Как правильно запросить коммерческое предложение: пример и образец письма, особенности составления

Чем отличается смета от коммерческого предложения

Запрос коммерческого предложения и ценовых предложений

Ведение большинства сделок невозможно представить без тесного взаимодействия её сторон. Деловое общение необходимо для установления оптимальных условий сотрудничества. Но, зачастую, при ведении внешнеторговой деятельности, партнёры не имеют возможности обсудить важные вопросы лично, поэтому, для уточнения информации о товарах или услугах, они используют запрос коммерческого предложения. О том, как правильно составить данное письмо пойдёт речь ниже.

Содержание статьи

Что такое коммерческие запросы?

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Что может потребовать адресант?

Коммерческий запрос — это не только запрос цены.

Адресант в данном документе может запросить у своего партнёра:

• Указать точную стоимость транспортировки продукции до места назначения.
• Подробно описать процедуру оплаты поставки.
• Предоставить коммерческое предложение на английском языке.
• Указать ранние успешные проекты.
• Предоставить бесплатный образец продукции и т. д.

Отличие коммерческого запроса от оферты

Довольно часто коммерческое предложение путают с другим похожим документом — офертой. Но между ними есть существенные различия.

Как уже было сказано выше, основной целью запроса коммерческого предложения является получение или уточнение технических характеристик, цены и других данных о товаре.

В запросе отражается просьба о предоставлении информации о товаре или услуге.

Письмо-оферта же является предложением к сотрудничеству. Адресат может его отклонить или принять, оповестив адресанта.

Виды

Существует две разновидности этого документа:

1. Частный. Документ заполняется в свободной форме. Его содержание определяется индивидуально для каждой сделки. Ограничений, касающихся процедуры оформления, нет.
2. Государственный . Соответствует установленному законодательными органами РФ образцу запроса коммерческого предложения. Обращение строго регламентировано.

Как составить письмо запрос или запрос коммерческого предложения?

Как правило, строгих рамок оформления этого документа нет.

Но он должен в обязательном порядке освещать следующие аспекты:

• Повод, по которому было отправлено письмо.
• Наименование товара, информацию о котором запрашивает адресант.
• Условия и сроки оплаты поставки.

Правила составления документа

Грамотное составление бумаг — одна из основных составляющих любой успешной сделки.

Правильно оформленное обращение поможет:

• расположить к себе партнёра,
• настроить его на продуктивное сотрудничество.

Существуют правила составления данного запроса. Они подходят как для частных, так и для государственных документов.

При составлении письма придерживайтесь следующей последовательности:

1. Реквизиты обоих участников сделки.
2. Дата составления документа.
3. Заголовок, который емко и точно отражает основную суть документа.
4. Обращение к адресату.
5. Краткое описание назначения письма.
6. Непосредственно запрос или уточнение необходимой информации.
7. Заявление о готовности к продуктивному и продолжительному сотрудничеству.
8. Слова благодарности за предстоящий ответ.
9. Подпись, ФИО и должность адресанта.

Образец документа официальное никем не утверждён, вот один из вариантов его оформления. Содержание запроса может меняться в зависимости от условий сделки.

Сценарии составления

• Отправка делового письма после разговора с партнёром по телефону. Вы можете ссылаться на условия, обсуждаемые во время телефонного разговора. Приветствуется использование фраз «как мы договаривались по телефону». Этот приём довольно прост и не замысловат, но способен расположить к себе партнёра.
• Упор на проблему. В письме вы можете предложить эффективное решение проблем контрагента, к примеру, плохой производительностью или низкими оборотами продукции.
• Эффект неожиданности. Этот сценарий требует креативного, нестандартного подхода. Кроме того, необходимо соблюдать рамки делового письма и не выходить за них. Сделайте своему партнёру такое предложение о сотрудничестве, от которого он просто не сможет отказаться.
• Презентация товара. К примеру, к письму вы прикладываете бесплатные образцы или фотографии своей продукции. У другого участника сделки формируется представление о том, с чем ему предстоит работать.

Пример коммерческого запроса

Рассмотрим простой пример данного письма.

ОАО «ИРС»
ул. Советская, 23
г. Самара, 443035
тел.: +7(946)223-09-98
e-mail: [email protected]
19.02.2017 г.
№ 23/76

О запросе предложений на поставку древесины

Уважаемые поставщики!

Наша компания «ИРС» производит качественную домашнюю утварь из натуральной древесины. В связи с увеличением объёмов производства нам необходимо увеличить запасы древесины до 30 тонн.

Просим отправить коммерческое предложение о поставке сырья в указанном объёме. В ответном письме укажите стоимость транспортировки и упаковки, порядок оплаты продукции.

Отправьте письмо не позднее 30.02.2017. Просим отправить 2 экземпляра — на русском и английском языках. Приветствуется предоставление копий документов, подтверждающих качество Вашей продукции.

Спасибо за оказанное внимание! В ожидании Вашего детального предложения.

С уважением
Е. Алексеев
Менеджер по снабжению.

Как составить запрос ценовых предложений?

Запрос цены — отдельный вид делового письма. Компания хочет закупиться сырьём у поставщика. Она отправляет ему запрос цены для того, чтобы получить точную информацию о стоимости продукции, транспортировки, упаковки и т. д.

Для того, чтобы сотрудничество было максимально продуктивным уже на ранних его этапах, в этом документе необходимо указывать чёткие пожелания. Адресант должен указать количество товара, ожидаемые его характеристики.

Как правило, поставщики стараются сразу же отвечать на подобные письма. Но для того, чтобы минимизировать своё время на ожидание ответа, можно указать крайний срок оформления и отправки документа.

Запрос ценовых предложений по своему содержанию и форме мало чем отличается от запроса коммерческого предложения. Основным отличием является конкретизация назначения документа — получение информации о цене товара.

Пример запроса цены

Рассмотрим этот документ на примере той же организации «ИРС».

Рассмотрим простой пример данного письма:

ОАО «ИРС»
ул. Советская, 23
г. Самара, 443035
тел.: +7(946)223-09-98
e-mail: [email protected]
19.02.2017 г.
№ 23/76

О запросе ценового предложения на древесину

Уважаемые поставщики!

Представители нашей компании посетили 17.02.2017 выставку изделий из натуральных материалов в выставочном центре «Экспо-Волга» в Самаре. Нас заинтересовала Ваша продукция. Мы бы хотели стать представителями Вашего бренда в Самаре.

Просим отправить информацию о стоимости поставки 30 тонн древесины для дальнейшей продажи. Прикрепите сертификаты качества продукции. Приветствуется информация о предоставляемых партнёрам скидках.

Отправьте письмо не позднее 30.02.2017. Просим отправить 2 экземпляра — на русском и английском языках.

Спасибо за оказанное внимание! В ожидании Вашего детального предложения.

С уважением,
Е. Петров.
Менеджер по продажам.

О том как правильно ответить на коммерческое письмо от контрагента пойдёт речь в данном видео:

Итак, запрос коммерческого предложения — один их видов деловых писем, который необходим для получения или уточнения данных о товаре или услуге. Строгих рамок оформления этой бумаги нет, но рекомендуется придерживаться общепринятых правил.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Поиск контрагентов.

Бесплатная консультация по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

ved.center

Структура коммерческого предложения: пример + руководство

Многие компании сталкиваются с проблемой составления коммерческого предложения. И это не удивительно!

Большинству гораздо проще убедить клиента при разговоре “с глазу на глаз”, или, например, по телефону, а вот кратко, емко и информативно изложить свои мысли на бумаге – действительно непростая задача. Да еще и сделать так, чтобы клиент купил в конце концов.

За время существования нашей компании, (а это, на минуточку, 3 года!) был написан не один десяток продающих текстов для продаж.

Поэтому сегодня, проверяя с утра почту и наткнувшись на еще одно, мягко скажем, неудачное коммерческое предложение, я решила поделиться с Вами опытом, ведь это действительно будет полезно многим.

Поэтому сегодня мы поговорим о том, какой должна быть правильная структура коммерческого предложения или КП.

Почему Вам нужно дочитать до конца?

Сейчас Вы наверное думаете, что Ваше то КП наверняка убойное! Буду только рада, если действительно так оно и есть, но, к сожалению, статистика вещь неумолимая и показывает обратное.

Не хочу быть пессимистом, но, может быть, ваш взгляд “замылился” и стал не настолько объективен.

Появились сомнения сейчас? Тогда просто проверьте по этим 8 пунктам насколько структура КП у Вас верна.Скажу сразу, это структура, что называется, общепринятая, которая работает до сих пор. Шаблон, стандарт, называйте как хотите, но он работает!

Предисловие: я буду приводить примеры как для тёплых (которые ждут), так и для холодных (которые не ждут) коммерческих.

Структура убойного коммерческого предложения

Пришло время более подробно рассказать о каждом пункте коммерческого предложения. В каждом из них есть свои особенности, поэтому читайте внимательно.

1. Интрига

Самый проверенный способ заинтриговать – заголовок. Первое, что увидит клиент и у Вас есть всего 3 секунды, чтобы завоевать его внимание. Пусть это будет если не любовь, то интерес с первого взгляда!

У нас есть целая статья о том, как правильно писать продающие заголовки, рекомендую Вам ее прочитать. Ну а сейчас вернемся к нашему КП и посмотрим как можно написать заголовок для теплого и холодного клиента:

Тёплое КП:
– Дорогой, Игорь Николаевич. Уже завтра Вы начнёте экономить 30% на услугах телефонной связи!

Холодное КП:
– Завтра! Минус 30! На услуги телефонной связи.

Уверена, любой бизнесмен захочет узнать как это устроить и откроет КП, в поисках того самого выгодного предложения из заголовка .

Важно. Заголовок должен содержать основную выгоду Вашего КП.

2. Формулировка существующей проблемы

Ежедневно мне на почту приходит по несколько предложений, создатели которых любят гулять по граблям, например:

– Мы предлагаем Вам посетить тренинг…
– Предлагаем Вам новые виды рекламы…

И тому подобные. Скучные, блеклые заголовки, точно такие же как у большинства Ваших конкурентов. Но это пол беды. Самое убийственное – использование “Я-подхода”. А где решение проблемы клиента, господа?

Знаете, скажу Вам даже больше, в самом начале моей работы, о моем первом коммерческом предложении клиент отозвался достаточно критично, общий смысл был таковым: “Вы слишком сильно себя расхвалили в своем коммерческом предложении”.

Этот момент теперь всегда всплывает в моей памяти и “одергивает” в нужный момент. Поэтому уделите больше внимания “Вы-подходу”, например:

– ВЫ приобретаете…
– ВЫ экономите…

Важно. Оффер должен быть направлен на проблему, а не на Ваши товары/услуги.

3. Предложение конкретного решения существующей проблемы

Есть проблема клиента (хотя он еще сам о ней может не подозревать), Вы знаете как её решить, дак не ходите вокруг, да около! Гениальная идея может быть загублена только потому, что ее не донесли как следует. Опишите решение четко и доходчиво, без воды.

Но и здесь не все так просто. Часто сталкиваюсь, так скажем, с принижением своего достоинства в коммерческих предложениях. Примеры, чтобы было понятнее:

– Разрешите нам предложить Вам….
– Смеем Вам предложить…

Вы с самого начала самостоятельно себя обесцениваете. Это становиться похоже на просьбу “ну купите… ну, пожалуйста!”. Общайтесь с клиентом наравне!

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

4. Ощутимая выгода

Мой любимый блок! Думаю Вы и сами встречали в коммерческих предложениях блок “Наши преимущества”. Как это обычно бывает, примеры:

– Индивидуальный подход…
– Широкий ассортимент и т.п.

А знаете в чем вся ирония? Эти “преимущества” пишут о себе практически все, как результат – Вас это совсем не выделяет.

Здесь очень важно почувствовать разницу между “выгодой” и “преимуществом”.

Преимущество – то, что отличает Ваш продукт от аналогов.
Выгода – что получит клиент от использования Вашего продукта.

Поверьте, клиент сам разглядит Ваши преимущества, если получит от Вас выгоду.

5. Аргументация ощутимой выгоды

Не буду слишком сильно углубляться, скажу только, что на этом этапе Вам очень поможет наша статья о продающих “фишечках” коммерческих предложений. Выбирайте что душе угодно

По теме: Эффективное коммерческое предложение: используем продающие “фишечки!”

6. Формулировка цены

Особенно важным этот пункт является для “теплых” коммерческих предложений. Ценообразование должно быть прозрачным и понятным.

Еще один бонус: если Вы готовы предложить несколько товаров или услуг, это не значит, что нужно все их перечислять в коммерческом предложении, иначе он рискует превратиться в трактат. Все ведь помнят про “Правило 1 страницы”?

Важно. Оптимальный размер коммерческого предложения – 1 страница А4, максимум 2, в редких случаях 3. Больше никто не читает.

Гораздо проще удержать клиента, если Вы продаете в кп одну услугу, максимум, несколько взаимодополняющих. Так Вы больше внимания уделите выгодам.

7. Аргументация цены

Будьте конкретными! Обещаете клиенту экономию или дополнительную прибыль – покажите это на примере. Не бойтесь указывать в КП реальные расчеты, это будет только в плюс и усилит эффект от коммерческого предложения.

8. Контактные данные

Лучше всего будет объединить этот пункт с призывом к действию. Вы ведь не подумали, что мы про него забыли? 😉
В конце предложения нужно дать четко понять, что делать клиенту дальше. И как обычно пример:

– Свяжитесь с нами прямо сейчас!
– Закажите пробную партию по телефону s____.

Важно. Данная последовательность считается классической, но не обязательной, расположение блоков можете менять, можете вовсе некоторые убирать, все зависит от самого предложения.

Определите, что будет действительно важно для Ваших потенциальных клиентов, тогда все встанет на свои места.

Коротко о главном

По итогу хочу рассказать Вам секрет. Есть мнение, что главную выгоду нужно озвучить в коммерческом предложении не менее 3-х раз. Согласно данной структуре коммерческого предложения, это должно быть в “интриге”, “ощутимой выгоде” и “аргументации ощутимой выгоды”.

Очень надеюсь, что Вы не только прочитаете эту статью, подумаете “Как круто! Надо будет и свое КП переверстать…” и в итоге поставите эту задачу в конце списка дел. Возьмите и сделайте это прямо сейчас!

in-scale.ru

Запрос коммерческого и ценового предложения: правила составления, образец

Запрос коммерческого предложения – это один из видов коммерческого письма. Такие запросы обычно содержат просьбу о предоставлении информации насчёт каких-либо товаров или услуг. Кроме того, нередко запросы создаются для уточнения уже имеющейся информации.

В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить такое письмо, познакомим вас с его образцами. Также вы узнаете несколько техник, с помощью которых можно сделать запрос коммерческого предложения более эффективным и привлекательным для адресата.

Содержание статьи

Что такое коммерческие запросы?

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

Москва и Московская область: +7 (499) 703-48-81 (звонок бесплатен)
Санкт-Петербург и Лен.область: +7 (812) 309-93-24

Обязательные составляющие письма-запроса — запроса коммерческого предложения

Такое письмо имеет свободную форму, но в нём обязательно должны быть освещены некоторые моменты:

• по какому поводу был совершен запрос;
• о каком именно товаре хочет узнать отправитель;
• условия и сроки оплаты товара.

Как грамотно составить письмо-запрос?

Чтобы получатель серьёзно отнёсся к отправителю, крайне важно составить запрос грамотно. Структура должна быть похожа на общую форму деловых писем.

Предлагаем вашему вниманию примерный порядок составления запроса.

1. Данные обеих сторон сотрудничества (реквизиты).
2. Дата написания, а также исходящий номер.
3. Точный заголовок, освещающий суть вопроса.
4. Непосредственное обращение к получателю.
5. Описание цели письма.
6. Суть письма (деловое предложение или просьба о конкретной информации).
7. Предложение сотрудничества, ожидание успешной сделки.
8. Искренняя благодарность за будущий ответ.
9. Подпись адресанта (занимаемая должность, фамилия, инициалы).

Образец запроса коммерческого предложения

Примеры, которые вы прочтёте далее – это лишь общая форма запроса коммерческих писем. Придерживаясь общего плана, можно составлять уникальные письма. Главное – грамотность и чёткость формулировок.

1. «Уважаемые господа!

Наша организация – известный и амбициозный производитель верхней одежды. В связи с нашими производственными нуждами, мы хотим приобрести большую партию пуговиц для пальто и плащей.

Можете ли вы оформить для нас коммерческое предложение на покупку соответствующего товара? Нашей фирме требуется (указать количество) пуговиц. Дополнительно укажите точную стоимость перевозки.

Ожидаем ваш детальный ответ.

Должность, ФИО, подпись»

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания.

2. «Уважаемые господа!

В течение 5 лет наша компания продала в (указать страну, город) много различной бытовой техники. Мы продаём технику как отечественных, так и заграничных брендов.

Наши сотрудники посетили вашу недавнюю выставку в (указать страну, город), и представленная продукция вызвала у нас живой интерес.

Если вы согласны с тем, чтобы наша компания продавала ваши изделия, просим ответить на данное письмо предложением о поставке. Пожалуйста, приложите к нему подробные технические характеристики всех позиций. Мы не только продаём технику, но и предлагаем всем покупателям качественное сервисное обслуживание, поэтому нареканий на ваши изделия у них не будет.

Надеемся на быстрый ответ.

С уважением,

Должность, ФИО, подпись»

Крайне желательно, чтобы запрос коммерческого предложения был подписан уполномоченным лицом или начальником компании. Оформлять такой запрос следует на бланке вашей фирмы.

Техники и сценарии для составления запроса

Не нужно забывать, что в современном мире больше всего ценится оригинальность. Обладая оригинальностью и остроумием, можно продать даже некачественный товар. Впрочем, мы не рекомендуем вам этого делать.

Пять оригинальных сценариев, с помощью которых можно создать запрос коммерческого предложения:

1. Письмо после телефонного разговора с представителем компании. В нём можно написать: «Как мы и обещали во время телефонного разговора, отправляем вам своё предложение». Это очень простой приём, но он вызывает доверие у получателя письма, ведь вы сделали именно то, что пообещали. Значит, вашей компании можно доверять.
2. Чёткий акцент на основную проблему. Применяя такой сценарий, вы можете предложить своему партнёру решение его проблемы. К примеру, владельцам интернет-магазина одежды можно сразу предложить виджет, позволяющий покупателям делать замеры вещей. В таком письме вы даёте понять, что ваше решение поможет устранить проблему и повысить прибыльность деятельности компании-получателя.
3. Неожиданное, «шокирующее» заявление. Используя этот сценарий, вам придётся пофантазировать. Нужно зацепить клиента «холодным душем». Оцените недостатки деятельности клиента, оцените свои собственные возможности… И предложите то, от чего он не сможет отказаться! Можно даже немного приукрасить, но при этом не следует отходить от делового стиля письма.
4. Строгая демонстрация предложения. Этот сценарий уместен в переписке между двумя серьёзными организациями. После обращения к адресату вы сразу должны перейти к сути письма. Выражаться следует сухо, но доброжелательно, проявляя заинтересованность в сотрудничестве. Использовать эту технику нужно лишь в том случае, если получатель уже знает, что именно вы хотите ему предложить.
5. Презентация «товара лицом». Если в вашем коммерческом предложении есть определённые товары, то вы можете сразу прикрепить их фотографии и описать очевидные выгоды. Изображения товаров должны находиться в самом начале письма, и «изюминки» следует разместить на самом видном месте.

Главное – грамотность и чёткость формулировок.

Как составить запрос цены?

Запрос цены – вид запроса, который составляется в том случае, если организация хочет купить услуги или товары у другой компании, но для начала предпочитает узнать точную цену. Этот вид запроса отправляют Другое название такого письма – запрос котировок.

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания. Можно сразу написать, какой именно объём товаров или услуг необходим вашей компании, а можно сказать, что точный объём закупки будет зависеть от предложенных цен. Чтобы цена в письме-ответе была корректной, вы должны точно указать спецификацию выбранных товаров.

Кроме того, в запросе цены можно запросить данные об условиях оплаты, объёме контракта, уровне качества товара. Поставщики обычно стараются отвечать на такие письма сразу же, но вы можете назвать желаемую дату и время отправки ответа. Общая же форма запроса цены ничем не отличается от формы коммерческого запроса. Если ваши попытки приведут к ожидаемому результату, не забудьте про проверку контрагента. Это нужно сделать для своего же блага.

Где найти нового партнёра по бизнесу? Как начать участвовать в тендерах — советы начинающим участникам в тендерных торгах.
Информация о том, почему коммерческое предложение не является публичной офертой вот здесь. В этой же статье вы найдёте определение публичной оферты и её значение во внешнеторговых операциях.

Резюмируем. Чтобы создать коммерческий запрос, нужно не только знать правильный алгоритм письма, но и обладать творческим мышлением. Если вам удастся, не отступая от делового стиля, оригинально «продать» свой запрос – вероятность положительного ответа сильно возрастёт. Поэтому все подобные запросы сначала тщательно продумываются, и лишь потом – составляются на бумаге.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Контрагенты».

Бесплатная консультация по телефону:

Москва и Московская область: +7 (499) 703-48-81 (звонок бесплатен)

Санкт-Петербург и Лен.область: +7 (812) 309-93-24

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

vedinform.com

Как корректно сравнивать сложные услуги и выбирать подрядчика по коммерческим предложениям?

Недавно обсуждал с разными подрядчиками ремонт офиса и столкнулся с проблемой трудного выбора. А всё потому, что цена, названная мне одним подрядчиком, превышала аппетиты другого в три (!) раза. Помещение при этом было одно и то же (ни площадь у него почему-то не менялась, ни толщина стен), да и список работ был примерно одинаков.

Почему я вообще решил об этом написать? Потому что как раз в то время, когда я разбирался с подрядчиками, клиент пожаловался: а вы, бюро “Формлаб”, вы с меня за разработку корпуса запросили на столько-то дороже, чем ваши конкуренты — почему так?!

Иными словами, есть простая (и хитрая) задача: как правильно оценить сложную услугу и понять, дорого ли это или дёшево, и почему за неё просят много или мало.

Решение начнём с того, что приведём всё к общему знаменателю.

Любая услуга обладает такими свойствами, как качество и объём. Качество пока отодвинем в сторону: вы удивитесь, но во многих случаях оно оценивается субъективно. Формальный подход к оценке здесь не прокатит — каждый всё равно увидит своё: кому-то щи жидковаты, а кому и жемчуг мелкий. А вот объём услуг сравнить можно.

Терминология и хронология обязательных этапов разработки

Пакет документации — опытный образец — тестовая партия

Но для этого надо прийти к единой терминологии. Называть работы можно по разному: кто-то общается на профессиональном языке, кто-то разжёвывает каждый термин. Поэтому будем оперировать категориями, которые обозначают фактический результат каждого обязательного этапа процесса разработки корпуса, а именно:

Пакет документации для производства (концепт + инжиниринг) → опытный образец → тестовая партия → серийное производство.

Заодно на этой схеме показан процесс разработки корпуса в хронологическом порядке. Жирным шрифтом выделены ключевые моменты разработки. А теперь расшифровываем значения терминов.

Этап №1. Пакет документации для производства. Внутри этого этапа прячутся разработка дизайна, инжиниринг и другие сопутствующие процессы. Но суть, результат этапа, — это получение полного пакета документации для серийного изготовления изделия.

Этап №2. Опытный образец. Результат этапа: получить на руки полнофункциональный опытный образец, идентичный серийному изделию, — чтобы провести его предварительные испытания и понять, годится ли документация для серийного производства. Производство может включать до трёх поколений образцов.

3. Тестовая партия. Результат — это несколько “настоящих” изделий для проверки их реальными пользователями в реальных условиях.

Чтобы было понятно — если разработчик в разговоре с вами обещает, что вы получите какой-то результат, но озвученный им результат не совпадает с любым из этих трёх (пакет документации, опытный образец, тестовая партия), значит, что-то идёт не так, и вы с ним по-разному понимаете с ним и цель проекта, и его нормальный ход.

Пример. Ваш подрядчик обещает, что полностью пройдёт первый этап разработки. В этап №1 у него входят создание дизайна, модели и визуализация. Можно ли с этим идти дальше на завод? Нет. Можно ли изготовить работающий опытный образец? Тоже нет. Можно ли понять себестоимость будущего изделия, начинать искать подрядчика?… Ответ сами знаете. И только пакет документации, как результат, даёт возможность переходить к следующему этапу.

И если кратко: результат этапа должен давать возможность запустить следующий большой этап. Или вам предлагают полуфабрикат, требующий дополнительных работ.

Практическая работа. Пример проекта №1

Сравниваем предложения нескольких компаний.

А теперь давайте попробуем сравнить коммерческие предложения (КП) от наших коллег, отталкиваясь от получения результата. Чтобы всё было хорошо видно, включим в рассмотрение цены: сколько всего нужно денег, чтобы пройти цепочку из этих этапов, получить конкретный результат и вывести изделие на серийное производство? То есть сравним все три этапа и по объёму, и по деньгам.

Естественно, все здесь приведённые коммерческие предложения относятся к одному и тому же проекту. Стоимость этапов выделена цветом:

• оранжевый — это то, что нужно для получения документации,
• голубой — опытного образца, зелёный — тестовой партии,
• красным обозначена итоговая сумма.

Предложение №1

Оранжевым здесь обозначены дизайн, компоновка внутренних элементов изделия, трёхмерное моделирование и конструкторская проработка (например, для проектирования используются BIM-технологии).  Достаточно для получения “Пакета документации”. А вот стоимость прототипа не указана, тестовой партии тоже в каком-то виде нет, хотя, возможно, её выпуск и подразумевается на следующем этапе общения с производством. Иными словами, в чеке (обозначено красным) проекта не указан серьёзный сегмент работ, без которых на серийное производство не выйти…

Предложение №2

Чек на разработку документации (то есть завершение первого этапа) есть, здесь всё понятно. А вот сколько ещё потребуется денег и времени, чтобы закончить проект и выйти на тираж, неясно, так как оценки производства опытного образца и тестовой партии нет.

Предложение №3

Кстати, отличный пример: по сути, всё, что нужно, коллеги показывают (есть и разработка, и прототипирование, и согласование с производством), но итог опять не даёт возможности увидеть картинку полностью — хватит ли этого всего для начала серийного производства?

Чего греха таить, мы тоже не эталон, вот наше предложение №4.

Предложение №4

Проблемы подобных оценок — в вариативности проекта (например, прототип может изготавливаться по разным технологиям, а значит, и цена этапа будет меняться). Попытки убрать это, по сути, ничем не окончились, но мы для себя решили, что лучше всего показывать главное — сколько денег и времени нужно для запуска изделия на рынок.

В три раза, Карл! Пример проекта №2

Почему цены у подрядчиков отличаются в несколько раз?

Теперь посмотрим на пример с ремонтом из начала статьи. Ни один адекватный человек не будет переплачивать втрое больше за один и тот же результат. После разговора со строителями я тоже так сразу подумал: мол, в три (!) раза. Да как так-то? Итак, вопрос: А почему разница такая большая?

Что в голову приходит сразу? Конечно, то, что тот подрядчик, который ставит самую высокую цену, просто оборзел очень жадный. Тем более что такое сплошь и рядом. Но: если во всём остальном ремонтник выглядит адекватным, тогда, скорее всего, на самом деле он ни разу не борзеет. Он берёт на себя ваши риски, предусматривает дополнительные (но важные) операции и отражает это в цене (риск-менеджмент финансовых процессов).

Что за риски? Например, те, что покрываются понятием “гарантийное обслуживание”. Вроде бы не критично, но краска может отвалиться, теплый пол — перестать работать, стены придется “выравнивать” мебелью, ламинат пойдёт волной от перепадов температур и т. д.

Чтобы такого не произошло, нужны расчёты, проектирование, узкоспециализированный (и более опытный,) исполнитель, учёт множества особенностей помещения. Нормальному ремонтнику, не однодневке, тоже не хочется постоянно выезжать к вам, когда у вас что-то накроется “по гарантии”. Проще сделать всё сразу так, как следует. Поэтому внимание к мелочам даёт ремонт классом выше, чем “просто ремонт”.

Приблизительно та же схема с ценообразованием работает и в нашей сфере — проектировании корпусов.

Вот пример, который недавно обсуждали с клиентом. Конкурент сделал предложение, цена которого была в 3 раза ниже, чем у нас. Когда начали детально разбирать оба проекта — наш и альтернативный, то поняли, что просто так, с ходу, взять и сравнить результат не получится. Оба подрядчика обещали одно и тоже — выдать продукт, который можно запустить в серийное производство. Но цена-то отличалась, и ещё как.

Тогда мы привели оба предложения к единому знаменателю — по той схеме, которую я описал выше, по критерию получения жизненно важных результатов. Получилась вот такая таблица:

И вот становится уже понятнее, что происходит: на этапе инжиниринга один подрядчик дороже другого на четверть, а на этапе прототипирования — уже вчетверо. Это видно по нескольким поколениям опытных образцов — видимо, первый исполнитель уверен, что сможет отработать всё за один цикл. А проект здесь сложный, то есть одним опытным образцом здесь дело не решить.

Означает ли что первый подрядчик не выполнит проект — нет, не означает. Выше мы договорились, что качество отодвигаем в сторону, так что тут другая причина. Логика подсказывает, что часть проекта первый подрядчик просто перекладывает на следующие этапы — скорее всего, уже на само производство.

Врезка от автора:

Интересный факт: как ни крути, но в “железных” проектах придётся пройти все этапы — и заплатить за каждый. Да, можно немного растянуть оплату, раскидав её по разным подрядчикам, но отвертеться от платежей за какой-то обязательный этап не удастся.

Экономия” обернётся ухудшением качества и увеличением сроков изготовления изделия. Нечто подобное мы видим, когда работаем с Китаем, где на старте всё выглядит существенно дешевле, но потом выясняется, что ты все равно несешь абсолютно те же самые затраты — просто они растянуты во времени.

Как корректно сравнивать сложные услуги

Подытожу.

• Сравнивать предложения по сложным услугам/проектам только по принципу “дёшево-дорого” нельзя.

Необходимо привести всё к единым знаменателям, причём к тем, которые реально важны для проекта в целом, без которых он не «доедет» до финальной точки — старта продаж вашего продукта. В нашем случае мы сравниваем по критерию “результат”, которым могут быть:

1. полный пакет документации;
2. опытный образец;
3. тестовая партия.

• Обращайте внимание на случаи, когда описания предложений сильно отличаются друг от друга.

Если посмотреть на Пример №2 выше, то, скорее всего, дело в уменьшенном объеме работ, который не указан намеренно (чтобы заключить сделку и получить оплату, а дальше неважно) или по ошибке (из-за непрофессионализма подрядчика).

• Разброс в ценах в пределах 15-30% — это нормально, рынок есть рынок. Но разница больше 100% уже означает, что что-то не так — какое-то действие или перенесли на следующий этап, или выкинули вообще.

Как не попасть в такие ситуации, как в примерах выше

1. Самое действенное — заранее получить о подрядчике отзывы. Просто попросить его прямо: дайте мне контакты ваших недавних клиентов. Потом вы спросите у них, как прошел проект, где споткнулись, запустили ли производство? Ответы на эти вопросы здорово снизят ваши риски.
2. Поговорите с подрядчиком насчёт дополнительных гарантий — что будет, например, если завод завернёт вашу документацию? Вы останетесь с кучей ненужных файлов и без поддержки? Мы документацию начинаем согласовывать на стадии разработки — это позволяет на самых ранних этапах решать проблемы нетехнологичности изделия, специфики производства и так далее. На этапе прототипирования мы запрашиваем оценку себестоимости производства минимум от двух разных предприятий — так клиент получает на руки не только гарантию качества проработки документации (ведь предприятие не будет оценивать и производить по некачественной КД), затраты на следующем шаге и конкретные предприятия которые беруться за производство вашего изделия, вот, бери и заказывай.
3. Соберите больше предложений, чтобы видеть реальную картину рынка. Мы сделали для этого вот такой бесплатный сервис zakaz.ist.
4. Для постоянно сомневающихся (это если подрядчика уже выбрали и начали работу, но сомнения относительно хорошего результата почему-то не уходят): подстраховкой здесь может стать проверка качества проектных услуг с помощью независимых экспертов. То есть проведите аудит разработки “на стороне”. Можете обратиться и к нам за бесплатным аудитом — покажем, откуда ждать проблем.

Чек-лист для выбирающих подрядчика

• Если совсем упростить — для сравнения “несравнимых” услуг нужно: Определить точки (шаги, этапы), без которых вы не получите нужный вам результат.
• Привести оценку услуг к этим точкам.
• Убрать из списка варианты, которые не могут превратиться в нужный результат.
• Проанализировать КП тех, кто остался, и сделать выбор.
• Profit!

Автор: Андрей Востриков, руководитель проектного бюро “Формлаб”.

promdevelop.ru

Как собрать коммерческие предложения для закупки по 44-ФЗ

Самым востребованным способом расчета начальной (максимальной) цены контракта является метод (сопоставимых) рыночных цен. Если говорить обывательским языком, то заключается он в сборе нескольких коммерческих предложений, расчёте средней цены за единицу необходимых товаров, работ или услуг. С одной стороны это ещё и самый простой способ посчитать НМЦК закупки, с другой стороны есть несколько нюансов, которые обязательно необходимо учесть при сборе коммерческих предложений.

Для универсализации процесса расчета НМЦК методом сопоставимых (рыночных) цен Министерство экономического развития РФ в 2013 году издало Приказ №567. В нём полностью расписан алгоритм как правильно собрать информацию и рассчитать НМЦК. Рассмотри подробнее процедуру сбора коммерческих предложений (далее — КП).

Что такое КП?

Коммерческое предложение это данные о том сколько стоит тот или иной товар/услуга. Для того, чтобы заказчик смог взять это коммерческое предложение в работу оно должно содержать:

1. Контактные данные организации — наименование, местонахождения, ИНН, КПП, банковские реквизиты.
2. Стоимость предлагаемых товаров, работ, услуг.
3. Качественные характеристики предлагаемого ТРУ.
4. Исходящие дата, номер КП, подпись и печать уполномоченного лица.
5. В некоторых случаях указывают срок действия КП- если от этого зависят цены на ТРУ.
6. Данные по контактным лицам, с кем связаться в случае каких-либо вопросов.

Количество ТРУ указывать не всегда есть смысл. Потребности заказчика могут измениться и тогда не придётся менять КП. Если цена варьируется от количества поставляемого товара многие поставщики пишут цены за количество экземпляров (например, при поставке бланков — от 1000 шт., от 2000шт.)

Сбор коммерческих предложений

В рекомендациях Минэкономразвития нам предлагают одиннадцать способов поиска ценовой информации для расчета НМЦК методом сопоставимых (рыночных) цен — приказ №567 от 02.10.2013 года.

У каждого заказчика есть так называемые «рутинные закупки». Например, это приобретение офисной бумаги, канцелярских предметов услуги охраны и клининговых компаний. Речь идёт о закупках которые заказчик проводит из года в год, из квартала в квартал. В таких случаях заказчики чаще всего обращаются к тем поставщикам ТРУ с кем уже работали. Например, уже была закупка бумаги в офис, контракт исполнен, поставщик добросовестный.

При разработке следующей закупки на поставку бумаги обратимся к тому поставщику с которым был заключен контракт. Как правило, по итогам таких закупок и выигрывают одни и те же поставщики.

ВНИМАНИЕ! Для того чтобы избежать штрафов и автоматизировать ведение закупок, воспользуйтесь нашим программным обеспечением. Программа проверит ваши закупки на ошибки, рассчитает НМЦК, поможет найти необходимый ОКПД2 и КТРУ, сформирует ПЗ+ПГ на следующий год, а также отчет об СМП и СОНО в 10 раз быстрее! Подробнее…

Можно поискать цены на подобные ТРУ в сети Интернет. Для этого необходимо будет распечатать скриншоты страницы из сети. Но не просто так, а чтобы на этом скриншоте были видны:

• качественные характеристики ТРУ — чтобы сравнить предлагаемое к поставке с запрашиваемым;
• адрес сайта — должен быть отображен в полном объеме, чтобы можно было найти эту информацию;
• дата и время распечатки так называемого КП — чтобы было понятно, что информация актуальна на сегодняшний день.

Для поиска информации можно использовать и реестр контрактов в Единой информационной системе. Брать к расчёту можно только исполненные контракты, без штрафных санкций и пеней в отношении поставщика. Информацию желательно по вашему или соседним регионам, так как в разных частях нашей страны очень разные цены. Для того, чтобы использовать эти данные необходимо в расчёте отобразить реквизиты используемых контрактов — реестровые номера, даты, заказчиков и поставщиков, предмет закупки.

Запрос о предоставлении КП

Если работать с один и тем же поставщиком длительное время, то КП он будет предоставлять «по звонку»:

• Почём нынче бумага? Вышли коммерческое! У нас есть двести тысяч и их нужно срочно потратить!
• Сейчас пришлю, подорожало немного, но под твою сумму подкрутим.

Непосвящённые люди могут заподозрить в сговоре участников такого разговора. Знающие люди вздохнут в очередной раз о тяжёлой судьбе государственного заказчика.

Ну а «по закону» предоставлению коммерческого предложения предшествует запрос информации. Кто, как и зачем его пишет? Запрос о предоставлении КП пишет заказчик в адрес нескольких поставщиков необходимых ТРУ. Запрос должен в себе содержать характеристики желаемых ТРУ, их количество, основные условия контракта (например, сроки и места поставки), размеры обеспечения заявки при проведении торговых процедур, размер обеспечения исполнения контракта и так далее.

Ключевые моменты статьи:

• коммерческое предложение предоставляется на фирменном бланке организации;
• предоставление КП не обязывает заключать контракт;
• для сбора информации можно использовать любые открытые источники;
• количество запросов о предоставлении КП должно быть не менее пяти, адресаты не должны быть в реестре недобросовестных поставщиков;
• если вы работаете недавно, то не стоит пренебрегать «старыми каналами связи» — поставщики с которыми уже работали быстрее отреагируют на ваши просьбы в предоставлении КП;
• если берёте информацию о стоимости товаров в сети Интернет учитывайте, что редко когда в цену этого товара заложена его доставка;
• по этому же принципу (описанному выше) стоит брать информацию из ЕИС по вашему региону.

Дата публикации: 27.09.2019

Автор статьи: Мария Петухова

Обратите внимание, что администрация сайта не всегда разделяет мнения авторов, и не несет ответственности за достоверность их информации.

good-tender.ru

как отличить «шаблонную» спецификацию от реальной

Вы отправили поставщику «концепцию» вашего продукта и получили в ответ спецификацию. Это может быть небрежно составленная или наоборот, тщательно детализированная спецификация, но, в любом случае, это будет спецификацией на «концепцию» продукта, а не на реальный продукт.

Один лишь факт того, что фабрика производит сумки, не означает, что коммерческое предложение на вашу сумку будет идеально точным и достоверным.

Коммерческое предложение по вашему продукту складывается из нескольких «компонентов»: опыта поставщика, точности расчетов, восприятия вас как клиента и гипотетической части.

Даже если вам кажется, что коммерческое предложение – это что-то элементарное, например, вы всего лишь внесли незначительное изменение в уже существующий продукт, может оказаться, что или вы, или ПРОИЗВОДИТЕЛЬ что-то упустили.

Выставление коммерческого предложения – это процесс

Все представляют, что выставление коммерческого предложения сродни точным наукам. Да, в идеале это так, но в реальности обычно все обстоит иначе.

Непонимание процесса выставления коммерческого предложения чревато разочарованием и неправильным восприятием обсуждаемых вещей. Это процесс, а не выстрел «в яблочко».

Когда коммерческое предложение готово, начинается самое интересное: заказчику предстоит разобраться и понять, где заканчивается приблизительная, эталонная спецификация, и начинаются «железные», достоверные факты. Нужно понять, где ориентировочная информация, а где точные данные.

Необходимо осознавать, что эталонное изображение продукта или даже таблица заявленных поставщиком технических характеристик может отличаться от того, то вы хотите получить.

Проанализируйте информацию, которую вам прислали в ответ, и подходите к деталям, спецификациям и изображениям с осознанием того, что что-то будет не совпадать с тем, как вы себе это представляли.

Это нормально.

Это не всегда значит, что поставщик не способен обеспечить соответствие вашим требованиям, это значит, что вы все еще в процессе конкретизации (через более детальные данные и иллюстрации) концепции вашего продукта.

Почему производитель не сказал нам об этом раньше?

«Производитель прислал прекрасное коммерческое предложение, и я планировал с ними сотрудничать, но потом оказалось, что они не могут изготовить продукцию, которую описали в предложении!»

Если вам нравится информация, которую производитель предоставил вам в коммерческом предложении на концепцию продукта, не стоит думать, что это на 100% будет реализовано в заявленной форме этим самым производителем. Помните: речь идет об эталонной спецификации.

То, что вам прислали – информация «справочного» характера.

Производитель, возможно, даже не сможет четко объяснить, чем будет отличаться предлагаемая им «концепция» продукта от реального продукта. Степень различия может быть непонятна даже самому производителю до того момента, когда будет изготовлен образец.

Одним словом, истина обнаружится, но не сразу.

b2b-china.ru

Образец запроса коммерческих предложений по 44 ФЗ 2020

Самый востребованный способ определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) — это анализ рынка. Собирается ли бюджетная организация воспользоваться одним из конкурентных методов закупок или же рассматривает вариант приобретения товара или услуги у единственного поставщика — не имеет значения, ведь, в соответствии с действующим законодательством (ст. 22 44-ФЗ), необходимо предоставить обоснование НМЦК. Для того чтобы сделать это без нарушений, заказчику потребуется найти актуальные ценовые данные. Для этого необходимо собрать ряд коммерческих предложений от различных поставщиков, предлагающих искомый товар или услугу.

Коммерческие предложения в закупках

Для определения НМЦК бюджетная организация, которая выступает в роли заказчика, должна запросить коммерческие предложения минимум у пяти потенциальных исполнителей. В качестве ответа она должна получить как минимум три ценовых письма с описанием товаров или услуг, отвечающих всем заявленным в плане закупки условиям.

Основной целью является сбор действующей ценовой информации с целью последующей ее аналитики. По результатам тщательного анализа и выводится НМЦК.

Содержательная часть образца заявки на коммерческое предложение по правилам 44-ФЗ и Приказа Минэкономразвития № 567 должна соответствовать законодательно установленным требованиям и включать фактическую информацию:

1. Максимально точное и подробное описание закупаемых товаров, работ или услуг. Это подразумевает и количественные данные, и единицу измерения, и объем выполняемых работ.
2. Ряд заглавных условий из проекта контракта — все, что касается особенностей поставки, оказания услуг или специфических характеристик работ. Также отмечаются пункты оплаты и обеспечения контракта и необходимая гарантийная информация о закупаемых товарах, работах или услугах.
3. Пояснения о том, что предоставленная ценовая информация указывает конкретную реальную стоимость запрашиваемых заказчиком товаров, работ или услуг и не является основанием для последующего заключения договорных отношений.

Вот пример запроса коммерческого предложения по 44-ФЗ.

Как ответить на запрос КП

Когда заказчик в поиске трех поставщиков для расчета НМЦК планируемой закупки рассылает письмо, ему приходят официальные ответы от выбранных организаций. Ответ — это документ на официальном бланке поставщика, заверенный «живой» печатью и подписью руководителя, финансового директора или главного бухгалтера. Он включает в себя информацию:

• полные реквизиты предприятия;
• актуальную цену предоставляемого товара или услуги;
• полное описание включенных в стоимость услуг с конкретными характеристиками и плановыми сроками выполнения, если подразумеваются определенные виды работ.

Ответ носит исключительно информационный характер и не является прямым побуждением к заключению коммерческого договора.

Срока действия полученные данные о стоимости не имеют. Это необходимо отметить в ответе. При использовании этого материала для расчетов в будущих периодах текущая цена проиндексируется в соответствии с коэффициентом пересчета.

Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ

Если бюджетное учреждение оказывает дополнительные услуги населению, то есть ведет предпринимательскую деятельность и получает официальный доход, оно имеет вправе вывести часть закупок из-под жестких регламентаций 44-ФЗ и воспользоваться более лояльным к бюджетным заказчикам 223-ФЗ. Образец, как сделать запрос на коммерческое предложение в этом случае составляется аналогично 44-ФЗ. Принципиальных различий нет.

Стоит различать конкурентный способ определения поставщика и непосредственно запрос ценовой информации для проведения конкурса или аукциона по ФЗ-223.

Данные о стоимости товаров, работ и услуг запрашиваются с той же целью, что и в ФЗ-44 — для выявления актуальных цен и определения НМЦК.

На основании этого закона действует дополнительный конкурентный способ определения поставщиков, именуемый запросом предложений. Заказчик размещает в системе извещение о проводимой закупке и подробно указывает всю необходимую информацию. В торги приглашаться определенные исполнители, соответствующие техническим критериям заказчика. В процедуре вправе участвовать любая организация, которая удовлетворяет требованиям организатора закупки. Затем идет прием, рассмотрение и финальная оценка заявок. Членами комиссии учитываются как минимум два установленных критерия для оценки. В результате, по итогам процедуры, заключается контракт с тем поставщиком, который предложил самые выгодные условия. Итог ЗП отражается заказчиком на официальном сайте в открытом доступе.

Этот способ применяется при расторжении заказчиком действующих контрактов или же при повторном проведении конкурентных способов (конкурс, аукцион) и признании их несостоявшимися.

Так выглядит образец запроса КП для закупок по 223-ФЗ.

Скачать

gosuchetnik.ru




Закупки товаров (работ, услуг) для нужд учреждения

В настоящем разделе публикуются запросы ценовых (коммерчески) предложений хозяйствующих субъектов, осуществляющих деятельность на функционирующем конкурентном рынке, соответствующем планируемому предмету закупок.

Опубликованный  запрос ценовых  (коммерческих)  предложений  не  является  торгами  (статьи 447  –  449  Гражданского  кодекса  Российской Федерации  (далее  –  ГК РФ),  публичным  конкурсом (статьи 1057 – 1061 ГК РФ),  а также процедурой  определения поставщика  (подрядчика,  исполнителя)  в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров,  работ,  услуг для обеспечения  государственных и  муниципальных нужд»  или Федерального закона от 18. 07.2011  № 223-ФЗ «О закупках товаров,  работ,  услуг отдельными  видами юридических лиц».

Ценовое (коммерческое) предложений, полученное в ответ на опубликованный в настоящем разделе запрос, ни при каких обстоятельствах не может повлечь возникновения у ФГБУ «НМИЦ онкологии м. Н.Н. Петрова» Минздрава России обязанности по заключению договора на предложенных условиях.

Запрашиваемая ценовая информация необходима исключительно для определения и обоснования начальных (максимальных) цен контрактов и цен контрактов, заключаемых с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), которые используются при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для нужд учреждения в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок и законодательства Российской Федерации о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц.

Направляемое в ответ на опубликованный в настоящем разделе запрос ценовых (коммерческих) предложений коммерческое предложения должно иметь юридическую силу оферты (статьи 435, 436 ГК РФ).

Коммерческое предложение, должно быть подготовлено в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью лица, направившего оферту, или его уполномоченного представителя.

Примечание. Электронная цифровая подпись должна быть открепленной, в формате “sig”


Адрес электронной почты для направления коммерческих предложений в электронной форме: [email protected]

Сведения и документы, не имеющие юридической силы (не подписанные уполномоченными лицами), в том числе факсимильные и электронные копии документов, не рассматриваются учреждением как надлежащие источники ценовой информации.

Ценовые (коммерческие) предложения, полученные после истечения установленного в запросе срока подачи ценовых (коммерческих) предложений, не принимаются к рассмотрению.

В ценовом (коммерческом) предложении должны быть указаны:

• Исходящий номер опубликованного запроса, в ответ на который направлено такое предложение;
• наименование объекта закупки в неизменном виде.

1. Реагенты и расходные материалы медицинского назначения




2. Лекарственные средства




3. Работы и услуги исключительно для обеспечения медицинской деятельности

Код	Наименование	Предполагаемая дата закупки (месяц, год)	Дата окончания приема предложений	Файлы
0000-0000038056	Оказание услуг по проверке технического состояния и параметров электробезопасности паровых стерилизаторов	04.2021	07.04.2021	Запрос коммерческого предложения
0000-0000038247	Оказание услуг по лабораторно-инструментальным исследованиям в рамках планового производственного контроля	04.2021	09.04.2021	Запрос коммерческого предложения




4.

Прочие товары, работы, услуги (продукция)


5. Продукция, необходимая для обеспечения функционирования и развития информационных систем




Запрос коммерческого предложения: образец и примеры

Запрос актуального коммерческого предложения – официальный документ, составляемый в виде обращения или письма, с просьбой предоставить адресанту (организация бюджетной или частной формы собственности) подробную информацию о стоимости и характеристиках товаров и услуг, оказываемых адресатами (юридические и физические лица).

По желанию составителя письма, от адресата могут потребовать:

• огласить стоимость транспортировки товаров;
• описать процедуру оплаты;
• подать ответ с коммерческим предложением, изложенным на английском языке;
• предоставить образец товарной позиции;
• привести примеры успешных проектов и т. д.

Запрос необходим для того, чтобы методом отбора доступных на рынке предложений, заключить наиболее выгодную сделку.

к оглавлению ↑

Виды запросов

В зависимости от формы собственности субъекта, осуществляющего мониторинг доступных предложений на рынке товаров и услуг, коммерческий запрос разделяют на:

1. Частный – обращение подается в индивидуальном порядке, без каких-либо ограничений по процедуре оформления и требованиям к заказчику.
2. Государственный – строго регламентированное обращение, которое регулируется Федеральным законом РФ (ФЗ 44) в новой редакции от 4 июня 2014 г.

к оглавлению ↑

Образец коммерческого запроса

Тем не менее, частные и государственные обращения составляются по единому образцу:

Название организации.
Адрес и контактные данные.
Дата.
Номер (в случае необходимости).
Цель запроса.
Приветствие.
Аргументация обращения.
Наименование товаров и услуг.
Порядок оплаты, общая стоимость реализации потенциального соглашения, включая дополнительные затраты на упаковку и транспортировку товарных позиций.
Сроки подачи ответного письма.
Дополнительные условия.

Должность ответственного лица Подпись Ф.И.О.

[wpsm_button color=»orange» size=»medium» link=»https://www.rabota-tam.com/wp-content/uploads/2015/07/obrazec-zaprosa.docx» icon=»download»]Скачать образец запроса[/wpsm_button]

 

к оглавлению ↑

Частный коммерческий запрос

Как уже было сказано, частное обращение имеет вариативный характер и не ограничивается правовыми нормами законодательства РФ. Оно формируется исключительно по усмотрению руководства коммерческой организации для обеспечения производственных нужд и прочих потребностей предприятия.

Пример:
ОАО «Ласковые игрушки»
ул. Гоголя, 33
г. Екатеринбург, 620026
тел.: +7 (929) 919-19-19
e-mail: [email protected]
01.07.2015 г.
№ 23/33
О запросе предложений на поставку
экологически чистого плюша

Уважаемые поставщики!

В связи с модернизацией производственных мощностей, нашему предприятию необходимо увеличить запасы экологически чистого плюша объемом до 25 тонн.

Просим Вас подать предложения о поставке плюшевой ткани с длиной ворса не более 6 мм в указанном количестве.

В ответном письме укажите порядок оплаты по контрактному обязательству, обозначив стоимость доставки и упаковки товара.

Вышлите предложение не позднее 25.07.2015 г. в двух экземплярах: на русском и английском языках.

Дополнительно приложите копии сертификатов, подтверждающих качество вашей продукции.

Благодарим за оказанное внимание!

Директор отдела закупок (Подпись) Александров А. А.

[wpsm_button color=»orange» size=»medium» link=»https://www.rabota-tam.com/wp-content/uploads/2015/07/chastnyi-zapros.docx» icon=»download»]Скачать пример частного коммерческого запроса[/wpsm_button]

 

к оглавлению ↑

Государственное коммерческое обращение по ФЗ 44

Коммерческий запрос по ФЗ 44 – один из элементов отбора исполнителя на оказание услуг или закупку товаров, проводимого на конкурсной основе по требованию руководства бюджетной организации.

Впрочем, государственный коммерческий запрос соответствует универсальному образцу и примеру частного обращения, однако, при этом он имеет ряд существенных ограничений, обусловленных законодательством РФ:

1. Запрос подается в открытом доступе, внесением в единую информационную систему (ЕИС).
2. Если же заказчик хочет сотрудничать с определенными компаниями, тогда он обязан разослать уведомления приоритетным подрядчикам (не менее 2-х юридических лиц или индивидуальных предпринимателей), сославшись на как минимум полуторагодичный опыт успешной работы.
3. Принятие решений о заключении потенциального контракта зависит от вердикта экспертной комиссии.
4. Подрядчик должен соответствовать требованиям п. 9 ст. 31 ФЗ 44. Т. е. заказчика и исполнителя контрактного обязательства, а также третьих лиц, участвующих в отборе, не должны связывать родственные узы.

Пример:

Бюджетное учреждение
«Областной Дом Культуры им. Ленина»
ул. Пушкина, 35
г. Санкт-Петербург, 43021
тел.: +7 (934) 34-93-34
e-mail: [email protected]
01.07.2015 г.
№175/123

О запросе предложений на оказание телекоммуникационных услуг

Уважаемые представители коммерческих организаций, а также индивидуальные предприниматели!

БУ «Областной Дом Культуры им. Ленина», согласно Федеральному закону РФ от 5 апреля 2013 г. (ФЗ 44), просит Вас предоставить коммерческие предложения по поводу оказания бесперебойного доступа к интернету, телефонной связи и цифрового телевидения.

В предложении обозначьте стоимость подключения вышеперечисленных пакетов телекоммуникационных услуг, а также укажите размер абонентской платы за календарный месяц каждого из них.

Просим отправить письмо-ответ в четырех экземплярах на русском языке по адресу: [email protected] в срок до 25.07.2015 г.

Также приложите копии сертификатов, подтверждающие качество оказываемых Вами услуг и копию лицензии на право предпринимательской деятельности.

Дополнительно просим подтвердить соответствие Вашего предложения с п. 9 ст. 31 ФЗ 44.

Заранее благодарны!

Директор БУ «ОДК им. Ленина» (Подпись) Федоров Ф. Ф.

[wpsm_button color=»orange» size=»medium» link=»https://www.rabota-tam.com/wp-content/uploads/2015/07/gos.com-zapros.docx» icon=»download»]Скачать пример государственного коммерческого запроса[/wpsm_button]

Вот еще несколько примеров:

[wpsm_minigallery ids=»3967,3968″ prettyphoto=»true»]

Как сделать запрос на коммерческое предложение?

Ранее мы рассказали, как проходит такой вид закупки, как запрос предложений. Несмотря на сходство названий, запрос на коммерческие предложения служит другой цели – а именно, это один из возможных источников данных для формирования цены на товар, работу или услугу. Как же составляется запрос на предложения?

В соответствии с 44-ФЗ, есть несколько способов определить НМЦК: из всех методов (нормативного, проектно-сметного и.т.д.) приоритетным в закупках считается метод сопоставимых рыночных цен. Применяя при определении НМЦК этот метод, заказчик сможет принять в расчет реалистичный диапазон цен на рынке. Для того, чтобы рассчитать НМЦК для закупки, заказчик должен изучить актуальные на текущий момент цены на товары, которые идентичны предмету закупки. На основании этой информации и  выводится НМЦК.

44-ФЗ предусматривает несколько вариантов получения информации о рыночных ценах:

— можно найти информацию в открытом доступе в интернете, в том числе используя данные Росстата и информацию из реестра выполненных контрактов в ЕИС4

 — заказчик может разместить в ЕИС запрос на цены таких товаров, чтобы не искать их самому;

— заказчик может направить запросы коммерческих предложений поставщикам, работающим с такими товарами (см. статью 22 Закона №44-ФЗ, ч. 5).

Законодательство не предусматривает официального образца для такого запроса. Главное здесь — сформулировать его наиболее полно. При составлении запроса на коммерческие предложения заказчику нужно указать количество требующегося товара, сроки поставки, место выполнения работ, и т.д. Количество запросов предложений, на основании которых заказчик формирует ценовую картину и составляет НМЦК, неограничено. Минэкономразвития в приказе № 567 от 2 октября 2013 года сообщает о том, что их число желательно, должно быть не меньше пяти. Цена определяется на основании хотя бы трех полученных ответов.

К поставщикам, которым заказчик рассылает запросы на КП, законодательство предъявляет следующее общее требование: каждый из участников опроса должен обладать опытом поставки идентичных товаров за последние три года.

Запросы можно рассылать напрямую, либо опубликовать в ЕИС или в тематических печатных изданиях.

Помимо основных пунктов, которые необходимо внести в форму запроса на КП (описание объекта закупки, условия контракта и сроки) заказчику нужно указать — “подготовка информации не связывает поставщика какими-либо обязательствами перед заказчиком”. Не будет лишним также отдельно прописать срок действия предлагаемых цен, чтобы избежать их изменения в процессе. По умолчанию, если не указано иного, цены действуют в течение полугода.

Запрос коммерческого предложения на поставку оборудования и монтаж лифтов здания

Просим всех желающих дать коммерческое предложение стоимости на поставку оборудования и монтаж 2 лифтов в административное здание в г. Калининграде. Условия выполнения работ: 1. Цена коммерческого предложения должна включать договорную стоимость выполнения работ (с учетом стоимости оборудования и материалов), налоги, вспомогательные работы, в том числе и не включенные в ведомость объемов работ, но необходимые для выполнения работ и все другие необходимые расходы. 2. Оплата работ будет производиться только по безналичному расчету после завершения и приемки работ. 3. Следует указать срок выполнения работ в календарных днях. 4. Объем работ может быть откорректирован в ходе выполнения работ в большую или в меньшую сторону. Оплата будет производиться за фактически выполненные объемы. 5. Коммерческое предложение должно быть подписано руководителем организации и скреплено печатью. 6. Срок предоставления коммерческого предложения — до 1 марта 2018 года в офис ТСН «Фрунзе 28» по адресу: пер. Калужский 18 в г. Калининграде
Читать полностью… — кликните заголовок!

Просим всех желающих дать коммерческое предложение стоимости на поставку оборудования и монтаж 2 лифтов в административное здание в г. Калининграде.

Спецификацию оборудования см. здесь: Спецификация лифтов

Условия выполнения работ:

1. Цена коммерческого предложения должна включать договорную стоимость выполнения работ (с учетом стоимости оборудования и материалов), налоги, вспомогательные работы, в том числе и не включенные в ведомость объемов работ, но необходимые для выполнения работ и все другие необходимые расходы.

2. Оплата работ будет производиться только по безналичному расчету после завершения и приемки работ.

3. Следует указать срок выполнения работ в календарных днях.

4. Объем работ может быть откорректирован в ходе выполнения работ в большую или в меньшую сторону. Оплата будет производиться за фактически выполненные объемы.

5. Коммерческое предложение должно быть подписано руководителем организации и скреплено печатью.

6. Срок предоставления коммерческого предложения — до 1 марта 2018года в офис ТСН «Фрунзе 28» по адресу: пер. Калужский 18 в г. Калининграде

Председатель Правления ТСН «Фрунзе 28» Я. А. Гусейнов

Данное сообщение является информационным и не налагает ни на кого никаких обязательств.

Как написать отличный запрос предложений (RFP) для проекта вашего веб-сайта

Это довольно обширная тема, но ваша цель здесь — описать, какие ограничения или требования вам известны заранее. Веб-сайт по своей сути является техническим программным продуктом, поэтому именно эти детали могут наиболее существенно повлиять на график и результаты. Вот некоторые примеры технических требований:

Электронная коммерция: Планируете ли вы продавать товары или снимать деньги с кредитных карт? Некоммерческая организация может захотеть принимать только простые (или повторяющиеся) пожертвования, но розничным торговцам требуются тележки для покупок, учетные записи пользователей, управление запасами и калькуляторы доставки.Если вы принимаете пожертвования или продаете вещи, необходимо ли включить какие-либо дополнительные правила, такие как скидки для определенных пользователей, подарочные карты и т. Д. Все эти детали помогут поставщикам порекомендовать лучшие инструменты для проекта.

Программное обеспечение для управления контентом: Вам нужно что-то особенное, например, Drupal или WordPress? Вы открыты для альтернатив, с которыми вы, возможно, не знакомы? (Существуют буквально тысячи готовых вариантов программного обеспечения CMS.) Поставщик, возможно, также разработал собственное решение, которое удовлетворит ваши потребности.Большие проекты могут потребовать написания специальной платформы для вашей компании. Здесь также совершенно приемлемо сказать, что у вас нет предпочтений и вы открыты для рекомендаций от поставщиков.

Язык программирования серверной части: Совместима ли ваша система с конкретным языком, например PHP, Ruby или Python, для разработки пользовательского веб-программного обеспечения? У вас есть существующая инфраструктура, в которой поставщик должен свободно владеть?

Поддержка старых браузеров: Сколько посетителей все еще используют старые браузеры, такие как Internet Explorer 11 (выпущенный в октябре 2013 г.)? Нужна ли им поддержка? Чтобы веб-сайт работал или отображался в устаревшем браузере, почти всегда требуется дополнительное время на разработку.

Интеграции стороннего программного обеспечения: Зависит ли ваша организация от сторонних сервисов в таких вещах, как информационные бюллетени по электронной почте, автоматизация маркетинга, CRM / управление контактами, управление запасами, интранет, бухгалтерский учет / Quickbooks или управление запасами? Если да, обязательно укажите те, для которых важна синхронизация / интеграция с веб-сайтом, и опишите, как вы ожидаете, что это будет работать. Например, когда кто-то подписывается на рассылку новостей, контакт должен автоматически добавляться в Highrise или Salesforce.Если кто-то покупает продукт и соглашается, он должен быть добавлен в нашу базу данных Mailchimp и т. Д. Иногда эта функция будет включена прямо из коробки, а иногда поставщику придется написать что-то индивидуальное.

Учетные записи пользователей: Требуется ли вам управление членством на вашем сайте? Это будет сделано для того, чтобы люди могли получить доступ к специальному или скрытому контенту на вашем сайте, возможно, после отправки адреса электронной почты или оплаты просмотра технического документа. Более простым примером могут быть страницы, защищенные паролем, которые может просматривать любой желающий с тем же паролем и не требующие входа в учетную запись.

Доступность: Требуете ли вы, чтобы веб-сайт был доступен для слепых или слабовидящих пользователей? Этот пункт становится все более распространенным в RFP, и важно знать, что требования к доступности относятся к разным категориям, и вы должны знать, насколько далеко вы хотите зайти (или предоставить рекомендации веб-агентствам). Для веб-сайтов, аудитория которых искажена, более крупный текст по умолчанию и области щелчка будут влиять на дизайн. Правительственные и общественные сайты часто требуют соблюдения Раздела 508.

Адаптивный дизайн для мобильных устройств: В настоящее время это почти несложно, и каждая фирма, с которой вы общаетесь, должна быть включена в него. Но об этом стоит хотя бы упомянуть в вашем RFP, особенно для большего количества нестандартных проектов, просто чтобы убедиться, что он находится на радаре агентств. Кроме того, вы можете следить за тем, пытаются ли они взимать с вас плату за то, что должно быть включено в большинство современных веб-проектов.

Шаблон запроса предложений | by Business-in-a-Box ™

Общие сведения о шаблоне запроса предложений

Использование шаблонов запроса предложений в деловом мире — это метод обеспечения того, чтобы ваша корпорация получила лучших поставщиков и деловых партнеров за счет стандартизации процесса выбора и предоставления вашему бизнесу всей информации о продуктах и ​​услугах поставщиков.Это документ, который поможет вам понять два основных аспекта потребностей вашего бизнеса.

• Особые потребности вашего бизнеса — Используя один из наших многочисленных шаблонов предложений продажи, вам нужно будет всесторонне проанализировать свои потребности, прежде чем отправлять запрос предложений вашим поставщикам и поставщикам.
• Предлагаемые потенциальные продукты и услуги — Имея четкое представление о том, что требуется вашему бизнесу, ваш поставщик сможет лучше выдвигать предложения по вашим проектам.

Для любого нового проекта, особенно для крупных проектов, использование запроса предложений позволит вам оценить потенциальных поставщиков на равной основе и предоставит вам всю необходимую информацию о предлагаемых ими продуктах или услугах.

Почему вам следует использовать запрос предложений в своем бизнесе

Представьте, что ваша компания получила большой проект и вам нужно начать производство или подготовиться к развертыванию множества услуг для ваших клиентов.Возможно, вы захотите связаться со всеми своими поставщиками и сообщить им, что вам нужны цены на различные продукты, которые вам нужны, и, несомненно, вы получите цены в соответствии с запросом. Однако может присутствовать дополнительная информация, которая может повлиять на ваше решение, которой вы обычно не получите, если не используете шаблон запроса предложения. Business-in-a-Box предоставляет вам простой и легкий в разработке шаблон запроса предложения, чтобы вы могли использовать его для оценки всей информации, необходимой для принятия полностью обоснованного решения.

Использование шаблонов RFP в вашем бизнесе дает вам возможность полностью расширить потребности и спецификации вашего проекта, и эти детали позволят вам принимать более обоснованные решения на основе информации, полученной от ваших поставщиков. Одна из основных причин, по которой ваш бизнес должен использовать запрос предложений в вашей компании, — это процесс составления запроса предложений и его преимущества для вашего бизнеса.

Процесс запроса предложений

Когда вы составляете RFP, вы детализируете проект и то, как вы хотите, чтобы поставщики представляли свое коммерческое предложение.Запрос предложений дает вашим поставщикам возможность ознакомиться со спецификациями проекта, и они могут иметь возможность поделиться с вами своим опытом в этом отношении, если они считают, что некоторые из ваших спецификаций могут не соответствовать отраслевым стандартам. Затем вы можете решить отредактировать детали RFP, чтобы включить новую информацию, или вы можете просто помнить об этом во время окончательной оценки.

Преимущества процесса запроса предложений

Процесс RFP позволяет вашей компании всегда иметь под рукой самую свежую информацию и спецификации, когда вы рассматриваете новый проект.Детали предложения RFP вынуждают ваших поставщиков подробно описывать свои продукты так, как они обычно не делают, и поэтому вы получаете выгоду от обмена информацией. Вы также получите важные данные о пути или плане действий, о том, как ваш поставщик будет выполнять проект. Они будут включать подробные сведения о сроках и подробную стоимость, которую вы должны оценить. Преимущества включают:

• Актуальная информация о продуктах и ​​услугах от вашего поставщика
• Срок оказания услуг
• Детальная калькуляция предложения
• Вся справочная информация, которая может повлиять на проект

Какие подробности должны быть в документе запроса предложений

Доступно множество версий шаблонов запросов предложений, поэтому выбор будет зависеть от вашей ситуации.Все шаблоны в Business-in-a-Box разработаны и составлены профессионалами в области права и отраслевыми экспертами, чтобы предоставить вам простой в использовании шаблон, в котором все, что вам нужно сделать, это заполнить поля, и ваш документ готов для вашего бизнеса.

Вот что вы найдете в нашем шаблоне запроса предложения:

• Обзор проекта — это краткий обзор проекта, в котором вы выделяете основные аспекты проекта и даете своим поставщикам подробную информацию, которая им необходима для понимания, если они должны подавать предложение.
• История вашей компании — Снова краткая история вашего бизнеса, чтобы продавцы понимали, чем вы занимаетесь и кто ваш целевой рынок.
• Цели вашего проекта — Специфика проекта, сроки и то, как вы хотели бы завершить проект. Это обеспечивает контекст для ваших поставщиков в проекте.
• Объем проекта — Масштаб проекта имеет жизненно важное значение; вы должны предоставить своим поставщикам все возможные подробности о проекте, чтобы они могли предоставить вам наилучшее возможное предложение.Если не будет сюрпризов, то проект будет успешным.
• Целевой график поставки — График проекта является особенно важным аспектом RFP. Ваши поставщики должны иметь возможность оценить, смогут ли они доставить то, что вам нужно, в отведенное время и смогут ли они доставить вовремя.
• Возможные узкие места — Выявив возможные узкие места и препятствия в плане проекта, вы заставите своих поставщиков задуматься о непредвиденных обстоятельствах и способах преодоления этих проблем.Они могут даже понять, что вы не видели, и предоставить вам эти детали. Это гарантирует, что с самого начала проекту будут выделены надлежащие ресурсы. Вы бы исключили тех поставщиков, которые не могут выполнить поставку, и тех, кто не может справиться с проектом в рамках своих текущих структур.
• Ограничение бюджета — Помимо подробного описания бюджета проекта, вы также можете потенциально включить предел превышения затрат, чтобы ваши поставщики и продавцы точно знали, каковы пределы бюджета проекта, и следили за тем, чтобы они оставались в рамках ограничений.
• Ваш желаемый профиль поставщика — вы укажете, какой профиль поставщика, по вашему мнению, является лучшим для вашего проекта, чтобы поставщики понимали, вписываются ли они в профиль или нет, чтобы вы не тратили время на оценку запросов предложений от поставщиков, которые не не соответствует вашему профилю.

Причины, по которым ваш бизнес должен использовать шаблоны запросов предложений

Если ваша компания работает с большими проектами или несколькими проектами одновременно, вы должны использовать шаблон RFP, чтобы вы могли более эффективно анализировать сложный поток информации от ваших поставщиков.Есть две основные причины, по которым ваш бизнес должен использовать запрос предложений в вашей организации:

• Экономьте время на планировании крупных проектов Если вы работаете над большим проектом и решаете не использовать запросы предложений для получения информации, вы, по сути, будете выполнять работу своих поставщиков, а также свою работу по завершению проекта. Вы потратите часы на оценку продуктов и деталей, которые вам не нужны, поскольку у вашего поставщика уже есть вся эта информация.Вы будете бегать по городу, пытаясь найти подходящих поставщиков, а не работать над проектом. Представьте, сколько времени потребуется, чтобы объяснить каждому поставщику индивидуально, что вы ищете?
• Заставьте поставщиков прийти к вам Как указано выше, когда вы используете RFP, вы будете приглашать сеть поставщиков прийти к вам, если они соответствуют заранее определенным критериям вашего RFP. Это означает, что вы должны оценивать только те предложения, которые вы получаете, а не всю сеть продавцов и поставщиков.Когда они представят вам предложение, вы получите подробное представление о том, как они будут рассматривать проект, и после этого вы сможете просто выбрать лучшего кандидата.

Дополнительные преимущества использования шаблонов запросов предложений

• Вынуждает определить требования к проекту Простой процесс заполнения шаблона предназначен для определения полной специфики вашего проекта и позволит вам понять некоторые сложности, которые вы бы не увидели без использования RFP.Это позволяет вашим поставщикам оставаться на той же странице, что и вы, и работать над завершением проекта.
• Позволяет сравнивать поставщиков на равных опорах Во время процесса оценки вы знаете, что каждая заявка прочитала RFP и полностью понимает требования и спецификации. Таким образом, когда вы анализируете ответы, вы можете сравнивать предлагаемые системы по достоинствам и функциональности. Подробные вопросы RFP позволяют каждому поставщику отвечать на одни и те же вопросы в зависимости от их продуктов.Затем вы можете сравнить их по одному стандарту, например, по срокам доставки, поддержке резервного копирования и многому другому.
• Усиление контроля во время демонстрации продукции Если ваш проект требует, чтобы ваши поставщики демонстрировали свои продукты, с помощью процесса шаблона запроса предложения вы не попадете в ловушку, когда ваши поставщики продемонстрируют продукты, услуги или функции, которые не входят в объем проекта. Часто поставщики демонстрируют свои продукты, основываясь на том, что, по их мнению, является лучшими характеристиками и спецификациями продуктов, и запрос предложений побудит вас просмотреть только демонстрационные версии продуктов, которые подходят конкретно для объема проекта или могут быть полезны для доставки результатов проекта. .
• Получите окупаемость инвестиций Проект, над которым вы работаете, имеет определенные результаты, и эти аспекты следует проанализировать, чтобы понять, где вы можете добиться возврата инвестиций в свой проект. Рентабельность инвестиций — нематериальный аспект любого предложения, и, заставляя ваших продавцов и поставщиков думать о том, как вы можете достичь своей рентабельности инвестиций, вы также определите поставщиков, которые могут быть лучшими долгосрочными партнерами, поскольку они понимают ваши параметры. Запрос предложений заставит ваших поставщиков думать так же, как вы, а не просто захотеть продавать товар.
• Методология и процесс организованного отбора Используя шаблон запроса предложения, вы будете разрабатывать свой собственный процесс отбора, который будет систематически исключать поставщиков, которые не соблюдают требования, и направит вас к поставщику, который сможет выполнить ваш проект. Процесс RFP также дает вам организованный метод того, как сравнить и выбрать поставщика, который удовлетворит ваши потребности в течение срока реализации проекта.

Заключение

Если ваша компания раньше не использовала запрос предложений, то первый раз, когда вы заполните этот шаблон, может показаться, что путь к тому же самому месту будет долгим.Однако вы очень быстро поймете, что ваши продавцы и поставщики будут рассматривать вас в другом свете, когда ваш запрос будет настолько подробным и конкретным, насколько они когда-либо видели. С шаблоном RFP вы получите более качественные линии поставок и более активных поставщиков для вашего бизнеса и проектов. Зарегистрируйтесь и загрузите свой собственный шаблон запроса предложений и получите доступ к более чем 2000 шаблонов сегодня.

Как написать письмо-предложение (с примерами)

Написание письма с предложением может показаться простым.Вам нужно представиться, написать несколько деталей о проекте и указать цену на свои услуги, верно?

Если вы применяете подход, аналогичный только что описанному, вы, вероятно, теряете продажи и клиентов. Когда дело доходит до написания предложений, большинство продавцов допускают несколько ошибок, убивающих конверсию. И простая реальность такова, что большинство из них можно исправить быстро и легко.

В этой статье мы покажем вам, как написать привлекательное письмо с предложением.Мы дадим вам проверенную структуру, дадим несколько легко реализуемых советов по повышению ваших шансов на успех и покажем вам практический пример письма, которое можно использовать сегодня.

Что такое письмо-предложение?

Чаще всего «письмо с предложением» (термин, имеющий несколько совпадающих значений) — это документ, который действует как полное предложение для небольших проектов, где подробное предложение с оглавлением и подробными деталями проекта, не требуется.

В качестве альтернативы письмо с предложением отправляется либо в качестве предшественника всеобъемлющего и более подробного делового предложения, либо включается как часть фактического предложения, используемого в качестве сопроводительного письма для привлечения потенциальных клиентов.

Первому определению и будет посвящена данная статья. Письма с предложениями представляют собой более короткие сокращенные формы полных предложений. Тем не менее, они имеют аналогичную, хотя и более лаконичную структуру.

Следует отметить еще один момент. Иногда термины «предложение» и «письмо с предложением» используются как синонимы. В таких случаях «письмо с предложением» должно быть полным предложением, и вам следует соответствующим образом структурировать и написать свой документ.

Как написать письмо с предложением?

Вы всегда должны следовать любым конкретным инструкциям получателя, особенно если вы отвечаете на RFP (запрос предложений).Вообще говоря, вы можете использовать следующую структуру при создании письма-предложения:

Введение и история вопроса

Задайте контекст для письма, предоставив небольшую справочную информацию в первом абзаце. Если вы уже общались с получателем, укажите это во вступительных словах. Возможно, вы обсудили проблему потенциального клиента и согласились с приблизительным набором целей. Сделайте ссылку на этот разговор и кратко повторите (в нескольких предложениях или около того), почему вы подходите для решения проблемы.

Постановка задачи

Вы можете включить это как часть раздела выше, или вы можете посвятить ему несколько абзацев, в зависимости от степени проблемы.

Цели и задачи

При описании целей и задач лучше всего быть как можно более конкретным. Цели должны быть изложены в виде списка, желательно с приложенными рисунками. Лучше сказать что-то вроде: «Мы повысим производительность на 30% за три месяца», чем «Мы значительно повысим производительность.Вы также можете предоставить подробную информацию о методах, которые вы будете использовать для достижения этих целей.

Оценка

Как клиенты узнают о прогрессе? Вы будете отправлять ежемесячный отчет? Будет ли у них доступ к панели инструментов аналитики в реальном времени? Кто будет основным контактным лицом? Какие показатели вы будете использовать для измерения успеха? Нарисуйте четкую картину того, как вы убедитесь, что получатели знают, что проект продвигается в правильном направлении.

Бюджет

Обычно не рекомендуется давать полную разбивку расходов в сопроводительном письме, но вы должны дать представление о бюджете.Стоимость проекта является важным фактором в процессе принятия решений, поэтому важно включить эту информацию.

Контактная информация

Предоставление полного набора контактных данных в конце письма, включая номер телефона и адрес электронной почты, может быть невероятно полезным, если клиенты хотят позвонить или написать вам напрямую.

Пример письма-предложения

Приведенный ниже шаблон предложения создан для того, чтобы показать вам, как может выглядеть типовое деловое письмо с предложением.В зависимости от вашего понимания потенциального клиента, вы можете сделать его длиннее или короче или добавить более подробную информацию в определенные разделы.

Письмо должно иметь традиционный формат и содержать имена и адреса как вас, так и вашего получателя на бланке.

Уважаемый господин / госпожа,

Было приятно поговорить с вами в пятницу о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь в отношении набора и обучения персонала. Вы описали свое желание улучшить практику приема на работу и внедрить проверенные методы адаптации персонала, ориентированные на результат.

В Generic Recruitment Company мы обладаем более чем двадцатилетним опытом оказания услуг по подбору персонала таким предприятиям, как то, которое вы представляете. Наша команда имеет конкретный опыт в вашей конкретной области, работая с компаниями A и B.

В этом письме я хотел бы вкратце описать, как Generic Recruitment Company предоставит комплексное решение вашей проблемы, а также цели, которые мы могли бы достичь.

Цели

O Наша общая цель будет заключаться в сокращении общего количества ресурсов — рабочего времени и общих расходов — затрачиваемых на набор персонала на XX% при сохранении текущих результатов.Мы повысим продуктивность нового персонала в течение первых XX месяцев работы на XX% за счет улучшения процессов обучения персонала.

Для достижения этой цели мы должны выполнить ряд промежуточных задач:

1. Обзор текущей практики найма и обучения.
2. Создание инфраструктуры тестирования и постановка жизнеспособных KPI.
3. Период тестирования и внедрения для выявления возможных положительных изменений.
4. Долгосрочный анализ и оптимизация новых процессов в течение нескольких месяцев.

Оценка и отчетность

Вы будете получать ежемесячный отчет, который будет охватывать все важные KPI. Вашим основным контактным лицом будет руководитель группы. Каждый квартал вас будут приглашать на презентацию, объясняющую результаты тестирования, положительные изменения и общий прогресс в достижении целей проекта.

Бюджет

Как обсуждалось ранее, приблизительная стоимость проекта составляет 10 000 долларов США, выплачиваемых ежеквартально в течение 12 месяцев.Этот план выплат, конечно, гибкий и открытый для обсуждения.

Если вы хотите продолжить работу над проектом, не стесняйтесь обращаться ко мне. Я указал свои контактные данные ниже. Если вы готовы сразу приступить к работе, просто подпишите ниже.

С уважением,
X

Рассматривали ли вы предложение программного обеспечения?

Один из самых простых способов оптимизировать рабочий процесс создания предложения, независимо от того, являетесь ли вы малым или крупным предприятием, — это использовать такое программное обеспечение, как PandaDoc.

Вы можете не только работать с шаблоном, основанным на описанной выше структуре, но также можете воспользоваться преимуществами инструментов совместной работы, функций автоматизации и элементов предложения с возможностью перетаскивания, таких как электронные подписи и варианты оплаты.

Если вы хотите провести тест-драйв PandaDoc и точно посмотреть, что он может сделать с вашими письмами с предложениями, вы можете подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию.

Как написать бизнес-предложение — Руководство и шаблон на 2021 год

Деловое предложение может повысить или снизить ваши шансы на привлечение нового клиента.Напишите отличное письмо, и вы, скорее всего, поймаете их бизнес.

Напишите плохой вариант, и вы можете проиграть, даже если вы предлагаете лучший сервис. Итак, как написать бизнес-предложение? Какой правильный формат? Что вам нужно включить?

Хотя все зависит от вашей отрасли, а также от того, предлагаете ли вы товар или услугу, написать бизнес-предложение довольно просто. Мы ответим на все эти и другие вопросы в этом руководстве.

Чего ожидать от этого руководства по бизнес-предложениям

Независимо от того, начинаете ли вы с нуля или вам нужно изучить конкретный раздел, в этом руководстве мы рассмотрим вот что.

• Что такое бизнес-предложение
• Различия между бизнес-предложением и бизнес-планом
• Формат бизнес-предложения
• Как долго делать бизнес-предложение
• Как написать бизнес-предложение

Вы можете скачать бесплатный шаблон бизнес-предложения здесь, чтобы начать писать свое собственное предложение, работая над этой статьей.К концу вы будете готовы разработать хорошо написанное бизнес-предложение, которое сможет четко объяснить ваш бизнес и привлечь больше клиентов. Давайте начнем.

Что такое бизнес-предложение

?

Деловое предложение — это документ, который вы отправляете потенциальному клиенту, в котором описываются услуги, которые вы предлагаете, и объясняется, почему вы лучше всего подходите для этой работы.

Это предложение компании или частного лица выполнить определенную работу или проект, предоставить услугу или, в некоторых случаях, стать поставщиком определенного продукта.

Какие бывают типы бизнес-предложений?

Деловое предложение может быть запрошенным или незапрошенным. С запрошенным предложением потенциальный клиент отправит запрос предложений; с незапрошенным деловым предложением вы обращаетесь к клиенту в надежде привлечь его бизнес, даже если он явно не запрашивал предложение.

Хотя и то и другое является обычным явлением, запрошенное предложение продать легче, поскольку ваш потенциальный клиент уже решил, что он хочет совершить покупку или воспользоваться услугой, и они оценивают возможных поставщиков или компании.

В случае запрошенного предложения ваш потенциальный клиент мог бы направить RFP или «запрос предложения». Это именно то, на что это похоже — они хотят, чтобы вы прислали бизнес-предложение, чтобы они могли его рассмотреть.

Различия между бизнес-предложением и бизнес-планом

Бизнес-предложение — это не то же самое, что бизнес-план. Это наиболее распространенное заблуждение, но, несмотря на то, что есть области пересечения (например, ваше резюме), они разные.

При этом вы, безусловно, можете извлечь информацию из своего бизнес-плана при написании бизнес-предложения — на самом деле, это отличный способ начать.

Но не путайте их; они различны и обособлены. Короче говоря, бизнес-план представляет собой целостную стратегию того, как ваш бизнес работает и зарабатывает деньги. Деловое предложение — это официальная презентация клиентам, продающим ваши товары или услуги.

Деловое предложение описывает конкретный продукт или услугу, предлагаемую существующим бизнесом потенциальному клиенту.

Вы пытаетесь продать своему потенциальному клиенту свой продукт или услугу, а не свой бизнес. Вам не нужно финансирование, как у вас есть бизнес-план, вы пытаетесь продать.

Деловое предложение — это тоже не смета; хотя вы, скорее всего, коснетесь затрат и цен в своем коммерческом предложении, оценка является гораздо более неформальной и представляет собой быстрый взгляд на затраты, а не на всю картину.

Что входит в деловое предложение?

В вашем коммерческом предложении должны быть рассмотрены три Ps:

• Формулировка проблемы: Какова текущая проблема вашего клиента
• Предлагаемое решение: Как ваш бизнес решает эту проблему лучше, чем другие решения
• Ценообразование: Сколько стоит это решение по сравнению с альтернативами

Если вы не знаете, как для начала, может быть, сначала попробуйте провести мозговой штурм; Начните с этих трех пунктов, и у вас будет грубая, скудная версия вашего бизнес-предложения.

Как написать коммерческое предложение

После того, как вы это сделаете, если вы готовы углубиться в подробности, вот пошаговая инструкция по форматированию бизнес-предложения.

Титульный лист

Ваше бизнес-предложение должно начинаться с титульного листа, на котором должно быть указано ваше имя, название вашей компании, имя человека, которому вы отправляете свое предложение, и дату подачи.

Содержание

В зависимости от того, как долго длится ваше коммерческое предложение, приятно подойдет оглавление.Включите его после титульной страницы и перед тем, как приступить к каким-либо подробностям. Если вы доставляете его в формате PDF, включая якорные ссылки на каждый раздел, чтобы было легко перейти к определенным областям.

Краткое содержание

Представьте свое предложение с отличным исполнительным резюме, которое действительно продает ваш бизнес и продукты или услуги, которые вы предоставляете, — это то, почему вы подходите для этой работы. Здесь вы также можете воспользоваться кратким изложением своего бизнес-плана.

Описание проблемы, вопроса или работы

После вашего резюме перейдите к обсуждению проблемы, с которой в настоящее время сталкивается клиент.Думайте о «проблеме» или «вопросе» свободно; в конце концов, их главная проблема может заключаться в том, чтобы найти подходящего человека для завершения своего проекта. Но убедитесь, что вы понимаете, почему им нужен продукт или услуга, которые они ищут. Если предлагается разработать совершенно новый веб-сайт, убедитесь, что вы понимаете, что они хотят получить от сайта — более высокие продажи, большую гибкость управления контентом.

Это место, где вы сможете показать вашему новому клиенту, что вы понимаете его потребности и полностью понимаете проблему, которую он пытается решить.Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы переформулировать проблему, с которой они сталкиваются, своими словами, чтобы они знали, что вы понимаете, что они ищут.

Подход и методология

В этом разделе показано, как вы планируете решать проблему потенциального клиента и какие шаги вы предпримете для выполнения своего плана.

Здесь вы подробно расскажете о том, как вы на самом деле планируете удовлетворить потребности клиента. В то время как предыдущие разделы могли быть поверхностными, в этом разделе бизнес-предложения вы подробно расскажете, какие шаги вы предпримете для решения их проблемы.

Однако будьте осторожны, не вдаваясь в слишком подробно, но старайтесь не употреблять жаргонизмы. Ваш клиент должен быть в состоянии следовать вашему плану и иметь четкое представление о вашем плане, но вы не хотите утонуть его в мелочах.

Квалификация

Давайте, похвастайтесь немного — это часть вашего делового предложения, в которой вы можете убедить своего потенциального клиента, почему вы наиболее квалифицированный человек, который может взяться за эту работу.

Вы можете упомянуть любое соответствующее образование, профильную подготовку или сертификаты, которые у вас есть, ваши прошлые успешные проекты аналогичного характера, годы опыта и т. Д.

Расписание и тесты

Будьте ясны со своим потенциальным клиентом: сколько времени займет ваш предлагаемый проект?

Если вы с самого начала убедитесь, что вы и ваш потенциальный клиент находитесь на одной волне, это поможет убедиться, что отношения остаются позитивными для вас обоих, и что вы не настраиваете своего клиента на нереалистичные ожидания.

Хотя у вас может возникнуть соблазн недооценить, сколько времени вам потребуется, чтобы завершить проект, не стоит этого делать. Не обещайте того, что не можете выполнить!

Если вы предлагаете товар, этот раздел может быть к вам неприменим, поэтому не стесняйтесь его опускать.Формат бизнес-предложения является гибким, поэтому адаптируйте его под свой бизнес и отрасль.

Стоимость, оплата и любые юридические вопросы

Здесь вы переходите к медным кнопкам и указываете стоимость и график платежей, если это необходимо.

То, как вы структурируете этот раздел, во многом будет зависеть от конкретного проекта или услуги, которую вы предлагаете. Раздела «Сводка комиссионных» может быть достаточно, если требуется единовременная оплата; в противном случае более подходящим может быть список «График сборов» или таблица цен.По возможности всегда возвращайтесь к запросу клиента, чтобы убедиться, что вы предоставляете ему всю информацию, необходимую для принятия решения.

Если есть какие-либо юридические вопросы, которые необходимо решить, например, разрешения или лицензирование, укажите эту информацию здесь. Не стесняйтесь добавлять раздел, полностью посвященный юридической стороне проекта, если это необходимо.

Льготы

Это ваша последняя сделка — не бойтесь подробно рассказать своему потенциальному клиенту обо всем, что он получит, выбрав вас для завершения проекта.

Расскажите своим клиентам, почему вы лучший выбор, и о том, как их бизнес получит выгоду от выбора вас и вашего бизнеса в качестве решения.

Как долго должно быть коммерческое предложение?

Когда дело доходит до формата бизнес-предложения, это вопрос на миллион долларов, на который нет ответа. Помните, в школе вы спрашивали учителя, сколько должно быть сочинения, и он отвечал: «Сколько времени нужно, чтобы ответить на вопрос.”

То же самое относится и к вашему бизнес-предложению. В конечном итоге это зависит от вашей отрасли, объема проекта и требований клиента с точки зрения деталей и включенных элементов.

При этом, чем жестче может быть ваше первоначальное предложение и чем точнее вы сможете изложить свою точку зрения, тем легче будет донести его до клиентов. Начните с приведенного выше формата бизнес-предложения в качестве руководства, и вы будете на правильном пути к созданию выигрышного бизнес-предложения и привлечению новых клиентов.

Примечание редактора: эта статья была изначально написана в 2018 году и обновлена ​​для 2021 года.

Бриана — специалист по контенту и цифровому маркетингу, редактор и писатель. Ей нравится обсуждать бизнес, маркетинг и социальные сети, и она большая поклонница оксфордской запятой.Бри — жительница Портленда, штат Орегон, и ее нечасто можно найти в Твиттере.

примеров деловой электронной почты | Блэр английский

---

Официальное электронное письмо с запросом

Вы бы использовали этот тип электронной почты, когда вы пишете кому-то с просьбой о чем-то, а они не ждут этого письма.

Уважаемый мистер Митчелл,

Я пишу в связи с текущей ситуацией с проектом аэропорта Скиптон.У нас есть ряд вопросов, на которые, мы надеемся, вы сможете ответить.

Прежде всего, не могли бы вы сообщить нам, где вы находитесь в проекте «Аэропорт Скиптон». Мы также были бы признательны, если бы вы могли прояснить текущие проблемы с системой доставки и подтвердить, когда вы ожидаете их решения.

Кроме того, в конце нашей последней встречи мы запросили копию последнего отчета об обновлении проекта. К сожалению, мы его до сих пор не получили.Мы были бы признательны, если бы вы перешли нам это.

Не могли бы вы также подтвердить, распространяется ли поддержка оборудования после установки 24 часа в сутки? А что собственно входит в поддержку? В частности, мы хотели бы получить подтверждение, включены ли в пакет стоимость деталей и работ? Нам нужна эта информация как можно скорее.

И, наконец, мы рассматриваем возможность продления периода послеустановочной поддержки со стороны вашей компании с 6 до 12 месяцев.Мы были бы очень благодарны, если бы вы предоставили нам расценки на это расширение.

Я был бы очень признателен, если бы Вы срочно разобрались с этими вопросами.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ян МакАдам
Менеджер по развитию

Менее формальное электронное письмо с запросом

Это похоже на формальное электронное письмо с запросом (вы используете его, когда пишете кому-то, чтобы попросить у них что-то, а они не ждут этого электронного письма), но это используется, когда вы пишете коллеге по работе или тому, с кем у вас хорошие отношения .

Привет, Дэйв,

Надеюсь, что там все в порядке. У меня есть несколько вопросов о проекте аэропорта Скиптон.

Во-первых, не могли бы вы сообщить мне, где вы находитесь в проекте? Я также был бы признателен, если бы вы могли объяснить, каковы текущие проблемы с системой доставки? И подтвердите, когда вы ожидаете, что они будут решены.

Кроме того, в конце нашей последней встречи я попросил копию последнего отчета по проекту. Я до сих пор не получил ни одного.Вы можете переслать его мне?

Можете ли вы также подтвердить, распространяется ли поддержка оборудования после установки 24 часа в сутки? А что собственно входит в поддержку? Мы особенно хотели бы знать, включены ли в пакет стоимость запчастей и работ? Нам нужна эта информация как можно скорее.

И, наконец, мы думаем о том, чтобы продлить период послеустановочной поддержки со стороны вашей компании с 6 до 12 месяцев. Не могли бы вы дать нам расценки на это расширение?

Пожалуйста, вернитесь ко мне с информацией как можно скорее.

Спасибо,

Ян МакАдам
Менеджер по развитию

Официальное электронное письмо с ответом / ответом

Вы бы использовали этот тип электронной почты, когда отвечаете на электронное письмо (или даже в телефонном разговоре или разговоре), когда кто-то вас что-то просил.

Уважаемый мистер МакАдам,

Ссылаясь на ваше последнее электронное письмо, касающееся текущей ситуации с проектом аэропорта Скиптон, я могу подтвердить следующее:

Мы успешно завершили этап 2 в понедельник и в настоящее время готовимся к запуску этапа 3.В целом проект идет хорошо. Мы не сталкивались с какими-либо проблемами с оборудованием, но все еще есть некоторые незначительные проблемы с системой доставки.

Как было указано на нашей последней встрече, проблема с системой доставки связана с программным обеспечением. Это очень распространенная проблема программного обеспечения, и нам просто нужно время, чтобы исправить код. Будьте уверены, что эта проблема изучается, и мы уверены, что она будет решена к концу месяца.

Примите мои извинения за то, что я не получил копию обновленного отчета по проекту ранее.В конце письма прилагается копия отчета.

Что касается вашего вопроса о пакете поддержки после установки, я могу подтвердить, что мы обеспечиваем как удаленную поддержку, так и поддержку на месте 24 часа в сутки, 365 дней в году. Это включает удаленный мониторинг, обслуживание каждые 3 месяца, посещение сервисного инженера, а также стоимость всех запчастей и рабочей силы.

По поводу вашего запроса о продлении периода поддержки после установки с 6 месяцев до 12 месяцев. Могу я предложить обсудить этот вопрос на следующей встрече по обновлению проекта?

Надеюсь, это ответит на ваши вопросы.

Если вам потребуется дополнительная помощь, пожалуйста, свяжитесь со мной по моему мобильному телефону 07340 7602133.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер проекта

Менее формальное письмо с ответом / ответом

Это похоже на формальное электронное письмо с ответом (вы используете его, когда отвечаете на электронное письмо (где кто-то вас что-то просил), но это используется при письме коллеге по работе или кому-то, с кем у вас хорошие отношения.

Привет Ян,

Сейчас все идет хорошо. Мы немного заняты, но это хорошо.

В ответ на ваше электронное письмо о текущей ситуации с проектом аэропорта Скиптон, пожалуйста, найдите ответы на свои вопросы ниже:

В понедельник мы успешно завершили этап 2 и в настоящее время готовимся к запуску этапа 3. В целом проект продвигается хорошо. У нас не было проблем с оборудованием, но есть еще небольшие проблемы с системой доставки.Как было сказано на нашей последней встрече, проблема с системой доставки связана с программным обеспечением. Это очень распространенная проблема программного обеспечения, и нам просто нужно время, чтобы исправить код. Не волнуйтесь, мы изучаем этот вопрос и ожидаем, что он будет решен к концу месяца.

Прошу прощения, что вы не получили ранее копию обновленного отчета по проекту. Ниже я приложил копию отчета.

Чтобы ответить на ваш вопрос о пакете поддержки после установки, который мы предлагаем, я могу подтвердить, что он включает в себя как удаленную поддержку, так и поддержку на месте 24 часа в сутки, 365 дней в году.Это включает удаленный мониторинг, обслуживание каждые 3 месяца, посещение сервисного инженера, а также стоимость всех запчастей и рабочей силы.

Относительно предложения о продлении периода поддержки после установки с 6 месяцев до 12 месяцев. Думаю, нам следует обсудить эту тему на следующей встрече по обновлению проекта.

Надеюсь, это ответит на ваши вопросы.

Дайте мне кольцо, если вам еще что-нибудь понадобится.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер проекта

Письма с плохими новостями

Первое электронное письмо носит формальный характер и используется, чтобы вежливо информировать кого-то о том, что произошло что-то плохое, влияющее на него.Второе письмо менее формальное и используется для того, чтобы сообщить кому-то, что теперь вы не можете сделать то, что обещали.

Эл. Почта 1

Уважаемая миссис Райдер,

С сожалением сообщаю вам, что из-за ошибки в нашей компьютерной системе ваш счет кредитной карты был аннулирован. В результате вы не сможете использовать кредитную карту. Я приношу свои извинения от имени нашей компании за возникшую ситуацию.

К сожалению, из-за банковских правил мы не можем юридически изменить статус вашей учетной записи с отмененной на активную.Чтобы изменить статус на активный, вам придется повторно подать заявку на открытие счета кредитной карты. Как только вы это сделаете, мы как можно быстрее повторно выдадим вам новую карту.

Ниже вы найдете ссылку на веб-страницу для повторной подачи заявки:

www.bankcards.com/creditcard/appform.html

В качестве компенсации за любые проблемы, которые это вызвало, мы зачислим на ваш активный счет 35 фунтов стерлингов.

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте (на jbeever @ bankcards.com) или по телефону (0242 7433123).

Примите мои извинения за возможные неудобства.

С уважением,

Джеймс Бивер
Аналитик службы поддержки клиентов

Эл. Почта 2

Добрый день, Джон,

Боюсь, я не смогу помочь вам составить отчет для парка отдыха. Только что произошло нечто очень важное, и в течение следующих двух недель мне придется сосредоточить на нем все свое внимание.

Я понимаю, что уже поздно говорить вам, что я не могу вам помочь, и я могу только извиниться за это.

Вы думали о том, чтобы попросить Карен Тейлор помочь? У нее есть опыт написания подобных отчетов.

Еще раз извините за то, что не могу вам помочь.

С уважением,

Эмма

Электронное письмо с отзывами

Это электронное письмо используется, чтобы дать кому-нибудь (например, коллеге по работе) обратную связь по поводу того, на что они просили вас взглянуть.

Привет Саймон,

Надеюсь, у тебя все хорошо?

Как вы и просили, последние пару дней я использую ваше новое программное обеспечение для добавления информации о клиентах.В целом, я был очень впечатлен тем, насколько легко этому учиться. Через 5 минут после открытия я понял, что мне нужно делать. Я бы хотел, чтобы другие приложения были такими простыми в освоении.

Также мне нравится дизайн приложения. Выглядит современно и просто.

Есть несколько вещей, которые, я думаю, можно улучшить:

Я не уверен, что необходимо иметь столько полей ввода для информации. На заполнение формы для каждого нового клиента у меня уходило почти 10 минут. Не думаю, что необходимо знать, женат ли заказчик или какой он национальности.Чем дольше мы будем удерживать новых клиентов на телефоне при добавлении их личных данных в нашу базу данных, тем меньше вероятность, что они вернутся.

Кроме того, думали ли вы о том, чтобы некоторые поля ввода автоматически заполняли информацию? Вы можете использовать почтовый индекс, чтобы автоматически добавлять название улицы, город и страну для каждого покупателя. Ускорение заполнения формы.

Пару раз не мог разглядеть то, что написал. Для меня размер букв / шрифтов недостаточно велик.На вашем месте я бы подумал о том, чтобы увеличить буквы / шрифт.

Хотя я думаю, что опытным сотрудникам будет легко заполнить форму с информацией о клиентах в приложении, новым сотрудникам может быть сложно. Как вы знаете, новые сотрудники часто не знают, какую именно информацию брать от клиента, или заполняют поля неправильным типом информации. Можете ли вы придумать способ помочь новым сотрудникам правильно заполнить форму, чтобы им не приходилось спрашивать других сотрудников в колл-центре?

Как я уже сказал, в целом приложение очень хорошее.Я просто думаю, что с небольшими изменениями могло бы быть даже лучше.

Свяжитесь со мной, если вы хотите повторить то, что я предложил.

Береги себя,

Крис

Письмо с извинениями

Вы могли бы использовать этот официальный тип электронной почты, когда хотите извиниться за что-то, что вы или ваша компания сделали неправильно.

Уважаемый мистер Смит,

В дополнение к вашему электронному письму от 17 декабря 2009 г. относительно вашего заказа (исх.34ED12QP). Прежде всего, позвольте мне извиниться за то, что Питер Тейлор не ответил на ваше письмо. Могу подтвердить, что Питер всю неделю был в отпуске по болезни. И хотя это объясняет проблему, это не оправдывает ее.

Выясняется, что в его отделе было недопонимание, а человек, который должен был заниматься этим вопросом, этого не сделал. Я уже принял все необходимые меры, чтобы этого больше не повторилось в будущем. Спасибо, что обратили мое внимание на этот вопрос.

Что касается вопросов, связанных с вашим заказом, я взял их на себя лично. Прежде всего, позвольте мне извиниться за позднюю доставку. Мы должны были сообщить вам о задержке в то время.

По поводу поврежденных компонентов могу подтвердить следующее:

Это нормальная политика: мы не несем ответственности за проблемы с компонентами, если мы не получили уведомление в течение 7 рабочих дней с момента доставки. И в связи с тем, что вы не уведомили нас до истечения 15 рабочих дней с момента доставки, Отдел обслуживания клиентов выполнил процедуру.

Но, поскольку мы рассматриваем вас как ценного клиента и работаем вместе более пяти лет, будьте уверены, что я решу этот вопрос в срочном порядке. Я уже говорил здесь с директором по производству, и он подтвердит завтра, когда мы сможем отправить вам заменяемые компоненты. Я сообщу вам о ситуации с компонентами не позднее конца завтрашнего дня.

Не могли бы вы подтвердить, достаточно ли этого?

Я очень надеюсь, что эта ситуация не подорвала ваше доверие к работе с нами.

Еще раз приносим извинения за причиненные неудобства.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по мобильному телефону 07995 348236.

С уважением,

Госпожа Салли Босвелл
Директор по продажам Rugger

Письмо с жалобой

Вы могли бы использовать этот официальный тип электронной почты, когда хотите пожаловаться кому-то (обычно в другой компании или отделе) на то, за что, по вашему мнению, они или их компания или отдел несут ответственность.

Уважаемая миссис Босуэлл,

Я хочу обратить ваше внимание на проблему, которая у нас возникла с недавним заказом от вас (исх. № 34ED12QP). Мало того, что доставка была на четыре дня позже согласованной, но и когда мы попытались использовать компоненты, мы обнаружили, что 40% из них были повреждены и в основном бесполезны.

Как обычно, я поговорил по этому поводу с вашим менеджером по обслуживанию клиентов Питером Тейлором. Я ожидал, что вы замените поврежденные компоненты, но этого не произошло.Когда я в последний раз разговаривал с Питером на прошлой неделе, он сообщил мне, что компоненты не были повреждены при доставке к нам и что это была наша вина. Что еще хуже, он до сих пор не ответил на электронное письмо, которое я отправил ему в понедельник. Не очень профессиональное обслуживание клиентов.

Как вам известно, мы являемся клиентом вашей компании более 5 лет. В настоящий момент поврежденные компоненты серьезно влияют на наше производство. У нас есть заказы, которые мы не можем отправить из-за проблем с компонентами.

Хотя, я понимаю, что вы все очень заняты. Я считаю, что имею право получить объяснение, почему Питер Тейлор не ответил на мое электронное письмо и отказывается заменять компоненты.

Если проблема не будет решена в кратчайшие сроки, к сожалению, мы будем вынуждены принять дополнительные меры.

Я ожидаю, что вы получите электронное письмо от вас не позднее 17:00, чтобы сообщить мне, как вы собираетесь решить эту проблему.

С уважением,

Крейг Смит
Директор по производству EGO

Электронное письмо с просьбой о помощи

Вы могли бы использовать этот менее формальный тип электронной почты, когда вам нужно попросить коллегу по работе или кого-то, кого вы хорошо знаете, помочь вам в чем-то.

Привет Саймон,

Надеюсь, у вас все в порядке и вы хорошо провели отпуск?

Мы ездили в Португалию два года назад. Это красивое место, и люди очень дружелюбные.

Мне было интересно, не могли бы вы сделать мне одолжение. Я пишу презентацию об «изменениях в современном маркетинге», чтобы выступить на международной конференции по маркетингу на следующей неделе. Я почти закончил и думаю, что это нормально. Но мне кажется, что слайды PowerPoint для презентации выглядят ужасно.

Я знаю, что вы очень хорошо умеете создавать слайды в PowerPoint (ваши слайды всегда выглядят очень профессионально). Не могли бы вы взглянуть на них?

Мне просто нужно, чтобы вы взглянули на них и предложили, как я могу сделать их более профессиональными. Для презентации около 12 слайдов. Это займет не больше часа. Я был бы очень признателен, если бы вы мне помогли.

Я бы попросил Кевина из моей команды проверить их для меня, но он в отпуске до окончания конференции.

Нет проблем, если вы не можете, но не могли бы вы сообщить мне, как только сможете?

Извините за то, что просил вас об этом, но я бы не стал спрашивать вас, если это не важно.

С уважением,

Ян Флинн

Электронное письмо, чтобы не соглашаться с кем-либо

Вы могли бы использовать этот официальный тип электронной почты, если хотите категорически (но вежливо) не согласиться с тем, что человек сказал вам по электронной почте.

Добрый день, Питер,

В дополнение к вашему последнему письму о предлагаемых изменениях в дизайне веб-сайта компании.Могу подтвердить, что никакого решения еще не принято и не будет до следующего месяца.

Что касается вашего беспокойства по поводу чрезмерной стоимости нового дизайна сайта, боюсь, я не могу согласиться с вашим мнением. Я понимаю, почему вы считаете, что тратить 600 000 долларов — это чрезмерно. Могу вас заверить, что мы сделали все возможное, чтобы снизить общую стоимость проекта. Фактически, первоначальные предложения, которые мы получили по проекту, составляли около 750 000 долларов.

Принимая во внимание как размер веб-сайта, так и объем работ, связанных с редизайном и обновлением веб-сайта, на мой взгляд, 600 000 долларов — это очень хорошая цена.

Вы сами согласились, что нынешний дизайн сайта нашей компании выглядит устаревшим и им сложно пользоваться. Если мы не внесем изменения в дизайн в ближайшем будущем, мы не только потеряем больше потенциальных клиентов, но и нанесем ущерб имиджу нашего бренда на рынке.

Я с удовольствием отправлю вам копию плана проекта и сметной стоимости. Могу я предложить вам сначала взглянуть на них, и если у вас есть какие-либо предложения о том, как можно дополнительно снизить стоимость, я был бы рад их услышать.

Надеюсь, это решит ваши проблемы.

Если вы хотите продолжить обсуждение этого вопроса, не стесняйтесь обращаться ко мне по мобильному телефону 676 005 451.

С уважением,

William Smith
IT Web Manager

Электронное письмо с приглашением на встречу

Этот менее формальный адрес электронной почты используется для прямого приглашения коллег по работе, поставщика или клиента на встречу. Его можно легко приспособить для приглашения групп людей.

Привет Ян,

Мы проводим совещание по текущим проблемам с компьютерными системами, и я был бы признателен, если бы вы пришли.Наличие там кого-то вроде вас из юридического отдела важно из-за проблем, которые у нас были с потерей данных о клиентах.

Встреча состоится в следующий четверг в 14:00 в зале заседаний 3 в здании Corley Building в Лидсе.

Если есть что-то, что вы хотели бы обсудить на собрании, пришлите мне это по электронной почте, и я включу это в повестку дня собрания.

Сообщите мне как можно скорее, если сможете присутствовать.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер ИТ-проектов

Электронное письмо для приглашения людей на мероприятие

Этот официальный адрес электронной почты используется для приглашения клиентов (или потенциальных клиентов) или поставщиков на мероприятия (например,грамм. конференцию и т. д.), организованную вашей компанией.

Уважаемый мистер Смит,

Меня зовут Сью Дженкинс, и я пишу от имени Reef Technologies plc.

Мы рады сообщить, что мы спонсируем серию презентаций о будущем возобновляемой энергии. Презентации будут проводиться всемирно известными специалистами в данной области (например, доктором Джошем Бартлеттом из Массачусетского технологического института и г-жой Дженнифер Вудс из Clean Future Inc.) и будут рассмотрены будущие достижения в технологии возобновляемых источников энергии.

Поскольку ваша компания уже работала с Reef Technologies plc в прошлом, мы хотели бы пригласить вас на это мероприятие. Мероприятие пройдет в конференц-центре Randalls в Лидсе с 15 до 20 часов 12 апреля 2017 года. Если вам нужен маршрут к месту проведения, сообщите мне.

Если вы хотите принять участие, пожалуйста, подтвердите свое присутствие, ответив на это письмо до 18 марта 2017 года.

Если у вас есть какие-либо вопросы о мероприятии, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте (на sjenkins @ reeftech.com) или с мобильного / сотового (на 07867 7433123).

Жду вашего ответа.

С уважением,

Сью Дженкинс
Менеджер по связям с общественностью
Reef Technologies plc

Письма с сообщением, что вы не можете присутствовать на собрании

Три официальных и менее официальных сообщения электронной почты, которые можно отправить, чтобы сообщить, что вы не можете присутствовать на встрече.

Эл. Почта 1

Уважаемый мистер Смит,

Спасибо за приглашение на обзорную встречу 12 июля.К сожалению, из-за предыдущего обязательства, которое я не могу изменить, я не смогу присутствовать на собрании.

Если вам нужно связаться со мной, пожалуйста, сделайте это по моему мобильному телефону 61899.

Приносим извинения за возможные неудобства.

С уважением,

T Berridge

Эл. Почта 2

Привет, Джон,

Надеюсь, что там все хорошо?

Боюсь, что не смогу прийти на завтрашнюю встречу.Только что произошло что-то очень важное, и завтра я буду очень занят.

Прошу прощения за короткий срок, но я узнал об этом только сегодня утром.

Есть ли шанс перенести встречу на пятницу?

Дайте мне знать, если вам это подходит.

С уважением

Уилл

Эл. Почта 3

Дорогая мисс Гарленд,

Что касается предстоящего обзорного собрания в четверг, 13 ноября, я боюсь, что по личным причинам я не смогу приехать.

Вы не возражаете, если мы перенесем встречу на следующую неделю? Если это уместно, какой день будет для вас удобным?

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по мобильному телефону 11892.

Приносим извинения за возможные неудобства.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

D Mitchell

Электронные письма, чтобы убедить кого-то пойти на встречу, на которую они сказали, что не могут пойти на

Эти три менее формальных электронных письма можно использовать, чтобы убедить кого-то посетить собрание после того, как он сказал, что не может пойти.

Эл. Почта 1

Привет, Джефф,

Спасибо, что ответили мне о встрече.

Я понимаю, что вы сейчас очень заняты. Как я сказал в приглашении, которое я вам отправил, на встрече мы будем рассматривать проблемы, которые у нас возникли в связи с потерей данных клиентов. Если честно, мы еще не знаем в полной мере. Возможно, мы потеряли данные 1000 или 500000 клиентов. Кроме того, есть некоторые признаки того, что его могли украсть.

Как вы понимаете, независимо от причины, это будет иметь серьезные последствия для компании. Поэтому нужно быть полностью готовыми к любым неожиданностям. Вот почему мы посчитали, что ваше присутствие необходимо.

Если бы вы могли пересмотреть свое участие в собрании, мы все были бы признательны.

С уважением,

Сью Дженкинс

Эл. Почта 2

Привет Дэн,

Спасибо, что ответили мне о встрече.

Жалко, что ты не можешь присутствовать на собрании в четверг.Вы будете единственным приглашенным человеком, который не будет присутствовать (директор по обслуживанию клиентов также попросил присутствовать).

Это была бы прекрасная возможность собрать вместе все соответствующие области, чтобы увидеть, как мы можем быстро решить эту проблему и ограничить последствия.

Очень вероятно, что нам придется организовать еще одну встречу, когда вы будете доступны. Я обсудю это с участниками встречи и дам вам знать, что они думают.

С уважением,

Сью Дженкинс

Эл. Почта 3

Привет Салли,

Спасибо, что сообщили мне, что вы не можете присутствовать на собрании в пятницу днем.

Я разговаривал с другими участниками (Пол Дэниэлс, Кейт Ричардс и т. Д.), И мы все согласились, что мы можем перенести встречу на время и дату, которые больше подходят для вашего расписания.

Сообщите, пожалуйста, время и дату, которые больше подходят для вашего расписания.

С уважением,

Сью Дженкинс

Письма с благодарностью

Три разных письма, которые можно отправить, чтобы поблагодарить людей за что-то. Первый — клиенту / поставщику, второй — всей компании или отделу / команде, а последний — коллеге по работе.

Эл. Почта 1

Уважаемый мистер Троттер,

Я хотел бы воспользоваться этой возможностью, чтобы поблагодарить вас за то, что вы показали себя и моего коллегу на вашей фабрике в понедельник. Это был очень познавательный и продуктивный визит как для меня, так и для моего коллеги. Я очень ценю, что вы нашли время в своем плотном рабочем графике, чтобы показать нам все и встретиться с нами.

Было приятно встретиться с вами и вашими сотрудниками. Все они относились к нам с величайшей добротой и уважением на протяжении всего нашего визита.Если бы вы могли передать нашу благодарность своим сотрудникам, мы были бы очень признательны.

Еще раз спасибо за визит.

С уважением,

Эрик Баннер
Управляющий счетом
Merlin Components plc

Эл. Почта 2

Дорогие все,

Хочу сообщить вам, что наша компания выиграла контракт на поставку копировальных машин американскому правительству на следующие 3 года.

Я хотел бы поблагодарить всех вас за ту тяжелую работу, которую вы проделали за последние четыре месяца.Выигрыш этого контракта является признанием как всей вашей тяжелой работы, так и приверженности, которую вы прилагали на протяжении многих лет, чтобы сделать нашу компанию великой. Без тебя это было бы невозможно.

Спасибо,

Рон Лоу
Генеральный директор
Runners Ink inc.

Эл. Почта 3

Привет, Питер,

Спасибо, что прислали мне копию отчета. Это действительно ценится.

С уважением,

Салли

Электронное письмо с предложением

Вы можете использовать этот тип электронной почты, когда хотите порекомендовать кому-то (обычно вашему руководителю) что-то купить или изменить там, где вы работаете.Обычно это используется только тогда, когда вещь, которая будет куплена или изменена, будет стоить больших денег или потребует много ресурсов.

Привет Салли,

В дополнение к нашему вчерашнему разговору о курсе обучения продажам для моих сотрудников, пожалуйста, найдите ниже предложение, которое я хотел бы, чтобы вы рассмотрели:

Как вам известно, теперь ожидается, что весь персонал отдела обслуживания клиентов будет продвигать продукты и услуги нашей компании, разговаривая с существующими клиентами по телефону.С начала этого года эффективность работы отдела частично зависит от количества произведенных продаж.

Как вы сами сказали, результаты с тех пор, как мы начали продвижение, были неутешительными. Мы не достигли ни одной цели по продажам, установленной для колл-центра. Что бы мы ни делали для улучшения продаж (увеличение комиссионных за продажу, наказание сотрудников, которые не пытаются продвигать и т. Д.), Они не увеличились.

Проведя тщательное расследование проблемы, отслеживая входящие звонки клиентов в колл-центр и проводя собеседования с персоналом, я создал отчет (копия которого прилагается в нижней части электронного письма).В этом отчете указано, что проблема связана с персоналом.

Это показывает, что это не значит, что сотрудники не хотят продавать и продвигать товары или услуги, а то, что они не знают, как это делать. У немногих есть предыдущий опыт продажи каких-либо продуктов или услуг. Они не понимают, как убедить / убедить людей купить или определить, какие продукты или услуги были бы наиболее полезными или интересными для человека, с которым они разговаривают. Что бы мы ни делали, пока они не научатся этому, конверсия продаж будет оставаться низкой.

Вот почему я предлагаю провести учебный курс по продажам, чтобы обучить основным навыкам продаж персонал службы поддержки в колл-центре. Обратившись к нескольким различным компаниям, я нашел учебный курс, который больше всего подходит для наших нужд. Им управляет APC Sales Training. У них не только одна из лучших репутаций в отрасли (они используются Barclays, HSBC, ING и т. Д.), Но и одна из моих бывших коллег использовала их в отделе обслуживания клиентов, которым она руководит, и сказала, что конверсия продаж больше чем вдвое в результате.

Я уже связался с APC Sales Training, и они разработали трехдневный курс обучения продажам, специально разработанный для наших нужд (предлагаемый план курса прилагается в нижней части электронного письма).

Стоимость трехдневного курса, который они предлагают, составляет 1200 фунтов стерлингов на участника. Это включает в себя все материалы, еду и напитки, а также аренду комнаты.

Я понимаю, что деньги — это проблема. И признаю, что трехдневный курс обучения стоит недешево. Вот почему я предлагаю изначально ограничить количество сотрудников, которые проходят курс, четырьмя помощниками по обслуживанию клиентов.Затем мы сможем отслеживать их эффективность, когда они вернутся, чтобы увидеть, привел ли курс к значительному улучшению конверсии их продаж. Если это произойдет, мы можем поговорить о привлечении остальных помощников по обслуживанию клиентов в колл-центре на курс.

Я действительно верю, что это предложение — самый эффективный и самый быстрый способ улучшить наши продажи. Если мы не обучаем персонал тому, как продавать, шансы на достижение плановых показателей продаж для колл-центра крайне низки.

Буду признателен за ваше мнение об этом предложении.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте или по телефону (07930 522356).

С уважением,

Питер Смит

Письма об отклонении делового предложения

Первое электронное письмо является официальным и используется, чтобы сообщить компании, что вы не заинтересованы в ее предложении. Второй также формальный, но он используется, чтобы сообщить компании, что они не выиграли контракт, на который они сделали заявку.

Эл. Почта 1

Уважаемый мистер Боксолл,

Благодарим Вас за запрос о поставке нашей компании нового копировального оборудования.

К сожалению, в настоящее время мы не нуждаемся в замене существующих копировальных аппаратов. Недавно мы заключили новый двухлетний контракт с нашим существующим поставщиком копировальных аппаратов.

Приглашаем вас снова связаться с нами, когда наш текущий контракт будет продлен.

С уважением,

Джефф Томпсон
Офис-менеджер

Эл. Почта 2

Уважаемая миссис Робинсон,

Спасибо, что подали заявку на изменение дизайна нашего веб-сайта.После тщательного рассмотрения всех предложений, которые мы получили по контракту, с сожалением сообщаю вам, что в данном случае ваша заявка была отклонена. Мы решили предложить контракт одному из участников торгов.

Несмотря на то, что ваше предложение было очень профессиональным и хорошо продуманным, мы чувствовали, что дизайн недостаточно ориентирован на каналы социальных сетей, которые использует наша компания, и его использование было немного сложным и запутанным.

Мы будем более чем рады рассмотреть вас по поводу любых проектов веб-разработки или редизайна, которые у нас будут в будущем.

Если вам потребуется дополнительная обратная связь, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте [email protected] или по телефону 01535 6547196.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер проекта

Деловое письмо — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления о приеме на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений.Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, реклама, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор.В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников.Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:

• Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
• Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?
• Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?
• Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
• Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
• Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
• Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
• В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Заголовок. Уместно ли обращаться к аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.

Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?

Культура . У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:

• Какой это тип документа (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?
• Какова общая длина документа?
• Как организован документ?
• Какова длина абзацев или разделов?

Как организовано деловое письмо?

Общая организационная модель, используемая в разных жанрах деловой письменной речи, — это OABC: открытие, повестка дня, тело и завершение.Хотя точное содержание вашего вступления, повестки дня, тела и закрытия может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:

• Начало: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или предметом обсуждения. Это позволяет им узнать, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
• Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения.Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
• Тело: В этом разделе вы излагаете свои основные идеи и доносите до читателя свое общее послание. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
• Закрытие: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и при необходимости включаете любые последующие действия или рекомендации. В большинстве случаев вы можете попросить о встрече для дальнейшего обсуждения ваших идей.

Какие соображения стиля распространены в деловой переписке?

Деловые писатели предпочитают четкое и краткое общение.Когда вы пишете в бизнесе, тщательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам более эффективно общаться:

Активный голос. Один из навыков делового письма — как тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой актер предложения является его грамматическим субъектом. В целом, активный голос кажется более четким, прямым и лаконичным, чем пассивный — все это элементы хорошего делового письма.Однако пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.

Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочтет простой и понятный язык жаргону, потому что он позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с жаргоном. Спросите себя, может ли этот язык использоваться как стенография или помогает установить ожидания или нормы в деловых отношениях.Понимание вашей аудитории и того, почему они могут решить использовать жаргон или избегать его, поможет вам определить, что больше всего подходит для вашего собственного письма.

Тон. Деловой текст должен быть ясным и кратким, но «краткий» не обязательно означает «прямой». Во время написания подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:

Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам никакого финансирования.
После тщательного изучения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.

Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первая версия, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, может быть также полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тоне после прочтения документа.Что можно сказать домой? Выделяется ли какой-либо язык неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где письмо более или менее убедительно? Если вы хотите получить больше идей, просмотрите наши раздаточные материалы по получению отзывов.

Пересмотр

Есть много обстоятельств, при которых деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Обдумывание каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.

Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:

• Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?
• Соответствует ли каждый компонент рекомендациям длины (если они есть) или иным образом передает ваше сообщение кратко? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы можете иметь в виду, когда пишете для бизнеса.
• Четко ли организована информация ?
• Как унифицировано — это сообщение, передаваемое всеми компонентами, взятыми вместе?
• Ваши идеи полностью разработаны? , или ваш читатель может задать какие-то важные вопросы?

По мере того, как вы отвечаете на эти вопросы и начинаете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.

Примеры деловой переписки

Теперь, когда вы готовы начать писать, вы можете увидеть несколько примеров деловой переписки, которые помогут вам в процессе составления. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации.Дополнительные примеры можно найти на портале резюме и писем University Career Services.

Сопроводительные письма к заявкам

Может быть, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению на работу или стипендию. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные особенности и соглашения, он по-прежнему соответствует шаблону организации OABC и обычно занимает 3-4 абзаца.

• Открытие: В начале письма укажите причину, по которой вы написали. Обычно это включает упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите, как вы узнали о работе.
• Повестка дня: В сопроводительном письме раздел вашей повестки дня создает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала резюмируя ваш интерес к должности, компании или организации. Что отличает вас от конкурентов? Почему вам интересно работать на этой должности или в компании? Этот раздел можно объединить с первым абзацем.
• Body: Здесь вы указываете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, которые демонстрируют ваши лидерские качества, и ваше образование. Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете определить другие способы, которыми вы подходите для компании или должности, например, приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам право на работу, а не просто повторяйте информацию, как она представлена ​​в вашем резюме.
• Закрытие: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и подходят читателю, пришло время запросить интервью и, при необходимости, сослаться на ваше резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для дальнейших действий. Обязательно закройте письмо, поблагодарив читателя за время и внимание, прежде чем печатать и распечатывать свое приветствие и имя.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (образец № 1) было написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, доступна ли вакансия.

Образец № 1

6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемый директор по персоналу:

Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Раймонд Крок

Образец №2

6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемая госпожаЛамоника Джонс:

Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я ожидаю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени завершу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ребекка Брок

Сопроводительные письма для отправки информации

Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — скажем, отправку резюме рекрутеру или отправку проекта на курс — и даже могут иметь форму электронного письма.Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто содержат всего один или два коротких абзаца, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:

• Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
• Повестка дня: В необязательном втором абзаце вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете в качестве повестки дня для вашего читателя. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.
• Body: Затем вы можете перейти к изложению одного или двух ключевых моментов, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
• Закрытие: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку касается способа сбора информации.

Образец № 1

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаю окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения компании Eastern, об установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company ,. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по указанному ниже адресу, если я могу ответить на какие-либо вопросы.

С уважением,

Нора Кэссиди
Менеджер по техническим вопросам
[email protected]

Приложение: Отчет

Образец № 2

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Переулок с ограниченным обзором
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаем отчет с оценкой нашего годового энергопотребления в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.

Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющим производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке исследования.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]

Приложение: Отчет

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти последние публикации по этой теме. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования.Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC.

Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. Письмо и устная речь для бизнеса . 4-е изд. Прово, UT: BYU Academic Publishing, 2015.

.

Кови, Стивен Р. Руководство по стилю FranklinCovey для делового и технического письма . 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови, 2012.

«Федеральное руководство по простому языку». PlainLanguage.gov. 8 июня 2020 г. Получено с https: // www.plainlanguage.gov/guidelines/.

Шкафчик, Китти и Донна Кинцер. 10-е изд. Деловые и административные коммуникации . Бостон: Макгроу-Хилл, 2012.

.

О’Хара, Кэролайн. «Как улучшить свое деловое письмо». Гарвардский бизнес-обзор . 20 ноября 2014 г. Получено с https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.

The Tarheel Writing Guide . Кафедра английского языка и сравнительной литературы. Чапел-Хилл: Программа письма UNC, 2019.

---

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: Центр письма, Университет Северной Каролины, Чапел-Хилл,

Сделать подарок

Деловые предложения — Энциклопедия — Деловые термины

Деловое предложение — это письменный документ, отправляемый потенциальному клиенту для получения конкретной работы.Предложения могут быть запрошенными или незапрошенными. Клиент может просто запросить предложение по проекту во время телефонного разговора, сказав: «Вы знаете, это звучит интересно. Почему бы вам не прислать мне предложение по этому поводу». В других случаях предложение может быть формальным приглашением, обычно называемым RFP (запрос предложения). RFP также почти всегда являются документами. В них указывается продукт или услуга, которые будут предоставлены, требуемая квалификация и крайний срок подачи заявки. Поступившие предложения, очевидно, означают, что клиент уже решил совершить покупку.Остается только выбрать продавца. Напротив, незапрошенное предложение часто представляет собой торговую презентацию, одетую в другую мантию, но предложение специально нацелено на четко определенную и ограниченную деятельность. Примером незапрошенного предложения является представление плана книги издателю, аргументируя популярность темы, новизну подхода и достоинства автора.

Деловые предложения нужно отличать от сметы .Во многих сферах деятельности малого бизнеса оценка служит той же цели, что и предложение. Это документ, подтверждающий продажу кровли, укладки мощения или ежемесячной уборки дома. Но там, где используются оценки, квалификация продавца и его или ее метод выполнения работы также устанавливаются, но другими способами — обычно путем собеседования или обращения к продавцу. Иногда предполагается, что продавец подходит для этой работы, потому что бизнес уже имеет хорошую репутацию. С другой стороны, предложения обычно включают сложные или необычные разовые услуги, такие как благоустройство парка, обследование рынка или строительство нефтеперерабатывающего завода.В этих случаях подход к работе, дизайн, реализация, график и даже эстетика требуют большего, чем просто смету в долларах.

Многие предприятия сферы услуг работают исключительно на основе предложений. В других случаях предложение иногда требуется, иногда нет. В высокотехнологичных областях предложение может быть заполнено сухими списками технических спецификаций и / или деталей процесса. Но важно помнить, что предложения — это всегда в первую очередь торговых документов .

ЭЛЕМЕНТЫ БИЗНЕС-ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В большинстве отраслей предложения имеют четко определенный формат, специфичный для данной области. Примерами могут быть услуги по электромонтажу крупных высотных домов или заливка фундамента пригородной застройки. В таких случаях участник торгов должен сначала получить старые предложения и следовать структуре, обычно используемой его торговлей на этом рынке. В таких профессиях, как архитектура и ландшафтный дизайн, визуальная презентация, иногда даже модель, занимает центральное место в продаже.То же самое и с рекламным предложением. В этих трех областях — есть и другие — фактическая презентация обычно представляет собой встречу. Любой документ является дополнительным и имеет тенденцию резюмировать презентацию с дополнительными так называемыми «шаблонными», то есть административными деталями.

Далее следует обсуждение более общих предложений, обычно связанных с исследованиями, обследованиями или услугами (например, защитными услугами для складского комплекса). В таких предложениях применяется следующая общая структура.

Все предложения состоят как минимум из двух отдельных частей: сопроводительного письма и самого документа предложения. Кроме того, иногда одно или несколько приложений могут быть снабжены диаграммами, графиками, фотографиями, картами и т. Д. Краткие предложения, также иногда называемые «предложениями в письменной форме», объединяют первые две части в одну заявку, обычно не более шести-восьми страниц.

Сопроводительное письмо служит сопроводительным документом. Многие участники торгов также используют сопроводительное письмо, чтобы изложить суть предложения в очень сокращенной форме, выделить квалификацию участника торгов, назвать цену и запросить заказ.

Документ предложения обычно имеет следующую структуру:

• Титульный лист. Эта часть обычно включает ваше имя и название вашей компании, имя человека или компании, которым подано предложение, и дату подачи.
• Содержание. Обычно это не требуется для более коротких предложений, но иногда они используются для сложных официальных предложений. В тех случаях, когда разные отделы клиента будут рассматривать отдельные части документа по отдельности, оглавление является полезным средством быстрого направления читателя к таким темам, как «Электрооборудование, конструкции, отопление и охлаждение (в строительном проекте)» или «Еда». Услуги, музыка, развлечения, транспортные услуги (в рамках проекта по организации фестиваля).
• Краткое содержание. Резюме может быть включено сюда или может быть передано в сопроводительном письме.
• Описание проблемы / проблемы / работы. В этом разделе в перефразированной форме повторяются цели и задачи клиента, как они интерпретируются участником торгов. Включение этого повторного изложения проблемы полезно для демонстрации клиенту того, что участник торгов правильно понимает проблему.
• Подход. В этом разделе претендент резюмирует предлагаемый им подход к решению проблемы клиента или выполнению необходимой задачи.Предлагаемый подход часто является ключом к успеху в работе — если цена подходящая — потому что он показывает уникальные средства, способы мышления или приемы, почему они решают проблему и почему они превосходят альтернативы. Подробности в разделе нет. Подробности оставлены на усмотрение Методологии. Но в нем представлены стратегические элементы предложения и аргументы в их пользу.
• Методология. В этом разделе подробно рассказывается о том, как будет осуществляться Подход. Уровень детализации должен быть достаточным, чтобы убедительно передать клиенту, что произойдет, не запутываясь в мелочах.
• Квалификация участника торгов. В разделе представлена ​​документация, почему этот претендент должен быть выбран на основе квалификации, прошлой истории и успешного выполнения аналогичных работ в прошлом.
• Расписание и ориентиры. Здесь показаны основные элементы задания на временной шкале. При необходимости определяются конкретные контрольные показатели, указывающие на успешное достижение промежуточных целей.
• Предложение по стоимости, графики платежей и юридические вопросы. В заключение участник торгов представляет цену настолько подробно, насколько это требуется в RFP.Всегда разумно точно указать, когда участник торгов ожидает получить частичную оплату по мере продолжения работы. Если речь идет о юридических вопросах, их можно разместить здесь. Если они длинные, они могут заслужить отдельного раздела.

УСПЕШНЫЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Успешные предложения — это, прежде всего, то, что клиенты описывают как «отзывчивые», что означает, что участник торгов выполнил свою домашнюю работу, полностью знаком с потребностями и чаяниями клиента и внимательно ответил на все аспекты запроса предложения.Отзывчивость в конечном итоге гораздо важнее, при прочих равных, чем визуальная привлекательность презентации или даже плавность ее написания. Красивое и хорошо написанное предложение, которое упускает или игнорирует ключевые элементы проекта клиента, проиграет скучному предложению, которое в остальном отвечает требованиям. В статье « Los Angeles Business Journal » Шэрон Берман отметила, что «выполнение домашней работы и необходимые приготовления могут иметь решающее значение. Это особенно важно в свете огромных затрат времени и усилий, необходимых для разработки профессионального предложения.«Заблаговременная встреча с ключевыми лицами, принимающими решения, и постановка зондирующих вопросов, чтобы точно определить, что они ищут, — это минимум подготовки. Излишне говорить, что конкурентоспособная цена неизменно является решающим фактором между равными соперниками.

БИБЛИОГРАФИЯ

Берман, Шарон. «Как разработать бизнес-предложения, которые повлияют на клиентов». Деловой журнал Лос-Анджелеса . 3 января 2000г.

Гиллиам, Стейси. «Усильте свое предложение». Черный Предприятие .

No related posts.