Как правильно делать рассылку писем по электронной почте: сервис email-рассылки писем в России

Как начать делать рассылку: советы новичкам

Согласно отчету DMA Insight, 63% компаний считают, что имейл-маркетинг очень важен для них со стратегической точки зрения. И хоть ежедневно каждый из нас получает десятки писем, этот инструмент не теряет своей эффективности. Мы подготовили советы для тех, кто никогда не делал рассылки и не знает, с чего начать. Узнайте, как собрать базу адресов, о чем писать и как повысить эффективность рассылки.

Время чтения: 11 минут

1. Соберите базу
2. Определитесь с целями
3. Выберите сервис
4. Выгрузите базу
5. Напишите первое письмо
6. Планируйте
7. Общайтесь с подписчиками
8. Как правильно сделать рассылку? Анализируйте
9. Чистите базу
10. Резюме

Соберите базу

Для начала определитесь, откуда вы возьмете электронные адреса будущих получателей рассылки. Вариантов может быть несколько. 

1. Контакты клиентов — и бывших, и тех, кто сотрудничает с вами в данный момент.
2. Имейлы тех, кто еще не сделал заказ, но интересуется продуктом. Например, интернет-магазин может собирать адреса, которые клиенты оставляют в обмен на скидку или вводят в форму обратной связи.
3. Данные, собранные во время офлайн-мероприятий: семинаров, конференций, выставок. Предлагайте посетителям оставить имейл в обмен на символический подарок или участие в конкурсе.
4. Покупка базы. Вариант самый быстрый и самый ненадежный — велика вероятность, что адреса из нее могут оказаться «неживыми» или не будут подходить для ваших целей. Реальный пример: компания из сегмента B2B купила базу на 40 000 имейлов и потратила несколько дней на выгрузку в другую систему. В итоге оказалось, что почти все контакты для рассылки не годятся.

Более подробные рекомендации по сбору базы читайте в статье — она касается сбора данных для обзвона или sms-рассылки, но ее советы актуальны и для рассылок.

Определитесь с целями

Решите, что и кому вы хотите сказать. Имейте в виду, что нет ничего скучнее новостей компании в рассылке. Важно писать о том, что может быть интересно вашим получателям. Разберем основные виды рассылок, с которых можно начать.

1. Коммерческая — оповещения об акциях, скидках, специальных предложениях. Особенно хорошо подходит для интернет-магазинов и содержит немного информации. Такие письма легко создавать, и они считаются одними из самых эффективных, но при этом у вас должно быть, что предложить.  
2. Триггерная — письма отправляются после какого-то события. Например, наступил День рождения подписчика, человек положил товар в корзину, но не оплатил спустя три дня, подключил сервис, но не использует его. 
3. Контентные — повышают узнаваемость бренда и лояльность к нему. Сюда могут входить релевантные новости, рецепты, исследования, лайфхаки, связанные с продуктом. Если у компании есть блог, в письма можно включать свежие статьи. Плюс такой рассылки — она не пытается ничего продать, зато предлагает полезное чтиво, что повышает лояльность и доверие. Получатель настолько привыкает к ней, что когда возникает потребность в продукте, он в первую очередь вспоминает о вас. Контентные рассылки подходят для сервисов, B2B или бизнеса, где покупки происходят нечасто.

На создание такой рассылки уходит больше времени, и готовить ее должен человек, который умеет хорошо писать. Но в итоге она может стать визитной карточкой компании и успешно генерировать продажи. На рассылки некоторых брендов или людей подписываются только ради того, как они написаны. Такими письмами делятся и ждут с нетерпением. 

Предлагаем ознакомиться с подборкой самых крутых рассылок

Можно комбинировать несколько видов рассылок. Например, в первой рассказывать о скидках и акциях, а во второй отправлять интересные статьи с блога. Если думаете, что писать не о чем — вы ошибаетесь. Это могут быть обзоры новинок, новости индустрии, советы, рецепты или сравнения разных товаров и брендов. Например, интернет-магазин текстиля может написать, как выбрать постельное белье для зимы и лета, как стирать разные ткани и т. д.

Выберите сервис

Не имеет смысла отправлять письма из обычного почтовика с ограниченным функционалом. Тем более, что если у письма более 500 получателей, Google посчитает его спамом. Лучше использовать специальные сервисы, чтобы сделать рассылку. Они предоставляют бесплатные тарифы до определенного количества адресатов. Выбирая инструмент, руководствуйтесь следующими критериями.

1. Удобный и понятный интерфейс — особенно если рассылкой будет заниматься не профессиональный имейл-маркетолог.
2. Автоматизация — в сервисе должна быть возможность настроить триггерные рассылки, цепочки писем.
3. Углубленная аналитика — вы должны видеть не только процент открытый, но и количество переходов по ссылке, уникальных просмотров. В идеале, должна быть возможность интеграции с другими аналитическими сервисами, например, Google Analytics. Если у вас настроен модуль электронной торговли, то в таком случае, вы сможете увидеть, сколько товаров продано из рассылки, на какую сумму, средний чек и т. д.
4. Шаблоны, которые можно настроить под себя — это поможет сделать вашу рассылку индивидуальной и запоминающейся. Если есть сервис, который во всем подходит, но с шаблонами в нем работать неудобно, это не проблема. Например, Tilda предоставляет множество возможностей по верстке писем, но отправлять в ней не очень удобно. Поэтому для отправки мы берем оттуда HTML-код рассылки и перенесим в GetResponse. Учитывайте, что в некоторых сервисах подобная опция недоступна на бесплатном или стартовом тарифе.
5. Открытое API для связи с сайтом — так, при регистрации на сайте имейл клиента будет сразу попадать в базу. Но помните про GDPR и связанные с ним ограничения. Форма должна содержать надпись «Я согласен получать рассылку». Либо используйте двойную верификацию. В этом случае после попадания имейла в вашу базу адресат дополнительно получает письмо для подтверждения рассылки. Подобное письмо можно дополнительно использовать, чтобы ввести клиента в курс дела и познакомить с продуктом. Например, добавить в него архив предыдущих рассылок или ссылки на лучшие статьи.

Невозможно посоветовать один универсальный сервис. Поэтому выбирайте, исходя из ваших потребностей и бюджета. Предлагаем в помощь глобальный обзор от EmailCat с описанием самых популярных сервисов. Попробуйте несколько из них и выберите самый удобный. Также мы рекомендуем отличный сервис SendPulse.

Выгрузите базу

Обычно база выглядит как таблица из нескольких столбцов: имя, фамилия, имейл. Чтобы корректно загрузить эти данные в сервис для рассылки, нужно убедиться, что эта информация попала в соответствующие столбцы в нем.

Сначала загрузите пару адресов и посмотрите, правильно ли они отображаются в сервисе. Не попало ли имя в столбец с фамилиями и наоборот. Большинство сервисов позволяют импортировать базу одним файлом форматов CSV, TXT, VCF, XLS, XLSX, ODS. Также можно импортировать ее из различных учетных записей:

Напишите первое письмо

Первое письмо — как первое впечатление при знакомстве.  От него напрямую зависит, насколько вы расположите людей и какое мнение о бренде они составят. Лучше всего работают не обезличенные рассылки, а написанные от какого-то человека: маркетолога, руководителя компании, редактора.

ВАЖНО: Согласно требованиям GDPR, вы должны спросить согласие пользователя на получение рассылки. Поэтому если контакт попал в базу без предварительного согласия адресата, лучше задать в первом письме этот вопрос. А всех несогласных из базы удалить.

Чем проще и человечней язык, которым написано письмо — тем больше вероятность, что получатель прочтет его и запомнит. Хорошо, если в рассылки присутствует фото автора, это делает ее более личностной.

Также можно придумать персонажа, который будет общаться с подписчиками от имени бренда. Рисованный человечек или животное сделают рассылку более неформальной и позволят легче усваивать информацию. Удачный пример — лев из рассылки Lingualeo, сервиса для изучения английского языка. Благодаря ему, обучающая рассылка выглядит более легкой и приятной.

Каким должно быть первое письмо:

• представьтесь и расскажите коротко о продукте, компании;
• опишите, что получателю ожидать от рассылки — «Мы будем отправлять вам письма с промо-акциями раз в две недели, в каждом письме будет дополнительный код на скидку»;
• опишите выгоду от рассылки — «С нами вы первыми узнаете о свежих трендах в дизайне интерьера, получите советы по организации ремонта и освещения».

Если до конца не определились, о чем лучше писать, то пришлите в первом письме опросник с вариантами материалов, которые можете предложить. Пусть читатели выберут сами, что им интересно.   

Честно предупреждайте о ваших намерениях, не пишите, что письма будут приходить редко, если планируете их отправлять раз в неделю. Лучше, если незаинтересованные сразу отпишутся, чем будут добавлять ваши письма в спам. Ведь чем больше жалоб, тем больше вероятность, что почтовые системы посчитают вашу рассылку мусором. Не прячьте кнопку отписки — если человек не сможет отказаться от нее, то отправит письмо в спам.

И еще одна хитрость: в рассылке должна быть форма или кнопка подписки на рассылку 🙂 Иногда люди пересылают друг другу самые интересные письма. Поэтому дайте возможность подписаться даже тем, кто получил письмо не от вас, а от кого-то другого.

Планируйте

Выберите время, в которое будете отправлять рассылку. Существуют различные исследования на эту тему, например, есть мнение, что лучше всего это делать во вторник в 10 утра. Но, как показал наш опыт, все зависит от особенностей бизнеса и аудитории. В нашем случае эффективней всего рассылка, которая отправляется по пятницам в 7 часов вечера. Поэтому экспериментируйте и измеряйте результат.

Для интернет-магазинов неплохо работают рассылки в субботу и воскресенье. В нерабочие дни у людей больше свободного времени, поэтому повышаются шансы, что они прочтут ваше письмо. Да и в это время другие компании обычно не отправляют рассылку — и у вас будет возможность «перехватить» потенциального клиента. Дополнительный плюс: многие специально откладывают чтение писем на выходные дни.

Чтобы отправить рассылку в выходной день, не обязательно тратить на это время в субботу или воскресенье. Все сервисы позволяют запланировать ее заранее и указать нужное время отправки.

График, который показывает, в какие дни чаще открывают письма и когда лучше сделать рассылку

Общайтесь с подписчиками

Рассылка — это не односторонний процесс, а общение с потенциальными клиентами. Поэтому обязательно отвечайте на письма читателей. Помогайте, если они задают вопросы, работайте с негативом и никогда не грубите в ответ. Иначе рискуете увидеть скрин своего ответа где-нибудь в соцсетях — и это скажется на репутации бренда.

Убедитесь, что вы не отправляете письма с адреса noreply. В этом случае, подписчики не смогут ответить, а это странно — рассылкой вы вроде бы завязываете общение, но общаться не хотите.

Например, в сервисе GetResponse настраивается два поля.

1. Первое — с какого имейла отправляется рассылка. Название можете дать любое: от «Новости компании N» до «Подборка анекдотов от Василия». Главное, чтобы получатели сразу понимали, от кого письмо. Потому что сложно ориентироваться, если ты подписан на 10-50 рассылок.
2. Второе поле: reply to — т. е. куда будет приходить ответ. Сюда можно привязать любой удобный почтовый ящик. Не обязательно, чтобы в полях «От» и «Reply to» был один и тот же адрес.

Важность общения с подписчиками доказывает пример, который приводился в докладе на iForum. Один человек увлекался книгами и продавал их. В рассылках он отправлял подписчикам тематические подборки. Некоторые читатели писали ответы, что эти подборки плохие или странные. Завязывалась переписка, он советовал, что почитать, и так делал продажи.

Как правильно сделать рассылку? Анализируйте

Следите, какие рассылки заходят лучше или хуже, это поможет выстроить эффективную стратегию. На какие показатели обращать внимание:

• open rate по уникальным получателям — так вы увидите процент людей, которые открывают рассылку, нормальным показателем считается 23%, для рассылок ecommerce он выше, для более длинных контентных ниже;
• click rate — сколько уникальных пользователей нажало на ссылки в письме;
• количество людей, которые отписались после рассылки — так вы поймете, какой контент заходит хуже всего.

Проводите сплит-тесты. Как их рекомендует делать Андрей Калашник из Unisender (другие его советы читайте в интервью):

• создайте копию письма, у которой будет всего одно отличие от исходника;
• выберите небольшую случайную часть базы, например, 20%;
• половине этой части (10%) отправьте исходное письмо;
• другой половине — измененное;
• проанализируйте, какое письмо зашло лучше;
• отправьте лучшее письмо всем.

Проводя такие тесты регулярно, можно выяснить, что ваша аудитория любит больше. Также некоторые сервисы позволяет сравнивать две рассылки по различным показателям:

Чистите базу

Отберите тех, кто долго не открывал рассылку — для нас это обычно полгода. Слишком короткий период лучше не выбирать. Человек может пару месяцев не открывать рассылку, а на третий заинтересуется и начнет читать.

Уберите неактивных пользователей пользователей из основной базы и добавьте в отдельную, но не удаляйте. Таких подписчиков еще можно «реанимировать», отправляя специальные письма. Также вы можете отправлять им обычную рассылку, но статистику собирать отдельно. Если этого не сделать, то данные по неактивным подписчикам будут ее искажать, и вы не увидите объективную картину.   

Резюме

1. Соберите базу из тех, кто уже покупал у вас товары или интересовался ими, оставил свой адрес взамен подарка на мероприятии. Или купите ее, но нет гарантии, что контакты в ней будут активны и релевантны.
2. Определитесь, какие рассылки больше подходят для ваших целей — акционные и товарные, содержащие контент или триггерные, связанные с конкретными событиями.
3. Выберите сервис и выгрузите в него базу, не забыв проверить, чтобы имя и фамилия подставлялись в нужные поля.
4. Напишите первое письмо, в котором расскажете, кто вы и чем полезна ваша рассылка подписчикам. Если не знаете, о чем писать — спросите, что им интересно. Не забывайте отвечать на письма читателей.
5. Следите, в какое время больше читают рассылку, сколько людей ее открывает, а сколько отписывается. Тестируйте различные форматы и регулярно чистите базу.

Ввод адресов получателей писем в приложении «Почта» на компьютере Mac

Сообщение можно отправить одному или нескольким адресатам, а также на адрес группы. Кроме того, можно отображать и скрывать адреса получателей. Если у Вас есть несколько адресов электронной почты, можно выбрать, с какого адреса отправлять письма и на какой адрес получать ответы.

Открыть Почту

Отправка писем на индивидуальные адреса

В приложении «Почта»  на компьютере Mac выполните одно из следующих действий.

• В поле адреса (например, «Кому» или «Копия») Вашего сообщения введите имена или адреса электронной почты.

  По мере ввода Почта отображает адреса, которые раньше использовались в Почте или которые она находит в приложении «Контакты». Если Вы подключены к сетевым серверам, например на работе или в институте, приложение также будет отображать адреса, найденные на этих серверах.

• Нажмите поле адреса, затем нажмите появившуюся кнопку «Добавить» . Нажмите контакт в списке, затем нажмите адрес электронной почты.

Отправка писем на групповые адреса

Если Вы используете группы в приложении «Контакты», например для книжного клуба или для велосипедной команды, можно отправить сообщение сразу всем участникам группы.

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac выберите пункт меню «Почта» > «Настройки», нажмите «Создание сообщения», затем снимите флажок «Показывать адреса всех членов группы при отправке группе».

2. В поле адреса (например, «Кому» или «Копия») Вашего сообщения введите имя группы.

   Если Вы хотите видеть индивидуальные контакты вместо группового адреса (например, чтобы отправить письмо не абсолютно всем участникам), нажмите стрелку рядом с именем группы и выберите «Развернуть группу».

Совет. Если у пользователя в группе имеется несколько адресов электронной почты, можно выбрать адрес, который будет использоваться при отправке писем этой группе. См. раздел Редактирование списка рассылки для групп и смарт‑групп.

Как скрыть адрес электронной почты с помощью функции «Скрытая копия»

Вы можете защитить конфиденциальность получателей Вашего сообщения, сделав так, чтобы в поле «Кому» получатели увидели текст «Скрытые получатели», а не адреса электронной почты друг друга.

1. В приложении «Почта»  на Mac убедитесь, что в окне сообщения отображается поле «Скрытая копия».

   Если поле не отображается, нажмите кнопку «Поля заголовков»  в панели инструментов окна сообщения, затем выберите «Поле «Скрытая копия»».

2. Введите адреса получателей в поле «Скрытая копия».

   Поле «Кому» можно оставить пустым.

Выбор адреса отправителя для своих писем

Если Вы настроили псевдонимы электронной почты, используете несколько учетных записей электронной почты или используете уникальные случайные адреса, созданные с помощью функции «Скрыть e-mail», Вы можете выбрать, с какого адреса будет производиться отправка сообщений.

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac наведите курсор на поле «От» в своем письме.

2. Нажмите всплывающее меню, которое появится, и выберите нужный адрес.

Чтобы использовать один и тот же адрес для всех исходящих писем, выберите пункт меню «Mail» > «Настройки», нажмите «Создание сообщения», нажмите всплывающее меню «Отправлять новые сообщения», затем выберите учетную запись электронной почты. Также приложение «Почта» можно настроить так, чтобы оно автоматически подбирало адрес с учетом адреса первого получателя сообщения, а также выбранного в данный момент почтового ящика и текста сообщения.

Выбор адреса для получения ответа

Можно указать адрес, на который Вы хотите получать ответы на письмо.

1. В приложении «Почта»  на компьютере Mac нажмите кнопку «Поля заголовков»  в панели инструментов окна сообщения.

2. Выберите «Поле «Обратный адрес»», затем введите адрес, на который Вы хотите получать ответы на сообщение.

Адреса можно перетягивать между полями адреса и сообщениями.

Некоторые почтовые серверы не отправляют сообщение, если хоть один из адресов является неверным. Попробуйте удалить или исправить неверные адреса, затем отправьте сообщение снова.

Можно импортировать адреса электронной почты из другого приложения электронной почты в приложение «Контакты», чтобы их можно было использовать в Почте. См. Импорт контактов.

См. такжеКак избежать использования неправильных адресов в приложении «Почта» на компьютере MacСоздание и отправка писем в приложении «Почта» на компьютере MacИспользование смарт-адресов в приложении «Почта» на компьютере MacУдаление старых адресов электронной почты в приложении «Почта» на MacСоздание и использование подписей в письмах в приложении «Почта» на компьютере Mac

Как сделать массовую email рассылку

Краткое содержание статьи:

• Актуальность рассылок и как правильно подобрать сервис.
• Как сделать email рассылку: советы по составлению письма с реальными примерами.
• Причины попадания в спам и как этого избежать.
• Лучшее время для массовых рассылок.

Почтовая рассылка помогает взаимодействовать с аудиторией и продолжает работать также эффективно, как и раньше. Если аккаунты в соцсетях и мессенджерах есть не у всех, то найти человека без почтового ящика очень проблематично. Люди просматривают почту, отвечают на письма и покупают. Например, для интернет-магазина — это способ сообщить о предстоящих скидках или пополнениях. Почта используется при регистрации на сайтах, подтверждении аккаунтов и других операциях. Если у предпринимателя есть сайт, который требует от пользователя создание аккаунта, то стоит сразу задуматься над тем, как взаимодействовать с таким человеком. Поэтому потребность в автоматизированном способе рассылки возрастает в разы.

Почему email рассылки активно используют для рекламы

Она популярна, благодаря ряду преимуществ, которые заметно выделяют ее среди других способов рекламы:

• Дешевизна — отправка письма на почту дешевле той же смски или сообщения в мессенджер.
• Популярность и доступность: почта есть у всех.
• На почтовую рассылку люди подписываются охотней, база будет расти быстрей.
• Простор для выбора типа и формата сообщений.
• Простота в отслеживании открытий и обратной связи.
• Скорость. При правильном подходе, сделать email рассылку через специализированный сервис можно в короткие сроки даже для сотни тысяч подписчиков.
• Это популярный способ для магазинов сообщать про скидки и акции.
• Увеличение посещаемости и продаж. Люди переходят по ссылкам из писем, если подписывались на отправителя.
• Авторитет в глазах подписчика. Красивые и содержательные письма располагают к себе.
• Напоминание о себе, чтобы клиент не ушел к конкурентам.

Как выбрать сервис email рассылок

Давайте разбираться, почему следует использовать специализированные сервисы для рассылки на email. А не отправлять письма с корпоративной почты или других аккаунтов.

• Рассылка улетит в спам или вовсе будет заблокирована. Массовая рассылка с корпоративного или личного ящика очень плохая затея.
• Простота отслеживания статистики: сколько писем открыто, кто отписался, кто перешел по ссылке и т.д. Это базовые функции сервисов и вам ничего не нужно мудрить для поиска решений.
• Придется нанимать дизайнера, чтобы создавать шаблоны для писем. В сервисе есть встроенный редактор.
• Опытная техподдержка проверит настройку рассылки с технической точки зрения. Белая база получателей и красивое письмо — еще не гарант инбокса, техническая сторона должна быть в порядке.
• Сегментация писем. Вручную очень сложно делить базу пользователей и администрировать письма для разных целей и подписчиков.

Не забывайте, что сервис email рассылки должен отвечать определенным требованиям. Критерии у каждого будут свои, но мы выделим основные, которые будут важны для всех без исключения.

• Наличие редактора писем и готовых шаблонов. Удобный инструмент, который осилит кто угодно. Просто перетаскивайте необходимые html элементы в нужную часть письма и заполняйте их данными. Подберите готовый шаблон из базы и адаптируйте его под себя. Отличное решение, когда вы не владеете навыками программирования или нет бюджета для найма дизайнера. Письма из редактора будут адаптированы под любое устройство, на котором получатель откроет ваше письмо. На компьютерах и смартфонах верстка не будет «плыть» и ломаться.
• Интеграция с другими сервисами для переноса контактов, настройки транзакционных писем, оплаты покупок и т.д. 
• Скорость рассылки. При небольшой базе контактов (до 100 000), подойдет любой сервис. Если это число в разы больше, то обязательно уточняйте, за какое время он справится с таким объемом данных.
• Решения для сегментации данных. Когда ваши клиенты разного пола, возраста, местоположения. Если у них разная активность, предпочтения и жизненный цикл (кол-во дней получения рассылки), то возможность разделения на категории будет весьма кстати. Создавайте индивидуальные письма для каждой категории получателей. Сегментация повышает openrate (процент открытий).
• Персонализация. Обращение по имени увеличивает открываемость. Поэтому открытий и конверсий у белых рассылок больше, ведь отправитель часто знает интересы, возраст, имя и пол подписчика. Поддержка паттернов и шаблонов также приветствуется, например, название компании, количество бонусов у клиента и т.д.
• Автоматизация рабочего процесса. Не у всех есть деньги оплачивать услуги маркетолога или выделять человека конкретно на ведение рассылок. Простота настройки и автоматические отправки освободят ваше время.
• Безопасность. Наличие у отправляющего сервера ssl сертификата и шифрование писем при отправке — обязательное условие.
• Цена и тестовый период. Все хотят цену подешевле, да функционал побогаче. А наличие бесплатного тестового периода для некоторых и вовсе является обязательной составляющей. Почтовые рассылки достаточно трепетный и ответственный процесс, поэтому нужно знать за что отдавать деньги. Бесплатный тариф для небольшого числа подписчиков будет только в плюс. Помните о главном — на тестовых тарифах доставляемость писем может быть ниже. Это связано с тем, что ip адресами таких серверов пользуется больше людей, чем платными. Простой пример: на одном ip 3 клиента, которые оплачивают услуги и выполняют белые рассылки. А на бесплатном тарифе ip адресом сервера пользуется 100 человек и не все из них порядочные, кто-то пытается провернуть черные схемы и т.д. Конечно это будет влиять и на остальных пользователей бесплатного тарифа.
• Отправка писем по расписанию. Здесь и говорить нечего. Если рассылка посвящена поздравлению с праздниками, а вы в это время уехали, то подобная функция будет кстати.
• Управление отпиской. Отписавшихся нужно удалять из базы. Если этого не сделать, то они начнут жаловаться на рассылку.
• Аналитика результата. Подробная статистика по открытиям и переходам позволит сделать выводы касательно эффективности по каждой из тематик писем.

Популярный сервис, который сочетает в себе все необходимые функции, которые подойдут как начинающим, так и опытным маркетологам. База знаний по настройке, живая техподдержка, практические советы и много всего полезного.

===========================================================================================================================

Перейти на сервис для создания и настройки email рассылки

При переходе от devorigin.org вы получаете 5000 писем в подарок

===========================================================================================================================

Дальше будет интересно

Советы и рекомендации с конкретными примерами, которые помогут вам настроиться на нужный лад, понять желания аудитории и требования к отправляемому контенту. Только необходимые и полезные знания для начинающих.

Как сделать массовую email рассылку

В этом разделе не будет руководства по технической настройке, это вы найдете в базе знаний сервиса или при обращении в техническую поддержку, которая поможет разобраться с любым вопросом. Здесь дадим общие советы по оформлению писем, приведем примеры красивых рассылок, чтобы вам было понятно в какую сторону двигаться. Расскажем про ошибки, которые часто допускают новички из-за чего у них снижается процент открытий, увеличиваются отписки, падают конверсии, а сама рассылка попадает в спам. Поскольку техническую часть сервис берет на себя, то от вас требуются только привлекательные креативы и белая база подписчиков, которая добыта честным путем. Сделать email рассылку будет намного легче, если соблюдать правила по организации.

Что писать и как подавать материал

Для начала поговорим о том, что обязательно должно быть в email рассылках:

• Полезная информация. Не бойтесь давать пользу в рассылке: например, если оказываете услуги по ремонту сантехники, то научите людей справляться с мелкими поломками самостоятельно. Звучит как убийство своего бизнеса, но на самом деле нет: многие люди всё равно не будут делать это сами. Если провести аналогию: никто не будет самостоятельно лезть себе в рот и пытаться вылечить зубы. Дайте людям советы, они осознают, что у них есть проблема. А после поймут, что вы можете помочь с ней справиться.
• Истории и кейсы. Рассказывайте истории с самыми часто встречающимися проблемами у ваших клиентов: например, возьмём тот же бизнес – ремонт сантехники. Можете рассказать, как однажды кто-то попытался самостоятельно починить кран и затопил соседей. Расскажите, что он неправильно сделал, как нужно было действовать и почему стоит обратиться к вам, если ситуация непонятна. Люди любят примеры из реальной жизни. Используйте кейсы и отзывы реальных клиентов.
• Сводки новостей. Если у вас есть блог или новости по проектам, то присылайте клиентам еженедельный дайджест новостей. Не у всех есть время постоянно мониторить десятки сайтов и следить за новинками. Отправляйте сообщения с подборкой лучших статей за неделю, а человек сам выберет, что ему интересно.
• Заголовок должен раскрывать суть письма. Не врите и не пишите то, о чем в статье нет ни слова. Со временем для вас это плохо закончится: подписная база растает, а письма не будут открываться.

Информационные письма, в которых соблюдены эти параметры, будут прогревать интерес аудитории. Письма от вас будут открываться, потому что вы помогаете и присылаете интересную информацию.

Примеры креативов для заголовков и прехедеров писем. Прехедер — это часть текста после заголовка, которая раскрывает суть текста или побуждает открыть письмо.

Руководства по настройке, кейсы и полезные советы. По этим данным сразу становится понятно о чем будет письмо. 

Интерактивы с пользователями и цепочки писем.

Сводка интересных статей за определенный период. Собираете самое интересное, затем используете в качестве заголовка. Получается очень гармонично.

Шуточные заголовки тоже приветствуются, ведь они сглаживают официальный тип общения.

Не совсем понятная по смыслу тема письма.

А вот тело письма, которое все расставляет на свои места и к тому же поднимает настроение.

• Текст должен быть для людей. Пишите как для себя. В некоторых бизнесах это нужно делать с позиции «мастер-ученик», а в некоторых – «друг-друг». Тестируйте, что лучше подходит для вас. На что люди откликаются? Что им нравится? Если вы заботитесь о лояльности со стороны клиентов, то нужно стремиться общаться на равных. То есть в рассылке вы словно делитесь интересным и новым со своим другом.
• Цепочки писем. Старайтесь переходить от простого к сложному в своей рассылке, если делитесь полезным материалом. Создайте целую цепочку писем с логичной структурой. Это может быть что-то вроде серии «9 подробных шагов к …». Так вы не перегружаете человека новой информацией и делите большой блок данных не несколько равнозначных писем.
• Подогревайте клиентов. Дайте информацию просто так, а затем предложите свои услуги. Должна быть ценность в обе стороны: вы хотите что-то получить, а иногда – что-то ценное дать. Тогда у людей не будет возникать желание отписаться, потому что баланс отдачи и получения соблюдён.

Приведем выдержки из некоторых писем

Советы по составлению темы скидочных писем. Показано как нужно и как не стоит делать. Конкретные примеры всегда повышают интерес к тексту.

Рассылка про архаизмы. Не очень интересная тема, но прикольная картинка с каламбуром заставляет прочитать значения слов, чтобы понять в чем смысл. Делал эту работу профессиональный дизайнер за большие деньги? Вряд ли, такую картинку можно сделать в paint без навыков. Зато как она меняет привлекательность письма.

Мотивация перехода на сайт по средству простейшего интерактива.

Здесь сервис сообщает, что вас будет ожидать при переходе на сайт. Вам интересны эти вопросы? — Welcome. Но всегда сдерживайте свои обещания. Если человек не найдет ответы на свои вопросы, то больше вы его не увидите.

Еще один способ привлечения внимания. Для затравки дайте часть информации в письме, а остальное разместите уже на сайте. Любопытство всегда берет верх.

Красиво оформленный дайджест. Вас не принуждают делать или читать что-то конкретное, а предоставляют свободу выбора. Статей много, а целевой сайт все равно один. Такая вот действенная уловка для привлечения трафика.

Новости на отвлеченную тематику. Их легко составлять и оформлять, зато полезны будут для всех. Инста популярная соцсеть и промахнуться с целевой аудиторией сложно. 

Пользовались услугами сайта, но в какое-то время забросили? А вдруг обновления заставят вас вернуться. Сообщайте актуальные события и новости внутри самого сервиса.

Имя бренда. Повышайте узнаваемость, добавляйте упоминания бренда в отправителе, теле письма и верстке. На картинке показан удачный пример, как логотип бренда используется для новогодней скидочной темы. Обратите внимание, что текст очень короткий, но письмо выглядит полноценно.

Почему письма могут попасть в спам

Рассмотрим причины, из-за которых письма попадут в спам. Ведь это главная беда любой рассылки. Если письма уйдет в спам, то успех такой рассылки минимален. Количество открытий будет стремиться к нулю.

• Серая база. Даже если люди в базе живые и активные, но не ждут писем от вас, то и рассылка пойдет в спам. Почему? — да потому что они начнут жаловаться на спам — вот и весь ответ.
• Адреса ловушки. Это технические почты самих провайдеров. Размещаются в открытом доступе. Вы собираете подобные почты, начинаете по ним слать и провайдер сразу понимает, что рассылка незаконная.
• Заброшенные почты. Человек не пользуется ящиком 2 года, писем от вас не получал, а сегодня вы решили отправить ему сообщение. Это очень подозрительно. Если отправляете рекламу, то следите за открываемостью писем.
• Плохое письмо. Наличие в тексте и заголовке письма стоп слов из разряда «заработай», «заработок», «без вложений», «деньги», «возврат платежа», «выплата» и т.д. могут загнать письмо в спам. Потому что такие письма чаще всего шлют спамеры. Письма с кривой версткой, огромным шрифтом, с переизбытком цветовых контрастов плохо влияют на доставку.
• Неверная техническая настройка. Неверно прописаны dkim, ptr записи и т. д. Т.е принимающий сервер электронной почты не может убедиться в вашей подлинности.
• Отправляющий домен и ip адрес непрогреты. У каждого почтовика есть скрытые критерии, по которым определяется репутация почтовых серверов. Вы зарегистрировали домен неделю назад, прикрутили его к серверу и решили разослать 50000 писем за 5 минут. Так не пойдет. Рассылки нужно начитать с прогрева: день за днем увеличивая количество и уменьшая время отправки. Если ждать и тратить время на повышение репутации желания нет, то используйте сервисы email рассылок. Их ресурсы уже адаптированы и прогреты под большие объемы.

Как не попасть в спам при рассылке

• Использовать прогретые домены и ip адреса. В этом и заключается плюс от использования сервиса рассылки, нет потребности тратить время на прогрев, у ip адресов и доменов уже есть наработанная положительная история.
• Собирайте базу пользователей самостоятельно. Покупать ее не рекомендуется. Базы продаются в сотни рук и толку от таких подписчиков мало. А действительно живые и рабочие базы стоят больших денег.
• Используйте double opt-in. Это форма подписки на рассылку с подтверждением. Так вы будете точно знать, что адрес в базе принадлежит активному пользователю.
• Вставляйте в письма ссылку для отписки. Об этом пишут все почтовые провайдеры. Ссылка на отписку должна быть заметной и позволять отписаться от рассылки в один клик.
• Удаляйте неактив. Не отправляйте тем, кто не читает рассылку. Толку от них нет, а статистика и репутация падает.
• Уберите спам слова, связанные с финансами. Такие рассылки позволительны только банковским организациям.
• Никаких призывов в теме письма. «Открой», «Нажми на меня», «Это точно не спам» и т.д.
• Следите за статистикой жалоб. Если в отчете начинает расти процент жалоб, то рассылку нужно останавливать и искать причину такого поведения. Нежелательно, чтобы процент жалоб был больше 0,5% от всех отправленных писем. 
• Проверяйте письмо перед рассылкой. В интернете есть как бесплатные, так и платные сервисы, которые проверят качество письма. Они выдают вам свой ящик, а вы шлете туда письмо. После чего происходит анализ качества отправленного письма, как с технической стороны, так и по содержанию. Если результат удовлетворительный, то можно начинать рассылку по базе.

Мда, ситуация печальна. Но сервис наглядно покажет ошибки и пояснит в каких местах присутствуют проблемы с письмом.

Начинайте исправлять ошибки, чтобы письмо становилось все лучше и лучше. Даже крупные и авторитетные сервисы, которые шлют своим клиентам, с такой оценкой легко отлетят в спам. Оценка качества письма крайне важный фактор для доставляемости.

Заветный результат достигнут: у письма идеальная оценка. А это значит, что технически рассылка настроена правильно, верстка письма валидная и никаких проблем при рассылке по базе подписчиков у вас не возникнет.

Что раздражает подписчиков

Цель email рассылки — привлечение внимания, мотивация на действие, получение ответа. Письмо должно цеплять, чтобы получатель отреагировал нужным образом. Почтовая рассылка не должна быть раздражающей и навязчивой, иначе пользователь не просто удалит письмо в первые секунды после открытия, но и занесет ваш e-mail в черный список. Прежде чем приступать к созданию электронного письма, необходимо обратить внимание на те моменты, которые раздражают получателей. В качестве раздражителей стоит отметить следующие:

• Слишком длинный текст сообщения. Большие информационные статьи — специфика блогов, а не писем на почту. Получатель не станет читать длинное письмо, содержащее большое количество разной информации. Ваше рекламное предложение должно быть емким и простым для восприятия. Если сообщение получается длинным, перечитайте текст и постарайтесь удалить всю лишнюю информацию. Оставьте только суть предложения.
  
• Наличие спама и навязчивой рекламы. Она уже всех достала. Заинтересуйте человека, а он уже сам зайдет на ваш сайт и купит.
• Агрессивный стиль изложения. Не принуждайте и не заставляйте совершать действия.
• Наличие большого количества прикрепленных документов. Если вы не отправляете получателю прайс или другие документы по его запросу, то не используйте дополнительные приложения к письму. Они увеличивают вес и способствуют снижению процента открываемости писем.
• Отсутствие обращения к читателю, логического смысла. Письмо отправляется для конкретной категории людей, а не в пустоту.
• Вранье. Когда вы предлагаете в email рассылке скидки или бонусы, подарки или бесплатный тестовый заказ, надо обеспечить выполнение обещания. Следует заранее подготовить отдельные страницы, содержащие информацию по вашему специальному предложению. Данные в письме должны быть актуальными на момент отправки сообщения. Не стоит привлекать внимание к акции, которая почти закончилась.
  

Цель email рассылки – донести важные сведения и мотивировать получателя на целевое действие (клик по ссылке, переход на сайт, заказ, запись на семинар и т. п.). Отправленное сообщение должно сразу привлечь внимание, вызвать интерес и побудить к дальнейшему шагу. Для этого с первых строк письма необходимо убедить получателя в выгоде предложения. Вам не нужно полностью раскрывать всю информацию. Пусть все недостающее пользователь находит на странице сайта, ссылка на которую будет содержаться в письме. Кроме того, маленькое письмо быстро загружается.

Когда делать email рассылки: выбираем день и время

Время отправки — еще один фактор, который влияет на открытия писем. В определенное время суток люди склонны делать покупки, изучать что-то новое или расслабляться и не нагружать свой мозг избыточной информацией. Поэтому письма будут игнорировать. Точные даты и время отправок у каждой организации и свои. Определяются они регулярными тестами и аналитикой поведения целевой аудитории. Мы рассмотрим только общедоступные сведения, которые пригодятся начинающим.

В какой день

• Приветственные сообщения отправляйте сразу после подписки или регистрации. Они читаются минимум в 50% случаев. Это чрезвычайно высокий показатель.
• Согласно исследованию, наиболее успешные рассылки бывают первые 10 дней месяца, далее они снижаются в среднем на 2-3%. Причем кликабельность в течение месяца практически не меняется, уменьшается только количество открытий. Точные причины такой связи неизвестны, но скорее всего все упирается в деньги. Много где зарплату начисляют в конце месяца (с 25) или в начале (1-5 число). Из-за чего в новом месяце покупательская способность у людей выше, они могут больше тратить.
• Подходящие дни для коммерческих писем четверг, вторник и среда. Написаны в порядке уменьшения рейтинга. В это время клиенты оформляют больше заказов.
• Худшие дни — понедельник и суббота.
• Кликабельность по ссылкам в письмах одинаковая в течение всей недели, в субботу и воскресенье чуть ниже. При этом открываемость писем выше во вторник и среду.

В какое время

• Высокая открываемость писем примерно в 8 утра. До обеда письма тоже часто открывают, но это не приводит к заказам. Утром люди не настроены покупать. Коммерческие предложения отправлять утром нежелательно.
• Больше кликов в письмах люди делают в 5 вечера.
• Максимальное количество заказов происходит в 4 часа.
• После 8 вечера письма лучше не отправлять. Люди хотят отдохнуть и не настроены читать корреспонденцию.

Надеемся, что наша статья помогла вам понять принцип организации правильной email рассылки и вы не будете допускать нелепых ошибок, а все письма будут идти в инбокс. Соблюдайте правила, ответственно подходите к этапу создания письма и настройке отправляющего сервера. Для надежности пользуйтесь сервисом email рассылки, он выполнит за вас 80% всей аналитической и технической работы.

Полезные статьи по теме:

Автоматизированные рассылки в ВК: обзор программ и сервисов

Создание и настройка рассылки в Telegram: подробный обзор универсального инструмента

Как сделать рассылку сообщений в директ в инстаграм

8 советов, как написать эффективное и убедительное электронное письмо

Вам когда-нибудь приходилось заставлять себя отправлять электронное письмо? Потому что же.

Есть что-то монументальное в отправке электронного письма, которое вы не всегда получаете при других формах общения. А если вы не являетесь носителем английского языка, эта задача может показаться еще более сложной.

В этой статье вы найдете несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших электронных писем, независимо от вашей точки зрения. После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно и избавиться от этого беспокойства после отправки.

Начнем.

• Как написать эффективное электронное письмо
  • Иметь убедительную тему письма.
  • Начните с соответствующего приветствия.
  • Привлекает внимание.
  • Пишите кратко и лаконично.
  • Следите за своим шрифтом.
  • Напишите простое закрытие.
  • Запланируйте свои электронные письма.
  • Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

• Советы по написанию электронных писем для международных команд

Как написать эффективное электронное письмо

1. Имейте привлекательную строку темы.
2. Начните с соответствующего приветствия.
3. Привлекает внимание.
4. Пишите кратко и лаконично.
5. Следите за своим шрифтом.
6. Напишите простое закрытие.
7. Запланируйте свои электронные письма.
8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

1. Привлекательная тема письма.

Строки темы могут как сделать вашу электронную почту успешной, так и помешать ей. Часто это решающий фактор в том, откроет ли кто-нибудь ваше письмо.

К сожалению, многие люди борются с этой частью.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная строка темы (кстати, пример из реальной жизни) расплывчата, косвенна и совершенно не намекает мне, о чем будет содержание письма.

Результат? Я мог бы удалить его или вообще проигнорировать.

Вот вариант получше:

Описательный, конкретный и говорит мне, что это введение.

Строки темы особенно важны, если вы обращаетесь к кому-то в первый раз. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по вашей теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, стоит написать хорошую тему, чтобы получатель имел представление о том, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны электронных писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия по описательной строке темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и описывайте содержание вашего электронного письма. Не бойтесь поднимать всю тему. Вот несколько хороших примеров тем:

• [Требуется действие] Ежемесячная маркетинговая встреча
• FYI/Информационный
• Запрос на [Вставьте сюда]
• [Напоминание] Опрос для завершения | займет 2 минуты
• [Имя] предложил мне связаться с вами
• Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?

Если вы отправляете рекламное электронное письмо, избегайте вводящих в заблуждение строк темы, таких как:

• RE:
• ВПЕРЕД:
• Срочно
• Подтверждение заказа
• Состояние учетной записи

Нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или кликбейтным заголовкам только для того, чтобы вызвать открытие. Согласно опросу Litmus 2019 года, они заставляют получателей чувствовать себя обманутыми и обманутыми. Вы потеряете доверие и в результате можете оказаться в их нежелательной почте.

Ваша электронная почта должна ассоциироваться с положительными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

2. Начните с соответствующего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. В приветствии есть два компонента: приветствие и вступительное предложение.

Надлежащее приветствие на самом деле зависит от ситуации. Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с «Уважаемый [X]».

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого знаете, или работаете в неформальной обстановке, то вполне нормально написать «Привет, [имя]» или «Привет, [имя]».

Есть также вариант «Кому это может быть важно», когда вы отправляете электронное письмо на групповой адрес электронной почты и не уверены, кто его прочитает.

Чего следует избегать, так это использования гендерных и неинклюзивных терминов, таких как «Привет, ребята» и «Мистер/миссис/миссис». в вашем приветствии.

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете открыть в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• [Имя]
• Доброе утро/день
• Привет команда
• Привет
• Привет

3. Привлекайте внимание.

После того, как вы получили приветствие, пришло время начать электронную почту.

В то время как строка темы определяет, будет ли открыто ваше электронное письмо, ваше вступительное предложение определяет, прочитано ли ваше электронное письмо до конца.

Если это введение, вы можете начать с чего-то, что, как вы знаете, заинтересует получателя. Вы можете узнать это, проведя небольшое исследование их профилей в социальных сетях. Возможно, они написали в Твиттере что-то интересное или недавно опубликовали что-то в LinkedIn, на которое вы можете сослаться.

Это поможет вам наладить взаимопонимание и показать, что вы не отправляете стандартное электронное письмо нескольким людям.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы отправляете электронное письмо коллеге или знакомому, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

С коллегой начните с «почему».

Ни у кого нет времени (и терпения), чтобы угадать, о чем электронное письмо. Чем раньше вы ответите на вопрос «почему», тем быстрее вы привлечете их внимание.

Быстрый совет: Если вы рассылаете коммерческие электронные письма и вам нужно вдохновение, чтобы точно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронной почты HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути клиента.

4. Ваше сообщение должно быть кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем около 319 миллиардов электронных писем в день по всему миру.

Эта статистика ясно показывает одну вещь: мы тратим много времени на чтение электронной почты. И из-за этого многие люди просто просматривают электронные письма, чтобы понять суть сообщения и перейти к следующему.

Имея это в виду, вы хотите оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Это будет выглядеть так:

• Абзацы должны быть короткими.
• Добавление маркеров.
• Использование визуальных элементов для разделения текста.

Хотя вам может показаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого.

Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе, пришедшего на почту. Подумайте об этом так: каков главный вывод из вашего электронного письма и есть ли конкретное действие, которое вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял?

Оттуда набросайте свое электронное письмо и, когда будете его перечитывать, убедитесь, что каждая добавленная вами строка помогает вам достичь этой цели. Если это не так, удалите его.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, вероятно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу. Вы можете использовать этот бесплатный инструмент для проведения совещаний, чтобы быстрее планировать свои совещания и избегать переписки по электронной почте.

5. Поддерживайте соответствие шрифту.

Если я получу такое электронное письмо, я немедленно удалю или предполагаю, что это мошенничество.

Электронная почта может быть интересной. Вы можете добавлять изображения, GIF-файлы и цвета. Тем не менее, есть способ сделать это, который не слишком раздражает и не отвлекает.

Это пример того, что не следует делать. В электронном письме используется несколько шрифтов, разных размеров шрифта и разных цветов. В результате глаз не знает, куда идти, и это немного подавляет.

Кроме того, сообщение теряется, так как ваш получатель слишком отвлекается на все эти элементы, борющиеся за его внимание.

Итак, эмпирическое правило: придерживайтесь одного шрифта. Если вы хотите использовать вторичный, используйте его экономно. Следуйте тому же правилу для цвета.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут неправильно отображаться на устройстве другого человека. Вместо этого используйте веб-безопасные шрифты электронной почты, например:

• Arial
.
• Курьер
• Грузия
• Гельветика
• Люсида Санс
• Тахома
• Таймс Нью Роман
• Требюше MS
• Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что ваш получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от устройства или операционной системы.

6. Напишите простое закрытие.

Как только вы закончите с содержимым вашего электронного письма, пришло время закрыть его.

Вам не нужно придумывать что-то особенное — просто делайте закрытие простым и понятным.

Ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия, и все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных строк закрытия ниже:

• С уважением
• С уважением
• Лучший
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Береги себя

7. Расписание электронной почты.

Исследование Sleep Advisor, проведенное в 2020 году, показало, что около 54% ​​американцев проверяют свою рабочую электронную почту сразу после пробуждения или в течение часа после него.

Еще одно исследование Litmus о состоянии электронной почты в США в 2021 году подтверждает это. Выяснилось, что самое популярное время для чтения электронной почты — утро. Открытые ставки начинаются около 6 утра, но обычно достигают пика с 9 утра до полудня по местному времени.

Имея эту информацию, вы можете следовать одной из двух стратегий: отправлять электронную почту утром, когда вы знаете, что они пролистывают, или ждать менее занятого времени.

С одной стороны, ваша электронная почта рискует быть похороненной, если вы отправите ее утром. Однако, если вы подождете позже, ваша электронная почта может никогда не открыться.

Чтобы выяснить, что лучше всего подходит для обмена электронной почтой с вашей командой, нужно методом проб и ошибок выяснить, что лучше всего работает.

Если вы пишете электронное письмо кому-то из другого штата или страны, вы также должны учитывать часовые пояса. Полдень для вас может быть 7 часов вечера. для кого-то еще. Таким образом, имейте в виду, кто ваш получатель и когда он будет наиболее восприимчив к вашему электронному письму.

Совет: вы можете использовать наш бесплатный инструмент планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма отправляются в нужное время.

8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

Вы почти у цели — не ошибитесь на последнем отрезке.

Представьте себе, что вы тратите время на создание идеального сообщения, а потом его игнорируют, потому что письмо изобилует орфографическими и грамматическими ошибками.

Вот как этого избежать: закончив составление электронного письма, скопируйте и вставьте его в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию.

В качестве альтернативы вы также можете использовать бесплатные программы проверки, такие как Grammarly, чтобы автоматизировать процесс во время черчения.

Источник изображения

Кроме того, прочитайте сообщение вслух, чтобы убедиться, что предложения не слишком длинные, звучат неуклюже или роботизированно. Вы хотите, чтобы ваша электронная почта звучала по-человечески .

Все эти советы помогут читателю сосредоточиться на вашем сообщении, а не на других элементах вашего письма.

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей вам этого не скажут, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы напишете хотя бы одно слово. Это начинается с вашего мышления.

Когда вы находитесь в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые общаются и убеждают.

Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»? Что ж, есть два способа: поставить себя на место получателя и написать так, как вы говорите.

Подробнее об этом ниже.

Представьте, что вы получили электронное письмо, которое вы пишете.

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли его прочитать, не говоря уже о том, чтобы ответить на него? Или включил совершенно не относящееся к делу предложение?

Источник изображения

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили электронное письмо от рыболовной компании.

Одна из самых больших проблем, когда дело доходит до написания электронной почты, — это отсутствие сочувствия к получателю. Задайте себе следующие вопросы:

• Почему я пишу этому человеку по электронной почте?
• Подходит ли мне этот человек, учитывая, чего я пытаюсь достичь?
• Ясно ли мое сообщение?
• Не лучше ли это обсудить на совещании?
• Каждая линия помогает или вредит моей цели?

Это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то новому, но все еще ценному при общении с коллегой.

Пишите так, как говорите.

Если вы не являетесь носителем английского языка, нормально чувствовать, что вы должны быть более формальными, когда дело доходит до написания электронной почты.

Однако это приводит к тому, что электронные письма чересчур формальные и кажутся неуклюжими или жесткими. Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, как будто один человек разговаривает с другим.

Вот краткий совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: Пишите активным залогом и избегайте пассивного залога .

«Действительный залог» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «страдательный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, например: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «будем очень признательны за ваши отзывы», попробуйте сказать «Я буду признателен за ваши отзывы». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос получен», попробуйте «я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что запись в активном залоге звучит более по-человечески.

Написание электронного письма не должно быть сложной задачей. С помощью этих простых советов вы всегда будете уверены, что ваша электронная почта эффективна.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в июле 2018 года и обновлен для полноты.

Темы: Рекламная рассылка

Не забудьте поделиться этим постом!

Как правильно отправить электронное письмо [6 ошибок, которых можно избежать]

Когда вы знаете, как правильно отправить электронное письмо, происходит нечто исключительное.

Вы уверенно нажимаете кнопку «Отправить», зная, что ваше сообщение будет доставлено адресату в наилучшем виде.

Вы также видите результаты взаимодействия с электронной почтой — больше открытий и ответов.

Как вы можете это сделать? Избегая этих 6 распространенных ошибок электронной почты, которые, как известно, отправляют ваше сообщение в корзину.

• Ошибка № 1: отправка общего электронного письма каждому получателю 
• Ошибка № 2: Погружаемся прямо в ваш вопрос, не зарабатывая этого
• Ошибка № 3: Нажатие «Отправить» без редактирования электронной почты
• Ошибка № 4: Не использовать строку темы для увеличения количества открытых писем и ответов
• Ошибка № 5: Отправка на неправильный адрес электронной почты
• Ошибка № 6: Отправка электронной почты в неподходящее время

Ошибка №1: Отправка общего электронного письма каждому получателю

Суровая реальность: 57% получателей электронной почты считают электронное письмо спамом, если оно не соответствует их потребностям.

Если вы снова и снова отправляете одно и то же обыденное сообщение, отправляйтесь в папку со спамом.

Как правильно отправить электронное письмо:  Персонализируйте свои сообщения.

Вы можете сделать это в три шага:

1. Определите, какие настраиваемые поля и/или предложения вы хотите персонализировать.
2. Найдите необходимую информацию для каждого получателя, например, его роль или обязанности. Вот таблица, которая поможет записывать все.
3. Используйте инструмент, чтобы писать для вас прямо из почтового ящика Gmail или Outlook:

Для отправки одноразовых электронных писем: используйте шаблоны электронной почты , чтобы вставить сообщение в окно создания электронной почты.

Для массовых рассылок: Кампании  настраивает электронную почту для нескольких человек одновременно и позволяет планировать последующие действия для тех, кто не открывает.

Масштабная персонализация. Приспособьте охват к любому потенциальному клиенту или аудитории

Ошибка № 2: Погружайтесь прямо в ваш вопрос — не зарабатывая на этом

Когда кто-то открывает вашу электронную почту, он делает вам самый ценный подарок:  свое время .

Не заставляй их сожалеть об этом, прося еще.

Вот как вы стреляете себе в ногу, когда сразу переходите к вопросу:

1. Вы тратите место на адрес электронной почты: Знакомство с незнакомыми людьми или последующие встречи с новыми знакомыми должны быть направлены на укрепление доверия и ценности, а не просят об одолжении.
2. Ты выглядишь самонадеянным: Невежливо просить дополнительное время, не признавая первоначальных затрат времени, которые они дали вам в первую очередь.
3. Вы обесцениваете их время: Без какого-либо подтверждения от них того, что они находят ценность в вашем предложении, снисходительно предполагать, что их время менее ценно, чем ваше.

Как правильно отправить электронное письмо: Затроньте болевые точки получателя.

Боль побуждает к действию больше, чем удовольствие. В следующий раз, когда вы захотите заинтересовать получателя, включите соответствующую статистику болевых точек.

Вот так: (украдите еще 6 шаблонов холодных писем здесь)

Привет {!Имя},

В среднем {!Статистика точек боли}. Достигает ли {!Их компания} своих целей?

{!Статистика большинства команд}.

{!Преимущества вашего сервиса}. {!Компания избавляет от боли}.

{!Достижения компании}. Если вы хотите {!Достичь того, что продукт служит}, было бы здорово связаться с вами для 15-минутного звонка на следующей неделе.

Бест,

Сохраняйте наиболее эффективные электронные письма в виде шаблонов Никогда не пишите одно и то же электронное письмо дважды с помощью Yesware

Ошибка № 3: нажатие кнопки «Отправить» без редактирования электронной почты

Скорость отклика на сообщение электронной почты с ошибками на 5 процентов ниже, чем без опечаток.

Когда ваше электронное письмо изобилует опечатками, это говорит получателю, что вам все равно. Несмотря на всю работу по исследованию и составлению.

Риск того не стоит.

Как правильно отправить электронное письмо: Будьте особенно осторожны с опечатками в теле письма, которых можно избежать, и проверяйте свои электронные письма.

Вы можете сделать это:

• Используя  Grammarly  , чтобы ловить ошибки по мере их совершения. Вот так:

• Двойная проверка на наличие проблем слияния настраиваемых полей, которые приложение может не обнаружить (например, неправильное имя или пропуск пунктуации).
• Включите приветствие электронной почты, которое правильно обращается к вашим получателям. Если в группе пять или меньше, обязательно обращайтесь к каждому человеку в цепочке индивидуально (например: Привет {!Лицо 1}, {!Лицо 2}, {!Лицо 3} и {!Лицо 4}, )

Совет:  Если вас не будет в офисе, возьмите сообщение об отсутствии на работе здесь.

Ошибка № 4: Неиспользование строки темы для повышения показателей открытия и ответов

Отслеживание электронных писем от 7 839 компаний доказало, что слова в строке темы вашего электронного письма могут повредить или повысить ваши показатели открытия и ответов.

Мы реагируем на наши эмоции. Это означает, что ваша тема может использовать эмоциональные реакции, такие как FOMO или любопытство, чтобы стимулировать открытие.

Но также необходимо указать причину обращения, иначе это будет стоить вам конверсии.

Пример из жизни: Для нашего еженедельного электронного письма подписчикам блога мы попытались указать строку темы «Дело о Шер», чтобы вызвать любопытство. Но дело в том, что сообщение в блоге, на которое есть ссылка, было о том, как повысить вашу производительность — несвязанная тема. Из-за этого письмо имело самый низкий CTR из 35+ писем, которые мы отправили за последние два года.

Наша еда на вынос? Намерение важнее интереса. Суммируя цель тела электронного письма в строке темы и первой строке вашего электронного письма (текст предварительного просмотра), получатели с большей вероятностью нажмут (и ответят).

Простое решение: Давайте воспользуемся силой науки.

Бонус:

• Yesware проанализировала 115 миллионов электронных писем, чтобы определить, какая строка темы является идеальной.
• Доказано, что 20 строк тем холодных писем обеспечивают более 85% открываемости писем.

Совет: Будьте осторожны с полем BCC. Помните:

• Копия (копия): видимый список получателей.
• BCC (слепая копия): невидимый список получателей.

Ошибка № 5: Отправка на неправильный адрес электронной почты

Когда вы не уверены на 100%, что отправляете письмо на адрес учетной записи электронной почты, вы рискуете потерять его в темной дыре Интернета.

Или вы получаете ужасное сообщение «недействительный адрес электронной почты»:

Чтобы найти адрес электронной почты получателя, вы можете повторно загуглить его. Вы могли догадаться. Но не лучше ли быть полностью уверенным, что ваше сообщение попадет в нужный почтовый ящик?

Как правильно отправить электронное письмо: Используйте такой инструмент, как Clearbit , чтобы найти его для вас.

Это расширение Outlook и Gmail для Chrome использует домен компании, имя и фамилию и возвращает вам адрес электронной почты.

Затем вы можете одним щелчком мыши составить свое сообщение:

Нужны дополнительные хитрости для поиска электронных писем? Вот 12 способов найти адреса электронной почты.

Ошибка № 6: Отправка электронной почты в неподходящее время

Вы можете использовать каждый элемент своего электронного письма, но если вы отправите его в неподходящее время, вы рискуете, что получатель даже не откроет его.

Ой.

Если ваш получатель находится в другом часовом поясе, вам нужно проделать небольшую дополнительную работу, чтобы убедиться, что вы нажали «Отправить» в нужное время. К счастью, мы сделали это очень просто.

С помощью интерактивной карты Лучшее время для отправки электронной почты вы можете найти оптимальное время для отправки электронной почты в любой город.

Все, что вам нужно сделать, это:

1. Введите свое местоположение
2. Введите местоположение получателя
3. Запланируйте отправку писем в более подходящее время

Совет для профессионалов: Используйте нашу функцию  Отправить позже , чтобы запланировать отправку писем в нужное время (чтобы вам не приходилось ложиться спать до часу ночи, чтобы отправить электронное письмо в Сидней ).

Автоматизируйте работу с клиентами. Установите индивидуальное время и частоту для каждого прикосновения. Какие ваши любимые советы по электронной почте? Напишите нам в Твиттере @Yesware.

Совет: Сделайте следующий шаг, усовершенствуя форматирование электронной почты — Формат электронной почты для профессионалов.

Да, есть правильный способ написать электронное письмо — вот несколько простых правил |

Бизнес 19 сент. 2019 г. / Daniella Balarezo

Monica Garwood

Отправка и ответы на электронные письма отнимают у вас слишком много времени? Уменьшите нагрузку, следуя этим основным рекомендациям, — говорит редактор и писатель Виктория Терк.

Этот пост является частью серии TED «Как стать лучше», каждый из которых содержит полезные советы от кого-то из сообщества TED; просматривать все сообщения здесь.

«Возможно, вы считаете себя экспертом по электронной почте… Вы проводите большую часть своего рабочего дня, составляя, отправляя, получая электронные письма и отвечая на них», — говорит Виктория Терк, старший редактор WIRED UK , в выступлении на TEDxAthens. . «Вы живете в своем почтовом ящике». Однако, если написание и ответы отнимают у вас слишком много времени или вы беспокоитесь о том, что ваши электронные письма исчезают в эфире без ответа, то «вы, вероятно, делаете это неправильно», добавляет она.

Философия электронной почты Turk направлена ​​на снижение общей нагрузки на отправителей и получателей электронной почты. Она говорит: «В простейшем случае это может означать сокращение количества отправляемых электронных писем и отправку их меньшему количеству людей… Когда вы отправляете электронное письмо, вы должны сделать так, чтобы получатель мог с ним справиться как можно быстрее и проще. с.» Вот ее конкретный совет.