Массовая рассылка писем: Массовая рассылка писем — инструкция для маркетолога

Массовая рассылка писем — инструкция для маркетолога

Массовая рассылка писем — это когда вы отправляете послания сразу сотням и тысячам получателей. А они делают то, что вам нужно — покупают товар, читают статьи в блоге или участвуют в программе лояльности. 

Разбираемся, в чем польза массовых рассылок по e-mail. А еще — что обязательно нужно знать для работы с ними и как подготовиться к коммуникации с пользователями, чтобы она была эффективной. 

Зачем нужны email-рассылки и в чем их преимущества

Массовая рассылка электронных писем — один из этапов коммуникации с пользователями в воронке продаж. С их помощью можно достигать разных целей:

• сформировать лояльность к бренду за счет полезного контента;
• прокачать личный бренд и создать образ эксперта в глазах целевой аудитории;
• генерировать трафик на сайт, если в письмах будут ссылки на конкретные товары, подборки или статьи блога. 

Основное, что позволяют рассылки — генерировать лиды: продавать товары или услуги. И удерживать клиентов, повышая их LTV: сумму, которую покупатель тратит за все время покупок у вас. Это помогает увеличить чистую прибыль, потому что привлекать новых клиентов всегда дороже, чем удерживать имеющихся: на первых вы тратите рекламные бюджеты, вторым достаточно нескольких писем. 

Отправили такое письмо — и покупатель может вернуться, чтобы получить скидку и купить выгоднее, чем у конкурентов

Главное преимущество массовых рассылок — небольшие затраты времени и денег сравнительно с другими способами продвижения. Чтобы рассказать людям о новом продукте на сайте, нужно нарисовать баннер и привлечь трафик: потратить деньги на SEO либо запустить рекламу. А чтобы сделать это в рассылке, нужно просто написать письмо и отправить его по базе email. 

Также у рассылок есть другие преимущества: 

• обеспечить индивидуальный подход с помощью сегментации и персонализации проще, чем в контекстной или таргетированной рекламе;
• статистика более детальна, и ее не нужно настраивать: в сервисах email-рассылки можно смотреть, сколько человек открыли письмо, сколько перешли по ссылкам внутри;
• можно работать одновременно над формированием и удержанием лояльной аудитории, чего нельзя добиться только платным продвижением в рекламных сетях.

Массовые рассылки работают почти как блог и канал на YouTube — могут генерировать трафик, отрабатывать возражения, причинять пользу через экспертный контент. 

Рассылки используют почти все крупные бренды: Skillbox присылает дайджест материалов, Facebook Business — полезные советы предпринимателям, Lamoda — обновления ассортимента и подборки трендовых вещей. 

Какими бывают массовые email-рассылки

Массовую рассылку писем по электронной почте можно разделить на группы по типу контента и частоте отправлений. Есть два типа контента:

• информационный, предлагающий получателю какую-то пользу: советы по работе, чек-листы, новости, статьи и интервью в блоге;
• промо-письма, когда получателю предлагают продукты или услуги компании — сообщают о скидке, акции, новой подборке товаров. 

По частоте отправлений можно разделить рассылки на:

• регулярные, когда письма приходят стабильно раз в неделю (или две недели), а их содержание планируют заранее;
• нерегулярные — их присылают, когда нужно достичь конкретной цели: продать 100 новых iPhone за неделю.  

Информационные рассылки обычно регулярные, а промо-письма отправляют без четкого графика: тогда, когда это нужно компании. 

Пример регулярной информационной рассылки: агентство контент-маркетинга раз в неделю дает советы авторам и клиентам

Есть еще триггерные и транзакционные письма. Это тоже относится к email-маркетингу, и их тоже отправляют массово. Правда, не всем пользователям сразу:

• триггерные письма «уходят» после какого-то события: если пользователь бросил корзину в приложении; или наоборот — после бездействия, если он не открыл три письма подряд;
• транзакционные — например, когда клиент оформил заказ или оплатил его: они уведомляют пользователя о том, что все хорошо.

Это уже автоматическая рассылка писем: не пишете текст каждый раз, а готовите шаблон. Сервис email-рассылки подставляет в него данные и отправляет получателям сам. 

Пример транзакционного письма — его получают все, кто оплатил антивирус на сайте McAfee

Что важно понять до того, как сделать массовую рассылку

Без четкой цели невозможно оценить эффективность

Если отправлять письма наобум, невозможно будет оценить их эффективность: непонятно, что именно надо измерять. Следовательно, нельзя улучшить результаты — получать больше лидов, трафика, увеличивать средний чек. 

Важно определить цели до того, как начать заниматься рассылкой. Цели должны быть конкретными и измеримыми, например:

• получать 50 лидов ежемесячно; 
• увеличить трафик на сайт на 6% за счет переходов с писем;
• повысить число постоянных покупателей на 10%. 

Цели могут быть и у рассылки в общем, и у конкретных писем. Например, в целом по email-маркетингу у вас стоят цели привлекать не менее 200 лидов в месяц. А цель конкретного письма — распродать остатки товара на складе. Отправили промо-письмо со скидкой и отслеживаете результат. 

От целей рассылки будет зависеть контент. Нужно привлекать покупателей — подойдут промо-письма. Хотите нарастить лояльную аудиторию — стоит использовать информационные письма. 

Работать со своей базой лучше, чем с покупной

Использовать покупные базы незаконно — это противоречит 152-ФЗ «О персональных данных». Кроме того, массовая рассылка по email из покупных баз неэффективна: почты могут быть заброшены, а аудитория — совсем не та, которая вам нужна. Еще это может привести к блокировке со стороны крупных почтовых сервисов типа Mail.ru, Gmail и «Яндекс.Почты». 

Лучше собрать свою базу email людей, которым интересен ваш контент или продукт. Сделать это можно разными способами:

• создать отдельную посадочную страницу на сайте, на которой объяснить все преимущества подписки
• добавить поле, в котором пользователь может согласиться на подписку, в форму регистрации или оформления заказа на сайте
• сделать отдельную форму для подписки и поместить ее во всплывающее окно, которое появляется после перехода по страницам или нахождении на сайте более минуты
• использовать соцсети — опубликовать на стене призыв подписаться на рассылку и сослаться на форму сбора контактов

Чтобы пользователи охотнее оставляли email, предложите им какую-то выгоду: пользу или скидку.  

Так выглядит призыв подписаться на рассылку на сайте Lamoda

Важно изучить аудиторию: получателей писем

Невозможно понять, что именно будет интересно пользователям, если вы не знаете, кто они: чем руководствуются при выборе продукта, какие соцсети используют, как отдыхают и так далее. Не изучая целевую аудиторию, вы рискуете предложить скидку на блюда из мяса вегетарианцам: это вызовет негативную реакцию и не принесет конверсий. 

Составьте портрет целевой аудитории: соберите статистику в CRM-системе или проведите опрос, чтобы лучше узнать пользователей. Поймите, кто у вас покупает:

• где они живут
• есть ли у них семья
• где и кем работают
• сколько им лет
• какой уровень дохода
• как предпочитают отдыхать
• на кого подписаны в социальных сетях и так далее

Это поможет понять, какие боли и проблемы есть у получателей писем и как вы можете помочь решить их. 

Аудитория требует сегментации

Целевая аудитория не бывает однородной — никогда не получится так, что у вас покупают только мужчины 23–25 лет, занимающие руководящие должности. Кто-то будет работать грузчиком, кому-то будет не 25, а 35 лет. Важно составлять портрет не для всей целевой аудитории, а для каждого сегмента. 

Сегментация для массовой рассылки писем позволит предложить каждому пользователю то, что будет ему интересно или полезно. Пример с условным рестораном: он может отправить вегетарианцам письмо со скидкой на блюда без мяса, любителям десертов — на сладкое, мясоедам — на стейки. 

Сегментировать базу можно по множеству параметров: по среднему чеку, поведению на сайте, интересам, полу, возрасту. В одном письме можно разделить аудиторию на сегменты по частоте покупок и предложить тем, кто покупает редко, большие скидки. В другом — по среднему чеку и прислать подборку более дорогих товаров тем, кто много тратит. 

Сервис рассылки на e-mail должен быть многозадачным

Отправлять письма вручную бесплатно, зато слишком долго и неэффективно: большинство из них попадет в спам, а ваш почтовый ящик заблокируют. Чтобы работать эффективно, используют специальные сервисы: программы для рассылки писем на e-mail.

Лучше выбирать тот инструмент, который позволит делать все в одном окне:

• верстать письма в дизайне в блочном редакторе без вмешательства в код;
• сегментировать базу подписчиков по множеству параметров;
• персонализировать письма в зависимости от поведения, местоположения или пола пользователя;
• использовать AMP — интерактивный контент, позволяющий пройти опрос или заполнить форму заказа прямо в теле письма;
• тестировать разные темы и блоки внутри писем;
• видеть статистику по открываемости, времени чтения письма и другим параметрам.

В Sendsay есть все эти функции — блочный редактор, сегментация, персонализация с динамическим контентом, AMP, A/B-тестирование и встроенная аналитика. А еще в сервисе можно настраивать триггерные и транзакционные письма и автоматизировать работу. 

Таким может быть дизайн писем, созданных в Sendsay: все это делают в блочном редакторе, без вмешательства в код

Если работаете с небольшой базой до 200 адресов, функции будут бесплатны. Стоимость платных тарифов зависит от количества адресов и необходимых дополнительных услуг. 

За рассылку должен отвечать конкретный специалист

Если каждый раз поручать создание писем разным людям, в бизнес-процессах будет путаница, а сами послания будут слишком разными — подобная нестабильность отпугнет пользователей. Заранее решите:

• кто будет создавать контент: например, маркетолог готовит ТЗ (техническое задание), автор пишет текст, дизайнер оформляет его;
• когда это будет происходить — если рассылка регулярная, раз в неделю, если нет, после конкретных событий;
• кто будет согласовывать готовые письма, чтобы они соответствовали политике компании.

Четкий алгоритм действий по созданию массовой рассылки не позволит запутаться в том, кто должен писать текст, а кто — отправлять письма. 

Какими должны быть письма в массовых рассылках

Когда подготовили все — назначили ответственных, собрали контакты, загрузили базу в программу для рассылки писем — пора приступать к созданию контента. Чтобы письма открывали и совершали целевые действия, а не отправляли их в корзину, важно сделать их:

• Полезными. Людям неинтересна история развития вашей компании, они хотят получить пользу. Дайте совет, расскажите о самых популярных товарах или предложите скидку. Каждое письмо должно содержать что-то, что заинтересует пользователя: даст ему выгоду или ценные знания. 
• Легко читаемыми. Используйте нормальную структуру, по которой можно быстро «пробежаться» глазами и выделить важные моменты. От воды, штампов, ненужных деталей и оценочных суждений без подтверждения лучше отказаться. 
• Опрятными. Делайте дизайн, который удобно воспринимать: без нечитаемых шрифтов, множества изображений и цветовых акцентов. Оставляйте воздух между элементами письма, используйте несколько контрастных оттенков и соблюдайте корпоративный стиль. 
• Легкими. Слишком тяжелые письма могут долго загружаться или не загрузиться вовсе, если у пользователя мобильный интернет и слабая сеть. Избегайте видео, GIF-анимаций и тяжелых изображений. 
• Безопасными. С точки зрения почтовых сервисов безопасные письма — те, которые не содержат подозрительных приложений типа PDF-файлов и ссылок, которые прогнали через сокращатели. Избегайте всего, что может не понравится почтовым сервисам, иначе письма могут попадать в папку «Спам».  

Также не забывайте оставлять в каждом письме ссылку для отписки. Это обязательно: без нее модераторы сервиса не пропустят рассылку, потому что она нарушает требования законодательства. 

Ссылку на форму отписки от рассылки обычно размещают в конце письма мелким шрифтом

Как работать с рассылкой, чтобы она была эффективной

Проверяйте email-адреса

Проводите валидацию: проверку подлинности email-адресов. Некоторые пользователи ошибаются или намеренно оставляют несуществующий адрес почты. Будете проводить валидацию хотя бы раз в 1-2 месяца — очистите базу от подобных email и будете получать статистику без погрешностей.  

В Sendsay автоматическая валидация. Сервис проанализирует базу до того, как вы отправите первое письмо, и предскажет, если качество базы e-mail низкое и высока вероятность попасть в спам. Также поможет избавиться от адресов, на которые уже есть негативная история отправки сообщений. 

Чтобы не проводить валидацию, проще сразу при сборе сделать двухэтапную подписку:

• первый этап — пользователь вводит email в форме подписки и отправляет его вам
• второй этап — получает приветственное письмо и подтверждает согласие получать рассылку, нажав на кнопочку в нем

Так в базе будут только подтвержденные email: ящики с ошибками и те, в которых не подтвердили подписку, в нее не попадут. 

Сегментируйте базу

Разбить базу на разные сегменты один раз и пользоваться ими все время неэффективно. Лучше сегментировать пользователей каждый раз в зависимости от целей письма и его содержания:

• нужно продать больше товаров — разбить на сегменты по предпочтениям
• увеличить средний чек — по среднему чеку и мотивировать тратить больше
• собрать предзаказы на новый товар — по интересам и отправить письмо только тем, кому будет интересен продукт

В Sendsay доступна сегментация по разным параметрам — данным подписчика, активности на сайте и в рассылке, социальному статусу, возрасту, полу, географии, типу отдыха и многим другим. Можно проводить ее перед каждой отправкой письма и работать только с теми сегментами, которые нужны сейчас. 

Персонализируйте контент

Пользователи ценят персональный подход. В письмах стоит использовать переменные, которые автоматически будут подставлять в текст данные получателя: его имя, город или возраст. В Sendsay можно использовать любые данные клиента, в том числе имя, дату последней покупки, сумму покупок или количество накопленных баллов. 

Так выглядит персонализация через данные пользователя — чаще всего ее используют в триггерных и транзакционных письмах

Еще лучше не только обращаться к пользователю по имени, но и предлагать ему то, что его заинтересует с высокой долей вероятности. Анализировать поведение каждого человека и писать отдельные письма всем получателям нереально. Проще использовать сервис рассылок. Например, Sendsay: в нем доступен динамический контент для массовой рассылки писем. 

Это значит, что каждый пользователь увидит предложение, подходящее ему. Система автоматически может подставить в письмо блок с динамическим содержанием: показать подборку конкретных товаров в зависимости от того, какие страницы человек посещал на сайте или из какого он города. 

Реактивируйте неактивных пользователей

Есть пользователи, которые просто забывают о рассылке или не читают ее из-за обилия писем в своем ящике. Можно смириться с этим, но лучше попытаться вернуть активность. Предложите такой аудитории то, что мотивирует их снова открывать и читать письма:

• доступ к закрытому клубу с привилегиями
• персональный промокод
• подборку самых полезных материалов в блоге и так далее

Настройте триггерное письмо: отправляйте его, когда человек не открыл 3-5 писем подряд. 

Автоматизируйте процессы

Автоматизация процессов упрощает работу с массовой рассылкой: благодаря ей на подготовку писем будет уходить меньше времени. Можно реализовать ее по-разному — к автоматизации относятся:

• триггерные и транзакционные письма
• генерация персональных промокодов для разных пользователей и сегментов
• генерация контента для писем из страниц сайта, блога, RSS-ленты
• отправка писем по расписанию

Настраиваете действие один раз — и не тратите на него время в будущем. Например, можно использовать такой инструмент, как автоматическая отправка подписчикам всех новых материалов в блоге раз в месяц. 

Проводите тестирование контента

Тестирование позволяет понять, какая тема или какой блок внутри письма работают лучше. Это помогает повысить конверсию и добиться лучшего результата. 

Тестируйте контент в письмах:

• сначала отправляйте рассылку небольшой фокус-группе, смотрите на реакцию, вносите изменения при необходимости и отправляйте уже по всей базе;
• используйте встроенное A/B-тестирование в Sendsay: с ним можно отправить письма с разными темами или содержанием и посмотреть, какой вариант дал больше открытий и переходов.

Со временем благодаря тестированию найдете оптимальный подход к коммуникациям с пользователями и будете получать максимальную конверсию.

Анализируйте эффективность рассылки

Без этого не будет развития. У каждого сервиса рассылки свой функционал для аналитики. Например, в Sendsay можно смотреть:

• сколько писем было доставлено
• сколько открыто
• сколько людей отписались и пожаловались на спам
• с каких устройств и городов пользователи читают письма
• как ведут себя внутри письма — какие блоки смотрят, а какие нет

Все это поможет понять, чем могут быть недовольны пользователи и как исправить ситуацию, чтобы получатели чаще открывали письма и совершали целевые действия.  

Повторим: что нужно знать о массовой рассылке по email

• Массовая рассылка позволяет удерживать клиентов, формировать лояльность к бренду и генерировать трафик на сайт. В ней можно использовать промо-письма (рекламные) и полезный контент (информационные). 
• Перед тем, как сделать массовую рассылку, нужно понять ее цели, собрать базу, изучить и сегментировать целевую аудиторию. Найти подходящий сервис для рассылки и назначить ответственных за процесс. 
• Письма в рассылке должны быть полезными, легко читаемыми, с приятным дизайном. А еще без тяжелых GIF-анимаций, подозрительных ссылок и вложений. Иначе вы получите меньше конверсий, чем могли бы. 
• Чтобы рассылка была эффективной, с ней нужно постоянно работать. Проверять подлинность email-адресов, сегментировать базу и персонализировать контент, реактивировать неактивных пользователей. Поднять конверсию поможет тестирование контента и аналитика, а тратить на рассылку меньше времени — автоматизация.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях

Персонализация писем с помощью слияния

Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word 2021 Word 2021 для Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word 2010 Word 2007 Еще…Меньше

Слияние почты позволяет создать пакет персонализированных писем, в котором каждая буква будет одинаковой в макете, формате, тексте и рисунках, за исключением персонализированных частей, таких как приветственное сообщение.

Подготовка письма

1. Перейдите в список Рассылки > начать слияние >письма.

2. org/ListItem»>

   В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.

Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Добавление персонализированного содержимого в письмо

Добавьте в письмо содержимое, которое будет по-разному для каждого человека, который его получает.

1. org/ListItem»>

   нажмите Рассылки > Блок адреса.

2. Выберите формат имени получателя в диалоговом окне Вставка блока адреса.

   Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса.

3. Нажмите кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку Строка приветствия.

5. В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.

   Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.

6. Чтобы вставить поле строки приветствия, выберите ОК.

7. В меню Файл выберите пункт Сохранить.

Чтобы вставить другие настраиваемые сведения из списка рассылки, см. добавление полей слияния по одному.

Предварительный просмотр и печать писем

1. Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты для предварительного просмотра писем.

2. Чтобы прокрутить или Предыдущий , выберите Next , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят правильно.

3. Выберите Предварительный просмотр результатов еще раз перейти от объединенных результатов обратно к полям слияния в письме

4. org/ListItem»>

   Выберите Завершить & слияние > печать документов.

   Выберите Изменить отдельные документы,Печать документовили Отправить сообщения электронной почты.

Сохранение персонализированного письма

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для дальнейшего использования.

Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.

Подготовка основного документа

org/ItemList»>

1. Перейдите в список Рассылки > начать слияние >письма.

2. В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.

Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Добавление персонализированного содержимого в письмо

Добавьте имя, адрес и другие поля базы данных с помощью слияния полей.

1. Перейдите на вкладку Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле, которые вы хотите добавить.

   Продолжайте добавлять поля, пока не введете всю нужную информацию.

2. Нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать писем

1. Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты, чтобы просмотреть письмо. Используйте стрелки влево и вправо для прокрутки каждой записи.

2. Чтобы внести дополнительные изменения, снова выберите просмотр результатов, чтобы вернуться в представление полей.

3. Когда письма будут выглядеть так, как нужно, выберите Рассылки > & слияние > печать документов.

   Перейдите в статью Рассылки > & слияние > Изменить отдельные документы, чтобы просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности перед печатью.

4. Выберите файл >печать, чтобы напечатать буквы.

Сохранение персонализированного письма

Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для использования в дальнейшем.

Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.

Чтобы узнать больше о том, как работает слияние писем, читайте в видеоролике, который входит в учебный курс.

Предварительно отсортированные требования к массовым почтовым отправлениям: минимальное количество штук, разрешения на отправку почты и многое другое

Изучите тонкости требований USPS® к предварительной сортировке

Штатный сотрудник службы рассылки Питни Боуз

08. 06.2021 Операционная эффективность

Marketing Mail ^® переживает возрождение — и не зря. Никакая форма цифровой связи не сравнится с частотой отклика почты по почте. Хитрость заключается в том, чтобы сделать его и другие ваши деловые рассылки экономически эффективными. Вот где массовые почтовые тарифы входят в картину. Но прежде чем вы сможете реализовать эти большие сбережения, вы сначала должны встретиться со всеми почтовыми службами США 9.0009 ® Требования к массовым рассылкам.

Не знаете, сколько почтовых отправлений имеет право на массовые рассылки, или как подать заявку на получение разрешения USPS на массовую рассылку? Вот последние сведения о требованиях к массовой рассылке и предварительной сортировке USPS.

От массовых рассылок до предварительно отсортированных сбережений

Массовые рассылки — это термин, используемый USPS для определения количества почты, достаточного для получения скидки на массовые рассылки. USPS обходится меньше денег в обработке, и доставляет массовую почту, когда она предварительно сортируется по почтовому индексу ™, и они передают эту экономию почтовым службам, которые выполняют предварительную сортировку за них.

Предварительная сортировка USPS включает:

• Соответствие минимальному количеству, необходимому для получения права на массовую рассылку
• Подача заявки на получение разрешения USPS на массовую рассылку и оплата соответствующих сборов
• Обеспечение точности адресов доставки и почтовых индексов
• Взвешивание каждого предмета и нанесение соответствующих штрих-кодов и почтовых расходов
• Предварительная сортировка почтовых отправлений по почтовому индексу, размеру и типу
• Доставка предварительно отсортированной почты в почтовое отделение, выдавшее ваше разрешение

Минимум для массовых почтовых отправлений

Прежде чем отправлять массовые рассылки, вам необходимо соблюсти минимальные требования для любого типа почты, которую вы хотите отправить:

• 50 штук для посылок ^®
• 200 штук для Marketing Mail ^® (ранее Standard Mail)
• 300 шт. для предварительно отсортированных печатных материалов в переплете
• 500 штук для предварительно рассортированной почты первого класса ^®
• 500 штук для предварительно отсортированных библиотечных почтовых отправлений ^®
• 500 штук для Presorted Media Mail ^® (ранее Special Standard Mail)

Даже если ваша компания соответствует минимальным требованиям для массовой рассылки, она может не соответствовать минимуму, необходимому для каждого почтового индекса, чтобы получить самые большие скидки на предварительную сортировку. Это одна из причин, по которой как крупные, так и небольшие почтовые программы могут извлечь выгоду из услуг предварительной сортировки. Поставщик услуг предварительной сортировки объединяет или «смешивает» все почтовые рассылки своего клиента, чтобы добиться наилучших возможных скидок для всех.

Подпишитесь, чтобы получать ежеквартальную публикацию Presort, содержащую новости и информацию для занятых профессионалов в области рассылки

Зарегистрироваться сейчас

Разрешения и сборы USPS для массовых почтовых отправлений

Разрешения
Каждая самостоятельная предварительная сортировка почты начинается с подачи заявки на получение разрешения на массовую почтовую рассылку, выданного USPS, которое можно получить в местном почтовом отделении.

После того, как ваша заявка будет принята, USPS присвоит вам номер разрешения и присвоит вам идентификатор отправителя. Вам понадобится ваш номер разрешения для каждой массовой рассылки, которую вы отправляете, и ваш 9-значный идентификатор отправителя для подготовки ваших штрих-кодов Intelligent Mail ^® (IMb), если используется.

Сборы
Текущая цена разрешения USPS на массовую рассылку составляет 245 долларов США в год. Если вы используете выходные марки (индикаторы) вместо почтового счетчика или предварительно погашенных марок, вам также необходимо будет заплатить сбор за разрешение на печать.

Предварительная сортировка USPS

Здесь усложняется предварительная сортировка и подготовка массовых почтовых отправлений к доставке. Вы захотите обратиться к Руководству по подготовке почты USPS, чтобы узнать о множестве деталей, но мы можем предоставить краткий обзор здесь.

1. Рассортируйте почту по специальным почтовым лоткам или почтовым мешкам (предоставляется USPS бесплатно). Сортировка осуществляется как по почтовому индексу (3 и 5 цифр), так и по типу почты.
2. Заполните почтовую квитанцию ​​вручную или через Интернет и наклейте этикетки со штрих-кодом на каждый почтовый контейнер.
3. Доставить в почтовое отделение, из которого вы получили разрешение на массовую рассылку почты USPS.

Идти в ногу с этими деталями и постоянно меняющимися правилами USPS является одной из причин, по которой многие предприятия обращаются к службе предварительной сортировки для своих нужд в массовой рассылке.

Преимущества услуг предварительной сортировки

Услуги предварительной сортировки — отличная стратегия для получения скидок USPS без ущерба для времени или ресурсов, необходимых для самостоятельной работы.

Вы получаете цены на массовые рассылки без объемов массовых рассылок
Поставщики услуг предварительной сортировки объединяют вашу почту с несколькими почтовыми рассылками клиентов, гарантируя, что каждый уложится в объемы, необходимые для получения самых больших почтовых скидок.

Вам не нужно беспокоиться о деталях
Для того, чтобы начать собственную операцию по предварительной сортировке, требуется оборудование, расходные материалы, рабочая сила и пространство, и вам все равно придется доставлять почту на почту. Хорошая служба предварительной сортировки позаботится обо всем, начиная с сбора вашей почты и заканчивая ее соответствием всем требованиям USPS.

Позвольте Pitney Bowes справиться с вашими потребностями в предварительной сортировке

Являясь крупнейшим партнером USPS®, мы обладаем непревзойденным опытом в области почтовых правил, соблюдения нормативных требований, процедур и технологий. Мы здесь, чтобы справиться со сложностями предварительной сортировки за вас.

Нажмите ниже, чтобы ознакомиться с услугами Presort

Ознакомьтесь с услугами Presort

Связанный контент

Центры обработки почты Pitney Bowes

2m чтение 28. 05.21 Операционная эффективность

Как повысить скорость ваших маркетинговых почтовых кампаний

4 мин чтения 30.12.21 Операционная эффективность

3 способа получить контроль над маркетинговыми почтовыми кампаниями

4m read 19.11.18 Операционная эффективность

3 способа получить контроль над маркетинговыми почтовыми кампаниями

4m read 18.11.21 Операционная эффективность

Спасибо

Следите за информацией о доставке.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Pitney Shipper – это информационный бюллетень, который поможет вашей компании сделать доставку более разумной. Подпишитесь, чтобы получать новости о доставке и заметки на свой почтовый ящик каждую неделю, в любую погоду.

Загрузка содержимого формы…

Центры обработки почты Pitney Bowes

Почтовые центры Pitney Bowes используют запатентованные технологии и наше партнерство с USPS, чтобы помочь предприятиям повысить эффективность, экономию и производительность.

2м чтение 28.05.21 Операционная эффективность

Аутсорсинг обработки почты для почтовых скидок

Почему вам следует рассмотреть возможность передачи обработки почты на аутсорсинг? Все дело в экономии на масштабе.

3м чтение 27.05.21 Экономия на почтовых расходах

Некоммерческие почтовые тарифы

USPS предлагает специальные некоммерческие почтовые тарифы. Узнайте, соответствуют ли требованиям ваши некоммерческие рассылки или рассылки ваших клиентов

2m read 28.05.21 Почтовые сбережения

5 шагов для подготовки массовой рассылки USPS

Узнайте о массовой рассылке и отслеживании → Подготовка рассылки

 Скотт Хохберг
 Почтовая оплата Программное обеспечение

Хорошо, у вас есть необходимое разрешение на отправку по почте и 6- или 9-значный идентификатор отправителя USPS. Вы распечатали свои почтовые отправления, и у вас есть список рассылки. Что теперь?

Чтобы зарабатывать на массовых рассылках, вы должны выполнять часть работы, которую в противном случае выполняла бы USPS. К счастью, есть недорогое программное обеспечение, которое может многое сделать за вас. На этой странице описаны шаги:

Проверка точности вашего списка рассылки.

Сортировка списка.

Добавление штрих-кодов USPS Intelligent Mail.

Сбор почты в лотки или мешки.

Оформление почтовых документов.

Кстати, вы никогда не не обязаны готовить почту как массовую рассылку, независимо от того, сколько у вас писем. USPS будет рада, если вы включите почтовые расходы первого класса на каждую посылку, которую вы отправляете, а они позаботятся обо всем остальном.

Но если вы хотите получать самые выгодные почтовые тарифы, вы должны соответствовать этим требованиям.

Какую проверку адреса требует USPS

для массовых рассылок?

USPS не хочет обрабатывать массовую рассылку с неправильным адресом, потому что это увеличивает их расходы. Таким образом, у них есть два разных вида проверки точности, которые вам могут потребоваться для списка рассылки:

• Получатель переехал? (проверка «Move Update» или «NCOA»)
  
• Адрес действителен? (сертификация CASS)

Перед подготовкой почтового сообщения может потребоваться одна или обе эти проверки. Для почтовых программ малого и среднего объема это обычно делается путем загрузки вашего списка в онлайн-сервис, который вносит все необходимые исправления и отправляет список обратно вам. В настоящее время есть компании, которые предлагают эти услуги по очень низкой цене и без минимальной платы, поэтому они рентабельны даже для самых маленьких списков.

Для начала ознакомьтесь с нашим контрольным списком Move Update и Cass, чтобы выяснить, нужны ли вам Move Update, сертификация CASS или ни то, ни другое.

Если вам нужно выполнить одно или оба действия, у нас есть страницы с подробным описанием Move Update и сертификации CASS и ссылками на поставщиков, которых часто используют наши клиенты.

Вы должны выполнить любую необходимую проверку адреса до того, как вы отсортируете свой список рассылки и распечатаете свои адреса, и вы должны использовать новую предоставленную информацию об адресе (не ваш первоначальный список). В противном случае проверка списка не принесет вам пользы, и вы не будете соответствовать требованиям USPS.

И, если процесс обновления перемещения сообщает вам, что некоторые из ваших получателей переместились из вашей целевой области, вы можете удалить их из своего списка перед подготовкой почтового сообщения, в зависимости от цели почтового сообщения. Аналогичным образом, если некоторые из ваших адресов не прошли процесс сертификации CASS, вы можете исправить их перед отправкой по почте.

Как сортировать почту в соответствии с требованиями USPS для массовых рассылок?

Чтобы получить скидку на почтовые рассылки, ваша почта должна быть отсортирована и помещена в контейнеры USPS (лотки или мешки) в соответствии с правилами USPS. Плоские предметы, некоторые посылки и предметы размером с букву необычной формы также должны быть сначала скреплены резинкой в ​​определенные «связки», прежде чем помещаться в их контейнеры.

Это НЕ просто сортировка почты по почтовому индексу. Требования к сортировке предназначены для того, чтобы ваша почта доставлялась по назначению с минимальной обработкой со стороны USPS, поэтому в большинстве случаев вам необходимо комбинировать различные почтовые индексы, чтобы соответствовать системе сортировки и транспортировки USPS.

Так, например, если у вас есть по крайней мере 150 писем размером с письмо, отправленных с одним и тем же почтовым индексом, USPS требует, чтобы вы положили их в отдельный лоток, который затем направляется прямо в учреждение, где эта почта обрабатывается без необходимости. отсортировано в другом месте. (Иногда несколько почтовых индексов, которые обрабатывает одна и та же сортировочная машина, должны быть объединены вместе, чтобы соответствовать минимуму в 150 штук. Это называется «схемой из 5 цифр».)

Но, если у вас есть всего несколько листов размером с букву, которые отправляются на почтовый ящик или схему, но 150 или более, и все они будут обработаны одним и тем же сортировочным центром, вы поместите их вместе в лоток, который доставляется прямо к сортировочный центр. Процесс проходит через систему распределения USPS, пока вы не останетесь с остатками в «смешанном» лотке.

Это усложняется, поскольку схема распределения отличается для каждого класса почты, размера почты и почты со штрих-кодом и почты без штрих-кода. А списки сортировки и комбинации схем меняются ежемесячно.

Вот почему вам необходимо программное обеспечение для предварительной сортировки, сертифицированное USPS. В наше программное обеспечение Postage $aver встроены все правила сортировки, и оно регулярно обновляется, чтобы ваша почта доставлялась туда, куда нужно. Он сортирует ваш список по лотку или мешку (и пачке, если это необходимо), печатает простые инструкции, говорящие вам, какие застежки-молнии входят в какой контейнер, и печатает все почтовые документы и ярлыки контейнеров.

Postage $aver имеет сертификат точности USPS, поэтому вы можете избежать каких-либо хлопот в почтовом отделении. А если у вас возникнут проблемы с USPS, мы поможем вам их решить. Вот почему мы говорим, что Postage $aver — это как собственный почтовый эксперт!

Нужно ли добавлять штрих-коды, чтобы получать скидки на массовые рассылки? Как мне это сделать?

Штрих-коды используются USPS для автоматической сортировки почты по каждому отдельному почтовому ящику. Они также могут включать информацию для отслеживания и исправления адреса. Штрих-коды не используются для оплаты почтовых услуг.

USPS печатает штрих-коды на большинстве почтовых отправлений, и вы не обязаны делать это, чтобы получать тарифы на массовые рассылки (за исключением отправлений размером с посылку, для которых используется другой штрих-код).

Но вы можете получить дополнительную скидку на почтовые расходы, распечатав штрих-коды на массовых почтовых отправлениях, чтобы USPS не пришлось этого делать. Кроме того, если вы всегда добавляете штрих-коды в свою массовую рассылку и отправляете документы в электронном виде, USPS откажется от ваших 29 долларов.0 Ежегодная плата за рассылку!

Добавление штрих-кодов также позволяет отслеживать вашу почту, поскольку USPS ведет запись каждый раз, когда штрих-код сканируется, когда почта проходит процесс сортировки.

Штрих-коды называются штрих-кодами «Интеллектуальной почты» (IMB) и выглядят следующим образом:

Хотя у штрих-кодирования есть преимущества, создание штрих-кодов требует небольших затрат.

Во-первых, как объяснялось выше, вам необходимо CASS-сертифицировать свой список рассылки, чтобы у вас был почтовый индекс + 4 и код «пункта доставки», необходимые для каждого штрих-кода. Обычно это стоит всего около 2 долларов за тысячу адресов. И если вы уже проверяете свой список по национальной системе изменения адреса (NCOA), ваш список получает сертификацию CASS без дополнительной оплаты в рамках этого процесса.

Вам также потребуется программное обеспечение, которое создает и печатает штрих-код для каждого адреса. Наше программное обеспечение Postage $aver Pro печатает адреса со штрих-кодами в отсортированном порядке непосредственно на ваши почтовые отправления или на адресные этикетки с выбором из нескольких популярных форматов этикеток. Postage $aver также может сохранять штрих-коды в файле вашего списка рассылки, чтобы вы могли распечатать их как часть задания на слияние или печать переменных данных.

Наряду с программным обеспечением вам понадобится шрифт штрих-кода Intelligent Mail для фактической печати штрих-кодов. Наш шрифт SmartBars 12 предоставляется бесплатно вместе с Postage $aver Pro и устанавливается автоматически вместе с программным обеспечением, или вы можете приобрести его отдельно для использования с другим программным обеспечением для штрих-кодирования.

Вот наш более подробный обзор штрих-кодирования Intelligent Mail.

Как собрать массовую рассылку в лотки или мешки?

Вся массовая почта должна быть отправлена ​​в специальных почтовых лотках, корзинах или мешках USPS. USPS предоставляет эти контейнеры бесплатно (только для почтового использования), и вы можете получить их почти в любом почтовом отделении и во всех почтовых центрах массовой рассылки.

Почта сортируется по контейнерам, как описано выше. В зависимости от того, как сортируется ваш список рассылки, некоторые контейнеры могут быть заполнены полностью, некоторые частично заполнены, а некоторые содержат всего один элемент (например, если у вас в почтовом сообщении только один локальный адрес). 0003

Правила очень специфичны в отношении того, какие части и в каком количестве должны находиться в каждом контейнере, и несоблюдение правил может привести к тому, что ваше почтовое отправление будет отклонено USPS, даже если сортировка кажется бессмысленной.

Контейнеры для писем и почтовых открыток: Почта размером с письмо и открытку помещается в лотки. Есть 3 размера лотков для писем и открыток.

Лотки типа «MM» предназначены для почты до 4 5/8″ в высоту и 10″ в длину, хотя обычно вы можете использовать их для почты до 5 1/2″ в высоту (половина обычного листа формата Letter), если куски немного наклоняются в лотке. Лотки MM бывают длиной 1 и 2 фута.

Если все детали, которые у вас есть для сортировки, могут поместиться в 1-футовый лоток MM, вы должны использовать 1-футовый лоток вместо полупустого 2-футового лотка. С другой стороны, если их слишком много, чтобы поместиться в 1-футовый лоток, вы должны использовать 2-футовый лоток, а не два 1-футовых лотка.

Лотки типа «EMM» предназначены для листов формата Letter и открытки, которые слишком высоки или слишком широки, чтобы поместиться в лотки MM. Они поставляются только длиной 22 дюйма.

Вся почта в лотке должна быть направлена ​​в одну сторону, адресная сторона должна быть обращена к концу лотка, на котором есть держатель для метки адресата. порядок, в котором части находятся в лотке, хотя есть некоторые исключения (например, письма, отсортированные по маршруту перевозчика, должны находиться в лотке в том порядке, в котором перевозчик доставляет почту).0003

Если ваша почта заполняет или почти заполняет лоток, ее следует просто сложить в лоток без каких-либо резинок. Если ваш поднос не полон или почти полон, вы должны связать кусочки резинкой, если это необходимо, чтобы они не качались и не складывались в стопку, но особой группировки или порядка не требуется. Просто держите каждую группу толщиной менее шести дюймов, чтобы вы могли держать связку одной рукой. Резинки размера 64 обычно работают очень хорошо.

(Исключением из этого правила является почта формата Letter, которая имеет необычную форму и поэтому считается «необрабатываемой». Они должны быть объединены в определенные пачки, такие как почта плоского размера, как описано ниже. )

Контейнеры для плоских почтовых отправлений и посылок: Плоские почтовые отправления помещаются в мешки или корзины (также называемые «плоскими лотками»), в зависимости от категории почты. Посылки готовятся в мешках, либо укладываются прямо на поддоны, если их достаточно.

В настоящее время рекламная почта и печатные материалы в переплете готовятся в мешках, для почтовых отправлений первого класса используются контейнеры, а для класса периодических изданий можно использовать и то, и другое.

Начиная с 22 января 2023 г. мешки будут заменены лотками («плоскими лотками») для квартир Marketing Mail, а мешки не будут разрешены для квартир Periodical Class. .

Всю плоскую почту в мешках, а некоторые и в кадках, сначала связывают резинкой в ​​специальные «пачки». Пачка — это просто стопка почты толщиной не более 6 дюймов, скрепленная резиновыми лентами. Резинки размера 64 обычно хорошо работают. Все детали в связке должны смотреть одинаково.

Маркировка контейнеров и связок: Каждый лоток, ванна и мешок должны быть маркированы биркой особого формата, которая включает специальный штрих-код. Если вы точно знаете, какие бирки вам нужны, вы можете заказать их в USPS, но, как правило, для вашего программного обеспечения для массовой рассылки их распечатать проще и всегда быстрее. Наше программное обеспечение Postage $aver автоматически вычисляет и печатает теги, необходимые для каждого почтового отправления. Или, если вы знаете, что должна сказать метка, наше программное обеспечение Postal Barcoder Max позволяет создавать метки вручную.

Чтобы отметить место назначения каждого пакета, у вас есть два варианта. Параметр, который USPS предпочитает (и требует в некоторых случаях), заключается в добавлении строки в верхней части адреса, которая обозначает уровень сортировки и почтовый индекс назначения пакета. Это называется «Необязательная строка подтверждения» или «OEL», хотя на самом деле это необязательно. OEL выглядит как «*******3D 780». Если вы посмотрите любой каталог, который вы получите по почте, вы увидите OEL над адресом. Ваше программное обеспечение для массовой рассылки создаст OEL для каждого отправления.

Второй, более старый вариант — наклеить специальную цветную наклейку, которую можно бесплатно получить в центрах массовой рассылки USPS, на верхнюю часть каждой пачки. Используйте этот вариант только в том случае, если на вашей адресной табличке нет места для OEL или если у вас нет программного обеспечения для создания правильного OEL. Поскольку эти наклейки могут отвалиться от вашей почты и не содержат всей информации, содержащейся в OEL, USPS предпочитает OEL наклейкам.

Какие документы мне нужны для массовой рассылки USPS?

Заявление о почтовых расходах: Когда вы отправляете свою почту в USPS, вам нужно будет отправить форму «отчета об почтовых расходах» либо на бумаге вместе с почтой, либо заранее через веб-сайт USPS Business Customer Gateway.

Уведомление о почтовых расходах сообщает USPS, кто вы, сколько штук вы отправляете по почте, сколько лотков, мешков или ванн и какие почтовые расходы вы ожидаете. Postage $aver автоматически распечатает и заполнит эту форму.

Вы также можете скачать бланки и заполнить их самостоятельно:

Форма 3602-R — Маркетинговая почта Коммерческая

Форма 3602-N — Маркетинговая почта для некоммерческих организаций

Форма 3600-FCM — Почта первого класса (предварительно сортированная и несортированная), Служба посылок первого класса

Форма 3541 — Периодические издания

Форма 3605 – Печатные материалы в переплете, Отборные посылки легкие, Отборные посылки наземные. Если вы отправляете 10 000 отправлений или меньше, самый простой способ сделать это — использовать мастер почтовых отправлений USPS, который проведет вас через ввод информации из почтовых выписок в веб-форму.

Чтобы использовать мастер почтовых сообщений, войдите в шлюз для бизнес-клиентов, вверху выберите «Почтовые службы», затем прокрутите вниз до мастера почтовых сообщений. Выберите «Перейти к сервису», чтобы начать. Когда вы закончите, вам будет отправлена ​​отсканированная форма, которую вы должны распечатать и взять с собой вместе с почтой, чтобы клерк массовой рассылки мог получить вашу информацию, просто отсканировав форму. Вы должны пройти Postal Wizard не менее чем за два часа до прибытия на почту.

Для полных почтовых отправлений со штрих-кодом в количестве более 10 000 штук необходимо использовать специальное программное обеспечение для создания и отправки файла «mail.dat» с информацией на уровне отдельных частей. Это программное обеспечение дорого и обычно нерентабельно для небольших почтовых программ. Дешевле заплатить 29 долларов.0 Ежегодная плата за почтовые расходы один раз в год, чем покупать программное обеспечение mail.dat для удовлетворения требований об отказе от платы.

Ценовая квалификация и отчеты о контейнерах/связках: Вас также могут попросить предоставить ценовой квалификационный отчет, который представляет собой список содержимого каждого лотка, бака или мешка, а также тарифные категории для каждого из них. Почтовые расходы производит этот отчет. Хотя это не обязательно для каждой рассылки, это делает жизнь намного проще для почтового служащего, который должен просматривать вашу почту, и вы всегда хотите максимально упростите жизнь почтовому служащему. Мы обнаружили, что клерк с большей вероятностью потребует это, если вы подаете заявление о почтовых расходах на бумаге, а не в электронном виде.

Отправители класса периодических изданий должны также предоставлять списки контейнеров и связок, поскольку отправители категории периодических изданий платят сбор за каждый отправленный контейнер и пачку за пределами страны.

No related posts.