Контроль свободного времени сотрудников: Контроль рабочего времени CrocoTime: объективная загрузка работников — Независимое театральное объединение "Зрительские симпатии"

Содержание

Контроль рабочего времени CrocoTime: объективная загрузка работников

Вопрос, который беспокоит и сотрудников, и руководителей: насколько справедливую нагрузку получают первые. Начальнику важно получить максимальный результат от оплаченного рабочего времени, а подчиненным нужно иметь возможность показать свою перегруженность.

Оценить загруженность не так просто, нужно найти время и тщательно вести контроль рабочего времени.

При этом слишком жесткий мониторинг часто вызывает возмущение коллектива. И это только одна из сторон вопроса, ведь контроль рабочего времени – дело непростое.

Проблемы и решения

1. Нагрузка работников распределяется неравномерно по дням, неделям и месяцам. Экономические процессы цикличны. По этой причине и нагрузка у сотрудников может быть разной: когда-то свободного времени больше, а когда-то не хватает и восьми рабочих часов.

Выход? Хорошо, если сотрудник имеет резерв времени, чтобы была возможность в периоды пиковой нагрузки справляться с дополнительными задачами.

Задачи, которые решает система контроля рабочего времени в таком случае, заключаются в том, чтобы показать руководству объективную картину загруженности сотрудника и помочь в распределении дополнительных свободных часов на протяжении всего рабочего процесса.

2. Когда сотрудник планирует отпуск или же наступает сезон простудных заболеваний, нужно учесть это заранее. Ведь на этот период какие-то сотрудники отходят от рабочего процесса, а их функции должны взять на себя их коллеги. Где взять такой резерв? Хорошо, если в компании будет постоянно менее занятый сотрудник, на случай необходимости кого-то подменить. Другой вариант, чтобы в штате было несколько сотрудников одинаково загруженных не на все сто процентов. Иначе, временный уход какого-либо сотрудника, эффективного на 100%, принесет существенные проблемы всей компании в это время.

Что даст мониторинг рабочего времени в этом случае? Он позволит определить, сколько сотрудников и как много времени понадобится для выравнивания ситуации на время отсутствия одного из работников.

3. Изменение и рост компании, совершенно закономерно отражаются на количестве и сложности рабочих задач. Если загруженность сотрудников равна 100%, то их реакция на увеличивающуюся нагрузку будет негативной: они не смогут заняться новыми обязанностями и выполнять возросший объем работ.

В этом случае контроль рабочего времени укажет на перегруженность сотрудников и позволит своевременно нанять на работу дополнительный штат.

Как осуществить контроль рабочего времени?

Что необходимо, чтобы провести контроль рабочего времени, оптимизировать загруженность сотрудников, грамотно распределять задачи и ставить объективные сроки? На помощь руководителю приходят автоматизированные системы контроля рабочего времени. Они экономят время сразу нескольких сотрудников, которым, в случае ручного подсчета, приходилось бы тратить уйму времени на анализ данных и их систематизацию. Программа повышает корпоративную дисциплину, фиксирует прогулы, ранние уходы и опоздания. Она так же своевременно оповещает через e-mail менеджера о нарушениях: непродуктивной трате времени на развлекательных ресурсах или в соцсетях.

Итог

Доказано не одним исследованием и опросом, что непродуктивная трата времени сотрудником находится в рамках 12-30%. Эта цифра зависит от уровня корпоративной культуры, особенностей организации и рабочих функций. Каждая компания самостоятельно рассчитывает какой уровень загрузки будет у ее сотрудников. Чтобы процесс был простым, понятным и не отнял много времени, и была разработана программа контроля рабочего времени CrocoTime.

Учет и контроль рабочего времени СБИС

Учет и контроль рабочего времени СБИС | Система автоматизированного учета рабочего времени сотрудников Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее



77 Москва
78 Санкт-Петербург
01 Республика Адыгея
02 Республика Башкортостан
03 Республика Бурятия
04 Республика Алтай
05 Республика Дагестан
06 Республика Ингушетия
07 Респ. Кабардино-Балкария
08 Республика Калмыкия
09 Респ. Карачаево-Черкессия
10 Республика Карелия
11 Республика Коми
12 Республика Марий Эл
13 Республика Мордовия
14 Республика Саха (Якутия)
15 Северная Осетия — Алания
16 Республика Татарстан
17 Республика Тыва
18 Республика Удмуртия
19 Республика Хакасия
20 Республика Чечня
21 Республика Чувашия
22 Алтайский край
23 Краснодарский край
24 Красноярский край
25 Приморский край
26 Ставропольский край
27 Хабаровский край
28 Амурская обл.
29 Архангельская обл.
30 Астраханская обл.
31 Белгородская обл.
32 Брянская обл.
33 Владимирская обл.
34 Волгоградская обл.
35 Вологодская обл.
36 Воронежская обл.
37 Ивановская обл.
38 Иркутская обл.
39 Калининградская обл.
40 Калужская обл.
41 Камчатский край
42 Кемеровская обл.
43 Кировская обл.
44 Костромская обл.
45 Курганская обл.
46 Курская обл.
47 Ленинградская обл.
48 Липецкая обл.
49 Магаданская обл.
50 Московская обл.
51 Мурманская обл.
52 Нижегородская обл.
53 Новгородская обл.
54 Новосибирская обл.
55 Омская обл.
56 Оренбургская обл.
57 Орловская обл.
58 Пензенская обл.
59 Пермский край
60 Псковская обл.
61 Ростовская обл.
62 Рязанская обл.
63 Самарская обл.
63 Тольятти
64 Саратовская обл.
65 Сахалинская обл.
66 Свердловская обл.
67 Смоленская обл.
68 Тамбовская обл.
69 Тверская обл.
70 Томская обл.
71 Тульская обл.
72 Тюменская обл.
73 Ульяновская обл.
74 Челябинская обл.
75 Забайкальский край
76 Ярославская обл.
79 Еврейская АО
83 Ненецкий АО
86 Ханты-Мансийский АО
87 Чукотский АО
89 Ямало-Ненецкий АО
91 Республика Крым
92 Севастополь

Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

3. Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

Бесплатно;
Просто;

“На коленочках”;
Нет автоматизации;
Только для мелких организаций;
Не отражают качество отработанного времени;
Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

Бухгалтерам и кадровикам удобно;
Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
Готовые табели для начисления заработной платы;

Не отражают качества отработанного времени;
Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

Показывает кто во сколько на работу пришел;
Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
Помогают контролировать безопасность;

Учет рабочего времени ведется в программах;
Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но “забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, S2 Crm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

Время работы фиксируется автоматически;
Выгрузка в специальные формы отчета;
Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;

Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
Реальной картины может не отражать;
Вопросов дисциплины не решает;
Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

Просто в использовании;
Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;

Карты часто теряются, воруются;
Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;

По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

Формируют общую картину рабочего дня;
Делают снимки с экрана;
Помогает анализировать потраченное время;
Законность;
Для установки не нужно разрешение;
Информационная безопасность;
Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;

Общую безопасность не обеспечивает;
Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
Отсутствие приказов на выплаты;
Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

Контроль рабочего времени сотрудников | Система контроля рабочего времени персонала — Контур.Бухгалтерия

Зачем измерять рабочее время сотрудников

Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.

Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.

Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:

отмечать время прихода людей на работу — это поможет заметить тех, кто регулярно опаздывает или отсутствует;

следить за временем, когда сотрудники возвращаются с обеденного перерыва и уходят с работы;
обнаруживать прогульщиков;
помочь сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач, не отвлекаясь слишком часто на перекуры, беседы и личные дела.

Где в законах закреплено понятие рабочего времени

Понятие “рабочее время” раскрывается в ст. 91 ТК РФ. По закону у работников должны быть перерывы в течение рабочего дня, выходные дни и отпуск. Мониторинг рабочего времени, как говорит закон, относится к превентивным, профилактическим мерам, которые укрепляют дисциплину и не дают сотрудникам решать личные вопросы в рабочее время. Для этого работодатель может следить за персоналом в течение рабочего дня, выявлять нарушителей и призывать их к порядку.

Как подготовиться к контролю рабочего времени

Для контроля сотрудников вам придется следить за несколькими процессами:

какие задачи выполняют сотрудники за компьютером;
какие и какой продолжительности переговоры ведут по скайпу или телефону с клиентами или партнерами;
какие письма отправляют с рабочего адреса.

Вам пригодится программа, которая регулярно делает скриншоты рабочего стола в рабочее время, и видеонаблюдение за рабочим местом каждого сотрудника, чтобы отмечать его присутствие или отсутствие в течение дня.

Наблюдать за сотрудниками без спроса вы не можете, а установка камер наблюдения без оповещения нарушает закон. Вы должны уведомить персонал о начале контроля, а в допсоглашении к трудовому договору или в других внутренних документах компании перечислить способы мониторинга. Изменять эти условия можно только при согласии сотрудников.

Какие способы контроля есть сегодня

Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.

Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.

Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.

Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.

Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:

нарушителей распорядка, которые часто опаздывают или уходят раньше, много времени тратят на перекуры и обеденный перерыв;
сотрудников, которые в течение дня читают новости и ленту соцсетей, переписываются с друзьями, играют в игры или решают личные задачи;

перегруженных работников, которые задерживаются на работе и которым грозит профессиональное выгорание;
сотрудников, которые недовольны рабочим местом и ищут новую работу.

Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.

Как отказаться от контроля и не потерять эффективность

Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.

Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.

Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

способы формирования, примеры и автоматизация в 2021 году

Табель учета рабочего времени представляет собой перечень сотрудников организации, в котором проставлены отметки о фактически отработанном времени за каждый день отчетного периода (обычно — календарного месяца). Способы создания табеля могут быть различны. Традиционно он заполнялся вручную по рекомендованным формам Т-12 и Т-13, однако развитие компьютеризации и технической оснащенности предприятий позволяет формировать его автоматически.

Автоматизация формирования табеля может выражаться в учете данных турникета или электронной пропускной системы, используемой на предприятии. Для сотрудников, работающих за ПК, еще более информативным будет применение автоматизированной системы учета рабочего времени. Это позволит учесть не только время прибытия и убытия сотрудника на территорию предприятия, но и возможные простои в течение дня.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке за каждый день календарного месяца.

Вести табель на штатных работников государство обязывает все организации, кроме бюджетных. Для этого разработаны рекомендованные формы с кодами Т-12 и Т-13 (отличие последней — в отсутствии листа с финансовой информацией по окладам, используемой бухгалтерией для выполнения фактических начислений по заработной плате). Однако предприятия не обязаны использовать именно эти формы — их допускается модифицировать под собственные нужды, либо и вовсе разработать собственный, более удобный бланк, отвечающий специфике компании, и заполнять именно его.

Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:

Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы, ведут учет больничных, отпусков и командировок.
Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных в плане соблюдения установленного распорядка труда.
Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав сотрудников.
Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности, при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.

Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот, кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.

Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.

Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее чем на 1 год (для возможности последующего анализа).

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).
Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения могут быть намеренно или ненамеренно искажены.
В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель. Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает, что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности. Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики», и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме

Для формирования табеля учета рабочего времени в ручном режиме следует определиться с его формой. Обзорно рассмотрим вариант ручного заполнения на примере рекомендованной формы Т-12. Ручное заполнение следует вести чернилами или шариковой ручкой синего цвета, помарки и ошибки должны быть исправлены регламентированным образом (зачеркивание, указание верного варианта, удостоверяющая подпись).

Данная форма будет состоять из трех частей:

На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, «Я» — явка, «ОТ» — отпуск, «К» — командировка, «РВ» — работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.

Вторая часть — собственно табель учета рабочего времени. По желанию работодателя, в него вносится или вся информация по фактической отработке, или только информация по возникающим отклонениям от обычного трудового распорядка. В шапке таблицы указываются сведения об организации и структурном подразделении, а также о номере табеля (обычно выбирают сквозную нумерацию в течение года) и учетном периоде. Сама таблица — это перечень сотрудников с указанием их табельных номеров, ФИО и отметке о характере фактической работы в конкретный день месяца, в соответствии с вышеприведенной классификацией. Также обязательно указание времени работы (в часах), чтобы установить факт выработки нормы, работы менее положенного времени или сверхурочного труда. В итоговых столбцах таблицы суммируется фактически отработанное время за половину месяца (для выплаты аванса) и за весь месяц (для выплаты заработной платы). Под таблицей ставит подпись как то должностное лицо, что непосредственно занималось заполнением табеля, так и вышестоящее должностное лицо, которое табель проверило и приняло, тем самым подтвердив его правильность и соответствие истине.

Третья часть табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (которая в форме Т-13 отсутствует) — это финансовая информация о начислениях по заработной плате для каждого из сотрудников, указанных в табеле (оклад, сумма дополнительных начислений в связи со сверхурочной работой, суммы дисциплинарных удержаний, командировочных и так далее). Она также заверяется подписями ответственных лиц и печатью организации. В строки унифицированной формы, которые по каким-то причинам не заполняются сведениями об организации, должны быть внесены прочерки.

Описанное заполнение по формам Т-12 и Т-13 является лишь рекомендуемым, организация вправе модифицировать бланки табелей или разработать собственный. Однако на практике многие организации пользуются именно ими, находя, что они содержат необходимый и достаточный минимум соответствующей информации.

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени

Ниже приведен пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (без титульного листа и листа с финансовой информацией).,

Иные примеры по ручному заполнению табеля, с комментариями и рекомендациями, можно найти в свободном доступе или в системах правовой информации.

При анализе приведенного табеля видно, что указывается общее количество рабочих часов в день, независимо от того, сколько из них было фактически затрачено на выполнение прямых служебных обязанностей.

Для организаций, которые желают вести управленческий учет в разрезе эффективности использования номинально затраченного рабочего времени, следует рассмотреть внедрение системы мониторинга, которая помимо учета самого факта присутствия сотрудника на рабочем месте, будет контролировать его действия на соответствие служебным обязанностям.

Учет рабочего времени с расчетом баланса / Хабр

Автоматизация процессов учета рабочего времени повышает эффективность работы компании, упрощает контроль трудовой дисциплины и расчет заработной платы и нивелирует влияние человеческого фактора. Однако жесткие алгоритмы учета рабочего времени могут вызвать негативную реакцию сотрудников. Контролировать дисциплину и сохранить комфортный климат в коллективе позволяет учет рабочего времени c расчетом баланса – по алгоритму гибкого графика.
При таком подходе сотрудник может самостоятельно планировать свое время, имея возможность прийти позже или уйти раньше, не нарушив рабочий режим. Потраченное на личные дела время можно отработать позднее.
Применение

Учет рабочего времени с расчетом баланса станет удобным решением для предприятий и учреждений с недельными, сменными и скользящими графиками, при которых допустимы небольшие отклонения, подлежащие учету и отработке.

Для компаний, где работа осуществляется на условиях сдельной оплаты труда или выработки суммарной месячной нормы, также подойдет учет рабочего времени по алгоритму гибкого графика.
Алгоритмы учета

В компании регламентируется обязательное время присутствия сотрудника на рабочем месте, суммарное время перерывов на отдых в течение дня и рабочий интервал времени –в течение которого сотрудник может отработать положенное время.
Факт входа в рабочие и нерабочие помещения регистрируется системой. Например, когда сотрудник входит в столовую, система фиксирует выход из рабочей зоны и вход в нерабочую. Таким образом время, проведенное в курительной комнате, столовой, зоне отдыха, учитывается как нерабочее. На основании данных о входах и выходах система рассчитывает рабочее время сотрудника с учетом графика работы и допустимых отклонений и формирует табель.
Например, при рабочем дне с 9:00 до 17:45 и обеденном перерыве в 45 минут сотрудник может прийти на 15 минут позже – в 9:15 и уйти на 15 минут раньше – в 17:30. Время, потраченное на приходы позже и уходы раньше в рамках заданных отклонений, сотрудник может отработать. Время, отведенное на обед, сотрудник может использовать частями.
Алгоритм гибкого графика позволяет задавать различные учетные периоды для отработки времени, потраченного в личных целях – например, сотрудник должен компенсировать это время в тот же день или в течение месяца. По согласованию с администрацией неотработанное за отчетный период время может быть закрыто оправдательным документом.
Графики работы

Учет рабочего времени с расчетом баланса может вестись на основе недельного и сменного графиков, сдельной работы и выработки месячной нормы рабочего времени. Учет по недельному графику позволяет указывать неограниченное количество интервалов работы в течение дня. Например, каждому сотруднику можно назначить время начала и окончания рабочего дня с указанием любого количества возможных перерывов. Предусмотрена возможность указывать особые временные интервалы на каждый из дней недели: например, в пятницу сотрудники могут заканчивать рабочий день раньше.
Параметры сменного графика также предусматривают возможность указывать неограниченное количество интервалов работы в течение рабочей смены. Возможность указывать день начала смены и количество дней в смене сотрудника позволяет организовать любую сменную схему работы. Например, график работы 3/3 с указанием дня начала смены.
Параметры сменного графика позволяют организовать учет ночных смен, когда рабочий интервал «переходит через 0-00», а также указывать различные интервалы на разные дни недели.
Недельная и сменная схемы учета позволяют ввести допустимое отклонение от нормативного рабочего времени. Если отклонение от графика совершено в допустимых интервалах, оно может быть отработано или закрыто оправдательными документами. В этом случае табель рабочего времени формируется без учета отклонений и соответствует законодательным нормам и требованиям.
В компаниях, где оплата труда осуществляется на сдельной основе, может использоваться график с упрощенным расчетом. В этом случае любое время нахождения сотрудника на территории организации является рабочим временем. В табель заносится фактическое время присутствия сотрудника за каждый день.
На предприятиях, где оплата осуществляется по факту отработки месячной нормы рабочего времени, ведется учет положительного и отрицательного баланса в течение рабочих дней всего учетного периода. Сведение баланса осуществляется в конце учетного периода.
Построение табеля

В случае положительного баланса рабочего времени табель заполняется согласно месячной норме (например, в случае стандартной месячной нормы 40 часов в неделю или 160 в месяц в табеле будет установлена ежедневная норма — 8 часов на каждый день).
При отрицательном балансе нарушения должны быть отработаны или закрыты оправдательными документами. В этом случае табель рабочего времени формируется без учета незначительных отклонений. Например, при разрешенных опозданиях на 10 минут и нарушениях только в этих пределах в табель сотрудника будут занесены не 7 часов 50 минут, а 8 часов.
Поскольку табель формируется по стандартной форме T-13 и соответствует нормам и требованиям российского трудового законодательства, он может быть экспортирован в 1С для расчета зарплаты без изменений
Гибкий учет рабочего времени в системах PERCo позволяет контролировать баланс отработанного времени и автоматически формировать корректный табель УРВ в рамках ТК РФ. За текущим балансом сотрудники могут следить самостоятельно.
CrocoTime — обзор сервиса | Startpack
Crocotime — это автоматическая система учета рабочего времени. Она показывает время начала и окончания работы сотрудников, чем они были заняты в течение дня, какие программы и сайты использовали для работы, сколько времени провели не за компьютером. Возможен учет встреч и телефонных переговоров при подключении данных из внешних источников.
Это позволяет получить полную детальную фотографию рабочего дня для оптимизации работы, повышения эффективности сотрудников и подразделений, расчета трудозатрат на операции с целью нормирования процессов или распределения загруженности сотрудников. Также, в системе автоматически формируются табели отработанного времени, учитываются недоработки, переработки, опоздания и прогулы.
CrocoTime состоит из сервера в локальном или облачном исполнении на выбор и модулей сбора статистики, которые ставятся на компьютеры сотрудников. Все данные обрабатываются в режиме реального времени.
Какие задачи решает CrocoTime?
Учет отработанного времени;
Расчет трудозатрат на отдельные операции с целью нормирования и построения планов;
Распределение загрузки сотрудников;
Поиск незагруженных сотрудников;
Поиск лишних штатных единиц;
Поиск сотрудников, которые заняты личными делами в рабочее время;
Контроль трудовой дисциплины.
Возможности:
Расчёт отработанных дней и часов.
Подсчет времени работы с определёнными программами или сайтами.
Распределение рабочего времени на продуктивное, отвлечения и время не за компьютером.
Статистика работы по компании, отделам и сотрудникам.
Статистика по числу и времени опозданий, ранних уходов и прогулов.
Электронная фотография рабочего дня.
Функция таймтрекинга.
Сервису доверяют более 800 компаний, среди которых Альфа Банк, РусАл, Илюшин, Евро-Цемент, М.видео, Лента, Тез Тур и многие другие.
Почему каждой компании нужно давать сотрудникам свободное время на работе
Моя первая «настоящая» работа была в большой и очень известной датской компании, которая наняла меня, только что окончившего университет, для работы над одним из их больших новых продуктов. Однажды, примерно через месяц после моей работы там, я сидел за своим столом и думал о многом.
Для других это могло показаться слабым — я поставил ноги на стол и уставился в воздух, — но на самом деле я размышлял о том, является ли подход, который я выбрал для решения конкретной задачи, правильным. или был более умный и быстрый способ.
И за это мне сделали выговор. Когда мой менеджер прошел мимо и увидел, что я сижу там, он раскритиковал меня за то, что я отказался. Пока он мог видеть, как я клевал свою клавиатуру, он был уверен, что я работаю продуктивно. Увидев меня с поднятыми ногами, он автоматически подумал, что я зря трачу время.
Компании во всем мире стремятся повысить производительность. Сотрудников просят работать эффективнее и быстрее делать больше. Но мне кажется, что постоянное внимание к краткосрочному повышению производительности вредит долгосрочным результатам, потому что рабочие дни сотрудников заполнены до отказа (и больше) задачами, встречами, сроками, проектами и т. Д.
Чего не хватает на этой картинке? Свободное время. Или, как некоторые называют это: Slack.
М. Б. Лоусон в отличной статье Академии руководителей «В хвалу бездельнику: время имеет существенное значение» пишет о важности в течение рабочего дня времени, которое еще не занято задачами. Из статьи:
Slack важен для организационной адаптации и инноваций.
Все более сложные системы и технологии требуют больше, а не меньше времени для мониторинга и обработки информации.Будущие потребности в стратегической гибкости и интеграции обучения и знаний во всех организациях подчеркивают необходимость пересмотреть важность времени в организационной работе и признать, что все ресурсы организации не могут быть направлены на немедленные усилия по выходу, если у нас есть время, чтобы уделять внимание. думайте и извлекайте пользу из полученных знаний.
Некоторые менеджеры (среди них и мой первый руководитель группы) считают все свободное время потраченным впустую, но они совершенно неправы.Когда каждый момент рабочего дня занят делами и работой, это во многих отношениях наносит вред организации. Вот некоторые из наших клиентов:
Творчество потеряно, потому что нет времени придумывать новые идеи и действовать в соответствии с ними.
Никто никому не помогает, потому что люди заняты на 100% (или более) своими задачами
Некогда осваивать новые навыки
В конечном итоге мы всегда делаем одно и то же, потому что нет времени на оптимизацию процессов
Клиенты становятся менее счастливыми, потому что у них нет времени делать все возможное и обеспечивать отличное обслуживание клиентов.
Все превращается в хаос, потому что некогда все организовывать и структурировать
Гибкость потеряна, потому что все слишком заняты, чтобы иметь дело с изменяющимися обстоятельствами
Сотрудники становятся менее счастливыми и испытывают больший стресс, потому что у них нет времени углублять свои навыки
Короче говоря, организации без проволочек становятся жесткими и хрупкими и теряют способность преодолевать текущие проблемы и создавать постоянные улучшения. Эти организации становятся чрезвычайно уязвимыми перед лицом любых непредвиденных изменений.
Так что слабина отлично подходит для сотрудников и для работы. Но его нужно создавать сознательно. Рабочие места должны прилагать согласованные усилия, чтобы показать сотрудникам
Как это сделать на практике? Вот 5 способов, которые, по нашему мнению, хорошо работают на практике.
Хакатоны широко известны в софтверных компаниях. Сотрудникам дается время (от 1 до нескольких дней) для работы в группах над любым проектом по своему выбору. В конце команды представляют свои результаты.
20% рабочего времени (популяризируется такими компаниями, как 3M и Google) означает, что сотрудники могут посвящать до 20% своей рабочей недели проектам, которые придумали сами.
Обучение и развитие имеют решающее значение. В компании, которую я соучредил, у каждого сотрудника был годовой бюджет на обучение в размере 2 недель и 8000 долларов США, для использования которых им потребовалось долларов США.
Сведите к минимуму время, затрачиваемое на бесполезные встречи, отчеты о состоянии и тому подобное.
Запланируйте резерв, чтобы рабочая неделя сотрудников не могла быть забронирована на 100%. Софтверная компания Menlo Innovations в США позволяет своим сотрудникам составлять бюджет только на 32 часа в неделю — они знают, что остальное тратится на планирование, обучение, координацию и т. Д.
Конечно, рабочие места должны стать более конкурентоспособными и производительными. Конечно, мы должны постоянно стараться делать больше с теми ресурсами, которые у нас есть. Но мы не можем ожидать, что люди станут более эффективными, если у них никогда не будет времени подумать, спланировать, изучить или опробовать новые идеи. Это требует слабости.
Ваш дубль
У вас есть свободное время на работе? Или все уже заполнено? Вознаграждаются или наказываются люди на вашем рабочем месте за то, что они перестают делать то, что они делают, чтобы они могли найти лучший способ сделать это?
Напишите комментарий, я хотел бы услышать ваше мнение.
Похожие сообщения
Google и Patagonia выделили свободное время для увлечения сотрудников
Компании пытались мотивировать сотрудников, предоставляя им «автономию» в качестве преимущества, наиболее известным примером является Google.
С 2004 года Google использует автономию как движущую силу со своим «20% времени», когда инженеры Google тратят 20% своего времени на реализацию собственных проектов, которые соответствуют их собственному увлечению и цели. И этот эксперимент дал невероятные результаты.Более 50% самых прибыльных продуктов Google вышли за 20% времени, включая AdSense, Gmail, Карты Google, Новости Google, Google Планета Земля и Лаборатория Gmail.
Но не Google изобрел эту практику. Фактически они позаимствовали его у 3M, чье собственное «правило 15%» восходит к 1948 году. В случае 3M инженеры тратят 15% своего времени на реализацию проектов, разработанных ими самими. Для компании с бюджетом на исследования, превышающим 1 миллиард долларов, предоставление сотрудникам свободы экспериментировать с 15% этой суммы составляет ежегодную ставку в 150 миллионов долларов на автономность.Но, как и в случае с Google, продукты, которые возникли в соответствии с правилом 15% 3M, с лихвой покрывают эту ставку. Post-it Notes возник на 15% в 1974 году. Этот продукт стабильно приносит доход более 1 миллиарда долларов в год, ежегодно принося компании 750 миллионов долларов прибыли, что является большим преимуществом для ее инвестиций в автономию.
Именно по этой причине сегодня Facebook, LinkedIn, Apple и десятки других компаний учредили собственные программы автономии. Но более важным является то, что мы извлекаем из их примеров.Google использует этот драйвер с 20% времени, то есть дает людям восемь часов в неделю, чтобы они могли реализовать идею, которая им нравится. Тем не менее, 3M получает потрясающие результаты всего за 15% времени, что составляет всего лишь около полудня в неделю. Другими словами, если вы уже прошли свой путь через рецепт страсти и теперь пытаетесь выяснить, как освободить место в своей жизни, чтобы осуществить эту мечту, эти живые эксперименты говорят нам, что вы можете получить желаемые результаты, потратив четыре до пяти часов в неделю, посвященных вашей новообретенной цели.
Большая четверка в Патагонии
Магазин товаров наружной одежды Patagonia регулярно попадает в списки лучших мест для работы в Америке. Если углубиться в подробности, автономия сотрудников — одна из наиболее часто упоминаемых причин. Но Patagonia на самом деле не дает своим сотрудникам такой большой автономии. Вместо этого он дает им особые виды автономии.
Искусство невозможного: учебник максимальной производительности Стивена Котлера
Patagonia позволяет сотрудникам составлять свои собственные графики.Им по-прежнему приходится работать полный рабочий день, им остается только решать, когда работать. Кроме того, поскольку компания заполнена спортсменами на открытом воздухе, а ее штаб-квартира расположена прямо на берегу Тихого океана, при хороших волнах сотрудникам разрешается прекращать работу — даже если они уложены в срок, даже если они находятся в середине встреча — и кататься по серфингу. Это корпоративная политика, которую основатель Patagonia Ивон Шуинар назвал так: «Пусть мои люди займутся серфингом».
Эта комбинация говорит нам кое-что критическое о степени автономности, необходимой для использования этого драйвера.Если пример Патагонии верен, то ответом будет очень небольшая автономия, при условии, что очень немногое будет хорошо развернуто. Давайте рассмотрим две категории, лежащие в основе его усилий: планирование и серфинг.
Составление собственного расписания хорошо работает по двум причинам. Первый — это сон. Свобода контролировать свое расписание дает вам наилучшие шансы хорошо выспаться. Исследования показывают, что всем нам нужно спать по семь-восемь часов в сутки. Без полноценного сна мы сталкиваемся со шведским столом с дефицитом работоспособности.Страдают мотивация, память, обучение, концентрация, время реакции и контроль над эмоциями. Это слишком большой список недостатков, чтобы преодолевать его на регулярной основе.
Помимо хорошего ночного отдыха, составление собственного графика также позволяет вам работать в соответствии с вашими циркадными ритмами. Если мы не синхронизируемся с нашей врожденной биологией, наказанием будет внимание и бдительность. Таким образом, автономия расписания позволяет людям высыпаться так, чтобы они были наиболее эффективными, и позволяет людям работать, когда они наиболее бдительны, чтобы максимизировать эту эффективность.
Другое правило Patagonia — свобода серфинга — дает два дополнительных преимущества. Во-первых, приоритет отдается упражнениям; во-вторых, усиливает поток.
Мы возьмем их по одному.
Упражнение не подлежит обсуждению для максимальной производительности. Вы можете заполнить учебник его преимуществами — здоровьем, энергией, настроением и т. Д. — но наиболее важным здесь является регулирование нервной системы. Погоня за невозможным может превратиться в эмоциональные американские горки. Если вы не можете регулярно успокаивать свою нервную систему, вы сломаетесь, сгорите или и то, и другое.И упражнения не просто снижают уровень гормонов стресса в нашей системе, они заменяют их усилителями настроения, такими как эндорфины и анандамид. Спокойный оптимизм имеет решающее значение для долгосрочной максимальной производительности.
Тем не менее, серфинг — это не только упор на фитнес. По причинам, которые мы рассмотрим в последнем разделе этой главы, этот вид спорта с высокой вероятностью приводит участников в поток. Дополнительный толчок в нейрохимии хорошего самочувствия, которую обеспечивает государство, — это настоящий турбо-импульс.Это то, что превращает драйв в овердрайв, усиливая внутреннюю мотивацию до оптимального уровня.
Чтобы получить импульс, который обеспечивает автономия, вам нужна свобода управления своим сном, работой и графиком упражнений. Вам также нужна автономия, чтобы регулярно преследовать поток через деятельность по вашему выбору. В идеале ваше рабочее время будет посвящено деятельности, которая способствует достижению вашей цели, а деятельность по созданию потока аналогична серфингу, то есть фактически это перерыв в работе. Если сегодня в вашей жизни это невозможно, начните с плана 3M: посвятите 15% своего времени проекту, который соответствует вашим основным увлечениям и целям.Пятнадцать процентов — это примерно полдень в неделю, хотя вы можете легко разделить это на пару блоков по два с половиной часа и получить аналогичные результаты.
Выдержки из книги ИСКУССТВО НЕВОЗМОЖНОГО: Праймер с максимальной эффективностью. Авторские права © 2021 Стивен Котлер. Книга была опубликована 19 января 2021 года издательством Harper Wave, издательством HarperCollins Publishers. Печатается с разрешения автора.
Стивен Котлер — писатель, журналист и исполнительный директор Flow Research Collective.Он является одним из ведущих мировых экспертов по возможностям человека и автором книги «Искусство невозможного: учебник максимальной эффективности».
Вся правда о знаменитой политике Google «20% времени»
Сотрудники Google кенгз Одна из самых известных философий управления Google — это то, что называется «20% времени.«
Основатели
Ларри Пейдж и Сергей Брин подчеркнули эту идею в своем письме об IPO в 2004 году:
«Мы поощряем наших сотрудников, помимо их обычных проектов, тратить 20% своего времени на то, что, по их мнению, принесет наибольшую пользу Google», — написали они. «Это дает им возможность быть более творческими и новаторскими. Многие из наших значительных достижений произошли именно таким образом».
Огромные 20% продуктов включают разработки Google News, Gmail и даже AdSense.
Однако вопрос о том, действительно ли существует 20% времени, является предметом споров. В 2013 году Крис Мимс написал для Quartz, что 20% рабочего времени «почти мертв», потому что сотрудникам стало слишком трудно брать отпуск на своей обычной работе.
Генеральный директор Yahoo и официальный сотрудник Google Марисса Майер однажды прямо отрицала его истинное существование.
«Забавно, люди спрашивают меня с тех пор, как я приехала сюда:« Когда у Yahoo будет 20% времени? », — сказала она на сцене во время собрания всех сотрудников Yahoo.«Я должен открыть вам маленький грязный секрет 20% времени Google. Это действительно 120% времени».
Итак, что же на самом деле происходит с 20% времени?
Только около 10% гуглеров используют его, последний раз компания проверила, но это не имеет особого значения, если идея этого существует, по словам руководителя отдела кадров Google Ласло Бока в его новой книге «. Правила работы! »
Бок говорит, что использование этой концепции со временем «увеличивалось и уменьшалось». Технически это не является чем-то, что подлежит официальному надзору со стороны руководства — гуглеров не заставляют работать над дополнительными проектами, и нет письменных инструкций по этому поводу.Обычно сотрудники, у которых есть идея отдельно от своей обычной работы, будут уделять ей 5 или 10% своего времени, пока не начнут «демонстрировать влияние». На этом этапе это займет у них больше времени, и к ним присоединится больше добровольцев, пока это не станет настоящим проектом.
«В некотором смысле идея 20% времени важнее, чем ее реальность», — пишет он. «Он работает несколько вне рамок формального надзора со стороны руководства, и так будет всегда, потому что самых талантливых и творческих людей нельзя заставить работать.«
Easy Online Employee Time Clock App
Что такое программа Time Clock?
Программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников — это программа, которая позволяет сотрудникам приходить и уходить, записывать результаты в цифровые табели учета рабочего времени и создавать отчеты о трудозатратах. Когда я работаю, посещаемость помогает вам сэкономить время, снизить затраты на рабочую силу и легко обрабатывать платежные ведомости с помощью интеграции.
Какое приложение с часами лучше всего?
Приложение When I Work используют более 1 миллиона человек каждый месяц для планирования, отслеживания рабочего времени сотрудников и общения со своими командами.С помощью приложения для измерения времени ваши сотрудники могут приходить и выходить из смены со своих мобильных телефонов или терминала часов, например планшета, что упрощает отслеживание отработанных часов. Вы можете официально попрощаться с дорогим оборудованием и бумажными табелями учета рабочего времени.
Какое приложение для измерения времени лучше всего подходит для малого бизнеса?
When I Work — лучшее приложение для измерения времени для малого бизнеса. Его легко настроить и использовать, что позволяет сосредоточиться на своем бизнесе, а не на отслеживании времени.Когда я работаю, это помогает малому бизнесу экономить деньги на трудозатратах, повышать ответственность сотрудников и легко общаться со своими командами. Кроме того, вы можете бесплатно опробовать каждую функцию в течение 14 дней.
Отслеживает ли приложение «Часы работы» местоположение?
Да, приложение «Когда я работаю» отслеживает местонахождение сотрудников. Включив GPS-часы, вы можете быть уверены, что сотрудники заходят на ваше рабочее место или адрес места работы на основе местоположения GPS на их телефонах.
Сколько сотрудников вы можете отслеживать?
Вы можете отслеживать рабочее время всех своих сотрудников.Если вам нужно больше функций, ознакомьтесь с нашими гибкими тарифными планами.
Как вы используете приложение «Часы работы», когда я работаю?
Приложение «Часы» выходит за рамки простого учета времени прихода и ухода, потому что, когда кто-то не приходит на смену, вам нужно об этом знать. Фактически, когда программа планирования и посещаемости используется вместе, When I Work будет следить за тем, чтобы сотрудники не приходили раньше времени. Если они опаздывают или забывают уходить, и менеджер, и сотрудник получают уведомление с помощью мобильного оповещения.Вы также можете получать мобильные оповещения, если сотрудники приходят не на то место работы, используя встроенные службы определения местоположения GPS.
Чего ожидать от приложений для отслеживания бесплатного времени
Существует множество приложений для отслеживания бесплатного времени, предназначенных для того, чтобы помочь компаниям, подобным вашей, точно отслеживать, как долго ваши сотрудники работают каждый день. Компании, которые неправильно отслеживают время своих сотрудников, могут обходиться себе в тысячи долларов в год. Подумайте об этом: знаете ли вы, сколько именно вы и ваши сотрудники тратите на каждый проект, чтобы вы могли выставлять счета своим клиентам соответственно?
До появления приложений для учета рабочего времени работодатели просили сотрудников записывать время в электронной таблице Excel, что во многих отношениях ограничено.Запись времени проекта вручную ненадежна, если вы не учитываете прерывания, такие как телефонные звонки или разговоры с коллегами.
В дополнение к отображению того, сколько времени вы тратите на каждый проект, чтобы вы могли точно выставлять счета своим клиентам, приложения для отслеживания времени помогают вам отслеживать свои проекты из одного легкодоступного места, позволяют вашей команде быстро и легко обновлять статус , и повысить производительность. Согласно Google Trends, последняя неделя апреля вызвала наибольший интерес за последний год по поисковому запросу «приложения для управления свободным временем».«Можно с уверенностью сказать, что отчасти причина этого притока в том, что больше людей, чем когда-либо, работают из дома из-за COVID-19.
Какое приложение для отслеживания свободного времени самое лучшее? Мы попросили группу бизнес-профессионалов взвесить свои любимые приложения для хронометража. Читайте дальше, чтобы узнать о каждом из бесплатных приложений для отслеживания времени, которые были сокращены, и почему.
Clockify
Clockify, штаб-квартира в Пало-Альто , Калифорния, была запущена в 2017 году группой друзей, которые также были экспертами по программному обеспечению.Вместе они разрабатывали программное обеспечение для других компаний с 2009 года и обнаружили, что им необходимо записывать, сколько времени они потратили на каждый проект, чтобы они могли выставлять клиентам соответствующие счета. Сегодня Clockify насчитывает более 70 сотрудников, 1 миллион пользователей и 1300 отзывов (средний рейтинг 4,7).
«Мы попробовали два решения, включая платное и бесплатное. Нашим предыдущим программным обеспечением было [платное решение под названием] Harvest, и мы перешли на Clockify ранее в мае», — сказал Аалап Шах, основатель 1o8, чикагской цифровой маркетинговое агентство.«Clockify великолепен; он бесплатный, простой в использовании, и на его установку и настройку ушло около 15 минут.
» Чего ему не хватает, так это интеграции с некоторыми из наших инструментов и приложений, которые мы используем, что требует большего ручного учета времени. нашей командой, — добавил он. — Также отсутствует возможность категоризации и сортировки проектов по подпроектам. Например, если у клиента A три проекта, у него нет возможности отслеживать время в одной группе… вместо этого вам нужно создать три группы. [Но] это бесплатно и сэкономило нам огромную сумму долларов по сравнению с тем, что мы заплатили ранее за Harvest.»
DeskTime
DeskTime — бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени, созданное в связи с необходимостью технической компании Draugiem Group управлять временем своих сотрудников. Когда его основатели осознали, насколько полезным было его внутреннее приложение, они поняли, что оно может быть полезно для людей за пределами их компании .
DeskTime был разработан для повышения производительности в открытой и расширяющей возможности среде, согласно его веб-сайту. В июле 2011 года команда DeskTime приветствовала своего первого клиента. В декабре 2019 года компания достигла рубежа: отслежено 81 миллион часов, что равно 9268 лет.DeskTime базируется в Чатсуорте, Калифорния.
Артис Розенталс, генеральный директор DeskTime, сообщил business.com, что бесплатная версия DeskTime включает в себя основные функции, которые вы можете ожидать от приложения для отслеживания времени: автоматическое отслеживание времени, отслеживание приложений и мобильное приложение для отслеживания времени в пути. Автоматическое отслеживание времени означает, что трекер запускается и останавливается автоматически, когда пользователь включает или выключает компьютер, поэтому от пользователя не требуется никакого ручного ввода. Отслеживание приложений означает, что DeskTime регистрирует, какие программы и приложения используются, пока включен счетчик времени.
В бесплатной версии DeskTime пользователи могут удовлетворить свои основные потребности в отслеживании времени, понять, как они проводят свое время, и увидеть свою ежедневную продуктивность. В нем отсутствуют более продвинутые функции, такие как учет времени для отдельных проектов, подробная отчетность и учет рабочего времени в автономном режиме; эти функции включены в платные планы DeskTime.
Таким образом, Rozentals сказал, что бесплатной версии DeskTime достаточно для базовых потребностей в отслеживании времени, но в ней отсутствуют функции отслеживания команд, которые могут быть важны для управления командой.
Harvest
Harvest была основана в 2006 году в небольшом офисе в центре Нью-Йорка, согласно ее веб-сайту. Его основатели управляли студией веб-дизайна и обнаружили, что по мере роста их бизнеса им нужны инструменты, которые помогли бы им масштабироваться. Harvest — это хорошо продуманное приложение, которое помогло им серьезно отнестись к своему пользовательскому опыту. Несмотря на то, что он сразу же был воспринят малыми предприятиями после его публичного запуска, компании из списка Fortune 500 теперь также используют его.
Али Дж. Тейлор, владелец малого бизнеса и генеральный директор BelMarketing Design Studio, сказал, что использует Harvest для учета рабочего времени, поскольку он интегрируется с его платформой управления проектами Asana.
«Это довольно легко использовать, и я могу настроить разные категории как для оплачиваемых, так и для не оплачиваемых действий», — сказал он. «Это понимание позволяет мне узнать, правильно ли я проектирую проекты, какие действия стоят моего времени, а какие можно поручить виртуальному помощнику или стажеру».
ClickUp
Команда ClickUp увлечена производительностью программного обеспечения и, как отмечено на ее веб-сайте, считает, что инструменты повышения производительности в целом не работают. Итак, команда ClickUp создала это приложение для отслеживания рабочего времени в 2017 году, чтобы предоставить сотрудникам внутренний инструмент, который делает «мир более продуктивным».«ClickUp расположен в Сан-Диего, где у него более 50 сотрудников.
actiTIME
actiTIME было основано в 2004 году, а в его штаб-квартире в Торонто работает более 50 сотрудников. Компания удостоена двух наград: Gartner FrontRunners Award 2018 для признания в качестве одного из 20 лучших инструментов для управления продуктами и лидером категории GetApp Winter 2019 по отслеживанию времени и расходов.
Каковы особенности приложений для отслеживания бесплатного времени?
Каждое бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени имеет свои уникальные функции, помимо более распространенные, которых вы могли ожидать.Конечно, главное преимущество этих приложений в том, что они предлагают базовое отслеживание времени бесплатно. Основным недостатком большинства приложений для отслеживания времени является ограниченность бесплатных функций. Вот что вы можете рассчитывать получить бесплатно с приложениями для отслеживания времени, о которых мы упоминали выше.
Бесплатные функции Clockify
Как указано на веб-сайте, бесплатная версия Clockify имеет следующие функции:
Отслеживание времени
Вы можете запускать и останавливать таймер во время работы или вводить часы вручную.Clockify позволяет отслеживать время по секундомеру, вводить и редактировать часы вручную, отслеживать время в проектах и отмечать время как оплачиваемое.
Проекты
Вы можете выполнять следующие задачи в рамках функции проектов:
Распределите задачи по времени и дате.
Просмотр фактического отсчета времени по сравнению с расчетным временем.
Настройте почасовую ставку от проекта к проекту.
Проверить статус каждого проекта.
Табель учета рабочего времени
Менее чем за одну минуту вы можете получить отчет о количестве отслеживаемого времени за каждую неделю.Действия можно загрузить одним щелчком мыши. Вы легко увидите, сколько времени вы и ваши сотрудники работали. У вас также есть доступ к заметкам, занятиям и шаблонам.
Информационная панель
На информационной панели вы можете просмотреть следующую информацию:
Популярные занятия: Посмотрите, над какими проектами вы потратили больше всего времени.
Визуальные диаграммы: Они позволяют быстро увидеть, сколько минут и денег вы потратили на каждый проект.
Ошибок: Вы можете увидеть, над какими проектами работал каждый член команды.
Текущий статус: Хотите знать, кто над каким проектом работает в режиме реального времени? Вы можете узнать это в окне текущего статуса.
Отчеты
Каждому владельцу или менеджеру бизнеса нужны отчеты из программного обеспечения, которое они используют, чтобы помочь им проанализировать рентабельность инвестиций. Clockify предлагает следующие бесплатные функции отчетности:
Обзор по дням, активности и пользователям
Фильтры для детализации данных
Возможность поделиться отчетами по ссылке
Простые варианты экспорта в PDF, CSV и Excel
Команда
Вы можете приглашать неограниченное количество пользователей, управлять ролью каждого пользователя, устанавливать индивидуальные почасовые ставки и управлять различными уровнями доступа сотрудников.
Бесплатные функции DeskTime
Однопользовательский план Lite, согласно веб-сайту DeskTime, предлагает автоматическое отслеживание времени запуска и остановки. Чтобы получить больше функций и пользователей, вам нужно будет приобрести более высокий тарифный план.
Бесплатные функции ClickUp

ClickUp дает вам доступ к неограниченному количеству задач и пользователей бесплатно, включая 100 МБ хранилища данных.
Бесплатные функции actiTIME

Бесплатные функции actiTIME очень ограничены и доступны только для одного-трех пользователей.Бесплатная версия представляет собой просто мобильный табель учета рабочего времени, но этого может быть достаточно для малого бизнеса, которому требуется бесплатный учет рабочего времени.
Бесплатные функции Harvest
Бесплатная версия доступна только для одного пользователя с двумя активными проектами и имеет очень ограниченные возможности. Однако он позволяет отправлять неограниченное количество счетов и иметь неограниченное количество клиентов.
Хотя бесплатные функции ограничены, Тейлор сказал, что Harvest — это именно то, что ему нужно как владельцу малого бизнеса.«Он предлагает ровно столько, чтобы помочь мне управлять своим временем и проектами. Я не вижу необходимости переходить на платную версию в настоящее время и думаю, что многие владельцы малого бизнеса согласятся».
Какие дополнительные функции имеют платные приложения для учета рабочего времени?
Иногда вашему бизнесу требуются более обширные функции, чем те, которые доступны в тарифных планах для отслеживания бесплатного времени. Дополнительные функции платных планов зависят от приложения.
Clockify, например, предлагает три разных платных плана с разными функциями.
Clockify Plus
В этом плане ежемесячная фиксированная плата составляет 9,99 долларов США.
Вы можете скрыть данные о времени от определенных пользователей.
Таблицы учета рабочего времени можно заблокировать, чтобы сотрудники не могли их изменять.
Вы можете потребовать определенные поля данных.
Вы можете округлить время в большую или меньшую сторону.
Временной аудит позволяет отфильтровывать подозрительные записи.
Вы можете получать отчеты с фирменным знаком компании.
Вы можете разрешить сотрудникам получать автоматические напоминания по электронной почте, когда они забывают регистрировать свое время.
Clockify Премиум

За этот план взимается фиксированная ежемесячная плата в размере 29,99 долларов США.
В этом плане вы получаете все функции Clockify Plus.
Вы можете добавить время для своих сотрудников.
Вы получаете шаблоны для создания нескольких проектов.
Вы можете получить уведомление по электронной почте, когда срок выполнения проекта приближается или превышает срок.
Вы можете редактировать отчеты и проекты сразу, а не вносить одно и то же изменение несколько раз.
Вы можете скрыть выбранные страницы от сотрудников.
Вы можете автоматически блокировать каждый раз ввод по мере необходимости, чтобы сотрудники не могли поздно вносить изменения в свое время.
Clockify Enterprise
Этот план стоит 9,99 долларов США в месяц на пользователя.
Вы получаете все функции Премиум на этом плане.
Вы можете добавить дополнительную информацию в записи с помощью настраиваемых полей.
Единый вход избавит вас от необходимости управлять паролями.
Вы можете управлять учетными записями своих сотрудников и редактировать их.
Вы можете переместить свое рабочее пространство в личный домен.
Вы можете определить свои затраты на рабочую силу и прибыль для справки в приложении.
DeskTime имеет три аналогично структурированных плана со следующими функциями:
DeskTime Pro

95 $ в месяц
Автоматический учет времени
Отслеживание URL и приложений
Расчет производительности
Учет времени простоя
Учет времени проекта
DeskTime Premium

124 $ в месяц
Все функции плана Pro
Автоматические скриншоты
Календарь отсутствия
Планирование смен
Выставление счетов
Интеграция с инструментами управления проектами, кадрами и расчетом заработной платы, такими как отслеживание PTO
Подтверждение автономного времени
IP-ограничения
DeskTime Enterprise

Все функции премиум-плана
Служба поддержки VIP-клиентов
Неограниченное количество подключений и демонстраций команды
Неограниченное количество проектов и задач
Неограниченная история данных
Доступны специальные функции API
ClickUp также имеет три уровня платных планов со следующими функциями:
Безлимитный ClickUp

5 долларов в месяц за пользователя
Неограниченное хранилище
Неограниченное количество просмотров
Неограниченные интеграции (доступно более 50 встроенных интеграций)
Неограниченные информационные панели, такие как настраиваемые отчеты
Неограниченное количество гостей с доступом только для чтения и настраиваемые разрешения, позволяющие вам выбирать, что ваши сотрудники могут делать в приложении.
Цели, портфолио и настраиваемые поля
ClickUp Business
9 долларов в месяц за пользователя
Доступ для 10 гостей плюс пять дополнительных на место
Неограниченное количество гостей только для чтения
Пользовательские поля
Разрешения пользователей
Брендинг и индивидуализация
Более 10000 автоматизаций каждый месяц
Просмотр истории данных
Неограниченные просмотры активности
Отчетность
Облачное хранилище
Графики
Вехи
Расстойка
Сотрудничество в реальном времени
Несколько команд
Будущие повторяющиеся задачи в календаре
Напоминание о делегировании
Управление рабочей нагрузкой
Пользовательский экспорт
Частный, защищенный и вид по умолчанию
Более 50 встроенных интеграций
Круглосуточная поддержка клиентов 7 дней в неделю
Защита с двухфакторной аутентификацией
Система единого входа Google
ClickUp Enterprise

Индивидуальные цены (необходимо связаться с представителем)
Все возможности бизнес-плана
Дополнительный единый вход
Соответствие HIPAA
Договор и юридическая экспертиза
Пользовательские разрешения
Возможность ограничить публичный доступ
Возможность ограничить круг лиц, которые могут добавлять гостей
API для добавления или удаления пользователей
платные версии actiTIME

1-40 пользователей онлайн: 6 долларов в месяц за пользователя, оплата ежегодно
41-200 пользователей онлайн: 5 долларов в месяц за пользователя, оплата ежегодно
200+ пользователей: фиксированная стоимость для неограниченного количества пользователей (для получения подробной информации свяжитесь с представителем)
Самостоятельное размещение: 120 долларов за пользователя
Гибкая конфигурация (настройте свою структуру работы и отключите все ненужные функции)
Настраиваемые красочные отчеты
Биллинг и учет (данные могут быть экспортированы в QuickBooks)
Автоматическое управление отпусками для экономии времени и уменьшения количества ошибок при расчете оплачиваемого рабочего времени ваших сотрудников (почти как встроенное приложение для учета рабочего времени)
API, который позволяет извлекать данные непосредственно из вашей базы данных, создавать новые записи и подключаться к другим приложениям
Интеграция с полезными расширениями браузера
Расписания, в которых вы можете записывать время, потраченное на проекты, и оставлять комментарии
Harvest Pro
12 долларов в месяц на пользователя (10% скидка при оплате ежегодно)
Неограниченное количество пользователей и проектов, с возможностью группового просмотра, чтобы увидеть, кто над какими проектами работает, а кто может выполнить больше работы
Учет времени и расходов во время работы
Счета, которые автоматически определяют ваше оплачиваемое время и расходы
Обширная отчетность
Оповещения о бюджете проекта
Интеграция с родственным приложением Forecast, что позволяет вам составить график работы персонала и увидеть, сколько времени потребуется для завершения проектов (что может улучшить ваши счета)
Утверждение расписания
Поддержка по телефону и электронной почте
Более 100 приложений и интеграций (также доступных в бесплатном плане), включая Basecamp, GitHub, Trello, QuickBooks, Slack, Zendesk, Apollo, Databox, Google Calendar и Stitch
30-дневная бесплатная пробная версия
Бесплатные приложения для отслеживания времени для iPhone
Эти бесплатные онлайн-приложения для отслеживания времени доступны на iPhone:
Бесплатные приложения для отслеживания времени для Android

Каждое из лучших приложений для отслеживания бесплатного времени, которые мы обсуждали в этой статье, также доступно на Android:
Бесплатные приложения для отслеживания времени для Google Chrome
Эти приложения также доступны в виде расширений Google Chrome:
Управление временем сотрудников: 5 способов Менеджеры могут помочь своим командам добиться успеха
Как менеджер или руководитель, одна из ваших основных обязанностей — помогать своей команде выполнять больше работы с максимальной отдачей.Означает ли это, что нужно научить их расставлять приоритеты в работе, помочь им оптимизировать свой распорядок дня или (возможно, по иронии судьбы) убедиться, что вы не мешаете им.
Но сделать прямо противоположное слишком просто.
Независимо от ваших намерений, легко забыть, что все, что вы просите свою команду сделать во имя производительности — будь то использование нового инструмента, выполнение этой «срочной» задачи или посещение десятков встреч в неделю, чтобы держать всех в курсе — требуется время.
Как мы писали ранее, мы все предполагаем, что у нас больше времени, чем у нас. Таким образом, хотя управление временем сотрудников может не входить в ваш список приоритетов управления, он неизбежно переходит от личных вопросов к бизнес-задачам. И тогда вам нужно начать поиск решений.
Давайте рассмотрим несколько способов узнать, не удается ли вашим сотрудникам управлять своим временем, и как вы можете помочь.
1. Установите четкие ожидания и сроки
2. Помогите сотрудникам узнать, куда уходит их время, с помощью аудита времени
3. Научите свою команду лучше планировать и оценивать свое время
4. Спросите, помогают или снижают эффективность созданные вами системы
5. Создавайте политики, защищающие время «создателей»
RescueTime помогает вашей команде оставаться сосредоточенной и продуктивной, блокируя отвлекающие сайты, предоставляя подробные отчеты о том, как они проводят свое время, и многое другое.Попробуйте бесплатно.
1. Установите четкие ожидания и сроки
Если вникнуть в проблемы управления временем сотрудников, с которыми сталкивается большинство компаний, становится ясно, что они не всегда возникают сами по себе.
Во время написания своей книги Master The Moment , Пэт Бернс опросил сотрудников 50 компаний и обнаружил, что многие проблемы с управлением временем, с которыми сталкиваются сотрудники, связаны с плохим руководством , в том числе:
Просмотрите этот список, и вы увидите, что большинство проблем с тайм-менеджментом сотрудников на самом деле связаны с общением.Члены команды не знают, над какими задачами они должны работать, как они должны проводить свое время или что они могут и не могут сказать «нет».
Многие проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, связаны с плохим руководством. Вот 5 способов, которыми вы можете помочь своей команде вернуть больше времени. Нажмите, чтобы твитнуть
Здесь вы можете помочь несколькими способами.
Во-первых, вам нужно изменить свой культурный подход на людей «да». Большинство компаний чествуют людей, которые «просто делают дело».«Вы думаете, что они трудолюбивые или упорные. На самом деле они, скорее всего, перегружены работой, находятся в стрессе и находятся на пути к выгоранию.
Вместо того, чтобы праздновать этих мучеников, ищите признаки того, что они бьют стену:
Внезапно пропущенные дедлайны
Неуверенность в результатах во время встреч (или отсутствие разговора вообще)
Не выполнение, как обычно из Преодоление разрыва в мягких навыках , все, что нужно, чтобы обойти эти проблемы управления временем сотрудников, — это наблюдать, а затем говорить.Им нужна твоя помощь? Четко ли они понимают, каковы результаты? Нужно ли им менять масштаб своих проектов?
Дайте им разрешение рассказать вам, в чем ваши ожидания не соответствуют их реальности. В этом нет чьей-либо ошибки. Но способ продолжить разговор о том, как они могут делать свою работу наилучшим образом.
После того, как вы четко определились с ожиданиями, составьте график того, как вы будете продолжать проверять, и посмотрите, движутся ли дела в правильном направлении.
2. Помогите сотрудникам узнать, куда уходит их время, с помощью аудита времени
Поговорите со своей командой, и большинство людей подумают, что у них есть 7–8 часов в день, чтобы выполнять свою основную работу. К сожалению, согласно нашим исследованиям, большая часть нашего рабочего дня уходит на другие задачи, такие как электронная почта, обмен мгновенными сообщениями, встречи и администрирование.
Зная, что это так, это может быть невероятно ценный инструмент, позволяющий показать вашей команде, на что уходит их время каждый день. Один из способов сделать это — использовать так называемый временной аудит .
Это предполагает, что ваша команда записывает свои намерения и убеждения относительно того, как они проводят свое время, а затем фактически отслеживает, как они работают. В большинстве случаев разница между намерениями и действиями будет ошеломляющей.
Хуже того, сотрудникам легко (и понятно) чувствовать себя под прицелом, когда их просят отслеживать свое время на работе. По мере того, как вы будете углубляться в это, четко поймите, как это упражнение поможет им и никак не повлияет на их положение.
Когда вы соберете достаточно данных, сядьте с каждым членом команды и задайте несколько ключевых вопросов:
Насколько хорошо ваше время связано с наиболее важной для вас работой?
Что мешает тратить время на приоритеты?
Какие задачи заняли больше времени, чем вы думали?
Какие из них заняли меньше времени, чем вы ожидали?
Насколько хорошо вы умеете использовать небольшие промежутки времени? Вы работаете лучше, когда у вас есть длительные периоды свободного времени, чтобы сосредоточиться на задачах?
Этот разговор должен выявить несколько красных флажков.Может быть, у них просто слишком много дел, и им нужно делегировать полномочия. Или, может быть, они не могут тратить время на свою наиболее значимую работу из-за постоянных перерывов или встреч, и им нужно блокировать какое-то сфокусированное время, когда они «опускаются» каждый день.
Думайте об этом как о тренировке или диете. Сначала вы определяете, где ваши действия идут вразрез с вашими целями, а затем корректируете.
RescueTime для организаций позволяет членам вашей команды автоматически отслеживать время на устройствах, не сообщая его руководству, предоставляя им необходимые аналитические данные и инструменты, сохраняя при этом их доверие и конфиденциальность.
3. Научите свою команду лучше планировать и оценивать свое время
Независимо от того, насколько быстро вы думаете, что можете выполнить задачу, это займет у вас больше времени, чем вы думаете.
Психологи называют это ошибкой планирования — когда вы составляете план относительно того, сколько времени займет выполнение задачи или проекта (что обычно является наилучшим сценарием), а затем предполагаете, что результат будет следовать вашим планам, даже если вы знаете лучше .
Я уверен, что вы сами попались в эту ловушку. Однако еще хуже для членов вашей команды, которые оказывают дополнительное давление, чтобы не подвести или разочаровать вас.
Хотя аудит времени помогает вашей команде понять, что мешает в течение рабочего дня, вы также должны помочь им более разумно тратить время, которое они делают .
Начните с более активного участия в процессе планирования и разбивайте более крупные проекты на более мелкие части или результаты. Как лидер вы понимаете то, чего не понимают они.Например:
Подумали ли они о том, что им понадобится от других отделов или сколько времени займет исследование или сбор ресурсов?
Реалистичны ли они относительно того, сколько времени потребуется для достижения вехи?
Могут ли они быть привлечены к ответственности в соответствии с этим графиком?
Да, это требует больше времени для вас. Но вы инвестируете в кого-то, кто сможет более точно и эффективно управлять своим временем, двигаясь вперед.
4.Спросите, помогают ли внедренные вами системы их производительности или снижают их производительность
Не во всех проблемах с управлением рабочим временем он виноват.
На самом деле, многие системы или процессы, внедренные для , помогают продуктивности , а управление временем на рабочем месте может навредить ему.
Подумайте о скромном еженедельном собрании команды.
На первый взгляд, эти встречи — отличное место, чтобы сообщить всем, узнать о ходе проекта и создать среду для обмена знаниями.Однако даже с такими добрыми намерениями встречи часто так не складываются.
Вместо этого они становятся костылем для ответа на вопрос «Что нам теперь делать?» Когда возникает сложная проблема, реакция коленного рефлекса — созвать собрание для обсуждения, а не заставлять членов команды тратить время, не зная, что им делать.
Слишком много встреч мешают сосредоточенной работе. У них часто отсутствует хорошо продуманная повестка дня, из-за чего неясно, какой вклад от людей ожидается. И, в конце концов, последующее действие — это просто еще одна встреча!
Встречи — лишь один пример того, как добрые намерения пошли наперекосяк.Также есть ваша политика в отношении документации, процесс управления проектами или даже ваш выбор коммуникационного инструмента.
Когда исследователи Джулиан Биркиншоу и Джордан Коэн опросили работников умственного труда в 45 различных компаниях, они обнаружили, что большинство из них тратят 30% своего времени на кабинетную работу (базовые повторяемые задачи, такие как администрирование), а еще 40% — на общение.
Хотите знать истинную стоимость всех ваших встреч и электронных писем? У большинства работников умственного труда только 30% своего дня отводится на значимую работу.Нажмите, чтобы твитнуть
Остается только 30%, или 2,5 часа в день, на полноценную работу.
Чтобы справиться со всей этой потерей времени, исследователи попросили сотрудников выполнить простое упражнение:
Посмотрите в свой календарь на следующие 2 недели и определите действия (встречи, задачи, звонки и т. Д.), От которых вам легче всего избавиться. Это может означать удаление, делегирование или передачу на аутсорсинг.
Создайте журнал этих действий, в котором укажите, на что вы нацелены, почему это было выбрано, как вы на самом деле собираетесь от этого выйти и, самое главное, что вы собираетесь делать с этим высвободившимся временем.
В конце каждой недели просматривайте свой журнал и отслеживайте, что произошло с этим занятием, сколько времени вы сэкономили и что вы делали вместо этого.
По истечении двух недель человек потратили более 8 часов в неделю на полноценную работу .
Готовы вернуть контроль над своим временем? Узнайте, как RescueTime может предоставить вам инструменты и идеи, необходимые для оптимизации ваших дней. Попробуйте бесплатно.
5. Создавайте политики, защищающие время «создателей»
Как менеджер, вы, вероятно, привыкли тушить пожары или решать возникающие проблемы.Однако для людей, которые проводят свои дни, опустив голову или занимаясь творческой работой, такой как письмо, кодирование или дизайн, подобные перерывы могут полностью сорвать их день.
Y Combinator обнаружил, что Пол Грэм называет это «время менеджера» и «время создателя»:
«График менеджера… воплощен в традиционной книге встреч, где каждый день разделен на часовые интервалы. Вы можете выделить несколько часов для одной задачи, если вам нужно, но по умолчанию вы меняете то, что делаете каждый час… »
«… Но есть другой способ использования времени, который распространен среди людей, которые создают вещи, например, программистов. и писатели.Обычно они предпочитают использовать время как минимум полдня. Вы не можете хорошо писать или программировать за один час. Этого времени едва ли хватит, чтобы начать ».
Если вы сталкиваетесь с серьезными проблемами с управлением рабочим временем, это может быть просто потому, что они находятся в расписании менеджера.
Из-за этого не только трудно увидеть прогресс в выполнении более крупных задач (один из лучших способов поддерживать мотивацию людей), но и постоянное переключение контекста мешает создателям полностью участвовать в своих творческих задачах.
Как объясняет автор Deep Work Кэл Ньюпорт, это не индивидуальная проблема, а организационная. Фактически, почти ни одна компания не поддерживает график производителя:
«Причины этой реальности просты: (а) отвлекающие факторы, такие как постоянная переписка с сообщениями и частые встречи, часто удобны в данный момент для человека, который их провоцирует; (б) большинство организаций не ставят никаких препятствий для такого поведения; (c) без этих барьеров удобство почти всегда будет в выигрыше.”
Коммуникация — ключ к росту и успеху вашей организации. Но он также может легко помешать реальной работе. Если вы хотите помочь своей команде выполнять свою работу наилучшим образом, вам необходимо внедрить правила, чтобы сберечь их время. (Прочтите наше Руководство по коммуникационной задолженности, чтобы узнать больше).
Как объясняет технический директор и соучредитель Zapier Брайан Хельмиг, говоря о том, как нанять удаленную команду инженеров, вам нужно найти баланс между регулярным общением (для построения корпоративной культуры) и временем простоя (для подключения к целям компании). .
Это может быть что угодно, от выделения определенных дней для времени создателя или изменения вашей политики и культуры в отношении того, когда ожидать ответа. Для вдохновения ознакомьтесь с недавно принятым законом «Право на отключение» во Франции, который требует от компаний с более чем 50 сотрудниками устанавливать часы, когда сотрудникам не разрешается отправлять электронные письма или отвечать на них.
Управление временем — это не просто индивидуальная проблема.
Как руководители, у вас есть возможность направить свою команду к тому, чтобы стать более продуктивными и уверенными в себе сотрудниками.И хотя это может потребовать предварительных вложений вашего собственного времени, окупаемость того стоит.
Куда пойти дальше:
Как использовать тайм-менеджмент, чтобы снять напряжение с рабочего дня вашей команды
Что мы узнали, когда спросили более 500 работников умственного труда о том, как эффективно общаться и сотрудничать
Коммуникационный долг: что это такое и как от него спасти свою команду
Как понять и использовать 4 различных стиля общения на рабочем месте
Почему «прерывистое» общение — лучший способ сотрудничества между командами
Ограничение контроля работодателем за поведением сотрудников в нерабочее время
Подано в разделе «Офис и HR».
Как правило, работодатели не могут допустить, чтобы служащий выполнял свои служебные обязанности. Исключения существуют, если существует некоторая взаимосвязь между поведением в нерабочее время и вашим бизнесом, и если неправомерное поведение за пределами рабочего места представляет риск для вашего бизнеса.
В то время как вы можете регулировать поведение своих сотрудников на работе, поведение ваших сотрудников во внеурочное время — это совсем другое дело. Когда дело доходит до деятельности или поведения, которым заняты сотрудники, когда они не на работе, работодатели имеют очень ограниченное право голоса.Чтобы вы могли что-то сделать с поведением сотрудника вне служебных обязанностей, должна существовать некоторая связь между поведением и работой сотрудника или вашим бизнесом.
Чтобы определить, есть ли какие-либо действия, которые вы можете предпринять в отношении законного поведения сотрудника вне служебных обязанностей, задайте себе следующие вопросы:
Существует ли взаимосвязь между поведением сотрудника в нерабочее время и его выполнением работы?
Показывает ли поведение сотрудника в нерабочее время ваш бизнес в неблагоприятном свете для общества?
Может ли поведение сотрудника нанести вред бизнесу?
Столкнувшись с ситуацией, когда не при исполнении служебных обязанностей, важно проводить различие между законным и незаконным поведением в свободное от работы время.Если рассматриваемое поведение является законным, вы не сможете ничего с этим поделать, а некоторые законы прямо запрещают работодателям дискриминировать сотрудников за их законное поведение в нерабочее время. Примеры такого поведения — курение и участие в демонстрациях.
Однако, если вы можете показать, что поведение сотрудника в нерабочее время вредит тому, как он выполняет работу, или негативно отражается на бизнесе, вы можете решить эту проблему.
При рассмотрении проступков вне служебных обязанностей вам необходимо изучить взаимосвязь между работой человека и проступком — может ли это повлиять на бизнес?
Чтобы выяснить, насколько существует связь между неправомерным поведением и бизнесом, рассмотрите следующее:
конкретные должностные обязанности и ответственность работника
история сотрудника в компании
характер вашего бизнеса
влияние на клиентов, сотрудников, репутацию и продажи бизнеса
Серьезность и известность обвинений
Если существует достаточная связь между работой и обвинениями, принятие каких-либо мер может быть оправдано.
Действия, связанные с ненадлежащим поведением вне службы, влияющим на ваш бизнес
Вам необходимо решить, что вы будете делать в случае возникновения вопросов о неправомерном поведении за пределами рабочего места в отношении информации, которая, если она верна, может представлять риск для вашего бизнеса.
Если сотрудник приходит к вам с сообщением о неправомерном поведении вне служебных обязанностей, проинструктируйте сотрудника не обсуждать эту информацию с кем-либо еще, включая других сотрудников.
Прежде чем что-либо предпринять в связи с неправомерным поведением, проверьте точность информации, насколько это возможно.Убедитесь, что вы не пользуетесь информацией, которая является слухами или ошибочными новостями. Если можно проверить записи правоохранительных органов, сделайте это. Если вы этого не сделаете, вам, помимо прочего, могут предъявить иск за клевету. Клевета — это распространение в устной или письменной форме информации о ком-то, которая не соответствует действительности и наносит ущерб его репутации. Могут применяться как уголовные, так и гражданские наказания.
Если это предполагаемое преступление, позвоните в правоохранительные органы. Убедитесь, что вы:
подтвердить личность человека
понять характер и основание для обвинения
узнать о текущем состоянии дела
спросить, сколько времени пройдет, прежде чем обвинения будут разрешены.
Не спрашивайте автоматически у сотрудника его или ее версию истории.Спросите ли вы, зависит от обвинений. Признавайте конфиденциальность сотрудника и постарайтесь свести к минимуму любое вмешательство в нее. Если ситуация не влияет на работу сотрудника, вам не нужно об этом спрашивать, а если она носит исключительно личный характер, сотрудник может не захотеть об этом говорить.
Если служащий нанял адвоката из-за инцидента или поведения, о котором идет речь, адвокат может посоветовать служащему ничего не говорить. Если вы оказались в такой ситуации, уважайте право сотрудника не разговаривать с вами.
На определенном этапе процедуры вы должны провести независимую оценку фактов каждого отдельного случая. Какой бы курс действий вы ни выбрали, он должен основываться на вашей индивидуальной оценке ситуации, а не только на аресте или сообщении о проступке.
Если вы решите, что проступки сотрудника в нерабочее время могут помешать вам бизнес под угрозой, в основном у вас есть три варианта на выбор: справиться с этим вопросом (обратите внимание, что эти варианты, как правило, подходят для ситуаций где у сотрудника проблемы с законом):
Можно оставить сотрудника. Иногда сотрудник может быть постоянный, трудолюбивый сотрудник с хорошей производительностью и незначительные обвинения против него. После расследования вы можете решить что ответственность бизнеса будет минимальной, даже если вы не предпринимать никаких действий.
Отстранить человека без оплаты до урегулирования обвинения. Здесь, по крайней мере, вы до сих пор не платите за того, кто не работает. Вы по-прежнему можете понести расходы, чтобы нанять временного сотрудника для подстановки во время сотрудник отсутствует.
Если вы решили отстранить сотрудника, будьте осторожны с текст приостановки. Убедитесь, что вы оставляете гибкость для определить, нужно ли восстанавливать, на основе вашей проверки основного факты, независимо от исхода уголовного дела.
Уволить сотрудника. Прекращение действия может быть гарантировано в в некоторых случаях, но вы должны быть уверены, что проступки сотрудника влияет на бизнес. В противном случае вам могут быть предъявлены иски за незаконное увольнение, клевета (если обвинения окажутся необоснованными или счета неправомерное поведение, в противном случае не соответствующее действительности) или вторжение в частную жизнь (если уничижительная информация предоставляется людям, которым не нужен доступ к Это).
Если вы решите уволить сотрудника, вам может быть предъявлено требование о компенсации по безработице. уволенным сотрудником. Неправомерное поведение вне работы недопустимо. достаточно, чтобы лишить работника права на получение работы преимущества.
Если сотрудник совершает незаконное поведение в нерабочее время, что следует вы общаетесь с клиентами и другими сотрудниками относительно ситуация? В большинстве случаев вам не следует ничего говорить. Распространение информация увеличивает ваш риск сказать что-то, что может вас подал в суд.Но если дело получило известность и сотрудники или клиенты требуя знать, что компания собирается делать в ситуации, вы может чувствовать себя обязанным сделать заявление.
Если что-то сказано, это должно быть тщательно сформулированное заявление. что написано или, по крайней мере, одобрено поверенным. Следует указать только неоспоримые факты (например, Джо Джонсу предъявлено обвинение в непредумышленное убийство) и что ваш бизнес планирует принять соответствующие меры в рамках закона.
No related posts.