также сервисы принимают не все ссылки после сокращения в специальных инструментах.

Интенсивность и объём рассылки

Сервисы любят предсказуемые действия. Резкие увеличения рассылки и нерегулярность рассылки — признаки спама.

Блэклисты

Бывают частные и публичные. Частные собирают информацию внутри сервиса, а публичные с разных источников. IP-адрес и домен могут попасть туда за:

• рассылки по неактуальным адресам;
• большое количество спам-ловушек в базе;
• просто за рассылку без подтверждения.

Поэтому важно проверять, нет ли вас в блэклистах. Например, репутацию документа можно посмотреть через Postmaster Tools.

Как сохранить репутацию

1. Использовать двухэтапную Double Opt-In и продолжать рассылку только тогда, когда пользователь подтвердил свой email.
2. Следить за рейтингами IP-адреса и домена в специальных сервисах регулярно.
3. Очистить базу от неактивных контактов и проверять на ошибки.
4. Прогревать адреса — увеличивать базу для рассылки постепенно.
5. Следить за качеством контента и тестировать разные приёмы вовлечения, если ваши письма перестали открывать. Но знать меру и не доходить до сомнительных приёмов, например, кликбейта.

Технические настройки и архитектура email-сообщении

Все сервисы рассылки поддерживают одни стандарты для защиты от спама. На серверах, откуда идёт рассылка, есть технические заголовки. Сюда помещают данные о письме, которые определяют надёжность источника рассылки.

Какие параметры должны быть в «правильном» письме:

RFC (Request for Comments) — документ, который содержит технические спецификации и стандарты.

DNS (rDNS и PTR-записи) — у всех серверов, с которых идёт рассылка, должны быть валидные DNS записи. Никаких сгенерированных автоматически rDNS и PTR-записей. Если обратный DNS не указан, то почтовый сервис не пропустит такую рассылку.

IP-адреса (WHOIS) нельзя скрывать данные по IP-адресам в WHOIS. Особенно актуально, когда хостера взломали, и от вашего IP шлют спам. Если данных о вас нет, то сервис не может сообщить вам о проблеме и просто заблокирует все рассылки.

Proxy и Relay — это защита от рассылки спама от вашего имени. Сервер не должен быть с открытым Proxy-сервером или открытым Relay. Тогда анонимные и неавторизованные пользователи до него не доберутся.

DKIM (DomainKey Identified Mail) — протокол цифровой подписи письма определяет, имеет ли право отправитель на рассылку. Почтовый провайдер идентифицирует его через специальный ключ.

SPF (Sender Policy Framework) — запись, которая покажет, с каких доменов и/или IP будет приходить почта. Такая настройка должна быть во всех DNS, иначе почтовый сервис отправит письмо в спам или предупредит об угрозе.

FBL (FeedBack Lookup) — стандарт, который отображает информацию о жалобах на спам. Каждый отправитель писем с FBL может узнать, какой пользователь и на какое письмо пожаловался.

List-Unsubscribe настройка адреса или URL для отписки — пользователь может отказаться от рассылки и даже не открывать письмо.

Политика DMARC — стандарты, которые помогают владельцам доменов назначать правила для почтовых сервисов. По ним почтовый провайдер будет знать, что делать с письмами, которые отправили с домена владельца, но они не прошли аутентификацию. Это защитит от подделки DKIM и использования сервисов, где можно просто поставить чужой домен. Также DMARC помогает контролировать технические настройки.

Административные требования почтовых сервисов

Чтобы проверка письма на спам прошла успешно, надо уважать требования сервисов рассылок. Иначе возможны санкции:

• ограничение по количеству писем;
• блокировка отправки;
• отметка как спам.

Какие требования могут быть у сервисов: на примере Gmail

• Обратные записи DNS для IP-адресов настроены.
• Разделять адреса по типу контента. С одного отправляются промоакции, с другого — чеки, оповещения — с третьего адреса.
• Не стоит отправлять со своего домена фишинговые рассылки.
• Нельзя отправлять письма от имени другого домена, если у вас нет на это прав.
• Проводить аутентификацию сообщений.
• Отправлять почту только заинтересованным пользователям, которые дали согласие на рассылку. Также сервис предлагает периодически продлевать согласие на подписку.
• Сделать отмену подписки простой.
• Отправлять почту по определённому графику и начинать отправку с небольших серий. Чем больше писем, тем медленнее надо увеличивать их количество.
• Следить за репутацией IP-адресов: нет ли их в чёрных списках.

Важно! Всегда изучайте требования сервиса перед рассылкой. Даже маленькое нарушение правил может отправить ваши письма в спам.

Вывод

Путь email-рассылок тернистый и непростой, и у каждой компании есть шанс попасть в спам. Но отказываться от этого канала из-за сложности не стоит. Грамотный подход и хороший сервис помогут сделать рассылку правильно и повысить продажи.

Создать рассылку — Рассылки. Справка

1. Шаг 1. Выберите список получателей
2. Шаг 2. Укажите тему письма и адрес отправителя
3. Шаг 3. Добавьте письмо
4. Шаг 4. Отправьте письмо

В сервисе Рассылки на панели слева нажмите кнопку Создать рассылку. Настройте новую рассылку:

1. Выберите список получателей.

2. Укажите тему письма и адрес отправителя.

3. Добавьте письмо:

   • создайте письмо с помощью встроенного конструктора (с нуля или на основе шаблона)

   • или загрузите готовое письмо в виде HTML-файла или ZIP-архива.

4. Отправьте письмо.

Важно. Чтобы корректно составить список получателей рассылки, ознакомьтесь с разделом Рекомендации по составлению рассылок.

1. На странице создания рассылки в блоке Получатели выберите список получателей или создайте новый.

2. Нажмите Продолжить.

1. В блоке Тема и адрес нажмите кнопку Указать.

2. В поле Тема письма укажите заголовок.

3. В поле Имя отправителя введите ваше имя или названии компании — оно будет указано в письме.

4. В блоке Отправить с адреса укажите почтовый адрес, с которого будет отправлено письмо. Если в организации несколько доменов, выберите нужный. Домен должен быть подтвержден и настроен. Подробнее о подключении и необходимых настройках домена см. в статье Подключить домен Справки Яндекс 360 для бизнеса.

5. Если необходимо, включите опцию Получать ответы на другой адрес. Выберите адрес и домен.

6. Нажмите кнопку Продолжить.

Текст письма и его оформление можно настроить во встроенном конструкторе писем либо загрузить готовый HTML-файл или ZIP-архив.

Если в тексте письма требуются подставить индивидуальные данные адресатов, используйте заголовки из списка получателей рассылки как переменные.

Как добавить переменные в текст письма

Переменные в тексте письма заключаются в двойные фигурные скобки. На месте переменных каждый получатель рассылки увидит соответствующие только ему значения из файла со списком получателей. Например, в приветствии Здравствуйте, {{name}}! адресат вместо переменной {{name}} увидит свое имя.

Внимание. Значения переменных подставляются автоматически и только в той форме (падеже и числе), в которой они указаны в таблице с данными получателей рассылки.

Создать письмо в конструкторе с нуля

1. На странице Содержимое письма нажмите Создать в онлайн конструкторе.

2. В конструкторе писем соберите макет письма:

   • Чтобы настроить сетку письма, например разметить колонки для текста или место для изображений, на левой панели выберите Блоки → Сетка и перетащите на макет блоки с нужным количеством ячеек.

   • На левой панели на вкладке Блоки выберите элементы для письма, например текстовые поля, изображения, кнопки и перетащите их в ячейки сетки.

     Важно. Обязательно добавьте на макет блок Ссылка на отписку. По правилам сервиса письмо без ссылки нельзя будет отправить.

   • Чтобы настроить основные свойства блока, например адрес ссылки или размер кнопки, выберите блок на макете, затем на правой панели откройте вкладку Настройки блока.

   • Чтобы настроить внешний вид блока, выберите его на макете, затем на правой панели откройте вкладку Оформление и настройте параметры. Например, выравнивание по горизонтали и вертикали, размер и шрифт текста, фон и так далее.

3. Нажмите кнопку Продолжить. На странице Содержимое письма отобразится макет письма для предварительного просмотра.

4. Еще раз нажмите Продолжить.

Создать письмо в конструкторе на основе шаблона

1. На странице Содержимое письма выберите шаблон, чтобы открыть его в онлайн-конструкторе.

2. Если нужно, отредактируйте блоки шаблона под свою задачу.

3. Нажмите кнопку Продолжить. На странице Содержимое письма отобразится макет письма для предварительного просмотра.

4. Еще раз нажмите Продолжить.

Примечание. Подробнее о шаблонах см. в разделе Шаблоны писем.

Загрузить HTML-файл или ZIP-архив

1. Сверстайте письмо в формате HTML.

2. Добавьте в текст письма ссылку, по которой получатель сможет отписаться от рассылки. Для этого вставьте в тело HTML-файла ссылку, у которой атрибут href имеет значение {{unsubscribe_link}}. Например:

   <a href="{{unsubscribe_link}}">Отписаться</a>

   Важно. Ссылка для отписки от рассылки должна быть в письме по требованию законодательства. Файл без ссылки будет отклонен при загрузке.

3. Если вы добавили в текст письма изображения, упакуйте HTML-файл письма и использованные изображения в ZIP-архив.

4. На странице Содержимое письма нажмите Загрузить готовое письмо и укажите HTML-файл или ZIP-архив с текстом письма.

   Внизу страницы отобразится текст письма для предварительного просмотра.

5. Нажмите кнопку Продолжить.

• Чтобы проверить, как будет выглядеть письмо в рассылке, сделайте тестовую отправку письма. Для этого нажмите кнопку Тестовое письмо и введите через запятую адреса получателей. Если в тексте письма используются переменные, укажите их значения в полях ниже. Всем получателям тестовой рассылки придет одинаковое письмо с заданными значениями переменных.

  В заголовок письма будет добавлена информация о том, что рассылка тестовая.

• Чтобы отправить письмо всем получателям из файла CSV/XLSX/XLS, нажмите кнопку Отправить рассылку.

  Отправка может занять несколько минут. Статус отправки можно посмотреть в списке рассылок.

Примечание. Если по какой-то причине работа над созданием рассылки была прервана, рассылка сохранится в виде черновика.

Как написать эффективное электронное письмо с примерами (+советы)

Несмотря на то, что существует несколько способов общения, электронная почта по-прежнему считается наиболее надежным и формальным способом общения. В отличие от платформ социальных сетей или чатов, электронная почта универсальна. Это делает электронную почту одним из наиболее предпочтительных инструментов общения для работы. Поскольку все больше и больше организаций адаптируются к гибридному режиму, когда некоторые сотрудники работают в распределенных удаленных офисах, а некоторые сотрудники работают из дома, количество разговоров по электронной почте увеличилось во много раз. В то время как чат и комментарии в программном обеспечении для совместной работы могут быть конкретными и немного неформальными, деловая электронная почта по-прежнему считается формальной и продуманной. Это один из наиболее важных асинхронных способов связи. Получатели могут получить электронное письмо, прочитать его, понять его, а затем ответить на электронное письмо.

​
Хорошо составленное электронное письмо с четкой структурой дает читателю понимание того, что вы пытаетесь донести, и деталей, которые им необходимо сообщить. Хотя написание электронного письма — это искусство, его можно усовершенствовать с практикой. Ниже перечислены некоторые рекомендации по составлению идеального электронного письма, которое получатель не упустит из кучи.Начните с положительного приветствия

Укажите предысторию

Объясните суть вопроса

Упомяните призыв к действию

Добавьте заключительные комментарии

Используйте профессиональные подписи

Проведите проверку орфографии/грамматики/правильности

Используйте CC

Единообразный формат электронной почты 

Планирование отправки электронной почты 

Настройка напоминаний для последующих действий

Представьте, что вы менеджер по найму и получаете следующие два электронных письма — 

От: cute_dog_lover@hmail. com & 

От: [email protected] 

Какое электронное письмо вы чаще всего открываете и читаете и кого бы вы хотели нанять? Очевидно второй человек, учитывая, что все остальные параметры одинаковы. Убедитесь, что вы отправляете неличные электронные письма с профессионального адреса электронной почты. Независимо от того, подаете ли вы заявку на новую должность или просто связываетесь со службой поддержки, чтобы получить ответы на свои вопросы, адрес электронной почты, который вы используете, поможет вам завоевать доверие нового получателя.

Настоятельно рекомендуется использовать собственный адрес электронной почты на основе домена при отправке официальных сообщений или отправке электронных писем своим деловым контактам. Однако, если у вас его нет, убедитесь, что ваш адрес электронной почты является профессиональным, с вашим именем или названием вашей компании.

Тема письма — это первое, что кто-либо читает (видит?) в любом электронном письме и часто является одним из факторов, влияющих на то, что получатель открывает и читает электронные письма. Что бы там ни говорилось, большинство читателей «судят» об электронном письме по строке «Тема».

На самом деле, многие получатели решают, открывать письмо или нет, в зависимости от темы — когда они получают электронные письма от незнакомых или незнакомых людей. Это наиболее точное содержание электронного письма, и большинство деловых отношений начинается с отличных строк темы. Строка темы должна представлять собой небольшую сводку электронного письма, а также может указывать на призыв к действию, который должен содержаться в электронном письме. Короче говоря, ваша тема должна быть в состоянии привлечь внимание получателя, достаточного для того, чтобы щелкнуть письмо и прочитать его.

Примеры:

Тема: Квартальный отчет о доходах | Включает анализ 

Тема: Наша встреча @ <событие> | Догоняем!

Тема: Запросите присутствие на <мероприятии>

 

Начните электронное письмо с позитивной ноты. Предоставьте получателю соответствующее приветствие в зависимости от региона, из которого он прибыл, времени года, когда он получил это электронное письмо, или просто скажите «Добрый день от…».

Когда электронное письмо превращается в ветку электронной почты или разговоры с большим количеством ответов туда и сюда, вы можете отказаться от приветствия. Однако, когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, приветствие вызывает у читателя положительные эмоции, и вы можете быть уверены в положительном тоне ответа.

Примеры: 

Спасибо за отличные идеи по <теме обсуждения> на <название мероприятия> 

Было приятно познакомиться с вами в <>.

Если вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, представьтесь и укажите предысторию письма. Вы должны указать, откуда вы знаете получателя и почему вы отправляете ему электронное письмо. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем познакомились на мероприятии, или отправляете электронное письмо контакту, представленному другом, обязательно укажите название мероприятия или имя вашего друга, а также сведения о том, откуда вы знаете получателя.

Примеры: 

Было здорово обсудить с вами тему <>.

Я пишу вам по электронной почте, чтобы перейти <> вперед.

Обращаюсь к вам по поводу <>.

Это основная часть электронного письма, в которой вы упоминаете основное содержание или цель электронного письма. Убедитесь, что вы пишете основное содержание письма четкими короткими предложениями. Избегайте нежелательного жаргона или слишком технических/отраслевых терминов в самом первом письме, если вы не уверены в знаниях получателя в этих областях. Если вы обращаетесь к нам на основе исследования или если кто-то порекомендовал этот контакт, обязательно упомяните об этом в электронном письме. Это поможет читателю лучше понять контекст письма. Если вам есть что сказать, было бы лучше сообщить главное и важное в первом письме, а остальное оставить на потом.

Слишком длинные электронные письма могут быть пропущены, и вы можете не получить столь необходимый ответ от другого человека.

Каждое электронное письмо по сути является списком задач для кого-то. Он либо ожидает ответа с некоторыми подробностями, либо действия от получателя. В некоторых случаях получателю может потребоваться связать вас с кем-то, кто может действовать по электронной почте. В любом случае четко упомяните в письме ожидаемое от получателя действие. Это должно быть сразу после основного электронного письма, где вы указываете цель электронного письма.

Примеры: 

Ответьте на электронное письмо со следующей информацией.

Можем ли мы встретиться за кофе и обсудить дальше.

Сообщите мне подходящее время и контактные данные, чтобы запланировать звонок по этому поводу.

В дополнение к призыву к действию добавьте заключительные комментарии, чтобы придать своему письму завершающий штрих. Используйте простые предложения, как в примере ниже, но не слишком напористо.

Примеры:

«Ждем вашего положительного ответа, чтобы продолжить».

‘С нетерпением жду совместной работы над этим’.

‘Не стесняйтесь звонить мне по номеру ######, если вам нужна дополнительная информация’.

Не забудьте поставить профессиональную подпись в конце письма. Ваша подпись помогает вам установить вашу подлинность, вашу роль, ваш бренд, а также необходимую контактную информацию.

Когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, используйте подпись электронной почты, в которой указано ваше полное имя, ваша роль и компания или бренд, с которым вы связаны. Кроме того, вы можете указать веб-сайт вашей компании и ссылки на социальные сети. Однако убедитесь, что вы используете простые подписи, когда электронное письмо превращается в длинный разговор, или настройте более простую подпись для ответов/пересылок.

Подпишите электронное письмо словами «С уважением», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Вы можете сохранить 2 или 3 шаблона подписи и включить соответствующие в отправляемые электронные письма.

Примеры:

С уважением ,
Ребекка Томсон,
Менеджер по маркетингу,
Zylker Inc.

 

С уважением,
Ребекка Томсон
Тел.: +1 234 234 2345 
Электронная почта: [email protected]
Веб-сайт: www.zylker.com

После того, как вы закончите писать электронное письмо, еще раз прочитайте его с точки зрения получателя и убедитесь, что это имеет смысл. При необходимости добавьте прикрепленные файлы. Используйте проверку орфографии/грамматики, чтобы быстро проверить письмо на орфографию/грамматику/фразировку. Вы можете быть удивлены тем, как даже эксперты извлекают выгоду из проверки орфографии и проверки работоспособности в своих электронных письмах. Убедитесь, что вы заметили ошибку из-за часто путаемых слов, которые также могут привести к неловким ошибкам в электронном письме.

Вы можете включить другие соответствующие контакты в электронную почту cc/bcc, чтобы они были в цикле. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого представил другой общий друг, хорошо скопировать этого общего друга в копию электронного письма, поблагодарить его/ее за представление и продолжить электронное письмо.

В общем, не рекомендуется отправлять скрытую копию кому-либо без ведома фактического получателя, если только вы не считаете, что будущие разговоры не имеют для него значения. В некоторых случаях вам может потребоваться добавить адрес электронной почты соответствия в BCC, чтобы архивировать электронные письма отдельно.

Плохо отформатированное электронное письмо не только выставляет отправителя в плохом свете, но и влияет на читабельность электронного письма. Убедитесь, что ваша электронная почта имеет одинаковый шрифт и семейство шрифтов. Используйте «профессиональный» и «читаемый» шрифт для своих электронных писем. Вы можете использовать форматирование «Жирный» или «Подчеркнутый», чтобы выделить части содержимого электронной почты. Большинство почтовых сервисов предоставляют «текстовые редакторы с расширенным форматированием» с несколькими параметрами форматирования. В некоторых случаях использование таблиц в электронных письмах может помочь уменьшить количество нежелательного раздутого контента в электронной почте.

Чтобы убедиться, что вы можете выбрать «предустановки» для семейства и размера шрифта по умолчанию, которые соответствуют вашим настройкам подписи. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут аккуратно отформатированы и представлены получателям.

Если вы «сова» или работаете с людьми из разных часовых поясов, функция планирования в вашей электронной почте позаботится о том, чтобы ваша электронная почта дошла до получателей в нужное время и привлекла их внимание. Хотя люди просыпаются по электронной почте, в основном это делается для того, чтобы проверить, есть ли что-то срочное или слишком важное, что их ждет. Большинство людей отвечают на электронные письма только позже, когда они добираются до своих рабочих столов. Следовательно, планирование электронной почты, чтобы связаться с получателем в часы пиковой работы, повышает вероятность того, что они ответят немедленно.

Выполните небольшую домашнюю работу, чтобы проверить часовой пояс получателя и запланировать отправку электронной почты в нужное время, которое соответствует местоположению и часовому поясу получателя.

Даже после всей тяжелой работы получатель мог прочитать электронное письмо и пропустить его, а иногда даже пропустить ваше электронное письмо. Поэтому настройте напоминания для электронных писем, чтобы уведомлять вас, когда получатель не отвечает в течение дня или двух после отправки электронного письма.

Настоящее последующее электронное письмо, напоминающее получателю, иногда может творить чудеса. Многие люди, которые пропускают первое электронное письмо или намеренно игнорируют его, часто отвечают на последующее электронное письмо в той же беседе, а не на новое электронное письмо по той же теме. Последующее электронное письмо может быть простым и содержательным.

Пример: 

Привет!

У вас была возможность просмотреть мое предыдущее письмо? Пожалуйста, дайте мне знать, если вам потребуется дополнительная информация, чтобы продвигать это вперед.

Общение по электронной почте необходимо для установления контактов и построения отношений. Написание электронного письма может стать легкой задачей, если вы сделаете его простым, содержательным и соблюдаете правила этикета электронной почты.

13 профессиональных советов по написанию электронных писем

Вам когда-нибудь приходилось напрягаться, чтобы отправить электронное письмо? У нас тоже.

Написание привлекательных профессиональных электронных писем — это суперсила, которой хотели бы обладать большинство профессионалов. Электронная почта — наиболее распространенная форма профессионального общения, и отправка плохих электронных писем может сделать вашу карьеру или разрушить ее.

В этой статье вы найдете несколько советов, которые помогут вам улучшить общее качество вашей электронной почты. После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно и избавиться от этого беспокойства после отправки.

Но сначала поговорим о ваших целях. Какую цель вы хотите, чтобы ваша электронная почта достигла?

Определите цели электронной почты.

Написание эффективных электронных писем

Как написать эффективное электронное письмо

1. Используйте профессиональный адрес электронной почты.

2. Иметь интересную тему письма.

3. Начните с соответствующего приветствия.

4. Привлекайте внимание.

5. Будьте лаконичны.

6. Поддерживайте соответствие шрифту.

7. Проверьте тон вашего сообщения.

8. Напишите простое закрытие.

9. Используйте профессиональную подпись

10. Используйте поля CC и BCC с умом.

11. Расписание электронной почты.

12. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

13. Запланируйте последующее напоминание.

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Представьте, что вы получаете электронное письмо, которое вы пишете.

Пишите так, как говорите.

Правильный этикет электронной почты для каждой рабочей ситуации.

Определите цели электронной почты.

Написание электронного письма похоже на приготовление еды. Точно так же, как шеф-повару необходимо тщательно выбирать и готовить ингредиенты для приготовления вкусного блюда, вам нужно тщательно подбирать слова и организовывать свои мысли, чтобы создать четкое и эффективное электронное письмо.

Прежде чем вы начнете писать электронное письмо, может быть полезно сначала определить ваши цели. Задайте себе следующие вопросы:

• Какую цель вы хотите достичь с помощью этого письма?

• Какие основные моменты вы хотите, чтобы читатель понял?

• Как сделать так, чтобы читатели кратко поняли эти пункты?

• Каков соответствующий этикет или тон электронной почты для этого получателя?

Определение этих элементов поможет вам писать быстрые, эффективные и привлекательные электронные письма.

Вспомните, когда вы в последний раз получали плохо написанное электронное письмо. Возможно, вам пришлось перечитать его несколько раз, чтобы понять. Затем сообщение запускает длинную переписку по электронной почте, которой можно было бы избежать, если бы первое письмо было правильно спланировано.

Вот почему мы рекомендуем сначала уделить время планированию целей общения. Это помогает вам, отправителю, произвести впечатление сильного коммуникатора, экономя время читателя.

Когда вы определили свои цели, вы можете приступить к созданию электронного письма. Давай начнем.

Написание эффективных электронных писем

Написание эффективных электронных писем зависит от многих факторов:

1. Вы должны заставить получателя открыть электронное письмо.
2. Ваше электронное письмо должно производить ожидаемое впечатление на читателя, успешно передавая намеченное сообщение.
3. Он должен побудить получателя совершить желаемое действие.

Сбой в любой момент может снизить эффективность электронной почты. Итак, как вы можете предотвратить это? Давайте углубимся.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Используйте профессиональный адрес электронной почты.
2. Имейте привлекательную тему письма.
3. Начните с соответствующего приветствия.
4. Привлекает внимание.
5. Будьте лаконичны.
6. Будьте последовательны с вашим шрифтом.
7. Проверьте тон вашего сообщения.
8. Напишите простое закрытие.
9. Используйте профессиональную подпись.
10. Используйте поля CC и BCC с умом.
11. Запланируйте свои электронные письма.
12. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.
13. Запланировать последующее напоминание.

1.

Используйте профессиональный адрес электронной почты.

Первое, что увидит получатель, это ваш адрес электронной почты. Первые впечатления имеют значение. Отправка электронного письма с адреса «[email protected]» менеджеру по найму может создать у него неправильное впечатление о вас и создать предвзятое отношение к вам. Всегда убедитесь, что вы отправляете профессиональные электронные письма с профессионального адреса электронной почты.

2. Привлекательная тема письма.

Строки темы могут как сделать вашу электронную почту успешной, так и помешать ей. Часто это решающий фактор в том, откроет ли кто-нибудь ваше письмо.

К сожалению, у многих возникают проблемы с этой частью.

Взгляните на этот пример.

Эта конкретная строка темы (кстати, пример из реальной жизни) расплывчата, косвенна и совершенно не намекает мне, о чем будет содержание письма.

Результат? Я мог бы удалить его или вообще проигнорировать.

Вот вариант получше.

Он описательный, конкретный и говорит мне, что это введение.

Строки темы особенно важны, если вы обращаетесь к кому-то впервые. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по вашей теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, стоит написать хорошую тему, чтобы получатель имел представление о том, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны электронных писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия по описательной строке темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и описывайте содержание вашего электронного письма. Не бойтесь поднимать всю тему. Вот несколько отличных примеров сюжетных линий.

• [Требуется действие] Ежемесячная маркетинговая встреча
• FYI/Информационный
• Запрос на [Вставьте сюда]
• [Напоминание] Опрос для завершения | займет 2 минуты
• [Имя] предложил мне связаться с вами
• Я буду в городе в следующий вторник — ты свободен?

Если вы отправляете рекламное электронное письмо, избегайте вводящих в заблуждение строк темы, таких как:

• RE:
• ВПЕРЕД:
• Срочно
• Подтверждение заказа
• Состояние учетной записи

Нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или кликбейтным заголовкам только для того, чтобы вызвать открытие. Согласно опросу Litmus, они заставляют получателей чувствовать себя обманутыми. Вы потеряете доверие и в результате можете оказаться в их нежелательной почте.

Ваша электронная почта должна ассоциироваться с положительными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Если вы отправляете рекламные электронные письма или информационные бюллетени, мы рекомендуем вам протестировать различные темы, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вашей аудитории. Это может помочь вам точно настроить свою стратегию работы с электронной почтой и улучшить свои результаты с течением времени.

3. Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. В приветствии есть два компонента: приветствие и вступительное предложение.

Надлежащее приветствие на самом деле зависит от ситуации. Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с «Уважаемый [X]».

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого знаете, или работаете в неформальной обстановке, то совершенно нормально использовать «Привет, [Имя]» или «Привет, [Имя]».

Есть также «Кому это может быть важно», когда вы отправляете электронное письмо на групповой адрес электронной почты и не уверены, кто его прочитает.

Чего следует избегать, так это использования гендерных и неинклюзивных терминов, таких как «Привет, ребята» и «Мистер/миссис/миссис». в вашем приветствии.

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете использовать в своих электронных письмах.

• Уважаемый [Имя]
• [Имя]
• Доброе утро/день
• Привет команда
• Привет
• Привет

Совет для профессионалов: Когда вы отправляете электронное письмо человеку в первый раз, мы рекомендуем персонализировать электронное письмо, обращаясь к получателю по имени. Кроме того, включите конкретные сведения об их компании и не забудьте представиться.

Это показывает, что вы провели исследование и искренне заинтересованы в них. Это также может помочь вам наладить с ними взаимопонимание и задать тон для будущих взаимодействий.

4. Привлекайте внимание.

После того, как вы разобрались с приветствием, пришло время начать электронную почту.

В то время как строка темы определяет, будет ли открыто ваше электронное письмо, ваше вступительное предложение определяет, прочитано ли ваше электронное письмо до конца.

Автор и бизнес-тренер Дэниел Пинк рекомендует использовать «правило 20 секунд» при написании электронных писем. Это означает, что вы должны попытаться изложить свою основную мысль в течение первых 20 секунд письма, так как именно столько времени многие люди потратят на его чтение.

Если это введение, вы можете начать с чего-то, что, как вы знаете, заинтересует получателя. Вы можете узнать это, проведя небольшое исследование их профилей в социальных сетях. Возможно, они написали в Твиттере что-то интересное или недавно опубликовали что-то в LinkedIn, на которое вы можете сослаться.

Это поможет вам установить взаимопонимание и показать, что вы не отправляете стандартное электронное письмо нескольким людям.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы отправляете электронное письмо коллеге или знакомому. Вместо этого установите какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

С коллегой начните с «почему».

Ни у кого нет времени (и терпения), чтобы угадать, о чем электронное письмо. Чем раньше вы ответите на вопрос «почему», тем быстрее вы привлечете их внимание.

Быстрый совет: Если вы рассылаете коммерческие электронные письма и вам нужно вдохновение, чтобы точно сказать, что сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронных писем HubSpot. С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути клиента.

5. Будьте лаконичны.

По данным Statista, мы отправляем и получаем около 319 миллиардов электронных писем в день по всему миру.

Эта статистика ясно показывает одну вещь: мы тратим много времени на чтение электронной почты. И из-за этого многие люди просто просматривают электронные письма, чтобы понять суть сообщения и перейти к следующему.

Имея это в виду, вы хотите оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Сюда входят:

• Абзацы должны быть короткими.
• Добавление маркеров.
• Использование визуальных элементов для разделения текста.
• Использование инструментов форматирования, таких как выделение полужирным шрифтом или курсивом, чтобы привлечь внимание читателя к важным моментам.
• Использование активного языка и избегание жаргона или технических терминов, которые могут быть незнакомы читателю.

Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе, которое придет ему на почту. Подумайте об этом так: каков главный вывод из вашего электронного письма и есть ли конкретное действие, которое вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял?

Оттуда набросайте свое электронное письмо и, когда будете его перечитывать, убедитесь, что каждая добавленная вами строка помогает вам достичь этой цели. Если это не так, удалите его.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, вероятно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу. Вы можете использовать этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы планировать встречи быстрее.

6. Поддерживайте соответствие шрифту.

Если я получу такое электронное письмо, я немедленно удалю или предполагаю, что это мошенничество.

Это пример того, что не следует делать. В электронном письме используется несколько шрифтов, разных размеров шрифта и разных цветов. В результате глаз не знает, куда идти, и это немного подавляет.

Кроме того, сообщение теряется, так как ваш получатель слишком отвлекается на все эти элементы, борющиеся за его внимание.

Итак, эмпирическое правило: придерживайтесь одного шрифта. Если вы хотите использовать вторичный, используйте его экономно. Следуйте тому же правилу для цвета.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут неправильно отображаться на устройстве другого человека. Вместо этого используйте веб-безопасные шрифты электронной почты, такие как:

• Arial.
• Курьер.
• Грузия.
• Гельветика.
• Люсида Санс.
• Тахома.
• Таймс Нью Роман.
• Требюше МС.
• Вердана.

На самом деле, это точный список, который дает Gmail.

Это гарантирует, что ваш получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от устройства или операционной системы.

7. Проверьте тон вашего сообщения.

Тон является важным элементом профессионального электронного письма. Всегда полезно начинать электронное письмо в дружеском, позитивном тоне. Вот несколько примеров:

• «Было приятно познакомиться с вами на [X event]».
• «Надеюсь, вы отлично провели выходные».
• «Спасибо за ваш вклад сегодня в [X собрание]».

Однако вам также следует избегать чрезмерного использования таких вещей, как восклицательные знаки и смайлики, которые могут показаться непрофессиональным для определенной аудитории. Важно знать серьезность содержания и человека, к которому вы обращаетесь, чтобы определить тон вашего электронного письма.

Например, вы будете использовать разные тона для благодарственного письма после финального собеседования, а не для обновления статуса коллеге.

Прочитав свое электронное письмо перед его отправкой, вы можете убедиться, что используемый вами тон голоса соответствует вашему сообщению и целевой аудитории.

8. Напишите простое закрытие.

Когда вы закончите с содержимым вашего электронного письма, пришло время закрыть его.

Вам не нужно делать это причудливо — просто делайте закрытие простым и понятным.

Ничего подобного.

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия, и все будет хорошо.

Ниже вы можете выбрать одну из наиболее распространенных строк закрытия.

• С уважением
• С уважением
• Лучший
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Береги себя

Обязательно используйте сильный призыв к действию (CTA), чтобы четко передать, что вы хотите, чтобы получатель сделал дальше. Это может быть планирование звонка, заполнение формы или посещение определенной веб-страницы.

9. Используйте профессиональную подпись

Попробуйте добавить профессиональную подпись в конец вашего электронного письма. Используйте подпись электронной почты, в которой указано ваше полное имя, ваша роль и компания, в которой вы работаете. Вы можете включить веб-сайт вашей компании и ссылки на социальные сети.

Например, см. подпись электронной почты ниже.

Убедитесь, что вы используете простые подписи, когда исходное письмо превращается в длинную цепочку.

Если вы отправляете электронное письмо коллеге, вам, вероятно, следует пропустить веб-сайт компании и дескрипторы социальных сетей. Вы можете облегчить себе задачу, сохранив 2 или 3 шаблона подписи и используя соответствующие в отправляемых электронных письмах.

10. Используйте поля CC и BCC с умом.

Чем больше людей добавляется в цепочку электронной почты, тем сложнее и сложнее ориентироваться в ней. Помните о правилах этикета при использовании полей «Копия» и «Скрытая копия» в электронном письме. Вот краткое напоминание:

• Если вы хотите, чтобы контакт просматривал электронную почту и отвечал на нее, используйте поле «Копия».
• Если вы отправляете электронное письмо, не требующее ответа, в широкий список, используйте поле BCC.
• Использование также может использовать скрытую копию, если вы считаете, что получателю не нужно будет участвовать в будущих разговорах.

При использовании этих полей главное учитывать актуальность для получателя. Вы хотите убедиться, что нужные заинтересованные стороны имеют необходимую им информацию, не перегружая их общением по электронной почте.

11. Расписание электронной почты.

Опрос, проведенный Sleep Advisor, показал, что около 54% ​​американцев проверяют свою рабочую электронную почту сразу после пробуждения или в течение часа после пробуждения.

Еще одно исследование Litmus о состоянии электронной почты в Соединенных Штатах подтверждает это. На самом деле, самое популярное время для чтения электронной почты — утро. Открытые ставки начинаются около 6 утра, но обычно достигают пика между 9утра и полудня по местному времени.

Имея эту информацию, вы можете следовать одной из двух стратегий: отправлять электронную почту утром, когда вы знаете, что они пролистывают, или ждать менее загруженного времени.

С одной стороны, ваша электронная почта рискует быть похороненной, если вы отправите ее утром. Однако, если вы подождете позже, ваша электронная почта может никогда не открыться.

Путем проб и ошибок выясняется, что лучше всего работает при отправке сообщений электронной почты вашей команде.

Если вы пишете электронное письмо кому-то из другого штата или страны, учитывайте часовые пояса. Полдень для вас может быть 7 вечера для кого-то другого. Таким образом, имейте в виду, кто ваш получатель и когда он будет наиболее восприимчив к вашему электронному письму.

Совет для профессионалов: Вы можете использовать наш бесплатный инструмент планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма отправляются в нужное время.

12. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

Почти у цели. Не спотыкайтесь на финишной прямой.

Представьте себе, что вы тратите время на создание идеального сообщения, а его игнорируют, потому что письмо изобилует орфографическими и грамматическими ошибками.

После того, как вы закончите составление своего электронного письма, скопируйте и вставьте его в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию.

Кроме того, вы также можете использовать бесплатные программы проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Источник изображения

Затем прочтите сообщение вслух, чтобы убедиться, что предложения не слишком длинные, звучат неуклюже или роботизированно. Вы хотите, чтобы ваша электронная почта звучала как человеческий .

Все эти советы помогут читателю сосредоточиться на вашем сообщении, а не на других элементах вашего письма.

Профессиональный совет: Измените параметр «Отменить отправку» на 30 секунд. Мы склонны обнаруживать свои ошибки через несколько секунд после того, как электронное письмо уже отправлено. Продление времени действия опции «отменить отправку» помогает исключить возможность отправки плохого электронного письма.

Это стандартная настройка, которую можно изменить во всех приложениях электронной почты. Вместо периода времени по умолчанию обновите его до 30 секунд, чтобы свести риск к минимуму.

13. Запланируйте последующее напоминание.

Вдумчивое последующее электронное письмо может помочь убедиться, что ваше письмо будет прочитано. Работающие профессионалы часто очень заняты жонглированием различными встречами, сроками и обязательствами. Нет ничего ненормального в том, чтобы забыть быстро ответить на электронное письмо.

Тем не менее, не спешите. Подождите несколько дней, если сообщение не является срочным.

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей вам этого не скажут, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы напишете хотя бы одно слово. Это начинается с вашего мышления.

Когда вы находитесь в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые общаются и убеждают.

Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»? Что ж, есть два способа: поставить себя на место получателя и написать так, как вы говорите.

Подробнее об этом ниже.

Представьте, что вы получили электронное письмо, которое вы пишете.

Вы когда-нибудь получали письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли его прочитать, не говоря уже о том, чтобы ответить на него? Или включил совершенно не относящееся к делу предложение?

Одной из самых больших проблем, когда дело доходит до написания электронных писем, является отсутствие сочувствия к получателю. Задайте себе следующие вопросы:

• Почему я пишу этому человеку по электронной почте?
• Подходит ли мне этот человек, учитывая, чего я пытаюсь добиться?
• Ясно ли мое сообщение?
• Не лучше ли обсудить это на совещании?
• Каждая строка помогает или вредит моей цели?

Это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то новому, но все еще ценному при общении с коллегой.

Пишите так, как говорите.

Если вы не являетесь носителем английского языка, нормально чувствовать, что вы должны быть более формальными, когда дело доходит до написания электронной почты.

Однако это приводит к тому, что сообщения электронной почты слишком формальный и выглядит неуклюжим или чопорным. Например:

Носители английского языка пишут более неформально. Их письмо звучит так, как будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: Пишите в активном залоге и избегайте пассивного залога .

«Действительный залог» показывает, что подлежащее выполняет действие глагола. Например, «Мэрилин отправила письмо».

Напротив, «страдательный залог» показывает, что на глагол действует субъект. В данном случае «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «будем очень признательны за ваши отзывы», попробуйте сказать «Я буду признателен за ваши отзывы». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос получен», попробуйте «я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что запись в активном залоге звучит более по-человечески.

Составление электронного письма похоже на беседу. Точно так же, как вы рассматриваете тон в разговоре лицом к лицу, вы должны учитывать тон и стиль ваших электронных писем, чтобы убедиться, что они уважительны и подходят получателю.

Правильный этикет электронной почты для каждой рабочей ситуации

Различные рабочие ситуации требуют разных типов корреспонденции. Да, все остальные правила по-прежнему применяются, но каждая ситуация отличается.

Например, предположим, что вы прошли собеседование при приеме на работу и хотите отправить электронное письмо после собеседования. Как вы это делаете?

Сначала вы персонализируете электронное письмо, обращаясь к получателю по имени, затем выражаете благодарность за потраченное время, подчеркиваете свою заинтересованность в работе и спрашиваете о следующих шагах в процессе найма. Например:

Уважаемый [имя интервьюера],

Надеюсь, ваш день проходит хорошо. Еще раз спасибо за возможность пройти собеседование на [должность] с [название компании].