Как правильно создать проект: Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

Аудиоверсия:

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.

 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Пример плана проекта

Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы. 

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.4 14 голоса

Рейтинг статьи

С чего лучше начать проект или как сделать так, что бы не было потом мучительно больно / Хабр

Доброго всем времени суток. Настала очередь поговорить о проектировании проектов. По собственному опыту знаю, что иногда сложнее создать проект с нуля, чем привести в порядок то, что уже есть. Во многом это связано с тем, какое наследие Вы или Вам, оставляют после себя. В этой статье постараюсь рассказать на что стоит обратить особое внимание и предложить краткий план следования.

Понимание проекта

Прежде чем что-то планировать, вам необходимо понять какой проект нужно реализовать. Для себя я выделил несколько категорий проектов, таких как:

• Одноразовая поделка — это проект, нацеленный на создание какого-то графического концепта и его дальнейшей продажи инвесторам. Отличительными особенностями данного типа проектов являются:
  1. Невменяемая документация. Основная идея понятна, но в бизнес-кейсах творится полный хаос, а логических дыр не счесть.
  2. Сжатые сроки. До 3-х месяцев от написания документации до прототипа.
  3. Нет планов развития и не планируется дальнейшая поддержка.
  4. Маленькая команда. Обычно до 5 человек, включая дизайнеров.
  5. Отсутствие бизнес процессов. Всё взаимодействие сумбурное, основанное на межличностном общении, уточнении принципиальных моментов и/или придумывании на ходу.
  6. Роли размыты. Нет четкого разграничения полномочий и зон ответственности.
  7. Нет настоящих данных. Все данные сгенерированы для “красоты” и подогнаны для наилучшего отображения.
  8. Для ускорения разработки во всю используются внешние зависимости.
  
  
• Стартап — это проект, который настроен на реализацию конкретной идеи, с последующим развитием. Обычно, данные проекты развиваются по спиралевидной модели и, по этой причине, имеют почти такие же отличительные особенности, что и первый тип (одноразовая поделка):
  1. Чёткое разбиение на этапы. Минимально: сроки и перечень функционала, который необходимо в заданный период времени реализовать.
  2. Относительно вменяемая документация. Проведена аналитика, выставлены ориентиры по этапам сдачи, уточнения зачастую приходят во время спринта. Чаще всего используют waterfall, несмотря на то, что заявлен Agile.
  3. Средние сроки сдачи основного функционала. В среднем от 6 до 12 месяцев.
  4. На начальных этапах используют внешние зависимости, которые со временем меняются на собственную реализацию.
  5. Маленькая команда. Обычно до 7-10 человек.
  6. Есть разграничение ролей, но ответственность размыта.
  7. Проект может мутировать. На одном из этапов, возможно, изменится концепция или подход к реализации. Обычно это связано с требованиями инвесторов, изначально провальной идеи или ошибках в архитектуре.
  8. Условно живые данные. Происходит обкатка на фокус-группах или парсинг живых данных со сторонних ресурсов. Правда так бывает не всегда…
  
  
• Информационная система — это проект, реализующий идею с планами по интеграции в сторонние сервисы.
  1. Есть план развития.
  2. Четко написанная документация. Минимально: задокументировано описание API.
  3. Возможно, потребуется проводить интеграцию со сторонними сервисами, ставить “костыли” или перестраивать части системы.
  4. Есть промежуточные релизы, хот-фиксы.
  5. Команда средней величины. Обычно от 10 до 20-30 человек.
  6. Чёткое разделение зон ответственности.
  7. Требования безопасности: после проведения аналитики созданы кейсы, которые могут привести к краху системы.
  8. Уделяется время тестированию.
  9. Используется Agile.
  10. Почти всегда есть backlog.
  11. Используются только внешние зависимости, дорогие в реализации собственными силами. Практикуется наравне с проприетарными.
      
  
  
• Замкнутая система — это объемный проект, предназначенный для обслуживания конкретных потребностей Заказчика, с дальнейшей доработкой.
  1. Конкретный заказчик.
  2. Есть план развития.
  3. Проектная документация по разработке. В помощь пользователям написана отдельная документация по требованию Заказчика.
  4. Разграничение прав пользователей.
  5. Почти всегда есть backlog.
  6. Размер команды обычно больше средней. Как правило от 10 человек и до потери пульса.
  7. Используется Agile. Периодически прилетают дополнительные задачи, которые необходимо реализовать во что бы то ни стало.
  8. Неожиданные показательные выступления. По требованию вышестоящего руководства происходят показы, поэтому работоспособный тестовый контур никогда не будет лишним.
     
  
  
• Saas решение — это объемный проект с гибкой настройкой и дальнейшей кастомизацией под конкретного заказчика.
  1. Многомодульная система. Система разбита на несколько частей. Которые можно использования по отдельности, даже за рамками конкретного проекта.
  2. Чёткое планирование. Минимально: осуществляется оценка трудозатрат на реализацию фич. Закладывается время на модернизацию и рефакторинг.
  3. Объемная документация. Описано, как правило, почти всё, включая тест-кэйсы.
  4. Как правило, отсутствуют внешние зависимости и пишутся свои реализации частей системы. Даже если есть сторонние реализации.
  5. Несколько команд разработки. Каждый отвечает за свою часть разработки будь-то бэк или же фронт.
  6. Покрытие тестами всего и вся. Применяются авто-, юнит-, регресионое-, интеграционные тесты.
     

Все градации условны и чаще всего встречаются перетекающие типы. Хочу заметить, что все типы могут мутировать друг в друга, единственный нюанс — в стоимости модернизации. Например, проект изначально был “одноразовая поделка”, а потом эволюционировал в “замкнутая система”. Обычно, подобное приводит к полному или почти полному переписыванию системы или ее рефакторингу. Как вы понимаете, это экономически нецелесообразно. По этой же причине желательно понять какой именно проект вам необходимо создать с нуля, и попытаться определить его дальнейшую судьбу.

Для определения типа проекта, ниже я привел вопросы, получив ответ на которые вам станет понятно, чего от Вас хотят:

• Цель проекта?
• Полный перечень того что надо реализовать?
• Есть ли документация?
• Какие сроки? Желательно точные даты.
• Планируется внешнее взаимодействие со сторонними системами, или будет ли у проекта внешнее API
• Есть ли наработки?
• Размер команды?
• Кто за что отвечает? Кто ставит задачи, кто принимает, кто имеет права вето.
• Есть ли планы на развития и какие они?
• Кто заказчик?
• Есть ли бюджет на покупку готовых решений?
• По какой методологии планируют работать
• Есть ли аналоги?
  

Как вы видите, перечень не такой уж и большой. Правда, по какой-то неведомой причине, мало кто задаётся подобными вопросами до того, как начать что-либо делать. Вы спросите зачем мне понимать тип проекта?! Всегда надо делать так, чтобы проект жил вечность?! По большому счёту, вы правы, но есть нюансы, как в скабрезном анекдоте. Эти нюансы — ресурсы и сроки. Не стоит забывать, что мы трудимся на благо бизнеса и выполняем поставленные задачи. Когда вам известен тип проекта, вы можете без зазрения совести чем-то пожертвовать для достижения поставленных задач.

Выбор технологий

В выборе лучше придерживаться правила: технология не должна быть суперновой, но и устаревшей тоже. Если технология или фреймворк новые, это может обернуться такими проблемами как:

• Поиск квалифицированных кадров
• Перспективы развития: на ранних стадиях может умереть разработка или, наоборот, если технология старая, то баги придется лечить самим.
• Отсутствие готовых решений для новых, и отсутствие обновлений для старых.
  

Данный перечень проблем актуален не только относительно технологий, но и к сторонним зависимостям. Всё вышеперечисленное может похоронить проект на корню.

Перед тем как выбрать что-то конкретное, подумайте несколько раз. Составьте пресловутую таблицу преимуществ с коэффициентами важности для проекта.

Данный пример составлен для вымышленного проекта:

Название  функционала проекта.	Коэффициент важности для проекта
Работа с формами	3
Роутинг	1
Простота написания анимации	0,3

Как видно из таблицы, важными критериями отбора являются “работа с формами” и “роутинг”. Простота создания анимации для данного проекта не существенна. Далее модернизируем таблицу путем добавления новых столбцов-технологий. В нашем случае их будет два.

Название  функционала проекта.	Коэффициент важности для проекта	Технология 1	Технология 2
Работа с формами	3	+	±
Роутинг	1	+	±
Простота написания анимации	0,3	+	—

Исходя из данных таблицы, мы понимаем, что у “Технология 2” работа с формами и роутинг хромают, а создание анимации подобно вызову Сатаны. В итоге, удельный вес данной технологии составляет 2. Вы спросите почему 2? Всё просто! Если вы ставите ±, то в данной технологии конкретный функционал реализуем, но с какими-то “костылями”, либо же более трудозатратный. В нашем сравнении выгоднее будет “Технология 1 “, с итогом 4,3. Думаю пояснения по образованию сумм излишни. Данная таблица работает не только с технологиями, но и со всем, что требует сравнения и выбора из списка. Главное — не забывать, что чем больше критериев напишите, тем проще вам будет сделать выбор.

Архитектура

В настоящее время есть возможность выбрать из многообразия различных сервисов, предоставляющих инструменты для проектирования архитектуры. Правда у любого из них есть недостатки, для кого-то критичные, а для кого-то нет. Так как я “oldfag”, то предпочитаю листочек и ручку или доску и маркер.

Для того чтобы понять за что хвататься в первую очередь, вам необходимо обрисовать основные части системы, а затем выбрать способ построения архитектуры. Как правило, на практике используют всего три:

Нисходящий — разработчики отталкиваются от больших узлов системы и идут к более мелким. Смысл архитектуры в том, что первоочередные компоненты — это крупные узлы, содержащие в себе более мелкие.

Восходящий — разработчики отталкиваются от мелких частей и идут к более крупным. Смысл архитектуры в том, что сначала создается много мелких компонентов, а уже из них собираются более крупные.

Монолит — архитектура неделимая на части, зачастую именуемая “legacy”. По факту это жесткая структура, изменение которой, требует решений без “костылей”. Это самый плохой вариант, но, как и всё в нашем мире, имеющий право на существование. Монолит применяют для реализации конкретного функционала и не планируют в дальнейшем его поддерживать. По сравнению с остальными, скорость такого подхода в разы быстрее. Ну просто потому, что можно на многое закрыть глаза.

Выбор вида архитектуры зависит от целей на проекте и скорости разработки. Обычно, первый способ используют, когда сроки не поджимают, а количество крупных модулей малочисленно. Его особенность заключается в том, что можно точно представить связь между конкретными модулями. Из минусов могу отметить долгое время разработки, связанное с последовательностью действий.

Второй способ предпочитают, когда требуется высокая скорость разработки и отсутствует понимание верхнеуровневой архитектуры. Особенностью является множество мелких компонентов, которые порой используются в разных крупных узлах. Стоит отметить, что почти всю разработку можно выполнять параллельно, без оглядки на остальные задачи. Минусами данного подхода будут компоненты, не отвечающие требованиям верхнеуровневой архитектуры и, соответственно, их придется переписывать или же создать возможность кастомизации.

Как показывает практика, все методики разработки сводятся к спиралевидному подходу, характеризующийся постепенным наращиванием функционала. Рассматривать его в рамках этой статьи не считаю целесообразным.

Планирование

Так называемая “Дорожная карта” поможет вам выполнить работу эффективнее. По сути это график, с условными сроками сдачи того или иного функционала. Даты могут переноситься, но, как показывает практика, при грамотном выполнении вышеизложенных пунктов, поправка составит до 30%. На практике это обычно 10-15%. Планирование позволит вам отслеживать прогресс проекта, видеть провисания, вносить коррективы в виде ресурсов или сдвига сроков, и т.д.

За что Вам потом скажут спасибо

Любой проект начинается с документации, и чем её больше, тем лучше! Так что не надо лениться — документируем ВСЁ. Да, это займет время, но впоследствии может спасти Вас от гнева руководства, если что-то пойдет не так, не по Вашей вине. Также не стоит забывать, что после Вас на проекте появятся люди, которым придётся разбираться в том, что вы создали. А без документов сделать это будет не просто.

Выводы

В данной статье описано, как следует действовать и на что обратить внимание при старте проекта. Данные этапы универсальны для фронта, бэка, тестирования или всего вместе. Я нарочно избегал конкретики по технологиям, для того чтобы не вводить в заблуждение.

Когда перед вами встаёт выбор какой использовать стек технологий, архитектуру и необходимо определить временные рамки для реализации проекта, вам может помочь таблица, приведённая ниже:

Типа проекта / признаки	Одноразовая поделка	Стартап	Информационные системы	Замкнутые системы	Saas решения	Какие-то другие проекты
Кол-во людей до 5		X	X	X	X
Кол-во людей  от 7 до 10
Кол-во людей от 10 до 30	X
Кол-во больше 30	X	X
Срок сдачи  до 3х месяцев		X	X	X	X
Срок сдачи  от 6 до 12 месяцев
Срок больше 12 месяцев	X
Документация
Требования интегрирования с  другими системами
Конкретный заказчик известен
Планируется дальнейшая поддержка
Планирование
Роли четко разграничены
Разрешено использовать внешние зависимости
Есть живые данные для тестирования и анализа
Требования  по безопасности
Требуется тестирование
Требуется написание  документации по продукту или инструкция
Требуются модульная реализация
Несколько команд разработки
Всего

Как пользоваться таблицей, думаю все уже догадались, но на всякий случай — ровно также как и с предыдущей, только с небольшим дополнением в виде закрашенных ячеек. Имеется в виду, что значение не может быть использовано для данного проекта. Также прошу заметить что, таблица может быть неполной, добавьте строки, которые сочтёте необходимыми.

Создайте лучший план проекта всего за 7 шагов [2023] [2022] • Asana

Резюме

Организуйте свои проекты с помощью планов проектов, чтобы не отставать от графика — еще до того, как вы начнете. План проекта содержит все необходимые детали вашего проекта, такие как цели, задачи, объем, сроки и результаты. Это показывает заинтересованным сторонам четкую дорожную карту вашего проекта, гарантирует, что у вас есть ресурсы для него, и с самого начала привлекает всех к ответственности. В этой статье мы научим вас семи шагам для создания собственного плана проекта.

Планы проекта необходимы для того, чтобы ваш проект был организован и соблюдался. Отличный план проекта поможет вам начать работу со всеми необходимыми элементами — от целей и бюджета до этапов и планов коммуникации — в одном месте. Сэкономьте свое время (и немного головной боли), создав рабочий план, который сделает ваш проект успешным.

Что такое план проекта?

План проекта, иногда называемый рабочим планом, представляет собой схему целей, задач и задач, которые ваша команда должна выполнить для конкретного проекта. Ваш план проекта должен включать информацию о расписании проекта, объеме, сроках выполнения и результатах для всех этапов жизненного цикла проекта. Но не все процессы планирования проектов созданы одинаковыми, что приводит к тому, что некоторые команды недоиспользуют их или полностью пропускают. Чтобы написать эффективный план проекта, вы должны быть методичными (выполнять ряд шагов), конкретными и четкими, когда дело доходит до ваших идей и стратегии реализации.

Бесплатный многофункциональный шаблон проекта

Если вы все еще не знаете, что такое план проекта, вот чем он отличается от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ тоже самое. Разные команды или отделы могут предпочесть тот или иной термин, но оба они в конечном итоге описывают одно и то же: список общих действий, которые вам необходимо предпринять для достижения целей вашего проекта.

План проекта и устав проекта

Устав проекта — это план вашего проекта. В основном вы используете уставы проекта, чтобы получить одобрение от ключевых заинтересованных сторон, прежде чем начать. Это означает, что устав вашего проекта предшествует вашему плану проекта. Устав проекта — это набросок простого плана проекта, который должен включать только ваши цели проекта, объем и обязанности. Затем, как только ваш устав будет утвержден, вы можете создать план проекта, чтобы предоставить более подробный план ключевых элементов вашего проекта.

Прочтите: 3 элемента, которые необходимы каждому уставу проекта

План проекта и объем проекта

Объем проекта определяет размер и границы вашего проекта. В рамках плана вашего проекта вы должны определить масштаб проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами проекта. Если вы когда-либо беспокоились о расширении масштаба, вы можете вернуться к предварительно определенному объему в плане проекта, чтобы вернуться в нужное русло.

Прочтите: Краткое руководство по определению масштаба проекта — за 8 шагов

План проекта и проект Agile

Управление проектами Agile — это структура, помогающая командам разбить работу на итерационные, совместные компоненты. Agile-фреймворки часто работают в сочетании с методологиями scrum и sprint. Как и в любом проекте, команда проекта Agile может извлечь выгоду из наличия плана проекта, прежде чем приступить к работе.

Прочтите: Asana для Agile и Scrum

План проекта и структура распределения работ

Подобно плану проекта, структура распределения работ (WBS) помогает вам в выполнении проекта. В то время как план проекта фокусируется на каждом аспекте вашего проекта, WBS фокусируется на результатах, разбивая их на промежуточные результаты и задачи проекта. Это поможет вам визуализировать весь проект в простых шагах. Поскольку это визуальный формат, WBS лучше всего рассматривать в виде диаграммы Ганта (или временной шкалы), доски Канбан или календаря, особенно если вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Прочтите: структурная декомпозиция работ (WBS): что это такое и как ее использовать

Почему важны планы проекта?

Планы проекта составляют основу всего проекта. Без него вы упускаете первый важный шаг в общем процессе управления проектом. Когда вы запускаете проект без определенных целей или задач, это может привести к неорганизованности работы, разочарованию и даже расширению масштабов. Четкий письменный план управления проектом обеспечивает базовое направление для всех заинтересованных сторон, а также обеспечивает подотчетность каждого. Это подтверждает, что у вас есть ресурсы, необходимые для проекта, еще до его фактического начала.

План проекта также позволяет вам, как ответственному за исполнение, прогнозировать любые потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, пока проект еще находится на стадии планирования. Таким образом, вы можете быть уверены, что проект будет достижим или, при необходимости, будет правильным. Согласно исследованию, проведенному Институтом управления проектами, между планированием проекта и его успехом существует тесная связь: чем лучше ваш план, тем лучше ваш результат. Таким образом, преодоление этапа планирования также способствует повышению эффективности и результатов проекта.

7 шагов для написания плана проекта, который поможет вам не сбиться с пути

Чтобы создать четкий план управления проектом, вам нужен способ отслеживать все его движущиеся части. Независимо от типа проекта, который вы планируете, каждый рабочий план должен содержать:

• Цели и задачи проекта

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и роли

• 900 2

• Вехи , результаты и зависимости проекта

• Сроки и расписание

• План коммуникации

Не знаете, что каждый из них означает или должен выглядеть? Давайте углубимся в детали:

Шаг 1: Определите свои цели и задачи

Вы работаете над этим планом проекта по определенной причине — скорее всего, вы, ваша команда или ваша компания достигнете конечной цели. Но как вы узнаете, достигли ли вы этой цели, если у вас нет способа измерить успех?

Каждый успешный план проекта должен иметь четкий желаемый результат. Определение ваших целей обеспечивает обоснование вашего плана проекта. Это также держит всех на одной волне и фокусирует внимание на результатах, которых они хотят достичь. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, которые знают, как их работа способствует достижению целей компании, в 2 раза более мотивированы. Однако только 26% сотрудников обладают такой ясностью. Это потому, что постановка целей чаще всего происходит отдельно от фактической работы. Определив свои цели в плане работы, вы можете напрямую связать работу, которую выполняет ваша команда, с целями проекта в режиме реального времени.

В чем разница между целями проекта и задачами проекта?

Как правило, цели вашего проекта должны быть более высокого уровня, чем цели вашего проекта. Цели вашего проекта должны быть целями SMART, которые помогут вам измерить успех проекта и показать, как ваш проект согласуется с бизнес-целями. С другой стороны, цель составления целей проекта состоит в том, чтобы сосредоточиться на фактических, конкретных результатах, которых вы собираетесь достичь в конце своего проекта. Ваш проект план задает направление, необходимое вашей команде для достижения целей, поэтому вы можете создать рабочий процесс, соответствующий целям проекта.

Ваш проект план  задает направление, необходимое вашей команде для достижения ваших целей, посредством целей вашего проекта. Включив свои цели непосредственно в документацию по планированию, вы можете держать путеводную звезду вашего проекта под рукой. Когда вы определяете объем своего проекта или составляете график своего проекта, проверьте свои цели, чтобы убедиться, что работа способствует достижению ваших основных целей.

Прочтите: Как составить эффективную цель проекта с примерами

Шаг 2. Установите показатели успеха

Определив свои цели, убедитесь, что они измеримы, установив ключевые показатели успеха. Хотя ваша цель служит предполагаемым результатом, вам нужны показатели успеха, чтобы вы знали, работаете ли вы в соответствии с планом для достижения этого результата. Лучший способ сделать это – поставить SMART-цели. С SMART-целями вы можете убедиться, что ваши показатели успеха ясны и измеримы, поэтому вы можете оглянуться на конец своего проекта и легко сказать, достигли ли вы их или нет.

Например, целью мероприятия может быть проведение 22 июня ежегодной трехдневной конференции для специалистов по поисковой оптимизации. Показателем успеха для этой цели может быть присутствие на вашей конференции не менее 1000 человек. Это и понятно, и измеримо.

Бесплатный шаблон межфункционального проекта

Шаг 3. Уточните заинтересованные стороны и роли

Запуск проекта обычно означает вовлечение в его выполнение соавторов. В плане управления проектом укажите, какие члены команды будут участвовать в проекте и какова будет роль каждого человека. Это поможет вам решить, кто отвечает за каждую задачу (к чему мы скоро вернемся), и сообщит заинтересованным сторонам, как вы ожидаете их участия.

В ходе этого процесса обязательно определите различные роли и обязанности, которые могут быть у ваших заинтересованных лиц. Например, кто непосредственно отвечает за успех проекта? Есть ли какие-либо утверждающие, которые должны быть привлечены, прежде чем что-либо будет завершено? Какие кросс-функциональные заинтересованные стороны должны быть включены в план проекта? Нужно ли учитывать какие-либо факторы управления рисками?

Рассмотрите возможность использования системы, такой как диаграмма RACI, чтобы помочь определить, кто продвигает проект вперед, кто будет утверждать решения, кто будет вносить свой вклад в проект и кто должен оставаться в курсе хода проекта.

Затем, когда вы обозначите все свои роли и заинтересованные стороны, не забудьте включить эту документацию в свой план проекта. Как только вы завершите свой план, ваш рабочий план станет вашим межфункциональным источником истины.

Прочтите: 9 стратегий успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определите свой бюджет

Запуск проекта обычно стоит денег. Будь то наем фрилансеров для написания контента или кейтеринговая компания для мероприятия, вы, вероятно, потратите немного денег.

Поскольку вы уже определили свои цели и заинтересованные стороны в рамках плана проекта, используйте эту информацию для составления бюджета. Например, если это кросс-функциональный проект с участием нескольких отделов, будут ли отделы делить стоимость проекта? Если у вас есть конкретная целевая метрика, например посетители мероприятия или новые пользователи, поддерживает ли ваш предлагаемый бюджет эту задачу?

Установив бюджет проекта на этапе планирования проекта (и до того, как начнутся расходы), вы сможете получить одобрение, легче отслеживать ход выполнения и принимать разумные и экономичные решения на этапе реализации вашего проекта. Заранее зная свой бюджет, вы сможете управлять ресурсами, гарантируя, что вы не превысите первоначальный финансовый объем проекта. Планирование поможет вам определить, какие части вашего проекта будут стоить сколько, не оставляя места для сюрпризов позже.

Шаг 5. Согласование вех, результатов и зависимостей проекта

Важная часть планирования вашего проекта — установка вех или конкретных целей, которые представляют достижение. Вехи не требуют даты начала и окончания, но достижение одной из них знаменует собой значительное достижение в ходе вашего проекта. Они используются для измерения прогресса. Предположим, вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Установка вехи на временной шкале вашего проекта, когда прототип будет завершен, поможет вам измерить прогресс, которого вы достигли на данный момент.

Результат проекта, с другой стороны, — это то, что фактически произведено, когда вы достигаете вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигли важной вехи, когда создали конечный результат, которым стал прототип. Вы также можете использовать зависимости проекта — задачи, которые вы не можете начать, пока не будут завершены другие. Зависимости гарантируют, что работа начнется только после того, как она будет готова. Продолжая пример, вы можете создать зависимость проекта, требующую утверждения от руководителя проекта перед началом тестирования прототипа.

Если вы используете наш бесплатный шаблон плана проекта, вы можете легко организовать свой проект по результатам, зависимостям и вехам. Таким образом, каждый в команде будет иметь четкое представление о работе в рамках вашего проекта и основных этапах, над которыми будет работать ваша команда.

Прочтите: Как устанавливать, достигать и отмечать вехи проекта

Шаг 6. Наметьте график и график

Для достижения целей проекта вам и вашим заинтересованным сторонам необходима ясность в отношении общего графика и графика проекта. Согласование временных рамок может помочь вам лучше расставить приоритеты во время сессий стратегического планирования.

Не все проекты имеют четкие временные рамки. Если вы работаете над большим проектом с несколькими неизвестными датами, рассмотрите возможность создания дорожной карты проекта вместо полномасштабного графика проекта. Таким образом, вы можете уточнить порядок выполнения различных задач, не обязательно устанавливая точные даты.

После того, как вы выполнили обязанности высокого уровня, пришло время уделить внимание деталям. В шаблоне плана работы начните с разбивки проекта на задачи, чтобы ни одна часть процесса не была пропущена. Большие задачи можно даже разбивать на более мелкие подзадачи, что делает их более управляемыми.

Затем возьмите каждую задачу и подзадачу и назначьте им дату начала и дату окончания. Вы начнете визуально видеть, как все объединяется в единую временную шкалу проекта. Обязательно добавьте заинтересованных лиц, наметив, кто чем занимается и когда.

Прочтите: Как создать временную шкалу проекта за 7 шагов

Шаг 7. Поделитесь своим планом коммуникации

Мы установили, что в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили общения у них будут различаться. У вас есть возможность заранее указать свои ожидания для этого конкретного проекта в плане проекта. Наличие плана коммуникации необходимо для того, чтобы убедиться, что все понимают, что происходит, как продвигается проект и что происходит дальше. И на случай, если возникнет препятствие, у вас уже будет четкая система связи.

При разработке плана коммуникации ответьте на следующие вопросы:

• Сколько встреч, связанных с проектом, вам нужно провести? Каковы их цели?

• Как вы будете управлять обновлениями статуса проекта? Где вы будете делиться ими?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом и сообщения о прогрессе и обновлениях?

Как и другие элементы вашего плана проекта, убедитесь, что ваш план коммуникации легко доступен в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и межфункциональные сотрудники должны иметь возможность легко найти эти рекомендации на этапах планирования и выполнения вашего проекта.

Прочтите: Почему четкий план коммуникации важнее, чем вы думаете

Пример плана проекта

Далее, чтобы помочь вам понять, как должен выглядеть ваш план управления проектом, вот два примера планов для маркетинговых и дизайн-проектов, которые помогут вам во время собственное планирование проекта.

Пример плана проекта: годовой календарь контента

Предположим, вы руководитель отдела контента в своей компании, и в ваши обязанности входит создание и предоставление календаря контент-маркетинга для всего контента, который будет опубликован в следующем году. Вы знаете, что ваш первый шаг — составить план работы. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успеха

Вы устанавливаете, что ваша цель создания и выполнения календаря контента состоит в том, чтобы повысить вовлеченность на 10%. Показатели вашего успеха — это показатель открываемости и рейтинг кликов в электронных письмах, количество подписчиков вашей компании в социальных сетях и рейтинг ваших материалов в поисковых системах.

Заинтересованные стороны и роль каждого человека

В этом проекте будут задействованы пять человек.

• Вы, ведущий контент: Разработка и ведение календаря

• Брэндон и Джейми, сценаристы: Предоставление набросков и копий для каждой части контента

• Нейт, редактор: Редактирование и предоставление отзывов о контенте

  5

  5 3 Паула, Производитель: Опубликовать контент после того, как он будет написан и отредактирован

Бюджет

Ваш бюджет на план проекта и годовой объем контента составляет 50 000 долларов.

Вехи и результаты

Ваша первая веха — заполнить календарь контента, в котором показаны все темы за год. Результатом является общедоступная версия календаря. И этапы, и результаты должны быть четко отмечены в графике вашего проекта.

Временная шкала и расписание

Вы определили, что ваше расписание для плана проекта календаря контента будет следующим:

• 15 октября — 1 ноября: Этап исследования для поиска идей для тем для контента

• 2 ноября — 30 ноября: Определите темы, о которых вы будете писать

• 1 декабря — 1 января: Составление календаря

1 декабря

4 90 4 Контент будет написано Брэндоном и Джейми и отредактировано Нейтом, в течение года

• 16 января — 31 декабря: Паула начнет публиковаться и продолжит делать это по мере поступления в течение года.

План коммуникации

У вас будет стартовое совещание, а затем ежемесячные совещания по обновлению информации в рамках вашего плана коммуникации. Еженедельные обновления статуса будут отправляться в пятницу после обеда. Вся коммуникация, связанная с проектом, будет происходить в инструменте управления проектами.

Как ClassPass управляет планами проектов от начала до конца

Керри Хоффман, старший менеджер проекта по маркетинговым операциям в ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, осуществляемые творческими командами, командами по развитию и работе с контентом. Вот три ее лучшие стратегии управления планами проектов:

• Заранее определите заинтересованные стороны: Независимо от масштаба проекта очень важно знать, кто является заинтересованными сторонами и их роль в проекте, чтобы обеспечить привлечение нужных людей на каждом этапе. Это также упростит процесс проверки и утверждения до того, как команда приступит к работе.

• Договоритесь о том, как вы хотите сообщать о своем проекте: Определите, где и когда должно происходить общение по вашему проекту, чтобы гарантировать, что ключевая информация будет собрана в нужном месте и все будут согласованы.

• Будьте гибкими и изучайте стили работы других людей: Проекты не всегда идут по плану, но правильное управление интеграцией поможет обеспечить бесперебойную работу проектов. Кроме того, узнайте, как участники проекта любят работать, чтобы учитывать это при создании плана. Это поможет работать более гладко, как только вы начнете выполнять.

Прочтите: Передовой опыт творческого производства от Керри Хоффман из ClassPass

Напишите план своего следующего проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали специалистом по планированию работы. С помощью нескольких шагов, немного времени и целой организации вы успешно написали план проекта.

Следите за собой и своей командой и решайте проблемы на раннем этапе, используя такой инструмент управления проектами, как Asana. Уверенно работайте над каждым этапом плана проекта и оптимизируйте общение с командой.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Шаблон расписания проекта | Райк

У вас есть десятки полезных методологий управления проектами на выбор, но основы одинаковы. Вы разбиваете проект на управляемые части, разрабатываете контрольный список, чтобы назначать работу своей команде, и отслеживаете эту работу, чтобы отслеживать прогресс. Календари и электронные письма отлично подходят для поддержания графика вашего проекта. Однако эти инструменты обнаруживают свои ограничения по мере роста проектов, а планирование, составление графиков и контроль работы усложняются.

Мы разработали Wrike, чтобы помочь вам управлять основными задачами и решать сложные проекты благодаря его гибкости и возможностям настройки.

Этот шаблон расписания проекта поможет вам быстро приступить к работе с Wrike. Используйте его в качестве справочного проекта, чтобы узнать, как работает Wrike, или начать управлять реальным проектом уже сегодня.

Мы создали подробное руководство, которое покажет вам, как управлять проектом в Wrike.

В этом разделе мы рассмотрим, как:

• Разбить проект на задачи и назначить их
• Планируйте проект с помощью диаграммы Ганта
• Мониторинг хода проекта с помощью информационной панели

Разбейте проект на задачи

Задачи могут быть назначены одному или нескольким членам вашей команды, но во избежание путаницы рекомендуется создавать задачи, которые может выполнять один человек. Чтобы назначить задачу, выберите ее из списка, нажмите «Добавить исполнителя» и выберите члена своей команды. Если человек еще не зарегистрирован в Wrike, просто добавьте его адрес электронной почты, и ему будет отправлено приглашение присоединиться к Wrike.

Просмотр хода выполнения с помощью диаграммы Ганта

Мы разработали диаграмму Ганта в Wrike, чтобы дать вам общее представление о ходе проекта и полное представление об объеме работ в наглядном виде.

После того, как вы назначите задачу в Wrike, щелкните переключатель даты, чтобы установить даты начала и окончания. После того, как вы запланируете свои задачи, вы можете использовать представление диаграммы Ганта, чтобы увидеть общий план проекта. Оттуда вы можете перетаскивать задачи, чтобы настроить сроки и даты. Динамическая временная шкала нашего планировщика проектов автоматически корректирует все, что связано с вашими изменениями, и все корректировки автоматически передаются вашей команде.

Добавление вех

В Wrike вы можете использовать вехи в качестве контрольных точек, чтобы отметить важное событие или точку разветвления решения в проекте. Вехи — это задачи, которые запланированы на один день и не имеют продолжительности. Любую задачу можно превратить в веху.

Wrike поставляется со встроенным виджетом «Мониторинг конфликтов». Здесь отображаются все вехи в вашей учетной записи, которые доступны вам и имеют конфликты расписания.

Создание зависимостей между задачами

Wrike создал зависимости задач, чтобы вы могли указать отношения между задачами. Это дает понять членам команды, где лежат их обязанности в рамках графика проекта. Вы можете использовать их, чтобы указать, когда задача должна начинаться или заканчиваться по отношению к другим задачам. Чтобы создать зависимости, перетащите задачи на диаграмму Ганта.

Каждый раз, когда вы меняете дату задачи, любые зависимости также автоматически обновляются, чтобы отразить ваше изменение.

Мониторинг проекта с помощью информационных панелей

Мы разработали информационную панель в шаблоне планирования проекта, чтобы настроить ее в соответствии с вашими уникальными потребностями. В одном представлении вы можете увидеть, какие задачи не назначены, должны быть выполнены на этой неделе, просрочены или завершены. Используйте информационную панель, чтобы мгновенно принимать решения относительно итераций и приоритизации задач.

Как и в случае с остальной частью шаблона проекта, панель мониторинга можно изменить в соответствии с вашими потребностями. Каждый виджет показывает задачи, соответствующие заданным критериям. Вы можете использовать готовые виджеты Wrike или создавать собственные виджеты, чтобы видеть задачи, соответствующие применяемым вами фильтрам.

Любой может использовать шаблон расписания проекта Wrike. Как следует из названия, шаблон расписания проекта предназначен для того, чтобы помочь разбить временную шкалу проекта на управляемые части, спланировать задачи и отслеживать ход выполнения. Руководители проектов, студенты и маркетологи, в частности, могут найти полезным шаблон планирования проекта.

Вы можете использовать шаблон планирования проекта Wrike, чтобы отслеживать ход выполнения проекта от начала до конца. Используйте представление временной шкалы, чтобы увидеть важные задачи и сроки их выполнения. Вы также можете использовать предварительно настроенную панель мониторинга для просмотра выполненных, неназначенных, подлежащих и просроченных задач, что упрощает отслеживание работы на каждом этапе.

Используйте представление временной шкалы, чтобы просмотреть полное расписание проекта. Эта интерактивная диаграмма Ганта позволяет просматривать и переназначать задачи по мере необходимости.

Вы можете уведомить членов команды, @упомянув их в комментарии к задаче в шаблоне расписания управления проектом или назначив их ответственными, если они несут ответственность за выполнение задачи.

Да, в рамках нашей бесплатной 14-дневной пробной версии Wrike! Введите свой адрес электронной почты, чтобы загрузить этот шаблон сейчас и приступить к планированию вашего проекта.