Организация email рассылки: Как сделать email-рассылку в 2021 году, пошаговая инструкция

«Ответьте, Паскуале, пожалуйста, но я ничего ему не должен. Пусть расскажет миру, какие мы плохие. Он все равно никогда не летал с нами раньше и вернется, когда мы сэкономим ему пенни».

К счастью для компании, это произошло до того, как социальные сети стали эндемичными.Представьте, что шторм в Твиттере случился сегодня?

#ReutersReplyAllGate

Еще в 2015 году незадачливый сотрудник Reuters случайно отправил электронное письмо 33 000 своих коллег. Осознав ошибку, он усугубил ее, пытаясь вспомнить сообщение. Если вы собираетесь допустить такую ​​ошибку, сделать это в новостной организации фатально.

сотрудника Reuters написали в Твиттере хэштег #ReutersReplyAllGate. Такой подход внес юмор в ситуацию, будем надеяться, что он спас бедную душу, и в некотором смысле сделал миру одолжение, подчеркнув риск.

Прекращение связи NHS

Вы думаете, что люди будут учиться у Reuters? Не обязательно.

В 2016 году безопасная система электронной почты NHS вышла из строя после того, как ИТ-подрядчик случайно отправил электронное письмо всем, включенным в список рассылки NHS England, примерно 1,2 миллионам человек.

Некоторые получатели затем нажали кнопку «Ответить всем», чтобы пожаловаться, что еще хуже, они запрашивали «Отчеты о прочтении». В результате было отправлено 186 миллионов электронных писем, что привело к остановке связи.

Вызывает тревогу то, что та же служба электронной почты использовалась для обмена личной и конфиденциальной информацией о пациентах.

Основные советы по использованию списков рассылки электронной почты

1. Вопрос о том, подходит ли список рассылки

Если вы отправляете сообщения регулярно или большой аудитории, возможно, список рассылки не является правильным методом отправки?

может быть дешевым или даже бесплатным. Используя их, вы можете избежать обычных головных болей, связанных с логистикой и соблюдением нормативных требований, связанных с управлением списками рассылки электронной почты.

Если ваши коллеги также могут связываться с одними и теми же людьми, это не проблема.

Попросите вашего DPO создать политику списка рассылки электронной почты и сообщить о ней своим сотрудникам. Предоставляя им обучение и рекомендации, вы можете гарантировать, что сообщения будут эффективными и совместимыми.

2. Проверьте, кто находится в списке рассылки, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

Отправка электронных писем всем получателям эффективна только в том случае, если им всем нужно прочитать, что в нем содержится. Есть имя для тех, кто рассылает частые, нерелевантные или нежелательные электронные письма — спамеры!

3.Запросы на удаление без промедления

В соответствии с GDPR и другими законами о защите данных физические лица имеют право на удаление своих имен из списков рассылки. Немедленно выполняйте любой такой запрос, чтобы избежать санкций GDPR.

Часто сотрудники считают, что «соответствие GDPR — это проблема маркетинга». Это не так, это ответственность каждого — регулирующий орган будет равнодушным к тому, что ваши сотрудники заявят: «Я не пользуюсь базой данных».

4. Регулярно очищайте списки рассылки, очищая имена

Очень важно поддерживать чистоту списков адресов электронной почты, особенно при отправке информации за пределы вашей организации.

Если вы этого не сделаете, вы можете оставить несуществующие адреса в своем списке. Регулярные электронные письма тем, кто покинул компанию, могут привести к тому, что вы попадете в черный список.

Часто черные списки относятся к домену отправителя, то есть блокируются все ваши коллеги. Многие компании используют программное обеспечение для черных списков, и если этот список открыт для всех, ваши электронные письма могут быть заблокированы для всех, кто использует одно и то же программное обеспечение!

5.

Чем шире вы делитесь информацией, тем больше шансов, что ее увидят те, у кого нет прав на ее просмотр.Поэтому, прежде чем отправлять что-либо через списки рассылки, сначала проверьте классификации документов и четко определите, кто может их видеть.

6. Не перестарайтесь

Делитесь информацией через списки рассылки только тогда, когда это действительно «необходимо знать». Убедитесь, что вы абсолютно уверены, что это относится ко всем получателям.

Рассмотрите возможность разделения больших списков и создания версии «заголовка» вашего сообщения для тех, кому не нужны все подробности.

7. Пишите кратко

Если вы пишете для более широкой аудитории, вам нужно делать это кратко, избегая жаргона и разговорных выражений, чтобы ваше сообщение было легко понято.

Ясность особенно важна в ситуациях, когда получатели говорят на английском как на втором языке.

8. Подумайте, прежде чем использовать вложенные файлы

Они не только увеличивают размер вашего сообщения, но и, если они отправлены извне, программное обеспечение безопасности может либо удалить их, либо, что еще хуже, просто заблокировать ваше сообщение.

По возможности используйте ссылки или нередактируемые файлы (например, PDF-файлы). Если вы используете файлы, размещенные в облаке, убедитесь, что вы предоставляете доступ только указанным получателям и можете ли вы защитить файлы паролем.

9. Не запрашивайте уведомления о прочтении при массовой рассылке писем

Помимо создания излишне больших объемов трафика в вашей сети, они кажутся пассивно-агрессивными. Как ни странно, получатели все равно могут не подтверждать, что они прочитали ваше сообщение, так что в этом есть смысл?

10. Остерегайтесь «Ответить всем» и «Отозвать сообщение»

Иногда имеет смысл ответить всем. Если у вас небольшой список рассылки, получатели могут оставить комментарий. Но, как показали приведенные выше примеры, в больших списках это может привести к автокатастрофе, которая выйдет из-под контроля.

Если вы случайно поделитесь информацией, которой не следует, «Отзыв сообщения» — разумная техника ограничения ущерба. Точно так же, если ваш список небольшой и в нем есть ошибка, отзыв тоже может подойти. Но если у вас очень большой список, будьте смелыми, отправьте короткое последующее сообщение, чтобы исправить ошибку.

Хотите узнать больше о GDPR?

Если вы хотите быть в курсе лучших практик GDPR, отраслевой аналитики и ключевых тенденций в области соблюдения нормативных требований, цифрового обучения, новостей EdTech и RegTech, подпишитесь на бюллетень Skillcast Compliance Bulletin.

Чтобы помочь вам сориентироваться в сфере соблюдения нормативных требований, мы составили доступные для поиска глоссарии ключевых терминов и определений по сложным темам, включая GDPR, равенство, финансовые преступления и SMCR. Мы также регулярно сообщаем об основных выводах из недавних штрафов GDPR. И если вы ищете решение для обучения соблюдению требований, почему бы не посетить нашу библиотеку курсов GDPR?.

Вы можете следить за нашим текущим исследованием YouGov вопросов соответствия, отношения и восприятия рисков на рабочем месте в Великобритании через наши блоги Compliance Insights.

И последнее, но не менее важное: у нас есть более 60 бесплатных учебных пособий по соблюдению требований, включая оценки, руководства по передовой практике, контрольные списки, настольные пособия, электронные книги, игры, раздаточные материалы, плакаты, обучающие презентации и даже модули электронного обучения!

Если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу соблюдения требований или электронного обучения, свяжитесь с нами.

Мы рады помочь!

7 Списки рассылки сотрудников, которые нужны каждому внутреннему коммуникатору — Staffbase

Электронная почта для всех сотрудников — это и благословение, и проклятие.

Они хороши тем, что вы можете легко связаться со всеми сотрудниками на одной из самых доступных и универсальных коммуникационных платформ: электронной почте.

Они также могут помочь вам убедиться, что все сотрудники находятся на одной странице, когда речь идет о стратегии и видении компании, например, о получении сообщений об инициативах в масштабах всей организации.

Но они тоже могут быть, ну . . . худшее . ‍

Каждый раз, когда мы отправляем электронное письмо всем сотрудникам по поводу чего-то, что касается только одного офиса, одного бизнес-подразделения или всего нескольких мест, мы, по сути, рассылаем спам всем сотрудникам не относящейся к делу информацией.

И, к сожалению, это означает, что наши электронные письма теряют доверие.

Со временем электронная почта всего персонала может начать негативно влиять на вовлеченность сотрудников. Когда сотрудники часто получают не относящиеся к ним электронные письма от определенного отправителя, они, как правило, начинают их игнорировать.

Что делать внутреннему коммуникатору?

К счастью, есть довольно простое решение: отправлять релевантные электронные письма только соответствующим сотрудникам.

Но как?

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники действительно читали ваши электронные письма, пришло время настроить целевые списки рассылки сотрудников .

Подождите, что такое список рассылки сотрудников?

Список рассылки сотрудников — это список адресов электронной почты сотрудников, сгруппированных вместе и ведущих себя как один получатель.

Одним из наиболее распространенных списков рассылки сотрудников является всегда популярный «все сотрудники».

Отправка в списки рассылки означает, что отдельные адреса электронной почты не отображаются в поле «Кому» , что отлично, если вы хотите избежать драмы «ответить всем».

Но проблема в том, что списки распределения всех сотрудников не являются стратегическими.

Более стратегический подход заключается в создании целевых списков рассылки сотрудников, в которых группируются конкретные сотрудники с одинаковыми атрибутами (например, местонахождение или уровень трудового стажа), чтобы вы могли связаться только с нужными сотрудниками.

Как я могу составить свои собственные списки распределения сотрудников?

В большинстве организаций эта власть принадлежит ИТ-отделу. Коммуникаторы или другие отправители электронной почты предоставляют список требуемых атрибутов сотрудников, а ИТ-группа создает список из своего каталога сотрудников (например, Azure Active Directory), а затем предоставляет отдельным пользователям или группам разрешение на отправку в список из Outlook.

Однако ИТ-отделы хронически перегружены работой. Мы снова и снова слышим от коммуникаторов, которым приходится ждать недели или даже месяцы, чтобы создать новый список рассылки. (Если это не похоже на вашу организацию, возможно, вам повезло.)

Вот почему мы создали функцию настраиваемых списков рассылки, которая позволяет подключать Staffbase к источнику данных о сотрудниках и мгновенно создавать собственные списки в несколько кликов. Больше никаких звонков в ИТ.

Как организовать списки рассылки?

Существует множество различных видов списков рассылки, которые вы можете создать на основе вашего уникального количества сотрудников.

Черт возьми, вы могли бы объединить любителей собак или пескетарианцев, если бы захотели. При условии, что ваша команда HR отслеживает статус любви к собакам. (Вы никогда не знаете.)

Но, основываясь на нашем опыте работы с сотнями организаций по всему миру, мы рекомендуем вам начать с этих 7 списков рассылки: 

7 списков рассылки, необходимых для улучшения внутренней коммуникации 

1. Электронная почта сотрудника списки, основанные на расположении офисов

Это может показаться простым делом, но иметь отдельный список для каждого офиса очень важно.

Возможность настроить таргетинг на определенный город или группу офисов позволит вам обращаться только к тем сотрудникам в определенных местах, когда это необходимо, вместо того, чтобы передавать локализованную информацию всему вашему списку сотрудников.

Мы также узнали из первых рук от наших клиентов, что списки на основе местоположения важны не только для своевременной связи с учетом местоположения, но также имеют решающее значение для связи в случае кризиса.

2. Списки адресов электронной почты сотрудников в зависимости от стиля работы

Если в вашей организации теперь есть гибридные или полностью удаленные работники, вы можете пожелать общаться с этими группами независимо, особенно если вы отправляете такие сообщения, как обновления оборудования, которые имеют отношение только к сотрудникам, которые работают в офисе.

3. Списки адресов электронной почты сотрудников, предназначенные для руководителей или менеджеров.

Чтобы убедиться, что вы отправляете правильные сообщения руководству, разбейте список сотрудников по старшинству или уровню руководства.

Мы также видели организации, в которых менеджеры могут иметь адреса электронной почты компании, а отдельные сотрудники — нет, например, в розничной торговле или на производстве. В таких случаях мы рекомендуем создать список рассылки менеджеров, ответственных за обмен корпоративными сообщениями со своими отдельными командами.

4. Списки адресов электронной почты сотрудников, сгруппированные по должностным обязанностям или отделам

Опыт работы сотрудников в вашей организации неразрывно связан с командой или отделом, в котором они работают. позволяют отправлять соответствующую информацию большим группам похожих сотрудников и более оперативно реагировать на любые проблемы, затрагивающие определенные группы или отделы.

5. Списки адресов электронной почты сотрудников, ориентированные на определенные бизнес-подразделения или подразделения

Подобно сегментированию сотрудников на основе их должности или отдела, ориентация сообщений на более крупные бизнес-подразделения, подразделения или специализированные группы позволяет вам вырезать информацию из всех ваших -коммуникации с персоналом, которые действительно важны только для этих конкретных групп.

Структура вашей организации покажет, на какие группы или подразделения вы ориентируетесь. Например, вы можете сгруппировать вместе всех сотрудников Восточного побережья, все производственные группы или все отделы, работающие с клиентами.

6. Списки адресов электронной почты сотрудников, сегментированные по основному языку получателей

Для предприятий с офисами по всему миру наличие списка рассылки сотрудников для каждого языка может помочь вам убедиться, что ваши сообщения поняты.

Ориентируясь на сотрудников на их предпочтительном или основном языке (независимо от их физического местонахождения), у вас есть возможность переводить или адаптировать важные сообщения, чтобы они были поняты.

7. Списки адресов электронной почты сотрудников на основе срока пребывания в должности

Многие организации имеют различные преимущества и привилегии для своих сотрудников в зависимости от того, как долго они проработали в компании.

Если вы хотите поделиться информацией о льготах, предоставляемых только сотрудникам с длительным стажем работы, вы можете разделить свои сообщения на сегменты, чтобы избежать путаницы.

Будьте более стратегическими. Начните сегментировать свои сообщения.

Когда в вашей организации будут настроены эти семь списков рассылки, вы сможете сделать каждое сообщение более эффективным.

Использование сегментации сотрудников помогает предотвратить искажение и игнорирование ваших коммуникаций, а также избавляет сотрудников от нерелевантных сообщений и перегрузки электронной почты.

А с правильными инструментами это просто.

Staffbase позволяет создавать настраиваемые списки рассылки на основе любых атрибутов сотрудников, хранящихся в вашей системе управления персоналом. Вы даже можете настроить автоматическое обновление и синхронизацию пользовательских списков рассылки с вашей системой, чтобы вам никогда не приходилось беспокоиться об их устаревании.

Нужно поделиться важным сообщением с сотрудниками отдела маркетинга в Шанхае, которые начали работу после определенной даты?

Staffbase также позволяет комбинировать атрибуты сотрудников, чтобы отправлять еще более актуальные и целевые сообщения.

Еще лучше, когда вы отправляете в настраиваемые списки рассылки с помощью Staffbase, вы можете сегментировать данные о вовлеченности на основе ваших списков, чтобы вы могли видеть, какой контент резонирует с теми или иными сегментами сотрудников, и принимать решения, основанные на данных, для улучшения ваших коммуникаций.

Как создать список рассылки электронной почты

Электронная почта произвела революцию в способах нашего общения. От внутреннего общения в организации до общения с семьей и друзьями общение стало быстрее и проще.

В мире насчитывается более 3,8 миллиарда пользователей электронной почты.

Однако электронная почта — это не просто средство связи. Это также принесло уровни удобства, которые помогли повысить эффективность.

Одним из таких удобств является список рассылки.

Что такое список рассылки электронной почты?

Бывают случаи, когда вам нужно отправить одно и то же электронное письмо группе людей. Одной из функций, которая упрощает это, является функция CC, которая позволяет вам составить электронное письмо и вручную включить адреса электронной почты предполагаемых получателей. Хотя это удобно, что происходит, когда вам приходится регулярно отправлять электронные письма одним и тем же людям?

В этом случае вас спасет список рассылки по электронной почте.

Список рассылки электронной почты — это группа получателей электронной почты, которым вы регулярно отправляете электронные письма.Например, это может быть ваш отдел или даже члены клуба.

Как измерить значение списка рассылки

Знание ценности списка рассылки электронной почты поможет вам определить, стоит ли тратить время на его создание или нет.

Так как же измерить ценность списка рассылки электронной почты?

Для этого нет метрик. Однако один фактор, который вы можете учитывать, — это частота, с которой вы отправляете электронные письма группе. Если вы регулярно отправляете электронные письма одной и той же группе людей, вам необходимо создать список рассылки электронной почты.

Как создать список рассылки электронной почты

На самом деле создать список рассылки электронной почты очень просто, и вы можете сделать это с помощью любого почтового клиента. Прочтите пошаговое руководство по его созданию в Outlook. Эти шаги в основном такие же, как и для других клиентов.

В Outlook перейдите на вкладку «Найти», расположенную в правой части экрана. Нажмите на нее и выберите «Адресная книга». Когда откроется адресная книга, нажмите на вкладку «Файл» и выберите «Новая запись». Затем вам будет предоставлена ​​возможность выбрать между «Новый контакт» и «Новая контактная группа». Поскольку вы создаете список рассылки, выберите последний вариант.

После создания группы вы должны заполнить ее контактами людей, которых хотите включить. Для этого нажмите на вкладку «Добавить участников» и выберите опцию «Из контактов Outlook». Это приведет вас к диалоговому окну, из которого вы сможете выбрать контакты, которые хотите добавить в свою группу.

Совет: Удерживая нажатой клавишу CTRL, с помощью мыши выберите все контакты, которые хотите добавить.

Когда закончите, нажмите кнопку «Участники», а затем нажмите «ОК».

Теперь, когда ваша группа заполнена, вам будет предложено назвать ее. Обязательно используйте имя, которое имеет отношение к делу и которое вы можете легко запомнить.

Источник: Microsoft

Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть», и вы закончили создание списка рассылки. Чтобы отправить электронное письмо в свой список, просто начните вводить название группы в поле «Кому», и функция автозаполнения откроет его для вас.

Насколько важны списки рассылки электронной почты?

Список рассылки электронной почты — это очень удобный и эффективный способ отправки электронной почты одной и той же группе людей. Поэтому каждый должен знать, как его создать, особенно если электронная почта является одним из ваших основных способов общения.

Для опытных пользователей электронной почты необходимо уметь пользоваться этой функцией.

Что теперь?

Теперь, когда вы знаете, как создать список рассылки электронной почты, вам не нужно каждый раз копировать предполагаемых получателей, когда вы отправляете им электронное письмо.Это не только тратит драгоценное время, но и оставляет место для ошибок, так как легко забыть сделать копию для некоторых получателей.

Самым большим недостатком списка рассылки является то, что вы не можете использовать его в целях электронного маркетинга, поскольку он недостаточно гибок и не имеет необходимых функций для проведения кампаний.

Для маркетинга по электронной почте рассмотрите возможность использования надежного инструмента автоматизации маркетинга, такого как Campaign Monitor.

5 Лучшее программное обеспечение для управления списком адресов электронной почты для использования в 2022 году

Какое лучшее программное обеспечение для управления списком адресов электронной почты?

1.ActiveCampaign

ActiveCampaign — это платформа для маркетинга по электронной почте, автоматизации продаж, автоматизации маркетинга и CRM, предназначенная для развития малого и среднего бизнеса.

Стоимость : начиная с — Lite: 15 долларов США в месяц, Pulse: 70 долларов США в месяц, Professional: 159 долларов США в месяц и Enterprise: 279 долларов США в месяц.

• ActiveCampaign предлагает широкий спектр возможностей для классификации текущих и новых контактов. Это позволяет безболезненно классифицировать все ваши списки, позволяя создавать теги.
• Теги помогают разделить подписчиков и дают компании возможность отправлять персонализированные электронные письма каждому человеку. Теги также автоматизированы и применяются к профилям подписчиков в зависимости от того, какие действия они предпринимают в отношении вашего контента. Все это включено в интерфейс перетаскивания, который удобен для пользователя при просмотре или редактировании автоматизации и сегментов.

• ActiveCampaign может быть полезна для любого бизнеса, но ее функции больше ориентированы на предприятия электронной коммерции.

Эффективно управляйте своим почтовым ящиком с помощью приложения Clean Email.

2. HubSpot

HubSpot — это платформа для роста, в которой CRM сочетается с управлением списками адресов электронной почты и создает всеобъемлющее сообщество между вашими отделами продаж, маркетинга и поддержки клиентов.

Вы получите интеллектуальные и статические списки, которые помогут вам разделить ваши контакты с помощью доступных фильтров, а также панель отчетности для отслеживания показателей, влияющих на сегментацию списка адресов электронной почты. Однако у вас есть ограничения на эти функции в бесплатной версии, поэтому, если вы начинающая компания, мы рекомендуем начать с бесплатной версии.

Стоимость : от — Starter: 50 долларов в месяц, Professional 800 долларов в месяц, Enterprise 3200 долларов в месяц.

• В отличие от других программ для работы со списками рассылки, HubSpot предоставляет вам уникальную гибкость при управлении подписчиками в Marketing Hub. Это верно для любого из купленных планов и бесплатной версии.
• Хотя Hubspot является CRM, интеграция с другими CRM доступна для тех, кто хочет, чтобы HubSpot был только их программным обеспечением для управления списками рассылки. Функция интеграции действительно удобна для синхронизации данных, которые у вас есть в основной CRM, которую вы используете, чтобы избежать необходимости импортировать данные вручную.

• Один недостаток — сложность системы. Кривая обучения может удержать вашу команду от изучения программного обеспечения, поэтому взамен вы потратите время и деньги. Вот почему мы рекомендуем убедиться, что ваша команда посвящена использованию и изучению системы, чтобы увидеть результаты.

3. MailChimp

MailChimp — это универсальная маркетинговая платформа, предоставляющая все необходимое для разработки успешной маркетинговой кампании. Итак, как инструмент управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) сочетается с программами управления списками адресов электронной почты — мы покажем вам.

Стоимость : от — Premium: 299 долларов в месяц, Standard: 14,99 долларов в месяц, Essentials: 9 долларов.99/мес и бесплатный базовый план.

• MailChimp является уникальной CRM отчасти потому, что это также программа для создания списков рассылки. Платформа позволяет вам пометить каждый контакт, чтобы вы могли запомнить и получить представление о том, что им нравится, кто они такие и как они обычно взаимодействуют с контентом вашей электронной почты. MailChimp может разбить статистику вашего списка, чтобы дать вам более глубокое представление о состоянии ваших списков и вовлеченности подписчиков.

• Недостатком является то, что, хотя у них есть бесплатная версия, в ней нет всего необходимого, что потребуется бизнесу для эффективного управления списками адресов электронной почты и сегментом.В бесплатной версии вы упустите следующие организационные функции и ключевые активы:
  • Поиск адресов
  • Расширенная сегментация
  • Неограниченное количество аудиторий
  • Круглосуточная поддержка клиентов 7 дней в неделю
  преимущества недостающих функций.

4. ConvertKit

ConvertKit — это платформа для маркетинга по электронной почте, которая предоставляет вам необходимые инструменты для управления списком адресов электронной почты с помощью функций автоматизации.

Стоимость : начиная с бесплатного плана (до 1000 подписчиков) и заканчивая: 29 долларов США в месяц (может увеличиваться в зависимости от количества подписчиков).

• ConvertKit предназначен исключительно для управления списком адресов электронной почты, поэтому в нем есть все необходимое для сегментации подписчиков и создания или отправки высококачественного контента. Эта система управления имеет простой и понятный интерфейс, позволяющий легко перемещаться и редактировать автоматизацию, которая повлияет на создание ваших сегментов.

• ConvertKit лучше подходит для создателей, которые ведут блог как бизнес и продают услуги или продукты в Интернете. Он не интегрируется ни с одной из популярных CRM, таких как Salesforce, которые используют многие компании среднего и крупного бизнеса.

5. Sendinblue

Sendinblue — это компания SaaS, которая создает продукты цифрового маркетинга, включающие автоматизацию и сегментацию электронной почты.

Стоимость : начиная с — Lite: 25 долларов США в месяц, Essential 39 долларов США в месяц, Premium 66 долларов США в месяц, Enterprise (требуется расчет) и бесплатный базовый план.

• В Sendinblue есть базовые возможности CRM, которые хорошо сочетаются с простой функцией автоматизации. Его система автоматизации позволяет малым и средним предприятиям организовывать свои списки адресов и предоставлять информацию, подходящую для этой группы.

• Хотя нам нравится, что это дает вам возможность создавать разные сегменты, программа не распознает повторяющиеся контакты. Подписчики рискуют получать дубликаты сообщений, которые отправляются в один и тот же день.

После того, как вы решите выбрать одну из программ управления списками адресов электронной почты для своего бизнеса, вы можете добавить инструмент для очистки электронной почты и отписки, например Clean Email, чтобы иметь организованный почтовый ящик.

Почему?

Clean Email разделяет ваш почтовый ящик на категории с помощью тегов и фильтров, которые помогут вам найти, удалить и отписаться от ненужных писем. Это отличный способ сохранить вашу электронную почту в чистоте, не перегружая ее отдельными электронными письмами.

Как?

Очистка электронной почты автоматизирует процесс обработки электронной почты по отдельности, когда вы устанавливаете правила с помощью функции автоматической очистки. Оттуда программное обеспечение применит любое действие, которое вы ему сказали, и запомнит правило, чтобы в будущем применить его к другим электронным письмам. Так же, как управление контактами с помощью программного обеспечения для списка адресов электронной почты, Clean Email анализирует ваш почтовый ящик, чтобы определить следующие шаги.

Заключение

Что касается менеджеров баз данных контактов, мы считаем, что ActiveCampaign соответствует всем передовым методам управления списками адресов электронной почты.Например, чтобы эффективно управлять списками адресов электронной почты, вам нужно сосредоточиться на категоризации. Вам понадобится программное обеспечение для управления списками адресов электронной почты, которое позволит вам разделять клиентов по тегам, демографическим данным, интересам, поведению, коэффициенту открытия и многому другому. Хорошая новость заключается в том, что ActiveCampaign делает все это без интенсивного обучения. В заключение наша команда надеется, что это руководство поможет вам выбрать лучшую систему управления списками адресов электронной почты для вашего бизнеса.

Как создавать и использовать списки рассылки для Outlook (групповая электронная почта)

Вы когда-нибудь задумывались, как создать список рассылки Outlook и отслеживать каждое электронное письмо, которое вы отправляете каждому человеку из списка? Узнайте, как создать список рассылки Outlook и как отправлять персонализированные электронные письма всем вашим спискам рассылки сотрудников.

Хорошо поддерживаемые списки рассылки имеют решающее значение для успеха вашей стратегии внутренних коммуникаций. Но что, если бы вы могли использовать существующие списки рассылки для еще большего контроля над вовлеченностью сотрудников? С ContactMonkey вы можете это сделать.

Используя ContactMonkey, вы можете добавлять персонализированные строки темы и основной текст в зависимости от получателей в вашем списке рассылки. Вы также можете отслеживать и сравнивать показатели электронной почты в вашей организации, чтобы получить четкое представление о ситуации с вовлеченностью сотрудников.

Mettler Toledo, производитель точных инструментов, смог использовать внутреннюю сегментацию электронной почты, чтобы сократить количество писем, отправляемых каждый год. Они также смогли использовать ContactMonkey, чтобы увеличить показатель открываемости электронной почты на 33% для своего списка контактов, которые наиболее не заинтересованы. Получите максимум от своих списков рассылки Outlook с помощью ContactMonkey.

Отправляйте электронные письма, которые сотрудники действительно захотят читать

Начните работу с ContactMonkey уже сегодня!

Что такое внутренний список рассылки электронной почты?

Представьте, что вы отправляете приветственное электронное письмо новому сотруднику или обновление управления изменениями 1000 различным контактам с помощью функции CC (копия).Мягко говоря, это было бы головной болью.

Чтобы избежать этого, используйте список рассылки по электронной почте. Это единственная группа получателей электронной почты, с которыми вы регулярно общаетесь. Ваша группа списка рассылки Outlook адресована как один получатель, поэтому процесс так же прост, как отправка электронного письма одному человеку.

Каковы рекомендации по использованию списков рассылки электронной почты?

Внутренние списки рассылки электронной почты — это простой способ ускорить поток информации в вашей организации.Но чтобы получить максимальную отдачу от вашего списка рассылки электронной почты, важно помнить о нескольких передовых методах. Давайте сломаем это:

• Незамедлительно выполняйте запросы на удаление , если сотрудник укажет вам причину.
• Регулярно очищайте списки рассылки и удаляйте недействующие адреса электронной почты. В этом посте рассказывается, как редактировать списки рассылки в Outlook.
• Ставьте безопасность и конфиденциальность на первое место , дважды проверьте, подходит ли то, что вы отправляете, для просмотра большой группой.
• Не перегружайте людей информацией — определите, что нужно отправить группе, а не конкретным лицам.
• Пишите кратко , если вы хотите, чтобы больше людей в вашем списке рассылки действительно прочитали вашу публикацию.
• Будьте осторожны с сообщениями «Ответить всем» при взаимодействии со списком рассылки электронной почты. Если вы замечаете, что это происходит часто, добавьте отказ от ответственности в верхней части вашего сообщения, попросив респондентов не нажимать «Ответить всем» и вместо этого отвечать индивидуально отправителю.

Какие типы списков рассылки можно создавать в Outlook?

Когда вы создаете свой список рассылки, вы должны подумать о структуре вашей компании. Вот несколько основных способов создания различных списков рассылки:

По географическому расположению (например, штаб-квартира в центре Торонто, офис в северном Торонто, офис в Дублине, офис в Сиэтле и т. д.)

Это важно не только с точки зрения управления офисом, но и может быть особенно удобно в случае сбоя или чрезвычайной ситуации. Например, о запланированных пожарных тревогах, закрытии общественного транспорта или экстремальных погодных условиях лучше объявлять в каждом конкретном месте, особенно если у вас несколько офисов в одном городе.

Есть офисы в разных странах? Вы определенно хотите, чтобы они были сегментированы, чтобы вы могли лучше освещать праздники или любые национальные тенденции, влияющие на работу.

По должностным обязанностям или отделам (например, служба поддержки клиентов, управление учетными записями, адаптация и т. д.) 

Это может быть ежу понятно, но будут случаи, когда сообщение имеет отношение только к определенным сотрудникам.Вашему отделу продаж не нужно знать об объявлении для заводских рабочих, и наоборот.

Иерархия или старшинство (например, руководители групп и выше, высшее руководство, руководители отделов и т. д.)

Не каждому сотруднику нужно получать управленческие сообщения — может быть достаточно отправить важные сообщения только руководителям. Особенно, если не у каждого сотрудника есть электронная почта, это важно для обеспечения того, чтобы руководство правильного уровня получало необходимую им информацию.

Язык (напр.Все сотрудники, говорящие по-испански)

Еще одна простая задача, но если у вас есть офисы по всему миру, вы хотите быть уверены, что отправляете свои информационные бюллетени на правильном языке. Даже если английский язык является языком по умолчанию в вашем бизнесе, если есть регион (или регионы), где основной язык отличается, вы должны предложить переведенную версию. Люди будут более вовлечены, когда вы говорите с ними напрямую. Кроме того, вы минимизируете риск того, что ваше сообщение будет неправильно понято или истолковано.

Разделение разных сотрудников на разные группы Outlook или списки рассылки — это эффективный способ управления всеми электронными письмами сотрудников, которые вы отправляете в разные списки рассылки. Это необходимо, если вы планируете персонализировать каждое электронное письмо, чтобы оно подходило получателям из определенной страны или региона.

 href=»https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/6282300/8c068707-3d56-42f7-be45-c13cafb98a1d» >

Как создать список рассылки в Outlook

Если вы не знакомы со списками рассылки Outlook, не волнуйтесь.Мы разберем процесс для вас шаг за шагом:

Шаг 1

Первое, что вам нужно сделать, это открыть приложение Office 365 или Outlook 365 на рабочем столе и найти адресную книгу.

Шаг 2

После того, как вы найдете «Адресную книгу» и щелкните по ней, появится диалоговое окно. Нажмите кнопку «Файл» и в раскрывающемся меню нажмите «Новая запись».

Шаг 3

После того, как вы нажмете «Новая запись», вы попадете в другое диалоговое окно.Все, что вам нужно сделать сейчас, это нажать «Новая контактная группа» и нажать «ОК».

Вы попадете в новое окно. Затем вы можете нажать «Добавить участников» и нажать «Из адресной книги» в раскрывающемся меню.

Шаг 4

Теперь вы сможете просмотреть и выбрать контакты или участников Outlook, которых вы хотите включить в свой список рассылки Outlook, из нового всплывающего диалогового окна. Дважды щелкните каждое имя, чтобы оно появилось в поле участников.

Шаг 5

После того, как вы выбрали участников из своих контактов Outlook, вы можете продолжить и назвать группу Outlook или список рассылки.

Шаг 6

После присвоения имени группе нажмите «Сохранить и закрыть», чтобы сохранить список рассылки.

Всякий раз, когда вам нужно отправить новое электронное письмо в сохраненный список рассылки Outlook, все, что вам нужно сделать, это нажать «Новое электронное письмо».

Это откроет для вас новое диалоговое окно.Введите имя списка рассылки, который вы только что сохранили, в поле «Кому».

Теперь все готово для массовой рассылки электронной почты только что созданному списку рассылки Outlook.

Если вы работаете в крупной компании, скорее всего, кадровые перестановки происходят регулярно. Новые сотрудники, смена имен и продвижение по службе происходят постоянно. Это означает, что в какой-то момент вам придется добавлять, удалять или редактировать пользователей в списке рассылки Outlook.

Вам может быть интересно, как удалить или добавить кого-то нового в свои группы Outlook или список рассылки Outlook. Что ж, хорошая новость заключается в том, что списками рассылки Outlook легко управлять и редактировать. И мы расскажем вам, как именно внести изменения в ваш список рассылки ниже, так что не нужно беспокоиться.

Тем не менее, есть еще удобная штука, называемая динамическими группами рассылки, которые автоматически обновляются при обновлении списка контактов. Динамические группы рассылки включают фильтры с использованием тегов, таких как «название должности» или «местоположение», поэтому вам не нужно вручную обновлять списки рассылки каждый раз, когда чья-то должность меняется.Динамические группы рассылки можно создавать только в Microsoft Exchange.

Перейдите в приложение Outlook 365 и откройте его.

Нажмите «Новая электронная почта».

В появившемся диалоговом окне введите имя группы Outlook или списка рассылки Outlook, который вы хотите изменить.

Введите группу в поле «Кому» и щелкните ее правой кнопкой мыши. Это приведет вас к новому раскрывающемуся меню, и вы можете просто выбрать здесь опцию «Редактировать контакт».

Это приведет вас к новому окну, демонстрирующему всех участников в этой конкретной группе Outlook или списке рассылки Outlook. Чтобы удалить кого-либо, нажмите на имя человека, которого хотите удалить, а затем нажмите «Удалить участника».

Если вы хотите добавить нового участника, просто нажмите «Добавить участников», кроме кнопки «Удалить участника», и вы сможете добавить любого, кого хотите включить в список рассылки.

Перейдите в приложение Outlook 365 и нажмите «Новая электронная почта.Это откроет новое диалоговое окно.

Все, что вам нужно сделать сейчас, это нажать «Адресная книга» и нажать кнопку меню в разделе «Адресная книга».

Убедитесь, что вы выбрали «Все списки рассылки» или «Все контакты» в раскрывающемся меню. Это приведет вас ко всем спискам рассылки или группам Outlook, которые вы создали.

Нажмите на тот, который вы хотите отредактировать. Легко добавляйте и удаляйте участников из определенного списка рассылки Outlook или группы контактов Outlook. Достаточно легко, не так ли?

Но что, если вы хотите отправить список рассылки коллеге? Вы можете отправить его как вложение к ним!

Нажмите «Новая электронная почта» после открытия приложения Outlook 365 на рабочем столе.В новом всплывающем окне нажмите «Прикрепить элемент», а затем выберите «Элемент Outlook» в раскрывающемся меню.

Появится новое окно, и вы можете прокрутить параметры вниз, чтобы щелкнуть «Контакты». Это покажет вам список всех ваших списков рассылки или групп Outlook, и вы можете выбрать тот, который хотите прикрепить, дважды щелкнув по нему.

Ваш список рассылки Outlook или группа Outlook будут отображаться в виде вложения, и вы сможете отправить его всем, кому нужен доступ к списку.

Персонализация

Кто не любит персонализированные сообщения? Я знаю, что с большей вероятностью открою сообщение с надписью «Привет, Филза» в строке темы, а не что-то общее.

Отправка непосредственно в существующие списки рассылки Outlook или динамические группы рассылки. Возникли проблемы с ИТ-доступом к вашим спискам или, может быть, они устарели? Просто загрузите и отправьте прямо в файл CSV.

Загрузка файлов CSV также позволит вам повысить персонализацию электронной почты для каждого региона, отдела и сотрудника! Это отличный способ активизировать процесс адаптации вашего сотрудника, тепло приветствуя новых сотрудников.

Отслеживание вовлеченности: открываемость, кликабельность и многое другое!

Еще одно преимущество использования ваших списков рассылки с ContactMonkey заключается в том, что вы действительно можете сообщить , кто взаимодействовал с вашими внутренними электронными письмами.

Вы можете получить статистику о том, кто открывал вашу электронную почту, когда, на каком устройстве и в какое время.Вы также будете знать, по каким ссылкам сотрудники нажимали больше всего, а по каким вообще не обращали внимания.

Вы можете использовать эту информацию, чтобы оптимизировать все свои внутренние электронные письма и использовать строки темы, которые действительно работают для повышения вовлеченности сотрудников.

Панель мониторинга электронной почты

Отслеживайте электронные письма на уровне отдельных сотрудников или всей кампании в Outlook. Используйте метрики электронной почты в режиме реального времени, чтобы определить наиболее эффективные темы вашей команды, лучшее время для отправки информационных бюллетеней по электронной почте, ссылок и самого интересного контента:

Наличие реальных данных, стоящих за вашими внутренними коммуникациями, может помочь показать положительное влияние, которое вы оказываете, и важность вовлечения сотрудников.

Отправка адаптивных электронных писем в формате HTML

С помощью ContactMonkey у вас также есть возможность создавать и отправлять адаптивные информационные бюллетени в формате HTML в свои списки рассылки Outlook. Создавайте адаптивных HTML-шаблонов бюллетеней электронной почты с помощью простого в использовании конструктора шаблонов электронной почты с функцией перетаскивания:

Благодаря нашим новым функциям для Outlook теперь вы можете добавлять эмодзи-реакции, опросы пульса, опросы eNPS, лайки вверх/вниз и многое другое к содержимому внутренней электронной почты. Просто перетащите соответствующий блок в любое место готового или нового HTML-шаблона.

Получайте отзывы сотрудников в режиме реального времени с помощью внутреннего инструмента отслеживания электронной почты ContactMonkey

Если вы являетесь внутренним коммуникатором и не используете списки рассылки, возможно, пришло время подумать о том, чтобы начать. И что может быть лучше, чем начать со специально созданного инструмента внутренней коммуникации, такого как ContactMonkey. Легко управляйте своими списками рассылки и используйте их с отличными функциями ContactMonkey для повышения вовлеченности сотрудников.

Итак, чего же вы ждете? Начните отслеживать свои внутренние списки рассылки из Outlook уже сегодня! Закажите демонстрацию и узнайте, как ContactMonkey помогает отправлять персонализированные сообщения в ваши списки, отслеживать каждое открытие и переход по ссылке.

Легко создавайте привлекательные информационные бюллетени для сотрудников

Начните работу с ContactMonkey уже сегодня!

Как организовать свою электронную почту: 13 инструментов управления

У большинства людей отношения любви и ненависти к их почтовому ящику входящие. С одной стороны, электронная почта может быть захватывающей — независимо от того, добиваетесь ли вы прогресса в работе с клиентом, заменяете ли встречу (гораздо более эффективной) перепиской по электронной почте или получаете приглашение на веселую социальную встречу.

С другой стороны, электронная почта может быть подавляющей, особенно если вы потеряете контроль.

Мальчик, как легко потерять контроль. В конце концов, электронная почта — один из лучших способов общения со многими людьми в нашей жизни, от наших лучших друзей до людей, с которыми мы никогда раньше не разговаривали. Многих из нас регулярно бомбардируют новые электронные письма, и очень тяжело осознавать, что мы можем упустить действительно важные вещи среди потока менее важных вещей.

К счастью, существует множество инструментов и бесплатных приложений для стартапов, которые могут помочь нам стать более организованными.В этом посте мы рассмотрим 13 наших любимых инструментов для организации почтового ящика. Попробуйте их и проложите свой собственный путь к более продуктивной и менее напряженной работе с электронной почтой.

Как организовать свою электронную почту

Прежде чем мы углубимся в инструменты, которые могут помочь вам контролировать свою папку «Входящие», давайте рассмотрим некоторые из основных рекомендаций, которые помогут вам поддерживать организацию электронной почты в максимально возможной степени. Вот наши три золотых правила:

• Избавьтесь от старой электронной почты, которая вам не нужна. У меня до сих пор есть электронные приглашения на мероприятия 2006 года, большинство из которых я даже не посещал. Нужны ли они мне? Нет. Мне их удалить? да. Очистите свой почтовый ящик от всего, кроме новых и предыдущих писем, которые вам обязательно понадобятся позже.
• Отписаться. Шутки в сторону. У всех нас есть электронные письма типа «клянусь, вы собираетесь прочитать этот информационный бюллетень, как только у меня появится минутка». Вы не собираетесь их читать — избавьтесь от них. Некоторые из приведенных ниже инструментов помогут вам сделать это массово.
• Объединение нескольких учетных записей электронной почты. Я сторонник раздельного хранения рабочей и личной электронной почты, но иногда необходимость переключаться между ними не способствует поддержанию порядка. Некоторые из приведенных ниже инструментов могут помочь вам объединить разные адреса электронной почты — например, Mail и iCal на устройствах Mac позволяют оптимизировать несколько учетных записей в одном месте.

13 инструментов для организации вашей электронной почты

1) Продажи HubSpot

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Вы когда-нибудь хотели знать, кто и когда открывает ваши электронные письма, сколько раз и откуда? Когда вы загружаете расширение HubSpot Sales для Chrome, вы можете подписаться на получение уведомлений в реальном времени всякий раз, когда кто-то открывает или нажимает ссылки в вашем электронном письме.Он интегрируется как с Gmail, так и с Outlook.

Еще одна интересная функция — боковая панель с контактной информацией, которая появляется при открытии ветки электронной почты. Он включает в себя всю необходимую информацию о человеке, которому вы отправляете электронное письмо, в том числе прошлую историю контактов (что-то вроде функции LinkedIn «вкладка отношений»), контент социальных сетей, взаимные связи и так далее. Вскоре расширение позволит вам планировать отправку писем позже.

Бесплатная версия Sales Hub предоставляет уведомления об открытии электронной почты, а также возможность планировать отправку писем позже и некоторые другие функции. Чтобы получить неограниченное количество уведомлений об открытии и щелчке (и множество других обновленных функций), вы можете перейти на Starter за 50 долларов США в месяц.

2) Смена

Цена: Бесплатно

Shift позволяет вам получать доступ и использовать все ваши учетные записи электронной почты из одного удобного настольного приложения. Кроме того, вы можете получить доступ к множеству приложений и расширений, включая HubSpot Sales, Grammarly, Asana, WhatsApp и многие другие.

Shift также имеет отличную функцию поиска, которая работает во всех ваших учетных записях, поэтому вы можете быстро найти и возобновить разговоры.Самым большим преимуществом использования чего-то вроде Shift является то, что вся ваша работа и рабочие процессы находятся в одном месте. С его помощью вы можете сэкономить массу времени, переключаясь между приложениями и учетными записями электронной почты.

3) Развернуть.me

Цена: Бесплатно

Первый шаг к освобождению вашего почтового ящика от всей этой электронной почты — отказаться от подписки на все информационные бюллетени, на которые вы подписывались на протяжении многих лет. Но ручная отписка от десятков, а то и сотен рассылок заняла бы целую вечность.

Введите Развернуть.me, бесплатный инструмент, который позволяет вам массово отписываться от всех информационных бюллетеней, которые вы не читаете. Вы можете либо стереть все с доски и отписаться от все сразу, либо вы можете выбирать и выбирать.

Источник:  ПК

4) FollowUpThen

Цена: бесплатно; Доступны платные версии

Вот еще один простой, но полезный инструмент, на этот раз для напоминаний вам — и даже вашим клиентам, если хотите — о том, что нужно следить за конкретными электронными письмами.

Вот как это работает: Составьте электронное письмо, а затем включите [в любое время] @followupthen.com в полях «Скрытая копия», «Копия» или «Кому» вашего электронного письма. Формулировка «в любое время» здесь довольно гибкая: это может быть «завтра@followupthen.com», «[email protected]», «[email protected]», «каждый день@followupthen. com», «каждая 3-я среда@followupthen». .com» и так далее.

То, что произойдет с этим письмом, когда вы нажмете кнопку «Отправить», зависит от того, куда вы поместите этот адрес электронной почты @followupthen.com:

• Скрытая копия: Вы получите ответ по электронной почте (не беспокоя исходного получателя).
• Копия: Инструмент запланирует напоминание для вас и получателя.
• Кому: Инструмент отправит электронное письмо вам в будущее.

Вот видео, в котором более подробно рассказывается об этом инструменте:

Он работает со всеми почтовыми клиентами и может бесплатно отправлять до 50 запросов в месяц. Вы можете увеличить количество последующих действий и добавить такие функции, как интеграция с календарем, по цене от 2 до 9 долларов в месяц.

5) ИФТТТ

Цена: Бесплатно

IFTTT, сокращение от «Если это, то то», — это удивительный инструмент повышения производительности, который помогает вам связать приложения и устройства, которые вы используете каждый день, с утверждениями «если это, то это», которые они называют «рецептами».(Серьезно, вы можете сделать что угодно. В том числе использовать крутую цитату Лиама Нисона из Taken , чтобы напугать кого-то и заставить вернуть ваш телефон. Пожалуйста.)

Когда дело доходит до производительности почтового ящика, IFTTT может творить чудеса, автоматизируя некоторые из наиболее утомительных ручных задач. Вот некоторые из моих любимых:

6) Входящие Google

Цена: Бесплатно

Google многое узнал о том, как люди используют электронную почту из Gmail. Вместо того, чтобы переделывать Gmail с учетом этих новых знаний, они решили начать заново и создать совершенно новую систему почтовых ящиков: Inbox.

Чтобы понять, как работает Inbox, лучше думать о нем не как о классическом почтовом инструменте, который просто объединяет все ваши новые сообщения в одном месте, а больше как о инструменте управления сообщениями, ориентированном на задачу. Каждый раз, когда приходит электронное письмо, вы можете обрабатывать каждое из них как задачу. Если вы не готовы отвечать на электронное письмо, вы можете выбрать «отложить» и указать приложению, когда снова отображать электронное письмо. Или, если электронное письмо нужно сделать в определенном месте, вы можете попросить Inbox напомнить вам об этом сообщении, когда вы находитесь в определенном месте.

Источник: iTunes

Что еще отличает его от других почтовых приложений? Это удобно для мобильных устройств. Чтобы использовать его, вам нужно сначала установить мобильное приложение на iOS или Android. Только после этого вы сможете получить доступ к Inbox из браузера настольного компьютера по адресу http://inbox.google.com.

7) Gmail «Особые звезды»

Цена: Бесплатно

Я не мог написать сообщение в блоге об организации почтового ящика, не включив в него свою стратегию перехода к нулевому состоянию почтового ящика и его поддержанию. Этот инструмент не является надстройкой; это методология, разработанная Андреасом Клингером. Он использует две встроенные функции Gmail: «специальные звездочки» (немного более интересная система маркировки, чем метки Gmail) и несколько почтовых ящиков. С тех пор, как я написал этот пост в прошлом году, многие люди говорили мне, что он изменил их способ использования электронной почты и сделал их жизнь намного проще. Я очень рекомендую это.

Есть только одно важное предостережение: мобильное приложение Gmail не поддерживает никаких специальных звездочек, кроме желтой звездочки, поэтому вы не сможете просматривать свои списки на мобильных устройствах.Если вы часто используете мобильные устройства для сортировки электронных писем, попробуйте Sortd, следующее в списке.

8) Сортировка

Цена: бесплатно; Доступны платные версии

Sortd — это, по сути, более чистая версия методологии Gmail Special Stars, которую я описал выше, в том смысле, что вам не нужно помечать, помечать или отмечать свои электронные письма каким-либо образом. Но это работает прямо в Gmail: это то, что их команда называет «Smart Skin for Gmail», что означает, что он находится прямо в вашем почтовом ящике Gmail, поэтому вам вообще не нужно выходить из приложения.

Что делает , так это устраняет проблему потери важных электронных писем ниже сгиба — самое главное, расширяя ваш почтовый ящик до гибкого набора списков, четко организованных в столбцы. Это позволяет вашим электронным письмам, спискам дел и приоритетам жить вместе в одном месте, а также позволяет легко перетаскивать электронные письма из столбца в столбец.

Вице-президент HubSpot по маркетингу Меган Кини Андерсон — большой поклонник Sortd. «Я думаю о своем почтовом ящике как о своего рода конвейерной ленте, которая приносит мне быструю последовательность запросов, ресурсов и дел», — сказала она мне.«Сортировка электронной почты означает не отставать от этого потока, не позволяя чему-либо ускользнуть. До того, как я нашел Sortd, я помечал все электронные письма, которые требовали дальнейших действий, как «непрочитанные» в надежде вернуться к ним, чтобы завершить проверку или выполнить следующие действия. Это сработало так же плохо, как и следовало ожидать».

Вот как теперь выглядит почтовый ящик Андерсон, когда она использует Sortd:

«Sortd объединяет вашу папку «Входящие» со списком дел с помощью перетаскивания, поэтому я могу быстро оценить срочность сообщения электронной почты и затем решить, что с ним делать», — говорит Андерсон.«Я перетаскиваю его в соответствующую категорию ответов и переименовываю в краткое изложение необходимых действий. Затем я могу получить общее представление о своей работе за неделю».

«Что особенно приятно, так это то, что Sortd позволяет мне добавлять задачи, которые не не пришли по электронной почте, например, запрос, который кто-то задал мне в чате или лично», — добавляет она. «Таким образом, мой почтовый ящик действительно становится моей центральной командой. У меня есть столбец с немедленными действиями, задачами на неделю, невыполненными задачами на следующую неделю и ресурсами, которые я хочу быстро получить под рукой. »

Еще одно преимущество Sortd перед специальными звездами? Вы можете использовать его на мобильных устройствах, если загрузите приложение Sortd Mobile Companion на iOS или Android. (Помните, что все специальные звездочки, кроме одной, не поддерживаются мобильным приложением Gmail, так что это лучший вариант, если вы хотите сортировать электронную почту на мобильном устройстве.)

9) Санебокс

Цена: от 7 долларов в месяц — доступны варианты премиум-класса

Если вы хотите автоматизировать приоритизацию каждого письма по мере его поступления, вы можете попробовать SaneBox.Здесь нечего устанавливать: в основном, он работает с любым почтовым клиентом для создания новых папок, таких как SaneLater и SaneNews. Когда в ваш почтовый ящик приходит новое электронное письмо, SaneBox быстро анализирует его, чтобы определить, насколько оно важно. Этот анализ основан на вашем прошлом взаимодействии с почтовым ящиком. Если SaneBox сочтет новое электронное письмо важным, оно останется в папке «Входящие». Если нет, он отправит его в одну из этих папок.

Позже вы получите сводку писем, которые были отправлены в эти три папки, чтобы вы могли решить, нужно ли какое-либо из них вашего внимания, когда у вас будет время.Со временем вы «обучаете» SaneBox фильтровать определенные типы писем в каждую из этих папок.

SaneBlackHole — это четвертая папка, которая поможет вам одним махом удалить электронные письма и и отписаться от них. Когда вы вручную перетаскиваете электронное письмо в папку SaneBlackHole, оно автоматически удаляется и отписывается от источника.

Здесь есть и другие интересные функции, такие как функция «вложения», которая автоматически отправляет все вложения электронной почты в папку Dropbox.

10) Игра по электронной почте

Цена: Бесплатно

Если вы перегружены количеством электронной почты в своем почтовом ящике, но страшитесь мысли о том, чтобы очистить его, и , вы конкурентоспособный человек, Электронная игра может быть именно тем, что вам нужно. Этот бесплатный инструмент для приложений Gmail и Google превращает процесс очистки почтового ящика в игру.

Все, что вам нужно сделать, это ввести свой адрес электронной почты, и игра начнется. На каждое электронное письмо у вас есть пять секунд, чтобы решить, что с ним делать: ответить «бумеранг» (т.т. е., заархивировать сейчас и появиться в папке «Входящие» позже, в указанное время), заархивировать, удалить или пропустить. Вы получаете определенное количество очков за каждое действие, и вы будете оштрафованы, если превысите лимит времени. Если вы нажмете «ответить», вам по умолчанию дается три минуты на ответ. Вы всегда можете добавить время, если вам это действительно нужно, но скорость здесь в ваших интересах.

11) Чекер Плюс

Цена: Бесплатно

Checker Plus — это расширение Chrome для Gmail, которое помогает вам одновременно управлять несколькими учетными записями Gmail, чтобы вам не приходилось пролистывать несколько почтовых ящиков. Одной из основных функций являются мгновенные уведомления по электронной почте, даже когда Gmail не открыт. Так что, если вы поклонник уведомлений, то вам понравится это.

Не открывая Gmail в браузере, Checker Plus будет присылать вам уведомления на рабочий стол при получении нового электронного письма, а также возможность читать, прослушивать или удалять электронные письма.

Я большой поклонник функции голосового оповещения расширения. Если я получаю электронное письмо, пока я занят приготовлением ужина или чем-то еще, я могу выбрать, чтобы расширение прочитало мне электронное письмо вслух, даже если Gmail не открыт.(Только не забудьте выключить его, когда пойдете в офис.)

12) Почтовая птица

Цена: бесплатно; Доступны платные версии

Существуют и другие почтовые клиенты, такие как Mailbox, Boxer и CloudMagic, но Mailbird удается выделиться.

Хотя он работает только для пользователей Windows, этот почтовый клиент объединяет ваш почтовый ящик с вашими приложениями, объединяя вашу электронную почту и все ваши приложения календаря, задач и обмена сообщениями в единый интерфейс.И это простой пользовательский интерфейс, который вы можете настроить в различных цветах и ​​макетах.

Вот пример того, как выглядит один макет с интеграцией электронной почты и WhatsApp:

Источник: Почтовая птица

Другие популярные варианты интеграции приложений включают Календарь Google и приложение для видеоконференций под названием Veeting room.

Mailbird работает для пользователей Windows на настольных и мобильных устройствах. Версия Lite бесплатна, но если вам нужны другие, более продвинутые функции, такие как возможность «отложить» вашу электронную почту, вам придется приобрести платную версию за 1 доллар в месяц или 45 долларов за пожизненную подписку.

13) ПростоФайл

Цена: от 49,95 долларов США

Хотя в Outlook не так много инструментов организации, как в других почтовых клиентах, вот один только для пользователей Outlook, который поможет вам тратить меньше времени на регистрацию электронной почты. SimplyFile добавляет панель инструментов (или «вкладку ленты») в папку «Входящие» с различными настраиваемыми файлами, к которым легко получить доступ, чтобы вы могли быстро отправлять новые электронные письма.

Когда придет электронное письмо, просто перетащите его в соответствующую папку. Вы можете упорядочивать как сообщения, которые вы получаете в папке «Входящие», так и сообщения, которые вы отправляете, которые вы можете сохранять по мере их отправки.

Источник: SimplyFile

Готовы начать? Здорово. Начните изучать эти инструменты и наведите порядок в папке «Входящие» — раз и навсегда.