В почте cc: Копии и скрытые копии (Cc и Bcc)

Что такое Cc и Bcc, и как их использовать при поддержке клиентов? / Хабр

Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.

Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.

Типы получателей письма

To: (кому) — основной получатель письма.

Cc: (копия, carbon copy) — вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.

Bcc: (скрытая копия, blind carbon copy) — скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.

Примеры использования копий

а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.

б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.

в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).

Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание 🙂

г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.

Как мы реализовали поддержку копий?

Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.

Базовая функциональность

1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий — «Сс» и «Bcc».

2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».

3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».

4) Если нажать на ссылку «убрать», то поле пропадает, а ссылка «Сс»/«Всс» возвращается на своё место (справа от названия поля «Получатель»).

5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.

6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.

При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.

7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.

Полезные фишки

8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.

9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.

10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки, которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).

11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения», чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.

12) Во всех типах правил появились два новых действия — «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.

Вот такие полезные копии. Если вы раньше не использовали их, теперь обязательно начнёте 🙂

Что означают CC и BCC: происхождение и использование в электронной почте

То, что большинство пользователей делает на регулярной основе, — это отправка электронного письма. Для этого вам нужно всего лишь иметь учетную запись на одной из самых популярных платформ, таких как Gmail, Outlook или Yahoo, среди других, то, что действительно легко получить. При отправке сообщения обычно отображаются две опции: CC и BCC.

Эти варианты CC и BCC присутствуют на всех почтовых платформах. Хотя для многих пользователей, что означают эти понятия, остается загадкой. Поэтому ниже мы вам все расскажем.

Что они означают или означают, а также как использовать их в своей учетной записи Gmail.

Индекс

• 1 Что означает CC и для чего он нужен?
• 2 Что такое CCO и для чего он нужен
• 3 Как сделать копию и скрытую копию в Gmail

Что означает CC и для чего он нужен?

При написании электронного письма мы всегда должны указывать человека, которому мы собираемся его отправить. Это рядом с этой опцией, когда мы находим этот вариант CC. Обычно это вариант, в котором мы должны щелкнуть, чтобы использовать его в учетной записи электронной почты. Что это значит?

CC — это то, что обычно переводится как «С копией».

. Хотя это термин или аббревиатура, которая существует уже давно. Еще до того, как появился Интернет. Его первоначальное значение — «Копия», относящееся ко времени, когда пишущие машинки использовались для переписки. Нормальным было то, что между двумя листами использовалась копировальная бумага, так что получался оригинал.

Подпишитесь на наш Youtube-канал

Следовательно, в случае учетной записи электронной почты использование CC означает, что мы хотим включить в указанное электронное письмо для получатель, о котором мы хотим знать что мы отправили это сообщение. Приведем пример, чтобы его лучше понять. Ваш начальник просит вас отправить электронное письмо конкретному клиенту. Чтобы ваш босс знал, что вы связались с этим человеком, помимо возможности читать указанное электронное письмо, при использовании CC вы помещаете учетную запись своего босса. Таким образом, у вас также есть доступ к копии.

Теме статьи:

Как запланировать отправку писем с помощью Gmail

Это функция, которую мы можем использовать во многих ситуациях.. Это может быть большим подспорьем, особенно в рабочей среде. Обычно мы используем CC как способ получить доказательства или показать, что мы отправили электронное письмо человеку. Или если мы хотим, чтобы кто-то еще мог прочитать сообщение, если мы хотим, чтобы он высказал свое мнение об этом.

Что такое CCO и для чего он нужен

С другой стороны, при написании электронного письма вместе с опцией CC мы также встречаемся с CCO. Возможно, судя по акронимам, уже есть пользователи, которые интуитивно понимают, что между двумя терминами существует связь, и это так. Хотя в этом случае есть существенный аспект, который отличает его.

В этом случае, когда мы говорим о разделе BCC, Мы можем перевести это как со скрытой копией. Это наиболее распространенный перевод этого понятия. Хотя его еще можно перевести как «С копией». Оба довольно часты. Опять же, этот второй перевод возник еще до появления Интернета. Копии бумаги использовались в прошлом, так что последний лист (кальки) использовался для хранения или сокрытия.

В этом случае при использовании BCC вам нужен кто-то, кто знает, что мы отправили электронное письмо. Но мы не хотим, чтобы у основного получателя были доказательства из этого. То есть, если мы возьмем предыдущий пример. Мы отправляем электронное письмо клиенту и назначаем начальника директором по маркетингу. Таким образом, начальник может видеть электронное письмо, но клиент, которому оно было отправлено, не знает, что начальник тоже его получил.

Теме статьи:

Как узнать, существует ли адрес электронной почты

Это основное отличие от CC. Поскольку в первом случае, в случае с CC, получатель видит, что мы его тоже отправили нашему боссу. Но если использовать CCO, указанный получатель не сможет видеть или знать если мы отправили его кому-то другому. Так что, в зависимости от ситуации, может быть удобно использовать один или другой. Особенно в рабочей среде.

Обычно в почтовых клиентах, которые мы используем сегодня, в любом случае отображается CC или Bcc. Хотя в случае с последним это не всегда так. Есть платформы, где

вместо Bcc мы находим BBC. Это аббревиатуры на английском языке, которые означают слепую копию. Приятно знать, что это может произойти, особенно если вы используете платформу, доступную только на английском языке.

Как сделать копию и скрытую копию в Gmail

Большинство пользователей используют Gmail в качестве почтовой платформы. Хотя мы можем использовать CC и BCC во всех из них Без проблем. Но мы показываем, каким образом у нас есть доступ в почтовой службе Google. Хотя способ использования этой функции действительно прост. Когда мы открыли Gmail на компьютере, мы должны составить электронное письмо, нажав на опцию, расположенную в верхней левой части экрана.

Затем откроется окно, в котором нужно написать письмо. В первой строке вы должны ввести получателя электронного письма. Справа от этой строки вы можете увидеть варианты CC и BCC. Просто нажмите на тот, который вы хотите использовать в данный момент. При нажатии на нее под ним помещается линия. В нем нам нужно только ввести адрес электронной почты того человека, которому мы хотим получить копию этого электронного письма. Обычно кто-то из компании или из учебного центра.

Теме статьи:

Как изменить пароль Gmail

Если мы хотим использовать вместо этого скрытую копию, произойдет то же самое. Ниже будет строка, в которой нужно ввести адрес электронной почты человека, которому следует отправить это письмо. Для пользователей, которые этого хотят, Можно отправлять копии и скрытые копии в одном электронном письме.. Так что, если вы хотите использовать эту опцию, это всегда возможно. Использовать эти параметры очень просто.

Что означают BCC и CC? Понимание основного электронного языка

Электронная почта не сильно изменилась за последние пару десятилетий с тех пор, как стала популярной. Сегодня мы используем тот же самый жаргон. Мы заимствовали многие термины, связанные с электронной почтой, из тех дней, когда мы общались с помощью бумажной почты. CC и BCC — прекрасные примеры. Что все это значит?

В этой статье будет обсуждаться жаргон электронной почты и помочь вам понять, для чего нужны многие функции электронной почты, с которыми вы сталкиваетесь.

Что означает CC?

CC расшифровывается как Carbon Copy. Когда вы вводите чей-то адрес в это поле, вы отправляете ему копию своего электронного письма. Это относится к любой технологии электронной почты, которую вы можете использовать.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Этот термин восходит к тем временам, когда бумажное общение было очень распространенным явлением. Каждый делал копии документов, помещая лист копировальной бумаги между двумя листами обычной бумаги. Когда перо давило на верхний лист, письмо переносилось на нижний благодаря копировальной бумаге. Это позволяло людям быстро делать и отправлять копии.

Электронные копии электронной почты могут больше не включать копировальную бумагу, но принцип тот же. Вы отправляете копии своего электронного письма другим людям. Поэтому, когда кто-то говорит вам отправить им копию, им нужна копия электронного письма, которое вы отправляете получателю. Например, если вы общаетесь с клиентом, вам может потребоваться отправить копию своему менеджеру.

Что означает BCC?

BCC расшифровывается как Blind Carbon Copy и работает как CC, с одним существенным отличием. Когда вы отправляете кому-то копию, получатели вашего письма увидят, кто еще получил письмо. Оба человека в полях «Кому» и «Копия» смогут видеть адреса друг друга. BCC добавляет уровень секретности. Только отправитель может видеть список, а получатель скрытой копии будет видеть только свой адрес электронной почты в поле скрытой копии, даже если отправитель добавил в этот список более одного человека.

Если требуется конфиденциальность, используйте поле BCC. Например, если вы разговариваете с клиентом по электронной почте и вам нужно пометить своего менеджера, вам следует отправить слепую копию. У вашего клиента нет причин знать, что кто-то еще находится в курсе.

Электронный этикет

Теперь, когда вы знаете, что означают CC и BCC, вы, вероятно, задаетесь вопросом, зачем вообще отправлять CC вместо того, чтобы просто добавлять всех в поле «Кому». Как упоминалось ранее, все могут видеть, кто был добавлен в список CC. Технически CC ничем не отличается от основного поля «Кому». Так зачем это использовать?

Ответ прост: этикет. Раздел «Кому» зарезервирован для основных получателей. Именно они напрямую связаны с темой отправляемого вами электронного письма. Вы должны использовать поле «CC», чтобы отправить копию этого электронного письма другим сторонам, которые могут быть заинтересованы в информации сейчас или в будущем.

CC полезен, когда вы хотите, чтобы у кого-то была копия электронного письма на случай, если она ему понадобится.

BCC следует использовать, чтобы основной получатель не знал, кто еще получает копию электронного письма. Однако это также полезно, если вам нужно отправить электронное письмо длинному списку людей. Всем участникам не нужно видеть десятки адресов электронной почты, прикрепленных к их электронным письмам. Помните, что получатель BCC может видеть только свой адрес в поле BCC. Остальные остаются скрытыми.

Тем не менее, все это не высечено на камне. Нет никаких установленных правил. Многие люди и компании могут использовать эти поля электронной почты по-разному.

Другие важные термины электронной почты, которые вы должны знать

С помощью электронной почты можно делать так много всего, например пересылка а также создание групп электронной почты, но вам нужно сначала понять условия, чтобы получить доступ ко всем этим замечательным функциям. Давайте исследуем жаргон немного дальше.

Тема

Поле Тема используется, чтобы сообщить получателю, о чем идет речь. Обобщите информацию в нескольких словах. Это также поможет вам найти письмо позже, сортировка по теме.

Ответить всем

Обычно вы отвечаете отправителю, нажимая кнопку «Ответить». Это также сохраняет исходное электронное письмо и всю цепочку наверху, чтобы информация всегда была у вас под рукой.

Тем не менее, у вас также есть возможность ответить всем. Используйте эту функцию, когда вы являетесь участником списка CC, чтобы отправить свой ответ всем участникам.

Вперед

Кто-нибудь сказал вам «переправить меня», и вы не были уверены, что это значило? Этот термин относится к кнопке «Вперед». Эта функция позволяет вам выбрать любое полученное вами электронное письмо и отправить его кому-либо, кроме исходного отправителя. Это сэкономит вам много времени.

Спам

Электронный спам относится к нежелательной почте. Это нежелательный контент, который кто-то отправил вам и тысячам других пользователей из списка рассылки. У каждой почтовой службы, такой как Gmail или Outlook, есть специальная папка для спама. Однако спам не всегда попадает туда автоматически. В некоторых случаях вам нужно обнаруживать спам-сообщения и удалять их вручную.

Черный список

Говоря о спаме, здесь вам пригодится черный список. Ранее известный как черный список, черный список — это просто список постоянно заблокированных адресов. Некоторые отправители известны как спамеры, поэтому ваш поставщик услуг электронной почты автоматически добавит их в черный список, но иногда вам нужно заблокировать адреса сам.

Надеюсь, нам удалось прояснить ситуацию, и теперь вы намного лучше умеете отправлять электронные письма и управлять ими. Просто убедитесь, что вы не смешиваете CC и BCC, когда ситуация требует использования того или другого.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Что означает CC в электронной почте

Технология электронной почты в том виде, в каком мы ее знаем сегодня, очень старая и почти не изменилась за эти годы. Некоторые из терминов, связанных с электронной почтой, которые все еще используются сегодня, заимствованы из тех дней, когда общение все еще осуществлялось с помощью бумаги. Я уверен, что вы заметили поля CC: и BCC: при составлении электронного письма. Вы когда-нибудь задумывались, что означают поля CC и BCC?

Что означают CC и BCC в электронной почте?

Поле «Копия» в электронном письме означает Копия , а поле BCC означает Слепая копия . Если эти термины не имеют никакого смысла в отношении электронной почты, не волнуйтесь. В этой статье мы объясним контекст, зачем вам нужны CC и BCC в электронной почте и когда использовать эти поля.

Видите ли, в старые времена, когда большая часть общения осуществлялась на бумаге. Если вам нужно было создать физическую копию письма, вам нужно было вставить что-то, известное как копировальная бумага, между двумя листами бумаги. Вот как это будет выглядеть.

[Holger.Ellgaard / CC BY-SA]

При таком расположении все, что вы написали или напечатали на верхнем листе бумаги, отпечаталось бы через копирку на листе с пуговицами. Нижний лист бумаги тогда будет известен как « Копирка » оригинала.

По мере того, как с годами общение постепенно переходило от бумажного к электронному, возникла необходимость отправить кому-то «копию» электронного письма. Так родилось поле CC.

Что означает CC в электронной почте?

По сути, поле «Копия» в электронном письме позволяет отправителю отправить «точную копию» электронного письма кому-либо, кроме получателя, указанного в поле «Кому:» электронного письма. Поле «Копия» в электронной почте позволяет держать получателей в курсе.

Предположим, вы отправляете электронное письмо потенциальному клиенту с предложением по проекту. Вы хотите отправить копию письма своему руководителю, чтобы он был в курсе событий. В этом случае вы вводите адрес электронной почты потенциального клиента в поле Кому: и адрес электронной почты вашего менеджера в поле Копия:.

Что означает BCC?

BCC означает Слепая копия . Точно так же, как CC работает в электронной почте, BCC используется для отправки копии электронной почты кому-либо. Однако, в отличие от CC, в том, как работает BCC, есть большая разница.

Когда вы отправляете кому-то копию электронной почты, получатели как в поле Кому, так и в поле Копия могут видеть адреса электронной почты друг друга. В приведенном выше примере потенциальный клиент может видеть, что ваш менеджер получил копию в электронном письме. Чтобы избежать этого, т. е. если вы хотите сохранить конфиденциальность получателей копии, вам необходимо использовать поле BCC.

Все адреса электронной почты, указанные в поле BCC, остаются скрытыми, поэтому получатели в полях TO и CC не могут их видеть.

Когда следует использовать копию в электронной почте?

С технической точки зрения поле «Копия» работает точно так же, как поле «КОМУ» в электронной почте. То есть не имеет значения, указываете ли вы адрес электронной почты в поле «Кому» или в поле «Копия» — электронное письмо доставляется получателям, и каждый из них может просматривать адрес электронной почты другого. Итак, зачем вам поле CC?

На самом деле все сводится к этикету электронной почты. При составлении электронного письма поле «КОМУ» предназначено для тех получателей, которым оно непосредственно предназначено. С другой стороны, поле «Копия» предназначено для тех получателей, которые получают электронное письмо из любезности или для того, чтобы держать их в курсе.

Вообще говоря, если вы получили электронное письмо, в котором вы упоминаетесь в поле «Копия», от вас не ожидается никаких действий.

Когда следует использовать скрытую копию в электронной почте?

Поле BCC очень отличается от поля CC и на самом деле имеет множество вариантов использования. Поскольку адреса электронной почты, указанные в поле BCC, остаются конфиденциальными и скрытыми, вот несколько примеров, когда вы можете использовать BCC в своих интересах.

• Когда вам нужно отправить электронное письмо большому количеству получателей, не делясь друг с другом адресами электронной почты каждого. Например, школьному учителю нужно отправить электронное письмо всем родителям своего класса, но она не хочет публиковать все адреса электронной почты. В этом случае она может указать свой собственный адрес электронной почты в поле «Кому», а адреса электронной почты всех родителей — в поле «СК».
• Когда вы хотите держать кого-то в курсе, не сообщая первоначальному получателю. Например, вы хотите отправить электронное письмо кому-то из своей основной учетной записи электронной почты, а также хотите сохранить копию электронной почты в своей дополнительной учетной записи электронной почты, не делясь ею с первоначальным получателем.

Какие проблемы с использованием CC в электронной почте?

Поле «Копия» позволяет отправить копию сообщения электронной почты любому получателю по вашему выбору. В большинстве случаев поле «Копия» используется, чтобы держать кого-то в курсе или поделиться с ним одним и тем же электронным письмом. К сожалению, это создает буквальную копию того же электронного письма в папке «Входящие» получателя. Представьте себе состояние почтового ящика вашего менеджера, если бы вы добавляли его копию в каждое отправляемое вами электронное письмо. Это быстрый способ загромождать почтовый ящик.

Мало того, электронные письма с копиями занимают лишнее место в учетной записи электронной почты. Если в электронном письме есть вложения, копии этих вложений создаются и доставляются каждому получателю, указанному в полях «Кому» и «Копия». Представьте, сколько места для хранения теряется таким образом.

Наконец, если вы используете службу электронной почты, которая взимает плату за каждое отправленное письмо (например, SES Amazon), вы тратите впустую кредит для каждого получателя, указанного в поле «Копия». Итак, каковы альтернативы CC в электронной почте?

Какие есть альтернативы CC в электронной почте?

Отличный способ избежать беспорядка, который возникает при использовании CC в вашей команде, — это переключиться на Spark for Teams. Spark — это невероятный почтовый клиент, который позволяет вам делиться электронной почтой со своими товарищами по команде, не создавая дополнительную копию. Затем вы можете обсудить это письмо с личными комментариями, избегая, таким образом, дополнительного беспорядка из последующих писем.

Загрузите Spark для бесплатно и переключитесь на улучшенную работу с электронной почтой для себя и своей команды.

Станьте лучше в электронной почте

Самые эффективные советы по электронной почте для бизнеса каждый месяц прямо в вашем почтовом ящике 🚀

Спасибо!

Нажимая «Подписаться» Я соглашаюсь с Политикой конфиденциальности.

Что означает CC в электронной почте и когда ее использовать

Когда электронная почта заменила традиционные формы офисного общения, она приняла существующий язык бумажных меморандумов. Офисные помощники обычно печатали корреспонденцию на копировальной бумаге, чтобы автоматически делалась копия, которую затем можно было отправить второму получателю. Это устранило необходимость вводить один и тот же документ несколько раз.

Термин «копия» — или, чаще, «Копия» — теперь является неотъемлемой частью жаргона электронной почты. И хотя руководства о том, как и когда его использовать, нет, есть несколько рекомендаций, о которых стоит помнить, прежде чем заполнять поле «Копия» и нажимать «отправить».

Как использовать CC в Gmail

Использование CC на текущем языке электронной почты означает, что вы отправляете электронное письмо не только основному получателю, указанному в поле «Кому», но также одному или нескольким дополнительным получателям. В Gmail вы можете указать до 100 получателей в одном электронном письме.

Чтобы заполнить поле «Копия» в Gmail:

• Нажмите Написать , чтобы открыть новое сообщение .
• Заполните поле To , вставив адрес электронной почты основного получателя.
• Нажмите CC в правом верхнем углу редактора электронной почты.

• Вставьте адреса электронной почты дополнительных получателей.

После того, как вы нажмете Отправить , ваше электронное письмо будет отправлено как вашему основному получателю в Кому и всем получателям электронной почты, которых вы указали в поле CC . Каждый получатель сможет видеть все остальные адреса электронной почты, поэтому убедитесь, что у вас есть согласие на передачу данных ваших контактов.

Когда использовать CC в электронном письме

Хотя CC является полезным инструментом как для экономии времени, так и для улучшения коммуникации, его часто используют слишком широко, без должного учета некоторых основных правил общения. Таким образом, наш список случаев использования CC относительно короток:

Если вы хотите держать получателей в курсе

Будьте осторожны, держите людей «в курсе». Если вы используете его чрезмерно, вы рискуете завалить своих получателей слишком большим количеством электронных писем, которые они просто не будут читать.

Подумайте, действительно ли нужно копировать каждого получателя. Содержит ли электронное письмо необходимую им информацию или вы просто добавляете еще одно электронное письмо в их почтовый ящик?

Как правило, мы рекомендуем, чтобы люди, которых нужно держать в курсе, это:

• Руководители или коллеги, которые специально просят, чтобы их копировали для всех или определенных сообщений.
• Члены команды, которым необходимо быть в курсе проекта.

Когда вы представляете контакт

Когда вы отправляете кому-то электронное письмо, чтобы представить его другому контакту, вы хотите, чтобы обе стороны увидели электронное письмо, чтобы после этого они могли продолжить разговор. Вам решать, добавите ли вы новый контакт в поле To или в поле CC , хотя и с использованием CC вполне приемлемо.

Когда

, а не для использования копии в электронной почте

Переполненные почтовые ящики могут быть реальной проблемой для эффективности, и для людей естественно отдавать приоритет более важным электронным письмам, а не корреспонденции, на которую они просто копируют. Если вы регулярно копируете одного из своих контактов в своей более широкой переписке, вскоре они вообще перестанут читать электронные письма. Это может привести к тому, что они упустят какую-то важную информацию по пути.

Используйте эту функцию с осторожностью, чтобы не копировать людей без необходимости и не заваливать их большим количеством почты, чем им нужно.

Если у вас нет соответствующего согласия

При небрежном и необдуманном использовании CC может вызвать непреднамеренные проблемы.

Допустим, вы переписывались по электронной почте с коллегой, а затем внезапно решили, что другому коллеге тоже может быть полезно быть включенным в ветку. Прежде чем просто отправить их в свой следующий ответ, сначала спросите разрешения у обеих сторон. Глубоко в существующей ветке может быть конфиденциальная информация, которую новый контакт не должен видеть.

Когда вы ожидаете ответа или действия

Учитывайте только отправку копии получателям, от которых вы не ожидаете ответа или прямого действия — на самом деле, большинство получателей электронной почты автоматически предполагают, что с их стороны не требуется никаких действий, если они Только CC’d. Если вы хотите, чтобы получатель ответил или действовал, то технически он должен быть указан в поле Кому .

Прежде чем нажать «Отправить», посмотрите на поле «Копия» и подумайте, чего вы ожидаете от каждого из этих получателей. В зависимости от ваших ответов рассмотрите возможность перемещения соответствующих контактов в Вместо поля .

Когда вы хотите поставить кого-то в неловкое положение или доказать свою правоту

Люди нередко используют поле CC из циничных соображений.

Возможно, вы получили гневное электронное письмо от коллеги, в которое был скопирован ваш начальник. Или ваш руководитель вызвал вас за какое-то действие, которое вы предприняли, и у вас возникло искушение доказать, что они уже были скопированы в соответствующую переписку. .

Использование СС для пассивно-агрессивных действий или получения очков не является хорошей практикой и должно быть оставлено в покое.

Если вы хотите скопировать сообщение многим получателям (здесь используйте слияние почты)

Переполнение поля «Копия» может сильно отвлекать любого получателя, открывающего новое электронное письмо, поэтому в идеале оставьте поле «Копия» не более чем трем или четырем получателям. Что-то большее, чем это, и вам следует подумать о слиянии почты с Right Inbox. Right Inbox — это расширение Gmail, которое легко интегрируется в вашу учетную запись Gmail. Загрузите бесплатно из магазина Google Chrome сегодня

Дополнительная литература: как правильно использовать скрытую копию в электронной почте

Почему копия вашего босса в каждом электронном письме подрывает доверие

У многих сотрудников бывали случаи, когда они просматривали свои электронные письма в течение дня и копировали своего босса в сообщении коллеге. Это не злонамеренно — они просто пытаются держать всех в курсе.

Что в этом такого?

Согласно исследованию 584 человек, 345 человек сказали, что они меньше доверяют своему коллеге, когда они отправляют копии своему начальнику по электронной почте. Исследование также показало, что доверие в организационной культуре, вероятно, низкое, если это происходит часто.

Помня об этом, даже если у вас благие намерения, подумайте, прежде чем копировать письмо начальника коллеге по электронной почте. Если это не было запрошено или абсолютно необходимо, ваш коллега может не оценить это.

Всегда дважды проверяйте темы на наличие предыдущих ответов

Последнее, что вам нужно делать в цепочке электронных писем, — это дублировать ваши ответы или поднимать вопросы, которые уже поднимались и обсуждались. По общему признанию, это может быть проблемой, особенно потому, что потоки CC могут оказаться смехотворно длинными.

Тем не менее, быстрое сканирование того, что было раньше, может сэкономить драгоценное время в будущем. Мы уже проводим так много времени в нашем почтовом ящике каждый день, поэтому важно внести свой вклад, чтобы уменьшить повторяющиеся электронные письма как для вас, так и для ваших коллег.

Типы CC, которых вам следует избегать

Есть несколько типов CC, которых вам следует избегать – вот разбивка:

Социальный ленивец  

Вы знаете тип. Они отправляют вам электронные письма, которые едва ли имеют смысл и содержат всего несколько слов. Социальный ленивец даже не знает, что CC существует. И в этом заключается проблема: на вопросы отвечают или задают без контекста. Эта модель общения крайне неэффективна и тратит впустую все время. Не будь этим человеком. И если вы знаете социального ленивца, попробуйте мягко обучить его передовым методам ведения CC и придерживайтесь этого, если они не сразу это поймут.

Большой Босс 

Большой Босс на самом деле не босс, он просто так думает. Они часто заботятся о себе и используют CC как оружие, копируя всех в каждое электронное письмо, чтобы убедиться, что все все видят. Опять же, это не лучшая практика, и вам следует избегать использования CC таким образом. Используйте его с умом и только тогда, когда он будет продуктивным.

Лучший друг Босс

Лучший друг Босс на самом деле является боссом, но он хочет быть вашим другом и чтобы вы знали, что он всего лишь часть команды. Это становится проблемой, когда каждый включен в каждое электронное письмо в попытке укрепить командный дух и убедиться, что никто не остался в стороне. На самом деле это приводит к тому, что все в команде получают ненужные электронные письма и тратят время на их сортировку. Безусловно, существуют эффективные способы развития культуры совместной работы, но чрезмерное копирование не входит в их число.

Используйте его с осторожностью

Большинство из нас не задумываясь обходится с ежедневной перепиской по электронной почте. Мы регулярно используем CC, чтобы прикрыть наши спины и гарантировать, что все будут «в курсе», нужно им это или нет.

Но в следующий раз, когда вы будете составлять электронное письмо, найдите минутку, чтобы подумать, полезно ли это или необходимо. CC — очень полезный инструмент, но только при экономном использовании и с некоторым вниманием. Ознакомьтесь с нашей статьей о том, как использовать скрытую копию в электронной почте, если вы хотите понять еще одну важную функцию отправки электронной почты.

Дополнительное чтение: Как отправить электронное письмо неизвестным получателям в Gmail

Обновите свою учетную запись Gmail с правильным почтовым ящиком

Как ни хорош Gmail — и не поймите нас неправильно, мы любим Gmail — есть некоторые вещи, которые он просто не работает прямо из коробки. Вот тут-то и приходит на помощь Right Inbox. С Right Inbox вы можете превратить свой интерфейс Gmail в источник производительности с такими функциями, как отслеживание электронной почты, шаблоны электронной почты и напоминания по электронной почте.

Например, отслеживание электронной почты позволяет узнать, кто открывал ваши электронные письма и когда, в то время как наша функция шаблонов электронной почты позволяет вам настраивать шаблоны и легко вставлять их в электронное письмо, когда вам нужно, поэтому вам не нужно беспокоиться о написании одни и те же электронные письма снова и снова.

Хорошо звучит? Нажмите здесь, чтобы установить Right Inbox для Gmail.

Копия в электронной почте: 5 правил и запретов

Что такое CC в электронной почте?

CC в электронной почте позволяет отправлять одно сообщение нескольким контактам, и это особенно полезно, когда вам нужно держать коллег, клиентов или заказчиков в курсе, не обязательно требуя ответа. Этикет электронной почты и совместная работа в команде могут эффективно использовать CC, и здесь мы покажем вам, почему.

 

Определение электронной почты CC — что означает CC?

• CC означает копия
• CC используется для связи с несколькими людьми
• CC является частью правильного этикета электронной почты
• CC может помочь вам сотрудничать по электронной почте

 

Ответ на вопрос, что такое CC в электронной почте, можно проследить до самых первых дней электронных коммуникаций. Беря пример со стандартного написания писем, CC означает копирку — метод копирования рукописных или напечатанных букв с использованием копировальной бумаги.

Чтобы предоставить пользователям знакомый термин, CC был адаптирован как способ отправки нескольких копий одного и того же электронного письма на разные адреса электронной почты.

 

По сути, копия в электронной почте работает в сочетании с полем «Кому». Ваш основной получатель добавляется в поле «Кому», а любые другие получатели, которых вы хотите привлечь к разговору, могут быть добавлены в поле «Копия». Использование CC в ваших электронных письмах позволяет вам добавлять любое количество контактов, которые, хотя и не обязательно требуют ответа, могут захотеть быть в курсе всего, от протоколов встреч до сводок проекта.

 

Начните использовать CC в своих электронных письмах

Получите шип бесплатно

 

Когда использовать CC – Примеры электронной почты CC

Знание того, когда использовать CC в электронном письме, является важной частью хорошего этикета электронной почты и лежит в основе передовой практики профессионального общения.

Это также может помочь вам сэкономить время, позволяя обмениваться информацией с контактами без необходимости постоянно пересылать электронные письма постфактум. Здесь мы перечислили несколько наиболее распространенных причин использования CC в электронной почте.

 

• Держите людей в курсе событий . Независимо от того, попросил ли менеджер или коллега отправить вам копию, или вы хотите поделиться соответствующей информацией с другим контактным лицом, держать людей в курсе — один из наиболее распространенных способов использования CC.
• Знакомство с контактом . Знакомство двух ваших контактов друг с другом — еще один распространенный способ использования CC в электронном письме. Просто напишите вводное электронное письмо, а затем добавьте контакты, которые вы хотите включить.
• Внутренние информационные бюллетени — Поле «CC» часто используется при отправке внутренних информационных бюллетеней или других массовых электронных писем в крупных компаниях. Использование поля «Копия» вместо поля «Кому» часто указывает на то, что в этих случаях ответ не требуется.

 

Важно помнить, что нельзя злоупотреблять функцией CC при отправке электронных писем, а также следует отметить, что поле BCC выполняет отдельную функцию. Помните, что CC в основном используется для обмена информацией, которая не обязательно требует ответа. Кроме того, будьте максимально экономны при использовании CC, чтобы не забрасывать свои контакты бесполезной информацией.

 

---

Подробнее:

---

Как отправить электронное письмо с копией

 

• Вы найдете поле «Копия» рядом с полем «Кому» или под ним
• Нажмите, чтобы создать новое сообщение
• Добавить адрес электронной почты в поле «Копия»
• Нажмите отправить

 

Научиться отправлять электронную почту с копией очень просто, и большинство людей уже хорошо разбираются в ее использовании. Поле «Копия» обычно находится в окне составления электронной почты, под полем «Кому» и над полем «СК». Все, что вам нужно сделать, это добавить свой основной контакт в поле «Кому», а затем включить контакты, которыми вы хотите поделиться веткой, в поле «Копия». Вы должны всегда перепроверять, что вы указали правильные контакты в правильных полях, особенно при одновременном использовании как CC, так и BCC, поскольку обмен конфиденциальными адресами электронной почты с другими может быть проблематичным.

 

Топ 5 правил и запретов

Дос	Запрещено
Используйте CC, чтобы держать людей в курсе. Его лучше всего использовать в качестве информации для сведения, когда вам не нужен ответ.	Не будьте пассивно-агрессивными с CC. Если у вас нет ответа, то не делайте CC сразу же боссу.
Используйте CC для добавления контактов в существующую ветку электронной почты или сообщение.	Не управляйте проектами или персоналом на микроуровне с помощью CC. Если каждое сообщение копируется, условия работы становятся удушающими и трудноуправляемыми.
Используйте CC, чтобы представить двух или более человек. Это позволяет обмениваться контактными данными, не полагаясь на ваше участие в разговоре.	Не сообщайте адреса электронной почты людей, используя CC, если они хотят сохранить конфиденциальность или конфиденциальность своих контактных данных.
Используйте функцию «ответить всем» в сообщениях электронной почты CC, если вы хотите обратиться ко всей группе.	Не «ответить всем!» в электронных письмах CC, если вы хотите поговорить с контактом наедине.
Используйте CC, чтобы делиться событиями, обновлениями или информационными бюллетенями с коллегами в вашей компании.	Не используйте CC, если вы делитесь событиями, обновлениями или информационными бюллетенями с людьми за пределами вашей компании.

 

Для получения дополнительной информации о том, как использовать CC, BCC, в чем разница между ними и другими функциями электронной почты, вы найдете все необходимое в нашем разделе ресурсов. В качестве альтернативы, чтобы узнать последние новости о почтовом приложении Spike и получить множество полезных советов и рекомендаций по всем вопросам, от продуктивности до внимательности, загляните сегодня в блог Spike.

Часто задаваемые вопросы CC

Что означает копия в электронной почте?

CC, в его полной форме, расшифровывается как Carbon Copy, функция, которая позволяет отправлять одно электронное письмо нескольким контактам. Его часто используют, чтобы держать коллег и клиентов в курсе, особенно когда вы хотите поделиться информацией, но вам не обязательно нужен ответ.

Как использовать копию в электронном письме?

Использовать функцию CC очень просто. Обычно вы найдете поле «Копия» либо ниже, либо рядом с полем «Кому» всякий раз, когда вы составляете новое электронное письмо. Просто добавьте адреса электронной почты в поле и нажмите «Отправить», когда закончите письмо.

Для чего используется копия в электронной почте?

CC используется, когда вы хотите отправить сообщение нескольким контактам. Он обычно используется для обмена информацией с другими контактами, как правило, когда вам не требуется прямой ответ от людей, которые получают электронное письмо.

Могу ли я ответить на электронное письмо с копией?

Вы можете ответить на электронное письмо с копией точно так же, как и на обычное электронное письмо, однако следует помнить несколько вещей. Если вы хотите ответить только первоначальному отправителю, вам следует нажать стандартную кнопку «ответить». Если вы хотите ответить всем в списке, то вам следует нажать кнопку «ответить всем». Кроме того, этикет электронной почты CC предполагает, что вы, как правило, не отвечаете на электронные письма CC, поэтому дважды проверьте, прежде чем делать это.

No related posts.