Как сделать проект презентацию: Как сделать презентацию проекта | GeekBrains

Не паникуйте и будьте уверены в содержании и визуальных материалах, которые вы подготовили для презентации своего проекта. Вы должны владеть всей информацией о своем проекте, а также знать каждое слово, которое вы включили в свою презентацию, чтобы вы могли объяснить ее обдуманно и уверенно. Вы должны выполнить важных шага , чтобы представить свой проект:

Прежде всего, узнайте цели вашего проекта

Вы должны знать цели проекта, которым вы занимаетесь как менеджер проекта или как владелец проекта. Во-первых, вы должны обсудить проект и зафиксировать его цели, проведя теплую встречу с вашими товарищами по команде и владельцем компании или клиентом, для которого вы делаете проект. Это важно, когда речь заходит о том, как представить проект.

Постановка целей и обладание ими являются наиболее важными для успеха проекта. Это выигрышное место, которое вы установили, чтобы выиграть гонку. Если вы этого не сделаете, значит, у вас нет направления, куда вы пойдете, и все ваши усилия бесполезны.

Объясните цель вашего проекта

После определения целей вам необходимо убедить аудиторию, поделившись целями вашего проекта таким образом, чтобы они могли лучше его понять. Вы можете объяснить свой проект с помощью

• Устная презентация
• Наглядные материалы
• Модели
• Документация

Если вы очень хорошо объясните цели, вы сделали половину работы.

Запишите шаги на бумаге, чтобы представить свой проект

После постановки и объяснения целей вашего проекта вам необходимо убедить аудиторию или вашего клиента, объяснив способы достижения этих целей, которые кажутся. Для этого следует хорошо подготовиться. Вы должны сделать макет презентации, в котором все шаги организованы и объяснены.

Это обеспечит вам основную поддержку при представлении проекта в организованном и упорядоченном виде. Эта организация поможет вам запомнить все ключевые моменты и даст вам уверенность в том, что вы говорите, что знаете его смысл.

Подготовьте примерный набросок слов, которые вы собираетесь произнести

Это похоже на написание речи. Подача слов играет важную роль в убеждении аудитории. Если вы хорошо умеете играть в слова, вы легко приведете аудиторию на свою платформу. Поэтому, прежде чем выступать перед толпой, помните, что о вас будут судить по вашим словам.

Итак, подготовьтесь к выступлению и знайте значение каждого слова, которое вы включили. Это может доказать вашу силу или вашу слабость. Все зависит от вашей подготовки.

Здоровое обсуждение с вашей командой

Когда вы работаете в своей команде, давление на работе сводится к минимуму, а моральная поддержка вашей команды также побуждает вас делать все возможное. Представляя свой проект, подготовьте свою команду к сотрудничеству с вами, например, вы можете разделить презентацию на части и поделиться с членами вашей команды, попросив их объяснить эту конкретную часть.

Совместная работа в команде способствует поэтапному успеху с наилучшим качеством за короткое время, поскольку работа разделена и вы не обременены. Доверяйте своей команде и получайте уникальные идеи, ведя с ними здоровую дискуссию. Демонстрируйте ценность чужих идей, рассматривая и оценивая их.

Подготовьте товарища по команде на случай, если возникнет необходимость в его услугах во время презентации проекта. Они предоставляют вам поддержку, чтобы ответить на некоторые критические вопросы, заданные клиентом, если вы заранее спланировали это с членами вашей команды. Вы должны помнить об этом, когда говорите о том, как представить проект.

Подготовить презентацию в PowerPoint

Еще один эффективный способ представить проект — изложить свои идеи на слайдах и упомянуть о них самое важное. Вы можете использовать изображения, чтобы прояснить концепцию презентации и ее цель, поскольку изображения также описывают истории, стоящие за ними. Изображения, которые вы используете для визуального описания, должны быть очень четкими и понятными.

В презентации есть несколько инструментов, которые могут помочь вам представить свой проект в виде графической иллюстрации. Вы можете воспроизводить эти слайды автоматически, установив продолжительность времени. Потренируйтесь над этими слайдами после того, как определите продолжительность воспроизведения.

Вы можете представить свой проект не только в виде слов или изображений, но и в виде видео или графики. Сообщение, которое вы хотите передать, не должно быть длинным или сложным. Он должен быть простым и хорошо заметным. Видео-аудиопрезентация может иметь больше преимуществ в этом отношении.

Подарите зрителям немного юмора

Если вы будете много говорить и менять слайды за слайдами, это вызовет скуку среди зрителей. Здесь вам нужно вовлечь аудиторию, передавая серьезное сообщение таким образом, чтобы оно казалось интересным. Вы можете связать пункты или изображение с забавными повседневными делами, чтобы создать юмор, или вы также можете добавить несколько забавных картинок или иллюзий, чтобы посмеяться над ними во время серьезных серьезных дискуссий.

Вы косвенно и молча прилично вовлечете аудиторию. Если вы сделаете это, вы не почувствуете необходимости просить или просить людей выслушать вас. Они сделают это охотно. Это искусство, если вы умеете это делать, не осознавая аудитории, что делаете это намеренно, вы успешный оратор.

Таким образом вы легко завладеете вниманием клиента вашей аудитории, они будут любить слушать и понимать вас, и даже будут ждать и ожидать следующего вышибалы с вашей стороны.

Примите уверенный язык тела

Это человеческая природа, что мы чувствуем нерешительность, когда обращаемся к толпе, которая сидит, чтобы судить вас и готова спорить с вами, когда вы впервые. Но постепенно вы научитесь справляться с такой ситуацией.

Неважно, если вы новичок, вам не о чем беспокоиться. Просто оставайтесь уверенными в том, что вы подготовили свою презентацию и попрактиковались, и вы можете ответить на любой вопрос, поднятый аудиторией.

Сосредоточьтесь на языке тела; избегайте делать вещи, которые выдают вашу нервозность, например, пожимать руки, играть с ручкой, издавая звук тик-так. Это выглядит так странно и производит плохое впечатление на вашу аудиторию.

Убедитесь, что вы представили все аспекты

Держите при себе контрольный список на бумаге или на компьютерном слайде и сверьтесь с ним: объяснили ли вы важные части вашего проекта, ваш клиент должен знать о них, или один из них оставлен ошибка. Если это осталось, все в порядке, сделайте поворот и объясните это так, как будто вы не объяснили это раньше, чтобы сохранить удивительный эффект вашего проекта.

Я еще раз повторю, что практика — это ключ к тому, чтобы презентация вашего проекта была успешной и завершенной в ожидаемые или отведенные сроки. Это важно, когда вы подходите к вопросу, как презентовать проект.

Ответьте на соответствующие вопросы

Когда вы представляете свой проект, у аудитории возникнет много вопросов, в основном связанных с типом проекта, но некоторые из них зададут такие вопросы только для того, чтобы сбить вас с толку или подвести вас. Здесь вам нужно играть в игру ума, не позволяйте этим вопросам беспокоить вас, но терпеливо отвечайте на них, знаете ли вы ответ или нет.

Если не отвечаете, просто скажите, что не знаете об этом, но хотите знать и попросить разъяснений в смысле сложить свои знания. Если эти вопросы дерьмовые только для того, чтобы вас побеспокоить, в следующий раз они вам не зададут.

Завершение проекта

После подробного обсуждения каждого аспекта проекта с клиентом, ответов на вопросы и получения предложений вам необходимо завершить сеанс, завершив презентацию проекта в форме резюме и даем краткий обзор. Таким образом, все важные части проектов будут вспоминаться и дорабатываться.

Если вы новичок в управлении проектами и не знаете, как представить проект вашему клиенту или толпе зрителей, пожалуйста, не волнуйтесь и не паникуйте. Это не важно. Вы можете сделать это, сохраняя уровень уверенности, организуя порядок шагов, которые вы собираетесь обсуждать, практикуясь и стараясь привлечь внимание аудитории.

5 идей, которые сделают презентацию вашего проекта более успешной

Вероятно, вам знакома такая ситуация: Вы потратили много часов на просмотр слайдов презентации своего проекта. Ваша идея решения зрелая. Сейчас вы сидите на зашедшем в тупик совещании и после бесконечных дискуссий решение откладывается.

Как это часто бывает, то, насколько хорошо предлагаемое решение будет воспринято вашей аудиторией, в значительной степени зависит от коммуникации. Потому что проблемы со связью тормозят многие промышленные проекты. Основной причиной может быть отсутствие прозрачности. Будьте откровенны, и вас поймут. Если вас понимают, ваша аудитория принимает вас. Практики и авторы теории коммуникации называют эту связь основным законом коммуникации:

Правда не то, что говорит А. Верно то, что понимает Б.

Но как вы понимаете сложные вопросы и соображения, которые формируют проекты при планировании производства? Мы хотим показать 5 идей, которые помогут вам добиться признания вашей работы. Например, на презентациях проектов, встречах или семинарах.

Идея 1: Используйте ранее неиспользованные данные

Данные — это контент и сырой материал нашей цифровой эпохи. Только благодаря анализу и связыванию данных эти исходные материалы становятся информацией и преимуществом знаний для вас, команды и компании. Так что ищите ранее неиспользованные данные или создавайте новые отношения между содержимым. Возможными источниками данных являются существующие ИТ-системы (ERP, PPS, MES, центр управления логистикой и т. д.), рабочие планы или планы САПР. Иногда данные также дремлют за пределами компании, например. план здания для архитектора.

Так разблокируйте эти неиспользованные данные и сделайте их значимым содержанием для вашей работы, чтобы поддержать презентацию вашего проекта.

Практический совет: Связывание плана этажа и процессов CAD (данные о материальных потоках) создает совершенно новые возможности коммуникации в презентации вашего проекта. Вы определяете данные, отслеживая транспортировку с помощью анализа материальных потоков.

Это иллюстрирует не только интенсивность потока материала, но и расстояние, которое они должны преодолеть. Вы создаете прозрачную презентацию маршрутов материалов и связанных с ними транспортных усилий для вашей аудитории. С помощью этого показателя можно найти ответы на вопрос о «правильном» расположении производственных, сборочных, логистических или складских помещений на заводе. Это важная информация для продвижения вперед в проекте планирования. Это также создает фундаментальное понимание в презентациях с вашей аудиторией или членами команды. Это могут быть слайды PowerPoint или даже презентация непосредственно в программе.

Идея 2: Не доверяйте только своей интуиции

Во-первых, концепция интуиции не связана с высшим вдохновением или седьмым чувством. Скорее, речь идет о человеческом чувстве, которое обычно называют интуицией. Это в значительной степени состоит из опыта, приобретенных специальных знаний, творчества и воображения. Все полезные характеристики, с помощью которых вы сможете разрабатывать успешные решения поставленных задач планирования и которые ваш работодатель хотел бы, чтобы вы имели.

Интуиция также может встретить вас как претендента. А именно когда оно не свое. На совещании по проекту быстро становится ясно, что с интуицией трудно сравнивать или спорить. В частности, лица, принимающие решения, обычно полагаются на ключевые цифры и проверенные данные в презентации.

Осознайте это и получите дополнительную объективную информацию для своего решения по планированию. Интегрируйте его в свою презентацию PowerPoint, запланированный курс или слайды. Затем в презентации проекта вы сможете безопасно ответить на любые вопросы и объяснить черным по белому, почему вы выбрали это решение.

Предложения по объективным КПЭ

• Требуемая площадь
• Инвестиционные затраты на новое оборудование
• Затраты на переоборудование
• Затраты на логистику
• Время выполнения заказа

Значит, вы не могли бы полностью разработать презентацию на основе объективных показателей?

Нет, потому что, в частности, в промышленной инженерии (к счастью) не все влияющие переменные могут быть полностью записаны и описаны. Это также означало бы, что человеческий разум может быть исключен из процессов принятия решений.

Практический совет : Планирование вариантов с анализом выгод

В процессе планирования практически неизбежно возникают варианты. Они возникают из-за авторитетных решений, которые направляют проект в разных направлениях (например, ручная сборка или автоматизация). Варианты выполняют две практические функции в презентации:

1. они сообщают другим участникам о возможных путях решения
2. они способствуют получению удовольствия от принятия решений, сужая пространство для решения значимым образом в отношении и, таким образом, предложить оценку для различных вариантов. Подводя итог, это означает для вашей презентации: интуиция в вариантах, а анализ полезности дает объективное представление.

   Идея 3: Подготовьтесь к процессам принятия решений

   Мы хотим вдохновить вас на изучение социальных и психологических основ общения. Убедитесь, что эти навыки (так называемые социальные навыки) так же важны, как и технические навыки для успешной презентации проекта.

   Исследование, проведенное консалтинговой компанией McKinsey в области управления, показало, что 70 процентов инициатив по изменениям в компаниях не достигают своих целей, что во многом связано с сопротивлением со стороны сотрудников и отсутствием поддержки со стороны руководства (лиц, принимающих решения).

   Ссылка: https://www.mckinsey.com/featured-insights/leadership/changing-change-management

   «Сложность заключается не столько в разработке новых идей, сколько в побеге от старых».

   Экономист Джон Мейнард Кейнс

   Изменения в производстве, сборке, логистике или складских помещениях на заводе являются предметом бесчисленных дискуссий в проектах планирования. Вряд ли у кого-то нет мнения по этому поводу. По крайней мере, в их собственной области пульс многих участников повышается. Различные точки зрения и противоречивые цели формируют картину. Коммуникация – ключевой фактор успеха. Это относится не только к общению в группах планирования, но и к представлению решений тем, кого это касается.

   Итак, как выглядит хорошая коммуникация в презентации проекта?

   • Убедитесь, что все участники понимают необходимость перемен . Если нет веских причин, трудно добиться изменений.
   • Сделайте потенциал видимым , а затем примите совместное решение об изменении. Необходимость действий должна быть понятна каждому.
   • Раннее участие в обсуждении и планировании укрепляет чувство общей идеи. Имея общая цель , сотрудничество приносит успех, особенно когда возникают проблемы.
   • То, как пришло решение, часто важнее для посторонних, чем само решение. Согласно девизу: Это не пункт назначения, это путь .
   • Иметь четкое представление о целях и ценностях вашей компании. Это поможет вам понять лиц, принимающих решения, и согласовать свое собственное общение .

   Идея 4: Использование ранней 3D-визуализации

   Особенно в начале проекта усилия по 3D-визуализации кажутся неоправданными. Классический подход заключается в следующем: на стартовом совещании по проекту менеджер приглашает одного из своих инвесторов, своего архитектора, своего планировщика (вас) и руководителя производства. Все заинтересованы и взволнованы идеей менеджера по расширению фабрики.

   Абстрактный чертеж 2D-CAD

   Менеджер представляет чертеж 2D-CAD и пытается объяснить свои мысли. По его замыслу, планируемая пристройка включает в себя новую производственную зону, новую складскую зону и новую комнату отдыха. К сожалению, приглашенные не могут толком интерпретировать план САПР. Это связано с тем, что 2D-рисунки сильно абстрактны по сравнению с реальностью. В конце концов, все поняли план по-своему и уходят с собрания. В худшем случае люди сейчас работают в разных направлениях. Много времени потрачено впустую, а проект задерживается. Далее следует разочарование и демотивация.

   Из этого примера легко понять преимущества 3D-визуализации. Планирование в 3D обеспечивает значительно большую прозрачность для всех вовлеченных сторон и, следовательно, более высокое качество планирования. Культурные, языковые и технические барьеры не имеют значения. Язык 3D-модели универсален. Опыт показывает, что если 3D-модель используется на ранней стадии проекта, всем намного легче прийти к общему пониманию. Меньше недоразумений, это экономит много времени и денег, и все остаются мотивированными.

   Безусловно, одним из самых простых способов является использование 3D-скриншотов из программного обеспечения в слайдах PowerPoint или Google. Однако, как только возникает вопрос вроде следующего: «А что там за холодильной камерой?» статического вида или слайда уже недостаточно.

   3D-модель как основа для идеальной коммуникации по проекту с самого начала

   Интерактивная 3D-визуализация

   Несмотря на то, что материальный поток играет очень важную роль для проектировщиков предприятия, его моделирование и интерпретация обычно зарезервированы для круга экспертов, вовлеченных в проект планирования и не для всей аудитории. Используйте эффекты погружения для общения по всем направлениям. Имеется в виду погружение наблюдателя в виртуальную модель. Например, одна только реалистичная 3D-визуализация может в значительной степени способствовать пониманию состояния планирования. Прогулка по трехмерному производственному цеху на большом экране вызывает одобрение. Виртуально проходные 3D-сцены уже ожидаются как минимальный уровень погружения.

   Трехмерная визуализация должна быть интерактивной. Переворачивание контейнера или перемещение верстака делает процесс планирования еще более прозрачным. Кроме того, вы можете спонтанно реагировать на практические вопросы в презентации проекта:

   «Как нам на самом деле поставить новую машину в цех? Пройдет ли он через ворота 1 или нам нужно будет войти через большие ворота в задней части? Тогда нам, возможно, придется демонтировать то и это перед переездом.

   Быстро поднять машину на 20 см и, таким образом, манипулировать ее траекторией перемещения пальцем, быстро установить маркер в планировке в критических точках — этот и подобные примеры показывают, как интерактивная 3D-визуализация может сделать коммуникацию более эффективной во время презентации проекта.

   Слайды — это хорошо и, конечно, нужно, но с интерактивной 3D-презентацией унылая презентация может превратиться в интерактивный мастер-класс с оживленным обменом идеями между участниками. Ваша аудитория будет вам благодарна.

   Идея 5. Проверьте свои инструменты — электронные таблицы PowerPoint и Excel — идеальные инструменты для презентации вашего проекта? – №

   В большинстве компаний инвестирование в один или несколько инструментов не является разовым решением. В большинстве случаев покупка развивается исторически по мере роста компании. Например, многие компании владеют несколькими инструментами от разных поставщиков.

   Общее программное обеспечение, такое как PowerPoint или Excel, распространено почти повсеместно. Например, электронная таблица идеально подходит для сбора и обобщения данных. Однако, когда дело доходит до преобразования этих электронных таблиц в понятную графику для презентации проекта, быстро достигаются пределы. Кроме того, снова и снова становится ясно, что существуют серьезные недостатки в отношении простой и быстрой работы.

   Классификация инструментов по степени оцифровки и поддержки планирования

   Современное программное обеспечение может сделать это лучше. Критически взгляните на свой набор инструментов. Узнайте, как найти подходящее программное обеспечение для ваших задач, в этой статье блога:

   Полезный анализ для выбора программного обеспечения для планирования

   Но среди специалистов по планированию также есть специализации из-за сложности различных инструментов планирования. Среди планировщиков производственных систем есть специалисты в области моделирования, а есть специалисты в области САПР. Вряд ли любой пользователь сможет использовать все инструменты в процессе планирования, используя технические возможности (моделирование, CAD, VR, …).

   Современные программные средства решили эту проблему благодаря удобному дизайну. Они просты и интуитивно понятны в использовании без необходимости специального и обычно длительного и дорогостоящего обучения.

   Как представить проект клиенту

   Знание того, как представить план проекта клиенту, является важным навыком для руководителей проектов в любой отрасли. Когда все сделано правильно, ваше агентство может получить новых постоянных клиентов. Когда все сделано неправильно, это может остудить ваши цели по удержанию или привлечению клиентов.

   Привлечение новых клиентов — серьезная головная боль для более чем половины всех агентств, поэтому очень важно, чтобы ваши первые презентации проектов прошли без сучка и задоринки. Представление плана проекта клиенту — один из первых важных шагов любого проекта или кампании, и плохо представленные проекты могут привести к тому, что клиент потеряет веру и уйдет, прежде чем вы сможете доказать свою ценность.

   Читайте наши лучшие советы о том, как представить проектное предложение своим клиентам, а также советы о том, как представить проект, не нервничая.

   Как представить проектное предложение потенциальному клиенту

   План проекта — это официальный документ с последовательной структурой и последовательностью действий. Для достижения наилучших результатов ваша презентация должна имитировать этот процесс.

   Вот семь шагов, которые вы должны пройти при представлении плана проекта:

   1. Предоставьте обзор. Кратко опишите проект, включая требуемые результаты и причины его реализации.
   2. Просмотрите OKR (цели и основные результаты). Обсудите основные результаты и ожидаемые вехи. Какую важную информацию вы должны получить от клиента, прежде чем приступить к проекту? Подумайте об этом, прежде чем погрузиться в дискуссии.
   3. Покрытие ожиданий и исключений. Уточните допущения и повторите пункты, которые выходят за рамки проекта. Вы можете задаться вопросом, когда вы показываете клиенту стоимость проекта — сейчас самое время убедиться, что ваши ожидания ясны.
   4. Представьте график высокого уровня. Используйте диаграмму Ганта, чтобы проиллюстрировать ключевые этапы и зависимости в расписании проекта.
   5. Представьте свою команду. Познакомьте клиента с любыми товарищами по команде, с которыми он будет напрямую взаимодействовать, и со всеми, чье прошлое может добавить веса вашему авторитету (например, с опытным экспертом в предметной области).
   6. Определение коммуникаций. Убедитесь, что ваш клиент понимает, как вы будете сотрудничать. Укажите, как они будут получать обновления и как обращаться с вопросами и проблемами.
   7. Обсудите неожиданное. Проверьте, как вы будете обрабатывать запросы на изменение и возникающие проблемы.
   8. Вопросы и ответы. Завершите сеанс вопросов и ответов, чтобы убедиться, что ничего не упущено. (Читайте дальше, чтобы узнать больше о вопросах, которые следует задавать и ожидать.) 

   Лучшие практики и эффективные способы виртуально представить проект

   Из-за пандемии COVID в ближайшем будущем личные встречи могут быть исключены. К счастью, виртуальные презентации плана проекта являются отличной альтернативой.

   Вот несколько советов о том, как представить проектное предложение с помощью видеоконференции:

   • Выберите хорошо освещенное, тихое место и разместите камеру на уровне лица.
   • Оденьтесь профессионально и отнеситесь к встрече так же формально, как если бы она состоялась лично.
   • Используйте гарнитуру с микрофоном для наилучшего качества звука.
   • Заранее потренируйтесь в использовании программного обеспечения, чтобы вам было удобно пользоваться навигацией и параметрами, такими как отключение и включение звука участников.
   • Заранее отправьте копию повестки дня и презентации на случай, если у вас возникнут проблемы с совместным использованием экрана.
   • Опишите любые технические ожидания в начале конференции (т. е. не используйте чат, оставляйте вопросы до конца и т. д.)
   • Запросить разрешение на запись собрания, чтобы вы могли поделиться им с участниками, которые не смогли присутствовать, или вернуться и просмотреть вопросы.

   Какую важную информацию вы должны получить от клиента перед началом проекта? Основные вопросы, которые следует задать клиенту 

   Как правило, прежде чем вы создадите и представите свой план проекта, вы уже обсудите ключевые ожидания и требования проекта со своим клиентом. Цели, этапы, критерии приемки и т. д. обычно сообщаются заранее, что приводит к тому, что является фокусом проекта клиента — гарантируя, что бизнес-цели вашего клиента должным образом достигаются, а прозрачность сохраняется на протяжении всего проекта.

   Но есть несколько вопросов, которые вам, возможно, придется задать во время презентации; Вот первая пятерка:

   1. Кто в вашей организации является заинтересованным лицом проекта? Кто планирует участвовать в проекте и каков их уровень полномочий и заинтересованности?
   2. Занимались ли вы подобными проектами в прошлом? Если да, то с какими препятствиями вы столкнулись?
   3. Каковы наиболее важные функции, результаты или требования, на которых мы всегда должны сосредоточиться?
   4. Есть ли что-нибудь в этом проекте, что не дает вам спать по ночам? Если да, то?
   5. Есть ли какие-либо риски, препятствия или другие аспекты проекта, которые мы не обсудили, и которые вы хотели бы рассмотреть?

   Вопросы, которые могут задать клиенты во время презентации проекта (и как на них отвечать)

   Вопросы и ответы часто доставляют немало хлопот неопытным докладчикам. К этому разделу труднее всего подготовиться, так как никогда не знаешь, какие вопросы может задать клиент.

   Вопросы клиентов часто касаются их беспокойства о том, что может пойти не так. Чем лучше вы понимаете их приоритеты, тем лучше вы можете предсказать, о чем они могут спросить. Предположим, у вашего клиента есть строгие сроки завершения проекта. Некоторые вопросы, которые они могут задать:

   • Как вы обеспечите завершение проекта в срок?
   • Какие шаги вы предпримете, если сроки начнут сдвигаться?
   • Какие вы видите риски, которые могут задержать проект?

   Заранее обдумав их приоритеты и возможные опасения, вы сможете подготовить исчерпывающие ответы на их вопросы. Но как насчет тех вопросов из левого поля, которые вы никогда не можете предсказать?

   Вот три совета, как отвечать на неожиданные вопросы клиентов во время презентации проекта:

   1. Во-первых, поблагодарите их за вопрос. Вы хотите побудить своего клиента общаться и высказывать свои опасения заранее.
   2. Спросите, что движет вопросом. Если вопрос кажется тривиальным или странным, спросите, что за него стоит. Возможно, у клиента есть информация, о которой вы не знаете. Это также дает вам больше времени, чтобы обдумать свой ответ.
   3. Отложите это на потом. Если вы не уверены в ответе, скажите клиенту, что вы изучите его и свяжетесь с ним. Не забудьте указать клиенту сроки, когда он может ожидать, что вы вернетесь к нему с ответом.

   Как представить проект, не нервничая: главные советы!

   Презентации для клиентов могут быть нервными даже для опытных менеджеров проектов. Вот наши главные советы, как избавиться от нервов во время презентации следующего проекта:

   1. Будьте лаконичны. Постарайтесь сделать вашу презентацию максимально краткой, охватывающей все ключевые темы. Чем меньше вы говорите, тем меньше вероятность, что вы будете болтать, отклоняться от темы или иным образом позволять своим нервам взять над вами верх.
   2. Пауза, когда вам нужно. Не бойтесь остановиться, перевести дух и собраться с мыслями. Сознательное замедление дыхания может помочь успокоить нервы.
   3. Имейте четкую повестку дня. Спланируйте, что вы будете освещать. Наличие четкого контура заставит вас чувствовать себя и выглядеть более уверенно.
   4. Практика. Чем больше вы репетируете перед встречей, тем меньше нервничаете. Для достижения наилучших результатов практикуйтесь перед аудиторией. Попросите, чтобы ваши волонтеры задавали вопросы, которые, по вашему мнению, может задать клиент.
   5. Посещайте другие презентации. Просмотр презентаций других проектов может помочь вам почувствовать себя более комфортно в процессе, ходе и вопросах, которые могут быть заданы. Вы также можете получить советы о том, что делать и не делать. Этот опыт поможет бороться с нервами.
   6. Освойтесь с настройкой. Проведите время в комнате для совещаний и используйте инструменты для презентаций перед совещанием. Чем больше вы привыкнете к окружению и инструментам, тем увереннее будете себя чувствовать.
   7. Берегите себя. Упражнения, хороший ночной сон и питье большого количества воды могут помочь в борьбе с нервами.

   Если вы все еще нервничаете после включения этих советов, рассмотрите возможность вступления в клуб публичных выступлений, например Toastmasters. В этих клубах можно попрактиковаться в выступлениях перед аудиторией, улучшить свои навыки и найти еще больше способов побороть нервы.

   Что делать, если презентация вашего проекта пойдет не так

   Это возможность, о которой мы никогда не хотели бы думать, готовясь к публичному выступлению, но существует множество причин, по которым ваша презентация может пойти не так в тот день. Технические трудности, отсутствие участников, вопросы, к которым вы не были готовы — это пугающие перспективы, но есть формула, как поступить, если дела пойдут не так.

   1. Сохраняйте спокойствие: Худшее, что вы можете сделать, столкнувшись с икотой во время презентации, — это запаниковать. Помните, что это не конец света — ваши товарищи по команде поймут, что некоторые вещи находятся вне вашего контроля и что вы делаете все возможное. Сделайте глубокий вдох, сосредоточьтесь на том, что вы можете контролировать, и найдите способ продолжить презентацию.
   2. Иметь резервную копию: Всегда полезно иметь резервную копию на случай, если что-то пойдет не так. Убедитесь, что ваша презентация хранится в облаке, а также на вашем личном устройстве, чтобы вы могли получить к ней доступ, если что-то пойдет не так с вашим собственным. Инвестируйте в внешний аккумулятор, чтобы избежать неудачных отключений, и подумайте о том, чтобы распечатать несколько бумажных копий ваших самых важных моментов, чтобы участники могли по-прежнему просматривать ваши выводы.
   3. Пошутите: Может быть неловко, когда дела идут не так, как вы планировали, но постарайтесь не относиться к себе слишком серьезно. Презентация, хотя и важна, не является краеугольным камнем вашей карьеры, и если вы будете слишком увлечены тем, что все идет идеально, ваши участники моментально напрягутся. Когда что-то пойдет не так, улыбнитесь и воспользуйтесь возможностью посмеяться над собой — это вызовет симпатию у ваших товарищей по команде и успокоит всех.
   4. Честно: Если вы не знаете ответа на вопрос, не тратьте время на поиски ответа. Хороший способ ответить: «Я не уверен в этом прямо сейчас, но я обязательно узнаю и вернусь к вам с дополнительной информацией». Это показывает, что вы не из тех, кто пытается найти выход из щекотливой ситуации: вы зрелы и готовы учиться.

   Как спланировать презентацию проекта с помощью Wrike

   Wrike поможет вам создать и представить план проекта таким образом, который каждый раз будет превосходить ожидания вашего клиента. Наши шаблоны сэкономят ваше время и гарантируют, что каждый план и презентация всегда настроены с использованием одной и той же структуры. Диаграммы Wrike Gantt упрощают обмен графиком проекта. Кроме того, наше программное обеспечение для совместной работы позволяет хранить и обмениваться планами, наборами слайдов, проектной документацией, предыдущими сообщениями и многим другим, так что все, что вам нужно, чтобы удивить вашего клиента, всегда будет у вас под рукой. Запишитесь на бесплатную пробную версию сегодня!

   Как эффективно представить проект

   НЕТ ВРЕМЕНИ ЧИТАТЬ СТАТЬЮ? НЕ ВОЛНУЙТЕСЬ, ПОЗВОЛЯЙТЕ ВАМ КОПИЮ

   Как эффективно представить проект? Если вы задаетесь вопросом, как презентовать проект, значит, ваш «малыш» наконец-то достиг той необходимой стадии зрелости, которой нужно поделиться с другими.

   Не поймите меня неправильно.

   Ваш проект может быть структурированным корпоративным планом или просто новым идея представить в фонд для финансирования.

   Верно – проект все еще может быть на ранней стадии , но он может быть достаточно ясным в вашей голове, чтобы вы захотели убедить кого-то поддержать вас.

   Как продвигать проект — это вопрос, который вы обычно задаете себе, когда находитесь в точке, где вам нужна поддержка вашего соседа, чтобы двигаться вперед.

   Вам может понадобиться финансирование от инвестора , одобрение заинтересованного лица в вашей организации или просто поддержка от близких вам людей.

   В более общем случае вам нужно человека, чтобы одобрить ваш проект.

   Держу пари, ты не в том положении, когда хочешь смириться с неудачей.

   Что ты имеешь в виду, Маурицио?

   Я имею в виду, что этот проект настолько важен для вас, что неудачная презентация может иметь серьезные последствия.

   Если вы выступали в своей компании, это может повлиять на ваш успех , если вы выступали перед клиентом, это могло поставить продажу под угрозу , если ваша презентация касалась стартапа, а вы не привлекли необходимое финансирование … я не знаю Не нужно комментировать дальше.

   В этой статье я собираюсь занять широкую позицию и помочь вам создать лучшую презентацию, которая ответит на ваш первоначальный вопрос: как эффективно представить проект?

   Я не буду фокусироваться на конкретном типе проекта. Итак, если у вас есть важный проект, чтобы представить и ставки высоки, вы находитесь в правильном месте.

   Если, с другой стороны, вы ищете предложения относительно определенного вида презентации проекта, боюсь, вам придется искать в другом месте!

   Готов?

   Начнем!

   Содержание

   Сюжетная линия – отправная точка для презентации проекта

   С чего, по вашему мнению, мы должны начать?

   Во-первых, вам нужно решить, какую информацию передавать и какой порядок вы хотите сообщить.

   Спасибо, Маурицио!

   Поверьте мне, не самый очевидный выбор.

   Я уверен, что если бы я спросил вас, где бы вы начали производить соответствующую информацию о вашем проекте, у вас была бы собственная идея.

   Однако, если бы я спросил вас, с чего лучше всего начать и какую информацию лучше всего исключить, чтобы представить проект, все стало бы немного сложнее.

   Почему?

   Из-за того простого факта, что когда проект принадлежит вам, все кажется вам важным , и нелегко упускать определенные фрагменты информации.

   Короче говоря, вы обнаружите, что делаете презентацию, переполненную содержанием, которое, вероятно, никто никогда не прочитает.

   С чего же нам начать?

   От людей!

   Основой любого хорошего общения является ваша аудитория .

   Позвольте задать вам вопрос: какова ваша цель, представляя этот конкретный проект , чего вы действительно хотите достичь?

   Давайте приступим.

   Если вы хотите убедить кого-то сделать что-то, чего он не стал бы делать, не увидев вашей презентации , тогда вам нужно выяснить, как изменить его мнение или как внедрить в его сознание новую идею, которая приведет к изменению.

   Звучит сложно?

   Пусть тебя это не пугает, следуй за мной.

   Вопросы, которые вы должны задать себе, прежде чем начать:

   1. Что думает моя аудитория сегодня (перед презентацией проекта)?
   2. Что бы я хотел, чтобы они подумали завтра (после презентации проекта)?
   3. Что бы я хотел, чтобы они сделали теперь, когда у них есть это новое понимание ?

   Вам необходимо привить новой осведомленности вашей аудитории, чтобы она была готова действовать в поддержку вашего проекта .

   Маурицио, можете привести пример?

   Вот он.

   Вы знакомите потенциального нового клиента с услугой или продуктом. Если бы вы не договорились о встрече, он, вероятно, не купил бы вас.

   Или, может быть, вы представляете инновационный проект внутри компании и хотите, чтобы ваше начальство одобрило его, чтобы у вас наконец-то появилась возможность оставить свой след в организации и быть замеченным.

   Вам может быть интересно, как представить проект Европейскому Союзу, как представить проект городскому совету и так далее.

   Как бы то ни было, вы хотите, чтобы люди делали что-то, чего они в противном случае не сделали бы .

   Поэтому, чтобы добиться успеха, вам нужно понимать, с кем вы разговариваете, какова ваша цель и почему вам должны сопротивляться.

   Точно!

   Почему они могут не соглашаться, не следовать за вами или даже противоречить вам?

   В Lean Presentation Design мы называем это сопротивлением.

   Сопротивления — это все, что приходит в голову вашей аудитории и может потенциально помешать вашему проекту. Каждый раз, когда у вашей аудитории появляется мысль, которая стоит на пути к вашей цели, вы сталкиваетесь с сопротивлением.

   Вы помните, как несколькими строками выше вы задавались вопросом какую информацию включить в презентацию вашего проекта?

   Ну, теперь вы знаете, какие нельзя пропустить!

   Какие?

   Ты еще не понял?

   Вся необходимая информация для преодоления сопротивления вашей аудитории.

   Если вы пропустите сопротивление, вы рискуете не убедить аудиторию поддержать ваш проект.

   Иногда, если повезет, вам будут задавать вопросы.

   Вы когда-нибудь задумывались над тем, что это за вопросы?

   Это сопротивление, которое еще не преодолено , но которое аудитория готова обсуждать.

   Короче говоря, вопроса — отличная возможность для убеждения !

   Теперь, когда вы знаете, что нельзя пропустить в презентации проекта, пришло время определить порядок представления информации.

   При подготовке презентации проекта мы обычно обращаемся к очень удобной схеме : Канва стратегии бережливой презентации

   Вы когда-нибудь слышали о рассказывании историй ?

   Нет, это не значит рассказывать истории.

   Это означает использование типичной повествовательной структуры истории и применение ее к вашему коммуникационному потоку.

   С чего начать?

   Из контекста !

   Мы не можем предположить, что ваша аудитория осведомлена о контексте. Или, может быть, это так, но повторение, безусловно, может помочь и, возможно, даже будет оценено.

   Вам решать, сколько и какую контекстную информацию важно знать вашей аудитории, чтобы эффективно представить следующий шаг: проблему.

   Каждая уважающая себя история привлекает внимание конфликтными моментами.

   Подумай об этом.

   Когда вы смотрите сериал или фильм, какие моменты захватывают вас до такой степени, что вы забываете обо всем остальном?

   Это моменты напряжения , когда главный герой находится в опасности, и вам нужно знать, чем это закончится.

   Пока это напряжение не снято, ваше внимание сосредоточено на экране.

   И тут приходит решение, герой выживает и снова справляется. Решение играет ключевую роль в снятии напряжения и получении удовольствия от аудитории.

   Это из-за удовольствия, связанного со снятием напряжения , что вы, наконец, готовы решить следующую проблему.

   Так и разворачивается сюжет – чередование непрерывных циклов проблем/решений.

   Всегда имейте в виду, что прямое представление решения неэффективно , если только ваша аудитория полностью не осознает проблему.

   Следующим шагом является Доказательства или достоверность, раздел .

   В этом разделе вы можете использовать данные , отзывы в вашу пользу , тематические исследования , ссылки и все, что делает вас и ваш проект заслуживающими доверия .

   Если вы представляете стартап инвестору, тот факт, что вы уже основали других и добились значительных результатов, повышает доверие к вам.

   Если вы представляете банку проект и можете продемонстрировать, что вы уже работали в этой отрасли и имеете подтвержденный послужной список, вы завоюете доверие.

   Если, с другой стороны, вы представляете проект своей собственной компании, возможно, у вас будут данные, подтверждающие ваше мнение , и презентация будет вращаться вокруг качества этих данных.

   Последний шаг – призыв к действию.

   Если вы хотите, чтобы люди сделали что-то, чего они не сделали бы в противном случае, в какой-то момент вам придется попросить их об этом.

   Ваша презентация была возможностью помочь им принять ваш призыв к действию — теперь пора закрывать сделку.

   Если вам интересно понять стратегии применения канвы стратегии бережливой презентации, вам понравится мое руководство: «Бизнес-презентации: полное руководство по созданию модульных и эффективных слайдов».

   Однако будьте осторожны, Canvas — это модель , от которой нужно отказываться в каждом конкретном случае.

   Я использую его, когда я разрабатываю презентации для других , и мастерство заключается в вашей способности отклонять его в зависимости от контекста.

   Если вы представляете проект внутри своей компании — например, вашему начальству — в разделе «Доказательства» вы не будете указывать информацию о том, кто вы и какой значительный опыт вы имеете в этой области.

   Они тебя уже знают!

   С другой стороны, если вы представляете новый клиент, вы, вероятно, захотите заполнить раздел «Доказательства» отраслевыми рекомендациями.

   Вес каждой части холста зависит от уровня осведомленности вашей аудитории.

   Вы заметили различные триггеры убеждения в нижней части холста?

   Я не буду рассматривать их в этой статье, но предлагаю вам прочитать «Бизнес-презентации: полное руководство по созданию модульных и эффективных слайдов», если вы хотите узнать больше.

   Управляйте ожиданиями и представляйте следующие шаги

   Я говорил вам, что последним шагом в презентации проекта является Призыв к действию.

   После того, как вы подготовили аудиторию к действию, вы должны дать ей последний толчок, который побудит их к действию .

   Это все?

   Нет, есть еще один фундаментальный компонент, включающий управление ожиданиями .

   Какой шаг следует выполнить сразу после презентации и какие следуют после него? Обычно в бизнес-презентациях мы говорим об известных следующих шагах.

   Но как вы представляете следующие шаги проекта PowerPoint ?

   До сих пор мы говорили о важности 9Коммуникационная стратегия 0092, Теперь пришло время воплотить ваш проект в жизнь и визуализировать его.

   Итак, как вы планируете следующие шаги ?

   Я обычно использую Шаблоны временной шкалы PowerPoint или Диаграммы Ганта .

   Создание временной шкалы с помощью PowerPoint

   Временные шкалы — очень эффективный шаблон слайдов при презентации проекта. Это макеты временной шкалы, которые часто используются для описания предстоящих шагов.

   Этот слайд часто называется дорожной картой проекта и очень полезен для описания того, что должно произойти.

   Здравый смысл решает, какие шаги включать, а какие нет.

   Не забывайте включать в каждую презентацию только самый минимум.

   Чем меньше, тем лучше, и я не просто так!

   Вы когда-нибудь создавали временную шкалу с помощью PowerPoint ?

   Если вы знаете правильные приемы, это довольно просто, иначе это может легко стать огромной тратой времени.

   Давай, сделаем его вместе.

   Сначала нарисуйте временную шкалу.

   Получилась кривая линия?

   Вероятно, вы не удерживали клавишу SHIFT при рисовании.

   Разве вы этого не знали?

   Если удерживать нажатой клавишу SHIFT при рисовании линии в PowerPoint, линия выйдет идеально прямой горизонтальной или вертикальной.

   Создайте свою первую веху.

   Каждая веха представляет собой один из следующих шагов проекта.

   Завершите этап с заголовком и текстом.

   Теперь мы отметим следующие несколько периодов, но я бы хотел, чтобы содержимое вех чередовалось выше и ниже временной шкалы.

   Просто нажмите CTRL + SHIFT , чтобы продублировать блок:

   И теперь, удерживая SHIFT , вы можете вертикально перетащить содержимое вехи ниже временной шкалы.

   Продолжить репликацию всего 8 периодов.

   Будьте осторожны!

   В конце концов, все вехи должны быть правильно распределены и центрированы по отношению к временной шкале.

   Маурицио, твоя просьба становится сложной.

   Давай, сделаем это вместе.

   Перетащите первую веху , удерживая SHIFT , чтобы выровнять ее, и CTRL, чтобы дублировать ее при перемещении.

   Используйте всплывающие подсказки по распространению, чтобы убедиться, что третья веха находится так же далеко от второй, как и первая.

   Теперь все, что вам нужно сделать, это скопировать с помощью CTRL + Y .

   Если вы раньше не слышали об этих сочетаниях клавиш, я поделюсь с вами тем, что заставит вас помечтать, — моей личной подборкой сочетаний клавиш для PowerPoint.

   Звучит сложно?

   Возможно, это немного сложно, но с практика вы обнаружите, что на самом деле просто .

   Если у вас есть сомнения, приходите ко мне на нашу ежемесячную встречу . Каждый месяц я провожу вебинар для нашего сообщества , MLC Вебинар, серия . Подпишитесь на меня в Linkedin, чтобы быть в курсе публичных мероприятий и моих предстоящих выступлений .

   Если у вас нет времени и вы хотите начать с одного из моих готовых графиков, вы можете использовать мою личную коллекцию, доступную в надстройке MLC PowerPoint.

   Просто выберите шаблон временной шкалы , который подходит именно вам, и одним щелчком мыши он появится в вашей презентации. На моей временной шкале есть значки и текст уже встроен, поэтому все, что вам нужно сделать, это отредактировать то, что вам не нравится.

   Если у вас его нет, попробуйте надстройку MLC PowerPoint бесплатно прямо сейчас.

   Если вас интересуют временные шкалы PowerPoint, то вас наверняка заинтересует подробное руководство, которое я написал на тему: Шаблоны временной шкалы Powerpoint: как их лучше всего создавать — прочтите!

   Создание диаграммы Ганта в PowerPoint

   Хорошим решением для отображения набора действий, влияющих на проект, безусловно, является диаграмма Ганта.

   Если вы не знаете, что это такое, прочитайте мое руководство, прежде чем двигаться дальше: Диаграмма Ганта в PowerPoint в простых шагах.

   Теперь, когда вы знаете, что такое диаграмма Ганта, давайте быстро создадим ее с помощью надстройки MLC PowerPoint.

   В PowerPoint перейдите непосредственно к MLC > Диаграмма Ганта , и откроется небольшая панель для быстрого создания диаграммы Ганта , которая готова для представления проекта.

   Для простоты введите 4 задачи и назначьте им даты начала и окончания.

   Теперь нажмите OK — и ваша диаграмма Ганта готова.

   Если вы хотите изменить его, просто нажмите Изменить Ганта на правой боковой панели, чтобы вернуться на вкладку обработки диаграммы и применить ваши изменения.

   Если вам нужно выделить один или несколько важных моментов в плане проекта, вы можете вставить вехи .

   И последнее, но не менее важное: помните, что у вас также есть возможность подчинить одно действие другому.

   То есть вы можете указать, что действие начнется, когда закончится предыдущее.

   Вы видите, что последняя задача, задача 5, начинается только тогда, когда заканчивается задача 4?

   Таким образом, вы можете создать последовательность между действиями, которые часто взаимозависимы в проекте.

   Итак, мы видели использование слайдов временной шкалы или диаграммы Ганта для описания следующих шагов и плана проекта, чтобы вы могли эффективно управлять ожиданиями вашей аудитории .

   Как представить проект – Статус прогресса

   Вы думали, что вам сойдет с рук предыдущий абзац, но на самом деле представление проекта является повторяющейся задачей .

   Что значит, разве я уже не представил?

   Да, конечно, но у каждого проекта есть этапы выполнения, которые часто необходимо представлять.

   Представьте, что ваша первая презентация прошла хорошо, и вы убедили свою аудиторию поддержать ваш проект .

   Через какое-то время будет естественно поделиться новостями и сообщить о том, как идут дела.

   Вы можете рассказать своим инвесторам, как вы закрыли квартал. Или одному из ваших начальников, если проект соответствует бюджету или предыдущему году.

   Короче говоря, как только вы заслужили доверие своей аудитории, вам нужно поработать над тем, чтобы не потерять его .

   Обновление диаграммы Ганта

   Диаграмма Ганта предназначена для предоставления вам всегда актуального представления о том, как идут дела.

   В надстройке MLC PowerPoint вы можете повторно открыть ранее созданную диаграмму Ганта и ввести статус завершения каждой задачи.

   Видите небольшой процент справа от даты окончания задачи?

   Указывает процент выполнения каждой задачи.

   Таким образом, вы указали, что задача 1 выполнена на 100 %, задача 2 выполнена на 50 % и так далее. Нажмите «ОК» и бум, ваш слайд готов!

   Таким образом, вы можете повторно открыть свой PowerPoint и всегда держите его в курсе хода вашего проекта.

   Слайды светофора

   Какое отношение светофор имеет к слайдам в PowerPoint ?

   Если вам интересно, как представить проект эффективным способом , вы не можете игнорировать систему светофора для отслеживания и просмотра хода выполнения проекта.

   В случае сетки проекта

   Вы настроили внутреннюю коммуникационную деятельность, которая направлена ​​на различные бизнес-функции. Мероприятие состоит из 4 основных этапов: адаптация, осознание, первый тест, запуск и будет включать 4 основные функции.

   Вы уже думаете о таблице ?

   Точно!

   Вот результат, который я ожидал увидеть:

   4 функции слева, столбец шагов и для каждого шага несколько комментариев со статусом, вставленным в середине комментария.

   Какой статус, Маурицио?

   Точно!

   Посмотрите внимательно, и вы увидите, что в каждом комментарии есть еще статус .

   Вы его совсем не видели, не так ли?

   Это слайд , который я извлек из проекта, над которым работает моя команда, пока я пишу это руководство, это реальный случай .

   Система светофора определенно может помочь.

   Давай, за работу!

   Если вы давно следите за мной, то знаете, что мне не нравится работать с таблицами в PowerPoint , потому что ими неудобно управлять.

   Гораздо лучше работать с формы .

   Немедленно превратите таблицу в фигуры с помощью функции «Разделить таблицы» надстройки MLC PowerPoint.

   Во-первых, нам нужно позаботиться о контенте, отделив описания от статусов .

   Почему мы должны это делать, Маурицио?

   Этот шаг необходим для обеспечения необходимой видимости статусов, которые, как мы отмечали ранее, в настоящее время недостаточно видны.

   Помните, что никакой дизайн не может сделать слайд эффективным , если вы не до конца понимаете его значение .

   Как видите, в этом примере именно понимание разницы между статусом и контентом позволяет мне сделать первый шаг.

   Применение Бережливого дизайна презентации означает понимание того, что «меньше значит больше». Итак, пора очистить слайд от всего лишнего.

   Обычно первое, что нужно убрать, это границы и заливки.

   Теперь давайте наведем порядок, организовав содержимое на разных уровнях чтения и добавив наши знаменитые светофоры.

   Очиститель, верно?

   Скажем, совсем другое!

   Обратите внимание, что нет необходимости записывать статус каждого проекта , потому что светофор сам по себе является условностью. Любой, взглянув на этот слайд, сможет понять, какие проекты завершены, находятся в процессе или заблокированы.

   Как создать значок светофора и управлять им с помощью PowerPoint

   Используемые мной светофоры не были загруженными значками, а были созданы мной с помощью PowerPoint для максимальной гибкости .

   Что значит для большей гибкости, не лучше ли скачать готовую иконку?

   Нет, лучше построить самому, чтобы можно было легко переключаться между выключенным и включенным светом.

   Маурицио, о чем ты говоришь?

   Не волнуйся, я тебе покажу.

   Чтобы построить светофор, я рисую прямоугольник с закругленными краями, а затем три маленьких круга.

   Теперь я центрирую и распределяю их с помощью панели быстрого доступа PowerPoint.

   Дублирую перетаскиванием с помощью CTRL, а затем повторяю перетаскивание с помощью CTRL + Y.

   Маурицио, я не могу запомнить все эти ярлыки каждый раз.

   Итак, вы еще не загрузили коллекцию моих любимых ярлыков PowerPoint : Лучшие ярлыки PowerPoint.

   Вернемся к дублированию наших маленьких светофоров.

   Теперь просто нажмите на три круга, чтобы создать три разных значка.

   Если вы хотите быстро переместить круг из одного положения в другое после установки светофора, просто используйте функцию PowerPoint Swap Shapes надстройки MLC PowerPoint.

   Теперь раскрасьте средний круг, и все готово!

   Как видите, создание светофора в PowerPoint очень просто и обеспечивает максимальную гибкость в управлении статусами.

   Но если вы не хотите создавать свои собственные значки светофоров, вы можете использовать созданные моей командой. Вам просто нужно установить надстройку MLC PowerPoint, и вы получите доступ к значкам бережливого производства в нашем Графические библиотеки .

   В заключение

   Организованное управление проектами требует, чтобы вы могли представить прогресс и управлять ожиданиями вашей аудитории.

   Иногда вам просто нужна простая временная шкала , иногда вам нужны более сложные структуры, такие как знаменитая диаграмма Ганта.

   Это повторяющиеся слайды, очень мощные и простые в создании в PowerPoint — если вы знаете правильная техника .

   Отличная стратегия состоит в том, чтобы использовать хорошо известные соглашения, такие как системы светофора , чтобы показывать прогресс каждого проекта на лету.

   Вы когда-нибудь проектировали слайды , как это для управления вашими проектами? Есть ли какой-нибудь макет, который вы хотели бы, чтобы я осветил, чтобы обогатить эту статью?

   Как сделать эффективную презентацию PowerPoint

   Привет! Если вы попали на эту страницу, выполнив поиск в Google по запросу «Как сделать эффективную презентацию PowerPoint», вас также заинтересует мое Руководство Как сделать Эффективная презентация PowerPoint.

   Я спросил у нескольких экспертов советы о том, как сделать эффективную презентацию в PowerPoint. Следуйте этим советам, и вы сможете создавать простые и понятные слайды PowerPoint.

   1. Сначала спланируйте содержание

   Многие эксперты предупреждают об опасностях планирования презентации в PowerPoint:

   Эллен Финкельштейн: Многие люди начинают процесс создания презентации в PowerPoint с ввода текста на слайдах. Плохая идея. Контент должен управлять дизайном.

   Берт Декер: Конечный результат полностью основан на PowerPoint, и у нас есть информация без влияния и данные без эмоций.

   Итак, самая важная рекомендация — сначала спланировать контент. Эта рекомендация повторялась снова и снова. В некоторых случаях это была единственная рекомендация участников:

   Джоуи Ашер: Вот что я хотел бы видеть в будущем. Давайте начнем создавать презентации, взяв чистый лист бумаги и написав, чего мы хотим достичь и что волнует нашу аудиторию.

   Гитеш Баджадж: Всегда начинайте презентацию на бумаге — рисуйте свои идеи, связывайте связи между концепциями и создавайте раскадровку.

   Джордж Торок: Первое, что нужно сделать выступающим, это задать эти важные вопросы, прежде чем создавать свою презентацию. Какова цель вашего выступления? Что вы хотите, чтобы ваша аудитория сделала из-за вашей презентации? Какое сообщение вы хотите донести, чтобы помочь вам достичь этой цели?

   2.

   Используйте простой фон и удалите все ненужные детали.

   Удалите этот шаблон PowerPoint. Шаблоны Powerpoint исходят из того, что слайды PowerPoint похожи на документы и поэтому должны быть брендированы. Шаблоны добавляют беспорядок и отвлекают от визуального воздействия слайда. Вот только 3 предложения, представляющие сделанные:

   M J Plebon: Пусть большинство людей начнут творить с чистого белого холста.

   Джероми Тиммер: Все стандартные шаблоны Microsoft PowerPoint воняют. Ужасно. Те, которые не совсем ужасны, настолько заезжены, что стали клише. Не используйте ни один из них.

   Кристоф Харрер: Когда дело доходит до дизайна слайдов, вы должны думать не об украшении, а об общении. Все, что вы добавляете к своим слайдам, должно оказывать положительное влияние на сообщение, которое вы передаете. Вот почему я всегда использую очень простую тему дизайна для своих слайдов.

   Исследование

   Прямых исследований использования шаблонов в PowerPoint не проводилось. Однако есть исследования, которые показывают, что любой материал (изображения, звуки или информация), который концептуально не имеет отношения к теме, вредит обучению.

   Клифф Аткинсон: Результаты фундаментальных исследований остаются такими же верными в 2009 году, как и в 2008 году: удаление лишней информации с экрана действительно повышает обучаемость.

   Дженнифер Каммейер: PowerPoint с неуместными изображениями может нанести ущерб обучению (Bartsch, R.A. & Cobern, K.M. (2003). Эффективность презентаций PowerPoint на лекциях. Компьютеры и образование, 41, 77-86.)

   Что о корпоративных шаблонах?

   Практически в каждой организации есть шаблон, который вы должны использовать при создании презентации PowerPoint. Идея, стоящая за этим, имеет благие намерения. Персонал с ограниченными творческими способностями может попасть в ужасную дизайнерскую неразбериху без руководства. Но корпоративные шаблоны, как правило, включают много отвлекающих посторонних деталей. Посмотрите этот пример из Skype (спасибо Яну Шультинку за выделение этого).

   Если вам это сойдет с рук, просто используйте простой фон на основе ваших корпоративных цветов. Джероми Тиммер предлагает:

   Вы по-прежнему можете включить свой бренд в презентационный материал. Создайте цветовую палитру на основе вашего логотипа или фото представителя вашей отрасли. Мой любимый инструмент для этого — Кулер.

   Вы можете позволить себе небольшой неброский логотип в углу – например, на этом фоне от Duarte.

   3. Одна идея на слайд

   Итак, теперь у вас есть простой фон вместо загроможденного и отвлекающего шаблона PowerPoint. Используйте каждый слайд, чтобы выразить одну идею:

   Эллен Финкельштейн

   Докладчики могут полностью превратить свои презентации из скучных маркеров в впечатляющие визуальные эффекты, поставив одну точку на слайде.

   Robert Lane

   Докладчики должны убедиться, что слайды соответствуют принципам когнитивного дизайна. Такая простая вещь, как наличие только одной основной идеи на слайде, имеет огромное значение.

   Исследование

   Майкл Элли — ведущий исследователь в этой области. Его исследование предполагает, что идея должна быть выражена в виде полного предложения. Дженнифер Каммейер говорит:

   Элли (et. al.) обнаружила, что учащиеся лучше запоминали основное утверждение слайдов, когда им предъявлялся заголовок из полного предложения, написанный как утверждение, по сравнению с заголовком из слова или фразы. Элли, М., Шрайбер, М., Рамсделл, К., и Маффо, Дж. (2006). Как дизайн заголовков в слайдах презентации влияет на удержание аудитории. Техническая связь, 53, 225-234.

   Майкл Элли повторяет это в своем вкладе в этот проект:

   Меньше слов на каждом слайде (в идеале заголовок из одного предложения, не более двух строк, в котором излагается утверждение слайда).

   4. Подкрепите заголовок графическими доказательствами

   Вместо маркеров подкрепите свои пункты графическими доказательствами. Это могут быть фотографии, изображения, графики и диаграммы.

   Кристоф Харрер: Произнесите слова и поместите изображения на слайды.

   Лиза Брейтуэйт: Поддержите свои баллы креативными и актуальными изображениями.

   Майкл Элли: Используйте графику, а не маркированный список для поддержки заголовка.

   Исследование

   Ричард Майер называет это принципом мультимедиа: используйте слова и графику, а не только слова. Это подтверждается исследованиями в области электронного обучения. В своей книге «Электронное обучение и наука преподавания», написанной в соавторстве с Рут Кларк, Ричард Майер рассматривает результаты десяти различных исследований, сравнивающих успеваемость учащихся, которые учились с помощью слов и графики или только слов:

   Во всех десяти сравнениях учащиеся, которые получили мультимедийный урок, состоящий из слов и картинок, показали лучшие результаты в последующем переводном тесте, чем учащиеся, которые получили ту же информацию только в словах.

   Эти исследования касаются электронного обучения, а не PowerPoint. Однако Ричард Майер считает, что эти исследования имеют отношение к PowerPoint. В своем вкладе в этот проект он говорит:

   В течение последних 20 лет я и мои коллеги из Калифорнийского университета в Санта-Барбаре проводили научно обоснованные эксперименты, направленные на определение того, что работает с мультимедийными презентациями. Я надеюсь, что в будущем результаты этого исследования можно будет использовать для повышения эффективности сообщений PowerPoint.

   5. Вам не всегда нужен слайд

   Не каждый момент в вашей презентации нуждается в слайде:

   Эндрю Лайтхарт: Наглядное пособие в презентации нужно только в том случае, если оно понадобится вам в разговоре.

   Майкл Элли: Слайды следует проецировать только тогда, когда они служат для презентации.

   Что вы делаете, когда не показываете слайд? Вы вставляете простой черный слайд в свое слайд-шоу.

   Берт Декер: Это простая концепция, но она глубока, когда вы используете ее все время. Это меняет правила игры!

   Или, может быть, PowerPoint не самый подходящий инструмент для презентации в данный момент.

   Лиза Брейтуэйт: Как ни один человек не может удовлетворить все ваши потребности в отношениях, ни один инструмент не может удовлетворить все ваши потребности в презентациях. Мне нравится использовать флипчарты с PowerPoint или без нее; флип-чарты, используемые для наброска идеи, получения информации от аудитории или обеспечения групповой деятельности, делают презентацию живой. Есть движение, есть взаимодействие, есть решение проблем, а деятельность спонтанная, создается на месте.

   6. Подробно разместите в раздаточных материалах

   Этот товар рекомендовали больше всего! Если вы хотите следовать рекомендациям, просто распечатать слайды PowerPoint для создания раздаточного материала больше не получится. Вот некоторые из мнений:

   Майк Пулсифер: Хорошо оформленные слайды — ужасные раздаточные материалы, поскольку на слайде отсутствует текст, необходимый для формирования информативного повествования. [Создайте] раздаточные материалы, которые раздаются после презентации.

   Клифф Аткинсон: Ваши материалы являются хранилищем подробной информации.

   Саймон Рэйбоулд: [Имейте] хорошо написанные раздаточные материалы, чтобы оставить их после презентации для тех, кто хочет знать почему и почему. Конечно, они должны отличаться от слайдов!

   Исследование

   Я не знаю ни одного исследования по этому вопросу. Но, учитывая, что исследования показывают, что подробный текст со слайдов убирается, создание раздаточных материалов для подробной информации имеет смысл.

   Примечание:

   Этот пост является частью проекта группового письма, которым я руководил в 2009 году.

   No related posts.