Как сделать рассылку на почту: как сделать рассылку по email самостоятельно

Почтовая рассылка

4692 07.01.2013 Скачать пример

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

• либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
• либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
• либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

• Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
• В таблице не должно быть объединенных ячеек.
• В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (

Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.  

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Ссылки по теме

• Отправка книги или листа Excel по электронной почте
• Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
• Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX

 

Как не попасть в спам при отправке email-рассылок

Настройте цифровые подписи

Чтобы уменьшить вероятность попадания в спам, настройте цифровые подписи.

• Пропишите SPF-запись. Добавление записи SPF для домена позволяет указать, какие почтовые серверы могут отправлять почту от вашего домена.
• Включите подпись DKIM. По сути, DKIM — это зашифрованная подпись. Используется для предотвращения «спуфинга» при отправке писем из вашего домена. «Спуфингом» называется изменение письма злоумышленником, которое позволяет ему выдать себя за другое лицо.
• Опубликуйте запись DMARC для своего домена. Технология DMARC позволяет получателям и отправителям проверять подлинность сообщений, аутентифицируя домен отправителя, а также определяет, что делать с подозрительными входящими письмами. Если входящее сообщение не пройдет проверку DMARC, будет выполнено действие, указанное в правиле DMARC. Вы можете задать одно из трех действий: поместить письмо в спам, отклонить его или бездействовать.

Подробнее о настройках SPF, DKIM и DMARC вы можете узнать в нашей статье «Как настроить SPF, DKIM и DMARC».

Используйте Double Opt-In

Double Opt-In — это двухступенчатое подтверждение адреса электронной почты. Когда клиент подписывается на рассылку, ему на почту уходит письмо со специальной ссылкой. Переходя по ней, клиент подтверждает, что почтовый ящик работает и клиент хочет получать рассылки. В Mindbox подтверждение почты можно настроить через интерфейс без привлечения IT.

Отправляйте рассылки только тем, кто оставил контакт и явно подтвердил желание получать рассылки. Это уменьшает количество контактов для рассылки, но улучшает качество базы:

1. Читатели реже отписываются и меньше жалуются на спам
2. Исключается отправка писем на несуществующие адреса

Отправляйте письма тем, кто этого хочет

Те, кто не подписывался на рассылки, могут жаловаться на письма и ухудшать репутацию домена. Чтобы этого не происходило, отправляйте рассылки только тем, кому они действительно могут быть интересны:

1. Отписывайте от рассылок тех клиентов, которые длительное время не читают письма.
2. В момент регистрации или оформления заказа отдельным чекбоксом уточняйте желание клиента получать рассылки. Старайтесь избегать чекбоксов, выбранных по умолчанию. Не совмещайте согласие на получение рассылки с другими условиями, например, согласием с условиями доставки или обработки персональных данных.
3. Наконец, ни при каких условиях не покупайте базу подписчиков!

Пример сбора согласия на получение рассылок

Настройте постмастеры

Чтобы получать обратную связь от почтовых сервисов (Gmail, «Яндекс», Mail.ru) по доставляемости писем, используйте постмастеры. Постмастеры позволяют получать информацию о почте, которую вы отправляете пользователям. Например, вы можете узнать:

1. Как часто пользователи отмечают ваши письма как спам.
2. Почему ваши письма не доставляются.
3. Корректность аутентификации письма.
4. Какая репутация вашего домена или IP-адреса, и как она влияет на процент доставки писем.

Ознакомиться с подробной информацией о настройке постмастеров вы можете в нашей статье «Постмастер — настройка и анализ статистики».

Проверьте содержимое письма перед рассылкой

Спам-фильтры всегда проверяют контент письма. У них нет способности человека анализировать слова в контексте, поэтому они в основном помечают любые слова или фразы, связанные со спамом.

Вот несколько полезных советов, чтобы проверить свою рассылку на спамность:

• Проверьте, что в письме проставлены ссылки, которые введут на существующие страницы.
• Не используйте сокращенные ссылки.
• Не делайте рассылку слишком «тяжелой» по весу. Gmail обрезает письма тяжелее 102 Кб.
• Не делайте письма слишком длинными. Ссылку отписки помещают в подвал письма. Если «домотать» до подвала слишком сложно — клиент предпочтет нажать “Это спам” вместо отписки от рассылок.
• Не отправляйте рассылку, состоящую только из одного изображения. Если вы отправите рассылку с одним большим изображением, без текста, спам-фильтры будут рассматривать его как пустое письмо. Например, Outlook не выводит по умолчанию изображения в теле письма.
  Это связано с безопасностью при работе с почтовым сервисом.
• Избегайте применения CAPS LOCK и подозрительных фраз типа «Розыгрыш миллиона», «Не пропустите это!», «Это не спам!».

Настройте ссылку отписки

В письме должна быть рабочая ссылка отписки от рассылок. Ссылка должна отписывать от конкретной тематики рассылок или всех рассылок разом. Отписка не должна требовать авторизации. Чем сложнее отписаться, тем выше вероятность, что отправителя добавят в спам. Отписывайте клиентов, у которых случилось несколько недоставок подряд.

В Mindbox это настраивать не нужно — всё работает автоматически: после нескольких недоставок подряд электронный адрес почты система помечает его, как невалидный.

Постепенно наращивайте объем отправляемых сообщений

Если вы только начали отправлять рассылки, Gmail рекомендует постепенно наращивать объем отправляемых сообщений, одновременно наблюдая за реакцией читателей в постмастере. Резкий скачок в количестве отправляемых сообщений может привести к увеличению количества жалоб. Читайте нашу статью про прогрев домена отправителя, чтобы сделать все правильно.

Проверьте письмо в Mail Tester

Для проверки качества отправляемой рассылки можете воспользоваться сервисом Mail Tester. Сервис сообщит, если в рассылке содержатся ошибки — некорректные подписи, слишком много изображений и т.д.

Чтобы воспользоваться сервисом, отправьте рассылку на сгенерированный адрес электронной почты.

На скриншоте результат отправителя All We Need, клиента Mindbox

Как настроить и отправить электронную почту на iPhone и iPad: простые советы чтобы сразу настроить приложение Mail, чтобы вы могли присоединиться к этим разговорам.

В этой статье мы покажем, как настроить и отправить электронную почту на устройствах iOS.

iOS предоставляет два основных метода настройки учетных записей электронной почты на iPhone или iPad (шаги одинаковы для обоих). Первый и тот, который вы, скорее всего, будете использовать, — это автоматический маршрут.

Как следует из названия, это заполняет большую часть информации от вашего имени, если учетная запись электронной почты принадлежит одному из крупных поставщиков, таких как Google (Gmail), Microsoft (Hotmail, Outlook и Exchange), Yahoo, AOL , или собственный iCloud.

Чтобы использовать этот подход, откройте приложение Настройки на своем устройстве (у него серебристо-серый значок шестеренки), прокрутите вниз, пока не найдете Пароли и учетные записи , затем нажмите на него.

На следующей странице вы найдете возможность Добавить учетную запись . Коснитесь этого, затем в появившемся меню выберите своего поставщика услуг электронной почты.

Введите свои данные, затем нажмите Далее . Почта проверит, что все правильно.

Когда это будет сделано, вам будет предоставлена ​​возможность активировать различные функции из вашей учетной записи электронной почты — обычно это Почта, Контакты, Календари и так далее.

Нажмите кнопку рядом с теми, которые вы хотите использовать, и они появятся в соответствующих приложениях на вашем устройстве. Так, например, добавление контактов Hotmail сделает их доступными в общем приложении «Контакты», а любые встречи, которые у вас есть в вашем Календаре Google, будут синхронизироваться с приложением Apple Calendar.

Если у вас возникли проблемы с последним, ознакомьтесь с нашим Руководство по синхронизации Календаря Google с iPhone.

Если вы довольны настройками, нажмите Сохранить , чтобы завершить процесс.

Если вашего провайдера электронной почты нет в списке выше, вы все равно можете настроить его вручную. Для этого вам нужно будет знать различные детали, не только ваш адрес и пароль, но также сервер входящей почты и сервер исходящей почты.

Не беспокойтесь, все это можно будет получить у вашего провайдера. Либо попробуйте связаться с ними напрямую, либо погуглите тип учетной записи и детали настройки.

Получив информацию, перейдите в «Настройки» > «Пароли и учетные записи» > «Добавить учетную запись» , затем нажмите « Другое » в нижней части списка.

Введите адрес электронной почты и пароль, а также описание (это может быть что угодно), затем нажмите Далее . Если вам повезет, вы можете обнаружить, что все необходимые данные заполняются автоматически, но если это не так, вы увидите страницу, где вы можете их ввести.

Выберите учетную запись POP или IMAP (ваш провайдер сообщит вам, какая у вас есть), затем заполните остальные поля. Когда все будет готово, нажмите Далее , затем Сохранить , и вы должны начать видеть сообщения, появляющиеся в приложении Почта.

Теперь, когда ваша учетная запись электронной почты создана, пришло время для пробного запуска. Мы сделаем это, подготовив и отправив сообщение одному из ваших контактов.

Открытие почтового приложения , затем коснитесь значка Write (который выглядит как квадратный лист бумаги с торчащей ручкой) в правом нижнем углу.

Введите адрес электронной почты предполагаемого получателя, добавьте заголовок в поле Тема , затем нажмите на пустое место под ним, чтобы начать печатать сообщение.

Когда вы закончите, убедитесь, что в поле From указан адрес электронной почты, который вы хотите использовать для отправки сообщения. Если нет, коснитесь указанного адреса, и вы должны увидеть список различных доступных учетных записей электронной почты на вашем устройстве (при условии, что у вас их несколько). Выберите нужный, затем коснитесь Отправить .

Вот и все: теперь ваша учетная запись электронной почты должна быть полностью функциональной. Руководства по другим функциям электронной почты на iPhone и iPad см. Как отправлять вложения электронной почты, Как отправлять большие документы и файлы, и Как восстановить удаленные электронные письма учебники.

Мы также покрываем как настроить электронную почту на вашем Mac здесь.

Создание и отправка электронной почты | Zoho Mail

Одной из основных функций службы электронной почты является отправка электронных писем. Zoho Mail предоставляет редакторы расширенного текстового формата для отправки правильно отформатированных электронных писем. Получателей электронной почты можно выбрать из контактов.

Zoho Mail создан специально для бизнеса и помогает отправлять деловые электронные письма и обычную корреспонденцию. Однако, согласно политике, Zoho Mail нельзя использовать для массовой рассылки или маркетинговых электронных писем неизвестным отправителям.

Оглавление

• Составитель/редактор электронной почты 
  • Содержимое почты — Электронная почта с расширенным форматированием
  • Запись голоса
  • Электронная почта в виде обычного текста
  • Проверка орфографии и язык Composer

    0

  • 0 Приоритет7 Шаблон вставки/ подпись
  • Кодирование
  • ASK квитанция
  • Включите вложения
• СООБЩЕНИЯ НАСТРОЙКИ
  • Редактор
  • Текстовый направление
  • UNDO SEDIT
  • Пусто отправлено

  Составитель/редактор электронной почты

  Нажмите кнопку Новая почта  на левой панели, чтобы открыть средство создания сообщений Zoho Mail с параметрами форматирования форматированного текста. Композитор открывается на вкладке, где вы можете составить свое электронное письмо. Вы можете выбрать встроенный редактор или опцию нового окна, чтобы отвечать/пересылать электронные письма из настроек. Настройки по умолчанию для Composer можно настроить в настройках Compose.

  Составитель включает в себя следующее:

  • От:  Адрес отправителя можно выбрать из раскрывающегося списка, который содержит основной адрес электронной почты вашей учетной записи, ваши псевдонимы электронной почты и настроенные внешние адреса электронной почты. Соответствующее отображаемое имя также будет отображаться рядом с выбранным адресом электронной почты. Вы также можете настроить внешний адрес электронной почты в качестве адреса отправителя.
  • Кому:  Укажите здесь непосредственных получателей электронного письма. Адреса электронной почты организации будут доступны из автозаполнения. Щелкните по ярлыку, чтобы открыть адресную книгу и выбрать адрес электронной почты из адресной книги.
  • Копия (копия): Укажите получателей, которым должно быть скопировано электронное письмо. Когда вы добавляете адрес электронной почты в Копию, другие получатели смогут просматривать адреса.
  • Скрытая копия: (слепая копия): Укажите получателей, которым должно быть скопировано электронное письмо, не раскрывая адреса электронной почты другим лицам. Другие получатели не будут знать об адресах электронной почты в скрытой копии.
  • Тема: Заголовок или краткое изложение содержания электронного письма 

  Содержимое почты — сообщения в расширенном формате

  Zoho Mail предоставляет редактор WYSIWYG (что видишь, то и получаешь), в котором можно отправлять электронные письма в расширенном формате с изображениями, таблицами, гиперссылками и даже смайликами. Параметры форматирования позволяют персонализировать макет и вашу электронную почту. Встроенная проверка орфографии помогает выполнять проверку орфографии в исходящих электронных письмах на разных языках. Вы можете выбрать кодировку для исходящего письма. Для исходящих писем рекомендуется использовать кодировку UTF-8, так как она способна кодировать все символы Юникода.

  Here is a list of formatting options available in the Rich Text mode:

  • Bold
  • Italics
  • Underline
  • Strike through
  • Font Face Options
  • Font Size Options
  • Параметры цвета шрифта
  • Цвет фона для текста (выделение текста)
  • Параметры выравнивания
  • Параметры списка
  • Отступ для текста и списков
  • Расстояние линий
  • SuperScript
  • Подписк
  • Текстовый направление
  • Цитата
  • Удалить форматирование
  • Формат. Гиперссылки — направляет выбранную часть текста на связанный URL-адрес или адрес электронной почты.

  • Изображения — вставляет изображения либо с дискового хранилища, либо непосредственно из Интернета.

  • Подписи — Вставляет выбранную подпись в композитор.

  • HTML — предоставляет параметры для ввода содержимого в формате HTML, которое будет отражено в окне создания сообщения.

  • Таблицы — вставляет таблицы в соответствии с предоставленными настройками.

  • Горизонтальные разделители — вставляет горизонтальную линию между текстом.

  • Смайлик — Вставляет выбранные смайлики из списка вариантов.

  Запись голоса

  Аудиосообщения — это шаг вперед по сравнению с текстовыми сообщениями, и они добавляют индивидуальности получателям. Прошли те времена, когда вам приходилось записывать аудио на свой компьютер, а затем прикреплять его к электронному письму. Функция Запись аудио в Zoho Mail в окне «Написать письмо» позволяет пользователям с легкостью отправлять голосовые сообщения. Выполните следующие действия, чтобы отправить голосовое сообщение в виде вложения:

  1. Войдите в Zoho Mail.
  2. Выберите  Новая почта , нажмите кнопку Запись звука в окне создания сообщения и следуйте инструкциям на экране.
  3. При необходимости вы можете приостановить запись и продолжить с того места, на котором остановились.
  4. Когда вы закончите, нажмите кнопку Stop для завершения звука.
  5. Нажмите Прикрепить запись , Переименуйте файл по своему усмотрению и нажмите Кнопка Отправить . Получатели могут слушать аудио прямо из веб-браузера, нажав кнопку Воспроизвести .
     

  Примечание:

  Пользователи могут видеть размер записи во время записи аудио и после его прикрепления. Однако ниже приведены несколько моментов, о которых следует помнить при записи голосовых сообщений:

  • Максимально допустимый размер вложения зависит от настроек, настроенных вашим администратором.
  • Минимум 2 МБ требуется, прежде чем вы сможете записать звуковое сообщение.
  • Размер аудио не может быть 0 КБ , даже если сообщение слишком короткое.

  Письмо с обычным текстом

  Письмо с обычным текстом – это электронное письмо, содержащее только содержание сообщения электронной почты без какого-либо форматирования, такого как жирный шрифт, курсив и т. д. Вы можете выбрать вариант «Обычный текст», чтобы отправить электронное письмо без какого-либо форматирования. Нажмите раскрывающееся меню в правом углу редактора и выберите Режим обычного текста .

  Система запросит подтверждение преобразования форматированного текста в обычный текст. После подтверждения панель инструментов форматирования будет скрыта, и вы увидите только значок проверки орфографии. Любые изменения форматирования, внесенные в содержимое и подписи, будут потеряны вместе со всеми вставленными медиафайлами или таблицами. Эти изменения форматирования также будут отражены, когда вы сохраните электронное письмо как черновик или шаблон. Следовательно, сообщение будет отправлено в виде простого текстового сообщения электронной почты.

  Чтобы вернуться в режим форматированного текста, щелкните тот же раскрывающийся список и выберите Режим форматированного текста . Теперь вы сможете форматировать вставленный текст, добавлять таблицы, изображения и т. д. Даже если вы вернетесь в режим форматированного текста, предыдущее форматирование не будет восстановлено.

  Расширенная проверка орфографии и язык Composer

  Zoho Mail имеет встроенную расширенную проверку орфографии для исправления орфографических и грамматических ошибок на ходу. После создания письма нажмите на значок Проверка правописания  . Слова с ошибками или грамматические ошибки в вашем электронном письме будут выделены. Нажмите на выделенные слова, чтобы увидеть список возможных слов с ближайшим написанием или альтернативными словами. Вы также можете добавить слово в свой пользовательский словарь, нажав кнопку Добавить в словарь значок  , чтобы он не помечался при следующей проверке орфографии в электронном письме.

  Если щелкнуть раскрывающийся список рядом со значком проверки орфографии, вам будет показан список языков, которые вы можете выбрать. В первую очередь это означает язык, на котором содержимое вашей электронной почты будет проверяться во время проверки орфографии. Это не относится к языку, на котором вы можете составить электронное письмо. Например, если вы выбрали английский (США) из списка языков компоновщика, содержимое электронной почты будет проверено с помощью американского словаря английского языка и соответствующих рекомендаций по орфографии и грамматике. будут предоставлены.

  Язык, на котором составлено ваше электронное письмо, зависит от используемой вами клавиатуры, а не от каких-либо настроек Zoho Mail.

   

  Параметр автоматической проверки орфографии также можно включить в настройках. Вы можете использовать это для проверки правописания во время ввода. Чтобы включить этот параметр, перейдите в раздел «Настройки» > «Написать» > «Проверка орфографии». Установите флажок Проверка орфографии при вводе .

  Примечание:

  Функция автоматической проверки орфографии доступна только пользователям, подписавшимся на один из наших платных планов.

  Дополнительные параметры отправки электронной почты

  При составлении электронного письма вы также можете установить определенные параметры в окне создания перед отправкой электронного письма. Вы можете установить приоритет для письма, вставить подпись/шаблон, изменить формат кодировки и запросить уведомления о прочтении со стороны получателя.

   

  Приоритет

  Вы можете установить высокий/средний/низкий приоритет электронной почты. Это поможет получателю классифицировать те электронные письма, которые необходимо обработать немедленно, и соответствующим образом расставить приоритеты. В окне «Написать» нажмите кнопку  Параметры  в верхней части окна и выберите нужный приоритет из списка.

  Значок обозначает Высокий приоритет , а значок обозначает Низкий приоритет .

  Письма с приоритетом Средний не обозначаются никаким значком.

  Вставка шаблона/подписи

  Возможно, у вас есть несколько сохраненных шаблонов, которые могут понадобиться время от времени. Вы можете вставить такие шаблоны или одну из ваших подписей прямо из окна создания сообщения. Нажмите  Параметры  значок в верхней части окна создания сообщения. Будут перечислены шаблоны/подписи, которые вы добавили в свою учетную запись. Выберите нужный вариант, и он будет добавлен в электронное письмо, которое вы создаете.

  Кодировка

  У вас есть несколько вариантов кодирования электронной почты в Zoho Mail. Если вы хотите, чтобы определенное электронное письмо было отправлено с другой кодировкой, вы можете выбрать нужный параметр в меню Параметры . Это будет применено только к текущему электронному письму. Формат кодировки, выбранный в настройках, будет применяться только к другим электронным письмам.

  Запросить квитанцию ​​

  Когда вы отправляете определенные электронные письма, вам может потребоваться подтверждение, чтобы узнать, прочитал ли получатель электронное письмо. В таких случаях вы можете использовать функцию Запросить квитанцию ​​   . В меню Параметры выберите Запросить квитанцию.

  В зависимости от настроек уведомления о прочтении получателя вы будете уведомлены о том, прочитано ли электронное письмо или нет.

  Если получатель отправляет уведомление о прочтении, в соответствующем электронном письме создается новый диалог. Нажмите  Предварительный просмотр всей беседы  Значок для просмотра времени, когда было прочитано ваше электронное письмо.

  ​

  Вы можете выбрать поведение по умолчанию для сообщения электронной почты, которое запрашивает «Уведомление о прочтении», выполнив следующие шаги.

  1. Войдите в Zoho Mail
  2. Нажмите значок Настройки  .
  3. Перейдите к Параметры просмотра почты.
  4. Найдите Уведомление о прочтении.
     • Выберите  Всегда отправлять  , чтобы всегда отправлять подтверждение о прочтении отправителю.
     • Выберите  Никогда не отправлять  , чтобы никогда не отправлять отправителю уведомление о прочтении.
     • Выберите Спросить , чтобы запросить подтверждение перед отправкой подтверждения о прочтении отправителю.

  Включить вложения 

  Этот параметр будет доступен только в списке Дополнительные параметры , если вы отвечаете на электронное письмо. Выбрав этот параметр, вы можете включить вложения из исходного сообщения электронной почты в свое электронное письмо.

  Примечание:

  Вы можете задать дополнительные настройки для своего составителя электронной почты на странице Настройки создания .

  Настройки создания

  Режим редактора

  Редактор форматированного текста включен по умолчанию для всех в Zoho Mail. Вы можете изменить режим редактора в настройках Compose .

  Перейдите к  Настройки  >>  Написать  >>  Редактор  Режим  и выберите предпочтительный режим редактора.
  ​

  Обратите внимание, что, несмотря на то, что вы выбрали предпочитаемый режим редактора в настройках создания сообщений, у вас по-прежнему будет возможность выбрать другой режим для отдельных писем с помощью раскрывающегося списка в Mail Composer.

  Направление текста

  Вы можете выбрать предпочтительное направление ввода текста в настройках создания сообщения в Zoho Mail. По умолчанию текст вводится в направлении от слева до справа . Однако вы можете изменить это в настройках >> Создать >> Предпочтительное направление текста >> Справа налево.  

  Отменить отправку

  Вы можете отменить отправку электронной почты, включив параметр  Отменить отправку

  1. Войдите в Zoho Mail
  2. Нажмите значок Настройки  .
  3. Перейдите к Параметры создания.
  4. В разделе  Отменить отправку установите продолжительность, в течение которой вы хотите, чтобы опция отмены отображалась после отправки электронного письма.

  ​

  После включения параметра вы сможете просматривать параметр «Отменить отправку» при отправке электронных писем. Нажав кнопку «Отправить» в электронном письме, вы сможете просмотреть параметр «Отменить отправку» в виде баннера в течение выбранной продолжительности. Как только вы нажмете на Отменить в баннере, письмо не будет отправлено. Это электронное письмо будет сохранено как черновик, чтобы вы могли отредактировать его и отправить повторно, если это необходимо.

  Редактировать как новый

  В некоторых случаях может потребоваться отправить электронное письмо двум или более клиентам, но с некоторыми изменениями в содержании электронного письма. В таких случаях вы можете использовать опцию Редактировать как новый . Откройте электронное письмо, которое вы хотите отправить новому получателю с изменениями, нажмите  Значок дополнительных параметров  и выберите  Изменить как новый  из списка. Это же письмо откроется в окне компоновщика электронной почты. Теперь вы можете внести необходимые изменения и отправить электронное письмо.

  ​

  Автозаполнение/ Адресная книга в Compose

  Автозаполнение контактов 

  Когда вы составляете электронное письмо, если вы начинаете вводить имя получателя/адрес электронной почты в полях  To/Cc/Bcc  , все соответствующие контакты (почтовые контакты и контакты CRM) будут перечислены в раскрывающемся списке автозаполнения. Вы можете выбрать соответствующие контакты из списка. Адреса электронной почты ваших контактов из личных/групповых и организационных контактов будут перечислены в раскрывающемся списке автозаполнения. Контакты CRM в раскрывающемся списке автозаполнения отмечены значком CRM рядом с ними.

  Аналогичным образом, если вы начнете вводить название какой-либо конкретной категории, вы сможете выбрать одну из соответствующих категорий, перечисленных в раскрывающемся списке «Автозаполнение». Все контакты, связанные с этой категорией, будут автоматически добавлены в качестве получателей.

  Адресная книга

  Добавление получателя в Compose

  Далее для просмотра и выбора контактов из Адресной книги нажмите на ссылки To/Cc/Bcc в соответствующих полях. Появится «Адресная книга» с вашими контактными данными. Вы можете напрямую выбрать из списка контактов или использовать опцию «Поиск контакта» для поиска и выбора соответствующих получателей из адресной книги. Щелкните соответствующие контакты, чтобы добавить их в качестве получателей.

  Используя раскрывающийся список в левом верхнем углу «Адресной книги», вы можете выбрать просмотр « Все контакты » или контакты, связанные с любой из Личных или Организационных контактов . Вы можете выбрать нужные контакты из выбранного списка или установить флажок « Выбрать все «, чтобы добавить все контакты в этой категории в качестве получателей.

  Выбранные контакты будут отображаться под адресной книгой. Вы можете удалить их отсюда, если это необходимо. Наконец, выберите Параметр Вставить  , чтобы вставить выбранные контакты в поле  , соответствующее  .

  Предложения контактов

  Предложения контактов запрашиваются, когда один и тот же набор получателей повторяется в нескольких сообщениях электронной почты. Если вы добавите более двух получателей в поле «Кому» исходящего электронного письма, в следующий раз, когда вы будете составлять электронное письмо с любыми двумя из этих контактов, появится панель предложений контактов. На этой панели перечислены контакты, которые часто отправляются по электронной почте, наряду с введенными контактами. Вы можете щелкнуть отдельные контакты, чтобы добавить их в качестве получателей, или щелкнуть значок 9. 0011 Добавить все Параметр, чтобы включить все предложения в качестве получателей.

  ​

  Вы также можете просматривать контакты CRM из адресной книги и добавлять их в качестве получателей. Щелкните раскрывающийся список « Все контакты » и прокрутите вниз. Нажмите на опцию CRM . Здесь вы можете найти свои контакты CRM.

  Создание категории

  Вы можете создавать категории контактов непосредственно из адресной книги. Таким образом, вы можете легко добавить группу контактов в качестве получателей.

  1. Откройте адресную книгу из окна «Написать».
  2. Выберите минимум 4 контакта из списка.
  3. Нажмите на опцию Создать категорию , которая появится под выбранным списком.
     ​
  4. Введите желаемое название категории и нажмите на галочку рядом с ней.

  Теперь создана категория контактов с введенными данными.

  @mention Contacts

  Когда вы составляете электронное письмо, напрямую @упомяните пользователей в содержимом электронного письма, чтобы автоматически добавить их в список получателей.

  No related posts.