Коммерческое предложение организации: образцы и примеры для правильного составления — Независимое театральное объединение "Зрительские симпатии"

Содержание

Коммерческое предложение на услуги, образец и примеры

Estimates.guru это сервис для подготовки коммерческих предложений на услуги, который вы можете попробовать в течении 14 дней бесплатно.

Укажите в коммерческом предложении всю информацию, которая нужная для принятия решения. Оптимизируйте работу отдела продаж и закрывайте сделки быстрей, чем ваши конкуренты.

Коммерческое предложение на услуги включает в себя:

Продуманная структура коммерческого предложения. Название клиента, ФИО и контакты менеджера, который подготовил коммерческое предложение на услуг. Логотип вашей компании и контактные данные.
Список услуг, материалов или часовых ставок. Вы быстро будете готовить похожие коммерческие предложения.
Скидки, комиссии или кредит для клиента. Вы можете дать скидку на опредеденный этап, или на весь проект в целом.
Фотографии или изображения. Добавьте в свои коммерческие предложения фотографии ранее выполненных работ, результатов вашей работы или изображения товаров, которые вы предлагаете клиенту.
Индивидуальный дизайн. Вы можете заказать дизайн коммерческого предложения для своей компании, которое станет шаблоном в нашем сервисе.
Все коммерческие предложения хранятся в личном кабинете. Вы можете в любой момент вернуться к любому КП и посмотреть информацию.

Дополнительные блоки и настройки, которые позволяют создать индивидуальное коммерческое предложение.

Попробовать все возможности системы можно в течение 14 дней, бесплатно.

У вас будет открыт весь функционал инструмента. Используйте образец коммерческого предложения на услуги для тестов.

Коммерческое предложение, образец на услуги:

Откройте шаблон, загрузите логотип, расскажите о компании и укажите необходимую информацию. Затем скачайте и отправьте коммерческое предложение клиенту.

Доступные тарифы сервиса для подготовки коммерческих предложений на услуги Estimates.guru:

	Стандарт	Профи
Стоимость	650 руб	1300 руб
Количество пользователей	3 максимум	без ограничений
Количество коммерческих предложений	без ограничений	без ограничений
Использование шаблонов	да	да
Общий доступ	да	да
Выгрузка в PDF	да	да

Тариф «Стандарт» подходит для компаний, в которых небольшой штат менеджеров по продажам.

Либо предпринимателям, которые самостоятельно создают и отправляют коммерческие предложения клиентам. В этом тарифе над коммерческим предложением может работать до 3 пользователей.

В тарифе «Профи» нет ограничений на количество пользователей. Поэтому он подходит крупным компаниям. Позволяет подключить к работе несколько менеджеров по продажам, руководителей отделов, сметчиков и других сотрудников. Каждый специалист сможет посмотреть и отредактировать пример коммерческого предложения и готовые документы.

Кому подойдёт сервис для подготовки коммерческих предложений на услуги Estimates.guru

Мы подготовили шаблоны коммерческих предложений и смет для малых, средних и крупных компаний. Они позволяют сократить время на работу с документами, создавать универсальные индивидуальные шаблоны для работы, быстрей закрывать сделки. Сервис подойдёт многим компания, которые оказывают услуги.

Вы сможете подготовить:

Коммерческое предложение на услуги по разработке сайтов
Коммерческое предложение на услуги по веб-разработке
Коммерческое предложение на услуги по консультированию в области ИТ
Коммерческое предложение на юридические услуги
Коммерческое предложение на услуги логистики
Коммерческое предложение на транспортные услуги

Коммерческое предложение на бухгалтерские услуги
Коммерческое предложение на услуги грузоперевозок
Коммерческое предложение на охранные услуги
Коммерческое предложение на услуги клининга
Коммерческое предложение на услуги спецтехники

Почему вам стоит сделать коммерческое предложение или его образец с помощью нашего сервиса

Мы создали сервис, который позволяет самостоятельно создавать коммерческие предложение и сметы. Наши клиенты выделяют множество преимуществ работы с нами. Расскажем о самых важных:

Сокращается время на работу с документами. Менеджеры по продажам используют готовые шаблоны и образцы, чтобы быстрей создавать и отправлять клиентам Коммерческие предложения.

Гибкие настройки. Загрузите логотип компании, распишите каждый этап работ, покажите кейсы или примеры работ, расскажите о преимуществах компании, пропишите условия сотрудничества. Раскройте всю информацию, которая нужная для принятия решения.
Индивидуальный шаблон коммерческого предложения. Вы можете заказать дизайн для своей компании, который станет шаблоном в сервисе.
Онлайн-доступ. Документы автоматически сохраняются в облаке. Вы можете работать на любом устройстве.

Посмотреть видео о том, как самостоятельно создать коммерческое предложение на услуги.

Мы создали простой инструмент, который легко интегрировать в работу. Эта видео-инструкция поможет быстрей освоиться с сервисом.

FAQ

Как можно отправить коммерческое предложение на услуги клиенту?

Вы можете скачать и отправить документ в XML и PDF форматах, создать и переслать ссылку на готовый документ.

Можно протестировать сервис для создания коммерческого предложения на услуги бесплатно?

Да. У новых пользователей активируется бесплатный 14-дневный период. Зарегистрируйтесь в Estimates.guru и протестируйте сервис. Создайте любое коммерческое предложение на услуги, шаблон которого найдёте в личном кабинете.

Можно интегрировать Estimates.guru с CRM-системой?

Да. Можете интегрировать сервис с amoCRM. После интеграции с можете создавать, редактировать и экспортировать документы в личном кабинете CRM-системы

Где можно посмотреть примеры коммерческих предложений на услуги?

Каждый шаблон — это образец, который можно использовать в работе. Также вы можете посмотреть примеры на странице шаблона по своей нише.

4 элемента, которые сделают коммерческое предложение идеальным

Лица рейтинга Кейсы Мероприятия Новости партнеров Бизнес-статьи

02 июня 2020

Разберем на примере, как с первых строк коммерческого предложения захватить внимание клиента

Продающее коммерческое предложение с первых строк захватывает внимание клиента. По мере чтения интерес растет и превращается в желание купить продукт или воспользоваться услугой. При этом до адресата необходимо донести, какие действия следует предпринять прямо сейчас. Большинство коммерческих предложений неудачные. Разберем на примере, какие ошибки допускают маркетологи (см. рисунок).

Формула грамотного коммерческого предложения – AIDA

Коммерческое предложение можно проверить по формуле AIDA (англ. attention, interest, desire, action – внимание, интерес, желание, действие).

Внимание (А)

Джей Абрахам увеличивал конверсию рекламного объявления на 2100%, изменив лишь заголовок. Объявление было таким: «Две трети банковского финансирования при покупках золота и серебра». Стало: «Если золото стоит 300 долларов за унцию, пришлите нам по 100 долларов за каждую унцию, и мы купим Вам столько золота, сколько Вы пожелаете». Замена одной строчки увеличила прибыль на 500%.

Функция заголовка – привлечь внимание потенциального клиента, поэтому он не должен быть скучным. Не пишите «Коммерческое предложение» – это надоело и не вызывает желания читать дальше. Оставлять письмо без названия, как в нашем примере, еще хуже. Данное письмо можно было бы озаглавить так: «Как превратить корпоративное развлечение в быструю прибыль для компании». А в тексте представить доказательства тезиса (см. также Три любимых заголовка Дэвида Огилви).

Три любимых заголовка Дэвида Огилви

1. «При скорости 60 миль в час самый сильный шум в новом автомобиле «роллс-ройс» производят установленные в нем часы».

2. «Вы когда-нибудь видели лысую овцу?» (реклама средства против облысения).

3. «Вышлите доллар, и мы излечим ваш геморрой, или же оставьте себе свой доллар… вместе с геморроем» (реклама средства от геморроя).

По материалам книги Дэвида Огилви «Огилви о рекламе»

Интерес (I)

Если заголовок удачный, большинство адресатов прочитают первое предложение. Оно должно объяснить, что клиент получит. Напишите, какие изменения в его жизни или работе произойдут после покупки Вашего продукта (услуги). Приведите пример, историю из практики. Добавьте отзывы довольных клиентов, которые воспользовались продуктом или услугой.

В нашем примере написано: «Проведение данного мероприятия в Вашей организации, безусловно, благоприятно отразится на внутреннем микроклимате, поднимет корпоративный дух и сплотит коллектив». Здесь нет конкретного примера, поэтому обещание выглядит голословным. Если Вы предлагаете решить проблему с командообразованием, подкрепите слова историями компаний, которые уже возродили командный дух благодаря Вам.

Задача вводной части – разжечь интерес, втянуть в чтение. Чтобы по мере чтения интерес не угасал, структурируйте коммерческое предложение. Ошибочно думать, что руководители читают только короткие письма. Они читают и длинные обращения, если у них понятная структура и интересное содержание.

Желание (D)

Чтобы потенциальный клиент захотел попробовать Ваш продукт или услугу, он должен понять выгоду. Задача компании – продать результаты, а не продукты или услуги. В нашем примере: «Из четырех запланированных локаций в работу запущено три…». Из фразы не ясно, какие результаты получит клиент, какие проблемы решит. Да и кто знает, что такое локации? Пишите прямо: «В ноябре мы организовали для ООО «Ромашка» тимбилдинг, в результате эффективность работы коллектива выросла на 25%, конфликты между сотрудниками сошли на нет».

Предоставьте исчерпывающую информацию о продукте или услуге. В примере: «В случае заинтересованности все условия предлагаем обсудить в ходе деловой переписки либо по телефону». Допустим, руководитель компании передаст письмо менеджеру, чтобы тот выяснил стоимость, гарантии и пр. А если к менеджеру одновременно попало три конкурирующих предложения? Что он сделает? Выберет то, которое содержит полную информацию.

Если у клиента появится желание попробовать продукт или услугу, он сразу захочет узнать цену. В нашем примере стоимость представлена на сайте компании, в письме цены нет. Из него клиент узнает только то, что «наши специалисты смогут найти индивидуальный подход…». Стоимость надо указывать в письме, а не ссылаться на индивидуальный подход и уж тем более не отправлять клиента на сайт за поиском цены. Он может и не вернуться.

Чтобы обосновать цену и снять сомнения, дайте клиенту гарантии. Так, гарантия возврата денег (полная или частичная), если клиент останется недоволен, – мощный продающий элемент.

Новым покупателям пообещайте бонусы. Например, бесплатный тест-драйв или экспресс-версию квеста, чтобы сомневающийся клиент на себе ощутил атмосферу игры.

Действие (А)

Письма, которые сообщают потенциальному заказчику информацию, но не призывают к действию, – бессмысленны. Стимулируйте получателя проявить активность незамедлительно. Не оставляйте на его усмотрение возможные действия – укажите их сами. Если письмо адресовано менеджеру, используйте призывы: «Позвоните немедленно!», «Звоните прямо сейчас!» Если письмо читает собственник бизнеса, то нужен вариант поделикатнее: «Предлагаю встретиться на 15 минут. Посмотрим, что может быть у нас полезного друг для друга» или «Вам будет удобно встретиться со мной в понедельник в два часа? А во вторник в четыре? Если поймем, что это интересно, то продолжим общение, если нет, то ничего страшного».

Как оформить письмо: восемь продающих элементов

1. Обращайтесь к руководителю компании по имени и отчеству. Сверху в правом углу укажите инициалы с фамилией, должность и наименование компании. В нашем примере письмо адресовано безымянному «руководителю организации».

Обращение во множественном числе «Уважаемые господа!» – недопустимо.

2. Сократите второстепенное, усильте важное. В примере две трети страницы занимает «шапка» с названием компании и реквизитами. Однако до оплаты дело может не дойти, если клиент сначала не узнает о выгодах предложения.

3. Избегайте казенного языка. Если хотите, чтобы предложение работало, оно должно выглядеть как деловое предложение лучшему другу. С друзьями мы разговариваем на живом языке. Для проверки текста воспользуйтесь сервисом www.glvrd.ru – он укажет на стилистические ошибки.

4. Выделите отличия компании. В примере нет ни слова о том, чем компания отличается от других. На видном месте укажите причину, почему стоит обращаться именно к Вам. Пример: «У нас самый крупный салон квестов в городе N. 125 тематических комнат для прохождения квестов, с продолжительностью прохождения от 30 минут до 30 дней!»

5. Укажите контакты. Если письмо не на фирменном бланке, укажите в «шапке» адрес сайта, e-mail и один номер телефона. В конце добавьте телефон ответственного за рассылку или телефон директора компании.

6. Используйте pdf-формат. Программа Microsoft Word может открывать письма некорректно на разных носителях, поэтому лучше сохранить письмо в формате pdf.

7. Проверьте ошибки. Орфографические и пунктуационные ошибки заставят клиента сомневаться в Вашем профессионализме. Для проверки орфографии и пунктуации воспользуйтесь сайтом www.gramota.ru.

8. Сделайте безупречный дизайн. Бумажное письмо распечатайте в цвете на дорогой бумаге. Лучше, если оно будет на фирменном бланке.

4617 просмотров

Комментарии (0)

Раздел 3 бизнес-плана: Организация и управление

В этом разделе вашего бизнес-плана «Организация и управление» вы объясните, как именно вы настроены на реализацию своих идей, а также представите игроков на своем команда.

Как всегда, помните о своей аудитории. Если это план для вашего внутреннего использования, вы можете быть немного более общим, чем если бы вы представили его потенциальному кредитору или инвестору. Независимо от того, какова его цель, вы захотите разбить раздел организации и управления на два сегмента: один описывает то, как вы настроили компанию для работы (ее организационная структура), а другой представляет вовлеченных людей (ее управление). ).

Организация бизнеса

Наличие четкого плана того, как будет работать ваш бизнес, является ключевым компонентом его бесперебойной и успешной работы. Конечно, вам нужно окружить себя хорошими людьми, но вы должны настроить все так, чтобы они могли хорошо работать друг с другом и сами по себе.

Важно определиться с должностями в компании, какая должность за что отвечает и перед кем все будут отчитываться. Со временем структура может расти и меняться, и вы, безусловно, можете продолжать ее настраивать по мере продвижения, но вам нужен первоначальный план.

Если вы подаете заявку на финансирование для открытия или расширения бизнеса, у вас может даже не быть сотрудников, подходящих для всех ролей в организации. Тем не менее, вы все равно можете перечислить их в своем плане идеальной работы компании, как только у вас появится такая возможность.

Очевидно, что для малых предприятий организация будет гораздо более упорядоченной и менее сложной, чем для более крупных, но ваш бизнес-план по-прежнему должен демонстрировать понимание того, как вы будете управлять рабочим процессом. По крайней мере, вам нужно будет коснуться продаж и маркетинга, администрирования, а также производства и распространения вашего продукта или предоставления ваших услуг.

Для крупных компаний еще важнее организационный план с хорошо продуманными процедурами. Это лучший способ удостовериться, что вы не тратите время на дублирование усилий или не имеете дело с внутренней путаницей в отношении обязанностей. Отлаженная операция работает гораздо эффективнее и рентабельнее, чем просто летающая на месте, и этот раздел вашего бизнес-плана станет еще одним свидетельством того, что вы знаете, что делаете. Крупной компании также, вероятно, потребуются дополнительные операционные категории, такие как человеческие ресурсы и, возможно, исследования и разработки.

Одним из способов пояснить организационную структуру в бизнес-плане является графическое представление. Простая диаграмма или блок-схема могут легко продемонстрировать уровни управления и должности в них, четко иллюстрируя, кто кому подчиняется и как различные подразделения компании (например, отдел продаж и маркетинг) связаны друг с другом.

Здесь вы также можете рассказать о других уровнях сотрудников вашей компании. Ваш персонал более низкого уровня будет выполнять повседневную работу, поэтому важно понимать, какие люди вам понадобятся, сколько их, какова их квалификация, где вы их найдете и чем они занимаются. будет стоить.

Если бизнес будет использовать внешних консультантов, фрилансеров или независимых подрядчиков, также укажите это здесь. И поговорите о позициях, которые вы хотели бы добавить в будущем, если вы достаточно успешны, чтобы расширяться.

Управление бизнесом

Теперь, когда мы понимаем структуру вашего бизнеса, нам нужно встретиться с людьми, которые будут им управлять. Кто что делает и почему они на борту? Этот раздел важен даже для одного практикующего врача или индивидуального предпринимателя, поскольку он познакомит читателей вашего плана с вами и вашей квалификацией.

Собственность

Начните с юридической структуры и прав собственности на бизнес. Если вы зарегистрированы, скажите об этом и укажите, являетесь ли вы корпорацией C или S. Если вы еще не зарегистрированы, обязательно обсудите это со своим адвокатом и налоговым консультантом, чтобы выяснить, в каком направлении двигаться. Независимо от того, состоите ли вы в партнерстве или являетесь единоличным владельцем, здесь нужно упомянуть об этом.

Перечислите имена владельцев бизнеса, какой процент компании принадлежит каждому из них, форму собственности (обыкновенные или привилегированные акции, генеральный или ограниченный партнер) и какое участие они будут иметь в будущем. сегодняшние операции; например, если они активный или молчаливый партнер.

Менеджмент

Здесь вы перечислите имена и профили вашей управленческой команды, а также их обязанности. Особенно, если вы ищете финансирование, не забудьте выделить подтвержденный послужной список этих ключевых сотрудников. Кредиторы и инвесторы будут очень заинтересованы в своих предыдущих успехах, особенно в том, как они относятся к этому текущему предприятию.

Укажите имя и должность каждого человека, а также краткое описание его основных обязанностей. Подробно опишите его или ее образование и любые уникальные навыки или опыт, особенно если они имеют отношение к выполняемой работе. Упомяните предыдущую работу и любые отраслевые награды или признание, связанные с ней, а также участие в благотворительных или других некоммерческих организациях.

Воспринимайте этот раздел как краткое резюме, в котором перечисляются основные моменты и достижения людей, которых вы выбрали для своего окружения. Фактические подробные резюме для вас и вашей управленческой команды должны быть в приложении к плану, и вы можете сделать перекрестную ссылку на них здесь. Вы хотите, чтобы ваши читатели чувствовали, что ваш лучший персонал дополняет вас и дополняет ваш собственный набор навыков. Вы также хотите, чтобы читатели поняли, почему эти люди настолько квалифицированы, чтобы помочь вашему бизнесу добиться успеха.

В этом разделе будет указано вознаграждение членов руководящего состава, например, заработная плата, льготы и любое участие в прибылях, которое вы можете предложить. Если какая-либо команда будет связана контрактом или соглашением о неконкуренции, вы также должны упомянуть об этом здесь.

Правление

Если в вашей компании будет Совет директоров, его члены также должны быть указаны в бизнес-плане. Представьте каждого человека по имени и положению, которое он будет занимать на доске. Поговорите о том, как каждый из них может участвовать в бизнесе (помимо заседаний совета директоров).

Аналогично тому, что вы делали для своей управленческой команды, предоставьте справочную информацию о каждом члене, включая образование, опыт, специальные навыки и т. д., а также любой вклад, который они, возможно, уже внесли в успех бизнеса. Включите полные резюме членов вашего правления в приложение.

В качестве альтернативы, если у вас нет Совета директоров, включите информацию о Консультативном совете, который вы создали, или группе экспертов, которую вы созвали, чтобы помочь вам на этом пути. Между прочим, наличие любого из них — это то, что ваша компания может захотеть рассмотреть, составляете ли вы раздел организации и управления или свой бизнес-план.

СЛЕДУЮЩАЯ СТАТЬЯ > Раздел 4 бизнес-плана: Продукты и услуги

Деловые предложения – Основы делового общения

Венеция Уильямс

Описать основные элементы коммерческого предложения
Обсудить основные цели коммерческого предложения
Определите эффективные стратегии для использования в бизнес-предложении

Деловые предложения — это документы, предназначенные для убедительного обращения к аудитории с целью достижения определенного результата, часто с предложением решения проблемы. Подобно отчету, с несколькими общими элементами и убедительной речью, коммерческое предложение обосновывает ваш продукт или услугу. Для того, чтобы быть успешным в бизнесе и промышленности, вы должны быть знакомы с деловым предложением.

Допустим, вы работаете в медицинском учреждении. Какие типы продуктов или услуг могут быть выставлены на торги? Если ваша организация собирается расширяться и ей нужно построить новое крыло, она, вероятно, будет выставлена на торги. Все, от офисной мебели до подкладных судов, потенциально может быть выставлено на торги с указанием необходимого количества, качества и времени доставки. Ежегодно могут предлагаться услуги по уборке, а также услуги общественного питания и даже техническое обслуживание. Использование возможностей торгов для снижения стоимости контрактов на товары и услуги является обычной практикой.

Эффективные бизнес-предложения строятся вокруг отличной идеи или решения. Хотя вы можете представить свой обычный продукт, услугу или решение в интересной форме, вы хотите, чтобы ваш документ и его решение выделялись на фоне конкурирующих предложений. Что делает вашу идею отличной или уникальной? Как вы можете лучше удовлетворить потребности компании, чем другие поставщики? Что делает тебя таким особенным? Учитывая конкурентный характер деловых предложений, ваша цель состоит в том, чтобы выделить свое предложение и в конечном итоге выиграть контракт.

Планирование предложения

Чтобы приступить к планированию предложения, запомните основное определение: предложение — это предложение или заявка на выполнение определенного проекта для кого-либо. Предложения могут содержать другие элементы — техническую базу, рекомендации, результаты опросов, информацию о целесообразности и т. д. Но разница с предложением в том, что оно просит аудиторию одобрить, профинансировать или дать разрешение на выполнение предложенного проекта. Если вы планируете стать консультантом или вести собственный бизнес, письменные предложения могут стать одним из ваших самых важных инструментов для привлечения клиентов. И, если вы работаете в государственном учреждении, некоммерческой организации или крупной корпорации, предложение может быть ценным инструментом для инициирования проектов, которые приносят пользу организации или вам, ее сотруднику/предлагающему (а обычно и тому, и другому).

Предложение должно содержать информацию, которая позволит аудитории этого предложения решить, одобрить ли проект, одобрить или нанять вас для выполнения работы, или и то, и другое. Чтобы написать успешное предложение, поставьте себя на место вашей аудитории и подумайте, какая информация потребуется этому человеку, чтобы он чувствовал себя уверенно, когда вы занимаетесь проектом.

В предложениях легко запутаться. Представьте, что у вас есть потрясающая идея установить какую-то новую технологию там, где вы работаете, и вы пишете документ, объясняющий, как она работает и чем она так хороша, показываете преимущества, а затем убеждаете руководство пойти на это. Это предложение? Нет, по крайней мере, не в этом контексте. Это больше похоже на технико-экономическое обоснование, в котором изучаются достоинства проекта, а затем рекомендуются за или против. Теперь все, что нужно, чтобы сделать этот документ предложением, — это добавить элементы, которые запрашивают одобрение у руководства, чтобы вы могли продолжить проект. Конечно, некоторые предложения должны продавать проекты, которые они предлагают реализовать, но во всех случаях предложения должны продавать писателя (или писательскую организацию) как того, кто будет выполнять проект.

Убеждение — этос, пафос и логос

Предложения строятся на трех элементах убеждения: этосе, пафосе и логосе. Этос предложения относится к правдоподобности, пафос – к страсти и энтузиазму, а логос – к логике или разуму. Все три элемента являются неотъемлемыми частями вашего коммерческого предложения и требуют вашего внимания. Кто вы и почему они должны иметь с вами дело? Ваш авторитет может быть неизвестен потенциальному клиенту, и ваша работа заключается в том, чтобы ссылаться на предыдущих клиентов, демонстрировать выполнение заказа и четко показывать, что ваш продукт или услуга предлагаются заслуживающей доверия организацией. По ассоциации, если ваша организация заслуживает доверия, продукт или услуга часто считаются более надежными.

Точно так же, если вы не в восторге от продукта или услуги, почему потенциальный клиент должен волноваться? Чем ваше решение выделяется на рынке? Почему они должны считаться с вами? Почему они должны продолжать читать? Страсть и энтузиазм передаются не только через «!» восклицательные знаки. Ваше глубокое понимание и демонстрация этого понимания свидетельствуют о преданности и интересе.

Каждое утверждение требует обоснования, каждый пункт ясной поддержки. Недостаточно делать необоснованные заявления о вашем продукте или услуге; вы должны показать, почему заявления, которые вы делаете, верны, уместны и поддерживают ваше основное утверждение о том, что ваш продукт или услуга подходят для этого клиента. Убедитесь, что у вас есть источники, подтверждающие ваши точки зрения. Будьте подробны и конкретны.

Типы предложений

Рассмотрим ситуации, в которых встречаются предложения. Компания может разослать публичное объявление с запросом предложений по конкретному проекту. Это публичное объявление, называемое запросом предложений (RFP), может быть опубликовано через газеты, торговые журналы, каналы Торговой палаты или отдельными письмами. Фирмы или частные лица, заинтересованные в проекте, затем писали предложения, в которых они резюмировали свою квалификацию, графики проекта и стоимость, а также обсуждали свой подход к проекту. Получатель всех этих предложений затем оценивал их, выбирал лучшего кандидата, а затем готовил контракт.

Но предложения поступают гораздо менее формально. Представьте, что вы заинтересованы в выполнении проекта на работе (например, исследуете преимущества внедрения какой-либо новой технологии для повышения производительности). Представьте, что вы посетили своего руководителя и пытались убедить ее в этом. В ответ она может сказать: «Напишите мне предложение, и я представлю его высшему руководству». Как видно из этих примеров, предложения можно разделить на несколько категорий:

Запрошенный или незапрошенный. Предложения запрашиваются или не запрашиваются. Запрошенное предложение — это предложение, в котором получатель запросил предложение. Как правило, компания рассылает запросы предложений (ЗП) по почте или публикует их в каком-либо источнике новостей. Но предложения можно запрашивать на очень локальном уровне: например, вы можете объяснять своему боссу, как здорово было бы установить новую технологию в офисе; ваш босс может заинтересоваться и попросить вас написать предложение о формальном изучении идеи. Незапрошенные предложения — это предложения, в которых получатель не запрашивал предложения. Что касается незапрошенных предложений, вам иногда нужно убедить получателя в том, что существует проблема или необходимость, прежде чем вы сможете приступить к основной части предложения.
Внутренний или внешний л. Предложения могут быть внутренними или внешними. Предложение кому-либо из вашей организации (предприятию, государственному учреждению и т. д.) – это внутреннее предложение . В случае внутренних предложений вам может не понадобиться включать в них определенные разделы (например, квалификации) или столько информации. внешнее предложение — это предложение, написанное одной отдельной независимой организацией или физическим лицом другому такому юридическому лицу. Типичным примером является независимый консультант, предлагающий выполнить проект для другой фирмы.
Неофициальный или формальный. Другой тип предложения — неофициальный или формальный. Неофициальное предложение представляет собой краткий документ, длиной всего несколько страниц, обычно в формате служебной записки или письма и включает меньше разделов, чем официальное предложение. Неофициальные предложения обычно включают шесть разделов: введение, справочная информация, план, штатное расписание, бюджет и авторизация (Guffey et al., 2019). Официальные предложения представляют собой более объемные и сложные документы, и в дополнение к шести разделам неофициального отчета они включают многие другие разделы типичного отчета: сопроводительное письмо , титульный лист, оглавление, список рисунков. , резюме и дополнительную информацию в приложениях . Они также могут включать копию RFR.

Общие разделы в предложениях

Вы можете проявить творческий подход ко многим аспектам коммерческого предложения, но придерживайтесь традиционных категорий. Компании ожидают увидеть информацию в определенном порядке, подобно резюме или даже письму. Каждый аспект вашего предложения имеет свое место, и в ваших интересах уважать эту традицию и эффективно использовать категории, чтобы выделить свой продукт или услугу. Каждая категория — это возможность продавать, и она должна укреплять ваш авторитет, вашу страсть и причину, по которой ваше решение просто лучшее. Имейте в виду, что разделы, включенные в ваше предложение, основаны на типе предложения и потребностях аудитории. На рис. 13.1 показаны некоторые общие разделы предложения. На рис. 13.1 приведен пример предложения.

Рисунок 13.1 | Письмо-предложение — (Источник: адаптировано из Примера предложения 1 Дэвида МакМуррея)

Копия RFP

При подаче предложения приложите копию запроса предложений, на который вы отвечаете. Компания, занимающаяся крупным проектом, может разослать разные запросы предложений для разных частей проекта, поэтому лучше включить запрос предложений, чтобы определить, какую проблему вы планируете решить.

Сопроводительное письмо

Как и в случае с официальным отчетом, приложите сопроводительное письмо, в котором должна быть кратко указана проблема, которую вы хотите решить, и преимущества предложенного вами плана.

Резюме

Резюме представляет собой резюме предложения и выделяет основные аспекты предложения. Если какая-то информация кажется повторяющейся, помните, что бизнес-отчеты не всегда читаются в том порядке, в котором они написаны.

Титульный лист

Напишите заголовок, который четко и точно описывает ваше предложение. Укажите название организации, для которой предназначено предложение, номер ОПП и дату. На титульном листе также должны быть указаны имя автора (авторов) и организация автора.

Содержание

Оглавление позволяет читателю быстро найти нужные разделы в вашем отчете. Отформатируйте эту страницу так, как вы бы отформатировали оглавление в официальном отчете.

Список рисунков и таблиц

Включите список рисунков и таблиц, если ваш отчет содержит большое количество иллюстраций, диаграмм и диаграмм.

Введение

Тщательно спланируйте вступление к вашему предложению. Убедитесь, что он выполняет следующие действия (но не обязательно в этом порядке), применимые к вашему конкретному предложению:

Укажите, что последующий документ является предложением.
Обратитесь к предыдущему контакту с получателем предложения или к вашему источнику информации о проекте.
Найдите одно краткое мотивирующее утверждение, которое побудит получателя прочитать его и рассмотреть возможность выполнения проекта (если это незапрошенное или конкурентное предложение), а также дать вам контракт на выполнение проекта.
Дайте обзор содержания предложения.

Предыстория проблемы, возможности или ситуации

Часто сразу после введения в разделе справочной информации обсуждается, что вызвало потребность в проекте — какая проблема, какие есть возможности для улучшения, какова основная ситуация. Это правда, что аудитория предложения может очень хорошо знать проблему, и в этом случае этот раздел может быть не нужен. Тем не менее написание справочного раздела может оказаться полезным для демонстрации вашего конкретного взгляда на проблему. И, если предложение не запрошено, справочный раздел является почти обязательным требованием, поскольку вам нужно будет убедить аудиторию в том, что проблема или возможность существует и что ее следует решить.

Преимущества и осуществимость предлагаемого проекта

В большинстве предложений обсуждаются преимущества или преимущества выполнения предлагаемого проекта. Это выступает аргументом в пользу одобрения проекта. Кроме того, в некоторых предложениях обсуждается вероятность успеха проекта. В незапрашиваемом предложении этот раздел особенно важен, поскольку вы пытаетесь «продать» аудитории проект.

План
При написании плана вы хотите объяснить, как вы будете выполнять предложенную работу. Это действует как дополнительный элемент убеждения; это показывает аудитории, что у вас есть разумный, продуманный подход к проекту. Кроме того, он служит другой формой фона, в которой нуждаются некоторые предложения. Помните, что справочная часть (тот, что обсуждался выше) фокусируется на проблеме или потребности, которые привели к предложению. Однако в этом разделе вы обсуждаете предысторию процедур или технологий, которые планируете использовать в предлагаемой работе. Еще раз, это дает вам возможность автору предложения показать, что вы знаете, о чем говорите, и завоевать доверие аудитории. Предоставьте в своем плане достаточно информации для заключения контракта, но не включайте все детали (Guffey et al., 2019).).
Расписание
Большинство предложений содержат раздел, в котором указана не только предполагаемая дата завершения, но и основные вехи проекта. Если вы делаете большой проект, растянувшийся на несколько месяцев, на временной шкале также будут указаны даты, когда вы будете предоставлять отчеты о ходе выполнения. И если вы не можете указать конкретные даты, укажите количество времени для каждой фазы проекта.
Квалификация
Большинство предложений содержат краткое описание квалификации лица или организации, предлагающих выполнить предлагаемую работу. Это как мини-резюме, содержащееся в предложении. Аудитория предложения использует его, чтобы решить, подходите ли вы для проекта. Поэтому в этом разделе перечислены опыт работы, похожие проекты, рекомендации, обучение и образование, которые показывают знакомство с проектом.
Бюджет и ресурсы
Большинство предложений также содержат раздел с подробным описанием затрат на проект, как внутренних, так и внешних. Для внешних проектов вам может потребоваться перечислить ваши почасовые ставки, запланированные часы, стоимость оборудования и расходных материалов и т. д., а затем рассчитать общую стоимость всего проекта. Внутренние проекты, конечно, не бесплатны, но вы все равно должны перечислить стоимость проекта: например, вы можете указать часы, которые вам потребуются для завершения проекта, оборудование и расходные материалы, которые вы будете использовать, а также помощь от других людей в организации.
Выводы
Последний абзац или раздел предложения должен вернуть внимание читателей к положительным аспектам проекта. В заключительном разделе вы можете закончить предложением связаться с ними, чтобы проработать детали проекта, напомнить им о преимуществах выполнения проекта и повторить причины, по которым ваша организация является правильным выбором для проекта.
Специальные секции для конкретных проектов
Помните, что предыдущие разделы являются типичными или распространенными в письменных предложениях, а не абсолютными требованиями. Подумайте над следующими вопросами:
Что еще может понадобиться вашей аудитории, чтобы понять характер и масштабы проекта?
Что еще может понадобиться вашей аудитории, чтобы понять преимущества проекта?
Какая еще информация может понадобиться вашим читателям, чтобы убедить вас принять участие в проекте?
Что еще им нужно увидеть, чтобы одобрить проект?
Формат предложений
Профессиональный документ является базовым требованием. Если он менее профессионален, вы можете рассчитывать на его скорейшее увольнение. Не должно быть никаких орфографических или грамматических ошибок, и вся информация должна быть краткой, точной и иметь четкие ссылки, когда это уместно. Информация, относящаяся к достоверности, должна быть легкодоступной и четко относящейся к делу, включая контактную информацию. Если документ существует в бумажном виде, он должен быть напечатан на фирменном бланке. Если документ представлен в электронной форме, он должен быть в формате файла, который представляет ваш документ так, как вы задумали. Форматирование файлов обработки текстов может быть изменено или скорректировано в зависимости от факторов, которые вы не можете контролировать, таких как размер экрана, и информация может смещаться неуместно, что затрудняет ее понимание. В этом случае формат переносимых документов (PDF) — формат электронных документов — может использоваться для сохранения местоположения контента и предотвращения непреднамеренных изменений формата при его отображении.
Эффективные убедительные предложения часто бывают краткими и даже ограничиваются одной страницей. «Предложение на одной странице было одним из ключей к моему успеху в бизнесе, и оно может оказаться неоценимым и для вас. Немногие лица, принимающие решения, могут себе позволить прочитать более одной страницы, прежде чем решить, заинтересованы они в сделке или нет. Это еще более верно для людей другой культуры или языка», — сказал Аднан Хашогги, успешный мультимиллиардер (Riley, 2002). Четкие и краткие предложения хорошо служат аудитории и ограничивают объем информации, чтобы избежать путаницы.
У вас есть следующие варианты формата и упаковки вашего предложения. Неважно, что вы используете, если вы используете формат меморандума для внутренних предложений и формат делового письма для внешних предложений.
Сопроводительное письмо или служебная записка с отдельным предложением : В этом формате вы пишете краткое «сопроводительное» письмо или служебную записку и прикрепляете непосредственно после него предложение. В сопроводительном письме или служебной записке кратко сообщается, что следует предложение, и излагается его содержание. На самом деле содержание сопроводительного письма или заметки почти такое же, как и введение (обсуждалось в предыдущем разделе). Обратите внимание, однако, что введение к собственно предложению, которое следует за сопроводительным письмом или запиской, во многом повторяет то, что предшествовало. Это связано с тем, что письмо или служебная записка могут быть отделены от предложения, или получатель может даже не удосужиться взглянуть на письмо или служебную записку, а сразу погрузиться в само предложение.
Сводное деловое письмо или служебная записка: В этом формате вы объединяете все предложение со стандартным деловым письмом или служебной запиской. Вы включаете заголовки и другие специальные элементы форматирования, как если бы это был отчет. Этот объединенный формат памятки показан в левой части рисунка 13.2.

^{Рисунок 13.2 | Консолидированная и Письменная записка}
Контрольный список изменений для предложений
Когда вы перечитываете и пересматриваете свое предложение, следите за такими проблемами, как следующие:
Убедитесь, что вы используете правильный формат. Помните, что формат служебной записки предназначен для внутренних предложений; формат делового письма предназначен для предложений, написанных одной внешней организацией другой.
Напишите хорошее введение.
Убедитесь, что вы точно определили, что вы предлагаете сделать.
Убедитесь, что отчет — письменный документ — как-то связан с проектом, который вы предлагаете сделать.
Убедитесь, что разделы расположены в логическом, естественном порядке. Например, не представляйте аудитории графики и затраты, пока вы не заинтересуете их проектом.
Разбейте раздел затрат на детали; включать почасовые ставки и другие подобные детали. Не указывайте только конечную стоимость.
Для внутренних проектов не пропускайте раздел затрат и квалификаций: затраты будут, но не прямые. Например, сколько времени вам потребуется, будут ли затраты на печать, переплет? Укажите свою квалификацию, если вы считаете, что ваше предложение достанется кому-то в организации, кто вас не знает.
Остерегайтесь создания техноболтовни. Да, некоторые из читателей вашего предложения могут знать техническую сторону вашего проекта, а другие — нет. Испытайте себя, чтобы довести сложные технические концепции до уровня, понятного неспециалистам.
Вычитка и проверка грамматики, механики и стиля.
Резюме
Эффективное деловое предложение эффективно информирует и убеждает. Он включает в себя многие общие элементы отчета, но его акцент на убеждении определяет общую презентацию. Написание эффективных бизнес-предложений — это навык, который необходим каждому бизнес-писателю. Тщательно спланируйте свое предложение и включите только те разделы, которые необходимы для информирования и убеждения вашей аудитории. Помните, что хотя вы предлагаете решение проблемы, ваша главная цель — продать свою услугу.
Деятельность в конце главы
13a. Размышление о содержании
Какие основные выводы вы сделали из этой главы? Чему вы научились или что хотели бы добавить из своего опыта?
13б. Вопросы для обсуждения
Вы когда-нибудь писали предложение? Если да, то какие разделы вы включили?
Найдите RFP (запрос предложений) или аналогичный призыв к участию в торгах и опубликуйте его в своем классе. Сравните результаты со своими одноклассниками, сосредоточив внимание на том, что требуется для подачи заявки или участия в торгах.
Определите продукт или услугу, которую вы хотели бы производить или предлагать. Перечислите три компании, которым вы хотели бы продавать свой продукт или услугу, и узнайте о них больше. Опубликуйте свои выводы, установив связь между вашим продуктом или услугой и потребностями компании. Вы можете найти веб-сайт по созданию бизнес-плана (https://www.scu.edu/mobi/business-courses/starting-a-business/session-2-the-business-plan/#3) полезным при заполнении это упражнение.
13с. Применение понятий главы к ситуации
Нейт недавно был принят на работу в супермаркет Green Grocers в качестве кассира на неполный рабочий день. Он работает только в вечерние смены, так как у него занятия в дневное время, и он хочет избежать каких-либо конфликтов в своем расписании. В его ежедневные обязанности входит балансировка ящика кассового аппарата в конце смены. Когда его коллеги работают в вечернюю смену, им приходится выполнять и эту задачу.
Хозяйка супермаркета обеспокоена, заметив, что кассиры по вечерам пытаются выровнять ящик. Она пытается решить эту проблему, поскольку неточная информация влияет на надежность процесса ведения учета.
Нейт знает о бесплатном программном обеспечении, которое кассиры могут использовать для выполнения своей задачи балансировки кассового аппарата. Это программное обеспечение может сэкономить время, исключить человеческие ошибки и хранить рабочие листы в цифровом виде вместо того, чтобы каждый день иметь бумажные копии файлов команды. Он делится этой идеей со своим боссом, который говорит ему вместо этого представить ее в виде письменного предложения.
Напишите краткое изложение того, что будет включать предложение Нейта своему боссу.

13д. Письменная деятельность
Посмотрите это видео с TED.com на тему «Танец против PowerPoint», скромное предложение. Подведите итог видео. Что вы думаете об этой идее использования танца вместо «скучной» PowerPoint? Будет ли это работать в бизнес-среде, почему или почему нет?
Атрибуция
В этой главе содержится информация из Business Communication for Success , которая адаптирована из произведения, созданного и распространяемого по лицензии Creative Commons (CC BY-NC-SA) в 2010 году издателем, который запросил, чтобы они и оригинал автор не получает указание авторства. Это адаптированное издание выпущено издательством библиотек Университета Миннесоты в рамках Инициативы поддержки электронного обучения, Деловое общение для всех (c) 2019 г. Арли Крузерс и находится под лицензией Creative Commons-Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International лицензией , и Online Technical Writing by David McMurrey и под лицензией Creative Commons Attribution 4.0 International Лицензия.
Ссылки
Гаффи, М. Э., Лоуи, Д.
No related posts.