Лучше один раз увидеть!», Дмитрий Лазарев – Литрес
От автора
В этой книге последовательно разбираются методы и навыки, которые помогли многим руководителям и профессионалам. Эта книга о том, что я узнал в течение последних двенадцати лет о презентациях и о навыках убеждения и влияния.
«Презентация: Лучше один раз увидеть!» посвящена развитию навыков, необходимых для презентации себя и своих идей для разных типов аудиторий с учетом вашей специфики.
Цель книги – поделиться подходами, которые помогут вам развить свой стиль презентации.
Предисловие
Иногда мне говорят: «Я каждую неделю делаю презентации, я знаю про них всё! Зачем мне учиться?» Что на это ответить? Прежде всего, само по себе многократное повторение не гарантирует развития. Может быть, вы просто закрепляете плохие привычки? Эту книгу следует читать тем, кому часто приходится делать презентации. Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из следующих вопросов, вы сможете извлечь ценные уроки из этой книги.
• Вам нередко приходится доносить важную, но сухую информацию?
• У вас отличные идеи, но не хватает навыков «упаковки» ваших презентаций?
• Вы получили повышение, и теперь вам приходится делать то, чего раньше не приходилось, – часто выступать с презентациями?
• Вам необходимо заинтересовывать аудиторию собой, своими идеями, продуктами, услугами или компанией?
Большинство людей абсолютно не уделяют внимания тренировке навыков.
На тренингах я прошу ответить участников на следующие два вопроса:
1. Сколько процентов рабочего времени у вас уходит на коммуникацию вообще (включая телефонное общение, презентации, переговоры, встречи)?
2. Сколько процентов рабочего времени вы тренируете свои коммуникативные навыки?
Обычно получаются следующие ответы: на первый вопрос 50–80 %, на второй 0–5%.
Это говорит о том, насколько важна коммуникация и как мало инвестируется времени в развитие ее навыков.
Некоторые считают, что навык презентации – необязательный навык.
Но в бизнесе неумение проводить презентации – потенциальный источник неприятностей.
Сегодня одна из самых популярных идей в бизнесе – «дифференциация». Что отличает вас и делает более привлекательными для потенциальных клиентов или работодателей? Один из способов личной «дифференциации» – убедительные презентации.
Чтение книг не превратит вас в одночасье в гуру презентаций. Хорошая новость – навыки презентации не дар высших сил, не врожденный талант. Их можно развивать и совершенствовать.
Пользуйтесь книгой перед важными презентациями в качестве руководства к действию. Подчеркивайте и помечайте важные для вас моменты.
Постепенно, в удобном для себя темпе вы можете начать встраивать эти идеи в свои презентации.
Благодарности
Особая благодарность Евгению Плиссу за бесценные советы по дизайну, обратную связь и постоянный коучинг в области дизайна.
Я благодарю тех, кто прочитал первую и вторую версии книги и поделился своими идеями: Юлию Вочканову, Евгения Масловского, Максима Журило, Людмилу, Марию и Андрея Черняковых, Александра Кириллова.
Благодарю Алексея Каптерева, Алексея Леонтьева, Алексея Крылова, Ивана Курдюмова, Антона Кондрашова, Александра Табакова, Константина Федотова за то, что делились своими идеями.
Отдельная благодарность Яне Клочковой за отличные иллюстрации.
Благодарю Дмитрия Заборню за содействие в подготовке материала.
Дмитрий Лазарев
Москва, октябрь 2008 года
Когда нужна презентация
В каком случае без презентации не обойтись? Существует большой соблазн воспринимать презентацию как нечто искусственное. До определенного момента в России не делали презентаций. То есть делали, но они носили скорее ритуальный характер. Кого-то в чем-то убеждать необходимости не было. Эта «ритуальность» сохранилась до сих пор: мы делаем вид, что презентуем, они делают вид, что слушают. Поэтому презентующий может попасть в ловушку, чувствуя себя отстраненным от презентации: «Так принято… ну это просто такой корпоративный обычай».
Выступающий начинает воспринимать презентацию как абстрактное событие, которое происходит само по себе, но с его участием.
Первым делом здесь страдают цель и смысл презентации. Участники чувствуют отстраненное отношение и отвечают тем же. В итоге нужно прикладывать дополнительные усилия, чтобы вовлечь их и получить результаты. Не все презентации одинаково важны. Иногда можно обойтись без презентации.
Недавно мне позвонил друг, который работает в крупной финансовой компании. И между делом пожаловался, что у них на работе было четырехчасовое совещание управляющих филиалов. И по прихоти руководства в течение 4 часов 23 руководителя выслушивали презентации друг друга. Прямо сеанс групповой психотерапии! Хотя, по словам друга, это совещание не имело практического смысла, и все действительно важные вопросы можно было решить по электронной почте. В результате – бесцельно потрачено 92 часа высокооплачиваемого времени.
В этой книге мы будем рассматривать только те презентации, которые играют решающую роль. От которых что-то зависит.
1) добавить эмоции:
• эмоционально окрасить тему;
• эмоционально прояснить личное отношение выступающего к теме;
• эмоционально оценить сообщение;
2) научить, объяснить или прояснить, дать обратную связь, скорректировать понимание участников.
Если для достижения цели не требуется живое, эмоциональное общение или обратная связь от аудитории, используйте электронные документы, аудио– и видеозапись.
Презентация – не самоцель. Если вы не собираетесь получить и дать обратную связь, эмоционально зацепить, зажечь, зарядить энергией и личным отношением аудиторию, лучше не делать ее совсем.
В некоторых компаниях существует установка: «каждый сотрудник должен уметь сделать презентацию по корпоративным слайдам». НО! Если кто угодно может провести презентацию – никто не должен ее делать. Если вы хотите лишь «выступить не хуже других» – такие выступающие никому не нужны и не интересны. Не морочьте людям головы и заслуженно отдыхайте.
Поэтому, прежде чем делать презентацию, задайте себе два вопроса:
• можно ли вообще обойтись без презентации?
• что случится, если я не сделаю презентацию?
Часть I
СМЕРТЬ ЧЕРЕЗ POWERPOINT
PowerPoint-презентации слишком часто напоминают школьные игры – слишком громко, слишком медленно и слишком просто.
Еще десять лет назад слайдовые презентации в России не были так распространены. Сегодня их становится все больше. И нам нужно смотреть вперед или хотя бы туда, где с этим уже познакомились и используют. У нас пока нет стандартов применения слайдовых презентаций. Но у нас есть преимущество – мы можем избежать типичных ошибок, беря только лучшее. Нет исторически сложившихся стереотипов, поэтому можно использовать только продуктивные подходы. Западные подходы интересны – они появились раньше, достигли определенной степени зрелости, и к тому же они уже исследованы.
Сейчас слайдовые презентации везде: в бизнесе, в госструктурах и учебных заведениях. Несколько сотен миллионов копий PowerPoint делают миллиарды слайдов каждый год.
Слайдовая презентация постепенно становится языком бизнеса: несколько слайдов, 6 строчек текста, по 6 слов в каждой.
Редкое российское корпоративное мероприятие проходит без PowerPoint-презентации. Прийти на совещание без слайдов – все равно что прийти босиком. Слайдовые презентации проникают даже в нашу личную жизнь:
В 2005 году менеджер Рон Батлер покончил жизнь самоубийством. В качестве прощальной записки он оставил 46-слайдовую презентацию в PowerPoint.
На одном интернет-форуме участник написал, что поймал себя на том, что мысленно создает слайды, которые ему бы понадобились, чтобы объяснить своей жене, почему они не могут позволить себе в этом году отпуск.
Стандартизация презентаций экономит много времени и сил. В программе по подготовке презентаций есть масса вещей, о которых не приходится думать самим. За нас уже много чего продумали. Нам не нужно думать о порядке слайдов, есть сортировщик. Не нужно думать над цветом – есть шаблоны. Не нужно искать картинки – есть встроенный клипарт. Не нужно думать над структурой текста – есть буллиты. В шаблонах есть позитивное свойство – они экономят время и силы.
Однако удобство для презентующего оборачивается наказанием для аудитории. Вспомогательное средство визуализации – слайдовая презентация – вдруг превратилась в центральный элемент выступления. Программы облегчают нам жизнь и экономят наше время. Однако есть и обратная сторона. Используя из раза в раз шаблоны, можно потерять внимание аудитории. Кому интересно постоянно слушать одно и то же?
Глава 1. POWERPOINT – ЗЛО?
Часто слышу аналогию: «Компьютерные программы – это такой же простой инструмент, как молоток или дрель». Сам по себе инструмент не может быть плох или хорош, все зависит от того, в чьих руках он оказался: «Кухонным ножом можно резать хлеб, а можно людей».
Но если опасность кухонного ножа очевидна каждому, то негативные последствия использования программ не всегда осознаваемы. Да, PowerPoint помогает выполнить задание, но при этом навязывает определенные рамки: как организовать информацию, сколько информации представить аудитории.
Существуют конкретные негативные последствия использования PowerPoint.
Слайды могут одновременно обеднять и содержание, и аудиторию. Вот лишь некоторые негативные последствия.
1. Подготовив презентацию в виде слайдов, презентующий больше о ней не думает.
Однажды мне нужно было купить сложное телекоммуникационное оборудование в офис. И я решил устроить тендер. Помощница обзвонила компании– поставщики и пригласила всех продавцов на один день с интервалом в 1 час. Каждый приехал со своим ноутбуком, заряженным обоймой слайдов. Каждый (!) продавец попытался презентовать всю (!) линейку продукции своей компании, показав от 20 до 60 слайдов. И только один из них додумался поинтересоваться, что именно мне нужно, и превратил презентацию в диалог. Как вы думаете, у кого я купил оборудование?
2. Слайдовые презентации используют как субтитры, отсутствующим голосом читая списки, проецируемые на гигантские экраны:
• каждое
• слово
• на
• каждом
• слайде.
3. Когда информация растянута по времени, трудно понять и оценить взаимосвязи.
Эдвард Тафти, профессор Йельского университета подсчитал, что в бизнес– контексте один PowerPoint-слайд, как правило, показывает 40 слов, что составляет около 8 секунд суммарной тишины при чтении материала. Мало информации на слайде – нужно много слайдов. Аудитория вынуждена терпеть непрестанную череду слайдов.
4. PowerPoint разъединяет презентующего и аудиторию. Вместо того чтобы стать главным действующим лицом выступления, человек превращается в обслуживающий компьютер и проектор персонал: «Следующий слайд, пожалуйста…»
На одной конференции выступающему не удалось настроить проектор – вся аудитория обрадовалась! Они хотели услышать его живой голос. Они хотели, чтобы он просто «поговорил» с ними, а не читал с экрана.
5. Первоначальная цель PowerPoint – облегчить подготовку визуальных средств. А ведь это сплошное творчество! Кто откажет себе в удовольствии почувствовать себя художником? И все же презентующие должны фокусироваться на вещах более важных, чем выбор шрифта.
Как сказал председатель совета директоров одной крупной компании: «Миллионы руководителей сидят по всему миру и гадают, какой шрифт выбрать: Arial? Times New Roman? 24-й? 18-й? Складывается ситуация, когда высокооплачиваемые руководители сидят и часами форматируют слайды. Иногда этим действительно интересней заниматься, чем думать о том, что ты собственно собираешься сказать аудитории».
6. Шаблоны компьютерных программ убивают творческое начало. Шаблонные презентации – потеря индивидуальности. Одна из основных причин для проведения именно «живой» презентации – в эмоциях. Эмоции уникальны. Шаблоны скучны и предсказуемы.
Что вы чувствуете, получив шаблонное письмо, разосланное по списку? Без указания вашего имени, с обращением «Доброго времени суток», составленное бездушной машиной? С одинаковыми иллюстрациями? С одинаковой структурой? Н-и-ч-е-г-о! Мало кому нравится быть подстриженным под одну гребенку. Нам нравится, когда к нам относятся по-человечески.
Кстати, в середине 1990-х функция АвтоСодержание изначально появилась в качестве шутки. Некоторые из начинающих пользователей жаловались, что чувствуют себя некомфортно, когда видят перед собой пустую страницу, что им трудно начать работать. И тогда прозвучала идея – нужен автоматический наполнитель содержимого в презентацию! Нажал на кнопку и – готово. Идея сумасшедшая, по сути – шутка. Но Microsoft реализовал эту идею, даже сохранив первоначальное название.
Мои отношения с PowerPoint развивались поэтапно. Первый – счастливое неведение. Я был убежден, что любую идею можно представить, да хоть с помощью… картошки, как это делал Чапаев в одноименном фильме.
Второй этап наступил, когда увеличилось количество проводимых тренингов, и я начал использовать проектор и слайдовые презентации. Мне очень нравилось, что не нужно каждый раз рисовать от руки одни и те же схемы. Что можно разместить рисунок на слайде и сэкономить драгоценное время.
На третьем этапе я начал изучать «правила» создания презентации: сколько должно быть слайдов, сколько слов должно быть на каждом из них и так далее.
Дальше начало приходить понимание того, что такое хорошая презентация. Я обнаружил, что PowerPoint редактирует наши идеи. Иногда я ловил себя на мысли, что размышляю над тем, как ту или иную тему лучше представить в PowerPoint, вместо того чтобы думать о том, какие вообще у меня есть способы донести информацию. Сейчас я отношусь к слайдовым презентациям как к одному из множества инструментов донести идеи до аудитории.
Недавно я посмотрел запись одной презентации Джил Тейлор. Выступление было посвящено, в частности, строению человеческого мозга. Вместо набивших оскомину слайдов из медицинской энциклопедии на сцену был вынесен… настоящий человеческий мозг. Таких сильных, смешанных чувств в аудитории невозможно добиться ни одной фотографией, ни одним слайдом или видеофрагментом!
Рискую повториться, но опасность использования PowerPoint не в программе, как таковой, и не в слайдах.
Опасность возникает тогда, когда вместо слайдов мы начинаем делать слайдоменты.
Глава 2. СЛАЙД ≠ ДОКУМЕНТ
– Что будет, если скрестить ужа с ежом?
– Полтора метра колючей проволоки.
Слайдомент рождается из желания сэкономить время и в попытке скрестить документ со слайдом. Впервые термин «слайдомент» применил Гарр Рейнолдс в своем блоге, посвященном презентациям (http://presentationzen.com). Презентующие оказываются перед выбором: создать слайды, поддерживающие живое выступление, или создать слайды, похожие на документ, чтобы использовать в качестве раздаточных материалов до, во время и после презентации. Используя слайды одновременно как визуализацию и как самостоятельные раздаточные материалы, мы получаем одновременно плохую визуализацию и плохой документ.
Например, в бизнесе распространена просьба выслать файл со слайдами до начала презентации. Те, кто просит прислать презентацию по электронной почте, предполагают, что слайды презентации одинаково хороши и для визуальной поддержки нашей презентации, и для представления достоверной документации по ее содержанию.
Слайды презентации скорее похожи на нотную запись, которую нужно озвучить. Отправлять их по электронной почте – все равно что делать выводы о том, насколько хорошо будет звучать музыкальное произведение, по присланным по почте нотам.
PowerPoint предназначен визуализировать информацию, чтобы помочь нам рассказать нашу историю, доказать нашу точку зрения, вовлечь аудиторию. PowerPoint не предназначен для создания письменных документов. Для работы с текстом существуют другие программы (например, Word).
Слайдомент – печатный документ, перенесенный на слайд, проецируемый на экран. То, что должно быть представлено на бумаге, демонстрируется ненадлежащим образом. Почему? Эти псевдодокументы совершенно нечитабельны. Многие презентующие злоупотребляют слайдами, превращая их в слайдоменты – проецируют изображения на стену и читают, читают, читают. Аудитория теряет возможность рассмотреть информацию из-за низкой разрешающей способности проекторов (если только мы не подготовили заранее печатные копии для всей аудитории).
Есть русская поговорка для подобных ситуаций: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».
3D визуализация и анимация от ICEBERG MEDIA
Главная > Статьи
Поделиться
PREZI
Большую популярность в последнее время приобрел облачный сервис для презентации Prezi, который представляет собой альтернативу классическому PowerPoint. Официально программа Prezi была создана в 2009 году соучредителями Адамом Сомлай-Фишер, Питер Халакси и Питер Арвай. Адамом Сомлай-Фишер первым придумал использовать в презентации Zoom-эффект, перемещение объектов в 2,5D и 3D пространстве. Изначально программа была платная, пользователи платили за конфиденциальность своих презентаций, сейчас, как и у большинства программ, базовая версия бесплатная, более расширенный вариант предоставляется на коммерческой основе. Принцип работы Prezi в том, что вместо слайдов используются поля, на которые размещается нужная информация, это могут быть тексты, картинки или видео.
Таким образом создается презентация, в которой все объекты можно крутить, перемещать и приближать. Добавленные возможности делают презентацию Prezi более живой и эффектной.
Компания постоянно работает над улучшением функций и наполнением, сейчас можно загружать в презентацию фотографии из Google или готовые слайды из PowerPoint. В базу программы входит внушительная база элегантных рисунков, символов, диаграмм и прочих элементов, которые делают возможным создание инфографики без специальной подготовки.
В качестве недостатка можно отметить, что пока интерфейс программы только на английском языке и работать можно только онлайн.
POWTOON
Еще одна программа — PowToon– облачный сервис для создания анимированных презентаций и видео. Сервис был разработан в 2012 году. Сейчас программа работает, как и Prezi, по принципу «фримиума», в свободном доступе базовая версия, все дополнительные возможности платные. Данная программа проста в использовании, и прекрасно подходит для рассказа о новом продукте, создания презентационного ролика или главной страницы сайта.
Программа предусматривает несколько вариантов анимации текста на слайдах: последовательное появление букв, рукописный текст, а также простые варианты анимирования текста, используемые в привычном PowerPoint. Так же в PowToon представлена обширная библиотека анимации: модели разных человечков в векторной графике и множество элементов инфографики. Готовое видео можно загрузить на YouTube или сохранить в удобном формате МР4. Данный сервис прекрасно подойдет для владельцев стартапа и маркетологов.
SLIDEROCKET
SlideRocket — это еще одна популярная онлайн-платформа для создания презентаций, которая, как и PowerPoint, основана на системе слайдов. Набор рабочих инструментов в SlideRocket удобнее, ярче и значительно шире привычного PowerPoint. Но и стоимость у этой программы не маленькая, полный профессиональный пакет стоит 360$ в год. Бесплатно пользоваться программой можно лишь ограниченное время, да и возможности в урезанной версии не так широки.
Платная версия позволяет использовать различные интересные и удобные функции, например, совместная работа над презентацией, флеш-анимация и интеграция с Flickr и YouTube.
SlideRocket значительно превосходит сегодняшние системы облегчённых офисных веб-инструментов. Компания среди первых создала онлайн-приложение, производительность которого не только соответствует функциям настольных программ, как PowerPoint и Keynote, но и превосходит эти инструменты. Здесь предусмотрена сильная защита и расширенный формат работы в команде.
KEYNOTE
Keynote — это один из самых мощных, но при этом простой инструмент для создания презентаций. Keynote — недорогое приложение, всего за 9,99$ вы сможете создавать презентации на Mac, iPad и iPhone. Принцип работы Keynote такой же как и у Microsoft PowerPoint – выбор слайдов, тем, изображений, текстов. Можно добавлять таблицы и диаграммы, записывать свой голос поверх презентации или брать музыку из библиотеки iTunes.
Если у вас сразу несколько продуктов Apple, при работе с Keynote все действия отражаются на всех устройствах. Воспроизведение презентации плавное не зависимо от объема информации и подгруженных файлов. Так же эта программа позволяет работать одновременно с разных устройств. Однозначно плюсом Keynote можно назвать возможность отправлять ссылки на презентацию нужным адресатам и избавить себя от лишних хлопот с копиями. Презентацию можно экспортировать в графический файл или видеоролик, и вы легко можете выложить презентацию на YouTube.
PIKTOCHART
Piktochar — еще одно web-приложение, разработанное малазийскими стартаперами. Piktochart позволяет создавать презентации с активным использованием инфографики, при этом этот сервис позволяет вставлять диаграммы, вбивая данные через таблицы CSV (exel). Приложение радует разноцветными графиками, иллюстрациями, картами, здесь нет тех скучных слайдов PowerPoint. В последнее время в приложение добавлена анимация.
Благодаря шаблонам интерфейс очень удобен и интуитивно понятен, работа в программе максимально автоматизирована. Как и у многих других программ базовая версия бесплатная, за профессиональную версию придется заплатить 99$.Узнайте стоимость вашего проекта
Использование режима докладчика в PowerPoint
Настоящее слайд-шоу
обучение PowerPoint
Настоящее слайд-шоу
Настоящее слайд-шоу
Использовать режим докладчика- Использовать режим докладчика
видео - Добавить заметки спикера
видео - Практика и время вашей презентации
видео - Записать презентацию
видео - Распечатать презентацию
видео
Следующий: Анимация, аудио и видео
Попробуйте!
PowerPoint Presenter View показывает текущий слайд, следующий слайд и заметки докладчика, чтобы помочь вам сосредоточиться во время презентации и связаться с аудиторией.
Выберите Слайд-шоу вкладка.
Установите флажок Использовать вид докладчика .
Выберите монитор для отображения Presenter View .
Выберите С начала или нажмите F5.
В Режим докладчика можно:
Просмотр текущего слайда, следующего слайда и заметок докладчика.
Выберите стрелки рядом с номером слайда для перехода между слайдами.
Нажмите кнопку паузы или кнопку сброса, чтобы приостановить или сбросить таймер слайда в левом верхнем углу.
Просматривайте текущее время, чтобы ускорить презентацию.
Выберите значки шрифта, чтобы сделать заметки докладчика больше или меньше.
Выберите значок ручки для комментариев, чтобы рисовать на экране в режиме реального времени, или выберите лазерную указку.
Выберите значок эскиза, чтобы просмотреть все слайды презентации и быстро перейти к другому слайду.
Выберите значок увеличительного стекла, чтобы увеличить определенную часть слайда.
Значок экрана позволяет временно сделать экран черным, чтобы привлечь внимание к себе.
Выберите КОНЕЦ СЛАЙД-ШОУ , когда закончите презентацию.
Хотите еще?
Начните презентацию и просматривайте свои заметки в режиме докладчика.
Представление докладчика в PowerPoint | CustomGuide
Режим докладчикапозволяет запускать презентацию с одного монитора (например, на трибуне), пока ваша аудитория просматривает ее на другом. Вот некоторые преимущества проведения презентации в режиме докладчика:
- Вы можете использовать миниатюры для выбора слайдов вне последовательности и создания индивидуальной презентации для вашей аудитории.
- Предварительный текст показывает, что ваш следующий щелчок добавит на экран, например новый слайд или следующий маркер в списке.
- Заметки докладчика отображаются крупным и четким шрифтом, поэтому их можно использовать в качестве сценария презентации.
- Вы можете временно затемнить экран во время презентации, а затем возобновить ее с того места, на котором остановились. Это может пригодиться во время перерывов или периодов вопросов и ответов.
Запустить вид докладчика
- Нажмите кнопку Опции .
- Выберите Показать вид докладчика .
Представление Presenter заполняет весь экран. Те же инструменты презентации доступны под слайдом, а также показывают текущее время и миниатюру предстоящего слайда. В нижней части экрана используйте стрелки для перемещения вперед или назад по презентации.
Кнопки управления
В верхней части окна докладчика есть кнопки команд.
- Нажмите кнопку Команда :
- Показать панель задач : Показать или скрыть панель задач Windows.
- Настройки дисплея : При проецировании поменяйте местами, на каком дисплее отображается представление докладчика, или дублируйте слайд-шоу на обоих экранах.
- Завершить показ слайдов : Возврат к обычному виду.
Таймер
Таймер расположен в верхнем левом углу текущего слайда. Он отслеживает, как долго работает представление Presenter.
