Что такое Cc и Bcc, и как их использовать при поддержке клиентов? / Хабр
Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.
Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.
Типы получателей письма
To: (кому) — основной получатель письма.
Cc: (копия, carbon copy) — вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.
Bcc: (скрытая копия, blind carbon copy) — скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.
Примеры использования копий
а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.
б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.
в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).
Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание 🙂
г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты.
Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.
Как мы реализовали поддержку копий?
Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.
Базовая функциональность
1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий — «Сс» и «Bcc».
2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».
3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».
4) Если нажать на ссылку «убрать», то поле пропадает, а ссылка «Сс»/«Всс» возвращается на своё место (справа от названия поля «Получатель»).
5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.
6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.
При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.
7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.
Полезные фишки
8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.
9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.
10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки, которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).
11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения», чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.
12) Во всех типах правил появились два новых действия — «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.
Вот такие полезные копии. Если вы раньше не использовали их, теперь обязательно начнёте 🙂
Что означают CC и BCC: происхождение и использование в электронной почте
То, что большинство пользователей делает на регулярной основе, — это отправка электронного письма. Для этого вам нужно всего лишь иметь учетную запись на одной из самых популярных платформ, таких как Gmail, Outlook или Yahoo, среди других, то, что действительно легко получить. При отправке сообщения обычно отображаются две опции: CC и BCC.
Эти варианты CC и BCC присутствуют на всех почтовых платформах. Хотя для многих пользователей, что означают эти понятия, остается загадкой. Поэтому ниже мы вам все расскажем.
Что они означают или означают, а также как использовать их в своей учетной записи Gmail.
Индекс
- 1 Что означает CC и для чего он нужен?
- 2 Что такое CCO и для чего он нужен
- 3 Как сделать копию и скрытую копию в Gmail
Что означает CC и для чего он нужен?
При написании электронного письма мы всегда должны указывать человека, которому мы собираемся его отправить. Это рядом с этой опцией, когда мы находим этот вариант CC. Обычно это вариант, в котором мы должны щелкнуть, чтобы использовать его в учетной записи электронной почты. Что это значит?
CC — это то, что обычно переводится как «С копией».. Хотя это термин или аббревиатура, которая существует уже давно. Еще до того, как появился Интернет. Его первоначальное значение — «Копия», относящееся ко времени, когда пишущие машинки использовались для переписки. Нормальным было то, что между двумя листами использовалась копировальная бумага, так что получался оригинал.
Подпишитесь на наш Youtube-канал
Следовательно, в случае учетной записи электронной почты использование CC означает, что мы хотим включить в указанное электронное письмо для получатель, о котором мы хотим знать что мы отправили это сообщение. Приведем пример, чтобы его лучше понять. Ваш начальник просит вас отправить электронное письмо конкретному клиенту. Чтобы ваш босс знал, что вы связались с этим человеком, помимо возможности читать указанное электронное письмо, при использовании CC вы помещаете учетную запись своего босса. Таким образом, у вас также есть доступ к копии.
Теме статьи:
Как запланировать отправку писем с помощью Gmail
Это функция, которую мы можем использовать во многих ситуациях.. Это может быть большим подспорьем, особенно в рабочей среде. Обычно мы используем CC как способ получить доказательства или показать, что мы отправили электронное письмо человеку. Или если мы хотим, чтобы кто-то еще мог прочитать сообщение, если мы хотим, чтобы он высказал свое мнение об этом.
Что такое CCO и для чего он нужен
С другой стороны, при написании электронного письма вместе с опцией CC мы также встречаемся с CCO. Возможно, судя по акронимам, уже есть пользователи, которые интуитивно понимают, что между двумя терминами существует связь, и это так. Хотя в этом случае есть существенный аспект, который отличает его.
В этом случае, когда мы говорим о разделе BCC, Мы можем перевести это как со скрытой копией. Это наиболее распространенный перевод этого понятия. Хотя его еще можно перевести как «С копией». Оба довольно часты. Опять же, этот второй перевод возник еще до появления Интернета. Копии бумаги использовались в прошлом, так что последний лист (кальки) использовался для хранения или сокрытия.
В этом случае при использовании BCC вам нужен кто-то, кто знает, что мы отправили электронное письмо. Но мы не хотим, чтобы у основного получателя были доказательства из этого. То есть, если мы возьмем предыдущий пример.
Мы отправляем электронное письмо клиенту и назначаем начальника директором по маркетингу. Таким образом, начальник может видеть электронное письмо, но клиент, которому оно было отправлено, не знает, что начальник тоже его получил.
Теме статьи:
Как узнать, существует ли адрес электронной почты
Это основное отличие от CC. Поскольку в первом случае, в случае с CC, получатель видит, что мы его тоже отправили нашему боссу. Но если использовать CCO, указанный получатель не сможет видеть или знать если мы отправили его кому-то другому. Так что, в зависимости от ситуации, может быть удобно использовать один или другой. Особенно в рабочей среде.
Обычно в почтовых клиентах, которые мы используем сегодня, в любом случае отображается CC или Bcc. Хотя в случае с последним это не всегда так. Есть платформы, где 
Как сделать копию и скрытую копию в Gmail
Большинство пользователей используют Gmail в качестве почтовой платформы. Хотя мы можем использовать CC и BCC во всех из них Без проблем. Но мы показываем, каким образом у нас есть доступ в почтовой службе Google. Хотя способ использования этой функции действительно прост. Когда мы открыли Gmail на компьютере, мы должны составить электронное письмо, нажав на опцию, расположенную в верхней левой части экрана.
Затем откроется окно, в котором нужно написать письмо. В первой строке вы должны ввести получателя электронного письма. Справа от этой строки вы можете увидеть варианты CC и BCC. Просто нажмите на тот, который вы хотите использовать в данный момент. При нажатии на нее под ним помещается линия. В нем нам нужно только ввести адрес электронной почты того человека, которому мы хотим получить копию этого электронного письма. Обычно кто-то из компании или из учебного центра.
Теме статьи:
Как изменить пароль Gmail
Если мы хотим использовать вместо этого скрытую копию, произойдет то же самое.
Ниже будет строка, в которой нужно ввести адрес электронной почты человека, которому следует отправить это письмо. Для пользователей, которые этого хотят, Можно отправлять копии и скрытые копии в одном электронном письме.. Так что, если вы хотите использовать эту опцию, это всегда возможно. Использовать эти параметры очень просто.
Что означает «Копия» в электронном письме? Определения и примеры
Этикет электронной почты может показаться загадочным, и это включает в себя функции копии и скрытой копии, которые вы найдете в верхней части нового сообщения электронной почты. У вас могут возникнуть такие вопросы: Что означает копия в электронной почте? Как мне использовать cc?
В этом объяснении мы обсудим этикет электронной почты и то, как правильно использовать функцию копии. Мы покажем вам, где найти функцию cc и что с ней делать.
Начнем с основ. Поле «Копия», обычно расположенное чуть ниже поля «Кому» в новом сообщении, позволяет указать получателей за пределами опции «Кому».
Но откуда cc?
Что такое копия в электронном письме?
«Копия» — это сокращение от «копия». При отправке электронной почты копия позволяет отправить копию электронной почты тому, кто не является получателем, указанным в поле «Кому».
До интернета и электронной почты мы писали письма. Копировальных машин в то время тоже не было. Чтобы сделать копию письма, нужно было использовать копировальную бумагу. Копировальную бумагу помещали между двумя листами канцелярской бумаги.
На верхнем листе бумаги для писем вы должны написать свое письмо. Копировальная бумага между листами бумаги переносит пигментный отпечаток на нижний лист для создания копии. Это стало известно как копия, позже сокращенная до cc.
В наши дни некоторые люди стали называть копии «любезной копией», а не «копией». Эта формулировка больше соответствует тому, как мы используем cc сегодня, но игнорирует историю тезки cc.
В наше время копия имитирует назначение своего аналога, бумажного предшественника.
Функция cc в электронной почте позволяет отправить точную копию электронной почты в цифровом виде другому человеку, который не является основной аудиторией.
Когда используется копия в электронной почте?
Хотя технически копия предлагает ту же функциональность, что и указание нескольких получателей в поле «кому», есть причина, по которой мы используем вместо нее копию. Это про этикет. Поле «Кому» предназначено для основных получателей вашего письма.
Кто должен быть включен в поле «Копия» электронного письма?
Раздел «Копия» должен включать всех, кто не является непосредственным получателем электронного письма, и всех, кому не нужно скрывать свою контактную информацию. Вы можете использовать копию, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе, представить новый контакт, дать понять, что все участники проинформированы, или отправить копию электронного письма своему руководителю.
Копия должна быть зарезервирована для следующих лиц.
- Любой, кому нужно увидеть электронное письмо, но может не обязательно отвечать
- Новый человек, которого нужно представить или который сочтет информацию полезной
- Большая группа людей, работающих над одним проектом
Когда вы cc кому-то, вам не нужно обращаться к ним в приветствии по электронной почте.
Начните письмо, обращаясь только к тем, кто указан в поле «Кому».
Когда не следует использовать
копия в электронной почтеКопия полезна, но это не значит, что вы должны использовать ее в любой ситуации. Помните, что CC – это правила этикета. Будьте внимательны при добавлении людей в поле «Копия».
Избегайте использования копии в следующих случаях:
- При отправке конфиденциальной информации
- Когда вы ожидаете ответа от этого человека
- Без ведома или согласия основного получателя
- Вы знакомите людей с сообщением или проектом, которые не имеют к ним отношения
- Вы используете его пассивно-агрессивным способом
При использовании копии подумайте, должны ли все в списке копий получать всю информацию, которую вы включаете в электронное письмо.
Как работает копия в электронной почте?
Когда вы отправляете кому-либо копию сообщения электронной почты, он получит копию сообщения электронной почты.
Список получателей cc’d могут видеть все получатели цепочки электронной почты. Вот почему вы всегда должны знать или соглашаться с основным получателем, прежде чем добавлять кого-то нового в список копий.
Вам нужно будет использовать функцию скрытой копии, если вы не хотите, чтобы эти получатели электронной почты были видны всем получателям.
Когда включены получатели cc , вам нужно будет щелкнуть «Ответить всем», чтобы включить в свой ответ всех, кто указан в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». В противном случае ваш ответ будет отправлен только тем, кто указан в поле «Кому».
В соответствии с этикетом электронной почты вы не должны ожидать ответа от получателя копии. Получатели копии — это люди, которые должны видеть электронное письмо, но не обязательно должны предпринимать какие-либо действия или отвечать на него.
Где найти функцию «Копия» в электронной почте
Функция «Копия» находится чуть ниже поля «Кому» вашего поставщика услуг электронной почты.
Некоторые поставщики услуг электронной почты, например Gmail, скрывают поля «Копия» и «Скрытая копия». Чтобы добавить свой список копий, вам нужно нажать на маленькую серую ссылку копии в правом верхнем углу окна «Новое сообщение».
Когда вы нажмете «создать» в верхней части строки меню Gmail в левой части экрана, появится всплывающее окно, в котором вы можете создать черновик нового сообщения.
В окне «новое сообщение» нажмите «получатели», и появится опция «Копия».
Нажмите «Копия», и поле «Копия» появится под полем от до .
Не забудьте проверить письмо перед отправкой!
5 копий в примерах электронной почты
Вы знаете, как использовать копию в электронной почте, но все еще можете чувствовать себя неуверенно. Давайте посмотрим, как вы можете профессионально использовать копию в своих электронных письмах. Мы собрали пять сценариев, в которых вы могли бы копировать кого-то в реальной жизни.
1 Проекты с большой командой
Если вы работаете с большой командой и не управляете проектом с помощью внешнего приложения, вы можете в конечном итоге использовать электронную почту для передачи отчетов о ходе выполнения, обновлений и другой информации.
2 Конкретные запросы
Если ваш руководитель или заинтересованные лица попросили, чтобы их информировали о конкретных сообщениях, вам может потребоваться копировать их в некоторых ваших электронных письмах. Это ситуативно, и в этом случае вы получите запрос.
3 Представление
Cc может быть отличным способом представить кого-то нового. Например, если у вас есть новый коллега или кто-то новый, который берет на себя проект, вы можете сказать что-то вроде: «Я получил копию вашего нового менеджера проекта, Хавьер. В будущем, пожалуйста, включите их в свои электронные письма для этого проекта».
4 Привлечение кого-то нового
Если вы работаете над текущим проектом и приглашаете кого-то нового в проект или в обсуждение, вы можете отправить им копию в цепочке электронных писем, чтобы они могли видеть, как развивался разговор или проект.
.
5 Общая связь
В некоторых офисах вы можете нести ответственность за распространение протоколов собраний, повесток дня собраний или других материалов общего характера. Если вы еще не используете офисную платформу обмена сообщениями или систему обмена документами, вы можете отправить их своим коллегам, отправив им копию по электронной почте, к которой прикреплены эти документы.
Копия в электронном письме Часто задаваемые вопросы
Что означает «копия» в электронном письме?
В электронной почте копия — это сокращение от «копия». Кому-то cc в электронном письме означает отправить им копию.
Как работает копия в электронной почте?
Когда вы cc кому-то в электронном письме, они получают копию электронного письма. Все получатели электронной почты могут просматривать список получателей, которые были добавлены в копию.
Когда следует использовать копию в электронном письме?
Вы должны использовать копию в электронном письме, чтобы зациклить заинтересованных лиц, новых участников и большие группы людей, которым необходимо увидеть отправляемое вами электронное письмо.
Вы также можете использовать копию, чтобы представить нового коллегу, добавить своего руководителя в важную цепочку электронных писем или сообщить всей команде о значительных изменениях в проекте.
Что означает CC в электронной почте
Технология электронной почты в том виде, в каком мы ее знаем сегодня, очень старая и почти не изменилась за эти годы. Некоторые из терминов, связанных с электронной почтой, которые все еще используются сегодня, заимствованы из тех дней, когда общение все еще осуществлялось с помощью бумаги. Я уверен, что вы заметили поля CC: и BCC: при составлении электронного письма. Вы когда-нибудь задумывались, что означают поля CC и BCC?
Что означают CC и BCC в электронной почте?
Поле «Копия» в электронном письме означает Копия , а поле BCC означает Слепая копия . Если эти термины не имеют никакого смысла в отношении электронной почты, не волнуйтесь. В этой статье мы объясним контекст, зачем вам нужны CC и BCC в электронной почте и когда использовать эти поля.
Видите ли, в старые времена, когда большая часть общения осуществлялась на бумаге. Если вам нужно было создать физическую копию письма, вам нужно было вставить что-то, известное как копировальная бумага, между двумя листами бумаги. Вот как это будет выглядеть.
[Holger.Ellgaard / CC BY-SA]
При таком расположении все, что вы написали или напечатали на верхнем листе бумаги, отпечаталось бы через копирку на листе с пуговицами. Нижний лист бумаги тогда будет известен как « Копирка » оригинала.
По мере того, как с годами общение постепенно переходило от бумажного к электронному, возникла необходимость отправить кому-то «копию» электронного письма. Так родилось поле CC.
Что означает CC в электронной почте?
По сути, поле «Копия» в электронном письме позволяет отправителю отправить «точную копию» электронного письма кому-либо, кроме получателя, указанного в поле «Кому:» электронного письма. Поле «Копия» в электронной почте позволяет держать получателей в курсе.
Предположим, вы отправляете электронное письмо потенциальному клиенту с предложением по проекту. Вы хотите отправить копию письма своему руководителю, чтобы он был в курсе событий. В этом случае вы вводите адрес электронной почты потенциального клиента в поле Кому: и адрес электронной почты вашего менеджера в поле Копия:.
Что означает BCC?
BCC означает Слепая копирка . Точно так же, как CC работает в электронной почте, BCC используется для отправки копии электронной почты кому-либо. Однако, в отличие от CC, в том, как работает BCC, есть большая разница.
Когда вы отправляете кому-либо копию электронной почты, получатели в полях «Кому» и «Копия» могут видеть адреса электронной почты друг друга. В приведенном выше примере потенциальный клиент может видеть, что ваш менеджер получил копию в электронном письме. Чтобы избежать этого, т. е. если вы хотите сохранить конфиденциальность получателей копии, вам необходимо использовать поле BCC.
Все адреса электронной почты, указанные в поле BCC, остаются скрытыми, поэтому получатели в полях TO и CC не могут их видеть.
Когда следует использовать копию в электронной почте?
С технической точки зрения поле «Копия» работает точно так же, как поле «КОМУ» в электронной почте. То есть не имеет значения, указываете ли вы адрес электронной почты в поле «Кому» или в поле «Копия» — электронное письмо доставляется получателям, и каждый из них может просматривать адрес электронной почты другого. Итак, зачем вам поле CC?
На самом деле все сводится к этикету электронной почты. При составлении электронного письма поле «КОМУ» предназначено для тех получателей, которым оно непосредственно предназначено. С другой стороны, поле «Копия» предназначено для тех получателей, которые получают электронное письмо из любезности или для того, чтобы держать их в курсе.
Вообще говоря, если вы получили электронное письмо, в котором вы упоминаетесь в поле «Копия», от вас не ожидается никаких действий.
Когда следует использовать скрытую копию в электронной почте?
Поле BCC очень отличается от поля CC и на самом деле имеет множество вариантов использования. Поскольку адреса электронной почты, указанные в поле BCC, остаются конфиденциальными и скрытыми, вот несколько примеров, когда вы можете использовать BCC в своих интересах.
- Когда вам нужно отправить электронное письмо большому количеству получателей, не делясь друг с другом адресами электронной почты каждого. Например, школьному учителю нужно отправить электронное письмо всем родителям своего класса, но она не хочет публиковать все адреса электронной почты. В этом случае она может указать свой собственный адрес электронной почты в поле «Кому», а адреса электронной почты всех родителей — в поле «СК».
- Когда вы хотите держать кого-то в курсе, не сообщая об этом первоначальному получателю. Например, вы хотите отправить электронное письмо кому-либо из своей основной учетной записи электронной почты, а также хотите сохранить копию электронной почты в своей дополнительной учетной записи электронной почты, не делясь ею с первоначальным получателем.
Какие проблемы с использованием CC в электронной почте?
Поле «Копия» позволяет отправить копию сообщения электронной почты любому получателю по вашему выбору. В большинстве случаев поле «Копия» используется, чтобы держать кого-то в курсе или поделиться с ним одним и тем же электронным письмом. К сожалению, это создает буквальную копию того же электронного письма в папке «Входящие» получателя. Представьте себе состояние почтового ящика вашего менеджера, если бы вы добавляли его копию в каждое отправляемое вами электронное письмо. Это быстрый способ загромождать почтовый ящик.
Мало того, электронные письма с копиями занимают лишнее место в учетной записи электронной почты. Если в электронном письме есть вложения, копии этих вложений создаются и доставляются каждому получателю, указанному в полях «Кому» и «Копия». Представьте, сколько места для хранения теряется таким образом.
Наконец, если вы используете службу электронной почты, которая взимает плату за каждое отправленное письмо (например, SES Amazon), вы тратите впустую кредит для каждого получателя, указанного в поле «Копия».
