5 самых популярных форматов деловых писем
Хотите продемонстрировать свой профессионализм потенциальному деловому партнеру? Использование подходящего формата делового письма при общении создает положительное впечатление. Представьте себе сколько электронных писем приходит получателю ежедневно. Конечно, большинство из них отполированы и не содержат опечаток и грамматических ошибок.
Независимо от того как вы отправляете письмо (офлайн или онлайн) важно понять, как его подготовить в соответствии с требуемым форматом. Но как подобрать подходящий? Мы создали список наиболее популярных видов форматов деловых писем, которые помогут сделать переписку эффективной.
Что такое формат делового письма?
Типичный формат деловых писем – тип письменного общения, основанного на формальном языке и используемого при переписке одной компании с другой, или для уведомления компаниями своих клиентов, потенциальных партнеров, либо же третьих лиц. Кроме этого, сотрудники и работодатели также используют формат делового письма для подчеркнуто профессионального общения.
Исторически деловая переписка отправлялась «обычной почтой», но появление новых технологий сильно изменило каналы коммуникации. На сегодняшний день существует множество различных форматов деловых писем и каждый из них имеет конкретную цель.
Когда дело доходит до деловой переписки — то формат имеет решающее значение и должен быть выбран в соответствии с типом письма, которое вы желаете отправить. Деловые и электронные письма должны быть написаны, отформатированы, проверены и структурированы в соответствии с правилами формального письма. Более того, при каждом стандартном формате деловых писем к получателю следует обращаться по имени, естественно, если оно известно. Не забудьте поприветствовать получателя, попрощаться и предоставить такую контактную информацию как имя, должность, адрес и номер телефона.
Давайте более детально рассмотрим самые популярные форматы деловых писем, включая сопроводительное письмо, деловую электронную переписку, прощальные послания и письмо-подтверждение о приеме на работу.
Традиционные деловые письма
Хотя современные технологии почти заменили переписку на бумаге, традиционные деловые письма все еще активно используются в деловом мире. Деловые письма, отправленные почтой или курьером, по-прежнему являются популярным способом связи с партнерами и клиентами.
Большинство официальных писем печатается. На сегодняшний день с трудом можно встретить рукописное деловое письмо. Для составления печатного письма используйте 12-й размер шрифта и однострочный интервал. Не забудьте выставить отступ в 1-1,5 дюйма от краев для всех страниц.
Хорошо составленное деловое письмо должно включать:
- Контактную информацию отправителя (ваши ФИО, адрес, номер телефона, адрес электронной почты)
- Дату
- Контактную информацию получателя письма (ФИО, должность, компания, адрес компании)
- Приветствие
- Основную часть (2-3 параграфа)
- Заключение
- Ваши ФИО печатными буквами
- Вашу подпись (если письмо в бумажном виде).
Основная часть письма должна фокусироваться на главной цели письма. Придерживайтесь кратких предложений, чтобы не дезориентировать получателя. В первом параграфе представьтесь указав официальную должность в компании. Используйте второй и третий параграфы для пояснения причин отправки письма, основных целей и что вы действительно хотите от получателя. Завершите свое сообщение фразами, выражающими признательность. Например: «thank you for your time» или «thank you for your help».
При составлении делового письма отформатируйте его надлежащим образом. Выберите удобный для чтения шрифт (например, Arial, Times New Roman или Calibri) и оставляйте пространство между параграфами. Подпишитесь в конце сделав четыре отступа.
Электронное деловое письмо
При подготовке электронного письма делового содержания важно отформатировать его как стандартное деловое письмо с пространством между параграфами. Но даже если ваши письма правильно отформатированы, не содержат опечаток и грамматических ошибок – это еще не все.
Так как именно привлечь внимание получателя и не затеряться среди множества других электронных писем? В этом вам поможет привлекающий внимание заголовок темы. Уделите этому моменту особое внимание, поскольку, скорее всего, у вас будет всего один шанс, чтобы вас заметили. Уточните причину отправки письма, используйте короткий, конкретный и персонализированный заголовок.
Если вы хотите составить эффективное деловое письмо – то отформатируйте его и сделайте как можно короче. На самом деле, большинство людей не читают письма далее первого параграфа, поэтому выражайте основную идею в начале.
Обратите внимание, что ваша подпись в электронном деловом письме будет отличаться от подписи письма в бумажном виде. Вместо предоставления контактной информации в заголовке письма, лучше указать полное имя, должность, адрес и номер телефона в подписи и разместить ее в конце письма. Также вы можете добавить ссылку на свой интернет-сайт или профиль на LinkedIn.
Отправка электронных деловых писем также часто связана с прикреплением файлов.
Дважды проверьте прикреплены ли все необходимые документы, указанные в письме, прежде чем отправить его.
Сопроводительное письмо
Данный формат делового письма используется при подаче заявления на работу, для создания положительного первого впечатления. Чтобы создать эффективное сопроводительное письмо следуйте требованиям работодателя о подаче заявления на должность. Компания может попросить прикрепить сопроводительное письмо кандидата или включить его в текст письма.
Сопроводительное письмо не должно копировать резюме. Его основная цель – добавить персональный подход к заявлению, кратко представляя фактическое резюме. Укажите, что именно вы можете предложить потенциальному работодателю, опишите наиболее важные навыки и поясните причины, по которым вы заинтересованы в работе в данной компании.
Убедитесь, что ваше сопроводительное письмо соответствует должности, на которую вы претендуете. Помните, что персонализированное письмо занимает больше времени, чем просто изменение названия компании.
Не забудьте добавить благодарность за рассмотрение вас на претендуемую должность.
Письмо-подтверждение о приеме на работу
После принятия на работу отличная идея отправить письмо-подтверждение. Используя данный формат делового письма, вы можете принять предложение о работе и уточнить все необходимые детали.
В первом параграфе письма выразите свою благодарность и укажите, что вы получили предложение о работе. Во втором параграфе обсудите условия занятости – зарплату, рабочие часы и другие важные моменты. В последнем параграфе подтвердите дату начала работы и укажите, что с нетерпением ожидаете начала сотрудничества.
Прощальное послание
Создать прощальное послание покидая работу – всегда отличная идея. Особенно, если вы хотите оставаться на связи с коллегами. Такой формат делового письма – отличный вариант оставить свои контактные данные для будущего общения.
Для максимальной персонализации прощального послания отправьте его по электронной почте или на LinkedIn, а не групповым сообщением.
Даже если вы не совсем удовлетворены компанией, которую покидаете, всегда лучше вежливо поделиться своей благодарностью. Не забывайте отправить запрос, чтобы оставаться на связи. Если вы хорошо знакомы с коллегами, то вы также можете отправить неофициальное сообщение с описанием своих планов на будущее.
В заключение
В деловом мире вам обязательно придется регулярно составлять деловые письма. Существует множество различных форматов и каждый из них имеет определенную цель. От подачи заявления на потенциальную должность до прощальных посланий – существует множество ситуаций, требующих надлежаще отформатированного письма. Использование надлежащего типа делового письма – важный шаг к созданию профессиональной корреспонденции и произведению положительного впечатления.
Если вы хотите узнать, как правильно составлять, форматировать и редактировать деловые письма – следуйте простым шагам, описанным в статье. Также вы можете проанализировать некоторые примеры писем в Интернете, чтобы узнать еще больше полезных советов касаемо деловых писем.
О правилах деловой переписки
Уважаемые студенты!
Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил.
О правилах деловой переписки
Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма. Тема письма должна четко отражать суть обращения.
Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару.
Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21.
Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем. Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе.
Письмо должно:
- В начале содержать приветствие и обращение. Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета.
- Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу.
- Содержание письма должно быть лаконичным.
- В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл).
- Придерживайтесь корректного, делового тона.
- Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным. Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.
- Четко формулируйте вопросы.
- Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО».
- Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы.
- В письме обязательно указывается дата.
- Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.
Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета.
Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.Выкладываем готовые задания в ЭИОС
Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки.
Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к семинару 1».
Папка называется датой «16.04».
Требования к оформлению: помните о необходимости использовать принятый шрифт, интервал, отступ в абзаце, выравнивание по ширине для текста (не считая заголовков).
Cyrillic Text Generator — Google Suce
AllebilderershoppingVideOsmapsNewsbücher
Sucoptionen
Фальшивый российский генератор
JKirchartz.com ›Demos› FAKE_RUSSIAN_GENERATORTATOR
Make Of Srushian of Russ of Russ of Russian of Ressian of Russian of Russian of Ressian of Russian. ЯԐ-ГЭЙЕЯАТЭ. ВЫВОД:
Генератор русского текста — Fancy TextCloud
fancytextcloud.com › русский
С помощью генератора русского текста вы можете преобразовывать буквы в текстах в русский алфавит и создавать причудливый и классный текст и шрифты.
Скопировать и вставить.
Русская клавиатура онлайн • Кириллица • LEXILOGOS
www.lexilogos.com › клавиатура › русская
Онлайн клавиатура для набора текста кириллическими символами русского алфавита.
Ähnliche Fragen
Как набирать кириллицу?
Как пишется д?
Какие 33 русские буквы?
Русский — это то же самое, что и кириллица?
Русское преобразование: Кириллица <> Латинский алфавит • LEXILOGOS
www.lexilogos.com › клавиатура › russian_conversion
Онлайн-конвертер для преобразования русского текста: кириллица-латиница. … Система iso 9 (1995) транскрибирует каждый русский символ одной латиницей …
ПСЕВДОРУССКИЙ ГЕНЕРАТОР /// ПСЭЦДФ ЯЦССИДИ …
www.pseudorussian.kesto.de
Generate Faux- Кириллические тексты.
Генератор кириллических шрифтов | Эксклюзивные БЕСПЛАТНЫЕ шрифты — FontGet
www.fontget.com › откройте для себя › кириллица
FontGet предлагает самый большой выбор кириллических шрифтов и лучший кириллический генератор на рынке.
Мы предлагаем быстрые серверы, чтобы вы могли скачать кириллические шрифты …
Генератор русских шрифтов | Эксклюзивные БЕСПЛАТНЫЕ шрифты — FontGet
www.fontget.com › откройте для себя › русский
FontGet предлагает самый большой выбор русских шрифтов и лучший генератор русского языка на рынке. Мы предлагаем быстрые серверы, чтобы вы могли скачать русские шрифты …
Русский — Профессиональный генератор lorem ipsum для типографов
генератор.lorem-ipsum.info › _russian
Lorem Ipsum: Качественный типографский наполнитель текста для вебмастеров. Макет на этом сайте сделан из словаря из 500 слов из оригинала Цицерона …
Русский, кириллический и советский шрифты | Генератор шрифтов и текста
www.font-generator.com › русский
Мы представляем наши буквы и шрифты, вдохновленные Россией, ее историей и алфавитом. Наслаждайся ими! Готов персонализировать и поделиться в Facebook и Twitter.
генератор кириллических шрифтов, бесплатное преобразование текста онлайн, без водяных знаков .
..
www.fonttopng.com › font-generator › cyrillic-fonts
генератор кириллических шрифтов, бесплатное преобразование текста онлайн, без водяных знаков, работает для обоих Windows и Mac.
Ähnlichesuchanfragen
Генератор русских шрифтов копировать и вставить
Кириллические буквы
Поддельный русский генератор
Кириллическая клавиатура
Случайный русский текст
Русский курсивный шрифт
Русский алфавит на английский
Искусственный русский шрифт
Россия рекомендует инвесторам конвертировать валютные облигации на фоне замораживания активов
МОСКВА, 31 янв (Рейтер) — ЦБ России во вторник рекомендовал розничным инвесторам конвертировать валютные еврооблигации в местные «замещающие облигации», поскольку 5,7 триллиона рублей (81 миллиард долларов) активов инвесторов остаются замороженными из-за западных санкций.
С тех пор, как в феврале прошлого года Россия начала так называемую «специальную военную операцию» на Украине, иностранные платежные компании заблокировали операции в рублях из-за санкций, из-за чего российским компаниям стало труднее платить держателям их еврооблигаций.
В ответ президент Владимир Путин в июле прошлого года подписал указ, разрешающий российским компаниям выпускать «замещающие облигации», которые номинированы в иностранной валюте, например еврооблигации, но погашаются в рублях.
Несколько крупных российских компаний, в том числе государственный газовый гигант «Газпром» (GAZP.MM) и нефтяная компания «Лукойл» (LKOH.MM), таким образом заменили свои еврооблигации.
«На практике мы наблюдаем увеличение количества компаний, которые приняли решение о выпуске замещающих облигаций», — сказала Ольга Шишлянникова, возглавляющая управление финансовых посредников ЦБ.
Latest Updates
TechnologycategoryПроизводитель чипов SK Hynix сообщает о рекордных убытках за четвертый квартал по мере ослабления спроса, статья с изображением
На данный момент инвесторы, владеющие еврооблигациями, выпущенными российскими компаниями, заблокированы для получения выплат.
