Презентация как правильно оформить презентацию: Как правильно оформить презентацию? Простые советы!

Как подготовить презентацию

Кто они, организаторы презентаций? За проведение презентаций в компаниях чаще всего ответственны PR-специалисты. Как правило, для их проведения необходим заранее составленный подробный план. Здесь нужно изложить цели мероприятия, описать аудиторию, представить концепцию и выразить общий замысел PR-обращения, составить перечень предполагаемых видеосюжетов, диаграмм, таблиц и других средств визуального обеспечения презентации.

Как пишется презентация? Сценарий презентации состоит из перечисления всех основных событий и этапов мероприятия в последовательном порядке. При непосредственном проведении презентации ведущий должен придерживаться именно этого регламента. Само PR-обращение не должно быть навязчивым, а проходить в стиле импровизации. При этом сам текст должен быть подготовлен заранее и тщательно отрепетирован и проверен на восприятие в небольшой аудитории.

Презентация решает сразу несколько задач:

1. оповещает о событии, отвечающем интересам аудитории;
2. побуждает аудиторию к действиям, в целом соответствующим идеям презентации и ее общему замыслу;
3. содействует задачам компании по привлечению клиентов.

Стратегия презентации такова: сформировать на первом этапе доверие к компании, после чего перейти к убеждению клиента в действиях, предлагаемых в презентации.

Чтобы выступление не показалось сухим и скучным, организаторы должны преследовать еще одну немаловажную цель — развлечь и удивить аудиторию. Без этого презентация рискует превратиться в пустое совещание.

Эффективность презентации

Для поддержания интереса к презентации оратор должен выбрать оптимальное время для ее восприятия. «Доклад» должен быть интересным и оригинальным. Нужно попытаться в максимально короткое время рассказать о многом и не утомить слушателей. Элементы юмора рассеивают недоверие аудитории, важно только следить за их уместностью.

Подготовка к презентации

1. изучение темы выступления;
2. определение задач и целей;
3. знание аудитории;
4. структура презентации;
5. вступление и заключительная часть;
6. наглядные материалы.

Изучение аудитории

При выступлении необходимо ориентироваться на аудиторию. Важно учитывать: возраст, образование, профессиональные качества, этническую и половую принадлежности, социальные ступеньки и т.д. чем меньше аудитория, тем больше информации необходимо о ней получить еще до начала мероприятия.

Увлекательное повествование, это рассказ разбитый на несколько частей сразу, в котором есть вступление, основная часть и заключение. Чтобы завладеть вниманием аудитории, доклад можно начать с заранее подготовленной шутки. Если выступающему задают вопрос из зала, необходимо поблагодарить вопрошающего и указать на важность его вопроса. Презентация предполагает свободу слова и действий выступающего. Вряд ли можно добиться доверительного контакта с аудиторией, находясь постоянно в одном положении. Динамичный оратор способен вызвать больше доверия у публики.

Контакт с аудиторией

Для установления контакта с аудиторией служат риторические вопросы и короткие спровоцированные дискуссии. Важно чувствовать аудиторию, перед которой выступаешь. Выражения лиц, позы, реакции, фразы — за этим непременно нужно следить и в соответствии с проявлениями безразличия и невнимания усиливать интерес и противодействовать определенными методами его угасанию. Можно выбрать из аудитории одного слушателя и обращаться при рассказе прямо к нему.

Термины, которые будут использоваться при докладе, должны быть понятны аудитории. Если при проведении презентации планируется использование наглядных материалов, важно помнить несколько основных моментов при восприятии текста с экрана проектора:

1. заголовки и названия должны быть напечатаны черным шрифтом;
2. заглавные буквы обычно воспринимаются хуже, чем строчные, потому их использование рекомендовано только в коротких заголовках;
3. на одном слайде не стоит размещать более пяти строк и более семи слов в строке;
4. если на слайде планируется использование нескольких цветов, их количество не должно превышать трех. Для того, чтобы разграничить элементы схем, некоторые диаграммы, достаточно использовать лишь 1-2 цвета;
5. важно следить за стилем: если элемент на одном слайде выделен определенным цветов, этот же цвет должен быть использован на всех других страницах и слайдах презентации.

Виды презентаций:

1. имиджевые;
2. тренинговые;
3. интервью;
4. брифинги;
5. торговые;
6. мотивационные и информационные;
7. первые встречи т.д.

Для организации презентации можно может послужить любой повод: выход новой линейки товаров, книги, новых технологий, фильма, желание поделиться достижениями компании, тенденциями и планами развития и т.д. Презентации могут проходить совместно с выставками и семинарами, на конференциях, в офисах или торговых залах.

Принято считать, что презентация, как правило, относится к бизнес-сферам, однако все чаще можно услышать о презентациях некоммерческого сектора, организаций, всевозможных программ помощи, образовательных программ, презентациях культурных проектов и т.д.

Основные цели презентации

1. Информирование;
2. Убеждение;
3. Побуждение к действию.

Преимущества презентации

Презентация — живое общение в режиме диалога. Аудитория, находящаяся на презентации, заинтересована в получении необходимой ей информации, а потому здесь очень важна обратная связь и быстрое реагирование на клиентов. Еще одно важное преимущество презентации — эффективное и быстрое распространение больших объемов информации. Использование визуальных средств лишь усиливает эффект от проведения презентации, деаля ее более живой и наглядной.

Презентации PowerPoint

Наглядная и живая презентация во многом облегчает восприятие информации аудиторией слушателей. Презентация сегодня это не только устное выступление докладчика, это новый формат подачи информации. При помощи программы Microsoft Power Point выступления, чтение лекций, докладов становятся еще более ясными и прозрачными. Сухая речь без наглядных материалов плохо воспринимается слушателями, демонстрация же изображений, видеороликов, понятные и убедительные слайды с крупными заголовками, цифрами, позволяют немного отдохнуть от собственной фантазии, а больше сделать акцент на восприятии основной информации.

Основные элементы презентаций PowerPoint – картинки и изображения, лаконичные и понятные тексты, графики, анимация, видео, аудио. Благодаря этим составляющим слушатель способен усвоить гораздо больший объем информации, к тому же новые знания таким образом приобретаются, как правило, в интересной и захватывающей форме. Мультимедийные файлы являются управляемыми, то есть если вы запустили презентацию PowerPoint, вы с легкостью сможете управлять слайдами, показывая их с той скоростью, с которой достигается максимальный эффект для восприятия у слушателей.

Чтобы создать презентацию, необходим шаблон. Важные составляющие для эффективной презентации: дизайн, структура, возможность сразу приступить к редактированию своей презентации — вставка текстов, логотипов, диаграмм, графиков, изображений и т.д.

Бесплатный шаблон презентации от TemplateMonster

Power Point – программа, которая организовывает электронную презентацию в виде сменяющих друг друга слайдов. Презентации PowerPoint, разработанные командой TemplateMonster Russia, имеют возможность добавлять и редактировать не только текст, изображения и логотипы, но и добавлять звуковое сопровождение. Просмотр презентации осуществляется в режиме слайдшоу. Различные оригинальные переходы между слайдами оживят любую даже самую серьезную презентацию. Презентации не требуют большого времени на редактирование и являются недорогим вариантом для представления новинок своего бизнеса для целевой аудитории.

Презентации PowerPoint позволяют выбирать внешний вид слайдов, регулировать их количество и последовательность демонстрации, менять цветовую схему, использовать различные элементы анимации, а также создавать целые фотоальбомы.

Для этих и других шаблонов презентаций PowerPoint из специально созданной категории в магазине готовых решений для сайтов TemplateMonster Russia можно применить промокод и получить дизайн со скидкой 40%.

ПРОМОКОД НА СКИДКУ В 40%: k8pk8azpdv

Любое изображение может стать фоном в слайдах презентации PowerPoint. В результате этого можно добиться оригинального представления нового продукта компании целевой аудитории. Шаблон PowerPoint может быть использован как во всех созданных слайдах, так и в отдельно выбранных. Безусловно, презентации являются довольно эффективным вспомогающим методом для представления новой услуги, продукта, новшества или идеи.

Презентация — это целая технология для предоставления информации конечному потребителю. Ее цель вызвать определенное социальное поведение и реакции. Однако более полно рассказать о продукте или услуге, представить самую актуальную и исчерпывающую информацию намного проще со страниц сайта, полностью посвященного новинке.

5 быстрых способов организовать презентацию

Слишком много людей структурируют свои презентации, собирая вместе слайды, а затем собирая их, как колоду карт, в порядке, который кажется нормальным. Обычно это означает, что никто, кроме ведущего, не может предугадать, куда идет речь.

Плохая идея.

В основе успешной презентации лежит четкая структура. Какой из них использовать? Лучшая структура того, что вы пытаетесь сделать, зависит от характера вашего выступления.Ниже приведены пять возможных ситуаций в организационном мире, в которых вас могут попросить представить; выберите тот, который лучше всего подходит для вашей реальной ситуации.

1. Вас могут попросить сообщить о проделанной работе. В этом случае используйте следующую структуру:

1. Опишите проблему или задание, в том числе, почему это важно.

2. Опишите критические нерешенные проблемы

3. Расставьте приоритеты и опишите, как они решаются.

4.Опишите успехи на сегодняшний день — достигнутый положительный прогресс

5. Закройте шагами действий

2. Вас могут попросить порекомендовать стратегию. Для этой ситуации вот хорошая структура:

1. Определите цель

2. Опишите текущее состояние

3. Опишите желаемое состояние

4. Перечислите возможные стратегии с указанием плюсов и минусов каждой.

5. Определите лучший вариант, опишите следующие шаги

3.Вас могут попросить убедить вашу аудиторию в превосходстве того или иного продукта, услуги или идеи — разговоры о продажах. Вот как это организовать:

1. Обозначьте потребность в продукте, услуге или идее

2. Опишите потребность подробнее

3. Опишите способы, которыми ваше решение удовлетворяет потребности.

4. Опишите преимущества покупки вашего решения.

5. Согласитесь на следующий шаг

4.Возможно, вам придется выбрать одну из нескольких альтернатив. Вот лучший способ представить:

1. Обозначьте ситуацию

2. Опишите критерии успеха и расставьте приоритеты.

3. Опишите альтернативы

4. Сравните критерии и исключите альтернативы, не соответствующие критериям

5. Рекомендовать лучшую оставшуюся альтернативу

5. Вас могут попросить обучить процедуре или навыку. В этом случае действуйте следующим образом:

1.Обозначьте навык с точки зрения его важности для аудитории

2. Объясните задействованные навыки или процедурные этапы

3. Заставьте аудиторию опробовать какой-либо аспект навыка или процедуры

4. Просмотрите и подведите итоги, включая все, что аудитория не пробовала.

5. Опишите, что аудитория может сделать самостоятельно, чтобы приобрести навык или процедуру.

Организация вашего материала — Навыки презентации

Независимо от того, будет ли ваша презентация сделана официально, например, на работе или неформально, для клуба или, возможно, выступления шафа.Вы всегда должны стремиться к четкой и хорошо структурированной доставке. То есть вы должны точно знать, что вы хотите сказать, и в каком порядке вы хотите это сказать.

Если вы продумаете и спланируете хорошую структуру, это также поможет уменьшить нервозность, которую вы можете испытывать перед выступлением.

Ясность идей и хорошая организация должны способствовать созданию живого, логичного и убедительного сообщения, доставленного уверенно и профессионально.

Организация презентационного материала может включать:

• Blue Sky Thinking (идеи).
• Выбор основных моментов.
• Решаем, иллюстрировать.
• Введение и заключение.

Blue Sky Thinking (Идеи)

Помня о своих целях (см. Нашу страницу: Подготовка презентации ), запишите все моменты, которые вы хотите высказать, независимо от порядка.

Для введения в Blue Sky Thinking см. Наш раздел Brainstorming — часть нашего руководства по решению проблем.

Выберите основные моменты

Доклад / презентацию следует разделить на три части:

• Введение (начало)
• Основной контент (средний)
• Заключение (окончание)

Полезная структура будет следующей:

• Расскажите аудитории во введении, какова ваша тема и как вы организовали презентацию (указав ключевые элементы).
• Затем расскажите им подробности ключевых элементов и / или сообщений (расширяя и уточняя ключевые моменты более подробно и предоставляя подтверждающие доказательства).
• Затем расскажите аудитории то, что вы им только что сказали. (суммируя ключевые моменты и снова завершая основной темой).

Сначала работайте над основным контентом.

Из ваших заметок определитесь с самыми важными вещами, которые нужно сказать. Если у вас слишком много материала, будьте избирательны.

В качестве ориентира:

• 3 ключевых момента достаточно для 10-15 минутной презентации.
• Для 30-минутной презентации достаточно 6 ключевых моментов.
• 8 ключевых моментов достаточно для 45-минутной презентации.

Расположите ключевые моменты в логическом порядке и дополните их вспомогательными материалами — обсуждение, аргументы, анализ и апелляция. Если вы надеетесь убедить людей, то рекомендуется рассмотреть потенциальные возражения в презентации, чтобы вы представили аргументированное и сбалансированное мнение.

Решите, стоит ли иллюстрировать

В большинстве разговоров используются личные анекдоты, ситуации из реальной жизни или гипотетические примеры, чтобы воплотить их в жизнь.

Если презентация короткая и неформальная, вероятно, нет необходимости использовать какие-либо наглядные пособия. Используйте наглядные иллюстрации, если что-то требует расширения, пояснения или упрощения. Иллюстрации любого типа должны быть актуальными и полностью объясненными. Помните, что разговор продлится дольше, если использовать наглядные пособия.

PowerPoint или другое программное обеспечение для презентаций часто используется для поддержки презентации, хотя следует позаботиться о том, чтобы эта технология помогала презентации и не отвлекала от основной сути вашего выступления.Не используйте наглядные пособия или PowerPoint только ради этого или для демонстрации своего технологического мастерства, нет ничего более отвлекающего, чем странная и бессмысленная анимация PowerPoint в презентации.

См. Нашу страницу: Наглядные пособия для получения дополнительной информации.

Введение и заключение

Введение должно дать предварительное представление о том, что вы собираетесь сказать, и должно привлечь внимание слушателей заявлением о цели. Дайте понять, желаете ли вы принимать вопросы по мере их возникновения во время презентации, тем самым нарушая ваш поток и рискуя быть сбитым с толку, или вызовете вопросы в конце.

Заключение должно повторять основные моменты, но на этот раз попытайтесь использовать другие слова и резюмировать основную мысль и аргумент. Окончание решительно, чтобы никто не сомневался, что ваша презентация окончена. Это также время спросить аудиторию, есть ли у нее какие-либо вопросы.

Как организовать презентацию, чтобы стать выдающимся оратором

Не знаете, как организовать презентацию, чтобы убедить аудиторию? Используйте этот подход, чтобы знать, как начать речь, как закончить речь мощно и как добиться максимального взаимодействия между ними!

Когда дело доходит до организации презентации, помните одну важную истину: ваш самый большой успех не зависит от вашего содержания.Это гораздо больше о вас и ваших отношениях с аудиторией.

И честно говоря, можете ли вы придумать лучшие новости о публичных выступлениях?

Ты не робот! Таким образом, ваша задача при организации выступления не в том, чтобы создать условия, при которых вы извергаете информацию через слайды или рукопись. Вы здесь, чтобы оказывать влияние — не только через то, что вы говорите, но как вы это говорите.

Как актер, вы работаете с толпой здесь и сейчас в форме сообщества, известного как публичное выступление.Путешествие, которое вы и аудитория совершите вместе, зависит не только от вашего опыта и страсти (а вам лучше иметь и то и другое), но и от вашей способности общаться с людьми и перемещать их. Когда дело доходит до убеждения аудитории, это становится правильным выбором.

Как достичь такого уровня эффективности, чтобы выделяться по всем правильным причинам? Узнай, как показать себя с лучшей стороны! Загрузите мою бесплатную электронную книгу , «12 простых способов достичь присутствия и харизмы».

Вы, вероятно, не удивитесь, узнав, что в этой игре есть правила.Они касаются некоторых проверенных методов привлечения слушателей, от обучения тому, как начать презентацию, до завершения с убедительностью и целеустремленностью. Вместе они составляют лучший способ спланировать выступление.

Этот подход является центральной частью метода обучения публичным выступлениям, основанного на представлении, — системы, которую я создал и преподаю. Я объясню это ниже. Однако это не «Публичные выступления 101». Чтобы добиться успеха, вам не нужно следовать четкому плану организации выступления. Вам действительно нужно научиться составлять презентацию таким образом, чтобы она была впечатляющей и запоминающейся.Об этом я расскажу ниже.

5 основных частей речи или презентации

Я буду обсуждать пять частей вашей речи, которые необходимы для вашего успеха. Как это ни парадоксально, я не буду уделять много времени самому большому элементу, потому что это тот, где вы и так сильны. Это пять частей: приветствие, захват, предварительный просмотр, текст и клинчер.

Что касается передачи вашей информации, то, скорее всего, вы будете в хорошей форме относительно тела.Вот где находится суть вашего контента со всеми вашими основными моментами. При условии, что вы знаете свою тему, вы должны преуспеть здесь. Вдобавок, поскольку речь идет как минимум о нескольких минутах, к этому времени вы закончите то, что я называю ужасными первыми двумя минутами, когда вы больше всего подвержены речевому беспокойству.

Первая часть вашего выступления, о которой стоит поговорить, — это та, о которой вы, возможно, не особо задумываетесь. Это не вступительная речь, а ваше приветствие . Большинство из нас намерено доставлять контент, поэтому мы можем упустить момент, когда впервые обращаемся к аудитории.Но это критический момент: момент, когда вы устанавливаете отношения с этими людьми; покажите им, что вы симпатичны и уверены в себе; и продемонстрируйте, что вы собираетесь быть интересным. Так что приступайте к тому, чтобы эти вещи происходили! Не торопитесь, когда начинаете, и дайте почувствовать, что вы разговариваете со всеми. Подробнее о том, как передать аудитории приветствие, которое они запомнят.

Как привлечь внимание слушателей и заключить сделку

Поздравляем! Благодаря вашему приветствию вы успешно начали отношения со слушателями.Теперь вы переживаете самый важный момент в вашей презентации, который, я думаю, может быть для вас самым интересным. Это потому, что и вы, и ваши слушатели готовы к тому, что будет дальше.

Все это связано с концепцией первенства — и говорящим инструментом, который вы используете для его использования, является ваш захват . Primacy утверждает, что зрители лучше всего сохраняют то, что они испытывают в первую очередь. А почему бы и нет? Все сосредоточены в начале разговора: занавес вот-вот поднимется, а мы не знаем, чего ожидать.Для вас как оратора уравнение простое: дайте им что-нибудь интересное и захватывающее, и они обратят внимание и будут «подготовлены» к влиянию.

Вот тут-то и пригодится ваш граббер. Граббер или «крючок» выполняет несколько важных функций. Он должен: а) заинтересовать аудиторию, б) вызвать у них интерес (если это их удивит, тем лучше), в) представить вашу тему в интересном свете и, самое главное, г) поговорить с ними, где они живут, и выяснить, кто они такие и как думают.Вот 12 надежных способов начать речь.

Следуя основной части вашего выступления (которое вы так хорошо знаете, помните?), Вы столкнетесь с аналогичной ситуацией в своем заключении. То есть вам нужно закончить ярко и запоминающе, чтобы ваш основной аргумент продолжал вызывать отклик еще долго после того, как вы закончили говорить. Как и в случае с первенством, теперь вас интересует концепция новизны . Это говорит о том, что аудитория прочно сохраняет то, что она пережила в последний раз или более «недавно». Вот отличные новости: те же риторические инструменты, которые хорошо работают в качестве грабберов, делают отличными доводчиками.

Предварительный просмотр: Путешествие, которое вы совершаете вместе

Наконец (хотя эта часть вашего выступления предшествует основному и решающему), предварительный просмотр . Это момент, когда вы рассказываете аудитории о путешествии, которое вы отправитесь вместе, и о том, как вы туда доберетесь. Еще одна метафора, которую вы можете предпочесть: план речи, показывающий, как все это сочетается друг с другом.

Предварительный просмотр — это речевой элемент, который не учитывается большинством выступающих.Опять же, они озабочены доставкой контента и забывают рассказать , почему это важно для аудитории. Каждый слушатель всегда находится в режиме «что в нем для меня», и вы неизмеримо помогаете своему делу, когда вы на самом деле говорите им .

По сути, это может быть очень просто: «Это конкретные моменты, которые я буду обсуждать в этом выступлении. Я хочу поделиться этим с вами сегодня …» Разве не эффективнее сказать людям как то, что вы скажете, обогатит их или сделает их жизнь проще, чем просто прыгнуть на слайд с надписью «Повестка дня» с пятью бесплодными пунктами маркированного списка? Это настолько очевидная потребность, что я думаю, ораторы ее даже не видят: лес за деревьями.Но как только ваша аудитория услышит, почему это выступление имеет для них значение, и примет это, поверьте мне, они будут вовлечены в то, что вы говорите.

Как правильно структурировать свою речь

Итак, для ясности, вот порядок, в котором 5 основных частей речи появятся в вашем реальном выступлении:

• Приветствие

• Введение в Grabber

• Предварительный просмотр

• Кузов

• Заключение с клинчером

Если вы будете работать таким образом при планировании и произнесении речи, вы фактически предопределите свой успех.(При условии, конечно, что ваш контент прочный и необходим для того, чтобы эта аудитория услышала). Вместо того, чтобы делать вас или ваш контент солнцем, вы сделаете аудиторию центром своей солнечной системы. Но сиять будешь ты.

Следите за мной в Твиттере.

Организация визуальной презентации

До сих пор вы взаимодействовали со своей аудиторией читателей косвенно, на странице. Вы пытались предвидеть их реакцию и вопросы, как это делают все хорошие писатели.Может быть сложно предугадать потребности аудитории, особенно когда вы сидите один перед компьютером.

Когда вы проводите презентацию, вы напрямую общаетесь со своей аудиторией. Для большинства людей презентация одновременно увлекательна и вызывает стресс. Волнение исходит от двустороннего взаимодействия по поводу ваших идей. Стресс возникает из-за того, что вы представляете свои идеи без кнопки удаления, чтобы исправить ошибки. Вне класса вас могут попросить провести презентацию, часто в последнюю минуту, и представление должно продолжаться.Презентации могут вызывать стресс, но планирование и подготовка, когда есть время и возможность, могут иметь решающее значение.

В этой главе рассказывается, как спланировать и провести эффективную, увлекательную презентацию. Тщательно планируя, применяя некоторые проверенные временем стратегии презентации и практикуясь, вы можете быть уверены, что ваша презентация будет выглядеть уверенной, знающей и интересной — и что ваша аудитория действительно извлечет уроки из нее. Конкретные задачи, связанные с созданием презентации, могут незначительно отличаться в зависимости от вашей цели и вашего задания.Однако это общие шаги.

Начало работы: определение и систематизация ключевых идей

Чтобы представить успешную презентацию, вам необходимо разработать контент, подходящий для эффективной презентации. Ваши идеи составляют вашу презентацию, но для их эффективной реализации вам необходимо определить ключевые идеи и тщательно их организовать. Прочтите следующие рекомендации, которые помогут вам сначала определить, а затем систематизировать ключевые идеи:

• Будьте лаконичны. Вы включите самые важные идеи и опустите другие. Некоторые концепции, возможно, потребуется упростить.
• Используйте более одного средства выражения. Вам следует включить другие носители, такие как диаграммы, графики, фотографии, видео- или аудиозаписи или веб-сайты.
• Подготовьтесь к личной презентации. Если вам необходимо провести очную презентацию, важно представить себя серьезным и хорошо информированным оратором.Вы часто будете говорить экспромтом или в отрепетированной, но не заученной манере, что позволяет проявлять гибкость с учетом контекста или аудитории. Вам нужно будет знать свои точки зрения и поддерживать интерес аудитории.

Определите свою цель

Как и в случае с письменным заданием, очень важно заранее определить цель презентации. Вы хотите проинформировать своих читателей о теме, но подумайте о том, чего еще вы надеетесь достичь.

Вы представляете информацию, направленную на то, чтобы побудить вашу аудиторию принять определенные убеждения или предпринять действия по определенной проблеме? Если да, то вы говорите не только для того, чтобы сообщить, но и для того, чтобы убедить своих слушателей.Вы хотите, чтобы ваша аудитория ушла с вашей презентации, зная, как делать то, чего они не знали раньше? В этом случае вы не только информируете их, но также объясняете или обучаете процессу.

Письмо за работой

Школьных учителей обучают структурировать уроки вокруг одной или нескольких целей урока. Обычно цель, миссия или цель указывают, что студенты должны знать или уметь делать после завершения урока.Например, в задаче может быть указано: «Учащиеся поймут конкретные свободы, гарантированные Первой поправкой» или «Учащиеся смогут правильно складывать два трехзначных числа».

В качестве менеджера, наставника или руководителя вам иногда может потребоваться обучать или обучать других сотрудников в рамках вашей работы. Определение желаемого результата тренировки поможет вам эффективно спланировать. Определите свои учебные цели. Что, в частности, вы хотите, чтобы ваша аудитория знала (например, подробности новой политики на рабочем месте) или могла сделать (например, использовать новую программу)? Планируйте свое обучение или тренировку так, чтобы соответствовать вашим целям.

Определите ключевые идеи

Чтобы спланировать презентацию, подумайте о трех или четырех ключевых моментах, которые вы хотите донести. В статье у вас есть возможность подробно развить идеи и вникнуть в сложные детали. Однако в презентации вы должны более кратко излагать свои идеи.

Одна из стратегий, которую вы можете попробовать — создать схему. В чем твоя основная идея? Подойдет ли ваша основная идея в качестве ключевых моментов для краткой презентации? Как бы вы сжали темы, которые могут быть слишком длинными, или следует исключить темы, которые могут быть слишком сложными для обсуждения в вашей презентации?

Упражнение 1

1. Пересмотрите задание на презентацию или придумайте тему для презентации.На вашем собственном листе блокнота напишите список как минимум из трех-пяти ключевых идей. При составлении списка своих ключевых идей не забывайте о следующих вопросах:

   • Какова ваша цель?
   • Кто ваша аудитория?
   • Как вы привлечете свою аудиторию?
2. На том же листе укажите шаги, которые необходимо выполнить, прежде чем приступить к созданию презентации.

Используйте план для систематизации идей

После того, как вы определите, какие идеи наиболее подходят для вашей презентации, вы создадите план этих идей. Ваша презентация, как и письменное задание, должна включать введение, текст и заключение. Эти компоненты служат примерно той же цели, что и в письменном задании.

• Введение привлекает внимание аудитории, вводит тему и задает тон тому, что должно произойти.
• Тело развивает вашу точку зрения с вспомогательными идеями, деталями и примерами, представленными в логическом порядке.
• Заключение повторяет вашу точку зрения, резюмирует ваши основные положения и оставляет вашей аудитории над чем подумать.

Хорхе, написавший исследовательскую работу, представленную в главе 11 «Написание результатов исследований: чему я научусь?», Разработал следующую схему. Хорхе во многом полагался на этот план при планировании своей презентации, но он скорректировал его в соответствии с новым форматом.

Планирование знакомства

В главе 12 «Написание исследовательской работы» вы изучили приемы написания интересного вступления, такого как начало с неожиданного факта или статистики, наводящего на размышления вопроса или цитаты, краткого анекдота, который иллюстрирует более широкую концепцию или связывает вашу тему. к опыту вашей аудитории. Вы также можете эффективно использовать эти методы в презентациях.Вы также можете рассмотреть возможность активного вовлечения аудитории, попросив участников ответить на вопросы или выполнить краткое задание, связанное с вашей темой. Например, вы можете попросить свою аудиторию ответить на опрос или рассказать о своем опыте, относящемся к вашей теме.

Использование СМИ также может быть эффективным способом привлечь внимание вашей аудитории. Визуальные образы, такие как фотография или мультфильм, могут вызвать немедленную эмоциональную реакцию. График или диаграмма могут выделить поразительные результаты исследований или статистической информации.Короткие видео- или аудиоклипы, которые четко усиливают ваше сообщение и не отвлекают и не ошеломляют вашу аудиторию, могут дать ощущение непосредственности, когда вы планируете обсудить событие или текущую проблему. Презентация PowerPoint позволяет объединить многие из этих различных источников мультимедиа в одну презентацию.

Наконечник

Благодаря доступности, предоставляемой Интернетом, вы можете легко найти интересные и подходящие аудио и видео.Однако сам по себе клип не выдержит презентации. Чтобы аудитория была заинтересована и заинтересована, вы должны создать начало и конец клипа своими словами.

Хорхе завершил вводную часть своего плана, перечислив ключевые моменты, которые он использовал бы, чтобы начать свою презентацию. Он также планировал на раннем этапе показать различные веб-ссылки, чтобы продемонстрировать популярность низкоуглеводной диеты.

Планирование основной части презентации

Следующий шаг — работа с ключевыми идеями, которые вы определили ранее.Определите порядок, в котором вы хотите представить эти идеи, и дополните их важными деталями. В главе 10 «Риторические режимы» обсуждаются несколько организационных структур, с которыми вы можете работать, например, хронологический порядок, структура сравнения и противопоставления или причинно-следственная структура.

Степень детализации будет зависеть от времени, отведенного на вашу презентацию. Ваш инструктор, скорее всего, даст вам конкретное ограничение по времени или определенное ограничение по слайдам, например, от восьми до десяти слайдов.Если ограничение по времени очень короткое (например, две-три минуты), вам нужно будет сосредоточиться на изложении своей точки зрения, основных поддерживающих моментов и только самых важных деталей. Три минуты могут показаться вечностью, если вы говорите перед группой, но время пролетит очень быстро. Важно правильно его использовать.

Если у вас будет больше времени для работы — десять минут или полчаса — вы сможете обсудить вашу тему более подробно. Больше времени также означает, что вы должны больше думать о том, как удержать интерес аудитории.Если ваша презентация длится более пяти минут, внесите немного разнообразия, чтобы аудитории не было скучно. Включите мультимедийные материалы, пригласите аудиторию выполнить задание или выделите время для ответов на вопросы.

Хорхе требовалось ограничить свое выступление пятью-семью минутами. В своем наброске он сделал пометку о том, где ему нужно будет сжать какой-то сложный материал, чтобы уложиться в отведенное ему время. Он также решил сосредоточиться только на холестерине и сердечных заболеваниях в своем обсуждении долгосрочных результатов для здоровья.Исследование по другим вопросам было безрезультатным, поэтому Хорхе решил опустить этот материал. Примечания Хорхе к его плану показывают изменения, которые он внес в свою презентацию.

Наконечник

Вы несете ответственность за эффективное использование времени презентации для информирования своей аудитории. Вы проявляете уважение к своей аудитории, соблюдая ожидаемый срок. Однако это не означает, что вы должны заполнить все это время разговором, если вы проводите презентацию лицом к лицу.Вовлечение аудитории может снять с вас некоторую нагрузку, в то же время поддерживая ее вовлеченность. Попросите их ответить на несколько коротких вопросов, чтобы они задумались. Покажите подходящую фотографию, документ или предмет и попросите своих одноклассников прокомментировать. В некоторых презентациях, если позволяет время, вы можете попросить своих одноклассников выполнить индивидуальное или групповое задание.

Планирование вывода

Заключение должно кратко резюмировать вашу основную идею и дать вашей аудитории о чем подумать.Как и в письменной статье, вы, по сути, пересматриваете свою диссертацию. В зависимости от вашей темы вы также можете попросить аудиторию пересмотреть свое мнение о проблеме, принять меры или подумать о связанной проблеме. Если во введении вы представили привлекающий внимание факт или анекдот, подумайте о том, чтобы вернуться к нему в своем заключении. Так же, как вы узнали о заключении эссе, не добавляйте новое содержание в заключение презентации.

Независимо от того, как вы решите структурировать свой вывод, убедитесь, что он хорошо спланирован, чтобы у вас не возникло соблазна завершить презентацию слишком быстро.Неопытные ораторы в очной презентации иногда спешат до конца выступления, чтобы не превысить отведенное время или прекратить стрессовые переживания, связанные с публичным выступлением. К сожалению, поспешный вывод делает презентацию в целом менее запоминающейся.

Наконечник

Тайм-менеджмент — ключ к созданию эффективной презентации, будь она очной или в PowerPoint. Разрабатывая план, подумайте о количестве времени, которое вы посвятите каждому разделу.Например, в пятиминутной личной презентации вы можете запланировать одну минуту на введение, три минуты на основной текст и одну минуту на заключение. Позже, когда вы репетируете, вы сможете определить, нужно ли вам корректировать контент или доставку.

В презентации PowerPoint важно, чтобы ваша презентация была визуально стимулирующей, избегала информационной перегрузки за счет ограничения текста на слайде, эффективно использовала заметки докладчика и использовала шрифт, который виден на фоне (например,g. избегайте белых букв на светлом фоне или черных букв на темном фоне).

Упражнение 2

Поработайте со списком, который вы создали в примечании 14.4 «Упражнение 1», чтобы разработать более полный план вашей презентации. Убедитесь, что ваш план включает следующее:

• Введение, в котором используются стратегии для привлечения внимания аудитории
• Раздел тела, в котором кратко излагаются ваши основные положения и вспомогательные детали
• Заключение, которое поможет вам закончить на памятной записке
• Краткие сведения о том, сколько времени вы планируете потратить на каждую часть презентации (при необходимости вы можете изменить время позже)

Определение возможностей для включения визуальных и аудиоматериалов

Возможно, у вас уже есть идеи о том, как включить в вашу презентацию визуальные и аудиоматериалы.Если нет, просмотрите свой план и начните думать о том, куда включить медиа. Представление информации в различных форматах поможет вам сохранить интерес вашей аудитории.

Использовать программное обеспечение для презентаций

Представление презентации в виде слайд-шоу — это один из способов использования мультимедиа в ваших интересах. Во время выступления вы используете компьютер и подключенный проектор для отображения слайд-шоу из текста и графики, дополняющих речь. Вашей аудитории будет легче следовать вашим идеям, потому что вы общаетесь с ними более чем через одно чувство.Аудитория слышит ваши слова, а также видит соответствующие визуальные эффекты. Слушатель, который на мгновение теряет смысл того, что вы говорите, может полагаться на слайд, чтобы вспомнить его или ее.

Чтобы настроить презентацию, вам нужно будет поработать с содержанием плана, чтобы разработать отдельные слайды. Каждый слайд должен быть посвящен лишь нескольким пунктам (или аналогичному количеству контента, представленному на графике). Помните, что ваша аудитория должна уметь легко читать слайды, независимо от того, сидят ли участники в передней или задней части комнаты.Избегайте переполнения слайдов слишком большим количеством текста.

Использование программного обеспечения для презентаций, такого как PowerPoint, позволяет добавлять графику, звуки и даже веб-ссылки прямо в слайды. Вы также можете работать с доступными стилями, цветовыми схемами и шрифтами, чтобы придать вашей презентации безупречный и единообразный вид. Различные шаблоны слайдов позволяют легко систематизировать информацию в соответствии с вашими целями. Убедитесь, что ваш шрифт виден вашей аудитории. Избегайте использования мелкого или цветного шрифта, который не виден на вашем фоне.

Используйте PowerPoint как наглядное пособие

PowerPoint и аналогичные программы визуального представления могут быть эффективными инструментами, помогающими аудитории запомнить ваше сообщение, но они также могут раздражать и отвлекать вашу речь. От того, как вы подготовите слайды и как использовать этот инструмент, будет зависеть ваша эффективность.

PowerPoint — это программа для создания слайдов, которую вы, несомненно, видели в классе, видели в презентации на работе или, возможно, сами использовали для поддержки презентации.PowerPoint и подобные программы для слайдов предоставляют шаблоны для создания электронных слайдов для представления визуальной информации аудитории, усиливая словесное сообщение. Вы сможете импортировать или вырезать и вставлять слова из текстовых файлов, изображений или видеоклипов для создания слайдов для представления своих идей. Вы даже можете добавить веб-ссылки. При использовании любого программного обеспечения всегда полезно поэкспериментировать с ним задолго до того, как вы собираетесь его использовать; изучите его многочисленные варианты и функции и посмотрите, насколько он может быть для вас эффективным инструментом.

Сначала вы можете быть ошеломлены возможностями, и у вас может возникнуть соблазн использовать все колокольчики, свистки и звуковые эффекты, не говоря уже о кувырке, полете и анимированной графике. Если использовать с умом, растворение или ключевой переход может напоминать хорошо выполненную сцену из основного фильма и вести вашу аудиторию к следующему пункту. Но если использовать его без разбора, он может раздражать аудиторию до такой степени, что они съеживаются в ожидании звукового эффекта в начале каждого слайда.Эта опасность присуща инструменту, но вы отвечаете за него и можете сделать разумный выбор, который улучшит понимание и сохранение вашей информации.

В первую очередь следует подумать о том, какое наглядное пособие является наиболее важным. Ответ — вы, оратор. Вы облегчите обсуждение, оживите информацию и поможете аудитории соотнести содержание с вашей целью. Вы не хотите находиться в положении, в котором презентация PowerPoint находится в центре внимания, а вы находитесь на краю сцены, просто помогая аудитории следовать за ней.Слайды должны поддерживать вас в презентации, а не наоборот. Подобно тому, как есть правило номер один для раздаточных материалов (не раздавайте их в начале презентации), существует также правило для презентаций PowerPoint: не используйте слайды PowerPoint в качестве сценария для чтения вслух. Слайды PowerPoint должны усиливать и иллюстрировать ваши основные положения, а не воспроизводить все, что вы собираетесь сказать.

Ваши фотографии — это вторая область внимания, на которую вам стоит обратить внимание.Инструмент позволит вам показывать графики, диаграммы и иллюстрировать отношения, которые слова могут приближать только с точки зрения коммуникации, но ваша словесная поддержка визуальных образов будет иметь решающее значение. Плотные картинки или сложная графика больше запутают, чем прояснят. Выбирайте четкие изображения, которые напрямую связаны как с вашим контентом, так и с аудиторией, с учетом их конкретных потребностей. После изображений подумайте о том, чтобы использовать только ключевые слова, которые можно легко прочитать, чтобы сопровождать ваши изображения.Чем меньше слов, тем лучше. Постарайтесь, чтобы на каждом слайде было меньше десяти слов. Не используйте полные предложения. Использование ключевых слов обеспечивает поддержку вашего устного обсуждения, направляя вас, а также вашу аудиторию. Ключевые слова могут служить указателями или сигнальными словами, относящимися к ключевым идеям.

Возникает естественный вопрос: как просто передать сложную информацию? Ответ приходит с несколькими вариантами. Визуальное представление на экране предназначено для поддержки и иллюстрации.Если вам нужно передать более техническую, сложную или подробную информацию визуальным способом, подумайте о том, чтобы подготовить раздаточный материал для распространения по завершении выступления. Вы также можете рассмотреть возможность использования распечатки своего слайд-шоу с разделом для заметок, но если вы распространите его в начале речи, вы рискуете превратить свою презентацию в упражнение по чтению и, возможно, отвлечь или потерять участников аудитория. Каждый читает в разном темпе и делает заметки по-своему.Вы не хотите переходить от одного слайда к другому, чтобы помочь людям следить за их ходом.

Еще один момент, который следует рассмотреть, — это то, как вы хотите использовать инструмент для поддержки своей речи и как ваша аудитория будет интерпретировать его презентацию. Большинство зрителей не захотят читать страницу текста — как вы могли видеть в этой книге — на большом экране. Они с гораздо большей вероятностью взглянут на экран и оценят информацию, которую вы представляете в связи с вашим обсуждением. Следовательно, важно учитывать одну основную идею, взаимосвязь или точку на слайде.При использовании инструмента следует исходить из того, что его презентация предназначена для пользы аудитории, а не для вас. Люди часто понимают картинки и изображения быстрее и легче, чем текст, и вы можете использовать это в своих интересах, зная, что картинка стоит тысячи слов.

Включите Visual Media

Даже если вы не используете слайд-шоу в качестве дополнения к презентации, вы можете включить визуальные средства массовой информации для поддержки и улучшения вашего контента.Визуальные медиа делятся на две основные категории: изображения и информационная графика.

Медиа-материалы на основе изображений, например фотографии или видео, часто содержат мало или вообще не содержат сопроводительного текста. Часто эти средства массовой информации более эффективны, чем слова, для передачи сообщения. В течение последнего десятилетия изображения, связанные с крупными новостями, такими как цунами в Индийском океане в 2004 г., злоупотребления в тюрьме Абу-Грейб в 2004–2006 гг. И землетрясение 2010 г. на Гаити, сильно повлияли на эмоции зрителей и привлекли их внимание к эти новости.

Рисунок 14.1

Даже если ваша презентация затрагивает менее драматичную тему, вы все равно можете использовать изображения, чтобы привлечь внимание аудитории. Подумайте, как фотографии, иллюстрации или видео могут помочь вашей аудитории связаться с конкретным человеком или местом или оживить историческое событие. Используйте визуальные изображения для поддержки описания природных или техногенных явлений. Какие идеи можно объяснить в первую очередь с помощью изображений?

Кроме того, подумайте, как вы можете включить информационную графику в свою презентацию.Информационная графика включает диаграммы, таблицы, круговые диаграммы, гистограммы и линейные диаграммы, а также блок-схемы. Информационная графика обычно включает в себя некоторый текст и часто хорошо подходит для представления числовой информации. Рассмотрите возможность их использования, если вы представляете статистику, сравниваете факты или данные о нескольких разных группах, описываете изменения с течением времени или представляете процесс.

Включите аудио-медиа

Хотя звуковые носители не так универсальны, как визуальные, вы можете использовать их, если они хорошо подходят для вашей конкретной темы.Если в вашей презентации обсуждаются тенденции в поп-музыке или анализируются политические выступления, воспроизведение аудиоклипа — очевидный и эффективный выбор. Также можно использовать отрывки из исторических выступлений, ток-шоу на радио и интервью, но расширенные клипы могут оказаться неэффективными для современной аудитории. Всегда оценивайте демографические данные и ожидания своей аудитории, прежде чем выбирать и включать аудиофайлы.

Планирование на будущее: аннотирование презентации

Когда вы делаете презентацию, вы делаете своего рода перформанс.Это может быть не так драматично, как пьеса или фильм, но для этого требуется плавная координация нескольких элементов — ваших слов, ваших жестов и любых мультимедийных материалов, которые вы включаете. Один из способов обеспечить бесперебойную работу — добавить annotateTo примечания или примечания к документу. ваша презентация заранее.

Аннотировать означает добавлять комментарии или примечания к документу. Вы можете использовать эту технику, чтобы спланировать, как разные части вашей презентации будут сочетаться друг с другом. Например, если вы работаете со слайдами, добавьте в схему заметки, указывающие, когда вы будете показывать каждый слайд.Если у вас есть другие визуальные или аудиоматериалы, которые нужно включить, обратите внимание и на это. Будьте максимально подробными. Запись «Начать видео в 3:14» избавит вас от неудобств при поиске нужного клипа во время презентации.

Письмо за работой

На рабочем месте сотрудников часто просят провести презентации или провести собрание с использованием стандартного программного обеспечения для офисных презентаций. Если вы используете программное обеспечение для презентаций, вы можете легко комментировать свою презентацию при создании слайдов.Используйте функцию заметок внизу страницы, чтобы добавлять заметки для каждого слайда. Во время презентации ваши заметки будут видны вам на экране компьютера, но не вашей аудитории на экране проектора.

При личной презентации убедитесь, что окончательный аннотированный план легко читается. Он будет служить вам подсказкой во время презентации, поэтому он не обязательно должен выглядеть безупречно, пока он вам понятен. Сделайте двойной интервал в тексте. Используйте шрифт большего размера (14 или 16 пунктов), если это облегчит вам чтение.Полужирным шрифтом или курсивом выделен текст, который следует выделить или передать с большей эмоциональностью. Запишите основные моменты, а также свои вступительные и заключительные замечания полными предложениями вместе с любыми материалами, которые вы хотите процитировать дословно. Для пояснения деталей используйте более короткие фразы. Эффективное использование заметок докладчика поможет вам провести эффективную презентацию. Выделение всех заглавных букв или разноцветного шрифта поможет вам легко отличить заметки от текста вашей речи.Прочтите аннотированный план Хорхе.

Наконечник

Некоторые студенты предпочитают записывать полный текст своего очного выступления. Это может быть полезной стратегией, когда вы тренируетесь в доставке. Однако имейте в виду, что чтение текста вслух, слово в слово, не поможет вам привлечь и удержать внимание аудитории. Запишите и прочитайте свою речь, если это помогает вам репетировать. После нескольких практических занятий, когда вы почувствуете себя более комфортно с материалом, переключитесь на работу с наброском.Это поможет вам звучать более естественно, когда вы говорите с аудиторией.

В презентации PowerPoint не забудьте расположить слайды в логическом последовательном порядке. Аннотирование презентации перед ее отправкой аудитории или преподавателю поможет вам проверить порядок и логические переходы. Слишком много текста или данных может сбить с толку вашу аудиторию; стремитесь к ясности и избегайте лишних деталей. Пусть изображения или графика расскажут историю, но не перегружайте слайд-шоу визуальными элементами.Убедитесь, что ваш шрифт виден. Следите за согласованностью в сроках вашей презентации, чтобы оценить уровень вашей готовности.

Упражнение 4

Начните комментировать свой план. (Вы, вероятно, добавите больше примечаний по мере продолжения, но включение некоторых аннотаций сейчас поможет вам начать объединять свои идеи.) Отметьте свой план следующей информацией:

1. Делайте примечания в скобках к тем разделам, в которые вы определенно планируете включать визуальные или аудиоматериалы.
2. Если вы представляете слайд-шоу, добавьте в скобки примечания, указывающие, какие слайды соответствуют каждому разделу вашего плана.
3. Обозначьте и выделите любой текст, который следует выделить.

Основные выводы

• Эффективная презентация представляет идеи более кратко, чем письменный документ, и использует средства массовой информации для объяснения идей и поддержания интереса аудитории.
• Как и эссе, презентация должна иметь четкое начало, середину и конец.
• Хорошие писатели строят свои презентации на тезисах или точке зрения; основные идеи; и ключевые вспомогательные детали и создайте план презентации, чтобы систематизировать их идеи.
• Аннотирование плана презентации — полезный способ координировать различные части презентации и эффективно управлять временем.

University Writing Center (UWC) — Организация презентации

Аудитория будет легче обрабатывать вашу речь, если вы предоставите соответствующий организационный шаблон: введение, основной текст и заключение, каждое с четкими переходами.

При разработке организации для выступления сначала подумайте, насколько хорошо она соответствует вашей цели, аудитории и ограничениям, таким как повод, временные рамки и место проведения. Например, если вашей целью является информирование, ваша цель будет заключаться в том, чтобы повысить понимание аудитории и осведомленность о теме, но то, как вы это сделаете, будет зависеть от вашей аудитории. Если они не знакомы с темой, вам нужно будет предоставить справочную информацию. Но если ваша аудитория хорошо разбирается в вашей теме, вам не захочется утомлять их повторением того, что они уже знают.